Resultater fra behovsundersøgelse v/ Copenhagen Living Lab. IHL Workshop 3 // 26. November 2013

Transkript

1 Resultater fra behovsundersøgelse v/ Copenhagen Living Lab IHL Workshop 3 // 26. November 2013

2 Indhold 1. Introduktion Baggrund - Om IHL-projektet - Projektets optik 2. Behovsundersøgelsens scope Kontekst - Analytisk fokus - Informantoverblik & Varegrupper - Undersøgelsesspørgsmål - Proces 3. Analyseresultater Brugssituationer, jobs & barrierer Behandling, Prøvetagning, Indlæggelse, Medicinering, Personlig pleje, Måltid 2

3 1. Introduktion IHL-PROJEKTET & PROJEKTETS OPTIK 3

4 Baggrund - Nyt hospitalsbyggeri I et velfærdsperspektiv er der rum for med automatiserede logistik- og transportsystemer - at højne kvaliteten og effektiviteten i forbindelse med nybyggeri, udbygning og renovering af danske hospitaler. Kvaliteten skal højnes ved at bringe patienten i centrum og ved at indføre nye måder at organisere og tilrettelægge arbejdet på i de nye hospitaler. 4

5 Om IHL-projektet Services der understøtter hospitalets sundhedsproduktion IHL projektets formål er at udvikle en innovativ løsning til understøttelse af den samlede logistikopgave på hospitaler. IHL-løsningen skal understøtte hospitalets kerneopgaver - herunder hospitalsspecifikke krav og brugssituationer i forbindelse med logistik og transport. Brugerperspektiv For at forstå, hvordan logistik-opgaven kan løses, så det skaber de bedst mulige forandringer (og oplevet service) i sygehusets sundhedsproduktion, er det kritisk at se efter brugernes behov i form af behovsafdækning. Hvilke behov oplever personale, leverandører og patienter og hvilke af disse behov er umødte? Det betyder, at IHL s komponenter skal skabe værdi i form af optimerede og nye services - for leverandører, personale og patienter og at den tilførte værdi skal understøtte de behov, der opleves som led i den overordnede sundhedsproduktion. Interaktion mellem mennesker Sundhedsproduktion Logistik

6 Projektets optik Behovs- og værdiperspektiver i IHLløsningen Afgrænsning og optik for en behovsafdækning formes af IHL-løsningens tekniske infrastruktur og de allerede fastlagte rammer for (del)komponenterne heri. IHL skal skabe værdi i relation til: 1. Det patient-rettede styringssystem 2. Det sygehus-specifikke styringssystem 3. Den fysiske og digitale brugergrænseflade (systemport, indlagringsstation og kontrolenhed) 4. Det samlede logistiksystem (Se model på næste side) IHL-systemets infrastruktur

7 Internt vareflow Eksterne leverandører: Rengøringsselskab I. Det samlede logistiksystem Steril-central Vaskeri Regionalt depot Varegrupper: II. Det hospitalspecifikke styringssystem Kerneopgaver / afdelinger Forbrugsvarer Rengøring Affald HusholdG enbrug Medicin Kirurgisk Instrumenter Hjælpemidler Sterilt engangsudstyr Fødevarer Eksterne varer ind Linned / Tøj Varemodtagelse Service-, logistik-, indkøbsmedarbejdere, (portør) Medicin Post IV. Det patientrettede Ambulatorium OP-afdeling UI (Systemporte) UI (indlagring) styringssystem III. Fysisk og digital brugergrænseflade (UI) - Sengeafdeling systemporte & indlagringsstation Patient Medarbejder Diagnostisk afd. (lab) Køkken Apotek Akutmodtagelse Hjælpemiddeldepot Blodbank (Senge) Postcentral/ Kontorer Modellen illustrerer det logistik-landskab, som IHL skal forstå og udvikle til 7

8 Forudsætningen for al sygehusdrift bør være en værdikædetankegang, hvor opgaven er at optimere de processer, som er værdiskabende for patienten. [Analyse af Forsyningslogistik på OUH - Logistiske indikatorer og nøgletal, Langebæk Logistik A/S, 2011] 8

9 2. Behovsundersøgelsens scope KONTEKST - ANALYTISK FOKUS - INFORMANTOVERBLIK & VAREGRUPPER - UNDERSØGELSESSPØRGSMÅL - PROCES 9

10 Kontekst hospitalets sundhedsproduktion Sundhedsproduktion finder sted i regionerne, i kommunerne og hos privatpraktiserende læger. I IHL-projektet er interessefeltet den sundhedsproduktion, som finder sted på sygehusene. Dvs. hospitalets kerneopgaver i form af behandlinger, undersøgelser og pleje - ambulant eller ved indlæggelse. Logistikken på hospitalerne skal generelt bidrage til, at sundhedspersonalet kan koncentrere sig om kerneopgaverne. En grundpræmis for hospitalspersonalets (kerne)praksis er en konstant vekslen mellem standardprocedurer og akutte situationer. Hospitalet skal være i stand til at håndtere opgaver relateret til patientens behandlingsforløb herunder prioritere, levere kvalitet og sikre patientsikkerhed - i en kontekst, hvor planlagte forløb overlapper med akutte (uforudsete) forløb. Udviklingsprincipper I en analyse af forsyningslogistik på OUH er det beskrevet, at visionen om et logistiksystem baseret på en Just In Time forsyningskanal (JIT) og en Just In Case forsyningskanal (JIC) - et skift af principper fra PUSH mod PULL - bliver muliggjort af, at akutte forløb samles i specielle områder (Fælles Akut Modtagelse) således, at de kliniske aktiviteter i det øvrige hospital i høj grad bliver dele af standardiserede og planlagte patientforløb. - Helst skal det som vi har behov for leveres JIT - Det som vi eventuelt får behov for er indenfor rækkevidde, JIC [Analyse af Forsyningslogistik på OUH - Logistiske indikatorer og nøgletal, Langebæk Logistik A/S, 2011] 10

11 Kontekst hospitalets sundhedsproduktion Patient-optik Visionerne for forsyningslogistikken i forbindelse med nyt hospitalsbyggeri omfatter bl.a. følgende overordnede anbefalinger: - At det logistiske koncept (den ikke-kliniske service) skal understøtte det gode patientforløb - hurtige patientforløb af høj kvalitet - Patienterne skal ikke bevæge sig unødigt rundt i forløbet - Det kliniske personale rekvirerer og håndterer kun varer undtagelsesvis [Analyse af Forsyningslogistik på OUH - Logistiske indikatorer og nøgletal, Langebæk Logistik A/S, 2011] Patientens møde med hospitalet og hendes/hans oplevede behandlingsforløb vil være betinget af sygdommens og behandlingens art og forløb. Dvs. om der er tale om et kort forløb eller tilbagevende, komplekse udrednings- /behandlingsforløb, herunder om forløbet er planlagt eller akut. I hvilket omfang det lader sig gøre at anvende JIT afhænger af, hvor god en aktivitetsplan man råder over. Planens kvalitet forudsætter en høj grad af standardiserede patientforløb. I FAM findes der i sagens natur ikke en plan for dagens patientforløb. Derfor ved man ikke i samme grad hvad der bliver brug for af forsyninger på forhånd, hvorfor forsyningen i overvejende grad må blive præget af Just In Case (JIC). [Analyse af Forsyningslogistik på OUH - Logistiske indikatorer og nøgletal, Langebæk Logistik A/S, 2011] 11

12 Analytisk fokus - Brugssituationer i hospitalets sundhedsproduktion Med IHL-projektets ambition om at forstå og optimere værdien af den oplevede sundheds- og serviceproduktion, kan brugernes behov beskrives ud fra et hierarki i de fire overordnede værdiperspektiver En brugssituation er udtryk for en generisk forståelse af sygehusets kerneopgaver som de på forskellig vis stiller krav til logistiksystemet Før Efter De specifikke krav til logistiksystemet kan følgende forstås og beskrives - på baggrund af en beskrivelse af brugssituationerne. De patientrettede brugssituationer trykker på de andre led i (sundhedsproduktions)processen. 12

13 Analytisk fokus - Brugssituationer i hospitalets sundhedsproduktion Patientrettede services Det patientrettede styringssystem udgør det centrale (øverste) værdiperspektiv. Dette er udtryk for, at det er de patientrettede brugssituationer, der udgør kernen i hospitalets sundhedsproduktionen og dermed betinger de andre de led i (serviceproduktions)processen. Med sundhedsproduktion (patientens helbred) i centrum for den serviceproduktion, som finder sted på hospitalet, bliver det aktuelt at kortlægge de brugssituationer, som vareforbruget (adgangen til varer) skal muliggøre. Logistik Det samlede hospitalslandskab Brugssituationer Den samlede effekt ved implementering af et intelligent logistiksystem afspejler den tilførte værdi i relation til hospitalets kerneopgaver (4 værdiperspektiver) Brugssituationerne bliver styrende for hvilke krav, der stilles til logistikken. 13

14 14

15 Informant-oversigt Primære informanter 9 Patienter 23 Sygeplejersker/SOSU-assistenter 2 Læger 3 Laboranter 3 Farmakonomer 13 Logistikmedarbejdere (portører, logistikoperatører, lagermedarbejdere, indkøbere) 4 Køkkenpersonale 3 Serviceassistenter 6 Medarbejdere fra eksterne leverandører 3 Sygehuse Medicinske afdelinger, sengeafdelinger, operationsafdelinger, akutmodtagelser, ambulatorier, laboratorie Gange, stuer, badeværelser, skyllerum Køkkener, hjælpemiddeldepoter, linneddepoter Centrallagrer, sterillagrer, postcentraler, affaldscentraler, afdelingsdepoter. 4 eksterne leverandører 2 Vaskerier 2 Sygehusapoteker I alt har vi talt med 76 informanter Patienter, sygeplejersker, SOSU-assistenter, læger, portører, servicemedarbejdere, rengøringsassistenter, sekretærer, logistikoperatører, laboranter, farmakonomer, køkkenmedarbejdere, kvalitetskonsulenter, fysioterapeuter, ergoterapeuter, ledere indkøbskonsulenter, chefer, koordinatorer, direktører. Ca. 88 timers interview Ca. 43 timers observationer Ca fotos 15

16 Varegrupper - i relation til brugssituationer Forbrugsvarer Utensilier, sterilt engangsudstyr Instrumenter til genbehandling Hjælpemidler Kontorartikler Journaler Linned/tøj: Vasketøj Senge Madvarer og måltider Service Beskidt service Patienters personlige pleje/egne forbrugsvarer Medicin medicinsk affald Implantater Organer Blod (til donation) Affald (dagrenovation, organisk/køkkenaffald, pap/papir, batterier/elektronik, risikoaffald, kirurgisk affald,) 16

17 Undersøgelsesspørgsmål 1. Logistik som mulighedsbetingelse for den gode sundhedsproduktion Hvordan anskues og defineres serviceværdi i relation til sundhedsproduktion på hospitalet? 2. Arbejdspraksis og opgaver forbundet med logistik og transport Hvad er de primære opgaver forbundet med logistik- og transportpraksis? 3. Varernes leverance-proces (adgangen til varer/produkter, som skal gøre det muligt at løse sit job/arbejdsopgaver bedst muligt) Hvad er de primære barrierer - og potentielle muligheder - i varernes leverance-proces? 17

18 Elementer i at finde, transportere, bruge og overlevere varer Undersøgelses- og analyseproces Desk research Etnografisk undersøgelsesdesign Feltarbejde: Dataindsamling på 3 hospitaler (interviews & observationer), sep. okt Bearbejdning af data, sep. okt Bearbejdning af data, feltnoter, transskription, kodning i atlas.ti Debriefing & mønstergenkendelsesworkshop, 31. oktober 2013 Etnografisk analyse, nov Indsigter organiseret i job maps for 6 brugssituationer: Identifikation af barrierer & udfordringer, 26. nov

19 3. Analyseresultater BRUGSSITUATIONER, JOBS & BARRIERER 19

20 6 brugssituationer i hospitalets sundhedsproduktion Analysen har identificeret 6 centrale brugssituationer som en form for idealtyper, beskrevet ud fra den kvalitative praksisforståelse og specifikke eksempler. Qua deres forskellighed beskriver brugssituationerne tilsammen de centrale varetyper og behov vedrørende brugen af og adgangen til disse (logistik- og transportproces). Behandling Indlæggelse Personlig pleje Prøvetagning Medicinering Måltid 20

21 Beskrivelse af brugssituationer & jobs En brugssituation kan anskues som en proces bestående af flere faser - med forskellige typer af opgaver (og fokus) for hver fase. De overordnede faser i en brugssituation: Planlægge Forberede Udføre Afslutte Til hver fase knytter sig en række jobs, der skal løses for at gennemføre brugssituationen. Disse jobs inddeler sig i: Jobs vedr. logistik- og transport Brugs- og forløbsorienterede jobs Der kan være tale om både funktionelle og emotionelle (herunder sociale og personlige) jobs. Måden opgaverne og de tilhørende jobs løses på er i sidste ende afgørende for om brugssituationen gennemføres på tilfredsstillende vis. Planlægge Forberede Udføre Afslutte 21

22 Beskrivelse af jobs og barrierer Outcome-driven innovation bygger på den grundlæggende præmis, at: When it comes to innovation, the job, not the product, must be the unit of analysis. (Ulwick, 2009) Et job defineres som det grundlæggende resultat en kunde eller bruger forsøger at opnå, eller problemer de forsøger at løse i en given situation. Eksisterende produkter og services er blot point-in-time løsninger, der gør det muligt for kunder at udøve deres jobs, og de bør derfor ikke udgøre omdrejningspunktet for værdiskabelse. Set fra et bruger-perspektiv er det jobbet, der er det stabile og langsigtede omdrejningspunkt og det, som værdiskabelses-processer bør centrere sig omkring, fordi jobbets perfekte udførelse afspejler kundens ægte definition af værdi. Job: En opgave eller aktivitet, som individer forsøger at udføre. For at løse opgaven søger de nyttige produkter og services. Emotionelle jobs: Opgaver, der relaterer sig til at opnå personlige mål. Emotionelle opgaver er underopdelt i personlige (hvordan man gerne vil føle i en given omstændighed) og sociale opgaver (hvordan man gerne vil opfattes og mødes af andre). Barriere: En forhindring, der afholder kunder/brugere fra at kunne løse en opgave eller opnå det ønskede resultat. (Dårlig forbindelse til mobiltelefonen er fx en barriere). Barrierer repræsenterer ofte rigtig gode vækst-potentialer og mål for innovation. Analysens beskrivelse af jobs og barrierer tager afsæt i metoden Outcome-Driven Innovation, som er udviklet af Anthony W. Ulwick, grundlægger af innovations- og rådgivningsfirmaet Strategyn. 22

23 Job maps De 6 brugssituationer er udfoldet og beskrevet i 6 overordnede job maps (se bilag: IHL - Job maps over brugssituationer - CLL ) Hvert job map udfolder brugssituationen, nedbrudt i konkrete procestrin, som er udtryk for på et detaljeret plan - hvad en bruger/kunde forsøger at få gjort. I modsætning til et proces map, viser job mappet ikke hvad en bruger/kunde gør, men derimod hvad brugeren/kunden forsøger at få gjort (et behovsperspektiv). Det betyder, at hvert job map rummer: 1) En generisk trin-for-trin beskrivelse af den brugssituation, som forsøges gennemført 2) En kortlægning af barrierer og udfordringer i relation til at gennemføre de forskellige (job)trin Eksempel på job map (se bilag: IHL - Job maps over brugssituationer - CLL ) 23

24 Brugssituation: BEHANDLING 24

25 Behandling Hvad: Behandlingssituationen omfatter lægelige og medicinske behandlinger, undersøgelser og øvrige sundhedsydelser, som gennemføres på hospitalet. Dette kan være: Planlagt eller akut behandling (For)undersøgelse og opfølgende kontrol Genoptræning, terapi Operation Kliniske afsnit Hvem: Patienter (ambulante/indlagte) Sygeplejersker, læger, SOSU-assistenter, sekretærer, portører, servicemedarbejdere Hvor: Hospitalets kliniske afsnit; herunder medicinske og akutafsnit, kirurgiske afsnit, sengeafsnit, ambulatorier, terapi, diagnostiske afsnit, og øvrige specialafsnit 25

26 Varer, der bruges i behandlingssituationen Forbrugsvarer, utensilier & sterilt engangsudstyr Procedurepakker til operation Sterile instrumenter til genbehandling (til/fra autoklave/sterilcentral) Implantater Blod (til donation) Organer Affald (dagrenovation, risikoaffald, kirurgisk, pap, papir, plastik, batterier/elektronik, m.fl.) Rengøringsartikler 26

27 Behandling Jobs som led i at planlægge Den indledende opgave handler om at planlægge for behandling af patienten: Planlægningsopgaven består af følgende jobs: Planlægge Forberede Udføre Afslutte Afklare behandlingsplan & transportere personale Bestille varer (på afdelingen fra centraldepot) Indkøbe varer (på centraldepot) Behandle ordrer på varer & pakke varer (til hospital) Transportere varer (til hospital) & modtage leverance Indlagre varer & lagre varer (central- og sterildepot) Behandle ordre & plukke/pakke bestillinger (til afdelinger) Transportere varer til afdeling (& til andre matrikler) og overlevere varer til afdeling Genopfylde afdelingsdepoter Opbevare varer (afdelingsdepoter) Én af to ugentlige vareforsyninger til en medicinsk afdeling er overleveret fra centraldepotet og afventer, at afdelingspersonalet genopfylder afdelingsdepoterne. 27

28 Behandling - Jobs som led i at forberede Forberedelsesopgaven i forbindelse med en behandling består af følgende jobs: Fremfinde varer (på afdelingen) Transportere varer til stuen Transportere patient (ml. afdelinger) Planlægge Forberede Behandle Afslutte Varer, der bruges til en procedure samles typisk - så vidt muligt - i samme skab eller depot. 28

29 Behandling - Jobs som led i at udføre I forbindelse med at behandlingen udføres skal følgende jobs gennemføres: Sikre procedure (patientidentitet) Anvende varer til behandling (Transportere organer) Planlægge Forberede Udføre Afslutte 29

30 Behandling - Jobs som led i at afslutte I forbindelse med, at behandlingen afsluttes skal følgende jobs gennemføres: Planlægge Forberede Udføre Afslutte Pakke remedier sammen Rengøre stue (*varetages løbende) Transportere remedier/affald og deponere i urent skyllerum Rengøre udstyr Genopfylde procedurebakker/-vogne Transportere affald & transportere instrumenter til sterilisering Deponere affald (i central affaldshal) (Sterilisere instrumenter / destruere & genbruge affald /vaske klude/mopper) Det urene skyllerum er et meget centralt touch point. Her sorteres alt affald, remedier skylles for det værste skidt straks efter brug, og de remedier, som bliver på afdelingen, maskinvaskes før de overflyttes og opbevares i rent skyllerum eller depotskabe. 30

31 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en behandlingssituation Patient og pårørende mangler viden om, hvad der skal ske i løbet af dagen Sygeplejersker skal løbende svare på spørgsmål om, hvad der skal ske Løbende intern kommunikation mellem personale er tidskrævende risiko for mundtlige/skrevne fejlbeskeder Akutte (ekstra) patientforløb besværliggør planlægning Ventetid på personale (ved patientoverflytning og tilkald af personale) Manglende synlighed/signal, når/om en medarbejder er klar Manglende overblik over antal varer på afdelingsdepotet - og bestillingsbehov Forkert bestillingsfrekvens (antal varer per gang, omfang af varenumre for en afdeling ved brik-system) Ændringer kræver, at der rettes til flere steder Menneskelige fejl - uensartet bestillingsdisciplin Børnesygdomme ved implementering af brik-system (brikker hænges ikke ud/tilbage, forkerte brikker hænges ud, varen er bestilt -skilt hænges ikke tilbage) Svært at oprette nye varenumre (i online-systemet ils ) Dårlig søgefunktion i ils en tidsrøver Skaffevarer leveres i (for) store mængder Kurve med varer organiseret i brik-system. Varebestilling: Scanning af de brikker, der er hængt frem på indersiden af skabslågen. 31

32 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en behandlingssituation Selvom, der står at der skal være 5 stk. på hylden, og de [SOSU-assistenterne] skal bestille, når der er to tilbage, så nogle gange, så kommer man i det der, at der er en der siger, jamen, nu er det weekend, så jeg ved godt at der er, jeg behøver måske ikke, men jeg må hellere bestille en ekstra. Altså den der menneskelige faktor, den slås vi en lille smule med. Fordi man er syv forskellige mennesker, så er det syv forskellige slags måder at gøre det på. ( ) Lige meget, at man prøver at snakke ruteplan og lager og måder at gøre det på, så er der nogle af dem, som har prøvet at undvære. Og det værste der kan ske på en operationsgang, det er, at du ikke kan få det, du skal bruge, fordi der er en patient i den anden ende. (Afdelingsledende sygeplejerske) Forskellige præferencer hos sundhedspersonale giver stort antal varenumre på indkøbslisten, i ILS, på centraldepotet og afdelingsdepoter Svært at ensrette og reducere antallet af varenumre centralt Svært at komme ind som ny ekstern leverandør (indkøb) Paller i modtagelse ved sterildepotet registreret og klar til at blive sat på plads på depotet 32

33 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en behandlingssituation Paller pakket over skulderhøjde giver svære arbejdsstillinger i varemodtagelsen Pakker, der ikke kan holde egen vægt er uhensigtsmæssige ikke mindst sikkerhedsmæssigt, når der lagres i højden. 33

34 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en behandlingssituation Skaffevarer giver stort spild i form af separat indpakning af ganske få varer til en afdeling Løft hos medarbejdere i modtagelsen (paller pakket over skulderhøjde; ustabil stabling af kasser på pallen) Ekstra arbejde for medarbejdere i modtagelsen / dårlig leverancekvalitet (halvtomme paller, sammenblanding af varetyper på én palle - spild ved åbning det forkerte) Dårlig udsugning (for medarbejdere) Forkert mærkning/label på papkasser og fejlleverancer - opdages først på den forkerte afdeling Transportbilen (leverancen) kommer på forkerte dage Pladsmangel på lageret på bestemte dage i leveringscyklus Nedprioritering af leverancesikkerhed (til fordel for billig pris) ved regionale indkøbsaftaler Ingen sporingsmulighed internt i huset Er varen modtaget (og hvor er den havnet)? Utilstrækkelige lagringsforhold (ift. temperaturstyring, regulering af luftfugtighed, lufttryk, kasser på gulvet, sterile varer og alm. depotvarer sammenblandes) - dispensationer til ældre hospitalsbygninger Krav om ubeskadiget primær, sekundær og tertiær pakning ved lagring/transport Håndhygiejne ved håndtering/plukning af sterilvarer Tidsfrister på pakker med sterilt genbehandlet udstyr (farve-plombering) Behov for prioritering ml. afdelinger (ikke alles ønsker til fx hyppig bestillingsfrekvens kan imødekommes) Færre varer på afdelingsdepoter (især ved brik) kræver hyppig opfyldningsfrekvens (tidsressource) Ad hoc kundebetjening på centraldepot ( kvikdepot) giver spidsbelastning (i og uden for åbningstider) - Afdelinger der kun anvender få varer, kan synes, det er lettere selv at gå efter dem end at bestille online) Sterilvarer pakkes i plastposer af logistikmedarbejderne til intern transport. 34

35 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en behandlingssituation Logistikmedarbejder genopfylder varer på en afdeling Akutbestillinger, der ringes ind, afhentes ikke alligevel Ventetid på fremfinding ved plukkemaskiner Manglende klinisk viden til at tjekke leverancefejl Risikovarer (farlige væsker) kræver særlig skiltning Dårlige arbejdsstillinger på centraldepot (tunge kasser, løft fra lave/høje højder, dårlig bordhøjde) Vrid ved intern transport/kørsel af bårer med varer Løft og vrid ved opfyldning af varer på afdelinger Ingen afsætningsborde ved depotskabe på afdelinger Manglende køl under intern transport Interne transporttider begrænses af elevatorkapacitet Akutsituationer og travlhed hindrer at varevognen tømmes straks ved overlevering til afdelingen uautoriserede opbevaringsstationer (vogne/bårer optager gangplads, steril og kølevarer står ude) Manglende synlighed/signal ml. afdelings- og logistikmedarbejdere ang. vareforsyning (hvem/hvad er hvor?) Store mængder pap håndteres og transpores til og fra afdelinger Mange genopfyldningssteder (depoter) per afdeling Manglende overblik over depoters placering giver stjerneløb og er uoverskueligt for afløsere 35

36 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en behandlingssituation Stor afstand til afdelingsdepoter (mini-/stuedepoter og vogne tages i brug - ved meter) Procedurer, der kræver særligt mange typer af varer, nødvendiggør procedurevogne Procedurevogne ind og ud af stuer udgør en hygiejnerisiko Ikke alle patientstuer/rum har lukkede skabe til minidepoter Fremfinding af varer fra minidepoter på andre patientstuer forstyrrer patienten Varer til en behandling bæres ofte i armene (kun få rulleborde på afdelingen) Genopfyldning af procedurevogne, -bakker og -borde er tidskrævende og sker ikke altid (travlhed/akutsituationer) Pladsmangel på depoter varer opbevares på gulvet (ufremkommelige depoter) Stor volumen per leverance giver pladsmangel Dårlig adgang til særlige/sjældne varetyper varer hamstres og optager plads på afdelingsdepoter Varer forefindes ikke altid på hospitalet Færre varenumre per afdeling (specialisering) giver flere ture rundt i huset for at låne hos andre afdelinger Procedurevogn til rygmarvprøver og akutbord Jo mere truende det vil være ikke at have en vare tilgængelig, jo mere væsentligt er det, at have den i nærheden. Det giver nogle udfordringer ift. at lave et automatisk logistiksystem. (Læge) 36

37 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en behandlingssituation På øverste hylde i patientens skab er lavet et minidepot til depotvarer. Varerne bruges (også) til procedurer på andre stuer end den pågældende patients. På skabslågen står der, hvilke varer skabet indeholder. Et minidepot med de mest brugte depot- og sterildepotvarer laves i linnedrummet for at mindske antal gåture og afstand fra stue til varer. Der er 25 meter til afdelingsdepotet. 37

38 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en behandlingssituation Ting til en patients sårpleje samles i en plastikkasse med låg, som opbevares på stuen. Det sikrer bl.a. noget mere ensretning ; at der bruges de samme typer materiale til samme patient. Forskellige varer/størrelser opbevares oven på hinanden. Det mindsker overskueligheden Manglende synlighed; hvad ligger hvor i depotskabe og i bunden af kasser Idealskabet er svært at lave: Forskellige præferencer til procedurer umuliggør én logisk indretning af depotskab Svært at ensarte behandling (hvilken type/størrelse plaster har den forrige sygeplejerske brugt) Patienten må forlades undervejs i behandling for at hente ting Og så er det klart, at det betyder også noget for mig at de ting, som jeg skal bruge for at kunne give den bedste faglige og personlige behandling til patienten, at de er der, så patienten ikke oplever at jeg skal rende rundt, fordi det skaber stress og uro. Det skaber stress for mig og også en lillebitte uro for patienten, så det er også vigtigt, at de ting jeg skal bruge, er ved hånden. (Sygeplejerske) 38

39 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en behandlingssituation Det er udfordringen for min [service]afdeling, at vi har sommetider så svært ved at dokumentere ting. Jeg kan jo ikke engang selv sige det, når du spørger hvor mange timer bruger vi på affaldshåndtering. Det er et gæt (Servicechef) Dagrenovation smides i containeren på det centrale affaldsdepot her af en SOSU-assistent, der har taget turen til det centrale affaldsdepot i kælderen. Risiko for traume ved narkose/kirurgiske indgreb Risiko for fejlprocedurer (manglende kommunikation behandlingsprocedure og patientidentitet) Den rette medicin ikke er kommet patienten må sendes hjem Stor risiko for smitte, når ting/affald bringes ud af stuen Særlig omhu og rengøringsprocedurer ved isolationsstuer Lugtgener i skyllerum og på stuer Bortskaffelse af affald er tidskrævende (forskellige affaldstyper kræver mange ugentlige portørture) Transport af risikoaffald kræver konstant opsyn fra portør under transporten Tidsfrister for steril genbehandling giver ekstra-/særture mange portørtransporter med blot få varer. Risiko for stik (fra sprøjter og lign) affaldssække skal holdes i strakt arm Dårlige arbejdsstillinger ved affaldshåndtering løft og kast af sække (transport fra afdelinger samt central deponering/bortskaffelse) Risiko for smitte af personale i forbindelse med transport/deponering af affald 39

40 Brugssituation: PRØVETAGNING 40

41 Brugssituation Prøvetagning Hvad Prøvetagning kan være planlagt eller akut. Der udføres forskellige prøver, såsom: Blodprøver Urinprøver Vævsprøver Knoglemarvsprøver, m.fl. Medicinske afdelinger Ambulatorium Hvem Patienter (ambulante/indlagte) Laboranter, sygeplejersker, læger. Hvor Prøvetagning foretages på de medicinske afdelinger (sengeafsnit og ambulatorier) eller i laboratoriets ambulatorium. 41

42 Varer, der bruges i en prøvetagningssituation Prøve-specifikke varer prøveglas, steril prop, mv. Almindelige forbrugsvarer Kontorartikler Affald Risikoaffald (kanyler, prøveglas, væsker, personfølsomme data/følgesedler) 42

43 Prøvetagning - Jobs som led i at planlægge De indledende opgaver handler om at planlægge for prøvetagninger. Planlægningsfasen består af følgende jobs: Planlægge Forberede Udføre Afslutte Afklare prøvens art og nødvendighed Informere patient om prøvetagning Bestille prøvetagning Modtage prøverekvisition (Lab) Bestille varer (Lab/afd.) Transportere varer (til Lab/afd.) Modtage varer (Lab/post) Genopfylde Lab-vogn (Lab) Behandle ordre på varer (Eksternt Lab) Pakke varer 43

44 Prøvetagning - Jobs som led i at forberede Forberedelsen i forbindelse med prøvetagning består af følgende jobs: Planlægge Forberede Behandle Afslutte Fremfinde varer til prøvetagning Transportere Lab. vogn 44

45 Prøvetagning - Jobs som led i at udføre I forbindelse med selve prøvetagningen varetages følgende jobs: Scanne patientarmbånd Udføre prøvetagning Planlægge Forberede Udføre Afslutte 45

46 Prøvetagning - Jobs som led i at afslutte I forbindelse med, at prøvetagningen afsluttes varetages følgende jobs: Afslutte patient Transportere prøver (fra stuen) Opbevare og pakke prøver Klargøre prøver til analyse Bortskaffe prøvemateriale Transportere prøver (fra afd.) Modtage og opbevare prøver (Lab) Analysere prøver og registrere svar Opmagasinere prøver Deponere & Transportere prøver (affald) Bortskaffe prøver (affald) Transportere prøver (ud/ind) (Eksternt) Modtage og analysere prøver og registrere svar (eksternt Lab) Planlægge Forberede Udføre Afslutte 46

47 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en prøvetagning Akut-rekvisitioner når ikke laboranten, før den faste rute (når først laboranten er ude på sin rute, kan hun være svær at nå) Sygeplejersken ser/fanger ikke laboranten, når hun kommer på afdelingen (koordinering af sidste øjebliksrekvisitioner ). Mange prøve-rekvisitioner fra afdelingen uden om onlinesystemet, gør det svært for laboranterne at bruge tiden effektivt og nå alle på ruten. På hver afdeling hænger en kurv med bestillingssedler til laboranten, som hun kikker i, når hun er på gangen. 47

48 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en prøvetagning Laboranten mangler varerne på sin medbragte vogn Fremfinding af varer (til laboranten af afdelingspersonalet) udskydes pga. travlhed/tidspres på afdelingen enkelte varer til prøvetagning mangler Udskiftning i laboranter, der kommer på afdelingen - kender ikke afdelingens depoter og/eller rutiner for (selvorganiserede) proceduresæt Varer til prøvetagning opbevares (og skal fremfindes) mange forskellige steder på afdelingen (sterildepot, rent skyllerum, alm. depoter) Manglende tid til genopfylde procedurebakker til prøvetagning Procedurebakker og -vogne pakkes til de prøver, der tages mest eller hvor der bruges særligt mange forskellige varetyper. Det sparer tid og letter personalets arbejdsgang. Rullebordet her er specifikt til rygmarvsprøver, som kræver ca. 50 forskellige varetyper. 48

49 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en prøvetagning Patient & fagpersonale oplever at skulle vente på laboranten Laboranten oplever at skulle vente på patienten (fordi patienten er ved at blive vasket eller lign.) Manglende (eller blodigt) patientarmbånd kan gøre det svært at registrere patienten med scanner og bruge PDA (Personal Digital Assistant) Ikke alle prøver bliver taget og registreret på den rigtige patient (især problem uden PDA) Mundtlig overlevering omkring prøver/glas mellem læge og sygeplejerske resulterer i manglende labels på prøveglas prøver uden labels skal kasseres, der må tages en ny og patienten påføres mere smerte Prøver fylder på skranken i receptionen før de sendes videre til laboratoriet Prøver bringes ikke til laboratoriet med det samme pga. af travlhed og for at spare gåture. Prøverne opbevares i det urene skyllerum, hvor sygeplejersken og bioanalytiker/laborant glemmer dem ( out of sight, out of mind ) Urin- og afføringsprøver opbevares på receptionsdisken af frygt for at glemme dem 49

50 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en prøvetagning Interviewer: Hvor stiller I sådan en urinprøve? Sygeplejerske 1: Det står som regel i en kapsel oppe på kontoret (griner). Så hyggeligt. Sygeplejerske 2: Vi er ikke så sarte, så vi kan både have afføringsprøver og alt muligt liggende ( ) Hvis det er helt rigtigt, og skulle gå efter bogen, så skal det ned og på køl med det samme. Så har vi selvfølgelig vores skyllerum, og så kan man sige, at det måske har mest hjemme der i ventetiden. Men så er det at ude af øje og ude af sind, så nogle gange, så finder vi den først næste morgen, så er den faktisk til at smide bort, for så kan vi ikke bruge den. 50

51 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en prøvetagning Skrøbelighed: Prøveglas transporteres i forede kasser Temperatur: Visse prøver skal opbevares/transporteres på køl transporteres ind/ud af huset i forede kasser Smitterisiko: Prøver er urene og udgør en smitterisiko. (på afdelinger/laboratoriet og under transport) Forskellige tidskrav til prøvesvar (hasteprøver max 1 time, svar inden for 4 timer el. hurtigst muligt) Frister ift. prøvens holdbarhed Faste tidsfrister (daglige transportture) for prøver ud af huset. 51

52 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en prøvetagning Manglende (hurtigt) videreekspedering af temperatureller tidsfølsomme prøver Udsættelse af prøvesvar og behandlingsforløb pga. overtrædelse af krav om temperatur, tid, holdbarhed og mærkning Sygeplejerske 1: så tænker jeg hvor meget tid vi faktisk bruger på, hvis vi skal tage nogle urinprøver fra. Vi skal tage den elektronisk og så ned og aflevere den nede på laboratoriet. Det er da tit.. det er da ikke sjældent, at en urinprøve står længe, inden vi har tid til at gå ned og få den afleveret. Sygeplejerske 2: Eller man tager den med, når man går hjem. ( ) måske kunne man hente noget ved at være, med at arbejde endnu mere på tværs. For mange gange kommer portører jo herop med en patient, som de har hentet et sted, de har været til røntgen eller noget, som de afleverer på M3. Så går de tomhændede herfra. Man kunne godt begynde, at sige, kunne vi være mere effektive, og sige, sådan en urinprøve, den tager jeg lige med, nu jeg alligevel skal ned. 52

53 Brugssituation: INDLÆGGELSE 53

54 Indlæggelse Hvad: Indlæggelse på et hospital forstås her i bred forstand; dels som den faktiske ind- og udskrivning af en patient og tilhørende registrering som led i et patientforløb; dels som den praktiske modtagelse og indlogering samt opholdet som patient (og pårørende) på den afdeling, gang og stue, hvor man opholder sig. Hvem Indlagte patienter (fra få dage til uger den gnm. indlæggelsestid er 3,7 dage) Pårørende til den indlagte Sygeplejersker, SOSU-assistenter, serviceassistenter sekretærer, læger, portører Dele af forløbet gør sig også gældende for ambulante patientforløb Hvor: Akutmodtagelse Central- og/eller afdelingsreception (planlagt behandling) Kliniske afdelinger (sengeafsnit). Centralreception Afdelingsreception Akutmodtagelse Kliniske afdelinger 54

55 Varer, der bruges i forbindelse med en indlæggelse Kontorartikler (papirvarer/kuverter, kuglepenne, printpatroner, mapper/chartek) Patientinformation/foldere Journal (EPJ, papirjournal) Patient-armbånd Linned til sengeopredning Patienttøj (vasketøj) Underholdning (magasiner, spil) Medbragte personlige ejendele (ipad/computer, telefoner, tøj, bøger) seng 55

56 Indlæggelse Jobs som led i at planlægge Den indledende opgave handler om at planlægge for indlæggelse af patienten. Planlægningsopgaven består af følgende jobs: Planlægge Forberede Udføre Afslutte Registrere patient & fremfinde/transportere patientjournal Kommunikere procedure Koordinere mellem personale Transportere patient Papirjournaler bruges stadig på hospitalet, hvilket giver flere daglige ture til fjern-journalarkiv i kælderen 56

57 Indlæggelse - Jobs som led i at forberede Forberedelsesopgaven i forbindelse med en indlæggelse består af følgende jobs: Modtage patient Introducere til praksis Rede seng Udlevere tøj (Transportere & fremfinde linned (OBS! beskrives under Personlig Pleje ) Planlægge Forberede Behandle Afslutte På børneafdelingen er det normen, at forældre inddrages mest muligt i den daglige pleje, måltider mm. Derfor går hovedparten af SOSU-assistens tid med at introducere forældrene til, hvor og hvordan tingene gøres. 57

58 Indlæggelse - Jobs som led i at udføre I forbindelse med, at indlæggelsen gennemføres skal følgende jobs varetages: Screene Informere om patientforløb Indrette sig Fremskaffe egne brugsting Opbevare personlige ejendele Skaffe underholdning Kontakte personale (mhp. at få varer) Udlevere, transportere og fremskaffe hjælpemidler Planlægge Forberede Udføre Afslutte Opbevaring af eget tøj ved sengegærdet 58

59 Indlæggelse - Jobs som led i at afslutte Når en indlæggelse afsluttes skal følgende jobs varetages: Udlevere patientinformation Udskrive patient Opdatere patientjournal & transportere og arkivere papirjournal Registrere hjælpemiddel Deponere, bortskaffe & destruere personfølsomme data Planlægge Forberede Udføre Afslutte 59

60 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en indlæggelsessituation Stadig brug af papirjournaler (efter lægens ønske) er en tidsrøver (tid går med scan, fremfinding/deponering arkivering) Daglige ture til fjernarkiv med papirjournaler Fremskaffelse af journaler fra praktiserende læger tager tid Ingen synlighed/signal til portører, når/om en patient er klar til flytning Dårlig koordinering mellem personale giver ventetid (og frygt for ventetid giver bookninger i alt for god tid) Egne håndskrevne noter og andres kravetæer på papirsedler er stor fejlkilde Mange telefonopkald forstyrrelser i arbejdsgangene (portør, receptionister, sygeplejersker) Akutte patientindlæggelser (og overflytninger) skaber travlhed på afdelingen Ventetid på læger/lab, der skal foretage screening (TOKS) Ingen introduktion til hospitalets/afdelingens rytme og regler (spisetider, stuegang, baderutiner) Manglende information om, hvad man godt må og (i mindre grad) hvad man ikke må (fx tage et håndklæde, hente mad i køleskabe) Papirblokken og kuglepennen er portørens livsnerve men giver anledning til mange fejl Sekretæren skal ofte fremskaffe patientens journal fra den praktiserende læge - telefonisk eller online. 60

61 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en indlæggelsessituation De, der aldrig har været indlagt, de ved ikke, hvordan de skal agere på et sygehus, sådan kan jeg godt tænke nogle gange. Skal man blive i sengen? Må man godt gå på gangen? Og hvad må man egentlig, ikke? Vi synes måske, at det er en selvfølge, at man må gå op og ned ad gangen og gå ind i dagligstuen eller ud, men sådan tror jeg ikke helt man ja, hvor er grænserne? Jeg tror det kan være svært nogle gange. Men det er så vores opgave. (SOSU-assistent) Patient hælder juice op fra vognen på gangen 61

62 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en indlæggelsessituation Patienten ved ikke, hvilke personer, han/hun skal tage fat i Manglende introduktion til, hvad et hospitalsophold indebærer (får jeg brug for pleje, produkter, hjælp?) Manglende information om muligheder; hvad kan man her - og hvor kan man opholde sig? Ingen introduktion til tilgængelige ting/varer; (høretelefoner, bukser, eget skab, wifi-kode) Oplevelse af at være gæst Patienten oplever, at personalet har travlt og ikke bør forstyrres unødigt Patienten oplever manglende overblik over sin sygdomssituation (uforståelighed, manglende information, ingen adgang til egen journal) Uklare udsigter for opholdet: Hvor længe skal jeg være her? hvad skal der ske? Ingen el manglende opmærksomhed fra personalet Hjælpemidler kan være svære for personalet at finde/opspore Opholdsstue på børneafdelingen Opholdsstue på børneafdelingen 62

63 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en indlæggelsessituation Personalet glemmer eller må nedprioritere henvendelser fra patienter Ingen aflåste skabe til egen ipad/computer (bærbar kan ikke være i sengebordet) Tiden på sygehuset opleves som (spildt) ventetid (ingen adgang til PC/internet eller at lære nyt, alt for få TVkanaler, lange sengetider, svært at komme rundt/være oppe, aktivitetstomme opholdsstuer) Introduktion af underholdning gennem ipads frygtes at kunne tage for meget af personalets tid Sparsom indretning af stuen Opholdsstue eget rod og TV et der kører bliver en vej til at føle sig hjemme Jeg sad og søgte eller kikkede på Ipad en en dag med internet, og så kunne jeg se, at der var noget der hed [Guest]. ( ) Så spurgte jeg fyssen, rent tilfældigt, om hun vidste noget om det. Hun fortalte mig, at jeg ku gå i informationen og få lavet en gæste log-in. Så det var derigennem jeg fandt ud af det. For det var jeg faktisk ikke klar over, at der var. (Mandlig patient) 63

64 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre en indlæggelsessituation Meget papir (svarkuverter/skemaer og information) cirkulerer mellem personale/patient og skal transporteres mellem afdelingspersonale/sekretærer Transportture til fjernarkivet med papirjournaler tager tid Personfølsomme oplysninger skal opbevares og deponeres sikkert Bortskaffelse/transport af personfølsomme data kræver særlige transportture og portørens opsyn Elektroniske systemer mellem hospital og praktiserende læge taler ikke sammen? Opbevaring af dokumenter til makulering i en aflåst container i kældergangen. Patientjournal m. testresultater mv. printes til underskrivning ved udskrivning, og sendes med patienten ved overflytning. 64

65 Brugssituation: MEDICINERING 65

66 Medicinering Hvad Medicinering omhandler her situationer, hvor patienten får ordineret og gives bestemt medicin i forbindelse med behandling på hospitalet; i form af Tabletter Væsker Der medicineres også i forbindelse med operationer, traume mv. i form af bedøvelse Hvem Patienter (indlagte) Læge, sygeplejerske Kliniske afsnit Stue Hvor Primært sengeafsnit. Medicinering foregår på stuerne. Medicinen doseres af plejepersonalet i medicinrummet på afdelingen. Medicinrum er aflåste og kræver ID, som nogle af de eneste rum på hospitaler. 66

67 Varer, der bruges i en medicineringssituation Medicin Tabletter Væsker (såsom saltvand eller glukose) Patienters egen medicin (opbevares i medicinrummet) Sterile engangsvarer Til venflon, blanding af medicin mv. Depotvarer Plastikbægre, handsker mv. Service (glas) 67

68 Medicinering Jobs som led i at planlægge De indledende opgaver handler om at planlægge for medicinering af patienten. Det kræver følgende jobs: Vurdere behov for medicinering Informere om medicinering Indkøbe medicin (Eksternt Apotek) Bestille medicin (Farmakonomer, afd.) Modtage bestilling (Eksternt Apotek) Plukke og pakke til afdelingerne. (Eksternt Apotek) Transportere medicin (Eksternt) Modtage medicin (Internt) Opbevare medicin Om-arrangere til vogne til afdelinger (centralt medicindepot) Transportere medicin (Til afd.) Opfylde og opbevare medicin (afd.) (Opfylde depotvarer i medicinrum) Planlægge Forberede Udføre Afslutte 68

69 Medicinering Jobs som led i at forberede Forberedelsesopgaverne i forbindelse med medicinering består i følgende jobs: Planlægge Forberede Behandle Afslutte Fremfinde medicin og andre remedier Klargøre (dosere /blande) medicin 69

70 Medicinering Jobs som led i at udføre I forbindelse med medicineringen varetages følgende jobs: Transportere medicin til patient Annoncere medicintid Give medicin Indtage medicin Hjælpe ved indtagelse Planlægge Forberede Udføre Afslutte 70

71 Medicinering Jobs som led i at afslutte I forbindelse med afslutningen af medicineringen varetages følgende jobs: Planlægge Forberede Udføre Afslutte Pakke væk (patient, plejepersonale) Transportere medicinsk affald til medicinrum Deponere medicinsk affald (i medicinrum) Transportere medicinsk affald Deponere medicinsk affald i medicinmodtagelsen Transportere medicinsk affald (eksternt) Modtage medicinsk affald (destruere) Transportere affald fra medicinering til urent skyllerum Deponere affald fra medicinering i urent skyllerum. 71

72 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre medicinering Svært for læger og sygeplejersker at finde tid til at indføre ordineringer i patientjournalen. (Farmakonomens medicinbestilling/-modtagelse/-anvendelse er afhængig af, at ordineringen er indført i onlinesystemet - EPJ/Kardex) (U)overskuelighed i opbevaring på afdelingens medicindepot ift. synlighed af mængder og mangler (svært for læger/sygeplejersker at gennemskue indretningen) (Manglende) overblik over medicinens holdbarhed (Manglende) synlighed ved forespørgsler/svar mellem sygeplejersker og farmakonomer (håndskrevne skrevne beskeder) I afdelingens medicinrum er medicinen sorteret på hylder, og borde, i skabe, skuffer og på køl. Kommunikationen mellem afdelingspersonale og farmakonomer foregår gennem en lille bog, der ligger opslået i medicinrummet, så den er tilgængelig for alle, der kommer i rummet. 72

73 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre medicinering Kølekasse - bruges til transport af medicin. En mærkat er faldet af, og skal nu kobles med den rette kasse til den rette afdeling Temperaturkrav: Visse medicintyper kræver opbevaring på køl (køl og frys) Medicin skal opbevares aflåst. Adgangen ved ID-kort ikke al personale har adgang. Lys- og temperatur påvirker virkningen af (visse typer af) medicin (blot det at holde medicinen i hånden kan påvirke) krav om lukket emballage/opbevaring Temperatursvingninger under transport (sommer/vinter, intern/ekstern) manglende indretning/opsyn i dag; eksisterende emballage lever ikke op til krav om køl Stærk medicin skal transporteres i separate kasser, indholdet skal skjules; plombering (ift. adgang/tyveri) Skrøbelig emballage i forbindelse med transport Transportpersonale mangler adgang til aflåste rum og køl ved overlevering af medicin Manglende indbyrdes kommunikation om levering og leveringstidspunkt Mærkat med modtager mangler/falder af indholdet må tjekkes og matches med følgeseddel til afdelingen for at sikre korrekt leverance Dårlige arbejdsstillinger; i gulvhøjde; mellem bure og vogne, vrid og tunge væsker 73

74 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre medicinering Afdelingens sortiment modsvarer ikke altid patientens medicinliste (mærker) personale skal omregne den rette mængde ift. alternative præparater Utryghed for patienten, når de ordineres andre præparater end de plejer pga. begrænset medicinsortiment (Manglende) ro i medicinrummet (der er mange, der skal til på få kvadratmetre og inden for samme tidsrum) Ikke alle patienter kan håndtere medicin selv (selvom det sparer personalet tid og giver patienten større ejerskab over egen situation) Fremfinding af emballage og indholdslister (til patienter) giver mange gåture ml. stue og medicinrum Stærk medicin må ikke opbevares på stuerne mange ture til medicinrummet Patienten må ikke selv tage drikkevarer (til tabletter) af hygiejnehensyn tidskrævende for personalet En sygeplejerske, med patientens medicinliste i hånden, har svært ved at finde den rette medicin. 74

75 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre medicinering Sygeplejerske 1: Medicin. Den har vi jo rigtig meget at gøre med. Sygeplejerske 2: Tør vi tage hul på den? Sygeplejerske 1: Både at bestille den og få den udleveret til patienten det er jo et KÆMPE arbejde. Det er der rigtig mange blandet ind i. Interviewer: Er det et stort arbejde for jer? Sygeplejerske 1: Ja, det synes jeg det er. Jeg synes det er et stort Det der med, at vi skal følge alle [retningslinier] for at gøre det så sikkert som muligt. Flere sygeplejersker er i gang på samme tid i medicinrummet. Rulleborde bruges som (fast) ekstra depotplads i rummet. 75

76 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre medicinering Smittefare forbundet med diverse (risiko)affald fra medicinering: Affaldet deponeres i det urene skyllerum og opbevares i særlige beholdere med låg Risikoaffaldet (kanyler, væsker mv.) holdes bort fra kroppen under transport (fra stue og bort fra afdelingen) Medicinsk affald skal opbevares aflåst og ikke blandet med andet affald Væsker, tabletter, mv. til bortskaffelse deponeres i medicinrummet Medicinsk affald i medicinrum skal markeres som affald, - opbevares i uigennemsigtige kasser, som mærkes med sort plombering Medicinsk affald deponeres inden for døren i medicinrummet. En beholder til flydende. En til tabletter. Gule spande med risikoaffald deponeres i affaldscentralen i særlige papkasser, som forsegles med bånd. Opbevaring af dropposer og kanyler i urent skyllerum. 76

77 Brugssituation: PERSONLIG PLEJE 77

78 Personlige pleje Hvad Personlige pleje forstås i bred forstand som den almene fysiske pleje af patienten. Herunder: Bad, vask (komme creme på mm.) Toilet Bleskift Primært sengestuer Hvem Indlagte patienter (pårørende/forældre) Sygeplejerske, SOSU-assistent (Børneafdeling) Hvor Primært sengestuer (Afdelinger med særlig praksis, så som børneafdelingen) 78

79 Varer, der bruges i forbindelse med personlig pleje Linned/tøj sengelinned, håndklæder, patienttøj, personaleuniformer, dyner/puder vasketøj (linned/tøj) Forbrugsvarer bleer, vaskeklude, toiletpapir, håndklædeark, handsker, håndsprit, tandbørste, sæbe/shampoo, creme Hjælpemidler rullestol, bækken, urinkolbe, bækkenstol, badebænk Egne forbrugsvarer shampoo, sæbe, creme, tandbørste (+ eget tøj) Affald, brugte/urene remedier 79

80 Personlige pleje Jobs som led i at planlægge Den indledende opgave handler om at planlægge for den personlige pleje. Planlægningsopgaven består af følgende jobs: Planlægge Forberede Udføre Afslutte Kommunikere behov Koordinere med/mellem personale Fremskaffe egne forbrugsvarer/tøj Bestille linned - samt øvrige varer (OBS! Beskrives under Behandling) Behandle ordre på linned/tøj og pakke leverance (vaskeri) Transportere linned/tøj (til hospital) & modtage linned Indlagre & oplagre linned Transportere linned (til afdeling) Opfylde og opbevare linned (på afdeling) Vaskeriet på OUH pakker vogne med linned specifikt til hospitalets afdelinger 80

81 Personlige pleje Jobs som led i at forberede Forberedelsesopgaven i forbindelse med en personlige pleje-situation består af følgende jobs: Bede om/hente varer Fremfinde varer Transportere varer (til stue/badeværelse) Planlægge Forberede Behandle Afslutte 81

82 Personlige pleje Jobs som led i at udføre I forbindelse med, at den personlige pleje gennemføres skal følgende jobs varetages: Udføre personlige pleje Komme i bad / vask Komme på toilettet Skifte ble Planlægge Forberede Udføre Afslutte Opbevaring af eget tøj i patientskab på stuen. - Skiftetøj kan både være patientens eget eller hospitalstøj, som fremfindes af personalet. Sygeplejerskerne opfordrer ofte til, at patienter så vidt muligt bruger eget tøj: Det giver en bedre patientoplevelse af have sit eget tøj på. Det gælder om, at skabe så normale rammer som muligt. 82

83 Personlige pleje - Jobs som led i at afslutte I forbindelse med at personlig pleje afsluttes skal følgende jobs varetages: Planlægge Forberede Udføre Afslutte Pakke vasketøj væk Transportere vasketøj til urent skyllerum Deponere vasketøj i urent skyllerum Transportere vasketøj (fra afdelinger) og deponere centralt Transportere vasketøj & modtage vasketøj (vaskeri) Pakke remedier/affald væk Transportere remedier/affald til urent skyllerum Deponere remedier/affald i urent skyllerum Rengøre remedier & opbevare i rent skyllerum Transportere affald (fra afdelinger) og deponere centralt Transportere (fra hospitalet) og bortskaffe affald I forbindelse med personlig pleje bad og toilet kan der være behov for hjælpemidler og remedier som bækkener, urinkolber bækken og rullestole. Rene remedier opbevares i det rene skyllerum, og deponeres, skylles og vaskes i det urene skyllerum 83

84 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre personlige pleje Planlægning af bad og personlig pleje passes ofte ind ift. rutiner omkring måltider og stuegang. Patienters behov for toiletbesøg og rent sengelinned kan ikke skemalægges Svært for personalet at finde tid til at bade/vaske en patient (tidskrævende at skulle være to til at løfte/støtte patienten) Svært at finde tid selv til mere akut toilet/bleskift ved (øvrige) akutsituationer Lang ventetid for patienter for at komme på toilet og i bad Man skal nok lige sige om morgenen at man vil i bad. Og så må de sige om de har tid til at hjælpe én. Det kan godt være, de har travlt den morgen, så det først bliver dagen efter. Men så må man affinde sig med det. (Kvindelig patient) Når en ny patient ankommer til børneafdelingen, instrueres forældrene i, hvordan og hvor de selv kan skifte deres børn. For at mindske smitterisiko gøres der meget ud af skilte, der minder om vigtigheden af god håndhygiejne 84

85 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre personlige pleje [Patientinddragelse] det gør vi rigtig meget her i apopleksi. Den daglige træning handler hele tiden om at inddrage patienterne. De skal gøre så meget som muligt selv. Fx et brusebad, så skal de, hvis de kan. Der er de jo halvsidelammet nogle af dem. Nu har jeg haft en i brusebad i dag, han var ramt i højre, så han havde kun sin venstre side, og det er tit ikke den, man normalt bruger. Så jeg blev i hvert fald lidt våd (griner). Men han startede ud med at sige, at det kunne han ikke, det kunne han ikke! Men så gav jeg ham bruseren i hånden og så gik det fint nok. Så skulle han godt nok have hjælp til den side, for han kunne ikke bruse sig selv under armen. Men ellers klarede han jo det, han kan selv, selvom han ikke troede, det var så meget. (Sygeplejerske) 85

86 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre personlige pleje Patienter (der kan selv) må ikke hente håndklæder af hensyn til hygiejne, og tøj/håndklæder/varer må ikke opbevares på stuerne (uden for lukkede skabe/kasser) Langt for personalet fra stuen/badeværelse til hyppigt brugte varer (fx bleer) uautoriserede/blandede depoter og åbne hylder tages i brug for at spare skridt Varer bringes i favnen fra depot til stue Hyppigt brugte varer (fx bleer) opbevares på åbne hylder, hvor der er let adgang til dem, men også støv. Hylder på badeværelser/stue må ikke bruges til opbevaring Svært at vide, hvad der skal bruges, før man står hos patienten det giver ekstra ture efter fx kam/tandbørste (ud af stuen) Vogn på gangen med varer til at vaske patienter. Opbevaring af bleer Der vil jeg nok brokke mig lidt. ( )Der kunne godt gå tre til fire dage inden [sengetøjet] blev skiftet. Selvom der var blod på dynebetrækket. Den ene gang bad jeg selv om jeg ikke kunne få nyt betræk. Det ku godt være når de kommer og reder sengen, de kunne ikke undgå at se Den ene gang der var en hel plamage, den kan man ikke undgå at se. (Mandlig patient) 86

87 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre personlige pleje Sygeplejeske1: Vi kan jo så finde tøj frem og lægge på en hylde inde ved dem, så kan de selv administrere det derfra. Interviewer: Gør I det nogen gange? Sygeplejeske1: Det ved jeg ikke om sker så meget, vi prøver også at holde hylderne derinde lidt fri. Sygeplejeske2: Der er også nogle regler om, hvad der må være på de hylder. Det er også lidt besværligt. Det samme med badeværelserne. Der er en lille kurv med sæbe og handsker, men der må jo ikke ligge en stak med engangsklude, så enten skal vi ud og hente dem eller patienten skal komme til os og bede om det. Opbevaring af handsker og vaskeklude på badeværelse Jeg synes, jeg bliver behandlet godt. De er flinke og rare overfor mig alle sammen. Og har du et eller andet du vil, kan du bare spørge dem. De har som regel tid til at komme. Og hvis ikke de har, så kommer de og så siger, at de har lige en patient, de lige skal have op først, så man ved hvorfor, de ikke kommer. Så man ikke ligger og tænker det var da lige godt. Det kan godt være lidt træls, hvis man skal på en bækkenstol, så skal man i hvert fald ringe i god tid. (Kvindelig patient) 87

88 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre personlige pleje ønskedrømmen er, at man havde hver sit lille depot på stuen. Men så rager vi ind i hygiejnereglerne, at man ikke. [På et andet hospital] har man depotskabe lige uden for stuen. Men det er jo noget med patientkontakten og det her med at skulle åbne en dør, hvis patienten ligger uden tøj, eller ser dårlig ud, eller jeg skal gå fra patienten. Sådan nogle ting tænker jeg også er relevante i det. Det handler jo ikke kun om.. det der er fysisk og det tidsmæssige i, at man skal gå derud igen, det handler også om, hvad man forlader, når man går fra et sted. (sygeplejerske) Vi har jo somme tider sådan, så står der en mand her (ved receptionen) og siger, jeg vil gerne have et håndklæde. Og så går jeg ned og henter håndklæde til ham (sygeplejerske) Behov for at besøge tre-fem depotrum for at samle udstyr til pleje (linnedrum, rent depot, sterildepot, skyllerum) Personalet må forlade patienten midt i plejesituationer for at hente (ekstra) varer oplevelse af at kompromittere en vigtig del sin faglighed (patientomsorg) Patienter finder selv vej til tøjvogne og depoter med tøj, håndklæder og plejeprodukter (imod retningslinierne) Svært at finde hjælpemidler til vask og pleje på afdelingen Den faste opfyldningsfrekvens af linned/tøj er for lav til weekendbehov Hjælpemidler på badeværelset afsprittes ikke altid efter brug Begrænset liggetid for rent linned på afdelingsdepot Intern transport af linned og opfyldning på afdeling er tidskrævende Transporttiden til/fra depoter øges på grund af snak med kollegaer undervejs Svært at komme til med vognen i linnedrummet på afdelingen sengeborde og skærme fylder (pga. pladsmangel andre steder) 88

89 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemføre personlige pleje Jeg tror, at patienterne føler sig mere trygge, når vi ikke står og roder i skabene og skal ud og hente noget og ind med det igen, men at vi kan ordne det på stuen. Det er min fornemmelse i hvert fald. (SOSU-assistent) Manglende sporing af tøj/linned (hvor meget ligger på afdelingen hvor meget kommer retur) Mange personaleuniformer i omløb ad gangen Vasketøjssække overfyldes (tunge løft for portører) Risiko for smitte og stik ved håndtering af beskidt vasketøj (glemte ting i lommerne) Afhentning af beskidt vasketøj er tidskrævende Al vasketøj fra isolation skal pakkes i særlige gule sække (evt. med opløselig plastpose) Opbevaring af beskidt linned i det urene skyllerum Personalet på vaskeriet finder bl.a. sakse, knive og sprøjter i personalets uniformlomme, som de skal fra sortere inden vask 89

90 Brugssituation: MÅLTID 90

91 Måltid Hvad Måltider forstås her primært som de planlagte måltider, som foregår på bestemte tidspunkter på dagen. Morgenmad, frokost og aftensmad Evt. formiddagsmad, eftermiddagsmad, senaftensmad Ved siden af måltiderne tilbydes der ofte fri frugt. Drikkelse vand, saft, kaffe og te er der løbende adgang til i løbet af dagen. Herudover anvendes/tilbydes diverse fryseretter, sondemad, snack, mv. efter særlige behov. Ambulatorier Kliniske afsnit Hvem Patienter (indlagte og ambulante) Sygeplejersker, SOSU- og serviceassistenter Hvor Sengeafdelinger og nogle ambulante afsnit. (De fleste måltider anrettes fra madvognen på gangen. Måltidet indtages på egen stue eller i opholdsstuen) 91

92 Varer der bruges i en måltidsituation Tilberedte måltider Fødevarer/råvarer Øvrige madvarer (såsom mejeri, kolonial, frost) Service (til/fra centralkøkken) Depotvarer - Plast- og papservice, servietter, sugerør - Folie/indpakning Linned Viskestykker 92

93 Måltid Jobs som led i at planlægge De indledende opgaver handler om at planlægge måltidet, og består af følgende jobs: Bestille mad (afd.) Modtage bestilling (Centralkøkkenet fra afd.) Madplan Indkøbe/bestille varer Behandle ordre (eksterne leverandører) & pakke fødevarer (eksterne leverandører) Transportere fødevarer (eksterne leverandører) Modtage fødevarer (Centralkøkken) Opbevare fødevarer (Centralkøkken) Tilberede måltider (Centralkøkken) Pakke og opbevare måltider (Centralkøkken) Pakke og opbevare service og øvrige madvarer Transportere måltider, service og øvrige madvarer (til afd.) Overlevere og opbevare på afdelingen (måltider, madvarer og service) Transportere måltider til andre matrikler Planlægge Forberede Udføre Afslutte 93

94 Måltid Jobs som led i at forberede Forberedelsesopgaverne i forbindelse med måltidet består af følgende jobs: Klargøre mad & klargøre service Transportere måltider og service til gang/opholdsstue(serveringssted) Annoncere spisetid Vælge mad Servere mad (på tallerken) Transportere mad til stue/opholdsrum Sætte sig til bords Hjælpe med at sætte sig til bords Planlægge Forberede Behandle Afslutte FOTO 94

95 Måltid Jobs som led i at udføre I forbindelse med at spise udføres følgende jobs: Planlægge Forberede Udføre Afslutte Spise Hjælpe til med at spise FOTO? Billede af anrettet tallerken? 95

96 Måltid - Jobs som led i at afslutte I forbindelse med, at måltidet afsluttes skal følgende jobs varetages: Gå fra bordet Rydde af & transportere brugt service Opbevare brugt service (på afd.) Smide ud (dagrenovation, på afd.) Vaske op (på afd.) Transportere affald (fra afd.) Transportere mad- og servicevogn (fra afd.) Sortere og deponere affald (centralkøkken) Vaske op (centralkøkken) Vaske vogne Transportere affald (ud af huset) Destruere og forbrænde affald (eksternt) Planlægge Forberede Udføre Afslutte 96

97 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemgøre et måltid Afdelinger bestiller for stort antal måltider (giver madspild) bestiller dagen i forvejen, baseret på et estimat/rutine Manglende økonomisk incitament hos afdelinger til at undgå madspild. (Mad er på køkkenets budget, ikke afdelingernes) Flere personer involveret i bestilling og håndskrevne papiroverleveringer giver fejlindtastninger og -leveringer. (madspild samt tids-/ressourcespild på afd. og i køkken) Manglende overblik over forbrug af kolonial- og mejerivarer hos afdelingspersonale overbestilling og problemer med holdbarhed på mejerivarer Mad og måltidsbestillinger er tidskrævende (for sygeplejersker og SOSU-assistenter) De [sygeplejerskerne] bruger rigtig meget tid på at bestille [mad]. ( ) Det skal de slet ikke. Det er de ikke dygtige nok til, hvis man kan sige det sådan. (Køkkenchef) 97

98 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemgøre et måltid Procedurer for bestilling og modtagelse af føde-/råvarer i køkkenet er langsommelige og manuelle kræver en række arbejdsgange og involverer flere medarbejdere. Procedurer ved fejlleverancer involverer flere medarbejdere, er langtrukkent og tidskrævende Tidskrævende/uigennemskueligt bestillingssystem (ILS), der ikke er brugerorienteret. Bestillingsprocessen skaber ikke mulighed for sporing tilbage og dermed grundlag for bedre disponering i bestillinger og bevidsthed om forbrug. Temperaturkrav til opbevaring af fødevarer og måltider (køl, frys og varme) Temperaturkrav til saft, der stilles frem på afdelingen Krav til opbevaring 30 cm over gulvet Krav til rette indpakning af måltider Vi skal ind og fjerne nogle af de helt tåbelige uhensigtsmæssige arbejdsgange der ligger. (Køkkenchef) Køkkenet ønsker en scanne-app, der kan lette bestillingsprocessen på afdelinger og i centralkøkken. Fx ved modtagelser og fejlleverancer, så disse kan varetages af færre medarbejdere, på kortere tid. 98

99 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemgøre et måltid Hygiejnekrav forbyder patienter og pårørende selv at tage mad/drikkevarer i køleskabe og fra serveringvogne/fade. Begrænset holdbarhed på tilberedte måltider (72 timer) Under transport fra centralkøkken skal emballagen holde temperaturen (køl/varme) Rystelser under transport: flydende retter skvulper over, maden bliver uappetitlig (pynten falder af smørrebrødet) (Manglende) synlighed/kommunikation ved overlevering af frost- og kølevarer. (eksterne) Afdelingspersonale kan have for travlt til at overtage køle-/mejerivarer, straks ved levering fra centralkøkkenet (det får lov at stå ude) Kort holdbarhed for mejerivarer på afdelinger som først lagres på centralkøkkenet Vogne til mad og service er tunge (250 kg) og uhåndterlige vrid i forbindelse med klargøring til transport/måltider Service, som fx serveringsske, glemmes ekstra ture Levering til fjernmatrikler kræver nøje planlægning og koordinering med transportbilens tider (giver peaks i køkkenet op til levering) 99

100 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemgøre et måltid Patienten er ikke nødvendigvis sulten på måltids tidspunktet Patienten kan have ønsker om andet mad, end den menu, der serveres Når man har kvalme og er syg kan det være svært at spise eller at finde appetitten Når maden hældes op til én fra store kar, kan det være svært at ramme den ønskede mængde og det kan se uappetitligt ud Trods madbestillingsmulighed (à la carte), er det ikke sikkert, at maden kommer, når man har bestilt den Afstand fra centralkøkken til patientstue gør det svært at indføre individuelle bestillinger (à la carte) Individuelle bestillinger (hvor muligt) tager meget af sygeplejerskernes tid Frugten (på fællesfadet) virker gammel og uappetitlig Begrænset adgang til (og ventetid) på drikkelse Personalet skal forstyrres, hvis man ikke er frisk nok til at hente det. Flere steder må man ikke selv tage drikkevarer, eller tage en kande vand med ind på stuen Patienten bliver ikke altid oplyst om adgang til drikkelse og snacks Sygeplejersker og SOSU-assistenter bruger deres tid på at opvarme mad, øse op, mv. 100

101 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemgøre et måltid Der er nogle tiltag, der er kommet over de sidste par år, som gør, at det nogen gange bliver besværligt at være både medarbejder og patient. ( ) patienterne må faktisk ikke selv gå i køleskabet. Så det vil sige, at der kan sidde tre patienter inde i spisetuen, som er nødt til at gå ud på gangen, finde en enten af rengøring, serviceassistenterne, eller os, fordi de ikke må gå i køleskabet. Det er jo rigtig træls. De må heller ikke selv tage mad. Det er igen det med, at vi har nogle gange nogle patinter, der har været lidt tullede, og så står de med hånden nede i kartoflerne, og det har jo med hygiejnen at gøre. Så de ting kan vi ikke inddrage i træningen. Det synes jeg har besværliggjort vores hverdag lidt. Jeg har sagt, om vi ikke kunne lave nogle kander med saftevand og stille på et bord herude, og sige, at dem kan de selv tage af. Det må vi kun, hvis jeg vil gå og måle temperaturen hver time. Så der er noget bureaukrati i det, hvor man tænker arh. Det er hygiejne... jeg ved ikke, hvad de hedder. Det er der nogle retningslinjer vi skal følge. (Sygeplejerske) 101

102 Barrierer & udfordringer i relation til at gennemgøre et måltid Manglende overblik over omfang af madspild (Ved opvask og udsmidning af rester på afdelingerne har centralkøkkenet ikke mulighed for at vide, hvor meget eller hvad der reelt er blevet spist på afdelingen) Ingen sortering på afdelingen af madaffald/dagrenovation Mad og servicevogne fylder på afdelingerne på gange og i køkken, både før, under og efter måltider Køkkenet glemmer at afhente servicevogne ekstra ture Manglende disciplin ift. leveringsrutiner - Afdelingen sender ikke ubrugt service med retur til køkkenet Ingen sporing på retur-service manglende overblik hos centralkøkkenet I centralkøkkenet sorteres affald i forbindelse med opvask; det betyder, at man kan spore hvad/hvor meget, der kommer tilbage Mad og servicevogne står på gangen ved siden af andet udstyr (her vogn til beskidt service, vasketøjsvogn, bækkenstole og hjertestarter) 102

103 Bilag IHL - Job maps over brugssituationer CLL 103