Aarhus Brandvæsen Virksomhedsplan

Transkript

1 Aarhus Brandvæsen Virksomhedsplan

2 1. Forord Aarhus Brandvæsen er en moderne myndigheds- og servicevirksomhed med højt kvalificerede medarbejdere. Aarhus Brandvæsens afdelinger yder en effektiv og dedikeret indsats i forbindelse med begivenheder og hændelser, hvor kommunens borgere og virksomheder kan være i fare. Opgaverne er alt lige fra risikostyring, beredskabsplanlægning, uddannelse, forebyggelse, myndigheds- og tilsynsopgaver og afhjælpende indsats, når skaden er sket. Vi skaber løsninger sammen sådan lyder den første sætning i Teknik og Miljøs nye vision. Visionen er kendetegnende ved, at vi gennem løsningsorienteret samarbejde med hinanden, virksomheder, vidensinstitutioner, netværk og enkeltpersoner skal realisere rammevilkårene for Aarhus vækstpotentiale. Teknik og Miljøs vision sætter et markant aftryk på denne virksomhedsplan. Løsningsorienteret samarbejde er sat i højsædet. Der er et tæt afhængighedsbånd mellem afdelingerne i Aarhus Brandvæsen. Synergieffekterne ved et godt samarbejde er med til at skabe en effektiv og stærk organisation. Denne virksomhedsplan skal ikke kun være med til at forbedre det allerede gode samarbejde i Aarhus Brandvæsen, men også samarbejdet internt i Teknik og Miljø og med kommunens borgere og virksomheder. Virksomhedsplanen er et værktøj, der skal give en bedre forståelse for hinandens arbejdsmetoder og derigennem realisere vores målsætninger. Virksomhedsplanen skal være med til at give Aarhus Brandvæsen en positiv udvikling både som beredskab og som arbejdsplads. Inden for virksomhedsplanens tidsramme skal der implementeres en ny dimensionering af beredskabet i Aarhus Kommune. Kommunens vækst og byens udvikling spiller en stor rolle for udviklingen af Aarhus Brandvæsen. Det samme kan siges om de statslige initiativer på beredskabsområdet. Den politisk besluttede strukturanalyse af beredskabet i Danmark kan få en stor betydning for fremtidens beredskab.

3 2. Organisation Aarhus Brandvæsen Beredskabschefen er den øverste ansvarlige for Aarhus Brandvæsen. Beredskabschefen står til ansvar overfor kommunalbestyrelsen i Aarhus Kommune via Beredskabskommissionen. Der er fire Afdelinger i Aarhus Brandvæsen med hver deres leder; Sekretariatet, Tilsyn og Myndighed, Operativ Afdeling og Salg og Service. Salg og Service består derudover af 3 teams med hver deres teamkoordinator. Staben og Operativ Ledelse refererer direkte til Beredskabschefen.

4 3. Ydre vilkår Hvilke ydre vilkår har betydning for Aarhus Brandvæsens virke og aktiviteter i ? 3.1 Aarhus en by i vækst Aarhus er en by i markant vækst. Byen er i de seneste år vokset med indbyggere pr. år. Aarhus Kommune har den klare målsætning, at byen i 2030 har indbyggere, hvilket vil betyde en tilvækst på over indbyggere i forhold til I forlængelse af befolkningstilvæksten, oplever Aarhus store forandringer i byudvikling og infrastruktur. Alt sammen har stor betydning for fremtidens beredskab. 3.2 Risikobaseret Dimensionering Med bekendtgørelsen om Risikobaseret Dimensionering, som trådte i kraft 1. september 2005, blev det bestemt, at de kommunale redningsberedskaber skal dimensioneres på baggrund af de lokale risici, der findes i den enkelte kommune, i stedet for som tidligere, på baggrund af centralt fastsatte krav. Dimensioneringen sker i hver byrådsperiode, hvilket betyder at der ultimo 2013 blev godkendt en ny udgave af den Risikobaserede Dimensionering. Den nye dimensionering skal gælde for og blandt andet tage højde for vækstudviklingen i Aarhus. 3.3 Strukturanalyse af beredskabet Der blev i 2012 af Regeringen, Venstre, Dansk Folkeparti, Liberal Alliance og Det Konservative Folkeparti indgået aftale om, at nedsætte et Strukturudvalg med henblik på, at udarbejde et oplæg til en grundlæggende strukturændring af det samlede beredskab i Danmark. Forud for aftalen blev der af Deloitte gennemført en analyse af det samlede beredskab, herunder en indledende strukturanalyse. Forligspartierne vurderede efterfølgende, at Deloittes analyse ikke på nuværende tidspunkt kunne danne udgangspunkt for en ny struktur i beredskabet. Forligspartierne vurderede samtidigt, at de beredskabsfaglige og økonomiske konsekvenser af en eventuel strukturændring igen skal analyseres nærmere. Planmæssigt skal resultatet af en eventuel strukturændring implementeres efter Strukturanalysen kan få stor betydning for det fremtidige Aarhus Brandvæsen, alt efter hvordan Strukturudvalgets oplæg ser ud. En eventuel ændring i redningsberedskabets struktur vil allerede påbegyndes i 2015, og derfor indenfor denne virksomhedsplans fokusperiode. 3.4 Teknik og Miljø samles i Gellerup Aarhus Byråd har vedtaget, at store dele af Teknik og Miljøs forvaltninger skal samles i et nyt fælles hus i Gellerup. Planerne gælder ikke for Aarhus Brandvæsen, men vil alligevel få stor betydning for den daglige drift af beredskabet. Aarhus Brandvæsen samarbejder ofte tæt med de andre forvaltninger i Teknik og Miljø, og skal især være opmærksomme på at opretholde og gerne udbygge samarbejdsforbindelserne.

5 4. Grundlag og strategi Aarhus Brandvæsens grundlag og strategi bygger på, hvad vi som virksomhed står for - og hvad vi gerne vil udvikle os til. Aarhus Kommunes virksomhedsmodel, visioner og værdier danner baggrund for Aarhus Brandvæsens grundlag og strategi. Øvelse på Beredskabscentret Branden på Lystrupvej, maj Mission Vores vigtigste opgave er formuleret i Aarhus Brandvæsens mission: Det kommunale redningsberedskab skal kunne yde en forsvarlig indsats mod skader på personer, ejendom og miljøet ved ulykker og katastrofer, herunder krigshandlinger. Redningsberedskabet skal endvidere kunne modtage, indkvartere og forpleje evakuerede og andre nødstedte. Forsvarsministeren fastsætter regler om den tekniske ledelse af indsatsen på skadestedet. Som en del af Aarhus Brandvæsens mission udfører vi blandt andet ca brandsyn og kører omkring 1750 udrykninger pr. år. 4.2 Vision Teknik og Miljø udarbejdede i 2012 en ny vision: Vi skaber løsninger sammen Vores vision er at skabe rammevilkår i verdensklasse og realisere Aarhus markante vækstpotentiale. Det gør vi gennem kompetente og løsningsorienterede samarbejder med hinanden, virksomheder, vidensinstitutioner, netværk og enkeltpersoner. Visionen tager udgangspunkt i det tætte samarbejde mellem magistratsafdelingens forvaltninger, og med byens borgere og virksomheder. Visionen har også rødder i den kommende samling af Teknik og Miljø i Gellerup og det forventede udbytte af det interne samarbejde i magistratsafdelingen. Aarhus Brandvæsen vil realisere visionen gennem virksomhedsplanens fokusområder. 4.3 Værdier Aarhus Brandvæsens værdier tager udgangspunkt i Aarhus Kommunes tre værdier; troværdighed,

6 respekt og engagement og Teknik og Miljøs ledelsesværdier Aarhus Kommunes værdier Troværdighed man skal kunne have tillid til os. Vi står ved det vi gør, og man kan regne med det vi siger. Vi lægger stor vægt på kvalitet og ansvarlighed og tænker i helheder og sammenhænge. Vi møder borgerne og hinanden med åbenhed. Respekt alle skal have en god og ordentlig behandling. Vi sætter borgeren i centrum med fokus på både rettigheder og pligter. Vi har et særligt ansvar for at sikre rummelighed og give plads til forskellighed. Vi respekterer andre menneskers ret til egne livsværdier, meninger og erfaringer. Engagement den enkeltes indsats gør en forskel og vi skal gøre det endnu bedre. Vi engagerer os fagligt og personligt, og vi stræber efter at gøre en forskel. Vi arbejder målrettet og resultatorienteret og forsøger hele tiden at gøre det endnu bedre. Vi er fleksible og forandringsvillige og sætter pris på nye idéer og initiativer Ledelsesværdier Ledelsesværdierne i Teknik og Miljø har stor betydning for den daglige ledelse af Aarhus Brandvæsen; Vi leder med hjerte og hjerne Vi er drevet af passion for vores opgaver. Vi sætter en klar retning, opstiller rammer, giver råderum og sikrer resultater. Vi har tillid til medarbejderne og er nærværende med en klar og tydelig kommunikation. Vi er bedre sammen Vi sikrer, at medarbejderne bruger og sætter hinandens faglighed i spil i samarbejdet om de bedste løsninger. Vi engagerer os i byen og er en professionel samarbejdspartner. Vi går nye veje Vi har fingeren på pulsen, er lydhøre og risikovillige. Vi stimulerer at medarbejderne udvikler og afprøver nye idéer, og vi lærer af det, vi gør. 5. Fokusområder Teknik og Miljø har ud fra vision og værdier udvalgt fire overordnede fokusområder, der skal benyttes til udarbejdelsen af Teknik og Miljøs virksomhedsplaner: - Samarbejde - Ledelse - Forretningsorientering - Produktivitet

7 Til Aarhus Brandvæsens virksomhedsplan har ledergruppen i Aarhus Brandvæsen valgt at kombinere de fire fokusområder med Aarhus Brandvæsens seks strategiske temaer (Se de strategiske temaer i bilag 1). Det betyder, at Aarhus Brandvæsens virksomhedsplan har seks overordnede fokusområder, som er en kombination af Teknik og Miljøs fire punkter og Aarhus Brandvæsens egne strategiske temaer. De seks endelige fokusområder lyder således: 1. Kvalitet 2. Kompetence 3. Ledelse 4. Kommunikation og information 5. Helhedstænkning og samarbejde 6. Økonomisk handlefrihed, produktivitet og forretningsorientering De seks fokusområder bliver i de kommende afsnit genstand for en detaljeret beskrivelse med en række målsætninger, handlinger og effekter. I skemaform bliver der taget stilling til de seks fokusområder i hver af Aarhus Brandvæsens afdelinger. Der er således beskrevet en række målsætninger for det enkelte fokusområde. Til målsætningen hører en handling, som skal realisere målsætningen. Endelig giver feltet Effekt en beskrivelse af effekten af handlingen. Det første skema har udgangspunkt i Aarhus Brandvæsens ledelse, og tager udgangspunkt i vores målsætninger som én samlet virksomhed. De efterfølgende skemaer er udarbejdet med baggrund i de enkelte afdelinger i Aarhus Brandvæsen.

8 Ledelsen Aarhus Brandvæsens ledelse består af Beredskabschefen og Afdelingslederne fra brandvæsenets fire afdelinger. De følgende handlingsbeskrivelser er initiativer, hvor ledelsen er tovholdere og står med det overordnede ansvar for at punkterne gennemføres. Aarhus Brandvæsen Ledelsen 1. Kvalitet Kvalitetsstyring: Vi vil være bedre til at planlægge aktiviteter, synliggøre og, om muligt, styrke kvaliteten af vores kerneområder. Aarhus Brandvæsen vil styrke arbejdet med årshjul/aktivitetskalender, som fastlægger nøgleaktiviteter der gennemføres hvert år. Vi måler resultatet ved at indføre et samlet planlægningsværktøj herunder årshjul/aktivitetskalender på flere niveauer, samt udvikle et kvalitetskatalog, der skal skabe klare mål og forventninger til medarbejdere og ledelse, for vores aktiviteter. For at sikre et bedre flow i planlægning og kvalitetsstyring, udbygges og vedligeholdes årshjul/ aktivitetskalender løbende. Aarhus Brandvæsens medarbejdere holder mødekalendere opdateret og ajour. Gennem planlægningsværktøjer udbygges og fremhæves kvaliteten af vores kerneområder. Klarhed og overblik over kommende aktiviteter. Målsætninger og forventninger til medarbejdere og ledelse fremstår tydeligt. 2. Kompetence Kompetenceudvikling i samarbejde med professionshøjskolen Metropol. Sikre at viden og erfaringer fra hændelser og indsatser opsamles systematisk. Læringspunkter herfra skal anvendes fremadrettet. Udvikling af evalueringsværktøjer til brug i redningsberedskabet. Udvikles i samarbejde med Metropol. Evalueringsværktøjet bruges til kompetenceudvikling. 3. Ledelse Vi praktiserer en synlig ledelsesform. Ledelsesudvikling i afdelingsledergruppen. Vi vil optimere udnyttelsen af hinandens ledelseskompetencer. Aarhus Brandvæsens ledere skal udvise nærvær og tilgængelighed. Alle ledere skal arbejde aktivt med synlighed og feedback til medarbejderne. Vi vil optimere hinandens ledelseskompetencer gennem fokus på intern sparring. Den enkelte medarbejder er bekendt med ramme, retning og råderum samt de forventede resultater. Udvikling af egne ledelseskompetencer og aktiv sparring i afdelingsledergruppen.

9 4. Kommunikation og information Bedre styring af tværgående projekter. Projektejer/tovholder udarbejder projektbeskrivelse (ark) og statusrapporter. Bedre forståelse af de tværgående projekter via bedre information om formål og hvor står vi nu. 5. Helhedstænkning og samarbejde Vi arbejder med helhedstanken om ét samlet brandvæsen. Netværk: Selvom Aarhus Brandvæsen står uden for Teknik og Miljøs (MTM) samling i Gellerup, så skal vi selv, og forvaltningerne i MTM, stadig opfatte Aarhus Brandvæsen som en integreret del af MTM. 4-by samarbejdet skal formaliseres med henblik på at øge de strategiske og operative ressourcer. SINE-samarbejdet skal udmønte sig i en redundant og økonomisk forsvarlig drift af SINE kontrolrum. Fokus på at bruge afdelingernes kompetencer tværfagligt herunder aktivt indgå i konkrete opgaveløsninger i/for andre afdelinger. Opbygge og fortsat pleje netværk, bl.a. ved at deltage i udvidet ledergruppemøder, samt deltage i andre relevante møder og projekter. Samarbejdsaftaler udarbejdes og igangsættes. Der udarbejdes samarbejdsaftaler og tekniske beskrivelser. Aarhus Brandvæsen vil være en forvaltning, hvor borgere og virksomheder vil opleve en professionel behandling uanset hvilken afdeling, der kontaktes. Aarhus Brandvæsens medarbejdere har fokus på helhedstænkning og enhver henvendelse følges til dørs. Aarhus Brandvæsen forbliver en integreret del af MTM også efter samlingen i Gellerup. Der samarbejdes aktivt og løbende mellem de 4 store byer. Bedre udnyttelse af de strategiske og operative ressourcer. SINE kontrolrum er i drift og samarbejdsaftaler er på plads. 6. Økonomisk handlefrihed, produktivitet og forretningsorientering Sikre Aarhus Brandvæsen økonomisk handlefrihed. Fokus på større trivsel. Større trivsel giver større produktivitet. Konstant fokus og opmærksomhed på økonomi og budget for såvel Aarhus Brandvæsen som den enkelte afdeling. Optimere anvendelse af økonomiske styringsværktøjer. Fokus og opfølgning på trivselsmålinger og MUS. Konstant overblik over den aktuelle økonomiske situation i Aarhus Brandvæsen og den enkelte afdeling. En arbejdsplads med bedre trivsel skaber højere produktivitet.

10 Operativ afdeling Operativ Afdeling udfører brand- rednings- og miljøindsatser i henhold til den Risikobaserede Dimensionering. Endvidere fungerer Operativ Afdeling som entreprenør for henholdsvis Aarhus Kommune i relation til forurening på kørebaner mv. og for Beredskabsstyrelsen i forbindelse med brandslukning til søs. Operativ Afdeling består af såvel et fuldtids- som deltidsberedskab, samt det frivillige beredskab. Aarhus Brandvæsen Operativ Afdeling 1. Kvalitet Udbygge og forbedre kvalitetsstyringen i Operativ Afdeling. Der udarbejdes et kvalitetskatalog om udvalgte drifts- og indsatssituationer i Operativ Afdeling. Ensartetheden og kvaliteten styrkes i Operativ Afdelings kerneydelser. 2. Kompetence Vi vil udvikle Brandmestrenes ledelseskompetencer. Brandmestrene deltager i Aarhus Kommunes egen lederudvikling. Kompetente ledere, der udøver sin ledelse i henhold til Teknik og Miljøs ledelsesgrundlag og værdier. 3. Ledelse Afdelingens ledelse skal være nærværende og tilgængelig. Vi vil sikre den gode arbejdsplads. Den samlede ledergruppe skal arbejde videre med synlighed og feedback til medarbejdere i Operativ Afdeling. Opfølgning på trivselsmåling og sygefravær på afdelingens møder. Der undgås rygtedannelser, og den gode tone sikres. Der skabes trivsel og tilfredse medarbejdere, og dermed også øget produktivitet. 4. Kommunikation og information Fokus på en god erfaringsudveksling via samtalekultur i Operativ Afdeling. Fokus på at synliggørelse af Aarhus Brandvæsen i bybilledet og styrke medarbejdernes selvopfattelse af arbejdspladsen. Indsatslederen evaluerer efter en indsats. Erfaringsudveksling via mestermøderne. Der udarbejdes en strategisk kommunikationsplan, med mulige emner til branding af Aarhus Brandvæsen. Fokus på erfaringsudveksling med henblik på dygtiggørelse og sikrer en opsamling på voldsomme hændelser. Aarhus Brandvæsen brandes i lokalsamfundet. Medarbejdernes stolthed ved ansættelse i Aarhus Brandvæsen udbygges.

11 5. Helhedstænkning og samarbejde Fokus på bedre tværgående projektstyring. Styrke helhedstanken om ét samlet brandvæsen. Fortsat være en integreret del af Teknik og Miljø. Finder en løsning på Frivilligberedskabet på tværs af kommunegrænser i Østjylland. Ejeren af projektet udarbejder projektark, med projektbeskrivelse og detaljer. Anvendelse af medarbejdere/faglige kompetencer på tværs i brandvæsenet, herunder relevant jobrotation. Fokus på samarbejde/samtalekultur og venskaber på tværs i Aarhus Brandvæsen. Vi vil fortsat anvende afløsere/vikarer fra Salg og Service i forskelligt omfang. Opbygning og fortsat pleje af netværk i Teknik og Miljø. Formaliserer samarbejdet med henblik på at øge anvendelsen af frivillige og ressourcer på tværs af kommunegrænserne. Overskuelige projekter, hvor deltagere og interessenter kan overskue processen og status. Forsøget kendskab til andre medarbejderes og afdelingers kompetencer og opgaver. Korte kommunikationslinjer og effektivt samarbejde om løsning af tværgående opgaver. Et rationelt og effektivt beredskab, der er motiverende at være en del af. 6. Økonomisk handlefrihed, produktivitet og forretningsorientering Forbedret digital alarmeringsmetode af deltidsstyrken i Ny Munkegade. Sikre den gode arbejdsplads. Sikre Aarhus Brandvæsen økonomisk handlefrihed. Indførelse af digitalt alarmeringsudstyr i deltidsstyrken. Opfølgning på trivselsmålinger og sygefravær. Udbygge årshjul. Fortsat opmærksomhed på økonomi og budget for egen afdeling og Aarhus Brandvæsen som helhed. Optimere anvendelse af styringsværktøjer. Gennemgå relevante udbud med henblik på tilbudsgivning/hjemtage nye opgaver. Mulighed for differentieret udkald. Dette skaber større fleksibilitet. Skabe trivsel og tilfredse medarbejdere og dermed øget produktivitet. Sikre rettidig og hensigtsmæssig gennemførelse af tilbagevendende aktiviteter. Vi opnår en højere grad af økonomisk handlefrihed.

12 Salg og Service Salg og Service er en nyoprettet afdeling, som består af enhederne: - Vagtcentralen (tidligere Kontrol- og Overvågningscentret) - Uddannelsescentret - Logistik (tidligere Bygninger og Service) Formålet med at samle de tre enheder i en afdeling er at udnytte synergierne mellem enhederne, samt at personaleflowet mellem enhederne lettes. De tværgående målsætninger oplistes først, hvorefter de enkelte enheders målsætninger oplistes. 2. Kompetence Aarhus Brandvæsen Salg og Service Vi vil styrke kompetencer og vidensniveauet i Salg og Service. Den enkelte medarbejders kompetencer - og ønsker til arbejdsopgaver ikke kun i egen enhed, men i forhold til hele Aarhus Brandvæsen - drøftes minimum en gang årligt på MUS, hvorefter der laves individuel uddannelsesplan. Kompetencematrixen ajourføres en gang årligt, hvor fremtidige mål for den enkelte fastsættes. Den enkeltes medarbejders styrker skal fremmes for derved at løfte afdelingens samlede faglige niveau og styrke den enkeltes trivsel på arbejdspladsen. 3. Ledelse Via funktionen som teamkoordinator, koordineres de daglige opgaver i og på tværs af enhederne. Afdelingslederen praktiserer en synlig ledelsesform og er tilgængelig for afdelingens medarbejdere. Der oprettes tre nye funktioner som teamkoordinatorer, en for hver enhed. Snitfladerne mellem teamkoordinatorerne og afdelingslederen afstemmes. Afdelingslederen er til rådighed, når der er behov herfor, enten fysisk eller via mail og telefon. Via den daglige koordinering af opgaver foretaget af teamkoordinatorerne, forløber dagligdagen opgaver planmæssigt og gnidningsfrit. Den synlige ledelsesform er medvirkende til at skabe trygge medarbejdere der kender deres rammer og beføjelser. Fokus og opfølgning på trivselsmålingerne. Indførelse af opfølgning på trivselsmålingerne på alle afdelingsmøder. Større trivsel i afdelingen giver en større produktivitet. 4. Kommunikation og information Fokus på en sund samtalekultur. Der praktiseres en åben og ærlig samtalekultur, med respekt for kollegaer og kunder. Gensidig respekt og forståelse for hinanden.

13 5. Helhedstænkning og samarbejde Øge mulighederne for tværgående anvendelse af personale. Der ansættes to beredskabsassistenter i Logistik. Beredskabsassistenterne skal kunne udlånes til andre afdelinger. Mindsker de samlede udgifter til overtidsbetaling ved Aarhus Brandvæsen og øge helhedstænkningen. 6. Økonomisk handlefrihed, produktivitet og forretningsorientering Sikre Aarhus Brandvæsen økonomisk handlefrihed. Fokus på god service. Vi skal være en professionel, imødekommende, udadvendt og kompetent afdeling. Brandvæsenets medarbejdere skal blive ambassadører med henblik på øget salg af produkter og kurser. Fortsat opmærksomhed på økonomi og budget for egen afdeling og Aarhus Brandvæsen som helhed. Der følges op på alle relevante udbud genereret fra Udbudsvagten. Der arbejdes løbende på at skaffe flere kunder. Hver måned gennemgås alle artskonti af afdelingslederen og sammenholdes med budgettet. Ved afvigelser gribes der øjeblikkeligt til handling. Stor opmærksomhed på venlig, hurtig og korrekt betjening af alle der henvender sig til Aarhus Brandvæsen. Egne medarbejdere orienteres/uddannes om egne produkter og ydelser med henblik på øget salg. Økonomisk handlefrihed til langtidsplanlægning og investeringer. God service giver glade og tilfredse kunder. Medarbejdernes kendskab til Aarhus Brandvæsens produkter skal give et øget salg. Men også mere opmærksomhed og mere stolthed på arbejdspladsen.

14 Vagtcentralen Vagtcentralen varetager behandling af indkomne alarmer til brand, redning, forurening, fastklemte personer, drukneulykker og anden personredning og disponerer brand- og redningsopgaver for beredskabsmyndigheden i Aarhus Kommune. Endvidere varetages en række serviceopgaver som telefonvagtordninger, nødkald og tekniske alarmer såsom tyverialarmer, grundvandsalarmer, elevatoralarmer for de øvrige magistratsafdelinger i Aarhus Kommune. 1. Kvalitet Aarhus Brandvæsen Vagtcentralen Der skal være entydige og klare regler for medarbejderen i Vagtcentralen at arbejde ud fra. Når nye produkter indføres, laves der altid en vejledning. Når nye IT systemer indføres, laves der altid en vejledning. Forholdsordren vedrørende beredskabet ajourføres i OL-møde regi og opdateres i henhold til vejledning. Kunderne få den samme gode behandling, ligegyldig hvilken vagtcentralmedarbejder de møder. Vi vil fortsat øge driftsikkerheden af Vagtcentralens IT systemer og interne netværk. Alle forholdsordrer vedrørende beredskabet lægges i VejBD3. Der fortsættes på indretning af nyt serverrum. Der udarbejdes en IT-strategi for Vagtcentralen, omhandlende netværkssikkerhed af Vagtcentralens interne systemer. Vi minimerer risikoen for nedbrud af kritiske IT systemer og sikrer derved fortsat drift også ved udfald på dele af systemerne. 4. Kommunikation og information Medarbejderne er i besiddelse af tilstrækkelig information til at kunne besvare kundehenvendelser tilfredsstillende. Holder afdelingen ajour med relevant information/viden indenfor faget. Al relevant information formidles enten i afdelingens fællesmail eller i medarbejderne personlige mailboks. Vigtig information gennemgås på afdelingsmøderne. Relevante medarbejdere deltager i relevante kurser/seminar for at tilegne sig, og dermed afdelingen, information om nye tiltag. Medarbejderne er orienteret om, hvad der rører sig i brandvæsnet, såvel som i kommunen, og føler sig klædt på til at kunne håndtere indkomne telefonopkald/opgaver. Tilført viden fra kurser/seminar deles internet i afdelingen og styrker derved information/vidensniveauet for afdelingen.

15 5. Helhedstænkning og samarbejde Løfte i flok og styrke sammenholdet i Vagtcentralen. På afdelingsmøder fordeles opgaver efter interesser og kompetencer. Der arbejdes målrettet på at fordele arbejdsbyrden ligeligt blandt medarbejderne. Fremme den enkeltes interesse og i fællesskab løfte den samlede opgavemængde. Vi vil øge samarbejdet med kunder i andre magistrater/forvaltninger. Der arrangeres faglige ture "ud af huset". Vagtcentralen deltager i indsatslederøvelser. Afholde møde med viceområdecheferne i Sundhed og Omsorg efter behov, samt invitere områderne enkeltvis på besøg i Vagtcentralen. Etablere mail mulighed fra InterVIEW, således forholdsordre kan mailes direkte til vores kunder. Styrke samarbejdet med eksterne samarbejdsparter, samt øge helhedstænkningen i Vagtcentralen. Styrke samarbejdet med interne samarbejdspartnere. Styrke samarbejdet med Sundhed og Omsorg, samt at få opdateret veje og telefonnumre. Lette muligheden for at opdatere forholdsordre, således kunderne får præcis den service de ønsker. 6. Økonomisk handlefrihed, produktivitet og forretningsorientering Vagtcentralen vil være med helt fremme i feltet hvor nye ting afprøves og udvikles. Vi vil udvikle vores egne ideer og produkter, og i samarbejde med vores kunder afprøve, teste og videreudvikle produkter. Arbejde videre på vores samarbejde vedrørende tilslutningen til SINE. Registrerer alle idéer, nye produkter, nye markeder, nye kunder i vores allerede eksisterende idé database. Griber bolden, når nye idéer og muligheder opstår. Give Vagtcentralens kunder mulighed for at få adgang til nye, smarte og effektive funktioner/produkter.

16 Uddannelsescentret Uddannelsescenteret afholder en lang række kurser inden for brand- og redningsområdet til såvel private som offentlige virksomheder. Uddannelsescentret spiller en central rolle i gennemførelse af øvelses- og uddannelsesaktiviteter for Aarhus Brandvæsens egne enheder. Brandvæsenets køkken- og kantinefaciliteter er placeret under Uddannelsescentret. Aarhus Brandvæsen Uddannelsescentret 1. Kvalitet Udarbejdelse og opfølgning på ITstrategi. Udarbejdelse af et kvalitetsstyringssystem. Implementering af et nyt bookingsystem, så vi er tæt på borgeren med en god service. I lighed med kvalitetsstyringsystemmet fra Søfartsstyrelsen, arbejdes der løbende hen mod en beskrivelse af vores processer. Der sikres en mere smidig arbejdsgang. Procesbeskrivelser fra kvalitetsstyringssystemet udarbejdes. Det giver en bedre og mere smidige arbejdsgang. 2. Kompetence Deltagelse i Beredskabsstyrelsens prøvekurser. Deltagelse i forfattergruppen. I samarbejde med Beredskabsstyrelsen deltager instruktørerne på prøvekurser, både som kursist og instruktør. I samarbejde med Beredskabsstyrelsen deltager Uddannelsescentret som medforfatter på faglitteratur. Kompetenceudvikling gennem videndeling. Kompetenceudvikling gennem videndeling. 4. Kommunikation og information Uddannelsescentret skal have en større synlighed i fagpressen. Udarbejdelse af strategisk kommunikationsplan og årshjul for kommunikation. At styrke selvopfattelsen blandt medarbejderne samt synliggøre Aarhus Brandvæsen i bybilledet. 5. Helhedstænkning og samarbejde Samarbejde med byens andre magistratsafdelinger omkring projekter for byens unge. Udarbejde samarbejdsaftale med andre magistratsafdelinger med henblik på førstehjælpskurser og materialelevering til kurser. Fastholde, udvikle og styrke samarbejdet med bl.a. UNO (Udvikling, Natur og Oplevelse) fra Magistratsafdelingen Børn og Unge. Øget salg af kurser.

17 Logistik Enheden er en tværorganisatorisk enhed, der servicerer alle Brandvæsenets enheder. Opgaverne spænder vidt og omfatter blandt andet vedligeholdelse af bygninger og øvelsesarealer, klargøring til uddannelse, servicering af materiel og vognpark, servicering af brandslukningsudstyr og AED-hjertestartere i kommunale institutioner samt vedligeholdelse af brandhaner i Aarhus Kommune. Aarhus Brandvæsen Logistik 5. Helhedstænkning og samarbejde Bedre markedsføring af AEDhjertestartere. Vi vil styrke samarbejdet med Ejendomsforvaltningen og derved udvikle kvaliteten i bygningsopgaver. Vi vil fastholde og styrke samarbejdet med Aarhus Produktionsskole. Der laver kampagner med AEDhjertestartere i samarbejde med Uddannelsescenteret. Der skal udarbejdes en samarbejdsaftale med Ejendomsforvaltningen med henblik på bygningsopgaver. Der skal udarbejdes en samarbejdsaftale med Aarhus Produktionsskole, med henblik på bygningsopgaver af containere (overtændingscontainer og skib) til øvelsesområde. Kampagnen skal give en forøget indtjening i begge afdelinger Vi vil få bedre indblik i kommunens regelsæt vedrørende bygningsopgaver, samt at der, via samarbejdsaftaler, kan gøres brug af Ejendomsforvaltningens kompetencer. Samarbejdet med Aarhus Produktionsskole skal være gensidigt givende for begge partere. Produktionsskolen får opgaver, hvor skolens elever kan udføre rigtige opgaver og Aarhus Brandvæsen får hjælp til at udføre vedligeholdelsesopgaver på øvelsesområdet. 6. Økonomisk handlefrihed, produktivitet og forretningsorientering Optimere udnyttelse af ressourcer ved udvikling af IT-systemer til brug for Logistik. Vi vil gennemgå Logistiks nuværende IT-projekter og identificere de manuelle procedurer som kan automatiseres. Bedre IT-systemer giver en bedre udnyttelse af afdelingens ressourcer.

18 Tilsyn og Myndighed Afdelingen er ansvarlig for løsning af de lovbundne myndighedsopgaver som gennemførelse af brandsyn, brandteknisk byggesagsbehandling, administration af fyrværkerilovgivning m.m. Endvidere løser afdelingen en lang række højt specialiserede opgavetyper inden for rådgivnings- og planlægningsområdet. Aarhus Brandvæsen Tilsyn og Myndighed 1. Kvalitet Fokus på høj kvalitet, robusthed i opgaveløsningen og overholdelse af tidsfrister. Der skal udarbejdes fagspecifikke skabeloner til brug i edoc. Bedre anvendelse af stistrukturen på afdelingens fællesdrev. Der afholdes en halvårlig evaluering af emnet på et afdelingsmøde. Ensartetheden og kvaliteten øges. Det giver robusthed i opgaveløsningen og overholdelse af tidsfrister. 2. Kompetence Have de rette kompetencer til stede i afdelingen, således opgaver kan løses kompetent og professionelt. Der udarbejdes en fagkompetencematrix for at tilsikre, at såvel afdelingen, og den enkelte besidder de rette kompetencer til opgaveløsningen. Kortlægger de sårbare ekspertopgaver der behøver flere sagsbehandlere. Opgaver kan løses på trods af en medarbejders fravær. 3. Ledelse Der praktiseres en motiverende, tillidsfuld, synlig og handlekraftig ledelsesform. Fokus på at afdelingslederens ledelsesmæssige kompetencer udvikles. Afdelingslederen prioriterer at være tilgængelig for den enkelte medarbejder. Gennem et fast punkt på afdelingsmøder, arbejdes der målrettet med trivsel. Hurtigere reaktion når interne konflikter er på vej. Afdelingslederen læser min. to bøger om ledelsesmæssige emner om året. Afdelingslederen deltager årligt i min. 2 ledelsesmæssige kurser / seminarer. Afdelingslederen læser Lederweb.dk hver uge. Øget medarbejdertilfredshed og bedre trivsel på arbejdspladsen. Bedre ledelse.

19 4. Kommunikation og information Fokus på at afdelingen skal forbedre samtalekulturen. Vi skal være bedre til at udnytte Outlooks kalenderfunktioner. Fokus på kommunikation, samtalekultur og almendannelse. Der afholdes en årlig afdelingstemadag om kommunikation. Bedre anvendelse af Outlook kalenderen, giver mulighed for at vide hvor kollegaerne befinder sig. Større trivsel, personlig udviklende, kunderne får en bedre forståelse af vores arbejde. Bedre internt overblik og færre telefonomstillinger. 5. Helhedstænkning og samarbejde Udbygge og forbedre 4-by samarbejdet (Odense, Aalborg, København og Aarhus). Bedre samarbejde mellem afdelingerne hos Aarhus Brandvæsen. Skabe løsninger i forening med andre forvaltninger. Deltage i udarbejdelse af fælles vejledninger. Indgå i konkrete opgaver i andre afdelinger. Benytte fælles årskalender ved planlægning af tværgående opgaver. Vi prioriterer deltagelse i tværgående møder og projekter. Bedre netværk, samarbejde og ensartethed. Bedre udnyttelse af ressourcer og kompetencer. Bedre netværk og bedre samarbejde. 6. Økonomisk handlefrihed, produktivitet og forretningsorientering Udvikle og forbedre IT-programmet; Belenus. Vi vil overholde afdelingens budget. Udvikle Belenus til tablet/mobilplatform, operativ modul og vedligeholdelse af brandhaner. Fokus på økonomi og budget for egen afdeling. Fast punkt på afdelingsmøde. Forbedret produktivitet. Der skabes bedre synergi mellem det forebyggende og operative arbejde. Sikre at den økonomiske ramme overholdes. Sikre medarbejdernes indsigt i økonomien.

20 Sekretariatet Sekretariater varetager tværgående administrative forhold for hele Aarhus Brandvæsen, herunder receptionistfunktionen som bl.a. varetager telefonbetjening, posthåndtering herunder journalisering af indgående post samt munderingsområdet for uniformeret personale. I Receptionen udføres ligeledes mange forskelligartede ad hoc opgaver for andre afdelinger. Til Sekretariatet hører ligeledes økonomifunktionen, som forestår fakturabehandling af ind- og udgående fakturaer, budget- og regnskabsudarbejdelse, løbende økonomistyring, køretøjs- og forsikringsadministration samt ledelsesrapportering. Sekretariatet har endvidere ansvaret for administration og udvikling af løn- og personaleområdet. Opgaverne omfatter bl.a. servicering og vejledning af brandvæsenets medarbejdere og ledere inden for løn- og personalerelaterede spørgsmål. Ligesom der på dette område også indgår udarbejdelse af ledelsesrapportering. Aarhus Brandvæsen Sekretariatet 1. Kvalitet Høj kvalitet, robusthed i opgaveløsningen og overholdelse af tidsfrister. Sekretariatet vil yde høj service til alle, der henvender sig personligt eller telefonisk til Aarhus Brandvæsen og Sekretariatet. Afdelingslederen afholder fastlagte statusmøder med den enkelte medarbejder med fokus på den enkeltes opgaveløsning. Der er fokus på Sekretariatets årshjul, hvori opgaver af omfattende karakter er oplistet. Efter behov, og minimum én gang årligt i forbindelse med MUS, revideres Sekretariatets kompetencematrix for at sikre, at såvel den enkelte som Sekretariatet besidder de rette kompetencer til opgaveløsningen. For at sikre en hurtig og korrekt telefonbetjening vil Sekretariatet have fokus på, at afdelingens medarbejdere varetager telefonbetjeningen efter gældende retningslinier samt at kalendere holdes ajour. Al skriftlig kommunikation i Sekretariatet til eksterne parter sker i et let forståeligt sprog, og i henhold til gældende regler fastsat i Aarhus Kommune omkring svar/foreløbig svar (10 dags fristen). De rette kompetencer er til stede i afdelingen, opgaveløsningen sker indenfor den ramme og den tidsfrist, der er udstukket. Aarhus Brandvæsen og Sekretariatet vil fremstå som en professionel, imødekommende og kompetent forvaltning og afdeling.

21 2. Kompetence De rette kompetencer skal være til stede i Sekretariatet, således opgaver kan løses på en kompetent og professionel måde. På udvalgte opgaver skal der være én primær, og som minimum én sekundær person med de rette kompetencer. Efter behov, og minimum én gang årligt i forbindelse med MUS, revideres Sekretariatets kompetencematrix for at sikre, at såvel den enkelte som Sekretariatet besidder de rette kompetencer til opgaveløsningen. De rette kompetencer tilegnes ved deltagelse på eksterne kurser, interne kurser eller ved sidemandsoplæring, afhængig af hvilken kursus- /oplæringsform der findes mest relevant i forhold til opgaven. Opgaver kan løses på trods af en medarbejders fravær. Ved spidsbelastninger er det muligt for Sekretariatets medarbejdere at supplere hinanden. 3. Ledelse Sekretariatet praktiserer en synlig og nærværende ledelsesform. Afvikle og prioritere fastlagte statusmøder med den enkelte medarbejder. Der er fokus på den enkelte medarbejder og dennes opgaver. Fokus på at den enkelte medarbejder trives i afdelingen og hos Aarhus Brandvæsen. 4. Kommunikation og information Der skal være en åben og ærlig samtalekultur. Enhver er forpligtet til tale ordentligt og respektfuldt og til selv at sige fra overfor dårlig og negativ kommunikation. Gensidig respekt og forståelse for hinanden og for afdelingerne imellem. Øget trivsel.

22 5. Helhedstænkning og samarbejde Fortsat arbejde for en positiv udbredelse af samarbejdet på tværs af Aarhus Brandvæsens afdelinger. Være en integreret del af Teknik og Miljø og Aarhus Kommune. Sekretariatet er aktivt opsøgende og indgår i konkrete opgaver i, og for, andre afdelinger hos Aarhus Brandvæsen. Medvirke til opbygning og pleje af eksisterende netværk ved at prioritere deltagelse i relevante møder og projekter. Fuld udnyttelse af ressourcer og kompetencer hos Aarhus Brandvæsen. Større forståelse for, og viden om, kollegaers arbejdsområder. Medvirker konstruktivt til meningsdannelser ved vigtige beslutninger, der kan få konsekvenser for Sekretariatets arbejde. Mulighed for at udnytte kollegaers kompetencer ved behov, og omvendt stille egne kompetencer til rådighed for andre. Ensartethed i opgaveløsningen til gavn for f.eks. borgere og virksomheder. 6. Økonomisk handlefrihed, produktivitet og forretningsorientering Overholde budgettet, og udvise loyal økonomisk ansvarlighed ud fra de økonomiske ressourcer der er til rådighed hos Aarhus Brandvæsen. Stram styring og høj fokus på økonomien i Sekretariatet og løbende kontrol heraf. Gennemgang af Aarhus Brandvæsens og Sekretariatets økonomi på afdelingsmøder. Økonomisk handlefrihed for Aarhus Brandvæsen og for Sekretariatet. Den enkelte medarbejder har kendskab til den økonomiske situation, og vil med ansvarlighed agere herefter.

23 Staben Afdelingen er ansvarlig for områderne, planlægning og analyse, MEA samt forebyggelse og information. Planlægning og analyse er ansvarlig for strategiske analyse- og planlægningsopgaver, som Aarhus Kommunes beredskabsplan og den risikobaserede dimensionering. MEA er ansvarlig for gennemførelse af Miljø-, Energi- og Arbejdsmiljøcertificering. Forebyggelse og information er ansvarlig for information om forebyggelsestiltag på det taktiske niveau, samt optimering og udvikling af Aarhus Brandvæsens hjemmeside og intranet. Aarhus Brandvæsen Staben 1. Kvalitet Kvalitetsstyring: ved hjælp af årshjul vil vi synliggøre og forbedre kvaliteten af vores arbejde. Staben udarbejder årshjul og aktivitetskalender for afdelingen og det enkelte fagområde. Årshjul og aktivitetskalender opdateres løbende og tages op på Stabens driftsmøder. Bedre planlægning og synliggørelse af aktiviteter vil styrke kvaliteten af Stabens kerneområder. Der sikres et bedre flow med de løbende opgaver. 2. Kompetence Vi vil sikre at Staben har de rette kompetencer, så opgaver kan løses bedst muligt. Kompetenceudvikling i samarbejde med professionshøjskolen Metropol. Sikre at viden og erfaringer fra hændelser og indsatser opsamles systematisk. Læringspunkter herfra anvendes fremadrettet. Behov for kurser og lignende diskuteres i forbindelse med de årlige MU- Samtaler eller på Stabens driftsmøder. Udvikling af evalueringsværktøjer til brug i redningsberedskabet, udvikles i samarbejde med Metropol. At Stabens kompetencer er up to date, vil give en nytteeffekt i opgaveløsninger. Udvikling og brug af evalueringsværktøjet vil løbende sikre mere viden, og dermed løbende kompetenceudvikling. 3. Ledelse Der praktiseres en synlig ledelsesform i Staben. Beredskabschefen udviser nærvær og tilgængelighed og der arbejdes, via driftsmøderne, aktivt med synlighed og feedback til medarbejderne. Den enkelte medarbejder er bekendt med rammer, retning og råderum, samt de forventede resultater.

24 4. Kommunikation og information Vi skal være bedre til at kommunikere til eksterne og være mere synlige i folks bevidsthed. Vi skal være bedre til at kommunikere nyheder omkring det kommunale beredskab ud til hele kommunen. Vi vil styrke den interne kommunikation. Vi vil sætte et større fokus på den eksterne kommunikation via en ny hjemmeside og et større fokus på facebook. Når nye kommunale planer er udarbejdet sættes nyheder på kommunens Medarbejderportal, fx Plan for Beredskab og Fortsat Drift. Der skal følges op på Aarhus Brandvæsens kommunikationspolitik. Den interne kommunikation drøftes løbende mellem kommunikationsenheden og de enkelte afdelinger. Aarhus Brandvæsen bliver mere synlig for den almene borger i Aarhus Kommune. Det bliver synligt, internt i Aarhus Kommune, at forvaltningen Aarhus Brandvæsen er meget mere end blå blink. Det bliver synligt, at kommunalt beredskab er en fælles opgave for hele kommunen på tværs af magistratsafdelinger. Aarhus Brandvæsens medarbejdere skal føle sig velinformerede og opdaterede om deres arbejdsplads. 5. Helhedstænkning og samarbejde Staben skal med dets mange tværgående opgaver gå forrest og styrke sammenholdet og helhedstanken hos Aarhus Brandvæsen. Øget fokus på at Teknik og Miljøs Indsatsplaner bliver udarbejdet på tværs af forvaltningerne. 4-by samarbejdet mellem København, Aarhus, Odense og Aalborg formaliseres. Staben skal deltage aktivt i erfaringsgrupper både internt i kommuneregi og eksternt hos fx andre kommunale beredskaber. Fokus på Stabens samarbejde med alle afdelinger i Aarhus Brandvæsen. Nytteværdien af de tværgående projekter skal synliggøres. Der skal skabes en tradition for, at alle relevante forvaltninger inddrages i processen, når der udarbejdes planer (inspiration fra processen omkring Indsatsplan for Oversvømmelse). 4-by samarbejdet udvikles og faste procedurer fastlægges. Indførelse af fast procedure for invitation i 4-by-regi, når en af byerne har en større hændelse eller øvelse. Prioritere og deltage i diverse relevante forums og grupper. Styrke tanken om ét samlet brandvæsen. De interne afhængighedsbånd bliver synliggjort. Større ejerskab og motivation for at eget beredskab udarbejdes i de enkelte forvaltninger. Læring og kompetenceudvikling via erfaringsudveksling og vidensdeling. Forbedret samarbejde med relevante faggrupper og bedre indsigt i konkrete arbejdsopgaver. 6. Økonomisk handlefrihed, produktivitet og forretningsorientering Fokus på trivsel i Staben. Bedre trivsel på arbejdspladsen vil kunne udmønte sig i større produktivitet. Trivsel tages op med jævne mellemrum på Stabens driftsmøder. Større trivsel skal give en større produktivitet og arbejdsglæde.

25 Bilag 1 Aarhus Brandvæsens strategiske temaer Brandvæsnets fokusområder de kommende år 1. Kvalitet 2. Kompetence 3. Ledelse 4. Kommunikation og information 5. Helhedstænkning 6. Økonomisk handlefrihed 1. Sikre og udvikle høj kvalitet i vores ydelser Baggrund og formål Kvalitet i de leverede ydelser er en forudsætning for Brandvæsnets nutidige og fremtidige virke. Det er derfor vigtigt, at kvalitet til stadighed er et prioriteret strategisk tema, og at systematisk evaluering bliver en del af vores dagligdag. Fokussen på kvalitet skal tilsikre, at Brandvæsnet er i stand til at tilpasse sig og indfri forventningerne - fra borgere, virksomheder og politikere - og fra os selv. Forventet nytteeffekt Ved indførelse af kvalitetsstyringsprogram tilsikres: Ensartethed i opgaveløsningen Sikkerhed i ydelserne Optimeret ressourceanvendelse Øget konkurrenceevne Effektivisering og optimering af rutiner og procedurer Der skabes dermed mere værdi for pengene, hvilket kan opsættes til endnu bedre service for borgere og virksomheder. 2. Understøtte kompetenceudviklingen Baggrund og formål Medarbejderne er det vigtigste aktiv. Brandvæsnet skal derfor have de kompetencer, der er en forudsætning for at fastholde og udvikle faglig kvalitet. Det er således vigtigt, at medarbejdernes potentiale udvikles og udnyttes således, at Brandvæsnet til stadighed har de rette kompetencer til løsning af opgaver nu og i fremtiden. De rigtige kompetencer skal understøttes af ny teknologi med henblik på bedst mulig udnyttelse af ressourcerne.

26 Forventet nytteeffekt Ved indførelse af et kompetenceudviklingsprogram bliver Brandvæsnet: En attraktiv arbejdsplads En attraktiv samarbejdspartner Der skabes en kultur, der understøtter læring og udvikling både for virksomheden og for individet. Endvidere opnås en styrket faglighed på tværs af faggrænser således, at borgere og virksomheder får hele ydelser. 3. Udøve kompetent og professionel ledelse Baggrund og formål Ledelse er en profession, der skal udøves med de rette værktøjer og kompetencer. Ledelsen er bærere af Brandvæsnets vision og værdier, og har således ret og pligt til at udøve ledelse. Brandvæsnets ledelse skal være karakteriseret ved at være forandringsparate, synlige og helhedsorienterede. Brandvæsnets tværgående aktiviteter skal understøttes af kompetent og beslutningsvillig projektledelse. Forventet nytteeffekt Ved indførelse af ledelsesprogram skaber Brandvæsnet bl.a.: Ledere, som er rollemodeller En fælles lederkultur Ledere, der kan skabe forandring såvel som effektiv drift Fokus på ledelse skal give mere tilfredse medarbejdere gennem afstemte forventninger. Endvidere vil Brandvæsnet kunne gennemføre bedre projekter til tiden. 4. Tilvejebringe nærværende kommunikation og information Baggrund og formål Brandvæsnet skal være klar og lettilgængelig i vores kommunikation internt og eksternt. Relevant og rettidig information er en forudsætning for, at alle kan udføre deres arbejde, hvorfor dette er en gensidig forpligtigelse. Brandvæsnets opsamlede viden skal stilles til rådighed for at understøtte vores forebyggelsesindsats teknisk og taktisk.

27 Forventet nytteeffekt Ved indførelse af Kommunikations- og informationspolitik skaber Brandvæsnet bl.a.: En samtalekultur Ejerskab og trivsel Fokus på kommunikation og information vil eksternt give større forståelse for sikkerhed, med afledte effekt, heraf fx færre brande. Brandvæsnet skal være Top of Mind hos medarbejdere, borgere og virksomheder i Aarhus Kommune. 5. Understøtte helhedstænkning Baggrund og formål Med kommunens borgere og virksomheder i centrum skal Brandvæsnet fremstå og levere som en samlet virksomhed. Vores sagsbehandling skal således være helhedsorienteret og nyttiggøre viden og kompetencer på tværs i organisationen. Som ansat, er man medarbejder i Brandvæsenet ikke i en afdeling, og det er en pligt at have tværgående forståelse. Vi skal nemlig give mest værdi og service for pengene. Forventet nytteeffekt Ved indførelse af helhedspolitik skaber Brandvæsnet bl.a.: One-Stop-Service (OSS) Bedre løsninger Større brugertilfredshed Større intern forståelse Fokus på helhedstænkning medfører, at vi leverer pakken samlet med inddragelse af de relevante specialistområder ved brandvæsenet. Vi skaber helhedsløsninger med fokus på resultat og effekt. 6. Sikre økonomisk handlefrihed Baggrund og formål Vi vil tilsikre handlefrihed til at skabe nye og bedre løsninger indenfor Brandvæsnets virke. Brandvæsnet vil have fokus på løbende optimering af driften, og dermed skabe og høste de rationaliseringsgevinster, der er en forudsætning for, at kunne skabe nye og bedre ydelser til gavn for borgere og virksomheder i Aarhus Kommune.

28 Forventet nytteeffekt Gennem løbende og stor fokus på Brandvæsnets økonomi skabes bl.a.: Bedre ydelser Mulighed for at udvikle Større brugertilfredshed Større intern forståelse

29 Bilag 2 Trivsel et fælles ansvar Hos Aarhus Brandvæsen er medarbejdernes trivsel en væsentlig faktor, da alle ansatte er det vigtigste aktiv i organisationen. På baggrund af usikkerheden om fremtidens forandringer hos Aarhus Brandvæsen samt et relativt højt sygefravær, har MEDudvalget og Arbejdsmiljøorganisationen besluttet, at sætte fokus på trivsel som et fælles ansvar. Fokusområde: Trivsel og sundhed Mål Handling Vi vil med respekt for hinanden sikre trivslen ved at anerkende og acceptere hinandens forskelligheder på tværs af alle afdelinger. For at holde fokus på vigtigheden i at acceptere og anerkende hinandens forskelligheder, udarbejdes der små lommekort med opmærksomhedsord. Aarhus Kommune gennemfører hvert 3. år trivselsmålinger. Afdelingerne udarbejder på baggrund af resultaterne handleplaner. Handleplanerne og arbejdet hermed fremlægges det første år for MEDudvalget 2 gange og de efterfølgende 2 år 1 gang årligt. Der er nedsat en tværgående arbejdsgruppe, der koordinerer sundhedsfremmende aktiviteter for alle ansatte som f.eks. motion. Ansvar: Samtlige ansatte har ansvar for at vi når målet. Ledelse, MEDudvalg og AMO sikrer opfølgning, samt udførelse af konkrete handlinger. Deadline: Opfølgning på hvert MEDudvalgsmøde Fokusområde: Ledelse Mål Handling Vi ønsker en synlig ledelse, der med respekt for såvel ledelsesretten som ledelsespligten arbejder for at skabe et godt arbejdsmiljø. Ledere på alle niveuaer (beredskabschef, afdelingsledere og vagthavende brandmestre) skal turde at tage hånd om eventuelle problemer herunder at tage den uformelle snak med en medarbejder. Den enkelte leder skal i forbindelse med MUsamtaler sikre medarbejdernes udviklingsmuligheder, ud fra hvilke kompetencer der er behov for i den enkelte afdeling og ved Aarhus Brandvæsen som helhed Ansvar: Beredskabschef, afdelingsledere og vagthavende brandmestre

30 Deadline: Kvartalsvis opfølgning på afdelingsledermøder Fokusområde: Kommunikation Mål Handling Aarhus Brandvæsen vil gennem ordentlig og åben dialog sikre en gensidig respekt og forståelse for arbejdsopgaver og områder afdelingerne og medarbejderne imellem. Dræb myterne spørg ind i stedet for at følge strømmen og digte videre Tal ordentligt til og om andre Ledere på alle niveauer (beredskabschef, afdelingsledere og vagthavende brandmestre) er ansvarlige for at informere om status på handlingsplaner for afdelingen som f.eks. APV, Trivselsmåling og evt. større projekter. Ledere på alle niveauer (beredskabschef, afdelingsledere og vagthavende brandmestre) og repræsentanter i diverse udvalg er forpligtiget til at videreformidle relevante informationer Alle ved Aarhus Brandvæsen er forpligtiget til at søge den fornødne information for at kunne udføre jobbet, og sikre et positivt samspil mellem alle ansatte ved Aarhus Brandvæsen Ansvar: Alle ansatte ved Aarhus Brandvæsen Deadline: Opfølgning på hvert MEDudvalgsmøde Fokusområde: Sygefravær Mål Handling Synliggørelse og som følge heraf nedbringelse af sygefraværet. Straks det er muligt at få brugbare tal udarbejdes der grafer til ophængning på opslagstavler. Handlingerne i fokusområderne Trivsel og sundhed, Ledelse og Kommunikation skal medvirke til at nedbringe sygefraværet hos Aarhus Brandvæsen. Ansvar: MEA-koordinator Deadline: Kvartalsvis (når systemet tillader det) Uanset hvem der er ansvarlig for det enkelte fokusområde, er MEDudvalget forpligtet til at forholde sig til ovenstående kvartalsvis. Tiltrådt på MEDudvalgsmødet den 27. august 2013