Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune"

Transkript

1 Side 1 af Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune

2 Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning af indkommende post Indscanning af papirsager, der er skabt af Faaborg-Midtfyn Kommune Bevaringssager Kassationssager Arbejdspapirer, der er tilknyttet elektroniske sager Elektroniske arkiveringsversioner Bevaringssager på papir side 8 Beslutnings- og forhandlingsprotokoller Ægteskabs- og prøvelsesbøger Publikationer Pligtaflevering Kassation af personsager på papir fra de fem gl. kommuner Kassation af andre sager på papir fra de fem gl. kommuner Fællessekretariatets arkiv med bevaringssager side 11 Låneseddel til Fællessekretariatets arkivalier fra de fem gl. kommuner Aflevering af Fællessekretariatets Arkiv til Statens Arkiver Hvad gør jeg, hvis jeg finder en bevaringssag fra en af de gl. primærkommuner? side 12 Hvordan finder jeg sager og protokoller fra de fem gl. kommuner? side 13 Faaborg Kommune Broby, Ringe, Ryslinge og Årslev Kommuner Teknik- og miljøsager fra de fem gl. kommuner PPR-sager, børnesager og anbringelsessager fra de fem gl. kommuner Personalesager fra de fem gl. kommuner. Arkivinstruksens ikrafttræden side

3 Indledning I forbindelse med kommunesammenlægningen blev alle arkiver fra Broby, Faaborg, Ringe, Ryslinge og Årslev kommuner lagt sammen. De arkivalier, der er skabt og tilvejebragt fra 1735 og indtil 1990 og skal bevares for eftertiden, blev i sensommeren 2007 afleveret til Landsarkivet for Fyn. Arkivmateriale som Faaborg-Midtfyn Kommune ikke ville få retlig eller administrativ brug for blev kasseret. Så godt som alle resterende bevaringsværdige arkivalier fra de gl. kommuner, fra er blevet overdraget til Fællessekretariatet, hvorfra de kan lånes af Fagsekretariater og Stabe. Faaborg-Midtfyn Kommune har ved ovennævnte proces fået ryddet op i arkiverne og sørget for, at så godt som alt bevaringsmateriale, som kommunen er forpligtet til at bevare for eftertiden, er samlet under Fællessekretariatets opsyn i kælderen under Faaborg-Midtfyn Kommunes rådhus i Ringe. Arkivinstruksen gælder for alle Faaborg-Midtfyn Kommunens fagsekretariater og stabe, samt for alle kommunens institutioner, aftale- og kontraktholdere. Arkivinstruksen gælder principielt for alle sagstyper, uanset om de er elektroniske eller om de er på papir. Arkivinstruksen gælder tillige for alle bevaringssager fra de fem gl. kommuner uden for Fællessekretariatets Arkiv. Lovgrundlag Arkivinstruksen tager udgangspunkt i følgende lovgrundlag: Lov nr. 571 af 19. december Forvaltningsloven. Lov nr. 429 af 31. maj 2000 som ændret ved lov nr. 280 af 25. april 2001, 7, i lov nr. 552 af 24. juni 2005, 6, samt i lov nr. 519 af 6. juni 2007, 2, om behandling af personoplysninger. Lov nr om offentlige arkiver m.v. af 17. december Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed. Bekendtgørelse nr af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne fra tiden efter 1. april Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 for så vidt angår bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april Lov nr af 22. december 2004 om pligtaflevering af offentliggjort materiale

4 Arkivhensyn og sikkerhed Det er til enhver tid de enkelte fag- og stabschefers ansvar, at de arkivmæssige hensyn bliver overholdt i fagsekretariater og stabe. Papirarkivalier Arkivlovens 8 foreskriver, at offentlige myndigheders arkivalier skal opbevares betryggende. Det betyder, at de skal sikres mod: Uvedkommendes adgang. (Arkivlokalerne skal være aflåste) Fysisk beskadigelse (brand og vandskade) Fysisk nedbrydning (krav til ordentlige arkivlokaler uden fugt og direkte sollys) Varetagelse af arkivmæssige hensyn betyder tillige, at kommunen skal sørge for, at følgende forhold er i orden: De bevaringsværdige papirarkivalier skal opstilles ordentligt og systematisk, så protokoller og sager altid kan genfindes. Bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige papirarkivalier skal stilles op hver for sig. Kravet skal sikre, at det er muligt at kassere ikke-bevaringsværdige papirarkivalier, når der ikke længere er retlig eller administrativ brug for dem. Bemærk: Bevaringsværdige papirarkivalier overdrages til Fællessekretariatets arkiv, når der ikke længere er retlig eller administrativ brug for dem i fagsekretariater og stabe. Elektroniske arkiver Alle egenskabte eller indscannede dokumenter, s, billeder o.l. skal være tilknyttet en sag enten i SB-SYS eller i KMD-SAG. Der er sagsbehandlerens ansvar at sikre, at alle dokumenter o.l. er placeret korrekt og har de rigtige sikkerhedsniveauer og kategorier. F.eks. skal en personsag lukkes mere end almindelige journalsager. Alle egenskabte eller indscannede dokumenter, der er tilknyttet sager, skal gemmes i henholdsvis SB-SYS eller KMD-SAG. Dokumenterne skal altid oprettes således, at de kan behandles af andre i tilfælde af sygdom eller ferie. Når en pc står ubenyttet i 7 minutter låses den automatisk, så uvedkommende ikke kan benytte den. Når pc en forlades i længere tid skal brugeren logge af

5 Læs mere om: IT-sikkerhedspolitik Retningslinier for brug af SB-SYS Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH på Intranettet under fælles værktøjer: https://portal.faaborgmidtfyn.dk Elektroniske sager Indscanning af indkommende post Den indkomne post scannes og tilknyttes de enkelte sager. Den scannede post skal efterfølgende kasseres. Der bør i de enkelte fag- og stabssekretariatet udarbejdes retningslinier for dette. De enkelte fag- og stabssekretariater scanner selv posten og opbevarer den evt. efter indscanning. Bemærk: Væsentlige juridiske dokumenter og indgåede kontrakter med bindende underskrifter gemmes dog i den originale papirversion så længe dokumenterne har retsvirkning. Eks.: Pantebreve, skøder, kontrakter (leje-, forpagtning m.m.) Indscanning af papirsager, der er skabt af Faaborg-Midtfyn Kommune Ved opstarten af Faaborg-Midtfyn kommune, blev der i fagsekretariater og i stabe skabt en lang række papirsager. Disse skal på sigt indscannes fuldstændigt. Papirversionerne kan herefter kasseres. Bemærk: Væsentlige juridiske dokumenter og indgåede kontrakter med bindende underskrifter gemmes dog i den originale papirversion så længe dokumenterne har retsvirkning. Eks.: Pantebreve, skøder, kontrakter (leje-, forpagtning m.m.) Bevaringssager Alle data fra elektroniske systemer skal med undtagelse af de nedenfor nævnte bevares for eftertiden. De tilbageværende data fra elektroniske systemer skal afleveres til Rigsarkivet som Elektroniske arkiveringsversioner. Se disse

6 Kassationssager Følgende elektroniske sager kan altid kasseres uden produktion af arkiveringsversion: Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse. Sager om bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger. Sager om kontorhold, -maskiner samt inventar m.v. Regnskabsbilag. Modtaget publiceret materiale (pjecer, brochurer m.v.), som ikke har givet anledning til sagsbehandling. Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling. Materiale vedrørende fremstilling af myndighedens publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.). Data fra elektroniske systemer, hvorfra alle væsentlige oplysninger overføres til en statslig myndighed. Alle øvrige elektroniske sager skal bevares for eftertiden. De skal afleveres til Rigsarkivet som Elektroniske arkiveringsversioner. Se disse. Bemærk: Kassation skal foregå i henhold til bestemmelserne i Bekendtgørelse nr af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne. Se i øvrigt KL s vejledende kassationsliste til kommunernes sager også kendt som Guldlisten. Den kan findes på KL s hjemmeside Arbejdspapirer, der er tilknyttet elektroniske sager De fleste sagsbehandlere vil stadig have mapper med arbejdspapirer vedr. de enkelte sager. Inden en sag afsluttes eller passiveres skal det kontrolleres, at alle de tilknyttede arbejdspapirer ligger på den elektroniske sag. Evt. manglende egenskabte eller modtagne dokumenter tilknyttes eller indscannes på den elektroniske sag. Alle arbejdspapirer kan herefter kasseres. Bemærk: Væsentlige juridiske dokumenter og indgåede kontrakter med bindende underskrifter gemmes dog i den originale papirversion så længe dokumenterne har retsvirkning

7 Læs mere om: Retningslinier for brug af SB-SYS Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH På Intranettet under fælles værktøjer. Elektroniske arkiveringsversioner Data fra elektroniske arkivsystemer, herunder databaser eller registre, elektroniske fagsystemer, ESDH- eller EDH-systemer, som skal afleveres til Rigsarkivet i henhold til Bekendtgørelse 1000 af 28. september 2004, skal overføres til en systemuafhængig arkiveringsversion inden en aflevering kan finde sted. Arkiveringsversioner skal fremstilles efter de anvisninger, der til en hver tid udstedes af Rigsarkivet. Kommunen må derfor ikke kassere/slette elektroniske arkivsystemer uden bemyndigelse fra Statens Arkiver. Proceduren for produktion af arkiveringsversioner er afhængige af hvilke leverandører, der har leveret det enkelte system: KMD laver automatisk arkiveringsversioner til Rigsarkivet og foretager sletninger i de elektroniske systemer i henhold til kommunens anmeldelser til Datatilsynet. I elektroniske systemer fra andre leverandører er disse funktioner ikke nødvendigvis automatiserede. Derfor må der ofte tages kontakt til leverandørerne både i forbindelse med produktion af arkiveringsversioner og i forbindelse med sletninger i henhold til kommunens anmeldelser til Datatilsynet. Bemærk, at sletning af data i henhold til anmeldelse til Datatilsynet ikke må finde sted før Statens Arkiver har godkendt arkiveringsversionen. Læs mere på Statens Arkivers hjemmeside om aflevering af data fra elektroniske arkivsystemer eller kontakt Fællessekretariatet. Læs mere på Datatilsynets hjemmeside om sletning af data i henhold til kommunens anmeldelser eller kontakt Fællessekretariatet

8 Bevaringssager på papir Beslutnings- og forhandlingsprotokoller Beslutnings- og forhandlingsprotokoller fra Kommunalbestyrelse, samtlige udvalg samt institutionsbestyrelser m.v. skal gemmes for evigt. Protokoller fra kommunalbestyrelse og udvalg Protokollerne løber fra 1. januar til 31. december. Protokollerne gemmes såvel i papir som i elektronisk form; men det er kun de underskrevne protokoller i papir, der er juridisk gyldige. Hvert år i januar indsendes det foregående års protokoller til indbinding. Protokollerne opbevares herefter af Fællessekretariatet. Protokoller fra kommunens institutioner Kommunens institutioner opbevarer selv deres protokoller så længe de har brug for dem. Protokollerne gemmes i papir og kan evt. gemmes i elektronisk form; men det er kun de underskrevne protokoller i papir, der er juridisk gyldige. Når institutionerne ikke længere har brug for protokollerne, skal de afleveres til Fællessekretariatets Arkiv. Ægteskabs- og prøvelsesbøger I henhold til Justitsministeriets cirkulære nr. 134 af 25. september 1989 om ægteskabs indgåelse skal kommunerne føre såvel en prøvelsesbog som en ægteskabsbog foruden duplikater heraf. Prøvelsesbog, ægteskabsbog og duplikaterne føres som løsblade, der indbindes med 400 blade i hvert bind. Prøvelsesbøgerne afleveres 5 år efter, at de er indbundne, til Landsarkivet for Fyn. Ægteskabsbøgerne afleveres 50 år efter, at de er indbundne, til Landsarkivet for Fyn Duplikaterne afleveres til landsarkivet for Fyn, når de er indbundne. Ægteskabs- og prøvelsesbøger opbevares af borgerservice på Faaborg-Midtfyn Kommunes rådhus i Ringe

9 Publikationer Alle kommunens publikationer og tryksager, samt CD er og DVD er skal gemmes i mindst ét eksemplar. Der skal afleveres til Fællessekretariatets Arkiv. Pligtaflevering Alle kommunens publikationer herunder trykte regnskaber og budgetter, alle tryksager, samt udgivne CD er og DVD er skal altid sendes i 2 eksemplarer til Fællessekretariatet, der én gang om året indsender kommunens publikationer til Pligtaflevering. Læs mere i Vejledning til pligtaflevering. Se bilag 1. Kassation af personsager på papir fra de fem gl. kommuner Alle aktive bevaringssager på papir inden for personområdet er som hovedregel blevet erstattet af kopier i forbindelse med sammenlægningen af de fem kommuners arkiver. Kassable personsager på papir fra de gl. kommuner kan derfor kasseres, når der ikke længere er retlig eller administrative grund til fortsat at bevare dem. Det påhviler de enkelte fagsekretariater at foretage den bagud løbende kassation af ikke bevaringsværdige personsager. Hvis der undtagelsesvis skulle fremkomme originale personsager fra de gl. kommuner på personer, der er født den 1. i måneden skal sagerne afleveres til Fællessekretariatet, der herefter opbevarer dem. De originale bevaringssager for perioden kan lånes ved henvendelse til Fællessekretariatet. Bemærk: Sager vedr. børns anbringelse uden for hjemmet fra de fem gl. kommuner findes kun i original, de er ikke blevet kopieret. Enkelte af disse sager er blevet overført til Fællessekretariatets Arkiv; mens de øvrige befinder sig hos Børne og Ungerådgivningen. Når der ikke længere er retlig eller administrativ brug for de anbringelsessager, der befinder sig i Børne og Ungerådgivningen, skal de alle afleveres til Fællessekretariatet i ordnet og sagsrenset stand. Kassation af andre sager på papir fra de fem gl. kommuner Alle bevaringssager på papir er som hovedregel blevet sorteret fra i forbindelse med sammenlægningen af de fem kommuners arkiver og opbevares i dag af Fællessekretariatet. De tre fagsekretariater: Planlægning & Natur, Veje & Forsyning, Byggeri & Miljø har overtaget alle teknik- og miljøsager fra de fem gl. kommuner. De har derfor det arkivmæssige ansvar for alle bevaringsværdige teknik- og miljøsager fra de fem kommuner

10 Kassation af sager på papir skal ske i henhold til: Bekendtgørelse nr af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne fra tiden efter 1. april Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 for så vidt angår bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april Det påhviler de enkelte fagsekretariater og stabe at foretage den bagud løbende kassation af ikke bevaringsværdige personsager. Hvis der undtagelsesvis skulle fremkomme bevaringssager på papir fra de gl. kommuner skal sagerne afleveres til Fællessekretariatet, der herefter opbevarer dem. Bemærk, Den vejledende kassationsliste til sager skabt og tilvejebragt efter 1970, også kendt som Guldlisten, angiver både KL s kassationsregler og Statens Arkivers bevaringsregler. Guldlisten kan findes på KL s hjemmeside

11 Fællessekretariatets arkiv med bevaringssager Fællessekretariatet overtager det arkivmæssige ansvar for de bevaringssager, der overdrages til sekretariatet. Sagerne skal være ordnede og sagsrensede inden overdragelsen. Sagerne pakkes i Rigsarkivæsker og registreres i Fællessekretariatets eget system. Alle fagsekretariater og stabe kan låne bevaringssager fra Fællessekretariatets bevaringsarkiv. Lånene registreres via en elektronisk udlånsformular med angivelse af Gl. Kommunenavn, År/Æske nr., Placering i arkiv, Forvaltning, arkivbetegnelse, låner (Fagsekretariat / Stab, Navn), udlånsdato. Bevaringssagerne kan højst udlånes i 1 måned, hvorefter de skal afleveres til Fællessekretariatets Arkiv. Bemærk: Vær opmærksom på bestemmelserne i arkivlovens 22 stk. 2. Der betyder, at arkivalier, der er ældre end 20 år, skal stilles til rådighed for interesserede borgere og forskere. Hvis arkivalierne indeholder personhenførbare oplysninger (cpr. nr.) kan de først stilles til rådighed efter 75 år. Elektronisk låneformular til Fællessekretariatets arkivalier fra de fem gl. kommuner Aflevering af Fællessekretariatets Arkiv til Statens Arkiver Arkivalierne i Fællessekretariatets Arkiv kan afleveres til Statens Arkiver 15 år efter de sidste er blevet skabt eller tilvejebragt. Det vil sige, at en aflevering tidligst kan finde sted i 2021 efter kommunalbestyrelsens beslutning

12 Hvad gør jeg, hvis jeg finder en bevaringssag fra en af de gl. primærkommuner? Som hovedregel er alle papirbevaringssager blevet sorteret fra i forbindelse med arkivoprydningen og flytningen i efteråret Hvis der alligevel fremkommer sager fra de gl. kommuner, hvor der er tvivl om de skal bevares eller ej, er der hjælp at hente i nedenstående vejledninger: Eventuelle bevaringssager fra de gl. kommuner: Broby, Faaborg, Ringe, Ryslinge og Årslev kommuner skal efter ordning og sagsrensning afleveres til Fællessekretariatets Arkiv for de gl. primærkommuners arkivalier fra Fællessekretariatet overtager herefter det arkivmæssige ansvar. Bevaringsvejledninger til papirarkivalier KL s vejledende kassationsliste til kommunernes sager også kendt som Guldlisten kan findes på adressen: Der er udarbejdet nogle uddybende vejledninger som er hæftet som bilag på nedenstående områder: Vejledningerne i bevarings og kassation af sogne- og primærkommunerns arkivalier Brand, Beredskab og Civilforsvar Ejendomsbeskatning og vurdering Folkeregistret Faaborg Forsyningsvirksomheder Institutioner og Skoler Kultur og Biblioteker Personale Sekretariatsområdet Social- og Sundhedsområdet Teknik og Miljø Valg Økonomiområdet

13 Hvordan finder jeg sager og protokoller fra de fem gl. kommuner? Som udgangspunkt befinder så godt som alle bevaringsværdige arkivalier, der er blevet skabt og tilvejebragt af de fem kommuner til og med 1990, sig på Landsarkivet for Fyn, men der er dog enkelte undtagelser, hvor der er blevet afleveret arkivalier der er yngre end Afleveringen af arkivalier til Landsarkivet for Fyn omfattede som regel hele journalperioder. Derfor kan der, specielt for de fem gl. kommuners journalsager, være afleveret arkivalier til Landsarkivet, der er skabt og tilvejebragt indtil midten af 1990 erne. De arkivalier, der er afleveret til Landsarkivet, kan søges på Arkivalier, der er skabt og tilvejebragt fra befinder sig som regel hos Fællessekretariatet. Undtaget herfra er alle bevaringsværdige teknik- og miljøsager fra de fem kommuner, der er skabt til og med De befinder sig hos de tre fagsekretariater: Planlægning & Natur, Veje & Forsyning, Byggeri & Miljø. Der har det arkivmæssige ansvar for alle bevaringsværdige teknik- og miljøsager. I nedenstående oversigt redegøres der for hvor de gl. arkivalier befinder sig og hvorledes de kan fremfindes. Faaborg Kommune før 1990 Gl. Faaborg Kommune gennemførte omkring 1980 en aflevering af arkivmateriale fra Faaborg Købstadskommune samt fra de sognekommuner, der indgik i købstadskommunen i 1966 og primærkommunen i Arkivalierne kan søges i Statens Arkivers online katalog og lånes uden beregning via Landsarkivet for Fyn, Jernbanegade 36a, 5000 Odense C. Tlf Mail: I løbet af 1990 erne har Faaborg Kommunes Tekniske Forvaltning overdraget en lang række gl. byggesager samt diverse andre sager og protokoller bl.a. byggesager samt sager vedr. Faaborg Elektricitetsværk og Faaborg Gasværk til Byhistorisk Arkiv i Faaborg. Disse kan lånes ved henvendelse til Faaborg Byhistoriske Arkiv, Torvet 19, 5600 Faaborg. Tlf Mail: Faaborg Kommunes arkivalier, der er skabt til og med 1990, er i 2007 afleveret til Landsarkivet for Fyn. Arkivalierne kan søges i Statens Arkivers online katalog og lånes uden beregning via Landsarkivet for Fyn, Jernbanegade 36a, 5000 Odense C. Tlf Mail:

14 efter 1990 Arkivalier fra Faaborg Kommune, der er skabt efter 1990, befinder sig stadig i kommunen. De kan lånes ved henvendelse til Fællessekretariatet. Broby, Ringe, Ryslinge og Årslev Kommuner Før 1990 Arkivalierne fra Broby, Ringe, Ryslinge og Årslev Kommuner, der er skabt til og med 1990, er i 2007 afleveret til Landsarkivet for Fyn. Arkivalierne kan søges i Statens Arkivers online katalog og lånes uden beregning via Landsarkivet for Fyn, Jernbanegade 36a, 5000 Odense C. Tlf Mail: Arkivalier fra Broby, Ringe, Ryslinge og Årslev Kommuner, der er skabt efter 1990, befinder sig stadig i kommunen. De kan lånes ved henvendelse til Fællessekretariatet

15 Teknik- og miljøsager fra de fem gl. kommuner De tre fagsekretariater: Plan & Kultur, Veje & Forsyning, Byggeri & Miljøtilsyn har overtaget så godt som alle arkivalier fra de fem gl. kommuners Teknik og miljø områder, idet der fortsat er brug for de gamle sager. De tre fagsekretariater har derfor det arkivmæssige ansvar for de bevaringsværdige papirarkivalier. Papirsagerne fra de gl. kommuner skal opstilles, således at hver kommunes sager står for sig selv, så der ikke finder en sammenblanding sted. Så længe der fortsat er retlig og administrativ brug for ovennævnte sager på papir kan de forblive i ovennævnte fagsekretariater. Bevaringssager på papir, der ikke længere er retlig og eller administrativ brug for, skal overdrages til Fællessekretariatet. Papirsagerne skal være ordnede og sagsrensede inden overdragelsen. En eventuel kassation skal foregå i henhold til Bekendtgørelse 693 af 7. juli 2003 og Bekendtgørelse 1000 af 28. september Se i øvrigt vejledningerne i bevarings og kassation af sogne- og primærkommunerns arkivalier. I løbet af 1990 erne har Faaborg Kommunes Tekniske Forvaltning overdraget en lang række gl. byggesager samt diverse andre sager og protokoller bl.a. byggesager samt sager vedr. Faaborg Elektricitetsværk og Faaborg Gasværk til Byhistorisk Arkiv i Faaborg. Disse kan lånes ved henvendelse til Faaborg Byhistoriske Arkiv, Torvet 19, 5600 Faaborg. Tlf Mail: Bemærk: Vær opmærksom på bestemmelserne i arkivlovens 22 stk. 2. Der betyder, at arkivalier, der er ældre end 20 år, skal stilles til rådighed for interesserede borgere og forskere. Hvis arkivalierne indeholder personhenførbare oplysninger (cpr. nr.) kan de først stilles til rådighed efter 75 år

16 PPR-sager, børnesager og anbringelsessager fra de fem gl. kommuner Aktive PPR-sager, børnesager og anbringelsessager fra de fem gl. kommuner er i dag fordelt på tre distrikter. Når de aktive sager passiviseres skal de overføres til fagsekretariatets arkiv i Broby, hvor de løbende vil blive kasseret bagud. Papirsagerne fra de gl. kommuner skal opstilles, således at hver kommunes sager står for sig selv, så der ikke finder en sammenblanding sted. Alle aktive bevaringssager på papir inden for børne- og ungeområdet er som hovedregel blevet erstattet af kopier i forbindelse med sammenlægningen af de fem kommuners arkiver. Kassable børne- og ungesager på papir fra de gl. kommuner kan derfor kasseres, når der ikke længere er retlig og eller administrativ grund til fortsat at bevare dem. Hvis der undtagelsesvis skulle fremkomme originale børne- og ungesager fra de gl. kommuner på personer, der er født den 1. i måneden skal sagerne afleveres til Fællessekretariatet, der herefter opbevarer dem. Papirsagerne skal være ordnede og sagsrensede inden overdragelsen. Bemærk: Sager vedr. børns anbringelse uden for hjemmet fra de fem gl. kommuner findes kun i original, de er ikke blevet kopieret. Enkelte af disse sager er blevet overført til Fællessekretariatets Arkiv; mens de øvrige befinder sig hos Børne og Ungerådgivningen. Når der ikke længere er retlig eller administrativ brug for de anbringelsessager, der befinder sig i Børne og Ungerådgivningen, skal de alle afleveres til Fællessekretariatet i ordnet og sagsrenset stand

17 Personalesager fra de fem gl. kommuner Alle aktive personalesager på papir fra de fem gl. kommuner opbevares hos HR-staben på Faaborg-Midtfyn Kommunes rådhus i Ringe. Papirsagerne fra de gl. kommuner skal opstilles, således at hver kommunes sager står for sig selv, så der ikke finder en sammenblanding sted. Når de aktive sager passiviseres sorteres alle bevaringssager (01-sager og ledere med budgetansvar) fra, så det er muligt at foretagen en bagud løbende kassation af de øvrige sager. De øvrige sager kasseres løbende bagud: 5 år for overenskomstansatte fyldt 75 år for tjenestemænd. Når HR-staben ikke længere har retlig og eller administrativ brug for bevaringssagerne (01-sager og ledere med budgetansvar), skal de afleveres til Fællessekretariatet. Papirsagerne skal være ordnede og sagsrensede inden overdragelsen. Skole- og Institutionsarkiver I forbindelse med arkivprojektet blev der lavet forundersøgelser af hvor mange og hvor gamle arkivalier skoler og institutioner i gl. Faaborg Kommune havde. Resultatet af denne forundersøgelse var, at der er behov for en systematisk indsamling af bevaringsværdige arkivalier fra skole- og institutionsområdet, idet de ældste arkivalier stammede fra Det må derfor formodes, at både skoler og institutioner i hele Faaborg-Midtfyn Kommune har bevaringsværdige arkivalier. Såfremt en skole/institution nedlægges skal bevaringsværdige arkivalier afleveres i Fællessekretariatet. Der henvises i øvrigt til Vejledningerne i bevaring og kassation af sogne- og primærkommunernes arkivalier. Arkivinstruksens ikrafttræden Denne arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune træder i kraft Fællessekretariatet kan løbende foretage redaktionelle ændringer. Såfremt der foretages ændringer i arkivinstruksens overordnet principper, forelægges den for Økonomiudvalget jf. Styrelsesvedtægtens 11. Således godkendt på Økonomiudvalgets møde den xx.xx

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003

Læs mere

Arkivmæssige hensyn - generelt

Arkivmæssige hensyn - generelt Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Indhold Kapitel 1 - Område Kapitel 2 - Bevaring- og kassation Kapitel 3 - Ikrafttrædelse m.v. Bilag Bilag 1

Læs mere

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,

Læs mere

Spørg om bevaring, kassation og aflevering

Spørg om bevaring, kassation og aflevering Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal

Læs mere

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret

Læs mere

Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997.

Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Vedtægter Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Gladsaxe Byarkiv er i henhold til Arkivloven, Lov nr. 1050 af 17. december 2002 7, samt

Læs mere

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.

Læs mere

Forslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Forslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler Forslag til Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers

Læs mere

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne 2003 Indledning Statens Arkivers generelle kassationsbekendtgørelse Dette er en vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelser

Læs mere

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring

Læs mere

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition

Læs mere

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige

Læs mere

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte

Læs mere

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag

Læs mere

BEVARING OG KASSATION. HVAD SKAL BEVARES OG HVAD MÅ KASSERES

BEVARING OG KASSATION. HVAD SKAL BEVARES OG HVAD MÅ KASSERES BEVARING OG KASSATION. HVAD SKAL BEVARES OG HVAD MÅ KASSERES INDHOLDSFORTEGNELSE: Hvad skal bevares? 2 Bevaringsbestemmelser for arkivalier hos kommunale forvaltninger 2 Bevaringsbestemmelser for arkivalier

Læs mere

Kapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde

Kapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni af 2015 om arkivvæsen Kapitel 1 Inatsisartutlovens anvendelsesområde 1. Inatsisartutloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning under Grønlands Selvstyre og

Læs mere

Lovgivning, arkivet som myndighed

Lovgivning, arkivet som myndighed Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740

Læs mere

Håndter adgang til arkivalier

Håndter adgang til arkivalier Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition

Læs mere

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller

Læs mere

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg

Læs mere

Ringsted kommunes arkivalier

Ringsted kommunes arkivalier Ringsted kommunes arkivalier NOTAT Byrådssekretariatet Indledning Kommunen har siden 2001 drevet et IT-system til støtte for hjemmeplejen (CSC VITAE) og fra 2005 et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem

Læs mere

ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune

ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune Vejledning om bevaring og kassation i områder, institutioner og for fælleskommunale samarbejder Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, marts 2008 Arkivinstruks

Læs mere

Vedtægt for Odense Stadsarkiv

Vedtægt for Odense Stadsarkiv Vedtægt for Odense Stadsarkiv 1. Stadsarkivet henhører under. Dets arbejdsområde er Odense Kommune. 2. Stadsarkivets opgave er at indsamle, registrere og bevare kommunale arkivalier fra Odense Kommune

Læs mere

Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv

Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr. 85.08.00-A26-1-15 Dato:21.10.2015 Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1.

Læs mere

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING

Læs mere

Retnings. for arkivering

Retnings. for arkivering Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner Bekendtgørelse nr. 1120 af 19. december 2001 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31.

Læs mere

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2011 Opdateret december 2014 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv.... 1 En vejledning

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne En vejledning til Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne Version 3, maj 2015 Indholdsfortegnelse

Læs mere

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed

Læs mere

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Statens Arkiver og Kommunernes Landsforening 2005 Version 1.0 DocuLive KMD Sag KOM*IT Navision MADS Vejman Win PPR DSI Sund Vejledende kassationsliste

Læs mere

Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.

Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner. Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra

Læs mere

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer: Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 978 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv...1 En vejledning til kommuner og regionerindholdsfortegnelse...1

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001

Læs mere

Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring

Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands

Læs mere

RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK

RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

Læs mere

Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv

Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv Indhold 1. Hvordan forløber en aflevering til Stadsarkivet et kort resumé?... 2 A.

Læs mere

CAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE.

CAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE. -Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering,

Læs mere

Arkivmæssige hensyn opbevaring og skader

Arkivmæssige hensyn opbevaring og skader Arkivforeningens halvdagsseminar Konservering af Arkivmaterialer 27. oktober 2016 Arkivmæssige hensyn opbevaring og skader Asger Svane-Knudsen Specialkonsulent Bevaringsteknisk koordinator Grundlæggende

Læs mere

Fra spørgsmål til arkivalier

Fra spørgsmål til arkivalier Fra spørgsmål til arkivalier - Om Daisy, guider og registraturer Folder nr. 05 Rigsarkivet Søgning efter arkivalier På et arkiv kan det til tider opleves som en indviklet proces at komme fra spørgsmål

Læs mere

Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen

Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Bevarings- og kassationsbestemmelser 2015 Indholdsfortegnelse Bevarings- og Kassationsbestemmelser for Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen 1. 1. Bevaringsværdigt

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse. som er skabt eller tilvejebragt af Arbejdsskadestyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse. som er skabt eller tilvejebragt af Arbejdsskadestyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier som er skabt eller tilvejebragt af I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010.

AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010. AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE AF ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010.doc Side 2 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 2.4. Anlægskartoteker

Læs mere

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

Introduktion til arbejdet på et lokalhistorisk arkiv

Introduktion til arbejdet på et lokalhistorisk arkiv The medium is the message Marshall McLuhan: : Understanding Media. 1964 De kulturbevarende institutioner (ABM) ARKIVE R -Offentlig e - Private Biblioteker - Bibliotekslov en Museer - Museumslov en Private

Læs mere

Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager

Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne 2016-2017, herunder børnesager Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Rigsarkivet 14.3.2017 1 Formål med revisionen At revidere

Læs mere

Arkivinstruks for Them Kommune. Vejledning om bevaring og kassation af papirarkivalier i afdelinger og institutioner

Arkivinstruks for Them Kommune. Vejledning om bevaring og kassation af papirarkivalier i afdelinger og institutioner Arkivinstruks for Them Kommune Vejledning om bevaring og kassation af papirarkivalier i afdelinger og institutioner 2008 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2. Silkeborg Lokalhistoriske Arkiv 3. Forudsætninger

Læs mere

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt Side 1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012

Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Statens Arkiver gennemførte i perioden november 2011 juni 2012 et tilsyn med regionerne, de videnskabsetiske komiteer, trafikselskaberne og regionernes institutioner

Læs mere

Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Kirkeministeriet

Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Kirkeministeriet Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Kirkeministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27.

Læs mere

Side 1 af 17 PS97-2CRD-E2K6 Distributionsform Email Papir Brevfletning Email cla@sa.dk Kunde Christian Larsen PS97-2CRD-E2K6 Velkommen til spørgeskemaundersøgelsen i forbindelse med Rigsarkivets tilsyn

Læs mere

STIKORD BEVARES KASSERES Affaldsregulativer B. Afgangsbeviser, eksamens- og prøvebeviser i folkeskolen

STIKORD BEVARES KASSERES Affaldsregulativer B. Afgangsbeviser, eksamens- og prøvebeviser i folkeskolen Arkivinstruks, Institutioner Alfabetisk liste med vejledende bevarings- og kassationsbestemmelser for dokumenter vedr. sagsbehandling for institutioner i ørkop, Egtved, Give, Jelling og Vejle Kommuner

Læs mere

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital

Læs mere

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE

Læs mere

Bekendtgørelse af arkivloven

Bekendtgørelse af arkivloven Bekendtgørelse af arkivloven Herved bekendtgøres lov nr. 1050 af 17. december 2002 med de ændringer, der følger af 1 i lov nr. 563 af 24. juni 2005 og lov nr. 532 af 6. juni 2007. Kapitel 1 Lovens anvendelsesområde

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970

Bekendtgørelse om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970 Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 Bekendtgørelse om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970 I medfør af 5 i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26.

Læs mere

Vedrørende opbevaring af bilag i meddelelses-/henvendelsessager i Socialcenter Bispebjerg

Vedrørende opbevaring af bilag i meddelelses-/henvendelsessager i Socialcenter Bispebjerg Borgerrådgiveren Socialforvaltningen Bernstorffsgade 17 1592 Kbh V Sendt pr. e-mail: SOFFaellespost@sof.kk.dk og SOF_Tilsyn@sof.kk.dk 22-08-2008 Sagsnr. 2008-51385 Vedrørende opbevaring af bilag i meddelelses-/henvendelsessager

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Regulativet er udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 42, stk. 7. Indholdsfortegnelse 1 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER... 3 1.1 Indledning... 3

Læs mere

Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden

Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden (Vejledningen vedrører mellemarkiverne og omfatter såvel forhold omkring aflevering af arkivalier til mellemarkiverne og

Læs mere

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE Indledning 3 Brug af Acadre 4 Formål 4 Overordnede mål: 4 Konkrete mål: 4 Udviklingsmål (fremtidigt mål) 5 Hvem har adgang til hvad? 5 Adgang og misbrug 5 Postmodtagelse

Læs mere

Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder

Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder Indledning Statens Arkiver igangsatte i november 2012 et tilsyn med de statslige myndigheders arkivdannelse. Tilsynet blev

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Kriminalforsorgens institutioner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Kriminalforsorgens institutioner Bekendtgørelse nr. 990 af 20. november 2001. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Kriminalforsorgens institutioner I medfør af 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om

Læs mere

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning

Læs mere

Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen

Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Statens Arkivers arkivnetværksmøde for kommuner 2013 Dato og tidspunkt: 19. juni 2013 Sted: Odense Rådhus Antal deltagere: 105

Læs mere

Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks

Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Generelle Retningslinjer 2015 Indholdsfortegnelse 1. Forord...4 2. Hvad er Aalborg Stadsarkiv...5 3. Hvad er arkivalier?...5 4. Hvem gælder instruksen for?...6 5.

Læs mere

Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015

Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 1 Tilsyn 2005-2006 Tidligere tilsyn 300 hyldekilometer papirarkivalier mellem 20 og 30 % af disse 300 km skulle bevares, men 8 ud af 10 kommuner havde ikke truffet

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Socialministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Socialministeriet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Socialministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i ulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige

Læs mere

Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014

Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Side 1 Indhold Baggrund for undersøgelse... 3 Organisering... 4 Tilgængelighed... 5 Papirarkivalier... 7 Digitale arkivalier...

Læs mere

Arkivinstruks for Thisted Kommune. revideret juni 2016

Arkivinstruks for Thisted Kommune. revideret juni 2016 Arkivinstruks for Thisted Kommune revideret juni 2016 Arkivinstruks for Thisted Kommune Generelle retningslinjer for arkivering og journalisering. Revideret juni 2016. Forord Arkivinstruksen er udarbejdet

Læs mere

Revision af bk-bestemmelser for kommunerne Fagligt forum for 7-arkiverne

Revision af bk-bestemmelser for kommunerne Fagligt forum for 7-arkiverne Revision af bk-bestemmelser for kommunerne 2016 Fagligt forum for 7-arkiverne 14.9.2016 1 Overordnet formål Formålet med revisionen er at sikre bevaring af de rigtige arkivalier, det rigtige sted i det

Læs mere

Rapport. Analyse af arkivopgaven i Århus Kommune

Rapport. Analyse af arkivopgaven i Århus Kommune Rapport Analyse af arkivopgaven i Side 2 Analyse af arkivopgaven i 1. Baggrund Århus Byråd vedtog den 27. august 2008, at der i løbet af 2009 skal gennemføres en analyse af den lovpligtige kommunale arkivopgave

Læs mere

Indledning. Digitalisering af arkivmateriale

Indledning. Digitalisering af arkivmateriale ÅRSBERETNING 2012 Indledning Året har været præget af indsamlinger af institutioners arkivalier i forbindelse med nedlægninger og sammenlægninger. Især har skole- og institutionssammenlægninger resulteret

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Det Storkøbenhavnske Teaterfællesskab

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Det Storkøbenhavnske Teaterfællesskab Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Det Storkøbenhavnske Teaterfællesskab I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige

Læs mere

Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne.

Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne. KL notat 26-06-2014/FLN Beslutning om kassation i ESDH-systemer med tjekliste Notatet er til brug for den kommunale myndigheds beslutning, om den vil gøre brug af muligheden for kassation fra ESDH eller

Læs mere

Håndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden

Håndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden ÆRØ KOMMUNE Håndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden Sagsnr: 492-2008-20946 1/21 Indholdsfortegnelse Indhold Indledning... 4 Brug af KMD Sag EDH

Læs mere

Retningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune.

Retningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune. Retningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune. Formål Formålet med åbne postlister er at skabe åbenhed i forhold til kommunens arbejde. Postlisterne er en service til samarbejdspartnere, borgere

Læs mere

Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C. Vedr. henvendelse om aktindsigt

Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C. Vedr. henvendelse om aktindsigt Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C 24-04- 2009 TILSYNET Vedr. henvendelse om aktindsigt Advokatgruppen Århus har på vegne af A i brev af 19. september

Læs mere

Forslag. Lov om ændring af arkivloven

Forslag. Lov om ændring af arkivloven 2008/1 LSF 29 (Gældende) Udskriftsdato: 26. september 2017 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., j.nr. 2004-211800 Fremsat den 8. oktober 2008 af kulturministeren (Carina Christensen)

Læs mere

Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021

Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Indhold Formål... 2 Lovgrundlag... 2 Lov om offentlighed i forvaltningen... 2 Forvaltningsloven... 2 Arkivloven...

Læs mere

Forslag. Lov om ændring af arkivloven

Forslag. Lov om ændring af arkivloven Lovforslag nr. L 168 Folketinget 2014-15 Fremsat den 25. marts 2015 af kulturministeren (Marianne Jelved) Forslag til Lov om ændring af arkivloven (Databeskyttelse af visse personoplysninger indsamlet

Læs mere

Modul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG

Modul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Modul 1: Ret og regler Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Emnet kan blive meget omfattende Afgrænses derfor til det meget specifikke, dvs. lovgivningen Andre, absolut

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Statens Arkiver 2004 En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne

Læs mere

Den danske kommunal- og strukturreform 2007 Rigsarkivets erfaringer fra kommunesammenlægningen i Danmark

Den danske kommunal- og strukturreform 2007 Rigsarkivets erfaringer fra kommunesammenlægningen i Danmark VOLUM 5 2014 http://dx.doi.org/10.7577/ta.1077 FAGARTIKKEL Christian Larsen Den danske kommunal- og strukturreform 2007 Rigsarkivets erfaringer fra kommunesammenlægningen i Danmark Det kommunale landskab

Læs mere

Statsforvaltningernes kassation af arkivalier i sociale sager

Statsforvaltningernes kassation af arkivalier i sociale sager Statsforvaltningernes kassation af arkivalier i sociale sager I forbindelse med strukturreformen blev landets 14 statsamter sammenlagt til 5 statsforvaltninger. Under arbejdet med sammenlægningerne op

Læs mere

E-mail politik for FOA Nordsjælland

E-mail politik for FOA Nordsjælland E-mail politik for FOA Nordsjælland Da det er FOA Nordsjællands holdning, at vi i størst mulig omfang skal anvende elektronisk kommunikation, har vi udformet en e-mail politik med henblik på at sikre såvel

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier

Læs mere