Dansk Sejlunions bestyrelse

Transkript

1 Referat Møde: Bestyrelsesmøde Dato: Mandag den 27. april 2015 kl Sted: Deltagere: Dansk Sejlunion, Idrættens Hus, Brøndby Jesper Andersen, Mads Christensen, Christian Hangel, Line Markert, Hans Natorp, Christina Nielsen, Jørgen Larsen, Henrik Voldsgaard, Mads Kolte-Olsen. DAGSORDEN 1. Godkende dagsorden Hans Natorp gennemgik dagsorden og mødets forløb. Man tilføjede punktet Godkendelse af vedtægter for DS Klassenetværk til dagsordenen. Bestyrelsen godkendte mødets dagsorden. 2. Godkende referat fra møde 2 og Man gennemgik udkast til referat for møderne marts og og 21. marts. Referat møde den 9. marts: Man ønskede justering af punkt 3.1. Formandens rapport om den rådgivning, som Dansk Sejlunion skal give sejlerne om håndtering af forurenet vand i Rio de Janeiro. Man ønskede tilføjet til punkt 3.2 Ledelsens rapport, at bestyrelsen understregede vigtigheden af projektet Branding og ekstern finansiering. Referat møde den 20. marts: Man ønskede tilføjelse til punkt 6 Indtryk fra generalforsamling om spørgsmål og kommentarer fra salen. Man præciserede i punkt 5 Eventuelt beskrivelsen af den rådgivning Dansk Sejlunion skal give sejlerne om håndtering af forurenet vand i Rio de Janeiro. Bestyrelsen godkendte herefter referaterne fra møde og Ledelsesrapporter 3.1. Formandens rapport Hans Natorp henviste til den skriftlige rapport. Derudover redegjorde Hans Natorp for forløb i EUROSAF om sammensætning i Executive Committee. Hans Natorp orienterede om arbejdet med sponsor-søgning til Sejlerlandsholdet. Danmarks Idrætsforbund holder årsmøde den 9. maj. Hans Natorp, Christian Hangel og Christina Nielsen repræsenterer Dansk Sejlunion på årsmødet. Bestyrelsen tog orienteringen i formandens rapport til efterretning. 1

2 3.2. Ledelsens rapport Mads Kolte-Olsen henviste til skriftlig rapport for sekretariatets arbejde med at gennemføre prioriteterne for Derudover orienterede Mads Kolte-Olsen om, at Dansk Sejlunions samlede efterspørgsel på løsning af kommunikationsopgaver i et stykke tid har været markant større end områdets kapacitet. Skarpere ledelsesmæssig prioritering og fravalg af opgaver er nødvendigt. Konsekvens er, at nogle af organisationens ønsker til kommunikation må udskydes. Bestyrelsen kom med forskellige forslag til at inddrage frivillige ressourcer i kommunikationsarbejdet. Hans Natorp og Mads Kolte-Olsen redegjorde for konstruktionen bag ISAF Worlds Aarhus Kommune og ISAF underskriver kontrakt den 29. april Aarhus Kommune påtager sig med kontrakten det juridiske og økonomiske ansvar for det samlede projekt. Alle parter i projektet, herunder Dansk Sejlunion, underskriver den 29. april en hensigtserklæring om at forberede og gennemføre projektet. Hensigtserklæring bliver efterfølgende omsat i en bindende samarbejdsaftale, hvori Dansk Sejlunions juridiske og økonomiske forpligtelser i projektet vil blive aftalt. Bestyrelsen tog ledelsens orientering til efterretning Økonomirapport Mads Kolte-Olsen henviste til skriftlig rapport for sejlunionens økonomi i 1. kvartal 2015 fra Henrik Blakskjær. Mads Kolte-Olsen bekræftede, at indtægt fra salg af både omfatter beløb til at dække andel af de faste omkostninger i DS Klubfinans. Medlemstal og kontingent. Man drøftede forskellige muligheder for at sammenligne de medlemstal, som sejlklubberne har indberettet til DIF og de oplysninger, som sejlklubberne indberetter til Dansk Sejlunion. Man drøftede, hvordan en samlet medlemsbase kunne indgå i strategiarbejdet. Gavegiverordning er åbnet på sejlsport.dk. Dansk Sejlunion skal inden 1. juli have modtaget 100 individuelle bidrag på mindst 200 kr. for at kunne blive godkendt af SKAT som velgørende forening. De første 100 bidrag bliver opsøgt gennem bestyrelse, medarbejdere og formænd for sejlklubber. Gaver på indtil kr. til Dansk Sejlunion og sejlklubber i Dansk Sejlunion vil herefter være fradragsberettigede. Bestyrelsen tog rapport over sejlunionens økonomi til efterretning. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Bestyrelsens prioriteter i 2015 og bestyrelsens arbejdsform Hans Natorp lagde op til drøftelse af bestyrelsens prioriteter i 2015, og hvordan man vil arbejde. Bestyrelsen skal både se fremad og sætte retning, og se bagud og følge gennemførelsen af bestyrelsens beslutninger. Derudover har bestyrelsen en rolle i forbindelse med fx godkendelse af ansøgninger, indstilling af kandidater til forskellige poster og varetagelse af politiske forbin- 2

3 delser. Bestyrelsen er bevidst om sin aktuelle rolle og funktion i den enkelte drøftelse og beslutning. Man havde i perioden op til mødet oplevet et højt antal beskeder på basecamp. Man gav udtryk for, at debat og information gerne måtte blive fordelt ud over en længere periode. Det er fint, at man ved afrapportering fremhæver enkelte punkter. Man ønsker, at strategi-arbejdet får betydelig tid og opmærksomhed i bestyrelsens arbejde i Man pointerede, at tidsfrister i bestyrelsens forretningsorden skal overholdes, fx frist for bilag (fem arbejdsdage inden mødet) og frist for offentliggørelse af referat (fire uger efter mødet). Bestyrelsen tog drøftelsen over arbejdsform til efterretning Bestyrelsens konstituering Hans Natorp orienterede om samtaler med bestyrelsen og fremlagde forslag til konstituering. Bestyrelsen besluttede følgende konstituering Hans Natorp, formand (direkte valgt), kontakt til Ordensudvalget Henrik Voldsgaard, næstformand, kontakt til Appel- og Regeludvalget Line Markert, politisk økonomiansvarlig Jesper Andersen, kontakt til Klassenetværket (DS Netværk) Mads Christensen, kontakt til Teknisk Udvalg og Ligaforeningen (DS Netværk) Christian Hangel, kontakt til Ungdomsnetværket (DS Netværk) Christina Nielsen, kontakt til Kapsejladsledergruppen (DS Netværk skal etableres) Jørgen Larsen, kontakt til Friluftsliv og Oplevelser og Kredsnetværket (DS Netværk skal etableres) 4.3. Havets motionister Henrik Voldsgaard orienterede om status for undersøgelsen Havets Motionister. Det første af tre notater er færdigt. Specialforbundsnotatet vil blive offentliggjort i den kommende uge. Data fra den anden del af undersøgelsen - undersøgelse af klubformænd - er modtaget efter god svarprocent. Data bliver behandlet efter specialforbundsnotatet. Man er også ved at gøre klar til tredje del af undersøgelsen, hvor man vil spørge medlemmer. Rapportens konklusion vil indeholde dels undersøgelsens faktuelle konklusioner, dels et afsnit med spørgsmål til yderligere undersøgelse og perspektivering. Undersøgelsen vil være nyttig i det videre arbejde med udvikling af strategi Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Vild med Vand Velkommen på havnen Mads Kolte-Olsen orienterede om projektet. Nordea-fonden har bevilget 8 mio. kr. til et samarbejde over de næste 3½ år mellem Foreningen af Lystbådehavne i Danmark og Dansk Sejl- 3

4 union. Projektet vil vise vejen til havnen med godt værtskab og åbne aktiviteter. Dygtige, frivillige i sejlklubber og havne udvikler og tilbyder regelmæssige aktiviteter. Hvert år på Havnens Dag i juni (første gang i 2016) sætter havne og sejlklubber trumf på med en særlig markering af havnens og vandet muligheder og fejring af det gode værtskab. Alle sejlklubber i Dansk Sejlunion og havne i Foreningen af Lystbådehavne i Danmark bliver inviteret til at deltage i projektet. Et kriterium for at deltage i projektet er, at havnen og sejlklub etablerer en fælles projektgruppe. Man kan invitere andre lokale parter med, fx kajakklub eller vinterbadere. Vild med Vand udvalget er den lokale drivkraft i forandringen mod mere liv og aktivitet i havnen og på vandet. Målsætning er 100 Vild med Vand havne over hele projektets løbetid. Projektet hænger tæt sammen med Dansk Sejlunions arbejde for udvikling af sejlklubber med PULS. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Branding og ekstern finansiering Mads Kolte-Olsen orienterede om status for forberedelse af projektet Branding og ekstern finansiering. Baggrunden for projektet er bestyrelsens notat Dansk Sejlunions fremtidige finansiering fra september og oktober 2014: Dansk Sejlunion skal sikre sit finansieringsgrundlag for årene efter Øget ekstern finansiering er en forudsætning for drift og udvikling af Dansk Sejlunions ydelser til sejlklubber og sejlere. Dansk Sejlunion skal tiltrække ekstern finansiering ved at være attraktiv for sine målgrupper og samarbejdspartnere. Bestyrelsen besluttede i oktober 2014, at sekretariatet skal etablere et projekt, som kan formulere Dansk Sejlunions brand og styrke Dansk Sejlunions udtryk af værdier, holdninger og handlinger. Projektet skal begynde med Sejlerlandsholdet. Status ultimo april 2015 er, at projektets iværksættelse er nogle måneder forsinket. Projektet er prioriteret i sekretariatets arbejde i 2015 og skal sættes i værk. Mads Kolte-Olsen redegjorde for forsinkelsen. Arbejdet med at udnytte konkrete samarbejder, fx Nordea-fonden og Vild med Vand projektet er blevet prioriteret. Mads Kolte-Olsen fremlagde plan for iværksættelse af projektet. Drøftelse Man udtrykte bekymring og kritik over, at projektet er forsinket. Man forventer svar på de spørgsmål, som bliver rejst i bestyrelsens notat "Dansk Sejlunions fremtidige finansiering - case eliten" fra oktober Man anbefalede, at ledelse og bestyrelse mødes for at afklare forståelsen af opgaven. Bestyrelsen udtrykte kritik af, at projektet Branding og ekstern finansiering var forsinket. Bestyrelsen ønsker møde med sekretariatets ledelse om projektets præmis og indhold. 4

5 Bestyrelsen godkendte den fremlagte plan for iværksættelse af projektet. 1. maj - 1. juni Projektbeskrivelse bliver udarbejdet og de nødvendige ressourcer (tid og kompetencer) frigivet. 1. juni 30. juni: 1. fase: Projektgruppe beskriver Dansk Sejlunions værdier, brand og konkrete tilbud til samarbejdspartnere og plan for projektets 2. fase. 17. juni: Afrapportering til bestyrelsen Sejlsportsligaen ønske om budgetudvidelse Mads Christensen lagde op til drøftelse og beslutning om budgetrammen for Sejlsportsligaen Ligaforeningens forretningsudvalg havde sendt forslag til bestyrelsen. Udvidelsen skal finansiere kommunikationsaktiviteter. Sejlsportsligaen har sikret de sportslige aktiviteter i 1. division og inden for det aktuelle budget skaffet de nødvendige midler til en udvidelse af ligaen med 2. division. Man har fundet billigere løsninger, og sponsorindtægterne er øget. Det har længe været kendt for bestyrelse og ligaforening, at budgettet kun i begrænset omfang gav rum til kommunikation fra ligastævnerne. Ligaforeningens forretningsudvalg har leveret inden for den aftalte ramme. Men Ligaforeningens forretningsudvalg vil gerne udnytte det momentum, som Sejlsportsligaen har i øjeblikket, til at formidle aktiviteter, historier og stemning fra stævnerne. Man vil kommunikere, at ligaen er PULS og Vand i håret og at ligaen har taget fat i attraktiv udvikling af sejlsporten. Målgrupperne vil være ligasejlere, sejlsportsinteresserede og sponsorer. Drøftelse Der blev redegjort for beregning af Sejlsportsligaens leje af både fra Dansk Sejlunion. Dansk Sejlunion har i 2014 købt syv J/70 kontant. En del af Dansk Sejlunions likvide midler blev derved placeret i både. Dansk Sejlunion har i lejen af både til Sejlsportsligaen indregnet 84 tkr. til betaling af rente, hvis Dansk Sejlunion efterfølgende bliver nødt til at trække på kassekredit. Det har ikke været aktuelt. Man drøftede håndtering af ønsket om budgetudvidelse. Man anerkendte ambitionen om at styrke kommunikationen fra ligaen. Man ville ikke reducere i andre af Dansk Sejlunions aktiviteter for at frigive budgetramme til Sejlsportsligaen. Man konstaterede, at Dansk Sejlunions har ledig egenkapital i forhold til minimumsmålet. Man drøftede mulighed for at tilføre ligaen kapital, som senere kunne blive betalt tilbage. Man drøftede, hvordan lokalbefolkningen kommer ned på havnen til ligastævnerne. Det blev oplyst, at Sejlsportsligaen i 2015 forventer, at stævneklubberne skaber aktiviteter, der tiltrækker lokalbefolkningen til stævnet. En styrket indsats for Sejlsportsligaens kommunikation kan bidrage til større lokal synlighed. Der blev givet udtryk for ønske om på sigt at udvikle en juniorliga, som sikrer fundamentet og udbredelsen. Det blev understreget, at Sportsbåd Open er en del af ligastævnerne. Projektet har god kontakt til klasseorganisationerne og inddrager i forberedelsen af stævnerne. 5

6 Bestyrelsen besluttede, at Sejlsportsligaen får stillet 150 tkr. til rådighed i arbejdskapital til at styrke ligaens arbejde med kommunikation. Budgetudvidelsen bliver finansieret af Dansk Sejlunions egenkapital. Dansk Sejlunion indgår aftale med Ligaforeningen om tilbagebetaling af 150 tkr. over tre år ( ). Bestyrelsen besluttede desuden, at Sejlsportsligaens leje af både bliver reduceret med 84 tkr. som svarer til en eventuel rente for Dansk Sejlunion i Bestyrelsen bekræftede, at kontingentindtægter 18 tkr. til Ligaforeningen er en del af Sejlsportsligaens indtægter Gråsten Sejlklub Mads Kolte-Olsen redegjorde for status i sagen: Gråsten Sejlklub blev i februar 2014 pålagt at genoptage et ekskluderet medlem. DIF Højeste Appelinstans og Dansk Sejlunion fandt ikke tilstrækkelig grundlag for eksklusionen. Det ekskluderede medlem var pr. 27. april 2015 fortsat ikke optaget som medlem af Gråsten Sejlklub. Ingen af Dansk Sejlunions tiltag siden februar 2014 (opfordringer, henstillinger, mægling eller varsel om suspension) har ført til, at Gråsten Sejlklub har efterlevet Appelinstansen kendelse. Drøftelse Man konstaterede, at der ikke var grundlag for at ophæve varsel om suspension. Man lagde vægt på, at Gråsten Sejlklub siden varsel ikke havde udvist nogen imødekommenhed for at gå i dialog om en eventuel løsning af konflikten med det ekskluderede medlem. Man drøftede suspension som virkemiddel og varighed af suspensionen. Begrundelsen for suspensionen er, at Gråsten Sejlklub siden den 28. februar 2014 har afvist at efterleve kendelse fra Idrættens Højeste Appelinstans (18. februar 2014) om at optage ekskluderet medlem i sejlklubben. Virkningen af suspensionen af Gråsten Sejlklub er, at Gråsten Sejlklub og klubbens medlemmer midlertidig bliver frataget alle rettigheder i Dansk Sejlunion. Bestyrelsen besluttede at suspendere Gråsten Sejlklub i perioden 1. maj 1. oktober Suspensionen vil blive ophævet i det øjeblik Gråsten Sejlklub optager ekskluderet medlem i sejlklubben DS Strategi 2018 Hans Natorp lagde op til drøftelse af kommissorium for strategi-arbejdet. Det blev foreslået, at man inddrager DS Netværk i strategi-arbejdet. Bestyrelsen godkendte kommissorium for strategi-arbejdet i Bestyrelsen nedsatte en arbejdsgruppe af Hans Natorp, Henrik Voldsgaard, Christian Hangel og Line Markert, som sætter opgaven i værk. 6

7 4.9. Generalforsamling 2016 Der var lagt op til drøftelse af muligheder for at udvikle formen på Dansk Sejlunions generalforsamling mhp. at opnå flere deltagere og højere grad af deltagelse. Bestyrelsen besluttede pga. tidsnød at udskyde punktet til næste møde den juni DIF politisk program og årsmøde Hans Natorp bød velkommen til DIF formand Niels Nygaard. Niels Nygaard er kontaktperson i DIF bestyrelse til Dansk Sejlunion. Niels Nygaard redegjorde for hovedindhold i forslaget til DIF politisk program. Programmet bliver lagt frem til vedtagelse på DIF s årsmøde den 9. maj. DIF vil desuden på årsmødet drøfte kriterier og proces for valg af næstformand på årsmødet i I forbindelse med årsmødet vil DIF lægge op til drøftelse af kommissorium for et oplæg til ny økonomisk støttestruktur i DIF. Ni specialforbund bliver del af den arbejdsgruppe. Niels Nygaard redegjorde for arbejdet med evaluering af idrættens finansieringsmodel. Den fremtidige fordeling til idrætten bliver formentlig ikke klar inden folketingsvalget. DIF har vedtaget en ny international strategi for at opnå større dansk indflydelse på ledelse og politik i den internationale idrætsverden. Strategien lægger også op til, at danske repræsentanter henter inspiration internationalt til udvikling af den danske idræt. Man drøftede muligheder for, at dansk sejlsport kan markere sig stærkere internationalt, og hvordan DIF kunne støtte op om den proces. Man drøftede fordelingsnøglens kriterier. Intentionen er at gøre fordelingsnøgle mere dynamisk, så fordelingsnøglen kan understøtte implementering af det politiske program. Man foreslog, at nøglen i højere grad understøttede målopfyldelse end anvendelse af bestemte midler. Det er oplagt, at fordelingsnøglen understøtter samarbejde på tværs af forbund om udvikling af idrætten, fx vandsporten. Man drøftede forurening af det farvand, som de olympiske sejlsportskonkurrencer bliver afholdt i. Sejlernes sikkerhed er vigtigst. Danmarks Olympiske Komite arbejder på at skabe alliancer med andre landes olympiske komiteer for at lægge pres på arrangørerne. Rosporten og triatlon er også berørt af problemstillingen. Det blev understreget over for Niels Nygaard, at Dansk Sejlunions bestyrelse står i en vanskelig politisk situation, så længe forholdene ikke er afklaret Appel og Regeludvalget Jan Stage, formand for Appel- og Regeludvalget, havde foranlediget af en konkret og afsluttet appelsag - bedt om tilslutning fra Dansk Sejlunions bestyrelse til at indlede dialog med DIF Højeste Appelinstans om afklaring af kapsejladsreglernes endelighedsbestemmelse. De internationale kapsejladsregler tillader ikke yderligere appel efter endt behandling i Dansk Sejlunions Appel- og Regeludvalg. DIF Højeste Appelinstans forbeholder sig ret til at behandle specialforbundenes sportslige afgørelser. Man drøftede forespørgslen og det konkrete sagsforløb. 7

8 Bestyrelsen godkendte, at Appel- og Regeludvalgets formand og Ordensudvalgets formand indleder dialog med DIF Højeste Appelsinstans for at få afklaret systemernes kompetence og hvordan man håndterer eventuelle sager, hvor en sejler henvender sig til DIF om appel af afgørelse fra ARU Vedtægter DS Klassenetværk Klassenetværket har på sit møde den 20. marts ønsket nogle få justeringer til netværkets vedtægter. Bestyrelsen besluttede at behandle de ønskede ændringer på Basecamp Frikøb af formand Line Markert gennemgik formandens skriftlige redegørelse for tidsforbrug. Bestyrelsen besluttede at godkende frikøb af formanden for uge 12 uge ( kr.). Bestyrelsen besluttede at forhåndsgodkende frikøb af formanden for uge 17 uge ( kr.). 5. Eventuelt Man talte om mulighederne for, at flere medlemmer af bestyrelsen har en blog for at udtrykke sig og deltage i den sejlerpolitiske debat. Man ønsker en Bestyrelsens blog, som giver medlemmerne af bestyrelsen denne mulighed. Der blev udtrykt ønske om en præsentation af eliteafdelingen, herunder afdelingens aktiviteter, sejlerlandsholdets arbejde og arbejdet med talentudvikling 8