Afrapportering fra projektledelse og kursusholdere til Direktørområdet for Miljø og Teknik

Transkript

1 Svendborg d Indledning Processen, omkring en nyorganisering af Miljø og Teknikområdet, er endnu ikke tilendebragt. Det er dog ønskeligt, at der på nuværende tidspunkt gøres status, i det væsentlige milepæle er blevet rundet. Formålet med nyorganiseringen har været: At sætte ledelse på dagsordenen, forstået som ledelse med fokus på de personalemæssige og strategiske elementer, frem for de faglige. At sætte yderligere fart i det projektorganiserede arbejde. At fastlægge grundlaget for teamarbejdet At skabe en robust organisation At skabe en attraktiv arbejdsplads At udnytte de aktuelle muligheder for etablering af en smallere ledelse. Der har i 2008 været gennemført en proces, hvor SMED har fungeret som styregruppe i forhold til processen, og hvor projektledelsen under ansvar over for direktør og styregruppe, har gennemført relevante projekter og kursusforløb. Der har i perioden været gennemført høringer, inddragelse og orientering af medarbejdere og ledere vedrørende: Direktørens 1. oplæg til organisationsændring. Revision af organisationsoplæg Opgavefordeling i nye funktionsområder Personfordeling i nye funktionsområder Etablering af specialkonsulentstillinger Afholdelse af kulturcafé Fordeling af medarbejdere i team Lokalefordeling set i lyset af ny organisation Gennemførelse af 1½ dags kurser for de respektive funktionsområder nu afdelinger Det har hele tiden været målet, at alle interessenter har kunnet genkalde sig en sammenhæng i de forskellige aktiviteter, der har været gennemført. Vi har valgt at lægge en teoretisk ramme ned over den samlede organisationsændring, og har her valgt at tage udgangspunkt i en model kaldet de 5 R er. Dette står for arbejde med og omkring: 1. Retning 2. Rammer 3. Roller

2 4. Relationer 5. Regler Det teoretiske fundament skal opfattes som en delmængde af de initiativer, der skal medvirke til udviklingen af det ny Miljø og teknik, og hvor udviklingen af den attraktive arbejdsplads er et vigtigt mål i bestræbelserne på dels at fastholde, dels rekruttere medarbejdere. Konklusion Der skal fra de undertegnede udtrykkes stor anerkendelse for det konstruktive samarbejde, vi har oplevet blandt både ledere og medarbejdere. Det er vigtigt at erkendelsen af, at enhver forandring kræver forståelse for hvorfor den skal ske? samt, at vi har hver vores virkelighedsopfattelse af, hvor vi er personligt i processen? Vi er af den opfattelse, at hvis udviklingen skal fastholdes, kræver det at team og afdelinger, beslutter og igangsætter aktiviteter og projekter og tiltag, der viderefører arbejdet med de 5 R er. Vi kan endvidere konkludere, at kursusaktiviteterne med fordel kunne have været placeret tidligere i procesforløbet, ligesom vi ønsker at gøre opmærksom på de mange tilkendegivelser vi har modtaget vedrørende at mange i efteråret har oplevet processen som værende for langstrakt. Formålet og begrundelserne for gennemførelsen af organisationsændringen kan ikke gentages for tit ligesom de gode historier om jeres succeser bør få en naturlig plads i jeres hverdag. I er ikke i mål med jeres formål, men godt på vej, hvilket understreger vigtigheden af, at I fastholder og gennemfører relevante aktiviteter i de kommende år.

3 Opfølgningsplancher fra Lunde: Natur og Vand: Mangler: Rammer - Tid, fleks Regler - Trivsel + Læring og udvikling Roller - taget op på tirsdag, d. 5/11 Der skal være opfølgningsdage for hvert enkelt team. Brug coach Konsekvensbekymringer -> skal evt. tages fat på inden kurset. Rigtig godt og positivt - selv om vi havde en meget negativ indstilling ved start af kurset. godt med musisk indstilling til forløbet. Med musisk menes kreativ og fleksibel. Initiativer, der gør at kendskabet udvikler sig fra at handle om teamet til relationerne mellem team og derefter øvrige områder Mødeaktiviteten mellem team og chef skal følges op Byggeri, Veje, Miljø Konflikt Håndtering Redskaber Kommunikation! Beslutningsdelen - Metoder Sociale Mål - Handling Sonora Desert - Flere Mødevirksomhed Indsatsområder i den fremtidige proces.

4 Initiativer, der gør at kendskabet udvikler sig fra at handle om teamet til relationerne mellem team og derefter øvrige områder Mødeaktiviteten mellem team og chef skal følges op Relationer forstået som konfliktløsning bør have fokus Kommunikation i øjenhøjde aktiv lytning Find tid til at afprøve forskellige cases a lá Sonara desert Vær obs på, at ny lovgivning kan afstedkomme regulering af teamsammensætning grundet ny arbejdsbelastning Anlæg og Ejendom: Onsdag d. 19/11 Funktionsområdemøde Onsdag d. 19/11 Funktionsområdemøde + aftale nye mødeformer J.F. i dag Oprydning i kalender Start mandag Mail til Hans om dato for møde inden jul, skal sendes inden onsdag d. 19/11. Initiativer, der gør at kendskabet udvikler sig fra at handle om teamet til relationerne mellem team og derefter øvrige områder Mødeaktiviteten mellem team og chef skal følges op Vigtigt at I jævnligt forholder jer til chefens vision og vurderer, hvor i er i forhold hertil, samt angiver årsagen hertil I har et udestående, hvad angår at få helt styr på opgavefordelingen i forhold til de etablerede team. Er der overskud et sted, der skal kanaliseres et andet sted hen i org.? Eller er i, i underskud og skal regulere på servicen?

5 Drift: Tilstedeværelse i processen, ikke producere til varm luft i ringbind Spørge ind til opgaven / Forstå - Det du siger, er ikke det du siger - men det modtageren hører Bevare fokus på den overordnede proces. jfr. lederseminaret d. 5 november 2008 (Blå planche) Implementere administrative team, Økonomi og TAP. Udvikling af lederteamet.. Initiativer der gør, at kendskabet til 5R udvikler sig fra ikke kun at handle om teamet, til også at handle om relationerne mellem team og derefter øvrige områder Sekretariat og udvikling: Skal arbejde mere med hvilket service niveau vi skal have - senest 1. februar starter processen. Der skal videre med de emner vi har haft på Lunde - Ånden skal være der hele tiden Ved fremtidige arrangementer skal grupperne sammensættes på tværs af afdelingens arbejdsområder. Den åbne, positive og værdsættende stemning fra kurset skal fastholdes. Initiativer, der gør at kendskabet udvikler sig fra at handle om teamet i Sekretariat og Udvikling, til relationerne mellem team/ Sekretariat og Udvikling og derefter øvrige områder i Miljø og Teknik. Mødeaktiviteten mellem team og chef skal følges op. Her tænkes på særlige møder og arrangementer til brug i teamudviklingen. I bør være ambassadører for regelnedbrydning. Sætte konstruktivt spørgsmål ved regler og sætte holdningsbearbejdning i stedet.

6 Anbefaling Pauseskærmen på computeren bør have en tekst a lá det rykker ikke med mindre jeg selv rykker At forstå, informere og lytte ved at anerkende, vise tillid og være ærlig har sidste udløbsdato til sommer, hvis ikke det har afstedkommet synlige handlinger. En sanering af de skrevne regelsæt En fælles café om de uskrevne regler, leveregler. Cheferne har hovedansvaret for at følge op via medinddragelse af medarbejderne. En opfølgning på de 5 R er med særlig fokus på RELATIONER Først på året 2009, bør der udmeldes datoer for afdelingers opfølgningsaktiviteter Overvejelser om kurser på tværs af afdelingerne med særlig indhold bør overvejes. Aktiviteter der handler om personlig udvikling og assertion er eksempler på tværgående relevante kurser. Gennemførelse af interview blandt repræsentativt udsnit af medarbejdere og ledere i først på foråret 2010 omkring den attraktive arbejdsplads. Miljø og Teknik: Den fremtidige udviklingsproces lægges under en styregruppe. Udmøntningen for den videre udvikling af Miljø og Teknik pålægges afdelingscheferne. Afdeling: Det anbefales, at hver afdeling inden 1. februar 2009, udarbejder en procesplan for afdelingens udvikling i Denne udvikling skal tage udgang hver enkelt afdelings Lunde-seminar. Team: Hvert team arbejder videre med de 5R, og får dem implementeret. Der skal lægges vægt på den fælles fremdrift, både socialt og produktivt. Der skal være fokus på og bevidsthed omkring teamudviklingsfaserne. Der kan i udviklingen af hvert enkelt team gøres brug af de tilknyttede konsulenter og coaches. Retningslinier for brug af de tilknyttede konsulenter og coaches, aftales internt i hver afdeling. Personligt: Den enkelte medarbejder opfordres til, at gøre brug af en de tilknyttede konsulenter og/eller coaches, hvis dette menes gavnligt for den personlige udvikling. Med venlig hilsen Hans Ibsen, Henning Vigsø, Mikael Kronstrøm