Forretningsorden for bestyrelsens arbejde på Strandmølleskolen

Transkript

1 Forretningsorden for bestyrelsens arbejde på Strandmølleskolen Vedtaget af bestyrelsen d. 19. august 2015 Forretningsordnen og vedtægterne Denne forretningsorden skal ses som et supplement til skolens vedtægter og kan ved almindeligt stemmeflertal til enhver tid ændres af bestyrelsen. Ændringsforslag kan fremsættes af ethvert medlem af bestyrelsen. I det tilfælde, hvor der er tvivl om bestemmelser i denne forretningsorden i forhold til de for skolen gældende vedtægter, er det vedtægterne, der har forrang for, hvordan bestyrelsen skal agere. Opstår sådanne tvivlstilfælde skal forretningsordenen snarest rettes til. Generalforsamling: Indkaldelse Udsendelse af indbydelse. Bestyrelsen drager omsorg for, at generalforsamlingen indkaldes med mindst 21 dages varsel. Af indkaldelsen skal punkter til drøftelse på generalforsamlingen fremgå og eventuelle bilag til punkter skal vedlægges. Generalforsamlingen afholdes inden udgangen af april måned. Dagsordenen skal som minimum indeholde: Valg af dirigent. Bestyrelsen aflægger beretning. Bestyrelsen forelægger den reviderede årsrapport til orientering. Bestyrelsen forelægger det vedtagne budget til orientering. Valg af bestyrelsesmedlemmer. Valg af suppleanter. Indkomne forslag. Eventuelt. Orientering om frist. Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal skriftligt være indgivet til bestyrelsesformanden senest 2 uger før generalforsamlingen. Forberedelse Punkter. Senest på bestyrelsesmøde i marts skal bestyrelsen forberede generalforsamlingen, idet følgende punkter behandles: Forslag til dirigent. Hvem træffer aftale og forbereder dirigentemnet? Forslag til sekretær. Hvem træffer aftale og forbereder sekretæremnet?

2 Godkendelse af dagsorden og aftaler om udsendelse. Endvidere skal årsregnskab godkendes til forelæggelse på generalforsamlingen. Beretning Formanden udarbejder beretningen. Udkast gennemgås med skolelederen og bestyrelsen. Regnskab Økonomiudvalget forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med skolelederen. Praktiske forhold. Skolelederen sørger for, at der foreligger stemmesedler, vedtægter mv. til generalforsamlingen. Særlige ønsker aftales senest dagen før. Generalforsamlingens afholdelse Formalia. Formanden leder valget af dirigent. Dirigentens rolle. Dirigenten sikrer som det første, at; generalforsamlingen er lovligt varslet generalforsamlingen er beslutningsdygtig uden hensyn til de fremmødte medlemmers antal. Dirigenten kan til enhver tid kræve stemmerne optalt. Afstemninger foretages skriftligt, når blot ét medlem fremsætter ønske herom. Dirigenten udpeger stemmetællere, som forestår optællingen af stemmer. Personvalg. Ved personvalg er afstemningen altid skriftlig, med mindre der er tale om fredsvalg. De af dirigenten udpegede stemmetællere forestår optælling af stemmer. Bestyrelsen Sammensætning Valgte. Bestyrelsen består af de af generalforsamlingen valgte medlemmer. Skoleledelsen. Skoleledelsen deltager i bestyrelsesmøderne uden stemmeret. Lærerrepræsentation. De ansatte på skolen repræsenteres ved Formanden for pædagogisk råd Tillidsmanden Lederen for SFO Medarbejderrepræsentanterne kan udtale sig om alle punkter på bestyrelsesmøderne, men har ikke stemmeret. Medarbejderrepræsentanterne har tavshedspligt om det, der foregår på bestyrelsesmøderne. Såfremt man ønsker at viderebringe eller informere resten af de ansatte om emner, der er blevet behandlet på møderne, skal dette aftales med skolelederen. Konstituerende møde Umiddelbart efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig. Her vælges blandt bestyrelsens midte en formand og en næstformand.

3 Forretningsorden. På det førstkommende bestyrelsesmøde gennemgås og revideres forretningsordenen. Forretningsudvalg Formanden og næstformanden fungerer som bestyrelsens forretningsudvalg. Disse kan træffe beslutninger vedrørende skolens drift i samarbejde med skoleledelsen. Alle trufne beslutninger forelægges bestyrelsen snarest muligt til orientering. Såfremt ét bestyrelsesmedlem, ved denne orientering, ønsker et ekstraordinært bestyrelsesmøde skal formanden indkalde til dette snarest muligt. Udvalg og kommissorier. Der skal i bestyrelsen minimum være 2 udvalg Økonomi udvalg PR udvalg Dette er et minimum, men bestyrelsen kan lave flere eller udpege særlige ansvarlige for opgaver undervejs i året. Bestyrelsesformanden er født formand for økonomiudvalget. På bestyrelsesmøder kan der til enhver tid nedsættes nye udvalg og nuværende udvalg kan revideres. Udvalgene indkalder til møder efter behov og udarbejder selv dagsorden. Mødeplan. Bestyrelsen udarbejder på sit første møde en plan for samtlige af årets bestyrelsesmøder. Mødedatoerne indtastes i bestyrelsens årshjul, hvor også emner, der jævnfør planen skal behandles på de enkelte bestyrelsesmøder, fremgår. Der skal minimum afholdes 6 ordinære bestyrelsesmøder om året. Ordinære bestyrelsesmøder Indkaldelse. Dagsorden udarbejdes af formanden, som er pligtig at høre skolelederen, om denne har punkter til drøftelse på bestyrelsesmødet. Dagsordenen udsendes til bestyrelsesmedlemmerne senest 4 hverdage før mødet. Dagsordenforslag skal være formanden i hænde senest 1 uge før mødet. Konkret udføres arbejdet af skolelederen Dagsordenspunkter. Følgende faste punkter indgår i bestyrelsesmødernes dagsorden hver gang: Referat fra sidste møde Formandens punkt Ledelsens punkt Status på økonomi Nyt fra de enkelte ansvarsområder Nyt fra lærerrådsformanden Nyt fra SFO Eventuelt Bestyrelsens kvarter Bestyrelsesarbejdet Mødeledelse. Formanden leder bestyrelsesmøderne. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

4 Referat Viceskolelederen fører referat. Hvert møde begynder med godkendelse af renskrevet referat fra forrige møde. Enhver mødedeltager har ret til kort at få refereret sin afvigende mening. Referatet skal være tilgængelig i bestyrelsens dokumentmappe senest 10 hverdage efter afholdt møde. Formandens forfald. Næstformanden fungerer som formand, når formanden er bortrejst eller sygemeldt i mere end 1 uge. Som konstitueret formand har næstformanden alle formandens beføjelser og pligter. Tavshedspligt. Alle bestyrelsesmedlemmer er underlagt reglerne om tavshedspligt. Pligten omfatter alle fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesarbejdet, og overtrædelser kan medføre domsfældelse efter den borgerlige straffelov. Tavshedspligten gælder især: Viden om politiets efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser mv. Skolens økonomiske interesser f.eks. indhentede pristilbud, licitationer mv. Oplysninger om enkeltpersoners private selskaber eller foreninger som der er særlig interesse i at beskytte. De ansattes tjenesteforhold eller lign. Inhabilitet. Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde: Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse. Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Såfremt man deltager i firmaledelse, forretningsledelse eller på vegne af en juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald. Såfremt der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om ens upartiskhed. Såfremt man som ægtefælle til en af de ansatte på skolen skal behandle sager, der direkte eller indirekte vedrører ægtefællen. Skoleledelsen / lærerrepræsentanterne kan hver for sig eller sammen udelukkes fra specifikke punkter på mødet af et flertal i bestyrelsen. I tvivlstilfælde træffes der afgørelse efter forvaltningslovens kap. 2. Ved inhabilitet kan man hverken deltage i afgørelsen eller behandlingen af pågældende sag. Udtrædelse. Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal den pågældende fremsende ansøgning til bestyrelsen. Hvis ansøgningen imødekommes indtræder suppleanten i stedet. Denne vil være valgt for den periode, som det medlem der er blevet erstattet, var valgt til. Såfremt der er mindre end 3 måneder tilbage af bestyrelsesmedlemmets valgperiode, kan bestyrelsen ved simpelt flertal beslutte ikke at indkalde suppleanten. Pædagogisk tilsyn Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af konkrete pædagogiske problemstillinger, skal henvise til skolelederen. Lederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske problemer. Hvis lederen / lærerne ikke kan magte et pædagogisk problem, kan bestyrelsen træde ind i sagen og træffe nødvendige beslutninger. Ansættelser: Ansættelsesudvalg Ved ansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af en bestyrelsesrepræsentant, skoleleder, viceinspektør samt en til flere lærerrepræsentanter. Ansættelsesudvalget gennemfører ansættelsessamtaler. Udvalget udpeger i fællesskab et antal ansøgere til samtaler. Bestyrelsesmedlemmerne har altid ret til at være med til ansættelsessamtalerne.

5 Umiddelbart efter samtalerne redegør bestyrelsesrepræsentanten, skoleledelsen og lærerrepræsentanterne for deres indtryk fra samtalerne. Skolelederen og bestyrelsesrepræsentanten ansætter herefter den rette kandidat. Lederansættelse. Ved lederansættelse indkaldes mindst 2 emner til samtale med et ansættelsesudvalg bestående af repræsentanter/hele bestyrelsen samt repræsentanter fra lærergruppen. Hele ansættelsesudvalget diskuterer i fællesskab alle ansøgere efter endt samtalerunde, og herefter træffer bestyrelsen den endelige beslutning. Bemyndigelser Standardbemyndigelser Skolelederen og et medlem af forretningsudvalget er i forening tillagt følgende standardbemyndigelser: Bemyndigelse til fremsendelse af breve mv. på skolens vegne. Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, idet sagen i alle tvivlstilfælde efterfølgende skal forelægges bestyrelsen. Skolelederen kan underskrive ansættelsesbreve med kortvarig, tidsbegrænset ansættelse. Den samlede bestyrelsen skal informeres så hurtigt det lader sig gøre, hvis standardbemyndigelsen udnyttes. Tilsyn Overordnet tilsynsførelse Forældrekredsens overordnede tilsynsforpligtelse skal opfyldes på følgende måde: Hvert år tilbydes skole-hjem samtaler. Hvert år afholdes der mindst 1 fælles forældremøde i alle klasser. Der er generelt adgang for forældrene til at deltage i undervisningen i fælles forståelse med læreren. Valg af tilsynsførende Forældrekredsen vælger på den generalforsamling, hvor punktet er angivet i dagsordenen, en eller flere personer til at føre tilsyn med: Elevernes standpunkt i dansk, matematik og engelsk At skolens samlede undervisningstilbud ud fra en helhedsvurdering står mål med, hvad der almindeligvis kræves i folkeskolen. At undervisningssproget er dansk. Bestyrelsen foreslår på baggrund af den behandling en eller flere tilsynsførende som opfylder kravene. Det afgøres først under punktet, hvor lang funktionsperioden for den tilsynsførende skal være, dog højest 4 år, og hvorvidt man ønsker en eller flere personer skal udføre hvervet. Afgørelsen træffes af de fremmødte forældre ved almindelig stemmeflerhed. Den tilsynsførende skal vælges blandt de certificerede tilsynsførende fra Undervisningsministeriets liste. Den eller de tilsynsførende må ikke: Tilhøre forældrekredsen. Være medlem af bestyrelsen. Være ansat på skolen Være gift eller nært beslægtet med disse personer.

6 Valget af tilsynsførende er hemmelig, hvis blot én forældre ønsker det. Hver stemmeberettiget kan afgive en stemme på det antal personer, der skal vælges. Kandidaterne er valgt i rækkefølge efter størrelsen af de personlige stemmetal. I tilfælde af stemmelighed foretages der lodtrækning. Genvalg af tilsynsførende kan finde sted. Skolelederen underretter den eller de valgte tilsynsførende om valget. Tilsynet Hvis der vælges flere tilsynsførende, og hvis forældrekredsen ikke har valgt dem til bestemte tilsynsaktiviteter, aftaler de tilsynsførende indbyrdes, hvem der udfører hvilke tilsynsaktiviteter. Den eller de tilsynsførende skal aflægge mindst ét årligt tilsynsbesøg på skolen, og de skal mindst overvære én hel skoledag. Tilsynet skal endvidere fordeles inden for hvert fagområde. Derudover skal den eller de tilsynsførende drøfte indholdet af skolens undervisningsplaner med skolens leder og lærere, og vurdere det anvendte undervisningsmateriales faglige og pædagogiske kvalitet. Tilsynserklæring Den eller de tilsynsførende afgiver hvert år en skriftlig erklæring til skolens bestyrelse og forældrekreds. Hvis der er valgt mere end en tilsynsførende, og hvor disse ikke er enige om afgørelsen af den skriftlige tilsynserklæring, skal dette fremgå af erklæringen. Enhver tilsynsførende har ret til at afgive sit særstandpunkt til forældrekredsen. Den skriftlige tilsynserklæring offentliggøres på skolens hjemmeside. Budget og revision: Budget Kommenteret budget udarbejdes normalt inden mødet i december af økonomiudvalget og skolelederen, og gennemgås herefter i økonomiudvalget. Herefter behandles og godkendes budgettet på et bestyrelsesmøde inden udgangen af december. Revision Før revisor fremsender det reviderede regnskab til bestyrelsen, deltager som minimum økonomiudvalget og skoleledelsen i et møde med revisor. Andre bestyrelsesmedlemmer og lærerrepræsentanterne kan deltage i mødet. På mødet analyseres skolens økonomi overordnet. Det reviderede regnskab offentliggøres sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.