August Lån en informationsspecialist. Slutrapportering

Transkript

1 August 2012 Lån en informationsspecialist Slutrapportering

2 For information on obtaining additional copies, permission to reprint or translate this work, and all other correspondence, please contact: DAMVAD A/S Badstuestræde 20 DK-1209 Copenhagen K Tel info@damvad.com damvad.com Copyright 2011, DAMVAD 2 LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM

3 Indhold 1 Abstrakt 4 2 Om projektet 5 3 Beskrivelse til publicering på hjemmeside 9 LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM 3

4 1 Abstrakt Projektet Lån en Informationsspecialist er det sidste i en række af tre projekter, der har haft til formål at undersøge potentialerne forbundet med at koble fagog forskningsbibliotekerne som ekstern leverandør til erhvervsservice- og erhvervsfremmesystemet. Som en del af projektet er der gennemført ni caseforløb, hvor informationsspecialister fra fagog forskningsbiblioteker har gennemført informationssøgningsopgaver på vegne af midtjyske erhvervsfremmeaktører. Erfaringerne fra projektet viser, at bibliotekernes ydelser har betydelig værdi og relevans for erhvervsfremmesystemet og kan hjælpe til at løfte kvaliteten og omkostningseffektiviteten i erhvervsfremmeaktørernes arbejde. Projektets resultater er nærmere beskrevet i rapporten: Systematisk vidensøgning som grundlag for erhvervsfremme og innovation - En potentialeanalyse på baggrund af projektet: Lån en informationsspecialist som kan hentes her. 4 LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM

5 2 Om projektet 2.1 Projektets forløb Projektet Lån en Informationsspecialist er det sidste i en række af tre projekter, der har haft til formål at undersøge potentialerne forbundet med at koble fagog forskningsbibliotekerne som ekstern leverandør til erhvervsservice- og erhvervsfremmesystemet. Projektet er gennemført i Region Midtjylland med deltagelse af tre fagog forskningsbiblioteker, Midtjysk ErhvervsudviklingsAkademi (MEA) samt DAMVAD, som har været facilitator for projektets gennemførelse. De deltagende biblioteker har været: Væksthus Midtjylland, som gennem kortere undervisningsmoduler søger at udvikle kompetenceniveauet hos de midtjyske erhvervsservicekonsulenter. Som illustreret i figur 1 neden for har projektet været opdelt i tre faser: Fase 1 Projektets første fase var centreret om afholdelsen af et MEA-undervisningsmodul, der skulle introducere og markedsføre mulighederne for at samarbejde med et bibliotek overfor de lokale og specialiserede erhvervsservicekonsulenter. MEA drives af Væksthus Midtjylland. ASB Bibliotek: Forskningsbiblioteket på Aarhus Business School, nu Aarhus Universitet Aarhus Tekniske Bibliotek på Ingeniørhøjskolen, nu Aarhus Universitet Bibliotek Utopia, Erhvervsakademi MidtVest Indledningsvist blev der i slutningen af januar og begyndelsen af februar afholdt henholdsvis et opstartsmøde samt et decideret forberedelsesmøde med deltagelse af MEA, programgruppe D fra DEFF og de deltagende biblioteker. MEA er et kompetenceudviklingsprogram under Formålet med møderne var dels at klæde de del- FIGUR 1 Forløb af Lån en informationsspecialist DAMVAD LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM 5

6 tagende bibliotekarer på til at præsentere mulige ydelser for erhvervsfremme- og erhvervsserviceaktørerne, dels at forberede modulet og tilrettelægge en effektiv markedsføring overfor konsulenterne med henblik på at sikre en kritisk masse på modulet. På forberedelsesmødet holdt DAMVAD et oplæg vedrørende erhvervsfremmesystemets opbygning med særligt fokus på den basale og specialiserede erhvervsservice hos henholdsvis kommunerne og Væksthuset. I øvrigt deltog to erhvervsservicekonsulenter på det ene af møderne, der bidrog med viden om, hvordan projektet bedst kunne markedsføres over for målgruppen. Selve MEA-modulet blev afholdt d. 28. februar (se evt. programmet i bilag 1) med deltagelse af 11 erhvervsservice- og erhvervsfremmeaktører, hvoraf de fleste repræsenterede den lokale erhvervsservice. Ud over en generel introduktion til projektet samt potentialet for systemet i at benytte bibliotekerne som leverandører, centrede modulet sig om konkrete demonstrationer af bibliotekernes tilbud, forestået af de fire deltagende informationsspecialister. Endelig blev ordningen med Lån en informationsspecialist præsenteret for deltagerne og hjemmeside med mulighed for tilmelding lanceret (se boks nedenfor med uddrag fra hjemmeside). BOKS 1: HJEMMESIDE FOR MEA-MODUL OG LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST Kilde: DAMVAD 6 LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM

7 Fase 2 På baggrund af det gennemførte MEA-modul samt en opfølgende rekrutteringsindsats lykkedes det at indhente ni bestillinger fra erhvervsservice- og erhvervsfremmeaktører, der ønskede at få hjælp til en konkret opgaveløsning fra en informationsspecialist. forløb samt de fire deltagende bibliotekarer. Herudover blev der fredag d. 22. juni afholdt en afsluttende evalueringsworkshop med deltagelse af MEA, programgruppe D og de tre deltagende biblioteker. 2.2 Projektets målopfyldelse Bestillergruppen repræsenterede et forholdsvist bredt udsnit spændende fra den basale erhvervsservice hos henholdsvis erhvervsrådene og kommunerne til den specialiserede erhvervsservice hos væksthuset samt hos en privat rådgivningsvirksomhed. Projektet er blevet gennemført i henhold til de i projektansøgningen opstillede mål. Samtlige aktiviteter i fase 1, 2 og 3 er blevet gennemført inklusiv i alt ni forløb, hvor bibliotekarer fra de deltagende biblioteker har løst en opgave for en erhvervsfremmeaktør. Der har dermed også været tale om forskelligartede bestillinger fra forholdsvis ukomplicerede markeds- og databasesøgninger til mere omfattende vidensøgninger. De ni forløb (opsummeret i tabel 1 nedenfor) blev gennemført i april, maj og juni. En central udfordring i projektet var at rekruttere deltagere fra erhvervsfremmesystemet. Dette var forventet på baggrund af erfaringer fra de to tidligere projekter, hvorfor denne udfordring også var søgt imødekommet gennem projektdesignet (deltagelse af MEA og afholdelse af MEA-modul). Fase 3 Som opfølgning på forløbene gennemførte DAM- VAD telefoninterview med bestillere fra samtlige ni Mod forventning vidste det sig dog at være sværest at rekruttere deltager fra den specialiserede erhvervsservice hos Væksthuset. FIGUR 2 Gennemførte opgaveløsninger i Lån en informationsspecialist Bestiller Type erhvervsservice Emne Bibliotek Dansk Innovation Privat rådgivning Erhvervsudviklingsprojekt indenfor detailhandel, ASB Bibliotek turisme og fritid Syddjurs Kommune Kommunal erhvervsafdeling Etablering af Syddjurs Videnpark ASB Bibliotek Ringkøbing Fjords Erhvervsråd I Erhvervsråd Teknologier til at forhindre tyveri af dieselolie Aarhus Tekniske Bibliotek Ringkøbing Fjords Erhvervsråd II Erhvervsråd Motivation for bosættelse i yderområder Aarhus Tekniske Bibliotek Væksthus Midtjylland Specialiseret erhvervsservice Pinkode husker Aarhus Tekniske Bibliotek Væksthus Midtjylland Specialiseret erhvervsservice Markedet for energidrikke ASB Bibliotek VIBORGegnens Erhvervsråd Erhvervsråd Generationsskifte, erhvervsstruktur mv. ASB Bibliotek Erhvervsrådet Herning & Ikast- Erhvervsråd & kommunal Erhvervsspinoff-effekter i forbindelse med Bibliotek Utopia Brande og Herning Kommune erhvervsafdeling etablering af supersygehus i Gødstrup Startvækst Holstebro Lokal erhvervsservice under væksthuset Turisme i Thorsminde Bibliotek Utopia LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM 7

8 Med en ekstra rekrutteringsindsats lykkedes det i sidste ende at nå de ni cases, inkl. to cases fra Væksthuset. 2.3 Projektets resultater Projektet har blandt andet leveret følgende resultater: Erfaringerne fra projektet viser, at bibliotekernes ydelser har betydelig værdi og relevans for erhvervsfremmesystemet, og at succesfulde samarbejder mellem biblioteker og erhvervsfremmeaktører kan løfte kvaliteten og omkostningseffektiviteten i erhvervsfremme-aktørernes arbejde. Projektets resultater bakker således op om, at der i regi af DEFF arbejdes videre med at organisere et mere permanent samarbejde med erhvervsfremmesystemet. Dette arbejde vil skulle adressere følgende udfordringer: Synliggørelse af bibliotekernes kompetencer samt relevansen af informationssøgningsydelser over for et bredt spektrum af erhvervsfremmeaktører i Region Midtjylland Konkrete samarbejdserfaringer og -relationer mellem biblioteker og erhvervsfremmeaktører i Region Midtjylland Manglende synlighed Erhvervsfremmeaktørerne har meget begrænset kendskab til bibliotekernes ydelser og services. Erfaringer fra det gennemførte projekt indikerer, at synlighed via fx hjemmeside ikke er nok aktiv formidling om mulighederne og værdien heraf er afgørende. Derfor synes arrangementer, som det gennemførte MEA-modul at være et nyttigt tiltag. Ni cases, hvor biblioteker succesfuldt har fungeret som underleverandører af informationssøgningsydelser til erhvervsfremmesystemet Viden om udfordringer og mulige forbedringer i samarbejdet mellem bibliotekerne og erhvervsfremmesystemet Viden om, hvilke biblioteksydelser der i særdeleshed efterspørges af erhvervsfremmeaktørerne Forslag til fremtidig organisering og mulige forretningsmodeller for samarbejdet mellem biblioteker og erhvervsfremmesystemet 2.4 Konkluderende bemærkninger Begrænset bestillerkapacitet Erhvervsfremmeaktørerne har meget begrænset viden om spændvidden af bibliotekernes leverancer, hvilket er en klar begrænsning for konsulenternes evne til at bestille en detaljeret ydelse. Det stiller store krav til bibliotekarernes oversættelseskompetencer, ligesom forventningsafstemning i forhold til proces og mulige resultater bliver afgørende. Bibliotekarernes kompetencer Projekterfaringerne viser, at der kan være behov for specialiseret indsigt i de områder, erhvervsfremmeaktørerne ønsker indsigt i for at kunne lave en god søgning relateret til fx turisme, dieselolie eller videnparker. Det kalder på en organisering bag bibliotekerne, der kan sikre, at det er specialiserede bibliotekarer, som løser opgaverne. Projektet viser, at bibliotekarerne føler sig på hjemmebane i forhold til opgaverne, men selve arbejdsformen med at gå i dialog med erhvervsaktørerne er uvant og kræver særlige redskaber og 8 LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM

9 kompetencer. En anden kompetenceudfordring ligger i at formidle resultaterne af søgningen. Jo, længere bibliotekarerne skal gå i forhold til at påtage sig en konsulentrolle, hvor resultaterne af søgningen analyseres og formidles, jo mere kompetenceudvikling kræves der. Fremtidig organisering På baggrund af projektets erfaringer giver følgende anbefalinger til en fremtidig organisering af en biblioteksservice: Biblioteksydelser bør være en betalingsydelse Konklusionen i det forrige projekt anbefalede at udvikle en kupon-model, som kan stimulere erhvervsfremmesystemet til at benytte bibliotekerne som underleverandør på umiddelbar sigt. Bevæggrunden herfor var udfordringen med at få erhvervsfremmeaktørerne til at deltage i projekterne. bibliotekernes ydelser i den løbende kompetenceudvikling og muligheder for at anvende bibliotekerne som rådgivere for både virksomheder og erhvervsfremme- og erhvervsservicesystemet. Forløbene skal udbredes via væksthusenes kompetenceudviklingsforpligtigelse over for de lokale erhvervsfremmeaktører. Et kompetenceudviklingskrav, som igen kunne stimuleres af, at vidensøgning skal være tænkt ind i nye ansøgninger. En skabelon Bestillerkapaciteten er en udfordring, idet erhvervsfremmeaktørerne har svært ved at oversætte deres behov til biblioteksydelser. Dernæst har bibliotekarerne behov for at udvikle deres kompetencer til at indgå i denne oversættelsesproces. Derfor bør der udvikles en ydelsesmodel, som viser, hvad bibliotekerne kan tilbyde. Udkast til en sådan ydelsesmodel findes i figur 3. Erfaringer fra nærværende projekt viser, at erhvervsfremmeaktørerne er villige til at betale for en biblioteksydelse af høj kvalitet. Det forudsætter, at bibliotekerne koncentrerer sig om det marked, hvor de kan tilbyde en konkurrencedygtig pris ved at have de nødvendige forudsætninger for at levere ydelser af høj kvalitet og mere effektivt end andre aktører. Synlighed via erhvervsfremmesystemet Nærværende projekt viser, at det er altafgørende at denne synlighed kommer inde fra altså fra erhvervsfremmesystemet selv. Erfaringerne med kompetenceudviklingsmoduler er positive, men viser også, at det kræver en meget målrettet opfølgning at klæde erhvervsaktørerne på til at bestille biblioteksydelser. Det anbefales derfor, at man på baggrund af nærværende projekt videreudvikler fokuserede kompetenceforløb om informationssøgning, brugen af En regional baseret netværksmodel, men tæt koblet Det anbefales, at der laves en regionalt baseret netværksmodel, hvor udvalgte biblioteker og bibliotekarer fra regionens fagog forskningsbiblioteker indgår i en samlet organisation, som har til opgave at udvikle ydelser og løse opgaver fra erhvervsfremmeaktører. I den forbindelse bør det også overvejes, om det er relevant at lade folkebibliotekerne indgå. LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM 9

10 Arbejdet forankres hos et koordinerende bibliotek, som har ansvar for at udvikle ydelserne og sikre samarbejdet mellem de deltagende biblioteker. Det foreslås, at selve underleverandørsaftalen indgås med det regionale væksthus. Begrundelsen er, at det netop er det regionale væksthus, som har ansvar for kompetenceudvikling af de lokale erhvervsfremme- og erhvervsserviceaktører, hvori biblioteksydelserne er en væsentlig del. Fordi syn- FIGUR 3: SKABELON FOR AFDÆKNING OG YDELSE FRA BIBLIOTEKERNE Afdækning Problemstillingen Behov for vidensøgning Biblioteksydelse Kilder til søgning Viden Projekter Nøgletal Patenter Eksperter på feltet Offentlige myndigheder og andre relevante aktører Ressourcer på institutionen Kort beskrivelse af den givne problemstilling, og hvilke forhold det er væsentligt at få belyst Beskrivelse af målgruppen for vidensøgningen, hvordan biblioteksydelsen skal anvendes, og hvad biblioteksydelsen skal bidrage til Kort beskrivelse af de væsentligste kilder, som er grundlag for biblioteksservicen Links og henvisninger til de mest relevante: Videnskabelige artikler Andre artikler Konsulentrapporter og andre analyser Bøger Studenterprojekter Konferencer og oplæg Andet Links og henvisninger til de mest relevante: Forskningsprojekter Udviklingsprojekter Links og henvisninger til de mest relevante: Statistikker Andre nøgletal Links og henvisninger til de mest relevante patenter Liste over de væsentligste nationale og internationale eksperter på feltet Links og henvisninger til de mest relevante: Offentlige myndigheder Interesseorganisationer Faglige netværk Andet Beskrivelse af ressourcer internt på institutioner (fx det universitet hvor biblioteket er forankret): Forskningsprojekter Videncentre Studenterprojekter Andet Kilde: DAMVAD 10 LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM

11 lighed og markedsføring skal komme inde fra systemet, er det også afgørende at væksthuset har et ejerskab til at sikre grundlaget for, at bibliotekerne bliver anvendt som underleverandører på en hensigtsmæssig og værdiskabende måde. Derfor foreslås det også, at der nedsættes en styregruppe, som har ansvar for at sikre grundlaget for en hensigtsmæssig brug af underleverandøraftalen. Start med udvalgte regioner Selv om de tre projekter har vist, at der et stort potentiale i at koble fagog forskningsbibliotekerne som underleverandører til erhvervsfremme- og erhvervsservicesystemet, så anbefales det at udrulle underleverandørmodellen i en eller to udvalgte regioner. Det bør være i form af et længerevarende projekt, hvor der er tid til at udvikle organisationen, udrulle kompetenceudviklingsmoduler samt have et solidt grundlag for at vurdere behovets omfang og værdien af at imødekomme det. En målrettet regional model bør således evalueres efter fx to år med henblik på at vurdere nytteværdien heraf på længere sigt. I figur 4 neden for følger en første skitse til ansvarsdeling mellem væksthus, koordinerende bibliotek og udførende biblioteker. FIGUR 4: ANSVARSDELING MELLEM DE TRE AKTØRNIVEAUER Aktør Væksthuset Koordinerende fagog forskningsbibliotek Fag- og forskningsbiblioteker Ansvar Ansvar for at indgå underleverandøraftale med bibliotekerne og dermed: At markedsføre aftalen overfor den lokale erhvervsservice At stimulere til brugen af aftale via kompetenceudviklingsprogrammer og anden styring At følge op brugen af og nytteværdien af aftalen At sekretariatsbetjene styregruppe med deltagelse af biblioteker og erhvervsfremmes- og erhvervsservicesystemet. Ansvar for at koordinere og strategisk udvikle bibliotekernes ydelser til erhvervsfremme- og erhvervsservicesystemet, herunder: At udvikle ydelseskatalog At sikre en hensigtsmæssig arbejdsdeling mellem de deltagende biblioteker, men henblik på den bedste udnyttelse af ressourcer At kompetenceudvikling af de deltagende bibliotekarer og sikre kvaliteten i ydelserne At formidle og markedsføre ydelser overfor erhvervsfremme- og erhvervsservicesystemet i samarbejde med væksthuset Ansvar for at udføre og tilbyde biblioteksydelser og herunder. Kilde: DAMVAD LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM 11

12 3 Beskrivelse til publicering på hjemmeside 3.1 Baggrund Lån en informationsspecialist bygger direkte på erfaringerne fra to tidligere udviklingsprojekter, og har haft til formål at afdække, hvordan fagog forskningsbibliotekerne kan indgå som en aktiv medspiller i erhvervsservice- og erhvervsfremmesystemet. De tidligere projekter har vist, at der ligger et uudnyttet potentiale i at øge samarbejdet mellem fagog forskningsbibliotekerne og erhvervsservice- og erhvervsfremmesystemet, men at udviklingen af dette potentiale blandt andet hæmmes af: manglende gensidigt kendskab mellem bibliotekerne og erhvervsaktørerne bibliotekernes manglende synlighed manglende ledige ressourcer i erhvervsfremme- og erhvervsservicesystemet til at prioritere området. Lån en informationsspecialist er udviklet med henblik på at adressere disse udfordringer ved at styrke det gensidige kendskab mellem bibliotekerne og erhvervsservice- og erhvervsfremmesystemet og ved i praksis at tilbyde erhvervsservicekonsulenterne vederlagsfri assistance fra en bibliotekar. Bibiliotek, Aarhus Tekniske Bibliotek og Biblioteket ved Erhvervsakademi MidtVest), Midtjysk ErhvervsudviklingsAkademi (MEA) samt DAMVAD, som har været facilitator for projektets gennemførelse. I projektets første fase blev der arrangeret et MEAundervisningsmodul, med det formål at introducere og markedsføre mulighederne for at samarbejde med et bibliotek overfor de lokale og specialiserede erhvervsservicekonsulenter. På baggrund af modulet samt en opfølgende rekrutteringsindsats opnåede projektet deltagelse af syv erhvervsfremmeaktører, og der blev i alt gennemført ni forløb, hvor informationsspecialister fra de deltagende biblioteker igennem informationssøgning hjalp erhvervsfremmeaktørerne med en konkret problemstilling. Som opfølgning på de gennemførte forløb, gennemførte DAMVAD interview med samtlige deltagere og der blev afholdt en afsluttende evalueringsworkshop. Resultaterne fra DAMVADs opfølgning kan læses i rapporten; Systematisk vidensøgning som grundlag for erhvervsfremme og innovation - En potentialeanalyse på baggrund af projektet: Lån en informationsspecialist. Herigennem har det været projektets mål at generere konkrete erfaringer med samarbejder mellem erhvervssystemet og bibliotekerne, der kan ligge til grund for en grundigere vurdering af potentialet i samarbejdet samt udviklingen af en fremtidig forretningsmodel. 3.2 Forløb Projektet er gennemført i Region Midtjylland med deltagelse af tre fagog forskningsbiblioteker (ASB 3.3 Erfaringer Projektet har gennem de ni succesfuldt gennemførte cases bekræftet, at der ligger et betydeligt potentiale i at tilknytte bibliotekerne som underleverandører af informationssøgningsydelser til erhvervsfremmesystemet. Kontaktdetaljer: (på projektets kontaktperson) Navn: Tove Bang Tlf: 12 LÅN EN INFORMATIONSSPECIALIST DAMVAD.COM