Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 26. april 2011, kl i Ismejeriet

Transkript

1 #JobInfo Criteria=S1# Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 26. april 2011, kl i Ismejeriet Til stede: Stine Gotved, Marie Grundtvig Buss, Lone Henriksen, Hanne Tennes, Steen Donsby Afbud fra: Morten Skipper Dinesen, Camilla Bernild, Susanne Hwiid Thune, Robert Andersen Fra administrationen: Områdechef Lene Vennits, forretningsfører Jonas M. Cohen, økonomimedarbejder Maja Didic, sekretær Gitte Nielsen (referent) Indholdsfortegnelse Til beslutning Referat Revisionsprotokol Regnskab for afdeling for tiden Regnskab for organisationen for tiden Budgetforslag organisationen Generalforsamlingen mandag den 30. maj YouSee Kostalden fremtidig konstruktion Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme...8 Til orientering Status på legepladsen og Kulturarvsstyrelsen Nyt fra driftschefen /19

2 12. Oversigt #JobInfo over Criteria= mandskabets kurser Hel eller delvis udskiftning af låsesystemet Fællesskabet Interne flytninger og den boligsociale anvisning Udbudsmateriale til åbent udbud om ydelser KAB s energiydelser Vejledning om brug af naboskabet.dk Referater fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Tryg Bolig projektet Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i Moms på opnotering Næste møde Eventuelt...19 Bilag 1: Regnskab for afdelingen for 2010 Bilag 2: Regnskab for organisationen for 2010 Bilag 3: Budgetforslag 2012 for organisationen Bilag 4: Forslag til dagsorden til generalforsamling Bilag 5: Antennebudget Bilag 6: skadestatistik Ejendomsforsikring for Bilag 7: Aktionsliste Bilag 8: Flyer 2/19

3 Til beslutning #JobInfo Criteria= 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 31. januar 2011 blev udsendt den 11. februar Der er ikke indkommet bemærkninger til referatet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Revisionsprotokol Der foreligger endnu ikke revisionsprotokoller, da revisionen endnu ikke er færdige med at revidere regnskaberne. Når administrationen modtager revisionsprotokollerne, vil de blive fremsendt til bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3. Regnskab for afdeling for tiden Det ureviderede regnskab for 2010 vedlægges som bilag 1 Regnskabet indstilles godkendt til forelæggelse på generalforsamlingen. Bilag 1: Regnskab for afdelingen for 2010 Økonomimedarbejder Maja Didic gennemgik regnskabet med primær vægt på større differencer i forhold til budget 2010 og besvarede enkelte spørgsmål undervejs. Der har i lighed med sidste år været et merforbrug på kontoen for Renholdelse, som er afledt af langtidssygdom og deraf følgende afløsning. Regnskabet udviser et underskud på kr. Akkumuleret underskud på kr. kan afskrives over 10 år. 3/19

4 Organisationsbestyrelsen #JobInfo Criteria= godkendte det forelagte regnskab til forelæggelse for generalforsamlingen. 4. Regnskab for organisationen for tiden Det ureviderede organisationsregnskab vedlægges som bilag 2 Organisationsregnskabet indstilles godkendt til forelæggelse på generalforsamlingen. Bilag 2: Regnskab for organisationen for 2010 Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet med primær vægt på større differencer i forhold til budget På forespørgsel forklarede økonomimedarbejderen, hvorfor afdelingen skal have støtte fra organisationen. Regnskabet udviser et overskud på kr. Organisationsbestyrelsen godkendte det forelagte regnskab til forelæggelse for generalforsamlingen. 5. Budgetforslag organisationen 2012 Som bilag 3 vedlægges udkast til budgetforslag for organisationen for Budgetforslaget indstilles godkendt til forelæggelse på generalforsamlingen. Bilag 3: Budgetforslag 2012 for organisationen Budgettet blev gennemgået af økonomimedarbejderen med primær vægt på de større differencer i forhold til budget På forespørgsel blev såvel arbejdskapital som henlæggelser til dispositionsfonden forklaret, ligesom der blev besvaret enkelte spørgsmål undervejs. Organisationsbestyrelsen godkendte det forelagte budget til forelæggelse for generalforsamlingen. 4/19

5 #JobInfo Criteria= 6. Generalforsamlingen mandag den 30. maj 2011 Som bilag 4 vedlægges forslag til dagsorden til ordinær generalforsamling. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og godkender dagsordenen. Bilag 4: Forslag til dagsorden til generalforsamling Der blev foretaget enkelte faktuelle justeringer til dagsordenen, hvorefter organisationsbestyrelsen godkendte denne. 7. YouSee I forbindelse med administrationen af antennelauget har spørgsmålet om kollektiv eller individuel administration været drøftet i organisationsbestyrelsen. KAB og organisationsbestyrelsen har løbende drøftet spørgsmålet. En nærmere analyse viser, at der er en række fordele og ulemper ved de to modeller. På nuværende tidspunkt sker administrationen på et fælles grundlag. Det vil sige, at beboerne vælger deres pakkevalg igennem antennelauget, som administreres af KAB. Umiddelbart medfører det, at arbejdsgangen er forholdsvis lang i modsætning til, hvis den enkelte beboer var i direkte dialog med YouSee. Samtidig er muligheden for, at der sker fejl i sagsbehandlingen relativ stor, da hver enkelt sag skal igennem flere forskellige sagsbehandlere. Copy-Dan bliver opkrævet en gang om året. Når der sker pakkeskift fra stor pakke til grundpakke, opkræves der et straffegebyr. Dette straffegebyr betales i dag af fællesskabet, hvorimod det vil blive pålagt den enkelte husstand, hvis man valgte den individuelle ordning. Det kollektive system gør i dag, at prisen på pakkerne er svære at gennemskue, da der er variable fælles udgifter. Dette gælder f.eks. den kollektive aftale med Copy-Dan og YouSee, hvor beboerne er fælles om at betale overskuddet/underskuddet, der kan forekomme, afhængigt af antallet af TV pakker. Samtidigt er de priser, som oplyses i en kollektiv model, altid afvigende, da antallet af pakker, som bliver indberettet til Copy-Dan og antallet af pakker, der er indregnet i regnskabsåret, er differerende. Priserne, som indgår i regnskabet, er priser baseret på en gennemsnitspris over de sidste tre år. Beboere, som ikke har valgt en TV pakke, vil i den kollektive løsning være med til at afholde fællesudgifter. 5/19

6 Set ud #JobInfo fra en Criteria= økonomisk gennemsnitsbetragtning er konklusionen, at hvis fortsat ønsker en kollektiv aftale med YouSee, vil beboerne være fælles om at betale en stor del af de variable udgifter. Hvorimod det vil være en dyrere løsning, hvis beslutter at overgå til den individuelle ordning, men til gengæld vil den enkelte beboer præcis kende udgiften for den enkelte husstand, se bilag 5. Hvis ønsker fuld gennemskuelighed på prisen og en kort sagsbehandlingstid anbefales en individuelle løsning. Hvis målet derimod er en så billig løsning som muligt, anbefales den kollektive løsning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter, hvilken model der skal arbejdes videre med for administrationen af antenneforeningen. Bilag 5: Antennebudget Forretningsføreren forklarede kort fordelene ved henholdsvis en kollektiv og individuel løsning. På forespørgsel svarede han, at der ikke vil kunne ændres i KAB s administrationsgebyr. Omkring Vilhelm, som har haft rigtig mange spørgsmål til gennemskueligheden af antennebudgettet, blev det oplyst, at økonomimedarbejderen har haft lange telefonsamtaler med Vilhelm, hvor han har fået forklaring på sine spørgsmål. Efter en debat valgte organisationsbestyrelsen den billigste løsning, som er den kollektive, men vil tage punktet op igen, når YouSee åbner op for pakkevalgene. 8. Kostalden fremtidig konstruktion På organisationsbestyrelsens møde den 23. august 2010 blev administrationen af Kostalden drøftet. KAB har siden mødet undersøgt mulige løsninger på problematikken. KAB anbefalede på daværende tidspunkt at udskille Kostalden til en selvstændig afdeling, hvis organisationsbestyrelsen fortsat ønskede at udleje Kostalden som hidtidigt. Organisationsbestyrelsen bad KAB om at arbejde videre med en løsning på problemstillingen, da udskillelsen til en selvstændig afdeling ville medføre et forøget administrationsbidrag på grund af ekstra administration til regnskab og budget. KAB har efterfølgende arbejdet videre med forskellige løsningsmodeller og der er samtidig trådt en ny sidebekendtgørelse til lov om almene boliger i kraft. I den nye bekendtgørelse fremhæves det, at det forsat ikke er muligt at udleje beboerlokaler og selskabslokaler til personer, som ikke bor eller har tilknytning til boligafdelingen (). Ifølge loven gives der ikke mulighed for at ansøge om dispensation, jf. bekendtgørelsen for sideaktiviteter nr /19

7 #JobInfo Criteria= Andre boligselskaber har tidligere haft den samme problematik omkring udlejning til personer, som ikke bor i afdelingen, og indtægt fra udlejningen af beboerlokaler. Socialministeriet er i den forbindelse blevet adspurgt, hvorledes boligselskaberne skal forholde sig. Socialministeriet har meddelt, at udlejning af beboerlokaler må ske i begrænset omfang og kun så længe det ikke sker på bekostning af beboerne. s organisationsbestyrelse har bedt KAB om at give et forslag til en fremtidig løsning af administrationen af Kostalden. KAB vil anbefale, at administrationen omlægges, således at organisationsbestyrelsen administrerer Kostalden i det daglige. Samtidig foreslås det, at der sker en opstramning på proceduren for udlejningen, således at det sikres, at beboerne har fortrinsret for leje af Kostalden og at udlejningen til eksterne parter sker i et begrænset omfang. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter at ændre administrationen, således at organisationsbestyrelsen fremover står for administrationen, ligeledes foreslås det, at reglerne for udlejningen af Kostalden gennemgås med henblik på at stramme op om udlejningskriterier og pris. Forretningsføreren underbyggede kort punktet og sagde, at der ikke må annonceres, og ikke lejes ud til politiske partier, men at der godt må lejes ud til boligsociale aktiviteter, fx dans og gymnastik. Økonomimedarbejderen svarede på forespørgsel, at Kostaldens omsætning overstiger den grænse, der er for hvornår der skal betales moms. Hun vil undersøge, hvorvidt det kun er for udlejning til eksterne, at der skal betales moms. Det vil efterfølgende blive skrevet ind i referatet og mailet til organisationsbestyrelsen. Økonomimedarbejderen vil ligeledes udarbejde en oversigt over hvad, der er bogført på Kostaldens konti i de seneste 5 år. Organisationsbestyrelsen har før administreret udlejning af Kostalden, men vurderer, at det giver for meget arbejde, så man fortsætter som hidtil og præciserer, at der ikke må lejes ud til politiske partier. Kostaldens administration vil blive taget op på det kommende bestyrelsesmøde, hvor der vil blive nedsat et hurtigtarbejdende udvalg, som vil fremlægge forslag til strukturen på afdelingsmødet. Med disse bemærkninger tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. Det kan efterfølgende tilføjes, at organisationsbestyrelsen har besluttet at lukke for udlejning til eksterne, indtil der er blevet vedtaget nye retningslinjer for udlejning af Kostalden. Således er det kun s beboere, som pt. kan leje Kostalden. 7/19

8 9. Nyt #JobInfo EU udbud Criteria= af KAB s fælles forsikringsramme KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikringen i EU-udbud. Beslutningen er taget på baggrund af varsling om væsentlige forsikringsforhøjelser. Gjensidige har efter længere tids forhandling ønsket en gennemsnitlig præmiestigning på ca. 55 % pr.1. oktober Flere og dyrere skader Gjensidiges samlede skadesudgifter til bygningsforsikringer i 2010 har været ca. 48,5 mio. kr., og netto forsikringspræmien har været 36,4 mio. kr., så de har haft en underdækning på ca. 12,1 mio. kr. Hertil kommer udgifter til administration osv. Selvom 2010 var et skadesmæssigt dårligt år, ligger de gennemsnitlige skadesudgifter over de seneste 5 år på 38,7 mio. kr., hvilket stadig er højere end forsikringspræmien. Fordelingen på skadesgrupper i 2010 var: Vandskader med 33 %, brandskader med 31 %, rørskader med 15 %, tyveri med 9 % og glas & sanitet med 5 %. Øvrige skader, som dækker en lang række typer, udgjorde i alt 7 %. Især vandskader er vokset eksplosivt på grund af de meget kraftige regnskyl (skybrud) i 2010, og rørskader er også vokset meget. Sidstnævnte er sandsynligvis en indikation af, at der er behov for at renovere rørsystemerne, hvilket er billigere end at lade forsikringen betale for løbende reparationer. Endeligt er tyveri også vokset, og her er det blandt andet ødelagte døre, der fylder. Fra Codan til Gjensidige Med til historikken om forsikringer hører, at forsikringsselskabet CODAN i starten af 2009 varslede en generel præmieforhøjelse på over 50 %. Derfor blev KAB s forsikringsramme sendt i EU-udbud i foråret Resultatet af udbuddet blev, at forsikringsselskabet Gjensidige, der dengang hed Fair Forsikring, vandt udbuddet. Dermed blev præmiestigningen pr. 1. oktober 2009 kun ca. 5 % plus den almindelige pristalsregulering og lovpligtig stempelafgift. Gjensidiges tilbud var meget favorabelt og byggede blandt andet på en fælles forventning om en reduktion i antallet og omfanget af skader. Desværre har de KAB administrerede organisationer haft et meget uheldigt skadesforløb i KAB s forventninger til fremtiden På baggrund af skadesudviklingen er Gjensidiges tilbud ikke urimeligt, hvis forventningen er, at 2011 og fremover bliver lige så dårlige skadesår som Det er imidlertid ikke vores forventning. Dels fordi skadesomfanget historisk svinger fra år til år, dels også fordi det store forebyggelsesprojekt Tryghed er under gennemførelse. Willis har rådet KAB til at gå i EU-udbud med forsikringen. Det er derfor overvejende sandsynligt, at et EU udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lavere end tilbudt af Gjensidige. Der vil dog være tale om præmiestigninger for næ- 8/19

9 sten #JobInfo alle boligorganisationers Criteria= vedkommende baseret på de individuelle skadestal. Disse vedlægges til orientering. Frist for accept den 1. september Den 18. juli kendes vinderen af udbuddet og senest den 1. september skal boligorganisationen have accepteret det nye tilbud, så det kan nå at gælde fra 1. oktober Alle boligorganisationer bør derfor senest den 1. september enten have behandlet det nye forsikringstilbud på et bestyrelsesmøde med deltagelse af en repræsentant fra vores forsikringsmægler Willis eller have bemyndiget forretningsføreren til at godkende tilbuddet på boligorganisationens vegne. Alternativet til at acceptere tilbuddet er at købe 4 måneders yderligere forsikringsdækning hos Gjensidige og i denne periode gennemføre et eget udbud. Den fælles forsikringsramme udbydes med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis nul, kr. og kr. For afdelingerne Tåstrupgård og Lundtoftegade udbydes dog med mulighed for valg mellem selvrisici på henholdsvis kr. og kr. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter enten at behandle det nye forsikringstilbud på et organisationsbestyrelsesmøde i august eller bemyndiger forretningsføreren til at godkende tilbuddet på organisationens vegne og behandle det på et efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. Bilag 6: Skadestatistik Ejendomsforsikring for Områdechef Lene Vennits uddybede punktet og anbefalede organisationsbestyrelsen at tage emnet op igen, når resultatet af forsikringsudbuddet er kendt. Organisationsbestyrelsen kan herefter vurdere, om ønsker at være med i en fælles forsikring. På forespørgsel svarede forretningsfører, at KAB godt kan udarbejde evt. udbudsmateriale for, hvis der ønskes en selvstændig forsikring. Organisationsbestyrelsen besluttede at tage emnet op igen, når det bliver aktuelt og forsikringsudbuddet er kendt. Til orientering 10. Status på legepladsen og Kulturarvsstyrelsen Driftschefen har drøftet sagen med KAB s juridiske afdeling, som har anbefalet, at sagen henlægges og at der ikke foretages yderligere. 9/19

10 #JobInfo Criteria= KAB s juridiske afdeling anser det ikke for sandsynligt, at Kulturarvsstyrelsen vil foretage sig yderligere, idet fristerne for længst er udløbet. Driftschefen oplyser, at Kulturarvsstyrelsen ydermere har været på ejendommen og besigtiget træer for sygdom, men at de ikke som sidste gang, de var på besøg, har påklaget legepladsens placering. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen udtrykte deres bekymring over ikke at have fået en endelig bekræftelse fra Kulturarvsstyrelsen på, at sagen er lukket. Med ovennævnte kommentar tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning og arbejdet fortsættes med de sager, der hidtil har ligget stille, fordi man har ønsket at afvente Kulturarvsstyrelsens afgørelse. Det kan efterfølgende tilføjes, at KAB arbejder på at sætte et møde i stand med Kulturarvsstyrelsen, hvor Københavns Kommune også er inviteret. Formålet med mødet er at tage en generel overordnet drøftelse med Kulturarvsstyrelsen om vedligeholdelse af boligorganisationer/afdelinger, som er underlagt den forholdsvis hårde lovgivning om fredede bygninger, set i forhold til bygningernes forholdsvis høje energiforbrug. 11. Nyt fra driftschefen Der vedlægges som aftalt aktionsliste (bilag 7) fra seneste møde mellem driftschefen og ejendomskontoret. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 7: Aktionsliste Omkring pkt. 3 på aktionslisten undersøges det, hvem der sender referat ud fra vedligeholdelsesgruppens møder. Driftschefen oplyser efterfølgende, at der er Ulla Munch, som til dato har været tovholder på opgaven. Hvad angår pkt. 22 rettes adressen til P 122. Efterfølgende er der tilsyneladende opstået tvivl omkring adressen. Adressen verificeres på driftsmøde med driftsleder den 17. maj 2011, hvilket efterfølgende skrives ind i referatet. 10/19

11 Enkelte #JobInfo andre punkter Criteria= på aktionslisten blev kort drøftet. 12. Oversigt over mandskabets kurser Driftsleder Svend Erik Kristoffersen har gennemført kurset Syn af Boligen den og bestået certificeringen, ligesom han har gennemført kursus i varmt arbejde. Driftslederen er tilmeldt følgende kurser: konflikttackling ved syn af boligen, træning i konflikttackling, assertion - personlig gennemslagskraft, personlig udvikling og kommunikation, psykisk arbejdsmiljø, sidstnævnte er genopfriskning af et 11 år gammelt kursus. Når disse kurser er overstået, vil der være flere faglige kurser, der kan vælges imellem, alt efter behov. De relevante kurser udvælges i samarbejde mellem driftschef og driftsleder. Prisoverslag ca kr. i alt. Driftslederassistent Edvin Hansen er tilmeldt kurset Syn af Boligen og forventes at være certificeret indenfor de næste 4 uger. Driftslederassistenten er tilmeldt de samme kurser som driftslederen og der vil ligeledes være mulighed for at udvælge relevante faglige kurser. Prisoverslag ca kr. i alt. Det indstilles, organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13. Hel eller delvis udskiftning af låsesystemet I forbindelse med postkasseudskiftningen er der udarbejdet en overordnet låseplan, der kan danne grundlag for fremtidig udskiftning af cylinderlåse i boligerne. Der er ikke udarbejdet noget egentligt projekt, men der er afsat kr. pr. år til udskiftning af låse fra 2011 og fremefter. 11/19

12 Det #JobInfo foreslås, at Criteria= opgaven overgives til vedligeholdelsesgruppen med henblik på at få udarbejdet et projekt for totaludskiftning, såfremt det skønnes nødvendigt. Der er udskiftet enkelte låse til systemet, hvor beboere har følt sig utrygge ved de eksisterende systemlåse. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Efter en debat omkring elektroniske dørlåse og hvorledes Kulturarvsstyrelsen stiller sig til sådanne, bad organisationsbestyrelsen KAB undersøge, hvad elektroniske låsesystemer koster og om det er muligt at installere af hensyn til Kulturarvsstyrelsen. Herefter tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. 14. Fællesskabet KAB//fællesskabet er et ekstranet for bestyrelsesmedlemmer i KAB-administrerede boligafdelinger og selskaber. For at få adgang til ekstranettet er det et krav, at man er oprettet i boligadministrationsdatabasen med en gyldig adresse og at man er bestyrelsesmedlem. Har bestyrelsesmedlemmerne ikke allerede modtaget en adgangskode, kontaktes sekretæren for forvaltningsområdet med oplysning om gyldig adresse. Har man glemt sin kode, kan funktionen Jeg har glemt min kode på Fællesskabets side benyttes. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Forretningsføreren opfordrede organisationsbestyrelsen til at bruge muligheden for at gå ind på fællesskabet. 15. Interne flytninger og den boligsociale anvisning I forbindelse med drøftelserne om den nye anvisningsaftale på det seneste organisationsbestyrelsesmøde, blev der stillet et spørgsmål om, hvorvidt der kan dispenseres fra de interne flytninger, således at de ikke tæller med, når kommunen anviser til hver tredje ledige bolig. 12/19

13 Forretningsføreren #JobInfo Criteria= har undersøgt, om det er muligt, og det viser sig at det ikke kan lade sig gøre, idet de interne flytninger skal tælle med. Derimod tæller det ikke med, hvis beboerne bytter bolig. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Forretningsføreren underbyggede punktet. Organisationsbestyrelsen ønskede at få udforsket de politiske muligheder for at få flyttet rundt på fordelingen, hvortil områdechefen sagde, at det vil blive båret videre til styringsdialogen. Organisationsbestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 16. Udbudsmateriale til åbent udbud om ydelser Organisationsbestyrelsen har stillet et spørgsmål til procedure for udarbejdelse af udbudsmateriale på administrationen af. Baggrunden for spørgsmålet er, at organisationsbestyrelsen løbende arbejder med at sammenligne prisen på administration af, en såkaldt Benchmarking. KAB tilbyder som udgangspunkt ikke at udarbejde udbudsmateriale. Årsagen er, at hvis KAB udarbejder udbudsmateriale for på administration, vil det forhindre KAB i at byde på administrationsopgaven efterfølgende. Dette er ifølge loven om udbudsregler. Proceduren for er, at enten skal organisationsbestyrelsen selv stå for udarbejdelsen af materialet, eller også skal udførelsen af udbudsmaterialet købes af et eksternt firma. Den efterfølgende procedure med udbud skal ligeledes ske i samarbejde med et eksternt firma. Det skal i denne forbindelse nævnes, at til hver en tid kan gå i forhandling med KAB om deres nuværende administrationsaftale. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden underbyggede organisationsbestyrelsen ønske om at få punktet på. På forespørgsel fra områdechefen svarede formanden, at problembarnet i KAB s administration er udlejningen, hvor man trods tæt dialog og møder oplever store problemer med bl.a. opnoteringsbeviser. Der er aftalt nyt møde med udlejningen den 12. maj /19

14 Forretningsføreren #JobInfo Criteria= udtrykte sin forundring over, at der stadig var problemer i forhånd til udlejningens håndtering af s lejemål. Han opfordrede organisationsbestyrelsen til uden tøven at henvende sig, såfremt han, områdechefen eller andre i det team, der betjener, kan være til hjælp. 17. KAB s energiydelser I forbindelse med overgangen til de nye produktpakker er også KAB s energiydelser gennemgået og justeret, så der nu leveres ens energiydelser til hele KAB-fællesskabet. Der er helt grundlæggende tale om de samme ydelser som tidligere, men ydelsernes indhold og prissætning er gjort mere gennemskuelig for både afdelinger og KAB-personale. Energi-ydelserne og priser blev godkendt med det nye ydelseskatalog/prisblad for 2011 af KAB s repræsentantskab i november 2011, og sigtet med justeringen har været: - At ydelserne er klart definerede og at kunderne ved, hvad der leveres. - At ydelserne giver afdelingerne den tryghed og sikkerhed, der generelt er målsætningen med KAB s forvaltningsmodeller. - At prisstrukturen er gennemskuelig og administrerbar. - At der fremover gælder ens vilkår for alle kunder. Forbrugsregnskaber Prisstrukturen og ydelsesindhold er det samme som hidtil, men der er taget højde for, at ydelsen skal kunne tilpasses såvel en lokal driftsmodel, hvor en del opgaver udføres på ejendomskontoret (Pakke L) og en central driftsmodel, hvor flere opgaver udføres i Energiområdet i KAB (Pakke C). Selve forbrugsregnskabsydelsen (grundregnskabet) er lovpligtig og derfor en obligatorisk ydelse, men der er tillige mulighed for forskellige tilkøb til Pakke L, samt for tilkøb af yderligere fordelingsregnskaber m.v. Energi- og varmekonsulentydelse og Ressourceadministration Energi- og varmekonsulentydelsen (EVK-ydelsen) svarer i sit indhold den tidligere ydelse Varmeteknisk tilsyn, dog med enkelte justeringer. F.eks. får afdelingen med 2 årlige besøg af varmekonsulenten, samt mulighed for et årligt akut-besøg pr. varmecentral/boilerrum. Der er også, som noget nyt, etableret et fælles telefonnummer til energi- og varmekonsulenterne, som de ansvarlige for anlæggene kan benytte løbende. Energi- og varmekonsulenterne vil altså fortsat have deres gang i afdelingerne. Men i modsætning til tidligere, hvor der var kontakt direkte med afdelingsbestyrelsen, vil kontakt og rådgivning fremover være rettet mod driftschef/ejendomsleder og det lokale personale. Hvis afdelingen trækker på Energi- og varmekonsulenterne ud over, hvad der indgår i grundydelsen, vil det medføre merbetaling. Med ydelsen Ressourceadministration får afdelingen (afdelingsbestyrelsen) løbende information om ressourceforbruget i afdelingen i form af rapporter trukket fra KABAS. Produktet vil 14/19

15 i sin #JobInfo nye form Criteria= indeholde et større sortiment af mulige rapporter end tidligere, hvoraf nogle vil være yderligere tilkøb til RA-ydelsen. Derudover ligner ydelsen den hidtidige KAB-ydelse Ressourceadministration. Den hidtidige prisstruktur for EVK-ydelsen (pris pr m 2 hedeflade) var uigennemskuelig og svær at administrere. Det samme gælder priserne for Ressourceadministration, der tidligere var opgjort pr. måler. Priserne for begge ydelser er derfor ændret, så der nu er et fast grundbeløb pr. afdeling, samt et bidrag pr. lejemålsenhed. Samlet set er ændringen indtægtsneutral for KAB, men den vil medføre små forskydninger i mellem afdelingernes betaling for ydelserne. Det nærmere indhold af ydelserne fremgår af Ydelseskatalog 2011 Almene boligorganisationer, nemlig ydelse (forbrugsregnskaber) og og (EVK-ydelse og Ressourceadministration) Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Forretningsfører forklarede, at vil få samme ydelser som hidtil, blot vil gennemsigtigheden bliver større. Der vil blive udarbejdet kontrakter, som skal underskrives. 18. Vejledning om brug af naboskabet.dk Der er gennemført flere hundrede naboskabsundersøgelser siden lanceringen af 2. generation af naboskabet.dk i Heriblandt har lidt over 40 boligafdelinger i KAB-fællesskabet fået gennemført en naboskabsundersøgelse med assistance fra KAB. 10 af undersøgelserne blev gennemført på vegne af Københavns Kommune som et led i evalueringen af den fleksible udlejningsordning. KAB har samlet op på erfaringerne med at benytte naboskabet.dk og har udarbejdet en vejledning, som beskriver, hvordan en naboskabsundersøgelse gennemføres samt giver gode råd til at tilrettelægge processen. Der er vedlagt en flyer (Bilag 10), som fortæller mere om indholdet i en naboskabsundersøgelse. Hvad er undersøgelserne blevet brugt til? Der kan være mange formål med at gennemføre en naboskabsundersøgelse. Her er et par af de ting, som boligområderne har fået ud af arbejdet: Resultaterne anvendes som et konkret grundlag for samarbejdet mellem afdelingsbestyrelsen, driften og den eventuelle boligsociale indsats. 15/19

16 #JobInfo Resultaterne Criteria= bruges i arbejdet med fremtidssikring af afdelingen. Resultaterne bliver brugt til at fortælle den positive historie om området og sætte fokus på områdets styrker. Undersøgelsen anvendes i samarbejdet med kommunen som et led i styringsdialogen. Flere områder har fået en større forståelse af forskellige gruppers særlige ønsker og behov og bruger det til at prioritere og fokusere i deres daglige arbejde. KAB yder fortsat konsulentbistand til gennemførelse af undersøgelser til nedsat pris. Prisen for konsulentbistand er kr. ekskl. moms i Sparring og hotline til jeres egen undersøgelse koster 2.750kr. ekskl. moms. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 8: Flyer 19. Referater fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Som følge af nye lovkrav skal referater være offentligt tilgængelige. Derfor uploader KAB nu dagsordener og referater fra møderne i organisationsbestyrelser og repræsentantskaber til KAB s hjemmeside, så også beboerne får direkte adgang til at læse og printe disse dokumenter. Placeringen på dokumenterne er: Mange organisationsbestyrelser har hidtil udsendt dagsordener og referater til afdelingsbestyrelser og repræsentanter med post. Den nye fremgangsmåde sparer i mange tilfælde boligorganisationerne en postgang. De referater, der indeholder fortrolige punkter som f.eks. personalesager, vil blive opdelt i en lukket del og en åben del. Den lukkede del af referaterne med de fortrolige punkter udsendes pr. brev. Kun den åbne del bliver offentliggjort på hjemmesiden. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16/19

17 #JobInfo Criteria= 20. Tryg Bolig projektet Tryg Bolig projektet har nu været i gang i ca. et år og er et treårigt projekt. Projektets mål er at sikre trygge boligområder ved at forebygge og begrænse utryghedsskabende hændelser - særligt brand, vold, indbrud, hærværk og klimamæssige hændelser - i almene boligområder. Det gøres blandt andet ved at give medarbejderne i de almene boligafdelinger og boligadministrationerne redskaber til at forebygge og begrænse nogle af disse hændelser, blandt andet gennem påvirkning af beboernes adfærd. Den stigende skadesfrekvens skaber utryghed og er også med til at præge forsikringspræmierne. Forsikringsselskaberne har varslet store præmiestigninger, blandt andet på grund af de beskrevne hændelser. I projektet udvikles en vifte af værktøjer, der skal tilpasses og integreres i den daglige drift og organisation. Tilbagemeldinger på afprøvede værktøjer i driften har indtil nu været positive. Flere af værktøjerne bliver nu implementeret i boligafdelingerne. Tryghedsgennemgange Et af de nye værktøjer er tryghedsgennemgange. I 2011 vil der blive foretaget 87 tryghedsgennemgange i KAB s administrerede almene afdelinger. Alle boligorganisationer vil få mindst en gennemgang, de store selskaber vil få flere. Gennemgangene udføres af medarbejdere i Willis og afsluttes med en rapport, som bliver præsenteret for afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse. Tryghedsgennemgangene er et vigtigt værktøj til at holde skaderne nede på et så minimalt niveau som muligt. Det er derfor af yderste vigtighed, at afdelingerne følger anbefalingerne i rapporterne. Situationsplaner over afdelinger Et andet værktøj er situationsplaner over afdelingerne til beredskabet. Situationsplanerne af afdelingerne er et værktøj, som kan minimere tiden for beredskabets indsats og i yderste fald redde menneskeliv, når skaden er sket. Beredskabet vil være i besiddelse af planerne enten elektronisk eller i papirform, så de allerede på vejen til skadesstedet kan orientere sig om adgangsveje, brandkamme, tekniske installationer og andet, som har betydning for en hurtig indsats. I løbet af 2011 vil driftschefer, ejendomsledere, driftsledere og ejendomslederassistenter komme på kursus i brug af de udviklede værktøjer samt den videre formidling til afdelingsbestyrelser, beboere og medarbejdere. 17/19

18 #JobInfo Criteria= Projektet er støttet af TrygFonden og foregår i samarbejde med KABs forsikringsmægler Willis samt Boligforeningen Højstrup i Odense og Boligforeningen ØsterBo i Vejle. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i 2010 På vegne af de boligorganisationer, der i 1. halvår 2008 tilsluttede sig fælles el-indkøb, indgik KAB ultimo juni 2008 en forvaltningsaftale om el-portefølje med Alpiq Norge, som fastlåste el-prisen på ca. 59 øre pr. kwh. Forventningen på det tidspunkt var, at Alpiq Norge i løbet af kunne handle denne pris ned. Det er desværre ikke lykkedes. Den gennemsnitlige afregningspris for 2010 har været 59,73 øre pr. kg Watt time (kwh), hvilket er 17,82 øre højere end DONG s gennemsnitlige forsyningspris på 41,91 øre i Så prioriteringen af stabile priser har i 2010 kostet 17,82 øre pr. kwh. Dette er for høj en pris, hvorfor aftalen med Alpiq Norge ikke forventes fornyet ved udgangen af 2011, men f.eks. erstattet af et el-udbud, som med god succes er gennemført på gasområdet. De foreløbige forventninger for 2011 er stigende el-priser blandt andet som følge af de stigende olie- og gaspriser. Disse vil ikke påvirke KAB s el-porteføljeaftale, der som nævnt har låst prisen på ca. 59 øre. Langt hovedparten af de administrerede boligorganisationer deltager i fællesindkøbet af el. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Moms på opnotering Nye retningslinjer fra SKAT betyder, at ventelistegebyrer m.m. som noget nyt fra 15. april 2011 tillægges moms. KAB har valgt at justere priserne, så det endelige beløb til beboere og boligsøgende lander på et rundt beløb inklusive den nye moms. Ændringerne er følgende, alle tal i kr.: 18/19

19 #JobInfo Criteria= Ydelse Pris før Pris efter Moms Ialt Opnotering Opnotering fleksibel m.m AKB - KAB opnotering sammen Køb af Boliggarantibevis Indgåelse af afdragsordning I prisbladet findes ydelserne under afsnit og Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Områdechefen orienterede om, at moms på opnotering vil blive et tema i næste SAB-blad. Efter aftale fremsendes bladet til organisationsbestyrelsen. 23. Næste møde Næste møde med KAB er aftalt til mandag den 22. august 2011 kl Generalforsamling afholdes den 30. maj 2011 i Kostalden. Organisationsbestyrelsen tog ovenstående til efterretning. 24. Eventuelt Formand og næstformand troede, at karenstiden på 1 år var blevet fjernet, men det har efterfølgende vist sig, at den kun er blevet fjernet i forhold til opnotering. Karenstid efter flytning er stadig 1 år, med mindre organisationsbestyrelsen vedtager noget andet. Forretningsfører mindede om, at dette ikke kan vedtages under eventuelt. Organisationsbestyrelsen besluttede at sætte forslaget om fjernelse af karenstid på som et punkt på næste organisationsbestyrelsesmøde. Da der ikke var yderligere under eventuelt takkede formanden for et godt møde. 19/19