Presse- og informationsstrategi i DI behandlet i HB 2. juni 2003

Transkript

1 Presse- og informationsstrategi i DI behandlet i HB 2. juni 2003 Information omkring planlagte og gennemførte aktiviteter er med til at markedsføre foreningen og give den et image, som er med til at sælge det produkt, som hedder medlemskab. Informationen skulle gerne være tilrettelagt på en sådan måde, at de kommende (og nuværende) medlemmer værdsætter medlemsskabet, og at det giver dem personlig prestige at være med i flokken. Informationen skal sætte fokus på, hvad bestyrelsen, udvalgene, medlemmerne, konkurrencerytterne, klubberne, sodavandssælgerne etc. foretager sig. Jo mere medlemmerne ved om, hvad der foregår, jo nærmere føler de sig knyttet til foreningen, og jo større chance er der for, at de fornyr deres medlemskab samt anbefaler foreningen til naboen. Markedsføring = information til medlemmerne er også med til at højne bestyrelsens og udvalgenes tilfredshed med indsatsen, idet der jo ikke er megen tilfredsstillelse i at knokle med noget, uden at andre ved, hvad man laver. Jo mere information, der kommer ud i tide og bliver læst/forstået, jo kortere bliver også vore generalforsamlinger (og det kan godt være et mål i sig selv). Informationen behøver ikke kun at gå direkte fra foreningen til medlemmerne, men kan også med fordel sendes indirekte ud via dags- eller fagpresse. Vor information til omverdenen består p.t. af: Tölt Hjemmeside Pjecer Årbog Foreningshåndbog (påbegyndt i form af Retningslinier for bestyrelsen ) Annoncering i andre blade Ridemærker Klubinfo trykt/elektronisk Hvervning af medlemmer DI har sammenlignet med andre foreninger et meget højt informationsniveau og vi bruger mange penge på det. Den største del af informationen sendes ud skriftlig, en forholdsvis lille del elektronisk og på hjemmesiden. Vi er i kontakt med vore medlemmer mindst en gang om måneden i form af Tölt. Til sammenligning har Dansk Ride Forbund for halvandet år siden nedlagt deres informationsblad, der gratis blev sendt ud med et eksemplar til hver rideklub plus til ca ryttere med licens, hvilket svarer til hver syvende medlem. Nu meddeler DRF sig til medlemmerne via a) Hjemmeside b) Informationsbreve til klubberne c) Otte betalte sider i Ridehesten Hippologisk, hvoraf 4-5 sider normalt er navnene på bestyrelsen, klubber, distrikter og ansatte. Sidstnævnte trykkes p.t. i ex. før DRF lavede aftalen med Ridehesten, var dets oplag ex., altså en meget lille stigning i oplag efter at Ridehesten skulle dække hele DRF s medlemsskare. De har også sider i Ridehesten Junior, der primært henvender sig til ponyrytterne. Tendensen i samfundet er, at mere og mere information distribueres elektronisk (hjemmeside/mail). Det er langt billigere end trykte medier, det kan principielt altid være opdateret, og udsendelsen er

2 2 uafhængig af faste deadlines, postvæsenet, etc. Ulemperne er, at det at læse elektronisk post er bundet til en computer (endnu i hvert fald). Mens f. ex. Tölt kan tages med i seng eller til stranden. Den elektroniske landevej er den, som også DI kommer til at følge fremover. Men kun som et sidespor til Tölt, som formentlig skal opretholdes i meget lang tid fremover. Det der skal ud elektronisk, skal dels være et supplement til Tölt, dels en forbedring eller udbygning af noget bestående. Nedenfor følger en gennemgang af, hvordan DI s informationsvirksomhed er skruet sammen p.t. for hver enkelt ledsaget af nogle visioner om den fremtidige udvikling. (Vedtaget) = Punktet vedtaget under behandlingen på hovedbestyrelsens møde den 2. juni Tölt Tölt er medlemsblad for Dansk Islandshesteforening, og det skal have status som foreningens flagskib. Tölt opfattes i vores omverden som det flotteste af de danske hesteblade. Ingen umiddelbare ændringer i form og indhold, men der skal i løbet af efteråret 2003 ses på fremstillingen, om Vivian skal layoute det selv, i den forbindelse kan trykningen evt. sendes i udbud. Der skal ikke investeres yderligere software, det er købt v/etableringen af Vivians arbejdsplads. Ved egen layout kan der spares en sum, der enten kan indgå som en generel besparelse, eller konverteres til lønkroner for ekstra medhjælp på kontoret. Vedkommende kunne evt. anvende en del af sin tid på annoncørpleje, dels til Tölt, dels til hjemmesiden, et område der er meget lidt opdyrket p.t. Tölt redaktionelle udvikling hører under redaktionsudvalget, der er nedsat af HB. Hjemmeside En hjemmeside er stedet, hvor medlemmer, ikke- & kommende medlemmer, interessenter, samarbejdspartnere, annoncører, hestekøbere, skoleelever og folk, der keder sig, søger oplysninger. Til forskel fra Tölt, der er for folk, der har betalt deres kontingent, er hjemmesiden åben for alle. Tölt skal være så interessant, at medlemmerne fornyer deres medlemskab for fortsat at få bladet, mens hjemmesiden ikke må indeholde så meget af det interessante stof, at folk kan nøjes med den. En hjemmeside egner sig til resultatlister, skemaer, navnelister, referater, købekontrakter, tilmelding til kåringer og stævner, køb/salg af varer, indbetaling af kontingent, ridesteder, faktaoplysninger, henvisninger, o.s.v. DI s hjemmeside trænger til en alvorlig gang vask og strygning. Imidlertid er de folk, man kunne udse sig som frivillige hjælpere, p.t. dybt involverede i VM, som også har investeret i software og systemer, som DI evt. efterfølgende kan overtage. Elektronisk betaling via hjemmesiden vil spare mange ressourcer på vores kontor og er det, som først trænger sig på. Forslag: Elektronisk betaling og tilmelding indføres snarest. Resten efter VM (d.v.s. efterår 2003) Vedtaget: Tages op af IT-udvalg efter VM. Vi skal overveje om hjemmesiden skal bringe annoncer mod betaling for udstyr til heste og ryttere samt varer til stald og mark, samt hingstetilbud. Om der skal være en overgangsfase på xx måneder, hvor annoncører i Tölt får en gratis plads på hjemmesiden, indtil vi har bygget en attraktiv mængde op.

3 3 Forslag: Kombinationsannoncer fra september 2003 til og med februar Derefter overgang til annoncer med en pris hver for sig og en pris for fælles annoncering. Der skal regnes på priser og sammenlignes med tilsvarende andre steder. (Vedtaget) om hjemmesiden skal bringe gratis annoncer for salgsheste for at lokke flere medlemmer til at se på DI s hjemmeside frem for på Joras, der må anses for at være enerådende, når det gælder salg af islandske heste. Om vi skal tage penge for alle hesteannoncer, eller om der skal være forskel på privat køb/salg og professionelle hestehandlere. Forslag: Ja/nej? Hvis ja prioritet høj/mellem/lav? Vedtaget: Vi skal stile efter en gør-det-selv løsning for salgsheste. om vi skal tage annoncer fra undervisere, trænere/tilridere (forsynet med oplysning om uddannelse eller ej) Forslag: Ja/nej? Hvis ja prioritet høj/mellem/lav? Vedtaget: Der skal skelnes tydeligt mellem trænere, der er uddannede og godkendte af DI og andre, der tilbyder undervisning. om vi skal annoncere om udlejning af heste/ridesteder (dem har vi allerede, bare gratis) Forslag: Ja/nej? Vedtaget: Viderebearbejdes i presse- og informationsudvalget. Det skal i hvert fald fremgå om der er uddannet instruktør på stedet. om hjemmesiden skal have debatsider. Det vil i nogen grad forpligte os til at gå ind i debatten og svare på den, men vil gøre sitet levende Forslag: Ja/nej? om hjemmesiden skal indeholde spørgesider, som fagfolk (dyrlæger, agronomer) kan svare på. Det kræver dels interesserede fagfolk, dels administration, men vil gøre siden til et sted, hvor nye hesteejere kan søge gratis råd med en vis sikkerhed for kvalitet og kompetence. Forslag: Ja/nej? Alternativt at lægge faglige artikler fra Tölt på hjemmesiden. Forslag: Ja/nej? Hvis ja prioritet høj/mellem/lav? Vedtaget: Faglige artikler skal være godkendt af fagudvalgene (hhv. sport/avl mv) inden de lægges på hjemmesiden. Vedtagne punkter igangsættes i perioden oktober 2003 til juli Afventer nydesign af hjemmesiden. Pjecer P.t. har DI tre aktuelle pjecer: Avlens pjece Naturridning Introduktion til foreningen og hesten med værdigrundlag Desuden sælger DI-A en årlig avlsplakat, samt udgiver kåringskataloger

4 4 DI-S har tidligere talt om at ville lave en pjece med introduktion til sporten, og det bør man fortsat overveje. VM vil komme til at sætte fokus på den islandske hest, og der vil i årene fremover være mange potentielle kunder i DI. Derfor bør DI være parate til at følge op på opmærksomheden og fastholde det høje niveau af opmærksomhed, som VM medfører. Forslag: Der udarbejdes sports-folder efter samme model som avls-folderen, der skal udkomme i begyndelsen af det kommende regnskabsår. Vedtaget: Emnet drøftes i sportsbestyrelsen. Der har ikke hidtil været behov. Der mangler en folder, der grundigt beskriver, hvad medlemmerne og de kommende får for kontingentkronerne. Det er muligt den vil komme til at fylde som en bog, og derfor bedre kan placeres på hjemmesiden. Noget af informationen om foreningens aktiviteter står i Årbogen. Se om denne nedenfor. Forslag: Drøftes i sammenhæng med hvad vi gør med eller i stedet for årbogen Årbog Årbogen udfylder et hul mellem december- og februar-numrene af Tölt, idet den udkommer i januar. Den indeholder overvejende oplysninger, som allerede findes på hjemmesiden, som burde findes der, eller som har en naturlig plads der. Man kunne overveje at droppe årbogen (spare pengene kr.) og prioritere oplysningerne på hjemmesiden, hvor de så kan opdateres løbende og dermed være ajour. Samtidig kunne man omdøbe december-tölt til at være december/januar og lade det udkomme så sent som muligt før jul (er allerede besluttet for 2003). På sigt vil en hjemmeside-baseret informationsdel kunne sammensmeltes med visionerne om foreningshåndbog og blive en værdifuld database over foreningens spændvidde og dermed være et udstillingsvindue for, hvad kontingentkronerne går til. En indheftet kalender (midtersider) kunne gå med i et forårsnummer af Tölt samt bruges som reklameobjekt i stævne- og dyrskuesæsonen. Den kunne blive væsentlige mere ajourført ved at udkomme tættere på sæsonen. Forslag: At vi dropper årbogen, lægger en del af indholdet på hjemmesiden, laver en speciel arrangementskalender til Tölt-marts, samt udarbejder et forslag til en folder, der punktvis beskriver hvad medlemmerne får for deres kontingentkroner, med en uddybende version på hjemmesiden. Vedtaget: Årbogen bibeholdes, men indholdet skal ændres til noget mere dynamisk, der primært beskriver, hvad medlemmerne får for pengene. Planlægningen anbringes i Presse- og informationsudvalget, og arbejdet med at indholdet påbegyndes tidligere på efteråret. Foreningshåndbog Foreningshåndbogen samler aktuelle retningslinier og beslutninger, herunder alle relevante kommissorier. Da det ikke er en statisk størrelse, vil den bedste placering være på hjemmesiden som database, man kan søge i. Se ovenfor. Tidshorisont: 1 år.

5 5 Klubinfo Information til klubberne udsendes foreløbig dels pr. brev (klubinfo, seneste nummer udkom i februar 2003), dels via elektroniske nyhedsbreve, som modtagerne selv har tilmeldt sig. Så længe ikke alle klubber har , er brevversionen nødvendig som supplement. Klubinfo er bestyrelsens meddelelsesmedie til klubberne. Forslag: Fortsætter indtil videre uændret. Vedtaget. Extern markedsføring a. Medieplacering Andre foreninger er rigtig gode til at markedsføre sig via pressen. Tag som eksempel Dansk Ornitologisk Forening, der forleden fik stor artikel på bagsiden af Jyllands-Posten. Historien var, at der nu kun er en halv snes toplærker tilbage i Danmark. Sammen med historien fik man lidt info om hvad foreningen også laver, og lidt biologi i tilgift. Den slags historier med hesten i centrum kan vi også levere. Man kan finde en række historier, som kan serveres for landets aviser og fagblade i en passende mængde. Der er garanteret en sjov historie knyttet til hver enkelt landsholdshest og rytter, som kan være vinklen. Ex. hvordan rytteren kom i besiddelse af hesten, at den har været syg og skadet, men nu er frisk igen, etc. Dansk Islandshesteforening skal være synlig, hvor som helst det er relevant. Vi skal udbygge synligheden, så vi når lejligheden byder sig - er parate til at sende pressemeddelelser ud til - alle andre hesteblade - landsdækkende dagblade - elektroniske medier og nyhedsportaler - lokale/regionale dagblade udvalgt i forhold til begivenheden - Eidfaxi - svenske/norske/tyske medlemsblade Bør gennemføres af de enkelte udvalg for egne områder, og opbygges med en fast modtagerkreds, (evt.) i samarbejde med Vivian. Forslag: Der afholdes i løbet af det kommende år et kursus, hvor der informeres nærmere om metoder og effekter, og en fast procedure lægges. Ved næste konstituering af udvalg (november 2003) skal hvert udvalg udpege en informationsansvarlig, der arbejder samen med Vivian. Vedtaget: Ved næste konstituering af udvalg (november 2003) skal hvert udvalg udpege en informationsansvarlig b. Annoncering og hvervning af nye medlemmer Vi annoncerer enkelte steder for at gøre opmærksom på foreningen. Bør ses efter i sømmene, så vi henvender os til kommende kunder og ikke ud i det blå. Interesserede, der måske vil være medlemmer, henvender sig til kontoret og får så tilsendt en pakke med materiale. Derudover foregår hvervning af nye medlemmer stort set ikke, måske lige bortset fra på dyrskuer. Vi kan ikke forvente, at klubberne gør nogen stor indsats for at sælge DI til deres medlemmer i forbindelse med arrangementer, stævner, undervisning etc. Eneste betingelse for at deltage på klubplan er, at man er medlem af den arrangerende eller de inviterede klubber. Først når man skal konkurrere på landsplan eller deltage i et af DI s arrangementer, kræves medlemskab af DI. Hvis vi skal hverve nye medlemmer, skal vi satse udenfor den kreds, vi i forvejen har fat i. Vi kan for eksempel:

6 6 - annoncere på Joras hjemmeside (og andre hjemmesider for hestefolk) - være mere aktive med at fortælle hist og her om foreningen, samt stille op med stande og informationsmateriale, hvor hestefolk færdes (har vi overhovedet planlagt vores egen stand på VM?) - gøre vores egen hjemmeside til stedet, hvor islænderfolket ikke kan undgå at komme (det kan de sagtens nu, alle sælger jo deres heste på Joras). Forslag: I september/oktober d.a. udarbejder sekretariatet en liste over hvilke medier DI annoncerer i med priser og målgruppe. På grundlag heraf udarbejder presse- og informationsudvalget en medieplan. Samtidig ser udvalget på hvervematerialet. Ultimo Vedtaget. Desuden skal LIB udarbejde informationsannoncer, der kan bruges direkte i klubbernes blade (efterår 2003) Ridemærker Ridemærker er gode og positive til at markedsføre foreningen. De koster noget at lave, men er også langtidsholdbare og er med til at fastholde foreningens værdigrundlag i medlemskredsen. Indehavere af ridemærker er også gode ambassadører overfor andre, og de er med til et hverve medlemmer blandt klubmedlemmer. Ifølge nugældende plan udkommer juniorridemærket 2003, naturridemærket forår 2004, derefter avl og sport. I forbindelse med trykning af naturridemærket bør vi overveje muligheden for at sælge materialet uden at sælge et kursus med. Indholdet vil være relevant for nye ryttere, der bare tøffer rundt i naturen uden at vide hvordan. Forslag: Materialet kan sælges uden kursus. Forslaget forkastet. Hensigten med at lave ridemærket er netop at få folk på kursus for at lære mere. Presse- og informationsudvalget/lise Bomholt