Møde i chefgruppen, Plan, Kultur og Teknik mandag den 9. marts 2015 kl i mødelokale 3. Årre

Transkript

1 Dato 9. marts 2015 Dok.nr /15 Sagsnr. 14/13483 Ref Møde i chefgruppen, Plan, Kultur og Teknik mandag den 9. marts 2015 kl i mødelokale 3. Årre Tilstede: Bent Peter Larsen, Pia Koch Hauge, Mette Christensen, Bjarne Fly, Kirstine Gottlieb, Tove Wolff. Lisbeth Kohls Jensen deltager i mødet under punkt 1 for at fortælle om Indkøb og RAKAT. Peder Sandfeld deltager i mødet under punkt 2. Peder er inviteret til kl Meddelt afbud: Mødeleder: Bent Peter Larsen Referent: Lotte Bøgelund Dagsorden 1. Orientering om Indkøb og RAKAT v/lisbeth Referat Der er varslet en ny udbudslov til efteråret. Loven forventes, at medføre mindre ændringer i indkøbsaftalerne eksempelvis omkring uddannelser/kurser. Lisbet redegør kort for formålet med indkøbsaftalerne. Det er vigtigt, at alle er opmærksomme på at rette henvendelse til Indkøb så tidligt som muligt i en proces, hvor der forventes at skulle udarbejdes en indkøbsaftale og eller igangsættes en udbudsrunde. Lisbet viser plan for områder, hvor Plan, Kultur og Teknik er i gang eller skal i gang med en udbudsrunde. Der forestår en kort drøftelse på mødet over områder, der eventuelt kan blive aktuelle. Belysningsområdet nævnes som et eksempel på en eventuel tværgående aftale. Indkøb inddrager fremover i større omfang kollegaer fra de enkelte relevante afdelinger når der skal udarbejdes indkøbsaftaler. Det er muligt for Indkøb af følge, hvorvidt indkøbsaftalerne bliver overholdt. Bent Peter opfordrer til en skærpet opmærksom 1/4

2 hed på at indkøbsaftalerne bliver overholdt. Jf. tidligere aftale, er Martin behjælpelig med indkøbene i Årre indtil flytningen til Bytoften. Det aftales, at Indkøb afholder møder med de enkelte aftaleholdere til efteråret med henblik på en afstemning af ønsker og behov omkring indkøbsaftaler. På det første møde i chefgruppen efter sommerferien, samles op på emnet. Det aftales, at Martin fortæller om brugen af RAKAT på et teamledermøde. Kirstine og Pia deltager i dette møde. 2. Gennemgang af overførsler fra 2014 til 2015 i Plan, Kultur og Teknik v/peder Peder orienterer. Budgetoverførsel i forbindelse med regnskab 2015: Peder gennemgår de enkelte poster på oversigt over budgetoverførsler Oversigten udleveres på mødet. Oversigten giver ikke anledning til yderligere kommentarer. 3. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Bent Peter lægger op til en tæt løbende opfølgning på budgettet. Der oprettes nye kontoafsnit, hvor der er behov. Omorganisering: Peder fortæller om samarbejdet med HR med henblik på en korrekt overførsel til nye konti som følge af den nye organisering. Der oprettes en konto 6 til lønudgiften for de overførte medarbejdere til Drift. Budget og regnskabsdelen får virkning pr. 1. januar Pia og Peder aftaler nærmere omkring normtal og nøgletal i forbindelse med budgetlægningen. 4. Status på besparelser: a) Råderum Kultur og Fritid b) Konto 6 besparelser Ad a) Pia fortæller, at der skal findes besparelser på 1,6 mio. kr. og redegør for beskrevne spareforslag. Kirstine og Pia aftaler nærmere for de resterende områder. Pia sender en status inden for en uge til Bent Peter. Ad b) Der skal findes cirka 1,4 mio. kr. Pia gennemgår udkast til 2/4

3 råderumskatalog for området. Pia og Kirstine aftaler nærmere om oprettelse af et kontoområde for udgifter til Torveaktiviteter. Status på besparelser drøftes igen på det kommende møde i chefgruppen. 5. Gensidige forventninger Bent Peter har været i dialog med de enkelte aftaleholdere for afstemning af gensidige forventninger i forlængelse af organisationsændringen. Der er en forståelse i gruppen om behovet for en åben dialog. I forlængelse af omorganiseringen besluttes det, at vi ved møder med eksterne parter som udgangspunkt alene repræsenteres med max. to organisatoriske led. 6. Status på udvikingsplaner #17380/15 Kort orientering ved Bent Peter om, at der er et godt arbejde i gang omkring udviklingsplaner. 7. Natur-messe i Oksbøl Til foråret afholdet en natur-messe i Oksbøl. Hvilke muligheder har vi for i den forbindelse at markedsføre nogle af de mange natur-tiltag vi har i gang eller planlægger med? Klaus Fries deltager sammen med KOMUD. Bjarne undersøger om det er en idé, at fortælle om etablering af ny legeplads. 8. Beredskabsplaner for de administrative enheder Finn Lassen deltager i arbejdsgruppen, der skal udarbejde beredskabsplaner for de administrative omåder. Udpegning af 1-2 medarbejdere som skal indgå i en permanent gruppe, som har ansvar for etablering og ajourføring. v/pia 9. Fly til og fra Esbjerg Ny flyrute er etablereret pr. 2. marts Der tages stilling i hvert enkelt tilfælde til, hvilken rejseform, der er bedst egnet. 10. Trivselsundersøgelse og APV Emnet drøftes på det kommende møde i chefgruppen. Bent Peter sender bearbejdet materiale til chefgruppen. 11. Organisering omkring Torvet i Varde 12. Ferieplanlægning #24340/15 Pia og Tove aftaler nærmere. Emnet drøftes på det kommende møde i chefgruppen. Bent Peter ser nærmere på, hvordan ferieplanen går op. 3/4

4 13. National tælleuge Hvad kunne vi med fordel have med i den nationale tælleuge af tællinger, som understøtter direktionens ønske om fokus på effekt og produktivitet? v/pia 14. Brugerundersøgelser I forlængelse af aftale på tidligere chefmøde følger vi op på, hvor langt vi er med brugerundersøgelser. Punktet udsættes til næstkommende møde. Mette fortæller, at der er gennemført undersøgelse på områderne erhverv, landbrug og markvandinger. På første møde efter sommerferien, følger gruppen op på, hvorvidt der skal igangsættes en lignende undersøgelse. 15. Bilag til sagsfremstillinger. Punktet drøftes på mødet i dag jf. aftale på chefmøde i december. Chefgruppen opfordrede på mødet i december til, at der i hvert enkelt tilfælde tages en kritisk vurdering af hvilke bilag, der er relevante at tilknytte en sagsfremstilling til udvalgene. På mødet i dag drøftes, hvorvidt der eventuelt er behov for et internt kursusforløb om emnet. Sagen skal som udgangspunkt være belyst i sagsfremstillingen. Enighed om, at kortbilag til sagsfremstillinger er et vigtigt redskab. Høringssvar skal vedlægges som bilag. Chefgruppen er opmærksomme på omfanget af bilag og relevans. Der planlægges ikke med et kursusforløb i denne omgang. 16. Mødefora ledere Årre # 26114/15 Det aftales, at Bjarne, Tove og Mette udarbejder et forslag til, hvordan teamledermøderne fremover skal afholdes. Chefmødefora fastholdes. Lederforum: uændret. Adm. chef: Uændret. Kvalitetsstyring: Uændret. Personalemøde: som beskrevet i oversigten. Lederkonference: Lotte går i gang med den foreløbige planlægning herunder nedsættelse af dato og en planlægningsgruppe. Møder i udvidet chefgruppe: På det kommende møde drøftes indhold og form, samt hyppighed. Chefgrupper: Uændret. Lotte kalendersætter et månedligt statusmøde mellem Tove og Bent Peter. 4/4

5 17. Gensidig orientering Kirstine frotæller, at hun har haft møde med Christian Madsen og Steffen Kjær om kommunikation og synlighed. Det aftales, at Christian og Steffen inviteres til en snak om kommunikatikonsstrategi på det kommende møde i chefgruppen. Bjarne: Rulleskiprojekt er godt i gang. 18. Eventuelt Bent Peter fortæller, at Lars Tanghøj udarbejder oplæg til erhvervskonferencen i morgen. 5/4