Referat af bestyrelsesmøde i E/F Søllerød Park, torsdag den 2. oktober 2014 kl

Transkript

1 1 Referat af bestyrelsesmøde i E/F Søllerød Park, torsdag den 2. oktober 2014 kl Til stede: Tom Bosarp, Bent Rasmussen, Kirsten Rud, Thomas Worm, Warny Munch og Beate Warberg (referent) Afbud: Karin Clausen 1) Godkendelse af sidste mødereferat 2) Valg af referent 3) Balance for perioden v/tom 4) Orientering fra Tom (ikke omfattet af udvalgsområderne) 5) Orientering fra udvalgene: Struktur ved orientering Opgaver gennemført siden sidste bestyrelsesmøde Igangværende opgaver Kommende opgaver i 2014 Økonomi i forhold til budget Andet a. Beboerkontakt b. Økonomiudvalg c. Bygningsudvalg d. Grønne områder e. Aktivitetsudvalg f. IT/hjemmeside g. Ejendomsfunktionærer 6) Orientering fra midlertidige udvalg a. Vaskeri v/bent og Kirsten c. Administration v/beate 7) Orientering fra bestyrelsesmedlemmer/suppleanter om øvrige opgaver se dropbox Udvalg og opgaver i øvrigt opgaver fordelt mellem bestyrelsesmedlemmer 8) Orientering fra beboergruppe om altanprojek v/bent som deltager i gruppen som ejer og ikke som bestyrelsesmedlem 9) Næste møde er aftalt til torsdag d. 23. oktober kl ) Eventuelt Ad 1. Referat fra sidste møde blev godkendt og underskrevet.

2 2 Ad 2. Beate valgt som referent. Ad 3. Der var ingen gennemgang af saldobalancen i denne måned, da Tom ikke har haft tid efter at være kommet tilbage fra ferie for få dage siden. Saldobalancen vil blive gennemgået til næste møde. Ad 4. YouSee har kontaktet bestyrelsen med forslag om, at vi arrangerer et fællesmøde for beboerne, hvor YouSee præsenterer deres løsninger inden for bredbånd, telefoni og TV. Der var enighed om, at bestyrelsen ikke har noget ønske om at arrangere sådan et møde for YouSee, men at YouSee er velkommen til at sende konkrete tilbud, som vi kan lægge på hjemmesiden. På baggrund af den indkaldelse, som det grønne udvalg udsendte vedr. arbejdssøndag (5. oktober) forslog Beate, at skrivelserne fra alle udvalg fremover har samme layout, og at formuleringer og disposition af tekst kvalitetstjekkes. Beate stiller sig til rådighed med korrekturlæsning på alt, der skal sendes til beboere mv., og hun vil til næste møde komme med et forslag til et Søllerød Park-logo og en brevskabelon, som bestyrelsesmedlemmerne kan hente på Dropbox. Ad 5. a) Tom gennemgik klager fra beboere, deriblandt et klagebrev over bestyrelsens arbejde med parkering og opstilling af en tøjcontainer. Tom svarer beboeren. En beboer i blok 2 ønsker selv at bekoste flytning af cykelstativ. Der var umiddelbar enighed om at give afslag på ansøgningen endelig beslutning træffes inden udgangen af uge 41, så der var mulighed for at besigtige stedet. Beboerne får svarbrev fra bestyrelsen snarest. b) Intet at berette, jf. pkt 3. c) Bent har planer om at lave en skematisk opstilling over byggeudvalgets reelle udgifter i forhold til budgettet, men har ikke haft tid til at lave den endnu. Bent vil også snarest lave rettelser til kontoplan. Bent har aftalt med Røde Kors, at de leverer en tøjcontainer, der skal stå på containerpladsen. Tøjcontaineren skal stå der, fordi der ofte bliver smidt tøj i de andre containere og fordi det skal være en container til Søllerød Parks beboere. Der står offentligt tilgængelige Røde Kors-

3 3 containere flere andre steder i kommunen. Røde Kors får adgang til containerpladsen med en nøgleboks, som åbnes ved indtastning af kode. Containeren kommer op sidst i oktober. Servicebygningen (de 4 forretninger + vaskeri) er i gang med at blive malet. Der er ikke udelt tilfredshed i bestyrelsen med malerens arbejde, og det er derfor tvivlsomt, om man vil gøre brug af denne maler igen. Pullerter er etableret ved muren i købmandsgården og ved ejendomsmæglerens bagdør. En murer er gået i gang med at udføre mindre reparationer, bl.a. i gavlen på blok 16, 17 og 18. I blok 8 er taget ved at blive repareret. I blok 3 er der konstateret fugt i en lejlighed, som man har mistanke om skyldes en defekt tagrende. Tagrenden skal snarest efterses med lift. Mureren har desuden repareret murværk i adskillige tomme garager. Bestyrelsen har i længere tid rykket møbelforretningen for istandsættelse af butikkens vindues. og dørrammer. Nu har udlejer endelig bekræftet, at de går i gang med arbejdet. Så med maling af murværk og sokkel og nu også istandsættelse af møbelforretningens facade kommer servicebygningen snart til at fremstå pæn. Pergolaen uden for Mette Lykken-forretningen er i meget dårlig stand, og der var enighed om, at den skal rives ned, da den ingen betydning har for bygningen. Pergolaen uden for købmanden beholdes dog foreløbig. Der er bestilt håndværker til opretning af kantestene på vejen ned til de lange garager mellem blok 10 og 11. I de runde garager er tagpap blevet udskiftet og lofterne behandlet for skimmelsvamp. De beboere, der har været berørt af reparationerne, har nu fået deres garagenøgle tilbage. Reparation af tagrender på garagerne er endnu ikke færdig. Svampeangrebet i de runde garager er anmeldt til Willis, men anmeldelsen måtte gentages, da den pågældende medarbejder var rejst fra Willis uden at sætte sagsbehandlingen i gang og selve anmeldelsen var desuden gået tabt. Der er konstateret en vandskade ved blok 7. Byggeudvalget følger sagen. Der er konstateret fugt i lejlighed 11-9, 12-9 og Sagerne behandles i byggeudvalget. Bent meddelte, at produktion af prototype til badeværelsesvindue er forsinket ca. en måned. d) Krogsgaard Have & Anlæg er ved at være færdig med den bestilte opgave. I indeværende uge mangler at blive fældet et råddent birketræ mellem Kragsmose og Skodsborgvej.

4 4 Der er igen modtaget skriftlig klage vedr. motorstøj i løbet af dagtimerne. Hvor det er muligt hen ad vejen at udskifte arbejdsmaskiner, der larmer mindre, vil det blive gjort, men bestyrelsen har svaret, at det desværre ikke kan undgåes at det kan høres ind i mellem, at inspektørerne arbejder. Batteridrevne maskiner er i nogle tilfælde blevet testet, men de har vist sig ikke at være stærke nok. 17 beboere har tilmeldt sig arbejdssøndagen. Det grønne udvalg sørger for indkøb af øl og vand og pizzaer. En beboer har været generet af fugleflokke, der har overskidt hans bil, og han foreslår derfor, at der sættes skræmmeugler op i nogle af træerne over parkeringspladserne. Beate undersøger, hvor det kunne være relevant at sætte ugler op. e) Kirsten fortalte om loppemarkedet, der var en stor succes også selvom der ikke kom så mange gæster udefra som håbet. Loppemarkedsudvalget (Kirsten, Beate og 2 beboere) holder evalueringsmøde den 11. oktober, hvor det vil blive besluttet i store træk, hvornår og hvordan næste års loppemarked skal laves. F.eks. var der et lille overskud fra salg af stadepladser pga. mindre udgifter end ventet til annoncering. Planen er at investere det overskud i et banner, der kan hænges op ved indgangen til Parken. Aktivitetsudvalget mener, at Sankt Hans og Loppemarked skal være de to tilbagevendende begivenheder, som skal gennemføres hvert år. Begge arrangementer er meget hyggelige og relevante for fællesskabet. Hvis der i øvrigt er stemning for at lave en sommefest, støtter aktivitetsudvalget meget gerne projektet men det skal være beboere, der står for festen. Af samme grund måtte udvalget også aflyse sommerfesten den 13. september da ingen beboere havde meldt til som arrangører. f) Beate opdaterer løbende hjemmesiden og har indtil videre indsamlet adresser til mailinglisten. g) Johnny har haft møde med Tom, som orienterede om Johnnys ønsker til et udvidet samarbejde med det grønne udvalg og byggeudvalget. Snerydningsordningen blev diskuteret, og der var enighed om, at ordningen hidtil har fungeret godt. Beate finder ud af med inspektørerne, hvordan og hvornår bestyrelsen kunne spise en julefrokost sammen i december måned. Pawel Scorz vikariat udløber 10. oktober. Thomas Ottesen kom tilbage fra barsel den 29. sept.

5 5 Forsikringsager Bent tager tager sig af forsikringssager fremover, da Johnny ikke har tid til så meget kontorarbejde. Thomas Worm vil bede et alternativt forsikringsselskab om tilbud på en ny forsikringspakke, som er skruet sammen til i højere grad end den nuværende at passe til parkens aktuelle behov. Den nuværende forsikringspolice hos Willis udløber 31. december Ad 6. a) Arbejet med tapetsering af vaskeriet går i gang i indeværende uge. Tapetet bliver hvid- og blåstribet, og møbler vil snarest blive indkøbt. Vaskeriudvalget har holdt møde med Servicecentralen, som nu vedligholder og servicerer maskinerne samt et konkurrerende vaskerifirma. Udvalget vurderer, at vaskeriets maskiner vil blive skiftet ud til januar 2015, når man har fundet det bedste tilbud. Der er ved at blive indhentet tilbud på istandsættelse af inspektørernes toilet og brusebad, der er i en meget dårlig forfatning. b) Beate går i gang med at rydde op i kontorets mapper og PC fra midt oktober og frem til december. Ad 7. Den anden besigtigelse af beboernes vedligholdelsespligt, f.s.v. angår haver samt maling af vinduer, døre og rækværk. fandt sted lørdag den 23. august. Det er få beboere, som endnu ikke har fået ordnet de påtalte forhold. Der er endnu ikke en løsning på afmontering, transport og påmontering af rækværk. Bent spørger Majbyg. Thomas Worm og Bent arbejder på at lave en mere omfattende plan for, hvordan de opsparede hensættelser til vedligeholdelse skal bruges. Løsningen vil udover VVS installationer også omfatte klimaskærm som facader og tage. Ad 8 Beboergruppe bad bestyrelsen om underskrift af fuldmagt med henblik på, at den kan ansøge Rudersdal Kommune om principgodkendelse af en mulig altanløsning. Ad 9. Næste møde aftalt til torsdag den 23. oktober kl Ad 10. Beate foreslog, at bestyrelsen løbende rekrutterer ressourcepersoner, der bor i parken, som har kompetencer, som kunne gør stor gavn i ad hoc-udvalg, som f.eks. vaskeriudvalg, IT,

6 6 havearkitekt, byggekyndig osv. Beate vil samle liste over beboere, som har tilkendegivet, at de gerne vil give en hånd med til konkrete projekter. Bestyrelsen modtager gerne henvendelser fra beboere, der ønsker at bidrage i projekter.

7 E/FSøllerød Park 2. oktober 2014 Udvalg Beskrivelse Forventes udført Afsluttet IT Fornyelse af hjemmesiden Ja IT Udsendelse af nyhedsbrev Ja Bygninger 1. besigtigelse af facader og have Ja Bygninger Lyskasser ved møbelhandleren repareret Ja Bygninger Opfølgning på 1. besigtigelse af facader og have Ja Bygninger Pullerter opsat og fundament repareret i købmandensgården Ja Bygninger Reparation af støttemur på bagsiden af købmandsforretningen Ja Grønt Fældning af træer mv. iht tilbud fra Krogsgaard Have & Anlæg Ja Bygninger Svampeskade i tagpap på 2 garager (de garager), igangsættes når træer langs mur er fældet Ja Aktiviteter Afholdelse af loppemarked på den store græsplæne lørdag den 27. sept Ja Grønt Indkøb og opsætning af 4 ny skraldespande i træ og hundeposeholder rundt om søen Ja Bygninger Tapetsering og nye møbler til "læsehjørnet" i vaskeriet Nej Bygninger Tøj-container skal opstilles på containerpladsen Nej Grønt Afholdelse af arbejdssøndag under ledelse af vores anlægsgartner Johnny Sivertsen Jungslund Nej Bygninger Ny nummerering af parkeringspladser, der forenkler arbejdsgangen væsentligt Nej Bygninger Prototypevindue til badeværelsesvinduer, showroom hos Bent Rasmussen Nej Bygninger Div. murerreparationer iht budget Nej Bygninger Understrygning af tag i blok 5 og 6 når nye, reviderede tilbud er modtaget Nej IT Oprydning i og arkivering af ringbind på inspektørkontoret Nej Bygninger Maling af servicebygninger Nej Bygninger Istandsættelse af møbelforretningens facade - pålagt lejer af forretningen Nej Bygninger Reparation tagrender i runde garager Nej Bygninger Pergola uden for Mette Lykken-forretningen skal rives ned Nej