ANNONCERING AF OPGAVE

Transkript

1 Dato 12. juni 2014 Sagsbehandler Liselotte Ellegaard Mail Telefon Dokument 14/ Side 1/8 ANNONCERING AF OPGAVE ledermåling, holdningsundersøgelse, arbejdspladsvurdering og måling af projektledere I medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a - 15 d annonceres følgende: 1. Vejdirektoratet ønsker tilbud på Vejdirektoratet udbyder en kontrakt om levering af følgende ydelser: Leverance A: Ledermåling i 2015 Leverance B: Måling af projektledere i 2015 (option) Leverance C: Ledermåling i 2016 (option) Leverance D: Holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering (APV) i 2016 (option) Leverance E: Ledermåling i 2017 (option) Leverance F: Supplerende konsulentbistand til afregning på timebasis (option) Ledermåling Vejdirektoratet har de seneste 3 år arbejdet målrettet med lederudvikling inden for en Leadership Pipeline ramme. Leadership Pipeline (LP) fokuserer på at differentiere ledelse og ledelsesroller dvs. sætter spot på at der er forskel på, hvilke færdigheder, tidsprioriteter og arbejdsværdier man skal have som henholdsvis vejdirektør, divisionsdirektør, chef og afdelingsleder. Der er udviklet såkaldte paradokser og profiler, der er et udtryk for, hvad vi betragter som god ledelse i Vejdirektoratet både samlet set i forhold til udvikling af den fælles ledelsespraksis (paradokser) og målrettet mod de enkelte ledelsesniveauer (profiler) se bilag 2. Vejdirektoratet har i 2012 og 2013 gennemført en måling af alle ledere med fokus på hvorvidt de lever op til deres relevante VD-profil. Spørgerammen er derfor allerede udviklet, og det er intentionen at bruge denne også fremover dog vil spørgerammen kunne videreudvikles, hvor det giver mening. Ledermålingen gennemføres primo året og denne del af opgaven omfatter således gennemførelse af ledermåling i første kvartal 2015 med en option ift. at gennemføre ledermålingen igen i 2016 og Holdningsundersøgelse og APV (Option) Vejdirektoratet arbejder allerede nu med både holdningsundersøgelse og APV, og spørgerammen er allerede udviklet men kan justeres undervejs, hvor det giver mening. Vejdirektoratet planlægger at gennemføre næste holdningsundersøgelse og APV Niels Juels Gade 13 Postboks København Telefon lell@vd.dk vejdirektoratet.dk SE EAN

2 i Undersøgelsen består af to dele, hvor del 1 er anonym og består af generelle spørgsmål vedr. tilfredshed, arbejdsopgaver, kompetencer, ledelse og samarbejde m.m., der er relevante for alle uanset funktion. Del 2 er ikke anonym og består af et funktionsbestemt spørgsmålssæt relateret til kontorarbejde, ophold på byggepladser, laboratoriearbejde osv. Den seneste holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering er gennemført i marts Måling af projektledere (Option) Vejdirektoratet overvejer, om vi skal designe og gennemføre en måling af Vejdirektoratets projektledere i løbet af I tråd med LP-arbejdet, hvor der er udarbejdet VDprofiler for alle ledelsesniveauer er der igangsat en proces omkring udvikling af profiler for de tre øverste niveauer af karrierevejen for projektledere dvs. projektchefer, seniorprojektledere og projektledere. Profilerne vil være konkretiseringer af medarbejderprofilen og opbygges efter samme princip med færdigheder, tidsprioriteter og arbejdsværdier for de tre forskellige projektledelsesniveauer. Der er endnu ikke udviklet en spørgeramme så der vil skulle designes og gennemføres en måling af projektlederne op imod de tre projektledelsesprofiler. Opgaven består derfor af et samlet bud på: Del 1: Årlig ledermåling 2015, 2016 og 2017 Del 2: Holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering i 2016 Del 3: Måling af projektledere i 2015 Prisen skal opgøres i følgende delleverancer: Leverance A: Ledermåling i 2015 Leverance B: Måling af projektledere i 2015 (option) Leverance C: Ledermåling i 2016 (option) Leverance D: Holdningsundersøgelse og APV i 2016 (option) Leverance E: Ledermåling i 2017 (option) Leverance F: Supplerende konsulentbistand til afregning på timebasis i tilfælde af efterfølgende ønske om tillægsydelser, der ligger udover hvad der er nødvendigt ift. leverance A-E 2. Krav til leverance 2.1 Kravspecifikation Bilag 1 indeholder en kravspecifikation til system, leverance og leverandør, herunder også de mindstekrav, der gælder for leverancerne. 2

3 2.2 Samarbejde Det er vigtigt for opgavens løsning, at leverandøren har erfaringer fra lignende opgaver og indgår i et tæt samarbejde med Vejdirektoratets projektgruppe. Det forventes, at samarbejdet baseres på en tydelig forventningsafstemning omkring roller og ansvar i opgaveløsningen samt at leverandøren bidrager med kvalitetssikring igennem hele processen. Endelig har Vejdirektoratet konstant fokus på at øge udbyttet af de målinger, vi gennemfører og det er derfor vigtigt, at leverandøren bidrager med erfaringer og perspektiver, der kan udfordre os på dette punkt. 2.3 Generelt Der er ansat godt 850 medarbejdere i Vejdirektoratet, heraf 1 Vejdirektør, 4 divisionsdirektører, 16 chefer, 37 afdelingsledere og 4 teamledere dvs. i alt 62 ledere (se bilag 3 for organisering og fordeling af ledere). Både ledermåling, holdningsundersøgelse/apv og måling af projektledere skal afspejle den på det givne tidspunkt organisationsstruktur og fordeling af antal ansatte ledere og medarbejdere. APV omfatter ligeledes godt 100 eksterne konsulenter. Ved eventuel tilpasning af organisationen i perioden mellem måle- og afrapporteringstidspunkt, skal leverandøren kunne håndtere en eventuel tilpasning ift. afrapporteringskrav. Leverandøren skal levere systemunderstøttelse til gennemførelse af ledermåling, holdningsundersøgelse, APV og måling af projektledere i Vejdirektoratet samt rapporter, der viser både det samlede resultat samt individuelle resultater. Ledermåling: Spørgerammen er allerede udviklet og grundtankegangen er en tilpasset 360 graders måling af alle ledere. Målingen har fokus på den enkelte leders ledelsespraksis dvs. hvordan lederen vurderes at leve op til egen VD profil. De konkrete spørgsmål er formuleret med udgangspunkt i profilerne og i tråd med LP tankegangens fokus på ledelsesniveauerne. Der stilles delvist forskellige, men ligeværdige, spørgsmål til de forskellige ledelsesniveauer. Spørgerammen omfatter 7 temaer med ca. 40 spørgsmål (antallet varierer lidt mellem de forskellige ledelsesniveauer) samt mulighed for uddybende kommentarer til hvert enkelt tema. Der skal kunne rapporteres en samlet score som udtryk for den enkelte leders ledelsesperformance. Spørgetræet bygges op af følgende elementer dvs. en leder vurderes af: - sin overordnede i direkte reference (vægtes 40% i den samlede score) - i alt maks. 4 lederkollegaer inden for eget område/division samt relevante lederkollegaer fra andre dele af organisationen (kan være fra forskellige ledelsesniveauer). Lederkollegaer udpeges i samarbejde med den overordnede og antallet er begrænset for at undgå overload og målelede. (vægtes 20% i den samlede score) 3

4 - Niveauet under dvs. ledere og/eller medarbejdere i direkte reference (vægtes 40% i den samlede score). - sig selv (egen-vurderingen tæller ikke med i den samlede score, men rapporteres som sammenligningsgrundlag). Respondenter i spørgetræet baseres på organisationsdiagrammet og, hvor afvigelser er nødvendige, på den overordnedes udvælgelse af respondenter. Eksterne samarbejdspartnere el. lign. inddrages ikke i målingen. Målingen bygges op omkring en 5- punkts skala inkl. en ved ikke svarkategori. Holdningsundersøgelsen og APV: Spørgerammen er allerede udviklet og målingen omfatter alle Vejdirektoratets ca. 850 medarbejdere og ca. 100 konsulenter. Spørgsmålene er opbygget som positive udsagn, som man kan være mere eller mindre enige i vurderes ud fra en 5-trins skala (samt en ved ikke kategori ). Målingen består af to dele: Del 1: Undersøgelsen bestod i marts 2014 af 7 baggrundsspørgsmål samt 11 temaer med generelle spørgsmål, som er relevante for alle medarbejdere uanset funktion. Del 1 er anonym, da den indeholder spørgsmål om krænkende adfærd etc. Del 2: Undersøgelsen bestod i marts 2014 af yderligere 13 funktionsbestemte spørgsmålssæt, hvor den enkelte medarbejder kunne vælge relevante funktionsskemaer. Del 2 er ikke anonym, da arbejdsmiljøgruppen skal kunne se, hvem der har hvilke problemer for at indhente nærmere forklaring og drøfte konkrete løsninger. Funktionsspørgsmålene skal hver gang justeres da funktioner og arbejdsforhold ændrer sig. Måling af projektledere: Spørgerammen er endnu ikke udviklet, men grundtankegangen er, at målingen følger tænkningen omkring ledermålingen. Det skal løbende sikres, at målingerne er afstemt hinanden. 2.4 Proces for 2014/2015 September: Oktober: Januar 2015: Valg af leverandør og fastlæggelse af kontrakt Leverandøren opbygger system ift. ledermåling understøttende Vejdirektoratets behov jf. hovedleverancer og mindstekrav. Ledermåling gennemføres. 4

5 Februar 2015: Leverandøren forelægger resultater for direktionen herefter får alle ledere deres individuelle rapport. Processen detailplanlægges i samarbejde mellem Vejdirektoratet og leverandør. Proces for de følgende leverancer nærmere, såfremt optionerne udnyttes. 2.5 Vejdirektoratets leverancer Opbygger målgruppefil på baggrund af leverandørens skabelon samt sikrer at data er korrekte (jf. bilag 1 kravspecifikation) 2.6 Anonymitet Ledermåling: Her skal der være anonymitet ift. medarbejdere og der opereres med en mindste respondentgruppe på fire. Ift. ledere kan der ikke være fuld anonymitet dog skal enkeltpersoners svar ikke direkte fremgå, men niveauet over vil altid kunne udledes, ligesom der ikke er en mindste respondentgruppe størrelse i relation til niveauet under og til siden. Arbejdspladsvurdering og holdningsundersøgelse: I Del 1 skal der være fuld anonymitet dvs. at der også her opereres med en mindste respondentgruppe på fire. Såfremt en afdeling kun består af tre medarbejdere, vil den givne afdeling ikke få egen rapport, men udelukkende indgå i områderapport. I Del 2 skal der være fuld åbenhed, således at arbejdsmiljøgrupperne kan tage direkte kontakt. Måling af projektledere: Her vil der ligeledes opereres med en mindste respondentgruppe på fire. 3. Aftaleforhold Aftalen om opgaven vil blive indgået på grundlag af Vejdirektoratets særlige betingelser for rådgivning (SBR) af december 2013 og aftaleparadigme se disse bilag på Vejdirektoratets Leverandørportal under Aktuelle udbud, hvor nærværende annonce er indlagt: Leverandøren afholder selv alle udgifter til levering af opgaven på nær de i afsnit 2.5 angivne elementer vedr. Vejdirektoratets leverancer. 5

6 4. Kriterier for Udvælgelse Tilbudsgivere udvælges på baggrund af en vurdering af deres erfaring med at gennemføre lignende opgaver. Det er et krav, at tilbudsgiver har erfaring med leverance af tilsvarende målesystemer (360 graders målinger, holdningsundersøgelser, APV mv.). Dokumentation skal ske i form af referencer. Økonomisk formåen Tilbudsgiver skal have en årlig omsætning på mindst 10 mio. kr. ekskl. moms. 5. Kriterier for tildeling Tilbuddet skal indeholde priser for Leverance A-E samt timepris for leverancer under Leverance F. Der skal vedlægges dokumentation for, at de konsulenter, som vil være dedikeret til opgaven, har erfaringer og kompetencer, som understøtter opgavens udførelse. Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive, hvordan opgaven tænkes gennemført, herunder specifikation af tidsforbruget og hvordan opgaven tænkes gennemført. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige, idet der vil blive lagt vægt på følgende delkriterier: 1. Opgaveløsning og kompetencer 2. Pris Ved vurdering af opgaveløsning og kompetencer lægges vægt på følgende forhold: En enkel brugerflade, der anvender minimum af datakraft En let tilgængelig og logisk opbygget rapport En gennemarbejdet beskrivelse af opgavens gennemførelse En præsentation af opgaveløsningen At de konsulenter, som vil være dedikeret til opgaven, har erfaringer og kompetencer, som understøtter opgavens udførelse 6

7 6. Kontaktperson Vejdirektoratet Att.: Liselotte Ellegaard Niels Juels Gade 13 Postboks København K Tlf.: lell@vd.dk 7. Spørgsmål Spørgsmål kan stilles pr. mail til Liselotte Ellegaard, lell@vd.dk. Frist for modtagelse af spørgsmål er mandag den 23. juni kl Spørgsmål og svar vil herefter blive offentliggjort på under Aktuelle udbud i anonymiseret form, hvor nærværende annonce er indlagt. 8. Tilbudsgivning frist Tilbuddet mærket Måling i Vejdirektoratet skal sendes/indleveres til: Vejdirektoratet Att.: Liselotte Ellegaard Niels Juels Gade 13 Postboks København K Tlf.: lell@vd.dk Tilbuddet bedes vedlagt i 4 kopier samt på USB) Frist for modtagelse af tilbud er mandag den 11. august kl Vær opmærksom på, at fristen for modtagelse af spørgsmål pga. sommerferien ligger allerede den 23. juni. 7

8 9. Præsentation af Tilbud Mandag den 25. august gennemføres leverandørpræsentation af alle bud herefter foretages valg af leverandør. Invitation vil blive sendt til alle leverandører umiddelbart efter udløb af fristen for tilbudsgivning. 10. Dokumenter der skal vedlægges Tro og love erklæring om gæld til det offentlige. Manglende vedlæggelse gør dog ikke tilbuddet ukonditionsmæssigt, idet erklæringen senest skal foreligge ved kontraktens indgåelse. Oplysninger vedrørende udvælgelse, jf. pkt. 4 ovenfor. Tilbudsgiver til inkl. priser på de enkelte leverancer, jf. pkt. 4 ovenfor. Tilbudsgivers forslag til opgaveløsning, jf. pkt. 4 ovenfor. CV er for de konsulenter, som vil være dedikeret til opgaven, jf. pkt. 4 ovenfor. Der modtages kun tilbud, der ligger under EU s tærskelværdi for udbud. Bilag Bilag 1: Kravspecifikation Bilag 2: Ledelse i Vejdirektoratet Bilag 3: Oversigt over organisatorisk fordeling af ledere 8