Bestyrelsesmøde. Referat

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Tirsdag den 17. marts 2013 kl. 19:30 i klubhuset, Hillerød stadion 6. bestyrelsesmøde i foreningsåret 2012/13 Referat Deltagere: Bleki Stojkovic (BS), Janna Rasmussen (JR), Lillian Dale Andersen (LDA), Jørgen Nielsen (JN), Jørgen Schultz (JS), Michael Albrechtsen (MA), Poul Nielsen (PN), Søren Lohse (SL), Tage Westergaard (TW). Fraværende: Christina Thorholm (CT), Peder Bisgaard (PB) Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Diskutere beretning for Regnskab Herunder samlet oversigt over medlemsklubber med anført medlemsantal og antal stemmer til repræsentantskabsmøde Forslag om medlemsindberetning Gennemgang af forsikringstilbud fra Certus Repræsentantskabsmøde (dagsorden, regnskab, valg mv.) Drøftelse vedr. handleplaner i forbindelse med implementering af ny idrætspolitik Drøftelse vedr dialogmøde med Kultur- og Fritidsudvalg den 9 april Høring om fællespolitik Eventuelt Forslag til møder i næste foreningsår Kursustilbud fra TeenCoach Grønt råd - frivillighedsprojekt i Lyngby skov FIF's fodboldbaner er svært plaget af muldvarpe Nogle foreninger har haft problemer med at indberette aktivitetstilskud Borgere fra Brødeskov ønsker den "næste" kunstgræsbane til Brødeskov HSI best møde referat v.1.docx Side 1 af 5

2 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2 Diskutere beretning for Der blev foretaget mindre korrektioner i den udsendte kladde. 3 Regnskab PN gennemgik regnskabet. Det ligger i øjeblikket hos revisor til revision. Posten "Tilgodehavende klubber" er temmelig høj og det skyldes for de fleste tilfælde, at der ved en fejl ikke er blevet sendt kontingentopkrævninger ud til alle. Opkrævningerne blev sendt ud da fejlen blev konstateret. Der er dags dato to foreninger i restance med tilsammen ca. 450 kr. PN undersøger vilkår for nogle af de store banker med henblik på at overveje, om vi skal skifte bank, eller forblive hvor vi er. 3.1 Herunder samlet oversigt over medlemsklubber med anført medlemsantal og antal stemmer til repræsentantskabsmøde PN: Gennemgik foreningerne og deres mulige stemmetal til repræsentantskabsmødet, så vi på repræsentantskabsmødet har overblik over de mulige stemmer. 4 Forslag om medlemsindberetning PN forfatter forslag til medlems indberetning, så medlemmerne fremover melder de tal ind, som i forvejen indberettes til CFR registeret (Centrale Forenings Register). Der bør også være en ordlyd, der tager hånd om indberetning for de foreninger eller dele heraf, der ikke indberetter til CFR. Forslaget skal også indeholde at manglende indberetning til HSI's kasserer medfører at HSI's bestyrelse skønner medlemstallet for en forening. 5 Gennemgang af forsikringstilbud fra Certus MA & TW: Har holdt nogle møder med firmaet, der udbyder ulykkes, indbo, hus og bilforsikringer. For hver solgt forsikring i forbindelse med HSI og en medlemsforening udbetales der sponsorstøtte. Sponsorstøtten består i at der tilfalder 6,25 % af det opkrævede beløb til deling mellem HSI og medlems foreningen, ud fra en 80/20 fordelingsnøgle, så de 80 % går til den forening hvis medlem tegner forsikringen, de 20 % går i HSI. Den person der tegner forsikring gennem ordningen sparer 9 % på listepriserne, så medlemsforeningerne kan også have fordel af at forsikringen tegnes af venner udenfor foreningen. Sponsoratet gælder også ved fornyelse af forsikringerne. Forsikringen kan ikke nytegnes af personer, der er fyldt 65 år. HSI best møde referat v.1.docx Side 2 af 5

3 Man overvejer, hvordan det skal meldes ud til medlemmerne, eks. et pressemøde, eller på et medlemsmøde. Firmaet er stadig ved at finde lokale samarbejdspartnere for hus-, indbo- og bilforsikringer. Ordningen præsenteres for medlemmerne på et medlemsmøde. Vi vurderer at præsentationen for medlemmerne skal ske, når der er indhentet gode priser på alle forsikringstilbud, dvs. også hus-, indboog bilforsikring. Det er besluttet at HSI indgår aftalen med Certus nu, og de første foreninger kan startes op før ordningen præsenteres på medlemsmødet. 6 Repræsentantskabsmøde (dagsorden, regnskab, valg mv.) Dagsorden (ifølge vedtægterne). 1. Valg af dirigent. 2. Beretning om HSI's virke i det forløbne år. 3. Aflæggelse og godkendelse af regnskab for foregående regnskabsår. 4. Fremlæggelse af bestyrelsens økonomiske forventninger til indeværende regnskabsår, samt fastsættelse af kontingent. 5. Indkomne forslag. 6. Valg til bestyrelsen m.v. i henhold til vedtægterne. 7. Eventuelt. a. På valg er: Janna Rasmussen, Jørgen Schultz, Michael Albrechtsen, Poul Nielsen og Søren Lohse a. Orientering om forsikring, herunder at der kommer et medlemsmøde om punktet. 7 Drøftelse vedr. handleplaner i forbindelse med implementering af ny idrætspolitik Se dem på Hillerød kommunes hjemmeside! Der skulle have været arbejdet videre med handleplanerne, men i øjeblikket foreligger stadig kun de handleplaner, der er nedfældet i den nye idrætspolitik fra december Drøftelse vedr dialogmøde med Kultur- og Fritidsudvalg den 9 april 2013 På mødet ønsker man en præsentation af ønskeliste for anlægsønsker, og hvordan den er fremkommet. JN, JS og MA deltager. HSI best møde referat v.1.docx Side 3 af 5

4 9 Høring om fællespolitik Forvaltningerne har tidligere arrangeret dialogmøde mellem interessenterne og arbejdsmarkedsudvalget, sundhedsudvalget og socialudvalget. Ældrerådet og Handicaprådet er høringsberetigede. Vi har bedt om at HSI ligeledes kan blive høringsberettigede. På den baggrund har PN har modtaget henvendelse fra Mette Silbiger; der er indkaldt en kort høring om det endelige udkast til "En del af fællesskabet". Høringsfristen er fra udsendelsestidspunktet 19/3 og frem til 31/3. PN skriver til dem, at høringsfristen er meget kort især set i betragtning at den går hen over påsken og slutter i påsken. PN sender eposten (igen) til bestyrelsen til kommentering. Læs og kommenter til PN senest d. 28/3. PN samler sammen og videresender. 10 Eventuelt 10.1 Forslag til møder i næste foreningsår Vi søger at fastlægge tidspunkterne for et medlemsmøde og et bestyrelsesmøde snarest. Der blev fundet et par forslag til medlemsmøde i Maj, MA og TW finder endelig dag med Certus. Bestyrelsesmøde 30/4 på Hillerød Stadion Resterende møder fastlægges på næste bestyrelsesmøde Kursustilbud fra TeenCoach Punktet blev ikke behandlet Grønt råd - frivillighedsprojekt i Lyngby skov Grønt råd har været indbudt til et møde om et nystartet frivillighedsprojekt i Lyngby skov. Projektet går kort på at lade frivillige være med til at styre og deltage i udviklingen af skoven. Man ønsker med projektet at få flere frivillige i naturen, og vil søge at bidrage til at nytænke opgaver og partnerskab mellem det offentlige og civilsamfundet. (Til orientering vedlægges hensigtserklæring og referat fra nabomøde i januar.) SL sender til St. Lyngby Idrætsforening og til FIF Orientering. Tages op på næste medlems/repræsentantskabsmøde FIF's fodboldbaner er svært plaget af muldvarpe. Nogle af banerne er i øjeblikket farlige grundet de mange muldvarpeskud Nogle foreninger har haft problemer med at indberette aktivitetstilskud. Tekniske problemer. Skulle være løst nu Borgere fra Brødeskov ønsker den "næste" kunstgræsbane til Brødeskov. HSI best møde referat v.1.docx Side 4 af 5

5 Der har været indlæg i dagspressen om at man mener den næste kunstgræsbane skal til Brødeskov, begrundet i at de mener deres nuværende anlæg er i meget ringe stand. Referent: 20. marts 2013 / SL HSI best møde referat v.1.docx Side 5 af 5