Nærdemokrati og lokalråd 2012

Transkript

1 Forside Nærdemokrati og lokalråd eksempler fra 8 danske kommuner 1

2 Kolofon Titel: Nærdemokrati og Lokalråd i 8 danske kommuner Udgivet januar 2012 version 1 Udarbejdet af: EnviroConsult co/ Favrskov Erhvervscenter Bogøvej Hinnerup Redaktion og layout: Vagn Mørch Sørensen og Mogens Knudsen Billeder: Udlånt med tilladelse fra de deltagende kommuner og lokalråd Bogen foreligger alene i WEB-udgave og kan frit downloades i pdfformat fra Bogens indhold kan frit anvendes med angivelse af kilde Udarbejdelse af bogen er støttet af Landdistriktspuljen, Ministeriet for By, Bolig og landdistrikter. Informationsprojekt Web-bog: Nærdemokrati og Lokalråd i 8 danske kommuner Videofilm: Nærdemokrati og lokalråd - med Silkeborg Kommune og Sejs-Svejbæk Lokalråd som case - oktober 2011 Pjece: Kom godt i gang - værktøjskasse for nærdemokrati og lokalråd Alle publikationerne kan downloades fra fra januar Pjecen kan ligeledes rekvireres i papirudgave hos dk fra januar Læsevejledning Værktøjskasse Værktøjskasse for indførelse af nærdemokrati og lokalråd fungerer som et sammendrag af hele publikationen. Værktøjskassen sætter fokus på udfordringer ved indførelse af og værktøj til nærdemokrati i de 8 kommuner, som indgår i nærværende bog. Der beskrives værktøj på det politiske, det administrative og lokalrådsniveaet og gives henvisninger til i hvilke kommuner det bruges. Uddybning af de enkelte værktøj fremgår af bogens øvrige kapitler om de 8 kommuner og lokalråd Beskrivelse af 8 kommuner Der beskrives 8 kommuners nærdemokrati på det politiske, administrative og lokalrådsniveau. For hver kommune beskrives politiske strategier, administrationens arbejde, økonomi, kommunikation og opbygning af et lokalrådssystem. Casebeskrivelser af 8 lokalråd Casebeskrivelse for et lokalråd i hver af de beskrevene 8 kommuner giver et billede af, hvordan et lokalråd fungerer helt praktisk. Hvordan er det etableret, hvad arbejdes der med og hvordan er dialogen med borgerne, politikerne og embedsmændene. De enkelte kapitler kan læses uafhængigt af hinanden, men det anbefales at læse kommunekapitlet før den tilhørende lokalrådscase. Kendskab til kommunens overordnede nærdemokratisystem er således væsentlig for at forstå lokalrådscasen. På forsiden af såvel kommunebeskrivelserne som lokalrådscasene er der en grafisk model og faktabokse, som kan give læseren et hurtigt overblik over hovedelementerne i den enkelte kommunes og lokalråds model for nærdemokrati. ISBN

3 Indhold Indholdsfortegnelse Læsevejledning... 2 Forord... 4 Værktøjskasse... 5 Nærdemokratiudvikling...5 Politisk niveau...6 Økonomi - driftstøtte...8 Administrativt niveau...8 Lokalrådsniveau...10 Kommunikation...12 Silkeborg Kommune Det politiske niveau...15 Administrativt niveau...18 Lokalrådsniveau...19 Sejs-Svejbæk Lokalråd Etablering af lokalråd...24 Vejle Kommune Det politiske niveau...29 Administrativt niveau...30 Lokalt netværksniveau...32 Givskud Lokalråd Etablering af lokalråd...38 Hedensted kommune Det politiske niveau...43 Administrativt niveau...43 Lokalrådsniveau...45 Snaptun Lokalråd Etablering af Snaptun Lokalråd...48 Vejen Kommune Det politiske niveau...53 Administrativt niveau...54 Lokalrådsniveau...54 Lintrup Hjerting Borgerforening Etablering af lokalråd...60 Sønderborg Kommune Det politiske niveau...65 Administrativt niveau...67 Lokalrådsniveau...68 Landsbygruppen for Tandslet Organisering af landsbygruppen...73 Faaborg-Midtfyn Kommune Det politiske niveau...80 Administrativt niveau...82 Lokalrådsniveau...83 Lokalrådet for Horne Land Etablering af Lokalråd...87 Næstved Kommune Det politiske niveau...92 Administrativt niveau...93 Lokalrådsniveau...95 Lokalråd for Tybjerg & Omegn Etablering af Lokalråd...99 Holbæk Kommune Det politiske niveau Administrativt niveau Lokalrådsniveau Vipperød Lokalforum Etablering af Lokalforum

4 Forord Denne web-publikation om Nærdemokrati og Lokalråd er baseret på 8 kommuners praktiske erfaringer med nærdemokrati og lokalråd fra Eksempler på velfungerende nærdemokratisystemer - state of the art. Vi vil ikke fremhæve nogen kommunes nærdemokratisystem som værende bedre end andre. Der eksperimenteres i disse år med forskellige modeller. Først efter en længere årrække med nærdemokrati og lokalråd vil der formodentligt kunne siges noget om, hvilket system, der virker bedst til at inddrage borgerne og skabe et nærdemokrati. De 8 kommuner er eksempler på, at det kan lade sig gøre at få nærdemokratiet til at fungere. Det kræver en vedholdende indsats fra såvel politikere, embedsmændene i kommunen og borgerne ude i lokalsamfundene. Til gengæld kan det give et stort udbytte i form af bedre samarbejdsrelationer, færre konflikter og bedre løsninger på praktiske problemer. Indsamling af materiale og interviews til denne publikation er foregået i Vi retter en tak til politikere, kommunale embedsmænd og lokalråds- repræsentanter, der har medvirket i rundbordsinterviews, telefoninterviews og har kommenteret beskrivelserne af deres egen kommune eller lokalråd. Ligeledes tak til de 8 kommuner og lokalråd, der velvilligt har stillet billedmateriale til rådighed. Syddansk Universitet Center for Landdistriktsforskning ved adjunkt ph. D. Annette Aagaard Thuesen har kommenteret projektet i den afsluttende fase. Mogens Knudsen og Vagn Mørch Sørensen - EnviroConsult Favrskov Erhvervscenter i Hinnerup Telf Lokalråd redder små bysamfund Carsten Abild - formand for Landsbyer i Danmark I 2007 stod den seneste kommunalreform for døren. Landsbyerne i Danmark frygtede, at den helt ville tage livet at vore landsbysamfund. For at modvirke det opfordrede vi landsbysamfundene til at organisere sig med lokale råd, landsbyråd, beboerforeninger, borgerforeninger og så videre. Denne gang skulle en kommunalreform ikke tage landsbysamfundene på sengen, som det skete i 1970, hvor der skulle gå fem, seks år før landsbybeboerne gjorde modstand. Organiseringen er lykkedes over al forventning. I næsten alle landsbysamfund er der i dag lokale råd og beboerforeninger. De står nu vagt om landsbysamfundets hjørnesten som landsbyskole, børnepasning, forsamlingshus og foreningsliv. Men lokalrådene er også i fuld gang med at udarbejde planer og forslag for mere vækst og udvikling i deres landsbysamfund, for eksempel mere bosætning, turisme, flere arbejdspladser eller hurtigt bredbåndsnet. Det er glædeligt, at kommunalpolitikerne i flere og flere kommuner tager godt imod landsbysamfundenes organisering og tilbud om samarbejde, så der igen kan komme liv i kommunernes landsbyer og landdistrikter. Meget er gået tabt, men mere kan reddes og nyt kan skabes. Januar

5 Værktøjskasse for Nærdemokrati og Værktøjskasse Elementer til nærdemokratiudvikling - erfaring fra 8 kommuner i Danmark Byra d Nærdemokrati-/ dialogudvalg Borgmester Politisk niveau På det politiske niveau kan Nærdemokratiudvikling foregå gennem: Selvstændigt stående udvalg ex Nærdemokratiudvalg, Dialogudvalg under de enkelte politiske fagudvalg Borgmesterens kaffemøde med Lokalrådsformænd Nærdemokratiudvikling Med ønsket om mere nærdemokrati, kommer borgerinddragelse organiseret i lokalråd ind i billedet. Lokalrådene er organiseret i en enkel foreningsmodel, ofte bare med en generalforsamling, et sæt vedtægter og en bestyrelse. Lokalrådene dannes af frivillige ildsjæle med lokal tilknytning. Lokalrådene kan der ud over være organiseret i en paraplyorganisation for alle kommunens lokalråd. Kommunikation mellem de tre niveauer: Byråd, Administration og Lokalråd, foregår som møder med forskellig offentlighedsgrad. Kontaktformidling/koordinering/facilitering op og ned i niveauerne varetages ofte af embedsmænd i administrationen. Kommunikation ud af niveauerne sker ofte elektronisk på hjemmesider og mail. Økonomien i de lokale netværk er i de fleste tilfælde begrænset til midler til løbende administration. Nogle steder er der mindre udviklingspuljer, ofte i samspil med LAG-midler. I gang med nærdemokrati og lokalråd Skal en kommune i gang med at opbygge et nærdemokratisystem med lokalråd kan denne værktøjskasse give inspiration til, hvordan man kan skrue en model sammen, der passer netop til de lokale forhold i egen kommune. Administration Lokalomra de Evt. paraplyorg. Forvaltning/ fagafdeling Koordinator Formænd Administrativt niveau Det administrative niveau organiseres ofte i fagområder/-afdelinger. Nærdemokratiarbejdet kan koordineres/formidles/udvikles af: Koordinator/konsulent Byansvarlige embedsmænd/lokalforumkonsulenter Lokalområde niveau I lokalområderne organiseres nærdemokrati ved dannelse af: Lokalråd/lokalt netværk i lokalområdet Evt. dannelse af paraplyorganisation for alle lokalrådene i kommunen. 5

6 Værktøjskasse for Nærdemokrati og Der henvises desuden til pjecen Kom godt i gang - med nærdemokrati og lokalråd. Pjecen er en overskuelig redegørelse egnet til workshop om indførelse af Nærdemokrati og lokalråd. Pjecen kan downloades eller rekvireres i trykt udgave fra Erfaringer med nærdemokrati og lokalråd i perioden fra 2006 til 2011 i følgende 8 kommuners danner baggrund for denne bog: Silkeborg, Hedensted, Vejen, Vejle, Faaborg-Midtfyn, Sønderborg, Næstved og Holbæk. Nærdemokratimodellerne i de 8 kommuner er vidt forskellige men har tilsyneladende alle den ønskede effekt. Der er således i de 8 kommuner opnået en høj grad af borgerinddragelse gennem omfattende etablering af lokalråd i kommunernes lokalsamfund. Det er ikke opgaven i denne værktøjskasse at give anbefalinger, men alene at give beskrivelser af kommuner og lokalråd, hvor nærdemokratiet fungerer godt. Uddybende beskrivelse af hver kommune samt af et velfungerende lokalråd i hver kommune kan læses under de enkelte kommunebeskrivelse i denne bog. Politisk niveau Udfordringer Nærdemokratitanken er en ny og relativ uprøvet metode for det kommunale politisk og administrative niveau. Udarbejdelse af visioner og målsætninger for nærdemokratiet i de 8 kommuner, der indgår i denne bog, har medvirket til at afklare, hvor meget politikerne vil gå i dialog med borgerne, og hvor megen indflydelse man vil give borgerne. En forventningsafstemning om nærdemokrati og lokalråd mellem politikere, administration og lokalsamfundene har vist sig afgørende for resultatet. De politiske ønsker om administrationens rolle i nærdemokratiet er i mange kommuner ikke klart formuleret. Administrationen finder ofte selv sit niveau for borgerinddragelse. Arbejdet med nærdemokrati er en løbende proces, hvor der hele tiden opstår nye erfaringer. Erfaringerne har vist, at der er behov for evaluering og justering af nærdemokratimodellen med nogle års mellemrum. 6

7 Værktøjskasse for Nærdemokrati og Et nærdemokratiudvalg - består udelukkende af byrådspolitikere som varetager opgaver omkring nærdemokrati og lokalråd - (Vejle og Næstved) Et stående fagudvalg, består udelukkende af byrådspolitikere, har nærdemokratiet som en del af udvalgets arbejde - (Vejen, Hedensted og Faaborg-Midtfyn). Udvalg for nærdemokrati og lokalråd sammensat af politikere, lokalrådsrepræsentanter og interesseorganisationer fungerer som stående udvalg udelukkende med nærdemokratiarbejde (Silkeborg og Sønderborg ). Dialogudvalg: kun byrådsmedlemmer - hele kommunalbestyrelsen opdelt på et antal dialogudvalg mhp. dialog på borgermøde. Udvalgene har indstillingsret til byrådsbeslutning (Holbæk). Hvordan møder borgerne og politikerne hinanden? Udfordring Såvel lokalrådsrepræsentanter som øvrige borgere vil gerne møde byrådspolitikere for at få mulighed for at stille spørgsmål om udviklingen i deres lokalområde. I den travle politiske hverdag oplever Værktøj Visioner og målsætninger Som grundlag for arbejdet med nærdemokrati og lokalråd har der i flere af de 8 kommuner været en afklarende fase med en møderække for borgere, organisationer i lokalsamfundene og politikere for at afstemme forventninger og udvikle visionen for nærdemokrati. I de fleste af de 8 kommuner har ideen om nærdemokratiarbejdet haft sit udspring i borgerinitiativer i lokalsamfundene. Alle de 8 kommunerne har udarbejdet politiske strategier, som udgør grundlaget for arbejdet med landdistrikterne, nærdemokrati og lokalråd. Strategierne kaldes lidt forskellig fra kommune til kommune: Landdistriktspolitik; Temaplan for landdistrikterne; Lokalsamfundspolitik; Principper for nærdemokrati; Kommuneplanens hovedstruktur; Model for borgerinddragelse; Kodeks for nærdemokrati; Notat om samarbejde mellem kommunen og lokalråd. Læs nærmere herom under hver enkelt kommunebeskrivelse i denne bog. Nærdemokratiets indpasning i det politiske system I de 8 kommuner fungerer nærdemokratiarbejdet på det politiske niveau med en række forskellige modeller: 7

8 Værktøjskasse for Nærdemokrati og mange politikere, at det kan være svært at få tid til borgermøder. Mange politikere udtrykker samtidig, at de gerne vil møde borgerne, da det er derude politiken foregår. Mange byrådspolitikere opfordrer lokalrådene til at invitere byrådspolitikerne ud, når der debatteres sager, som de ønsker at høre byrådspolitikernes mening om. Det er i de fleste tilfælde op til lokalrådene at tage initiativ til at invitere byrådspolitikerne. Værktøj Dialogen mellem borgerne, byrådspolitikerne og embedsmændene sker på forskellig måde i de 8 kommuner: Nærdemokratiudvalget holder møde ude hos lokalrådet (Silkeborg). Møder i nærdemokratiudvalg: Lokalrådsrepræsentanter er fast med i politiske nærdemokratiudvalg (Sønderborg og Silkeborg). Dialogudvalg af politikere deltager i borgermøde to gange årligt ude i hvert lokalforum (Holbæk). Dialogmøder mellem lokalrådsbestyrelser og et dialogudvalg af byrådspolitikere og udvalgte embedsmænd (Vejen). Træffetid med Lokaldemokratiudvalget 4 gange årligt på Borgerservice i kommunens 4 servicecentre rundt om i kommunen. Et lokalråd kan få en træffetid som alle andre borgere (Næstved). (afhængigt af antal borgere). Det mest almindelig er kr. årligt. Herudover har nogle kommuner lokale puljer til projekter. Fælles årlige eller halvårlige dialogmøder mellem politikere, administratorer og lokalrådsrepræsentanter fra alle lokalråd (Silkeborg, Vejle, Hedensted, Vejen, Næstved og Faaborg- Midtfyn). Nogle kommuner giver lokalrådene kompetence til at uddele midler til projekter ansøgt af borgere i lokalsamfundet (Lintrup Borgerforening i Vejen Kommune). Økonomi - driftstøtte Der er i alle kommunerne en årlig driftsstøtte af meget varierende størrelse. Nogle kommuner giver hvert lokalråd 1000 kr. årligt, medens andre kommuner i lokalområdet giver op til kr. Administrativt niveau Udfordringer Nærdemokratiet stiller nye krav til administrationen med hensyn til inddragelse af lokalrådene. I de fleste af de 8 kommuner er der ønske om systematisk og tidlig inddragelse af lokalrådene 8

9 Værktøjskasse for Nærdemokrati og i sagsbehandlingen for at opnå en mere smidig sagsbehandling og for at leve op til ønsket om nærdemokrati. I flere kommuner indgår borgerinddragelse som fast punkt i sagsbehandlingen. Mange sagsbehandlere har imidlertid en forestilling om, at borgerinddragelsen er en tidsrøver, og at deres arbejde vil blive besværliggjort med inddragelse af lokalrådene. Der er sjældent klare procedurer for hvordan og i hvilket omfang borgerinddragelsen skal foregå. Det er såvel en læreproces som en omstillinsproces for den kommunale administration. Mange kommuner oplever i forvaltningerne en vis træghed med borgerinddragelse, så der er behov for klare politiske signaler for at få administrationen til at tænke nærdemokratisk. I de 8 kommuner er der mange eksempler på, at såvel administrationen som lokalrådene opnår fordele, tidsbesparelse og kvalitetsforbedring, hvis der sker en tidlig inddragelse. Omvendt er der også eksempler på, at flere af de 8 kommuner i en tids- og økonomipresset periode i bestemte sager har nedprioriteret inddragelse af lokalråd. Det er i de senere år bl.a. sket på skoleområdet, hvilket har fået mange lokalrådsmedlemmer til at tvivle på nærdemokratiet. Værktøj I alle 8 kommuner er der en fast koordinatorfunktion i den kommunale forvaltning, som varetager nærdemokratiarbejdet. Nærdemokratikoordinator I følge de fleste af udvalgsformændene i de 8 kommuner er nærdemokrati/landdistriktskoordinatoren en afgørende brik i fastholdelse og udvikling af nærdemokratiet. Koordinatoren varetager bl.a. følgende: Sekretariatsfunktion for det politiske udvalg Kontakt og formidling fra lokalråd til fagforvaltninger Sekretariatsfunktion for paraplyorganisationer for lokalrådene Igangsætning af udviklingsprojekter Assistance ved udarbejdelse af lokale udviklingsplaner Uddannelse af lokalrådsmedlemmer Støtte til lokalråd Konfliktmægling i lokalrådene Projektudarbejdelse Fundraising Nogle koordinatorer er meget tæt på lokalrådene, medens andre har en mere formel administrativ rolle uden at gå tæt på lokalrådenes interne forhold. Koordinatorerne er ofte placeret i planafdelingen, da de herved har tæt kontakt med øvrige fagfolk, der står for arbejde med landdistrikternes fysiske planlægning. Koordinatorfunktionen kan være fordelt på flere personer, som evt. arbejder halvtids med nærdemokrati. Lokalforumkonsulenter Holbæk har en særlig model med et selvstyrende team af 5 medarbejdere fra 5 fagforvaltninger, benævnt som lokalforumkonsulenter. Disse varetager kontakten til Holbæks 17 lokalfora. Et lokalforum kan sammenlignes med lokalråd, som ses i andre kommuner. Hver enkel lokalforumkonsulent samarbejder med det enkelte lokalsamfunds lokalforum. Det selvstyrende team fungerer som koordinatorer mellem lokalfora og politi- 9

10 Værktøjskasse for Nærdemokrati og De hidtil eksisterende organisationer i lokalsamfundene er primært af social karakter med snævert afgrænsede aktiviteter. Det er derfor en udfordring for nogle lokalsamfund i regi af et lokalråd at arbejde med et fælles ansvar for at formulere ønsker til lokalsamfundets helhedsorienterede udvikling. Modsatrettede interesser og lokale intriger kan være med til at gøre lokalrådsarbejdet besværligt. Lokalsamfundene er præget af at få ildsjæle varetager sociale arrangementer og ofte har stor arbejdsbelastning. Arbejdet med lokalrådet er således en ekstra udfordring, såvel indholdsmæssigt som tidsmæssigt. For ikke at skulle have endnu en organisation med krav om bestyrelsesarbejde, har mange lokalsamfund valgt at lade eksisterende borgerforeninger varetage lokalrådsrollen. Kommunerne har villet undgå at tvinge organisationsmodeller ned over lokalsamfundene. Derfor har det i høj grad været op til lokalsamfundene selv at finde deres model for organisering af lokalrådsarbejdet. Da fremmødet til generalforsamlinger i lokalråd ofte er beskeden, kan den demokratiske legitimitet blive betvivlet. Lokalrådene måles i sin legitimitet, som repræsentant for hele byen, ved at være neutrale og retfærdige. ske dialogudvalg i.f.m. forberedelse, gennemførelse og opfølgning på borgermøder 2 gange årligt i hvert lokalforum. Byansvarlige embedsmænd Som samarbejdspartner for og supplement til landdistriktskoordinatoren har Silkeborg Kommune valgt at indføre begrebet byansvarlige embedsmænd, dvs. en fast kontaktperson i forvaltningen for hvert lokalråd. 14 byansvarlige fra Teknik og Miljø varetager således kontakten til kommunens 22 lokalråd. De byansvarlige embedsmænd skal være grundigt inde i forholdene i de enkelte lokalsamfund, så de kan være gode sparringspartnere for lokalrådene ved projektudarbejdelse. Lokalrådsniveau Udfordringer Der er i mange lokalsamfund ingen tradition for at arbejde strategisk og helhedsorienteret med lokalsamfundets udvikling. 10

11 Værktøjskasse for Nærdemokrati og Værktøj for lokalrådene Lokalråd har ingen beslutningskompetence i spørgsmål, der normalt afgøres af kommunen. Til gengæld er lokalrådene dialog- og høringspart i mange sagstyper. Kommune-/Lokalplan Trafikplanlægning Skolestruktur For at lokalrådene kan blive høringspart og berettiget til tilskud fra kommunen, etableres en formel struktur i forhold til politikere og administrationen. Kommunerne anvender forskellige værktøjer hertil: Samarbejdsaftale mellem kommune og lokalråd (Silkeborg, Vejle) Årligt borgermøde/generalforsamling for lokalråd Klimapolitik Lokalrådenes demokratisk legitimitet For at sikre demokratisk legitimitet anvendes forskellige modeller for etablering og valg til lokalrådene: Lokalrådet dannes på stiftende generalforsamling, hvor alle borgere i området over minimum alder har stemmeret (16 eller 18 år). Vedtægter (alle kommuner) Indsendelse af Årsberetning og handleplan for lokalrådets arbejde til kommunen (Vejle Kommune) Deltagelse i kommunal hjemmesideportal (Sønderborg) Lokalrådets arbejdsområde Lokalrådene fungerer i de fleste kommuner som hørings- og dialogpart, dels i sager der gælder for hele kommunen og dels sager der specielt vedrører lokalsamfundet. Eksempler på kommunale sager til høring i lokalråd: Lokalråd sammensat af forenings- og institutionsrepræsentanter sammenkaldes til stiftende møde for lokalrådet Lokalrådsvalg sker samtidigt med kommunevalget (Silkeborg og Faaborg-Midtfyn) Der vælges en bestyrelse og udarbejdes vedtægter, som kommunen skal godkender for at der bliver ydet årligt drifttilskud til lokalrådet. Kommunerne stiller dog sjældent specifikke krav til vedtægterne, men tilbyder i nogle tilfælde skabeloner og eksempler på vedtægter som inspiration til lokalrådene. Vejle Kommunen kræver, at Lokalnetværket (lokalråd) redegør for mindretalsudtalelser i forbindelse med sager fra lokalområdet, der indsendes fra lokalrådet. Herved styrkes den demokratiske legitimitet for lokalrådet. Værktøj for samarbejde mellem alle lokalråd i en kommune Paraplyorganisation En hjælp for de enkelte lokalråd i samarbejdet med kommunen kan være en organisering af lokalrådene i en paraplyorganisation - et fællesråd for lokalråd i hele kommunen. Lokalrådsrepræsentanter vælger en bestyrelse som: Afholder fællesmøder uden politikerne. Normalt deltager den kommunale koordinator og enkelte gange inviteres politikerne til at deltage Er fælles talerør og forhandlingsorgan for lokalråd overfor kommunen. Er samarbejdsforum for udveksling af ideer, opbygning af netværk mellem lokalrådene, afholdelse af kurser m.v. (Vejen, Hedensted, Faaborg- Midtfyn og Sønderborg). 11

12 Værktøjskasse for Nærdemokrati og I Silkeborg vælges, på et af de årlige fællesmøder for lokalråd 3 lokalrådsrepræsentanter til Nærdemokratiudvalget. Disse udgør samtidig et uformelt forretningsudvalg for lokalrådene Uformelle fællesmøder I nogle kommuner er der uformelle fællesmøder for lokalrådene. Ansvaret for møderne går på skift fra lokalråd til lokalråd.(vejle, Silkeborg og Næstved). Fællesrådene kan trække på den kommunale administration til organisatoriske og skriftlige opgaver i.f.m. møder. Ingen fælles organisering for lokalråd Holbæk kommune er ikke interesseret i, at lokalrådene organiserer sig i et fællesråd. Kommunen ønsker, at lokalsamfundene skal være en del af hele kommunen og ikke et særskilt område eller interessegruppe. Kommunikation Udfordringer I de 8 kommuner er der en vis nedadgående aktivitet i foreningerne, hvilket også har indflydelse på tilslutning til lokalrådene. Hertil kommer at lokalrådene i mange tilfælde ikke har tilstrækkelige ressourcer til at arbejde med kommunikation, herunder såvel i papir- som elektronisk udgaver. Mange lokalråd får ikke deres hjemmesider opdateret og bruger den ikke særlig aktivt. Mange har erfaret at brug af en hjemmeside til at holde borgerne orienteret om lokalrådets arbejde ikke er tilstrækkeligt. Mange borgere går sjældent ind på lokalrådets hjemmeside, hvis der ikke er en given lejlighed dertil, eller de bliver mindet om det. Der er behov for supplerende kommunikationsmidler. Værktøjer Link på kommunal hjemmeside og blogs Alle 8 kommuner anvender hjemmeside til orientering om nærdemokratiarbejdet. Alle kommuner tilbyder lokalrådene en link fra den kommunale hjemmeside til lokalrådets egen hjemmeside. Hedensted Kommune anvender desuden blogspot, som en interaktiv løsning på formidling og dialog. Kommunal hjemmesideportal Nogle kommuner tilbyder, at lokalrådene kan komme ind under en kommunal hjemmesideportal med en fast skabelon til oprettelse af hjemmesiden for lokalrådet (Silkeborg, Sønderborg, Vejen) De kommunale hjemmesideportaler forekommer at fungere på et højt niveau. Sønderborg oplever, at kommunens hjemmesideportalen Infoland giver en stærk fælles identitet mellem landsbylaugene (lokalrådene) og har været en sammenbindende kraft i arbejdet med udvikling i landdistriktet. En velfungerende hjemmesideportal er til gensidig udbytte. Lokalrådene kan orientere sig om andre lokalråds arbejde og byrådspolitikerne og embedsmændene får let adgang til at følge med, hvad der foregår i lokalsamfundene. Nogle kommuner betragter oprettelse og vedligehold af hjemmesider som lokalrådenes egen opgave, men giver dog økonomisk støtte til lokalrådenes oprettelse af hjemmeside (Vejle). Mange af kommunerne tilbyder lokalrådene hjemmesidekurser eller økonomi til at sende lokalrådsmedlemmer på kursus. Flere lokalråd opfordrer borgere til at tilmelde sig grupper, så de kan modtage nyhedsbreve og andre meddelelser fra lokalrådet. Erfaringer fra flere lokalråd er, at grupper fremmer deltagelse i lokalrådenes arbejde. 12

13 Værktøjskasse for Nærdemokrati og grupper kan også bruges til at videreformidle henvendelser fra kommunen til alle relevante parter i et lokalområde, f.eks. videresender Tybjerg Lokalråd i Næstved Kommune meddelelser fra kommunen til alle lokale foreninger. De sociale medier Lokalrådsarbejde er præget af aldersgruppen 50+. Ved anvendelse af de sociale medier vil lokalrådene lettere kunne komme i kontakt med de yngre grupper, der ofte er svære at få engageret i lokalsamfundets aktiviteter. Nogle lokalråd har oprettet facebookgrupper og blogs. Nogle overvejer øget anvendelse af de sociale medier f.eks. sms, Twitter og YouTube. Fastholdelse af resultater af borgerinddragelse Udfordring I de fleste lokalsamfund har man ikke tidligere prøvet at skulle tage en fælles diskussion af ønsker til udvikling af eget samfund. Etableringen af lokalrådet kan bane vejen for disse diskussioner. Udfordringen er imidlertid, at der i mange lokalsamfund, blandt de aktive borgere, måske ikke er ressourcer til at skriftliggøre diskussionerne. Der er således i de mange lokalsamfund behov for assistance til dette. Aktuelt ( ) er der så store begrænsninger i de kommunale midler og private og statslige puljer og fonde, at de af borgerne skitserede ønsker til udvikling næppe kan gennemføres inden for en overskuelig årrække. Erfaringer fra flere kommuner er, at borgerne efter at have være med i arbejdet med en udviklingsplan, udtrykker, at de oplever at: Det bliver ved snakken. Nogle borgere har på fællesmøder givet udtryk for frustrationer herover. Værktøj Der er udviklet forskellige værktøj og metoder til borgerdialog og fastholdelse af borgerdialogen. Huskeseddel I Silkeborg Kommune er der udviklet et system med Huskesedler. Som forberedelse til dialog med kommunen om lokalsamfundets udvikling opsamler lokalrådene ønsker fra borgermøder, løbende borgerhenvendelser og ideer fra lokalrådet. Det nedskrives i kommunalt fremstillede Huskesedler, hvad lokalrådet ønsker at snakke med Nærdemokratiudvalget om. Huskesedlen fungerer som sagsbehandlingsdokument i Nærdemokratiudvalget. Hvert andet år kan et Lokalråd aflevere Huskesedler og komme i dialog med Nærdemokratiudvalget herom. Resultaterne fastholdes i referater og svar til lokalrådene. Som supplement hertil er der i 2011 indført en ordning med byansvarlige embedsmænd, der har en løbende kontakt mellem lokalsamfundene og Teknik og Miljø-afdelingen. Borgermøder om Lokal udviklingsplan/landsbyprogram Borgerne indkaldes til et fremtidsværksted for deres lokalsamfund. På fremtidsværkstedet synliggøres borgernes ideer og borgerne prioriterer indsatsområderne. Udviklingsplaner er på vidt forskellige niveauer. På hver deres niveau fungere de de fleste steder som et redskab til at fastholde resultatet af en fælles diskussion. Lokalrådene kan bruge udviklingsplanerne i den videre drøftelse om lokalsamfundets udvikling. Udviklingsplanerne indgår i flere kommuner som lokalsamfundenes bidrag til kommuneplandebatten. Dialogmøder og elektronisk lokalområdebog: I Holbæk er byrådsmedlemmerne fordelt på 5 dialogudvalg som to gange årligt deltager i borgermøder i hvert af de 17 lokalsamfund (lokalforum). Resultatet af borgermøderne fastholdes i en Lokalområdebog på en kommunal nærdemokratiportal. Heri kan alle sager følges under sagsbehandlingen og frem til resultat af byrådsbeslutning. Lokalområdebogen er tilgængelig på den kommunale hjemmeside Det giver de involverede parter en god mulighed for at følge med i sagsgangen og følge op på en sag, hvis den ikke behandles tilfredsstillende for en eller flere af de involverede parter. 13

14 Silkeborg Kommune Silkeborg Byra d - politikere 5 udvalgs-repræsentanter Nærdemokratiudvalg Administration - embedsmænd Teknik og Miljø Nærdemokratikoordinator Interesseorganisationer Byansvarlige embedsmænd Kort & Matrikelstyrelsen Forretningsudvalg sformænd Fakta om Silkeborg Kommune Indbyggertal (1. januar 2011) , ca. 50 % bor i landdistrikter Areal (2011) 864,9 km 2, befolkningstæthed 103 indb/km 2 14

15 Nærdemokrati og lokalråd Video om nærdemokrati og lokalra d i Silkeborg Nærdemokratiudvalg nedsat af Byra det med 5 byra dspolitikere, 3 lokalra dsrepræsentanter og 2 præsentanter fra interesseorganisationer Kodeks for godt nærdemokrati Årlig Nærdemokratikonference arrangeret af Nærdemokratiudvalget Nærdemokratikoordinator 14 byansvarlige embedsmænd fra Teknik og Miljøafdelingen - fast tilknytning til hver sine lokalra d 24 lokalra d for lokalsamfund - vedtægter og a rligt borgermøder med valg til bestyrelse Samarbejdsaftale mellem lokalra dene og Silkeborg Kommune Uformelt Forretningsudvalg for de 24 lokalra dene i Nærdemokratiudvalget Årligt fællesmøde for alle lokalra d, arrangeret af lokalra denes forretningsudvalg Lokale Huskesedler - system der fastholder dialogen mellem politikere og lokalra d om lokalomra dernes ønsker og ideer til udvikling LAG Silkeborg arbejder med udviklingsplaner i 9 lokalomra der Årligt kommunalt drifttilskud pa 6000 kr. til hvert lokalra d Kilder Denne beskrivelse bygger pa en rundbordsamtale pa Silkeborg Ra dhus 28. marts 2011, samt oplysninger om nærdemokrati fra Silkeborg Kommunes hjemmeside. I rundbordssamtalen deltog: Anders R. Henriksen byra dsmedlem og formand for Nærdemokratiudvalget i Silkeborg Kommune, Vibeke Vogelius formand for Resenbro og lokalra dsrepræsentant i Nærdemokratiudvalget, Aase Madsen sekretær i Sejs-Svejbæk, Jette Pedersen nærdemokratikoordinator for Silkeborg Kommune samt Mogens Knudsen konsulent fra EnviroConsult, Århus Historik 2006 Nærdemokratiudvalg nedsat 2007 Model for borgerinddragelse i Silkeborg Kommune 2008 Samarbejdsaftale mellem lokalra d og Silkeborg Kommune 2011 Indførelse af Byansvarlige embedsmænd 2011 Kodeks for godt nærdemokrati Dannelse af lokalra d i lokalsamfundene Silkeborg Kommune 15 Det politiske niveau Arbejdet med udbygning af nærdemokrati og lokalråd i Silkeborg tog form i 2006 op til kommunesammenlægningen. Der blev nedsat et nærdemokratiudvalg med repræsentanter fra de 4 tidligere kommuner, der i dag udgør Silkeborg Kommune: Gjern, Them, Kjellerup og Silkeborg Kommune. En nærdemokratikoordinator koordinerede arbejdet med at opstille modeller for nærdemokrati, og der blev afholdt borgerhøring. Dette arbejde resulterede i Idékatalog om nærdemokrati. I 2006 nedsatte Nærdemokratiudvalget en tænketank, som skulle udarbejde et beslutningsforslag, der beskrev de formelle rammer for borgerinddragelse i de kommunale beslutningsprocesser. Resultatet blev Model for borgerinddragelse i Silkeborg Kommune, som blev vedtaget af byrådet i Disse dokumenter dannede grundlag for, at der i 2008 blev vedtaget en Samarbejdsaftale mellem lokalråd og Silkeborg Kommune. Denne Samarbejdsaftale er godkendt af lokalrådene, og senere ændringer skal forelægges samtlige lokalråd til udtalelse, før byrådet kan træffe beslutning om ændringer eller ophævelse. Der har været svingende politisk opbakning til nærdemokratiprojektet siden starten. Nærdemokratiet var et valgkampstema op til kommunevalget i 2010 på de fleste valgmøder ude i lokalsamfundene. En tidligere lokalrådsformand fra landsbyen Grauballe blev valgt ind i byrådet og blev Nærdemokratiudvalgsformand. Efter kommunalvalget blev det besluttet at genoprette Nærdemokratiudvalget og give det en høj prioritering. For at integrere borgerinddragelse på det politiske niveau er borgerinddragelse gjort til et obligatorisk punkt af sagsfremstillingen til de politiske udvalg og byrådet. Nærdemokratiudvalget Nærdemokratiudvalget er et 17, stk 4- ad hoc udvalg, men fungerer i praksis som et stående udvalg. Det er sammensat af følgende: 5 byrådspolitikere fra hvert sit parti 3 lokalrådsrepræsentanter fra 24 lokalråd 2 repræsentanter fra interesseorganisationer (Forældrenævn og Ældreråd for Silkeborg Kommune) Der holdes månedlige møder. Med mellemrum holdes møderne på skift ude hos lokalrådene.

16 Silkeborg Kommune Kodeks for godt nærdemokrati For at fastlægge Kodeks for godt nærdemokrati gennemførte Nærdemokratiudvalget i 2010 en udviklingsproces. Der blev oprettet fokusgrupper med repræsentanter fra lokalrådene, ældrerådet, handicaprådet, det politiske niveau og flere andre, som skulle drøfte, hvilke elementer der er vigtige i et nærdemokrati. Resultatet af drøftelserne er Kodeks for godt Nærdemokrati. Gensidig forpligtigelse Formand for Nærdemokratiudvalget Anders R. Henriksen uddyber kodekset: Tidlig inddragelse er ikke kun gældende fra rådhuset ud til lokalområderne. Det gælder lige så meget den anden vej. Borgerne skal også tage et ansvar. Går man med et projekt i et lokalråd og ønsker et samarbejde med Rådhuset, er det vigtigt, at man tidligt sørger for at inddrage alle relevante parter. Det er en vigtig pointe, at vi ikke bare kan sætte os ned på hænderne og vente på andre vi må tage et medansvar for, at dialogen Kodeks for godt nærdemokrati i Silkeborg Kommune Tidlig inddragelse Alle tager ansvar for tidlig og bred inddragelse. Løbende kontakt befordrer engagement og effektivitet. Forventningsafstemning Borgere, politikere og administration er bevidste om hinandens roller og virkeligheder, og alle respekterer spillereglerne for samarbejdet. Dialog Samarbejde er præget af respektfuld dialog, hvor alle lytter for at finde frem til de bedste løsninger. Personlige relationer fremmer frugtbar dialog. Koordinering Intern koordinering i lokalsamfundet, blandt politikere og i administrationen fremmer samarbejdet. Saglighed Engagement, holdninger og viden udfoldes bedst gennem et a bent, sagligt og konstruktivt samarbejde. Kommunikation i øjenhøjde God kommunikation er tydelig og har øje for modtagerens virkelighed. Synlighed, bruger- og interesseorganisationer og Silkeborg Kommune er aktive og synlige spillere i udvikling af lokalsamfundene. Uddrag fra Silekborg Kommunes hjemmeside om Kodeks for godt nærdemokrati Med Kodeks for godt nærdemokrati vil Nærdemokratiudvalget vise vejen til fortsat udvikling af et stærkt samspil mellem borgerne, politikerne og administrationen i Silkeborg Kommune. Kodeks for godt nærdemokrati sigter mod tidlig og aktiv inddragelse af borgerne i den kommunale opgaveløsning, sa borgerne opfatter sig som medborgere i et fællesskab. I den a nd har, bruger- og interesseorganisationer, politikere og embedsmænd bidraget til definering af de syv udsagn, der samlet udgør Kodeks for godt nærdemokrati. Borgerne, politikerne og administrationen har nu et fælles ansvar for at efterleve Kodeks for godt nærdemokrati og derved bidrage til at kvalificere kommunale beslutninger og gennemførelse af disse. Det er Nærdemokratiudvalgets ønske, at alle parter inddrager denne kodeks som en grundlæggende forudsætning for det videre samarbejde. kommer til at køre godt. Der skal være udfarenhed både fra politikerne, forvaltningen og borgerne/lokalrådet. Der er tale om en gensidig forpligtigelse, hvis nærdemokratiet skal lykkes. Når man gerne vil så et frø til et projekt, gælder det om hurtigst muligt at få fat i relevante samarbejdspartnere. Det er vigtigt, at lokalrådene gør opmærksom på deres problemer og inviterer politikerne, når der afholdes borgermøder. Lokalrådene kan ikke forvente, at politikerne er opmærksomme på, hvornår der bliver holdt borgermøder ude i de mange lokalsamfund. Lokalrådene må selv henvende sig enten direkte til politikerne, eller der kan sendes en mail til landdistriktskoordinatoren, som så videresender til alle politikerne. Henvendelserne fra lokalrådene kommer som reglen til nærdemokratiudvalgsformanden, som sørger for at få det videreformidlet til de relevante udvalg. Henvendelserne er i størst omfang til Plan-, Miljø- og Klima samt Vej- og Trafik udvalgene. Nogle lokalråd sender selv mails til politikerne. Nærdemokratiudvalget har sendt brev til lokalrådene, hvor det gøres klart, at lokalrådene selv må henvende sig, hvis de vil have kommunen repræsenteret på møder. Til gengæld melder vi ud, at vi gerne stiller med en politiker og en relevant embedsmand afhængig af, hvad der er behov for. 16

17 Silkeborg Kommune Årlig Nærdemokratikonference Der er tradition for at afholde en heldags Nærdemokratikonference én gang årligt, arrangeret af Nærdemokratiudvalget. Her inviteres såvel lokalrådene som politikerne. Konferencen er en god mulighed for dialog mellem lokalrådene og politikerne. Der er forskellige emner på konferencen fra år til år. Udvalgsformand som coach Som nærdemokratiudvalgsformand reagerer jeg, når jeg hører, at der er et lokalråd, der ikke fungerer ret godt. Jeg ringer til formanden og tager ud for at få en snak med lokalrådet. Der har dog som reglen ikke været de store konflikter. I 2010 var der følgende emner: Dialogmøde mellem lokalrådene og nærdemokratiudvalgsmedlemmerne Præsentation af Kodeks for godt nærdemokrati i Silkeborg Kommune Foredrag om Forudsætninger for et godt landsbyliv en foredragsholder fra et lokalsamfund i kommunen Et eksempel var et lokalråd der var helt oppe i det røde felt. De oplevede, at kommunen aldrig lyttede til deres problemstillinger, og at der aldrig var blevet gennemført nogle af de ønsker lokalrådet havde peget på. Nærdemokratiudvalget tog ud til lokalrådet og spurgte, hvem de egentlig havde snakket med i Kommunen. Kommunikationen havde ikke fungeret, og der var ikke kommet klare signaler fra lokalrådet ind til Kommunen. Workshop om erfaringer, ideer og metoder til facilitering af engagement og aktivt samspil Status og drøftelse af samarbejdet mellem Kommunen og lokalrådene om den Lokale huskeseddel. Nærdemokratiudvalget tæt på lokalrådene Anders R. Henriksen fortæller: Nærdemokratiudvalget holder med mellemrum sine månedlige møder ude i lokalsamfundene. Det tilstræbes at afholde dem i de byer, der måske har brug for lidt opbakning til lokalrådsarbejdet. Når et lokalråd ikke har deltaget i fællesarrangementer for lokalråd to-tre gange henvender landdistriktskoordinatoren sig til det pågældende lokalråd for at høre, om der kan afholdes møde for Nærdemokratiudvalget ude i det pågældende lokalråd. Indvilliger lokalrådet heri, møder hele Nærdemokratiudvalget op ude hos lokalrådet medbringende teknisk udstyr pc er, storskræm m.v. og lokalrådet står som regel klar med kaffe. Der sendes på forhånd en dagsorden ud til lokalrådet, hvor samarbejdet med den pågældende landsby er et af punkterne. Nærdemokratiudvalget ønsker således på mødet at komme i nærdialog med lokalrådet om de ønsker og ideer man har. Nærdemokratiudvalget oplever, at det bærer frugt at vise opmærksomhed omkring, hvad lokalrådene kæmper med. Det giver fornyet styrke til lokalrådene, at de kommer i en god dialog med kommunen. Nærdemokratiudvalget har samtidig påpeget over for det pågældende lokalråd, at hvis samarbejdet mellem Kommunen og lokalrådet skal fungere, er det nødvendigt med dialog. Man kan ikke gå og brokke sig over Kommunen uden at foretage en konstruktiv henvendelse til Kommunen, som Kommunen kan behandle. Lokalrådet blev også opfordret til at invitere politikere og embedsmænd, hvis man ønsker deres tilstedeværelse ved møder. Politikerne er i stor udstrækning interesseret i at deltage i møderne ude i lokalrådene, også selv om det ikke er valgår. Politikerne er interesseret i lokalrådene, fordi det 17

18 Silkeborg Kommune er der, demokratiet udvikles og man som politiker får den nære dialog, inspiration og motivation for det politiske arbejde. Her får vi som politikere en masse visioner om udvikling af landområderne. Administrativt niveau Til arbejdet med nærdemokrati og lokalråd har den kommunale administration nærdemokratikoordinatorer i afdelingen for Analyse og Udvikling, og byansvarlige embedsmænd i Teknik og Miljøafdelingen. Nærdemokratikoordinatorer Fungerer som sekretariat for Nærdemokratiudvalget og samler punkter til Nærdemokratiudvalgets møder Følger op på de beslutninger der er taget på Nærdemokratiudvalgets månedlige møder Står for koordinering mellem forvaltningerne og lokalrådene Det er lokalrådenes klare budskab, at en koordinator i kommunen er altafgørende for, at nærdemokratiarbejdet fungerer godt. Lokalrådene er derved sikre på, at der er en person i den kommunale forvaltning, der koordinerer, griber bolden og henviser lokalrådene til relevante personer i forvaltningerne. Det er en stor fordel for alle parter, at der er styr på, hvad der kommer fra lokalrådene, så det bliver koordineret og behandlet korrekt. Byansvarlige embedsmænd I marts 2011 blev en forsøgsordning med at udnævne byansvarlige medarbejdere i Teknik og Miljøafdelingen gjort til en permanent ordning. En byansvarlig embedsmand er en kontaktperson og dialogpartner i Teknik og Miljøafdelingen for lokalrådene. I 2011 var der i alt 14 byansvarlige. Hver byansvarlig servicerer fra 1-4 lokalområder. Forvaltningen har udsendt brev til samtlige lokalråd, med orientering om den permanente ordning med byansvarlige embedsmænd. Med denne ordning ønsker forvaltningen at justere arbejdsprocesserne, således at de byansvarlige embedsmænd opnår et stort kendskab til Teknik og Miljøafdelingens aktiviteter i lokalområderne. Dette betyder, at den byansvarlige embedsmand involveres i, eller orienteres om, kommunale budgetbeslutninger, anlægsarbejder, byggemodninger, større naturplejeprojekter, kommende planer o.l. Det påhviler de byansvarlige embedsmænd at sikre, at der løbende er dialog med lokalrådene. Den byansvarlige embedsmand vil søge at være i kontakt med lokalrådene mindst en gang i kvartalet. Forvaltningen tilbyder også at deltage på et årligt lokalrådsmøde, eller et borgermøde efter lokalrådenes ønske. Forvaltningen ønsker via de byansvarlige embedsmænd at opnå et højere kendskab til, hvad der rører sig i lokalområderne. Lokalrådene opfordres til at føje den byansvarlige embedsmand for deres område på eventuelle mailinglister, når der udsendes nyhedsbreve og mødereferater mv. Står for alle praktiske arrangementer ved udvalgsmøder Udsender pressemeddelelser Vedligeholder hjemmesiden Anders R. Henriksen, ser nærdemokratikoordinatorerne som en meget vigtig faktor i hele nærdemokratiarbejdet: Ved debatten forud for vedtagelsen af Kommuneplan deltog Kommunen i mere end 20 borgermøder, som var arrangeret af lokalrådene. Forvaltningen opfordrer til afholdelse af borgermøder på lignende vis fremover. Dette vil muliggøre, at Forvaltningen kan afholde og deltage i flere borgermøder i fremtiden, og herigennem styrke den lokale dialog. 18

19 Silkeborg Kommune Anders R. Henriksen udtrykker: Systemet med de byansvarlige embedsmænd er et meget meget positivt initiativ fra Teknik og Miljøafdelingen. Vi må se, hvordan det kommer til at gå, men alene det, at initiativet kommer fra Afdelingen selv, kunne tyde på, at det kan blive en succes. Teknik og Miljøafdelingens initiativ er helt i tråd med Nærdemokratiudvalgets Kodeks for godt Nærdemokrati. I forbindelse med oprettelse af et nyt lokalråd i 2011 mødte den byansvarlige embedsmand frem på eget initiativ, af ren og skær interesse, uden at der egentlig var forventninger om, at han skulle komme. Den byansvarlige embedsmand får herved med det samme skabt kontakten til fremtidige samarbejdspartnere i lokalrådet. Selv om de byansvarlige embedsmænd er fra Teknik og Miljø, er de også forpligtiget til at tage sig af problemstillinger, der har med andre forvaltninger at gøre og sørge for at lokalrådene bliver ledt hen til de rette personer. én indgang til et lokalsamfund i forbindelse med sagsbehandling, projektudvikling, driftsopgaver m.v. Lokalrådene er det mest velegnede organ til forhandling med Kommunen. Lokalrådets lokalkendskab er uhyre vigtigt ved gennemførelse af projekter. Lokalrådet kan være meget velegnet til at sørge for koordinering i lokalområdet, så der sikres en større forståelse hos borgerne for de projekter der skal gennemføres. Lokalrådet kan ringe til den byansvarlige embedsmand, der så skal tage sig af henvendelsen og tage ud til landsbyen og snakke med lokalrådet om, om deres ønsker er realistiske. Det er en stor læreproces for såvel lokalrådene som Forvaltningen. I starten var de byansvarlige embedsmænd noget betænkelige ved at skulle indtage den nye rolle, men nu virker det som om, de er glade for den nye samarbejdsmulighed. Det vil nok tage lang tid at få det til at fungere, og vi må have tålmodighed. Det er en stor omstillingsproces for såvel Forvaltning som borgerne ude i lokalsamfundene, at der skal være dette mere formaliserede og systematiske samarbejde og dialog. Det er ikke noget man bare lige gør. Der kan godt gå 5 år, før det fungerer. Det er et langstrakt eksperiment. Lokalrådsniveau Silkeborg Kommune har samarbejdsaftale med alle lokalråd. Med samarbejdsaftalen ønsker Silkeborg Kommune en løbende og åben dialog med lokalråd om spørgsmål, der har lokal betydning. I 2011 er der 24 lokalråd. Samarbejdsaftalen omfatter: Lokalråd, Lokal huskeseddel, Procedurer for høring og dialog. Lokalråd Lokalrådene følger som udgangspunkt skoledistrikterne For at sikre en effektiv sagsbehandling er der gensidig orienteringspraksis mellem den byansvarlige embedsmand og nærdemokratikoordinatoren. Lokalrådene er især i 2010 blevet en stadig vigtigere samarbejdspartner for Forvaltningen og politikerne. Kommunen ønsker så vidt muligt at have Lokalrådet skal godkendes af Silkeborg Kommune Der må kun være ét lokalråd pr. område Lokalrådene kan vælges direkte eller indirekte. Hvis lokalrådet vælges direkte, anbefales det, at valget sker på et offentligt annonceret borgermøde. 19

20 Silkeborg Kommune Valgalderen er 16 år. Ved indirekte valg optages en eller flere pladser i lokalrådet af personer fra foreninger, institutioner eller lignende i lokalområdet Lokalrådet udarbejder vedtægter med rammerne for deres arbejde Ovennævnte forhold skal godkendes af Nærdemokratiudvalget for, at kommunen kan godkende Lokalrådet som forhandlingspart og som støtteberettiget til et årligt drifttilskud fra kommunen. I 2011 var det på kr. Lokal huskeseddel Lokalrådene indsender en Huskeseddel til Nærdemokratiudvalget med lokalrådets udfordringer og udviklingsønsker. Det sker i en fortrykt skabelon fra Nærdemokratiudvalget. For at sikre en demokratisk legitimitet skal lokalrådet på et borgermøde sikre, at Huskesedlen godkendes af borgerne, og at alle har haft mulighed for at komme til orde omkring Huskesedlens punkter. Huskesedler indsendes til Nærdemokratiudvalget på skift fra de forskellige dele af kommunen. Et lokalråd kan indsende Huskeseddel én gang hvert andet år. Nærdemokratiudvalget sørger for at Huskesedlen bliver sendt til behandling i det rette udvalg og forvaltningsenhed i Kommunen, og at der bliver givet tilbagemelding til lokalrådene. Lokalrådene har derudover mulighed for til en hver tid af sende forslag til Kommunen. Med de nye byansvarlige i Forvaltningen, der er kommet til i 2011, styrkes muligheden for løbende at få vurderet ønsker og komme i tæt dialog med Kommunen. Huskesedlerne præsenterer som regel både kortsigtede og langsigtede problemstillinger. Huskesedlerne svarer på den måde til de Udviklingsplaner for lokalområder, som andre kommuner arbejder med. Som supplement til Huskesedlerne arbejder LAG Silkeborg i med lokale udviklingsplaner for foreløbig 9 lokalområder i kommunen i tæt samarbejde med lokalrådene. Høring og dialog Silkeborg Kommune ønsker ikke at træffe beslutninger om forhold af væsentlig betydning i et lokalområde, uden at der har været en forudgående høring af eller dialog med de relevante lokalråd. Høringer gennemføres efter Silkeborg Kommunes model for borgerinddragelse og Kodeks for godt nærdemokrati vedtaget i februar En styrkelse af høring og dialogen er sket med det nye system med byansvarlige fra Teknik og Miljøafdelingen i Silkeborg Kommune. Anders R. Henriksen uddyber: I Nærdemokratiudvalget sidder repræsentanter fra alle de politiske udvalg i Byrådet. Hvis de registrerer, at der ikke fra Forvaltningen bliver gjort noget ved de ting der kommer frem på Huskesedlerne, er det repræsentanternes forpligtigelse at gå til Forvaltningen og spørge til status for sagerne. Når Huskesedlerne kommer ind, er det vigtigt, at fagudvalgene har mod til at afvise sager, som man mener er urealistiske af den ene eller anden årsag. Et eksempel på en hurtig afklaring var et lokalråds forslag om at lave et torv med indbygget trafikregulering. Fagudvalget svarede, at ideen var god, men at der ikke p.t. var penge til projektet fra kommunen. Lokalrådet fik på den måde en hurtig og klar besked, så man ikke behøver at bruge mere tid på den sag foreløbigt. Forvaltningerne svarer normalt selv lokalrådene på mail og sender også svaret i kopi til landdistriktskoordinatoren. Herved er landdistriktskoordinatoren i stand til at give Nærdemokratiudvalget en status på de verserende sager fra Huskesedlerne. Når Huskesedlerne er behandlet i udvalgene er de offentligt tilgængelige på den kommunale hjemmeside. 20