Bestyrelsens beretning for foreningsåret

Transkript

1 Grundejerforeningen Ved Mortenstrupvej Årsberetning 2003/2004

2 ved Mortenstrupvej Side 1 af 7 Bestyrelsens beretning for foreningsåret Generelt Det forløbne år er forløbet uden exceptionelle opgaver og ændringer i bebyggelsen. Bestyrelsen står nu over for en meget væsentlig fornyelse, idet hele tre bestyrelsesmedlemmer nu forlader bestyrelsen. Sven Hansen har som ansvarlig for det grønne område, veje og stier besluttet at stille sit mandat til rådighed efter 19 års meget aktivt virke i bestyrelsen, og to medlemmer forlader bestyrelsen på grund af permanent eller midlertidig fraflytning. På sidste generalforsamling lykkedes det ikke at få valg til alle pladser i bestyrelsen, så der er altså brug for hele fire nye bestyrelsesmedlemmer, mens to af de nuværende er villige til genvalg. Vi vil derfor benytte denne indledning til årsberetningen til at opfordre de, der ønsker at gøre et aktivt arbejde for vores Grundejerforening, til at stille op til bestyrelsesvalget. Vi vil ikke lægge skjul på, at arbejdet kan være intenst, og der bliver meget væsentlige opgaver i relation til bebyggelsens vedligeholdelse og de fremtidige tekniske installationer. Derfor er det også nu tiden at slå til for de, der ønsker at få indflydelse på samt arbejde med disse problemstillinger. ^^^^^^^^^^^^ På foreningens ordinære generalforsamling den 29. oktober 2003 blev Susanne Juul Lassen - F10 indvalgt i bestyrelsen i stedet for Jette Beck Jørgensen F11, der efter 4 års virke i bestyrelsen som ansvarlig for forsikringsforeningen ønskede at udtræde. Desuden blev Jens Kirkegaard - K 8 genvalgt. Den sidste ledige bestyrelsespost kunne ikke besættes. Bestyrelsen konstituerede sig efterfølgende således: Valgperiode Formand: Jens Kirkegaard, K Næstformand og fællesarealer: Sven Hansen, K Kasserer: Niels Bayer, F Varme- og vandforsyning: Erik Dohn, F Programforsyning (radio/tv): Jens Lyngby Lyngstrand, F Forsikringsforeningen: Susanne Juul Lassen, F Sekretær: På grund af den reducerede bestyrelse blev sekretærarbejdet varetaget af alle bestyrelses-medlemmer. Der har i det forløbne år været afholdt bestyrelsesmøder den 3. december 2003, og 4. februar, 19. april, 15. juni, 6. september og 6. oktober I beretningsåret har bestyrelsen primært arbejdet med kortsigtede og akutte spørgsmål af vedligeholdelsesog forvaltningsmæssig karakter. Etablering af individuel vandmåling og udarbejdelse af forslag hertil; Forventet restlevetid for bebyggelsens rørsystemer, og Undersøgelser vedr. forbedring af vinduer på 1.sal vest i bebyggelsens anden etape (Fresiavej og Georginevej); Vedligeholdelsesmanualer og beskrivelse af varmeanlægget har desværre mod forventning - ikke kunnet færdiggøres i det forløbne år.

3 ved Mortenstrupvej Side 2 af 7 Den i sidste års beretning nævnte retssag mellem Grundejerforeningen og 2 medlemmer er endnu ikke afgjort ved domstolen (retssagen er nu berammet til 1. december 2004). Varme- og vandforsyning Forbruget Energiforbruget i perioden 1. juli 2003 til 30. juni 2004 til varme og varmt vand er baseret på en aktuel energiregistrering ved hjælp af måler. Forbruget blev MWh mod budgetteret MWh. Antallet af graddage var mod normalårets (88,2 %), hvilket medfører et energiforbrug på 0,6612 MWh/graddag mod 0,6050 MWh/graddag i 2002/2003. Energiforbruget fordeler sig med MWh (76%) til varme og 413,0 MWh (24%) til opvarmning af brugsvand. Af de MWh udgør ca. 30% varmetab fra beholdere og fordelingsrør. Forbruget af brugsvand udgjorde m 3 - gennemsnitligt 133 m 3 pr hus eller ca. 173 l/døgn pr. beboer - fordelt med m 3 til koldt brugsvand og m 3 til varmt brugsvand. Forbruget af varmt vand sammenlignet med forbruget af koldt vand viser sig således at udgøre ca. 46,7 l varmt vand for hver 100 l forbrugt koldt vand. I forhold til sidste år er vandforbruget faldet med ca. 10% (10% fald på det kolde vand og 10% fald på det varme vand). Det gennemsnitlige vandforbrug i samfundet ligger på m 3 /år per husstand eller 128 l/døgnet pr. person, Forbruget i vor bebyggelse ligger altså væsentligt over normalen. Kubikmeterprisen for vand er ca. 40 kr. Gennemsnitligt udgør varmeregnskabets udgifter ca kr./hus, heraf kr./hus til indkøb af fjernvarme og kr./hus til indkøb af vand. Sidstnævnte to beløb kan anvendes til sammenligning med typisk oplyste forbrug i andre bebyggelser Drift af anlægget: Samarbejdet med VVS Installatør O & J Wagner omkring pasning af varmecentralen er ophørt efter gensidig overenskomst, idet bestyrelsen nu selv foretager aflæsninger af forbrug m. m. Det var i den koldeste tid i vinteren nødvendigt at indsætte 1 pumpe mere til cirkulation af centralvarmevandet for at sikre tilstrækkelig varme til de nordligste huse på Krokusvej og Gardeniavej. Prøveinstalllation af vandmåler for individuel måling af vandforbrug: Dette arbejde blev udført af Fredensborg VVS Teknik i uge 05, Der er blevet monteret en vandmåler på koldvandsledningen i en bolig på Krokusvej samt i en bolig på Fresiavej med det formål at afprøve tidsforbruget og finde en fornuftig prissætning for installation af vandmålere i alle boliger. Se forslag herom bilagt indkaldelsen til generalforsamlingen. Fællesarealer: Veje, pladser og stier Vejbelægningerne Der er i det forløbne år ikke udført reparationer af belægningerne på de tre østligste veje. Krokusvej blev hovedrenoveret i eftersommeren 2003 (jf. beskrivelse i årsberetning 2002/2003).Plantning af vejtræer (japanske kuglekirsebær af sorten Prunus Fruticosa Globosa) fandt sted i det sene efterår, hvor der

4 ved Mortenstrupvej Side 3 af 7 også blev plantet underbeplantninger med vedbend af typen Hedera Hebernica Hestor arbejdet om det der blev udført på Gardeniavej for ca. 6 år siden. I omfang minder Endelig afregning af arbejdet var baseret på enhedspriser og aktuelt materialeforbrug samt andre aktuelle ydelser og udgjorde for selve vejarbejdet kr. og kr. for beplantningerne dvs. med en total anlægsudgift på ca kr. Vejtræerne Vejtræerne på Georginevej og Fresiavej blev beskåret på sædvanlig måde sidste vinter. 3 kugleakacier i den nordlige ende af Gardeniavej var gået ud og blev i november 2003 erstattet med nyplantninger. 4 kugleakacier i den sydlige ende af Gardeniavej har de sidste par år udvist en lidt ejendommelig grenstruktur og en nærmere undersøgelse her i sommeren 2004 afslørede at træerne var angrebet af en svampesygdom (Fusarium avenaceum) og anbefalingen lød på fældning og bortskaffelse hurtigst muligt, hvilket følgelig skete. Erstatningstræer påregnes anskaffet senere dette efterår. Stier Den østligste mellemsti er ved beboerindsats på Store Havedag og ved en senere opfølgende indsats blevet forsynet med en ny overflade af hvide perlesten. På nordgavlsstien udfor carporten for Georginevej nr.16 blev der i foråret udført en mindre stiudvidelse og plantet 2 thujaer som afværgeværn i forbindelse med meget lavt placerede udkragede bjælkeender, som er skønnet potentielt risikable i forbindelse med cykeltrafik på stien en mørk aften. Stierne er i det forløbne år forsøgt friholdt for ukrudt ved ca.5 årlige indsatser med brænding. Normalt anbefales ca. 8 brændinger det anvendte niveau er udtryk for en spareindsats. Snerydning Vi havde sidste vinter assistance til snerydning af veje og fortove nogle få gange. Snerydningsaftalen med gartneren havde følgende omfang: Fortovet langs Mortenstrupvej fejes ved alle snefald større end ca. 3-5 cm. De 4 veje ryddes i et bredt spor ved snefald større end ca. 10 cm. Fortovene og parkeringsarealerne på de 4 veje ryddes af respektive grundejere Saltning kun i specielle situationer og efter særlig aftale. Fællesarealer: Grønne friområder Ny beplantning I forbindelse med Store Havedag i slutningen af april blev der plantet 6 sommerfuglebuske (buddleja) ved sandkasseområdet samt et par fjeldribs ved udsigtsbænken på bakketoppen. Senere er der ved en lille indsats placeret lidt vilde jordbær blandt sommerfuglebuskene i det håb, at de vil brede sig de kommende år og holde ukrudtet i dette område i ave. Beskæringsindsats Som led i en lille sparerunde foretog gartneren ikke i det forløbne år den sædvanlige beskæring af et udvalgt enkeltbuskads.

5 ved Mortenstrupvej Side 4 af 7 Beskæringsdage med beboerindsats: 9. november blev nordhegnet ved foden af kælkebakken beskåret på en godt 40 m lang strækning under ihærdig deltagelse af beboere. 21. marts blev beskæringsindsatsen på en regnvåd søndag med deltagelse af ca. 12 beboere helliget underbeplantningerne (snebær) på Georginevej og Fresiavej. Buskene trængte til en kraftig tilbageskæring, hvilket også effektivt blev gennemført. Oprydningsdag 2004 Der var et noget begrænset fremmøde af ca. 25 beboere på Store Havedag søndag den 18. april, som imidlertid med godt humør leverede en stor indsats for vedligeholdelsen af vort fællesområde. Følgende aktiviteter fandt sted: Opsamling af affald på hele området Fejning af vendepladser Udskiftning af enkeltbrædder i sandkassevæggen Plantning af 6 stk. buddleia (sommerfuglebusk) v. sandkasseområdet Opbygning af Skt. Hans bålet med nedfaldne grene fra vestområdet. Udjævning af muldvarpeskud på tætklippede græsarealer Reparation af trådnethegn langs nordstien Sanering af området ved svelleborgen Udskiftning af en støttepæl for håndlisten ved Dalgaard-trappen. Sanering og grenopsamling på grillområdet Rensning af grillristen Montering af net på fodboldmålene Behandling af udsigtsbænken og Paustian.bænken (v. petanque-banen) med trærens. Udkørsel og placering af perlesten på den sydligste halvdel af mellemstien langs Frennehave. Oprensning i underbevoksningerne på Georginevej og Fresiavej efter den tidligere beskæringsindsats Oprydningsdag 2005 Er planlagt til søndag den 17. april. Sæt allerede nu et stort kryds i kalenderen for denne vigtige aktivitet! Gartnerarbejdet Gartnerarbejdet er i det forgangne år udført af ISS Ejendomsservice. Projekter under forberedelse / overvejelse. Beskæring af den resterende del af nordhegnet trekantbuskadset skråt overfor sandkasseområdet. Der satses på en beboerbeskæringsdag søndag den 14.november. Tilbageskæring / renovering af buskadserne hhv. på bakketoppen (kaldet Bakkeøen ) og omkring grill- pladsen. Disse opgaver vil indgå som en del af gartnerindsatsen de kommende 2 år. Programforsyningen Grundejerforeningen er tilsluttet TDC s hybridnet og abonnerer på den såkaldte Fuldpakke. Det forgangne år har været kendetegnet ved et meget stabilt antennesignal. Der har kun været enkelte udfald, som grundejerforeningens anlæg har været uden skyld i. I perioden har der været enkelte forespørgsler angående kanalernes placering. Disse kan findes på web adressen: eller på TekstTV (Info-kanalens p ). Oplysningerne kan også findes i en TDC-brochure, der evt. kan rekvireres hos bestyrelsen.

6 ved Mortenstrupvej Side 5 af 7 Generelt gælder det for antennestikkene, at der er 2 stik, ét for TV-signalet og ét for radio-signalet. Hvis man bytter om på disse, vil der ikke være noget brugbart signal hverken for radio eller TV. Normalt står der på stikkene, hvad de er til hvis dette ikke er tilfældet, må man forsøge sig frem. Ligesom sidste år skal bestyrelsen understrege, at signalet svækkes ved flere tilkoblinger i hver husstand uanset om TV et er tændt eller slukket. Signalstyrken er sat til at kunne trække 2 stk. fjernsyn. Vores system er delvis forberedt til et system kaldet WebSpeed, et system som muliggør bredbånds datatransmission over TDC's kabel TV net og dermed også vores antenneanlæg. Umiddelbart kan vi ikke direkte anvende dette system. Først skal TDC have ombygget hovedfordeleren her i Hørsholm, dernæst skal vi have opgraderet vores anlæg, hvilket involverer udskiftning af de gamle antennekabler på Gardeniavej og Krokusvej samt udskiftning af antenneforstærkere på alle vejene. Der er placeret en antenneforstærker for enden af hver husrække (de grønne skabe) - så der er altså i alt otte forstærkere. Der har til dato kun været sporadisk interesse blandt beboerne for dette nye system, nok fordi mange allerede har fået installeret ISDN eller ADSL high-speed opkoblinger til deres PC-ere, og set i lyset af de omfattende ombygninger, der skal foretages for at kunne udnytte denne nye mulighed, har bestyrelsen valgt at "se tiden an". Øvrig beboerservice Containerservice Der har i det forløbne år været opstillet containere til grønt affald i 2 weekends. Containerdage i det kommende år (2004 / 2005) er planlagt som følger: Anden hele weekend i november (13/11 & 14/11), (placering: Georginevej + Krokusvej) Første weekend efter påske (2/4 & 3/4), (placering: Fresiavej + Gardeniavej) Store Havedag (16/4 & 17/4) (placering: Fresiavej) Rabatordninger Jævnfør Beboervejledning Mursten Jævnfør Beboervejledning 2003 Beboervejledning 2003 Bestyrelsen har ajourført beboervejledningen og den nye udgave Beboervejledning 2003 blev omdelt i slutningen af året. Vejledningen indeholder en beboeroversigt og grundlæggende oplysninger om foreningen samt informationer om forholdet mellem foreningen og beboerne. Et centralt afsnit omhandler den udvendige vedligeholdelse og indholdet af udvalgte vedtægter, deklarationer m.v. Vi opfordrer alle til at orientere sig grundigt i det samlede materiale samt informere bestyrelsen når man bliver opmærksom på mangler eller finder behov for ændringer. Bestyrelsen har til hensigt at ajourføre beboervejledningen mindst hvert andet år. Næste udgave er under forberedelse. Forsikringsforeningen Der er 53 medlemmer af forsikringsforeningen ud af 64 mulige. Mønstret er stadig, at nye boligejere overtager forsikringen ved indflytning. Proceduren er, at indbetalingskortene uddeles midt i april, og deadline for modtagelsen af indbetalingerne er medio maj. Den samlede forsikringspræmie skal være

7 ved Mortenstrupvej Side 6 af 7 indbetalt til forsikringsselskabet TRYG inden d. 1. juni. Når policen er udskrevet, uddeles en kopi til alle medlemmer, idet vi kun får tilsendt en fælles police. Bestyrelsen forventer, at den i år fremsendes og fordeles i oktober måned. Betalingsformen har været velfungerende, det vil sige med anvendelse af grundejerforeningens girokort og efterfølgende overførsel af betalingerne til forsikringsforeningens konto. Så vidt vi er informeret, fungerer skadesbehandlingen meget tilfredsstillende. Husk at tilmeldelse og udmeldelse af forsikringsforeningen sker ved direkte kontakt til TRYG. Det gælder også for skadesanmeldelse. Tilmeldelse og udmeldelse bedes dog også meddelt det bestyrelsesmedlem, der varetager administrationen af forsikringsforeningen, idet medlemsændringer medfører en revideret police, der skal kontrolleres med hensyn til korrektheden af medlemsfortegnelsen. Ønskes mere information: Se beboervejledningen. Til oplysning for de, som påtænker at blive medlem af forsikringsforeningen, kan nævnes, at forsikringspræmien for Gardeniavej og Krokusvej i år har beløbet sig til 1575 kr. pr. hus og for Fresiavej og Georginevej tilsvarende kr. Som vanlig en mindre stigning. Forsikringen dækker følgende emner: Bygningsbrandforsikring Hus- og grundejerforsikring inkl. glas og kumme Insekt- og svampeforsikring Udvidet rørskadeforsikring for skjulte rør. Telefonnummeret til TRYG er: Økonomi Regnskab og budget for grundejerforeningen: Der henvises til det omdelte årsregnskab 2003/04. På følgende side vises regnskab sammenlignet med budget og de to foregående års regnskaber. Desuden fremgår budgetforslaget for 2004/2005 af yderste højre kolonne i tabellen. Noter til regnskabet Note 1: Den ekstraordinære indtægt vedrører tilbagebetaling af en fejlagtigt opkrævet gartnerregning (fem rater i stedet for fire). Note 2:Der er budgetteret med forbruget i et normalår på MWh. Note 3: Vedrører eftergivelse af streger på varmeregnskab. Note 4: Der er hensat 8000 kr. til den verserende retssag vedrørende beregning af arealbidrag for Gardeniavej 8 og 10. Note 5: Renter og ekstraordinær indtægt (tilbagebetaling af fejlagtig opkrævet gartnerregning) er overført til foreningens formuekonto, således at regnskabet udviser er underskud på 3998 kr. Budget for kontingent i 2004/2005 Rater á 8000 kr./kvartal i resterende kvartaler, et beløb som indeholder kr./kvartal i forbindelse med finansieringen af bestyrelsens forslag om installation af vandmålere i alle 64 huse.

8 ved Mortenstrupvej Side 7 af Indtægter Regnskab 01/02 Regnskab 02/03 Budget 03/04 Regnskab 03/04 Budget 04/ Kontingenter Renter Ekstraord.indtægter note Subtotal ( ) Fjernvarme note Vand Antenneafgifter Drift af fællesinstallationer 5.1 Tilsyn Elforbrug Vedligeholdelse Omb.varmec. / Div.note Affald Subtotal ( ) Administration 6.1 Porto og gebyrer Revision Clorius Trykning Forsikringer Møder mv Arrangementer Advokatbistand note Subtotal ( ) Drift fællesareal 7.1 Vej fortov sti Grønne friområder Vejfond Subtotal ( ) Udgifter ialt Driftsresultat, note [-3998] -3.5