15. december Info-mappe For Nordborg Golfklub

Transkript

1 15. december 2008 Info-mappe For Nordborg Golfklub

2 Indholdsfortegnelse Indledning...3 Bestyrelsens opgaver og ansvar...4 Forretningsorden... 5 Klubbens organisation... 6 Organisationsopgaver..8 Udviklingsafdelingen...9 Ansvarsområde... 9 Økonomiafdelingen...10 Ansvarsområde Opgaver Kommunikationsafdelingen...11 Ansvarsområde Opgaver Markedsføringsafdelingen...12 Ansvarsområde Opgaver Medlemsafdelingen...12 Ansvarsområde Aktivitetsafdelingen...14 Ansvarsområde Begynderudvalg Onsdagsklubben Juniorudvalget Turneringsudvalget Baneafdelingen...17 Ansvarsområde Opgaver Klubhusafdelingen...20 Ansvarsområde...20 Opgaver. 20 Regel- og Ordensudvalget...21 Kommissorium for Regel- og Ordensudvalg Golfreglerne Etikettereglerne Retningslinier..22 Kontingentfritagelse.22 2

3 Indledning Nærværende håndborg er tænkt som et arbejdsredskab, der kan være bestyrelsen, udvalgene og medlemmerne i Nordborg Golfklub til hjælp i det daglige arbejde. I mappen beskrives det ansvar og de opgaver de enkelte afdelinger skal bestride. Mappen er ikke tænkt som et statisk dokument. Skulle der være medlemmer i klubben, der ligger inde med ideer eller materiale der vil være til nytte i f.eks udvalgene eller den daglige drift, vil dette altid blive modtaget med glæde og indarbejdet i næste udgave af Info- mappen. Det er et håb, at vi med indførelsen af denne Info-mappe, får et samlende dokument med og om de ting der får Nordborg Golfklub til at fremstå som en fremadrettet og visionær golfklub, så dette dokument kan ikke blive for omfattende, så længe materialet er relevant. DGU er mester for rammene i dette dokument, og er blevet brugt i mange klubber landet over. Så det er bare om at fylde på. De enkelte afdelings- og udvalgsformænd, har her nedskrevet de opgaver og ansvar som de enkelte afdelinger og udvalg skal forestå og som bestyrelsen herefter har gennemgået og godkendt. Brugerne er derfor ikke blot velkomne de er næsten forpligtede til at stille forslag til konkrete emner/forbedringer/opdateringer. Vi håber på mange relevante bidrag. Bestyrelsen Nordborg Golfklub September

4 Bestyrelsens opgaver og ansvar Ansvar Det er bestyrelsens ansvar, at varetage den daglige ledelse af klubben på generalforsamlingens vegne og i henhold til de til enhver tid gældende Vedtægter for Nordborg Golfklub. Opgaver Opgaverne løses ved: 1. at bestyrelsens medlemmer bør have et rimeligt kendskab til golfspil på alle niveauer og til de forskellige funktionsområder i en golfklub, samt have en vis erfaring i ledelsesarbejde fra udvalgsposter i klubben eller fra andre virksomheder. 2. at konkretisere og uddybe den af generalforsamlingen fastlagte målsætning i både kortsigtede og langsigtede mål, omsætte disse i handlingsplaner og budgetter samt udføre disse planer umiddelbart og gennem udvalg og funktionærer. 3. at organisere klubben, ansætte de fornødne funktionærer, give mål og retningslinier for disses arbejde samt løbende godkende, kontrollere og vurdere dette arbejde, herunder træffe afgørelse om kontingentfrihed til medlemmer, der udfører frivilligt arbejde i klubben. Afdelingerne og udvalgene afholder møder efter behov, dog afholder baneafdelingen møder hver måned i sæsonen. 4. at bestyrelsen mindst en gang årligt, afholder fællesmøde med samtlige udvalgsformænd, til orientering om og drøftelse af de kommende aktiviteter og til styrkelse af samarbejdet mellem klubbens organer. 5. at sikre den fornødne information til og rapport fra afdelinger, udvalg og ansatte. Afdelingerne og udvalgene udfærdiger referat fra deres møder. Referaterne opbevares centralt i klubben og skal være tilgængelige for alle klubbens medlemmer. 6. at repræsentere klubben udadtil over for lokale myndigheder og andre organisationer. 7. at træffe beslutninger i alle sager, som ikke er henlagt til et udvalg eller en funktionærs kompetence, og i sager, som disse i øvrigt anmoder bestyrelsen om træffe afgørelse i. 8. at bestyrelsens formelle kompetence er afgrænset af vedtægterne og lovgivningens almindelige regler, mens bestyrelsens handlefrihed er afgrænset af klubbens målsætning. 9. at bestyrelsen fastsætter sin egen forretningsorden i overensstemmelse med klubbens vedtægter. 4

5 Forretningsorden for Nordborg Golfklub & Nordborg Golfbane ApS 1. Bestyrelsen konstituerer sig inden 2 uger efter, at nyvalg har fundet sted, med næstformand, kasserer og sekretær. 2. Formanden - eller i dennes fravær næstformanden eller sekretæren -fastsætter tid og sted for møderne og leder disse. 3. To medlemmer af bestyrelsen kan forlange, at der indkaldes til møde om et bestemt angivet spørgsmål. 4. Formanden eller næstformanden indkalder til møde med mindst 1 uges varsel og med angivelse af dagsorden. 5. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange et hvilket som helst spørgsmål angående klubben på dagsordenen, men bestyrelsen kan bestemme, om spørgsmålet skal behandles. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af medlemmerne er til stede. 7. Afgørelse træffes ved almindelig stemmeflerhed, og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. 8. Sekretæren udarbejder referat fra møderne. Referatet forhåndsgodkendes ved rundsending pr. mail og godkendes endeligt ved underskrift på næstkommende bestyrelsesmøde. Referatet sendes pr. mail til bestyrelsesmedlemmerne, hænges på tavlen og lægges på hjemmesiden, inden 2 uger efter mødet. 9. Sekretæren modtager al post og sørger øjeblikkeligt for kopiering og fordeling. 10. Som et fast punkt på hvert møde aflægger hvert bestyrelsesmedlem rapport fra sin afdeling. 11. I rutinesager eller i situationer, hvor bestyrelsen ikke kan samles inden en afgørelse skal træffes, kan formanden alene træffe afgørelsen. Afgørelsen skal forelægges på førstkommende bestyrelsesmøde til godkendelse. 12. Ændres forudsætningerne for det på generalforsamlingen godkendte budget kan bestyrelsen revidere og godkende et nyt budget. Afgørelsen skal på førstkommende bestyrelsesmøde forelægges bestyrelsen for dennes godkendelse. 13. Kassereren eller formanden - i forening med et bestyrelsesmedlem - godkender alle dispositioner som belaster klubben økonomisk og er omfattet af det til enhver tid godkendte budget. Ikke budgetterede dispositioner behandles og godkendes på bestyrelsesmøderne. 14. Udvalgene tildeles et budget, som afdelingsformanden i forening med sine medlemmer disponere over. Det er afdelingsformandens ansvar, at sikre at budgettet overholdes. 5

6 Klubbens organisation Bestyrelsen har besluttet, at gruppere klubbens opgaver i en række ansvarsområder kaldet afdelinger, som enkeltvis vil blive ledet af et bestyrelsesmedlem. Afdelingerne, samt hvem der har ledelsen, kan ses på det efterfølgende diagram. De grønne områder symboliserer det vi anser for det primære i klubben, nemlig at kunne stille en række aktiviteter og faciliteter til rådighed for klubbens medlemmer. De grå områder har mere karakter af tværgående opgaver, så som at informere bredt om hvad der sker i klubben, holde orden på økonomien, samt i dialog med medlemmerne arbejde med, hvordan klubben skal udvikle sig. Ordens- og regeludvalget har vi valgt at give en gul farve for dermed at indikere, at dette udvalg på sigt kunne ligge som et udvalg uden direkte tilknytning til bestyrelsen. De opgaver, vi overhovedet har kunnet komme i tanke om - der ligger under hvert ansvarsområde - kan ses på det efterfølgende diagram. 6

7 Nordborg Golfklub Bestyrelsen Ib Johannesen formand Børge Munksgaard næstformand Jens Simonsen kasserer Marie Petersen sekretær Jesper Dam Finn Møller Ole Stoltz Joan Henriksen suppleant Kommunikation Ib Johannesen Udvikling Børge Munksgaard Økonomi Jens Simonsen Markedsføring Ole Stoltz Sekretariat Marie Petersen Banen Jesper Dam Aktiviteter Finn Møller Klubhuset Børge Munksgaard Ordens- & Regeludvalget Ad hoc udvalg (nedsat af bestyrelsen) Flemming Villadsen

8 Organisation Organisation Generalforsamling Bestyrelsen Formand Næstformand Kasserer Sekretær Medlem Medlem Medlem Suppleant: Økonomi Bogholderi og regnskab Budget og likviditet Investeringer Løn- og ansættelsesforhold Medlemskontingent Arkiv Ib Johannesen Børge Munksgaard Jens Simonsen Marie Petersen Jesper Dam Jesper Svenningsen Finn Møller Joan Henriksen Kommunikation Information Web side PR Klubber i klubben Samarbejde med andre klubber Markedsføring Markedsføring (presse vedr. markedsf.) Firma- og familiedage Company days Sponsorer Annoncer og salgsmateriale Udvikling Klubudvikling Handlings og Perspektivplaner Langsigtede aktiviteter Klubbens politikker og forretningsgange Overordnet ledelse af træner Sekretariat Medlemskartotek Handicap Bagrum (udlejning) Banekontrol Banens kalender Green fee Post Golf Box Aktiviteter Turneringer Begyndere Juniorer Elite (Sønderjyske Eagles) Presse vedr. kluborienteringer Klubhus Lokaler og vedligeholdelse Greenfee hus Begynderhus Bagrum Butik (proshop) Vaskeplads Rengøring Nøgler IT hardware Bane Banen incl. parkeringsplads Grønne områder omkring klubhuset Driving range Vandingsanlæg Maskiner Maskinhus Starterhus Ledelse af greenkeeper Regel- & Ordensudvalg Disciplinærafgørelser Lokalregler Regelspørgsmål

9 Udviklingsafdelingen OPGAVER OG ANSVAR Ansvarsområde Udviklingsafdelingen skal søge og undersøge muligheder for Nordborg Golfklubs, på alle områder, fortsatte udvikling Dette sker gennem: * nedsættelse af udvalg til specifikke opgaver * oplæg til de enkelte afdelinger om udviklingsforandring af afdelingsopgaver * at der udarbejdes og godkendes målsætninger, for klubben. At sikre bestyrelsens og klubbens politikker og forretningsgange, samt at sikre etikken i bestyrelsesog udvalgsarbejdet At sikre et godt og positivt samarbejde med andre klubber i såvel region som på landsplan. Opgaver Det er afdelingens opgave at konkretisere og uddybe den fastlagte målsætning i både kortsigtede og langsigtede mål, omsætte disse i handlingsplaner og budgetter samt sikre, at disse planer udføres umiddelbart gennem bestyrelse, udvalg og funktionærer. Afdelingen skal sikre at klubbens og bestyrelsens politikker og forretningsgange udvikles og overholdes. Oprette udvalg til Ad hoc opgaver til løsning af fremadrettede og udviklende opgaver som f.eks. Klubbens målsætning, vedtægtsændringer o.l., samt søge gennemførelse og vedtagelse af de igangsatte opgaver. Afdelingen skal søge et godt og positivt samarbejde med andre klubber i såvel regionen som landsdækkende. Det er alene formanden der er ansvarlig overfor bestyrelsen. De øvrige medlemmers virke er af rådgivende karakter. 9

10 Økonomiafdelingen OPGAVER OG ANSVAR Ansvarsområde Det er afdelingens ansvar at sikre at klubben gennemfører en ansvarlig planlægning og styring af klubbens økonomiske aktiviteter og herunder at der føres et dagligt og fyldestgørende regnskab med klubbens udgifter, indtægter, aktiver og passiver. Afdelingen skal sikre at klubbens aktiver er forsvarligt forsikret. Det er endvidere afdelingens ansvar at underrette bestyrelsen om økonomiske afvigelser eller trusler, der kan medføre at klubbens budget ikke kan overholdes. Opgaver Følgende hovedopgaver løses for såvel Nordborg Golfklub som for Nordborg Golfbane ApS: Daglig regnskabsføring Årsregnskab Forslag til kontingentsatser Udarbejdelse af budgetter og likviditetsanalyser Langsigtede økonomiske prognoser Investeringer og finansiering Vedligeholdelse klubbens anlægskartotek Afskrivninger og forslag til afskrivningspolitikker Forsikringer af klubbens aktiver Kontrakter vedrørende løn- og ansættelsesforhold af personale Arkivering af klubbens juridiske og historiske dokumenter Det er alene formanden der er ansvarlig overfor bestyrelsen. De øvrige medlemmers virke er af rådgivende karakter. 10

11 Kommunikationsafdelingen OPGAVER OG ANSVAR Ansvarsområde Det er afdelingens ansvar at sikre at klubben udøver en veltilrettelagt kommunikation til såvel medlemmer som det omkringliggende samfund. Dette kan ske gennem klubblad, hjemmeside, presse og direct mail. Det er afdelingens ansvar at sikre en god og gensidig kommunikation med klubber i klubben. Opgaver Følgende hovedopgaver løses af afdelingen: Opsøge og formidle nyheder Koordination af indhold på foreningens hjemmeside * Sikring af at hjemmesiden er aktuel * Sikring af intern kommunikation (mail) i bestyrelse og til ansatte Udsendelse af pressemeddelelser (ikke turneringer) til den lokale presse Kontakt til klubber i klubben o Afholdelse af samlet møde for alle klubber i klubben(bestyrelser) Det er alene formanden der er ansvarlig overfor bestyrelsen. De øvrige medlemmers virke er af rådgivende karakter. 11

12 Markedsføringsafdelingen OPGAVER OG ANSVAR Ansvarsområde Det er afdelingens ansvar at klubben markedsføres på en sober og gevinstgivende måde, herunder at sælge og gennemføre golfaktiviteter på Nordborg Golfklubs bane. Markedsføring af klubben Opgaver Følgende hovedopgaver løses af afdelingen: Markedsføring af klubben o Synliggørelse af klubben o Sponsorpleje og -salg o Company days o Åbenthusarrengementer Afvikling af årlig firma/famliedag o Planlægning(telt, mad, drikke, toilet, præmier, annoncering) o Rekruttering af hjælpere o Lave startlister og udsende materiale til hjælpere og kontaktpersoner Gennemførelse af Company days o Kontakt og salg til virksomheder o.l Det er alene formanden der er ansvarlig overfor bestyrelsen. De øvrige medlemmers virke er af rådgivende karakter. 12

13 Medlemsafdelingen OPGAVER OG ANSVAR Ansvarsområde Følgende opgaver løses i dette ansvarsområde - medlemsregistrering/vedligeholdelse af medlemskartotek, adresse, medlemskoder - åbne og fordele/kopiere post til bestyrelse, udvalg, pro, greenkeeper, m.fl. - arkivering - besvare post og s - medlemsservice - opfyldning af scorekortholder/baneguide - ansvarlig for bestyrelsens informationstavle - kontaktperson til Dansk Golf Union i alle spørgsmål undtagen regelspørgsmål - udlevering af bagmærker - ansvarlig for reservationer og statistik af greenfeegæster - indkøb af kontorartikler - skrive referat fra bestyrelsesmøderne - kontakt til offentlige myndigheder - udarbejde generalforsamlingsmaterialer - vedligehold af aktivitetskalenderen - tildeling af bagskabe - handicap registrering 13

14 Aktivitetsafdelingen OPGAVER OG ANSVAR Ansvarsområde Områdets opgaver omhandler Begynderudvalget, Turneringsudvalget, Eliten og Juniorudvalget. Udvalgenes ansvar og opgaver er nærmere beskrevet i det følgende. Det er den ansvarlige for Aktiviteternes ansvar, at sikre at udvalgenes opgaver gennemføres. Det er alene formanden der er ansvarlig overfor bestyrelsen. De øvrige medlemmers virke er af rådgivende karakter. Begynderudvalg Begynderudvalgets primære opgave er dels at give nye spillere en indlæring i de grundlæggende golfregler, etiketteregler, værdier, normer og principper, der kendetegner spillet, dels skabe rammerne og mulighederne for, at nye spillere kan lære spillets teknik, således at nye spillere kan gives frit spil på banen uden større risiko eller ulempe for andre spillere og uden risiko for golfbanen. Den nye spiller bør gennem en grundig indføring i spillet, golfreglerne samt etikette reglerne bibringes forståelse for den ånd og holdning, der er kendetegnet for golfsporten. Som eksempel på konkrete opgaver, der normalt finder sted i et begynderudvalg kan nævnes: Planlægning og budgettering af årets arbejde i udvalget Indslusning af nye medlemmer Koordinering af golflektioner for nybegyndere (sammen med klubbens pro) Onsdagsklubben Ansvar Onsdagslubbens primære ansvar er dels at give nye spillere en indlæring i de grundlæggende golfregler, etiketteregler, værdier, normer og principper, der kendetegner golfspillet. Opgaver Onsdagsklubben har til opgave, gennem en grundig indføring i spillet, golfreglerne samt etikette reglerne, at bibringe forståelse for den ånd og holdning, der er kendetegnet for golfsporten. Onsdagsklubben har desuden til opgave, at klubbens medlemmer finder sig så godt til rette i klubben, at evt. overgangen til øvrige ugedagsklubber bliver en naturlig del af spillerens udvikling. Ovennævnte forhold er af stor vigtighed for at nye spillere får en indslusning i klubben, der er tilfredsstillende for klubben og ikke mindst spilleren. 14

15 Som eksempel på konkrete opgaver, der normalt finder sted i en Onsdagsklub kan nævnes: Undervisning i etik og de normer, som er karakteristisk for golf Undervisning i etiketteregler og færdsel på banen Undervisning i turneringsformer (slag-, hulspil, stableford m.fl.) Undervisning i handicapsystemet Regelundervisning for begyndere (evt. sammen med Regel- og Ordensudvalget) Afvikling af ugentlige begyndermatcher over 9 huller, med uddeling af præmier Bemanding Ideelt set bør onsdagsklubbens ledelse vide alt om klubben, være erfarne undervisere, være erfarne turneringsledere og desuden være inspirerende og tålmodige pædagoger. Der bør også være en udbredt kendskab til andre klubbers gøren på dette område. Endelig bør udvalgets medlemmer have en god forståelse for etik og særlige værdier. Udvalget bør trække på følgende: Klubbens regelinstruktører Klubbens turneringsledere Samt andre med kendskab der udnyttes i begynderudvalget Juniorudvalg Ansvar Det er juniorudvalgets ansvar, at tilrettelægge og gennemføre trænings- og turneringsaktiviteter for klubbens juniorer. Opgaver Dette indebærer: 1. at udvalgets medlemmer skal have et rimeligt kendskab til golfspil på alle niveauer, selv kunne spille en anstændig golf og være orienteret om beslægtede idrætsgrene samt have interesse for arbejdet med børn og unge. 2. sammen med klubbens træner at tilrettelægge træning af juniorerne i hold og individuelt 3. at sørge for at bistå med træningens gennemførelse, herunder ar revidere tilrettelæggelsen efter ændrede behov, såsom at specialtræne hold og enkeltpersoner til særlige opgaver 4. sammen med Turneringsudvalget, at tilrettelægge og gennemføre turneringer for juniorer og fastlægge, i hvilken udstrækning juniorer kan deltage i klubbens ordinære turneringer 5. at udtage hold og enkeltpersoner til turneringer 6. at forberede spillerne til, samt tilrettelægge og lede deltagelse i turneringer uden for klubben 7. at rekruttere nye juniorer i samarbejde med Kommunikations og PR-udvalget 8. at bibringe juniorer et passende kendskab til regel, etikette, turnerings- og matchformer, handicapsystemet og spillets historie 9. at træne juniorer fysisk sideløbende med teknisk træning og mental træning 10. at organisere andre aktiviteter, herunder træningslejre o.l. 15

16 Turneringsudvalget Ansvar Det er Turneringsudvalgets ansvar, at tilrettelægge og afvikle klubbens turneringer og company day s. Opgaver Dette indebærer: 1. at udvalgets medlemmer skal have et indgående kendskab til turnerings- og matchformer, turneringsbestemmelser, golfregler, amatørregler og et godt kendskab til CR & Slope Systemet 2. at lægge et varieret program for sæsonens turneringer med hensyntagen til de ikke turneringsspillende medlemmer og under hensyntagen til klubbens overordnede målsætning 3. at publicere et turneringsprogram for sæsonen, eventuelt i samarbejde med Kommunikations og PR-udvalget 4. at træffe endelig aftaler med sponsorer, i samarbejde med Markedsføringsudvalget 5. at udarbejde i detaljer og til stadighed ajourføre skriftlige propositioner for samtlige turneringer og bekendtgøre disse. 6. at udpege en eller flere ansvarlige turneringsledere, som er til stede under hele turneringen 7. gennem turneringslederen at sikre, at der til hver turnering opsættes tilmeldingsliste, indkøbes præmier, udarbejdes startliste, skrives scorekort, startes, kontrolleres scorekort, udarbejdes resultatliste, uddeles præmier, meddeles resultater til presse og hjemmeside (efter gældende regler), samt sendes scorekort til regulering. 8. at lave afregning over turneringen og indsætte overskud på kt. i Sydbank. Bilag til kasserer. 9. at opsætte banen til turnering sammen med baneudvalget og/eller chefgreenkeeperen 10. at sørge for uddannelse af turneringsudvalgets medlemmer 16

17 Baneafdelingen OPGAVER OG ANSVAR Ansvarsområde Det er afdelingens ansvar, at bistå chefgreenkeeperen med at tilrettelægge og forestå baneanlæggets drift, vedligeholdelse og fremtidige udvikling. Opgaver Dette indebærer at: 1. at afdelingens medlemmer bør have et godt kendskab til golfspil og banepleje på et overordnet niveau, herunder maskiner, økonomi og arbejdsplanlægning. 2. at bistå bestyrelsen i forbindelse med ansættelsesvilkår for chefgreenkeeperen og assistenter. 3. at, under ansvar over for bestyrelsen, påse at lovmæssige og sædvanlige forpligtigelser overfor funktionærer opfyldes, herunder arbejdsmiljøforhold. 4. at udøve instruks- og opfølgning over for chefgreenkeeperen og iagttage, at chefgreenkeeperen alene fungerer som det øvrige banepersonales overordnede, og alle instrukser til dem alene kommer fra chefgreenkeeperen. 6. I samarbejde med chefgreenkeeper at sikre lovmæssig og forsvarlig udstyring af maskiner, samt opbevaring og anvendelse af kemikalier og brændstof. 7. at, under ansvar over for bestyrelsen, udarbejde en langsigtet målsætning for banens art, udvikling og standard. Væsentlige ændringer på banens forløb, skal forelægges bestyrelsen til godkendelse. 8. at bistå chefgreenkeeperen med at udarbejde flerårige handlingsplaner og tilhørende budgetter for banens pasning, kvalitetsforbedring og eventuelle ændringer, for vedligeholdelse og anskaffelse af maskiner, uddannelse af personale og sædvanligt indkøb af materialer til banens pasning. 9. at bistå chefgreenkeeperen med tilrettelæggelse af måneds- og ugeplaner for banearbejdets udførelse, og f.eks. ved hjælp af afrapportering på udvalgsmøder kontrollere, at arbejdet udføres. 10. at sikre at chefgreenkeeperen foretager en nøjagtig registrering af den foretagne såning, gødning, sprøjtning og vanding af banens forskellige områder. Samt føring af grønt regnskab. 11. at bistå chefgreenkeeperen med løbende at vurdere maskinparken og banens stand, herunder dens markeringer og iværksætte de fornødne arbejder for at opretholde dens ønskede standard. 17

18 12. samarbejde med Turneringsudvalget og Regel- og Ordensudvalget om banens markeringer og sikre at markeringer er i forhold til det besluttede. 13. at godkende og attestere indkøb til banen inden for budgettets rammer. 14. at orientere klubbens medlemmer og de øvrige udvalg, især Turneringsudvalget om banearbejde og eventuelle ændringer i den spillemæssige stand forårsaget af arbejder, herunder lukning af banen eller dele af denne på grund af reparationer eller vejrmæssige forhold. 15. at være mellemled mellem chefgreenkeeperen og klubbens medlemmer og udvalg. 16. at bistå Turneringsudvalget og Regel- og Ordensudvalget med fastsættelse af Lokale regler. 17. at formidle samarbejdet mellem Turneringsudvalget og chefgreenkeeperen om opsætning af banen til turneringer. Det er alene Baneafdelingens formand der er ansvarlig overfor bestyrelsen. De øvrige medlemmers virke er af rådgivende karakter. 18

19 Banepersonalets pligter og rettigheder Chefgreenkeeperen skal i samarbejde med udvalgsformanden, forestå det daglige arbejde på banen, samt lede og fordele dette arbejde og deltage heri. Dette indebærer: 1. at gennemføre baneudvalgets beslutninger om vedligeholdelse og udbygning af Nordborg Golfklubs baner. 2. i samarbejde med baneudvalgsformanden, at have ansvaret for en effektiv og korrekt udnyttelse af arbejdstider, samt korrekt udnyttelse af gødning, kemikalier og maskiner. 3. i samarbejde med baneudvalgsformanden, planlægge og forestå indkøb til banens drift, indhente tilbud på reparation og indkøb af maskiner. 4. chefgreenkeeperen skal løbende holde baneudvalgsformanden orienteret om arbejder på banen og afrapportere for baneudvalget på dets månedlige møder. 5. i alle spørgsmål vedrørende banens drift henvender chefgreenkeeperen sig til baneudvalgsformanden. Banepersonalet henvender sig ligeledes til chefgreenkeeperen. 6. banepersonalet henviser alle medlemmer der måtte henvende sig vedrørende banens pasning, til baneudvalgsformanden. 7. chefgreenkeeperen tilrettelægger ferie og afspadsering i samarbejde med baneudvalgsformanden, samt indberetter forsømmelse, sygdom og fridage til denne. 8. chefgreenkeeperen skal respektere de vedtagne budgetter. Er der muligheder for afvigelser, skal dette straks afrapporteres til baneudvalgsformanden. Dette gælder også timeforbruget. 9. forestå vedligeholdelse af klubbens maskinpark og maskinhus. 10. ved arbejdet på banen, at tage hensyn til golfspillerne, spillerne skal til gengæld respektere banepersonalets arbejde. 11. spillerne på banen skal vise hensyn og give banepersonalet mulighed for at kunne udføre deres daglige arbejde. 12. chefgreenkeeperen kan deltage i erfaringsudveksling med andre sønderjyske greenkeepere, hvis dette er muligt. 13. at gennemføre rotation i arbejdet således, at det samme arbejder ikke hele tiden udføres af samme medarbejder. 14. banepersonalet har gratis klubmedlemsskab. 19

20 Klubhusafdelingen OPGAVER OG ANSVAR Ansvarsområde Afdelingen har ansvaret for den daglige drift og vedligeholdelse af klubhus, bagrum og udenomsarealerne. Opgaver Dette indebærer: 1. sikring af lokaler 2. indkøb af materialer 3. ansvarlig for det udstukne budget 4. drift og vedligeholdelse af automater og inventar 5. fastsættelse af priser på mad, øl, vand og kaffe 6. ansættelse af personale 7. udarbejdelse af regler for brug af klubhuset 8. vedligeholdelse og rengøring af klubhus, baderum, toiletter og bagrum 9. renligholdelse og vedligeholdelse af terrasser og -møbler 10. renligholdelse og vedligeholdelse af vaskeplads 11. renligholdelse og vedligeholdelse af greenfeehuset 12. Nøgleansvarlig Der samarbejdes med Turneringsudvalget om traktement og praktiske opgaver i forbindelse med afholdelse af matcher og Company day s, det er dog Turneringsudvalget der er salgsansvarlige. Der samarbejdes med Baneafdelingen om rengøring, opfyldning af automater o.l. Der samarbejdes med Baneafdelingen om beplantning og vedligeholdelse af beplantninger og grønne arealer rundt om klubhuset Det er alene Klubhusafdelingens formand der er ansvarlig overfor bestyrelsen. De øvrige medlemmers virke er af rådgivende karakter. 20

21 Regel- og Ordensudvalget Kommissorium for Regel- og Ordensudvalg Regel- og Ordensudvalget behandler alle sager, der vedrører anvendelse af golfreglerne, samt usportslig eller usømmelig adfærd. Et medlem eller en suppleant i Regel- og Ordensudvalget kan ikke samtidig være medlem af bestyrelsen for Nordborg Golfklub. (skal først besluttes på generalforsamling i 2008) Regel- og Ordensudvalget består af 3 medlemmer, samt en suppleant, valgt på den årlige generalforsamling. Valget gælder for 2 år og hvert år afgår henholdsvis1 og 2 medlemmer efter anciennitet. Genvalg kan finde sted. Mindst 1 medlem skal have klubdommereksamen, hvis muligt. Ind til Regel- og Ordensudvalget, bliver generalforsamlingsvalgt, er en af bestyrelsen udvalgt leder af udvalget og dermed øges udvalget til 4 personer. Det bestyrelsesvalgte medlem, vil i tilfælde af sagsbehandling vedr. et medlems brud på golfreglerne og etikettereglerne, og dette kan medføre advarsler, karantæne o.l., være inhabil og kan ikke deltage i sagsbehandlingen. Golfreglerne Vedrørende golfreglerne, skal udvalget i samarbejde med Bane- og Turneringsudvalget sørge for at markeringerne på banen er korrekte., samt udarbejdelse af gældende lokale regler. Udvalget skal sammen med Turneringsudvalget påse, at turneringer spilles i overensstemmelse med golfreglerne og ved overtrædelser træffe afgørelser, på baggrund af relevante forklaringer. Medlemmer af klubben kan skriftligt stille regelspørgsmål til udvalget. Spørgsmålene rettes skriftligt til sekretariatet/bestyrelsen, som vil formidle spørgsmålet til udvalget. Etikettereglerne Udvalget skal påse, at golfens etiketteregler overholdes, herunder usportslig og usømmelig adfærd. Medlemmer af klubben kan skriftligt stille spørgsmål til udvalget, ligesom bestyrelsen kan anmode udvalget om at optage sager der omhandler golfens etiske regler. Såfremt spørgsmål vedrørende regler og etik, ikke kan afgøres af Regel- og Ordensudvalget, skal udvalget forelægge spørgsmålet for DGU s Regel- og Handicapkomite. Regel- og Ordensudvalget kan, såfremt en sag efter sin karakter egner sig dertil, indlede sin behandling af sagen med mægling parterne i mellem. Udvalget kan, under en sags behandling, indhente alle de oplysninger, det finder fornødent, og såvel klubben som enkelte medlemmer skal besvare udvalgets forespørgsler i så henseende inden den frist, udvalget måtte sætte. Hver af parterne skal altid have lejlighed til at udtale sig og kan forlange, at der gives dem lejlighed til, overfor udvalget, mundtlig at fremsætte og begrunde deres påstande. Regel- og Ordensudvalget kan tildele medlemmer i Nordborg Golfklub advarsler, irettesættelser, eller træffe bestemmelser om deres midlertidige eller endelige udelukkelse fra enkelte eller alle konkurrencer. Ligeledes kan udvalget, når en sag er rejst, træffe midlertidig bestemmelse om udelukkelse fra spil på banen og eller adgang til klubbens lokaler og anlæg, indtil endelig afgørelse i sagen er truffet En af Regel- og Ordensudvalget truffen afgørelse, kan indbringes for Nordborg Golfklubs bestyrelse inden 4 uger efter, at parten har modtaget Regel- og Ordensudvalgets afgørelse. 21

22 Retningslinjer for kontingentfritagelse. Bestyrelsen kan meddele et medlem kontingentfritagelse som følger: Bestyrelsesmedlemmer med fuld kontingentfritagelse Medlemmer, som påtager sig et af bestyrelsen anvist arbejde for klubben og hvis omfang, forud for arbejdets begyndelse, af den pågældende og bestyrelsen, vurderes til at være mere end et års kontingent.. Kontingentfritagelsen gælder for det efterfølgende kalenderår. Vedtaget på bestyrelsesmødet den 15. december