Indhentning af tilbud

Transkript

1 Indhentning af tilbud Midtjysk Turisme ønsker at få tilbud på opgaveløsning vedrørende følgende opgaver i regi af Socialfondsprojektet RETHINK Kulturturisme : Konsulentbistand til fremstilling af prototype af hhv. grønspættebog/how-to-do-bog til de lokale aktører og en lille kortfattet guide / informationsmateriale i forhold til gæsten i testprojektet WE LOVE HAVING YOU HERE Baggrundsbeskrivelse: RETHINK Kulturturisme Aarhus er Europæisk Kulturhovedstad i 2017, og det er vigtigt, at kulturaktører og turismeerhverv er klædt på til at udnytte denne enestående mulighed for vækst. I projektet RETHINK Kulturturisme tilbydes turismeog kulturaktører i Region Midtjylland kompetenceudvikling, netværk og viden med det formål at udvikle nye samarbejder og styrke den internationale kulturturisme i hele regionen. Projektet startede i maj 2013 og afsluttes ved udgangen af 2014, hvor det er ambitionen, at kulturturismen har fået et kompetenceløft. Det gælder kompetencer i forhold til at udvikle nye forretningsmodeller og nye oplevelser, at arbejde med kvalitets- og produktudvikling, at udnytte nye teknologiske muligheder, at styrke salg og markedsføring, og sidst men ikke mindst at tænke internationalt. I efteråret og vinteren 2013/2014 blev der afholdt en seminarrække, hvor kultur- og turismevirksomheder var repræsenteret. På de i alt tre seminarer fik deltagerne viden og værktøjer inden for områder som målgruppeforståelse, forretningsudvikling, servicedesign, digitalisering og projektudvikling. På baggrund af seminarforløbet har deltagerne haft mulighed for at søge udviklingsmidler til projektets testfase, som løber fra februar oktober Som testprojekt i RETHINK Kulturturisme skal man undersøge, udvikle og teste, hvordan man kan skabe bedre samarbejdsrelationer mellem kultur og turisme, styrke forretningsgrundlaget og øge tiltrækningen af internationale kulturturister. I udvælgelsen af testprojekterne er der blevet lagt vægt på, i hvilket omfang det enkelte testprojekt opfylder følgende kriterier: Er et samarbejde med deltagere fra både kultur- og turismesektoren Har de strategiske intentioner i projekt RETHINK Kulturturisme for øje Kan testes på den korte tid, der er til rådighed Har et internationalt fokus - vi ønsker at tiltrække udenlandske kulturturister Er i tråd med værdikædetankegang - det vil sige, at man indtænker partnere og aspekter, der kan være med til at løfte gæstens samlede rejseoplevelse og opfattelse af kvalitet i alle led - fra transport og infrastruktur, til modtagelse, produkter og services samt salg og markedsføring. Rummer overførbar læring. Det vil sige, at de erfaringer, samarbejdsmodeller eller resultater, projekterne skaber, skal kunne overføres til andre aktører og projekter frem mod 2017 og videre. Er levedygtigt i samme eller videreudviklet form, også efter projekt RETHINK Kulturturismes udløb i december

2 Har et perspektiv, der sigter på at skabe forøget forretning i forbindelse med 2017 Ud af de 30 modtagne ansøgninger udvalgte projektets styregruppe 10 testprojekter, som støttes med i alt kr. 2,1 mio. til kompetenceudvikling og konsulentbistand. Udviklingsaktiviteterne kan eksempelvis være konceptudvikling, strategiudvikling, forretningsudvikling, markedsforberedelse, servicedesign, målgruppeafklaring og undervisning. RETHINK Kulturturisme er et kompetenceudviklingsprojekt under EU s Socialfond og består af følgende partnerkreds: Aarhus2017, VisitAarhus, Region Midtjylland, Aarhus Kommune og Midtjysk Turisme. Baggrundsbeskrivelse: Testprojekt WE LOVE HAVING YOU HERE Projektejeren VisitHorsens ønsker i samarbejde med Destination Ringkøbing Fjord - at styrke turismeindsatsen ved at modtage danske såvel som internationale turister med et personligt og individuelt tilpasset turistservice. Turisten skal opleve, at turistservicen ikke er fastlåst i en statisk placeret enhed, men at turistinformationen i form af turistfilialer og turistambassadører tager imod dem, hvor de befinder sig på rejsen. Et ønsket mål er også at kunne inkludere de lokale borgere i at byde turister og gæster velkomne. Horsens har omkring overnatninger i juni/juli måned, hvoraf ca. 50 % er internationale gæster fra hovedsageligt Norge, Sverige og Tyskland. Destination Ringkøbing Fjord er en klassisk kystdestination ved den jyske vestkyst med ca. 5 mio. estimerede overnatninger - af disse er ca. 80 % udenlandske overnatninger med en klar overvægt af tyske gæster. Den tydelige forskel på Destination Ringkøbing Fjord og VisitHorsens som destinationer vil give en unik videndeling på tværs af regionen med fokus på flere forskellige målgrupper af kulturturister. Med nedenstående forløb testes fire forskellige tværkommunale projekter og koncepter for øget turistservice og modtagelse af gæster. VisitHorsens og Destination Ringkøbing Fjord vil teste følgende indsatser: Turistambassadørkorps bestående af frivillige: VisitHorsens vil rekruttere 5-10 frivillige, der efter oplæring vil rejse rundt i kommunen og servicere turisten ved overnatningssteder, attraktioner, events, ved KUBEN mv. VisitHorsens fastansatte turistambassadør er tovholder og primærkontakt for de frivillige. Oprettelse af en række turistinformationsfilialer i udvalgte detailbutikker og KUBEN: I samarbejde med bl.a. CityHorsens vil VisitHorsens tilbyde udvalgte detailbutikker (eks. boghandel, delikatessebutik, café mv.) at deltage i projektet med henblik på at etablere ca. 10 turistfilialer jævnt fordelt rundt i Horsens Kommune. 2

3 Opdatering af frontdeskpersonale: Det er sjældent turistinformationen, der møder turisten først. Turisten ankommer på destinationen og interagerer ofte med personale i f.eks. hotel- og transportsektor (busser, taxa, tog mv.), på tankstation, i kiosk osv., før de evt. kontakter turistinformationen. Denne servicegruppe skal løbende have mulighed for at blive opdateret mht. turistinformation. Local Heroes mobilisering af områdets borgere ved Ringkøbing Fjord: Formålet med dette testforløb er at skabe lokal forankring i turismen - at de lokale borgere skal få en større forståelse af de mange kulturtilbud, der findes i området, og dermed blive ambassadører for disse over for de mange gæster i området. Konsulentbistand til testprojekt WE LOVE HAVING YOU HERE Testprojekt WE LOVE HAVING YOU HERE søger konsulentbistand til følgende 2 sammenhængende opgaver: Opgave 1: Fremstilling af prototype på grønspættebog/how-to-do-bog til de lokale aktører Materialet skal hjælpe aktørerne til overskueligt og let at kunne informere de gæster, der ankommer til Horsens-området. Aktørerne er hhv. de frivillige ambassadører, turistfilialerne og frontdesk (bl.a. transportsektor), der møder og modtager gæster i Horsens. Gæsterne er bestemt som 5 personaer fremstillet via en forundersøgelse, der forelægger d. 15. maj 2014 i skriftligt format og udført af anden fagkonsulent. Opgaven er at fremstille en prototype på grønspættebog/how-to-do-bog, hvor der er arbejdet med format, indhold, funktion mv. Prototypen på grønspættebogen skal tænkes som et koncept, være funktionel og gerne også modig og nytænkende. Indholdsmæssigt skal bogen udarbejdes med afsæt i de 5 allerede identificerede personaer og indeholde bl.a. åbningstider for byens attraktioner, de 20 mest stillede spørgsmål, kort over aktørernes placering osv. Bogen skal nemt kunne fremstilles (fx kopieres, evt. senere tryk). Opgaveløsning sker i dialog med VisitHorsens/Gydde Madsen. Det forventes, at opgaveløsningen på udarbejdelsen af prototypen på grønspættebogen/how-to-do-bogen til de lokale aktører foregår i en toleddet proces: Del 1: Fremstilling af første udgave af prototype i fysisk format på baggrund af rapport og med tilhørende kort samt skriftlig begrundelse for udformningen (omfang max. 2 sider). Mundtlig fremlæggelse for VisitHorsens/Gydde Madsen. Deadline d. 27. maj Del 2: Rettelser og fremstilling af endelig prototype i fysisk format på baggrund af rapport og med kort skriftlig begrundelse for udformningen (max. 4 sider). Rettelser på baggrund af feedback fra VisitHorsens og indspark fra Kick-off workshop med de involverede aktører afholdt d. 28. maj (mulighed for deltagelse). Deadline for levering af færdig prototype er d. 9. juni 2014 Opgave 2. Fremstilling af prototype på en lille kortfattet guide / informationsmateriale i forhold til gæsten 3

4 Opgaven er at fremstille en protype på informationsmateriale med de vigtigste værd at vide" om destinationen i fysisk format, der giver et bud på, hvad gæsten skal vide, når de kommer til Horsens (fx i form af et hæfte, et kort over aktører, der er involveret i projektet, eller noget helt andet). Informationerne vurderes ud fra forundersøgelse, der tidligere er henvist til. Prototypen på guiden skal tænkes som et koncept, være funktionel og gerne også modig og nytænkende. Bogen skal kunne fremstilles nemt (fx kopieres, evt. senere tryk). Opgaveløsning sker i dialog med VisitHorsens/Gydde Madsen. Deadline: Prototype og kort skriftlig begrundelse (max. 2 sider) foreligger og præsenteres for VisitHorsens senest d. 9. juni Beløbsramme for opgaveløsningen Den økonomiske ramme for opgaveløsningen er max kr ,- ekskl. moms. I forhold til vægtningen af arbejdstid og ressourcer forbrugt på de to opgaver forventes følgende budgetfordeling: Opgave 1: max kr (Del 1: Max kr , Del 2: max kr ) Opgave 2: max kr Tilbudsgiver afholder udenfor kontraktsummen selv omkostninger til kontorhold, husleje, udgifter i forhold til rejser og transport samt andre overheadomkostninger. RETHINK Kulturturisme/Midtjysk Turisme er økonomisk og praktisk ansvarlig for: Sparring med tilbudsgiver om tilrettelæggelse af samarbejdet med projektgruppen bag testprojektet. Koordinering med øvrige aktiviteter i RETHINK Kulturturisme-indsatsen. Honorar Der ydes ingen godtgørelse eller honorar for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. Kriterier for tildeling af kontrakt Kriteriet for tildeling af kontrakten er: Det økonomiske mest fordelagtige bud. Der vil i vurderingen blive lagt vægt på følgende underkriterier: Kompetence, viden og erfaring med løsningen af lignende opgaver Metodik hvordan tilbudsgiver ønsker at løse opgaven Bemanding og ressourcepersonernes profiler - herunder kendskab til kultur- og turismesektoren Tidsrammen for opgaven 4

5 Specifikation af vægtning/økonomi/timer fordelt på delopgaver Disposition for tilbuddet Tilbuddet skal indeholde: Forslag til opgaveløsning jf. opgavebeskrivelsen, herunder tidsplan Oplysninger om medarbejdere, ressourcer og metode mv. Den samlede pris for opgaven med specifikation af vægtning/økonomi/timer fordelt på delopgaver Kontaktperson og kontaktoplysninger vedr. opgaven Tidsplan for løsning af opgaven 22. april 2014 kl. 12: Frist for indsendelse af tilbud 25. april 2014: RETHINK Kulturturisme/Midtjysk Turisme vælger leverandør i samarbejde med testprojekt 25. april 9. juni 2014: Konsulentbistand til opgaveløsningen, herunder: o Opgave 1: Deadlines henholdsvis 27. maj og 9. juni o Opgave 2: Deadline 9. juni Svarfrist Forslag til opgaveløsning skal sendes elektronisk til Maria Christensen på mailadresse mch@midtjyskturisme.com. Omfanget på opgaveløsningen er max 2 sider og skal være os i hænde senest d. 22. april 2014 kl. 12. Eventuelle spørgsmål til udbuddet sendes på mail til: Maria Christensen Midtjysk Turisme mch@midtjyskturisme.com Læs mere om projektet RETHINK Kulturturisme på 5