Organisationsbestyrelsesmøde den 27. november 2012, kl KAB, Studiestræde 38, Billedsalen, 1. sal

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 27. november 2012, kl KAB, Studiestræde 38, Billedsalen, 1. sal Inviterede: Steen Endersen, Mansoor Siddiqi, Stefan Martin Vartou, Flemming Bülow Afbud: Fra KAB: Forretningsfører Kim Geertsen, souschef Gert Stradel, økonomimedarbejder Jakob Monrad Nielsen Indholdsfortegnelse Selskabet Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 23. februar Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning... 3 Sager til beslutning Godkendelse af selskabets og afdelingens resultatopgørelse og balance for perioden 1. juni maj Planlægning af kommende møder Samlet renovering og omdannelse af afdeling Betty Nansens Allé Projekt om social innovation Bestyrelseshonorar 2013/ Modul til elektroniske låse letter adgang KAB s beboerferier Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning... 9 Sager til orientering Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB Eventuelt /10

2 Bilag 1: Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 23. februar Bilag 2: Revisionsprotokollat... 3 Bilag 3: Selskabets og afdelingens resultatopgørelse 1. juni maj Bilag 4: Skitseprojekt fra JJW Arkitekter for omdannelse af afdeling Betty Nansens... 5 Bilag 5: Ansøgning til RealDania (fremsendes efterfølgende)... 6 Bilag 6: KAB s beboerferier Bilag 7: Beboerhøjskolerne Bilag 8: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet /10

3 Selskabet 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 23. februar 2012 Referat af organisationsbestyrelsen den 23. februar 2012 vedlægges som bilag 1 til godkendelse og underskrift. Bilag 1: Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 23. februar 2012 at organisationsbestyrelsen godkender og efterfølgende underskriver referatet../../. 2. Revisionsprotokol Som bilag 1 vedlægges kopi af revisionsfirmaet Ernst &Young's revisionsprotokollat 1. juni maj Bilag 2: Revisionsprotokollat at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning Frederiksberg Kommune og Handicaprådet udpeger hver et medlem til selskabets bestyrelse. Frederiksberg Kommunes kommunalbestyrelse har for funktionsperioden 1. januar december 2013 valgt Steen Endersen (en stedfortræder er ikke udpeget). Handicaprådet har for samme periode valgt Flemming Bülow. Organisationsbestyrelsen har hermed følgende sammensætning: Valgt af repræsentantskabet Afgangsår Mansoor Siddiqi (næstformand) 31. oktober 2013 Varkant (efter Anne Abildrose) 31. oktober 2012 Stefan Martin Vartou 31. oktober 2012 Udpeget af Frederiksberg Kommune Formand Steen Endersen 31. december 2013 Udpeget af Handicaprådet Flemming Bülow 31. december /10

4 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 4. Godkendelse af selskabets og afdelingens resultatopgørelse og balance for perioden 1. juni maj 2012./. Som bilag 3 vedlægges et hæfte, der indeholder selskabets og afdelingens resultatopgørelse. Bilag 3: Selskabets og afdelingens resultatopgørelse 1. juni maj 2012 at organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingens resultatopgørelse og balance for perioden 1. juni maj Planlægning af kommende møder Kommende møder i 2013 foreslås afholdt som følger: Organisationsmøder 7. februar 2013 (med behandling af budget for 2013/2014) 24. oktober 2013 (med behandling af regnskab 2012/2013) Repræsentantskabsmøder 24. oktober 2013 (i umiddelbar forlængelse af organisationsbestyrelsesmødet) at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om mødeafholdelse frem til udgangen af Samlet renovering og omdannelse af afdeling Betty Nansens Allé Afdelingen har i forbindelse med RealDanias kampagne Det gode Boligliv fået bevilget kr. til videreudvikling af en omdannelse af afdelingen. Følgegruppen for omdannelsen har godkendt det videre arbejde med at finde en bæredygtig løsning for udviklingen af afdelingen. Oplægget er, at afdelingen fremover skal huse op til 12 handicapboliger med idrætten som fælles referenceorganisere samt minimum 50 ungdomsboliger, hvoraf 12 skal fungere som startboliger for unge, der har brug for en hjælpende hånd i overgangen til voksenlivet. 4/10

5 Der arbejdes med fælles faciliteter for alle beboergrupperne med, som anført, idræt som et fælles omdrejningspunkt, både i forhold til inde- og udefaciliteterne. Der arbejdes væsentligst med et scenarie, hvor stueetagen indeholder forskellige udadrettede værksteder og faciliteter til glæde og gavn for såvel bebyggelsens beboere som for lokalområdets borgere. Til at skitsere mulighederne, er der indgået aftale med JJW Arkitekter om at udarbejde skitseforslag til en løsning af omdannelsesprojektet. Skitserne er blevet gennemgået af følgegruppen og vil blive præsenteret på organisationsbestyrelsesmødet. Der er endelig, til organisationsbestyrelsens orientering, afholdt møde med Lokal- og Anlægsfonden, som udrykker interesse for projektet og umiddelbar tilkendegivelse af at ville indgå i en videre dialog/samarbejde om projektets mulige udformning og indhold. Bilag 4: Skitseprojekt fra JJW Arkitekter for omdannelse af afdeling Betty Nansens Allé (omdeles på mødet) at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om den videre proces for omdannelsen. 7. Projekt om social innovation Sammenhængende med den fysiske omdannelse af afdelingen Betty Nansens Allé foreslås et projekt for en samtidig mulig social omdannelse af afdelingen sat i værk. Den fysiske omdannelse åbner således potentielle muligheder for at skabe et bomiljø, som på én og samme tid kan medvirke til at nedbryde den sociale isolation, som beboergrupper med særlige behov ofte oplever og samtidigt stimulere beboerne i hele bebyggelsen til, på tværs, at indgå i løsningen/varetagelsen af nogle af de udfordringer/opgaver, som de forskellige beboermålgrupper står med. Yderligere vurderes der at være potentielle muligheder for, at en kommunal nabobebyggelse, der er under omdannelse til at rumme kollegieboliger og boliger for udviklingshæmmede, vil kunne indtænkes i områdets sociale liv og dermed tilvejebringe social innovative synagier. Sigtet med et særligt udviklingsprojekt omkring social omdannelse vil være, med omdannelsen af Betty Nansens Allé, som det konkrete eksempel, at udvikle et koncept/en metodik, som vil være egnet til at afdække potentiale for social innovation og social omdannelse, som kan tages i anvendelse i forbindelse med fremtidige fysiske omdannelser og forandringsprocesser indenfor det almene område. 5/10

6 Da der ikke umiddelbart forekommer at være eksplicitte erfaringer med lignende, hvor der helt konkret tilsvarende som der udarbejdes et skitseprojekt for den fysiske omdannelse, sideløbende udarbejdes et skitseprojekt for en mulig samtidig social innovativ omdannelse, er der fra RealDania tilkendegivet positiv interesse for en ansøgning på et projekt herom. Ovenstående er uformelt drøftet/vendt med Frederiksberg Kommune, som umiddelbart finder overvejelserne, for så vidt de fremtidige brugergrupper og tankerne om mulige social innovation i forbindelse med den fysiske omdannelse, interessante../. Der er på den baggrund, i tæt samarbejde med Teknologisk Institut Center for Analyse og Erhvervsfremme, som er interesseret i at forestå projektledelsen på et projekt af denne karakter, udarbejdet en konkret ansøgning til RealDania (fremsendes særskilt forud for mødet som bilag 5). Bilag 5: Ansøgning til RealDania (fremsendes efterfølgende) at organisationsbestyrelsen godkender, at der indsendes ansøgning til RealDania på et udviklingsprojekt omkring udvikling af et koncept/en metode for anvendelse og inddragelse af social innovation og filantropi i forbindelse med større fysiske omdannelser eksemplificeret med omdannelsen af afdeling Betty Nansens Allé. 8. Bestyrelseshonorar 2013/14 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar giver mulighed for, at udbetale et samlet honorar på ca kr. til organisationsbestyrelsens medlemmer. Da organisationsbestyrelsen tidligere har truffet beslutning om, at der ikke sker udbetaling af honorar bedes organisationen, af hensyn til udarbejdelsen af selskabets budget for 2013/14, træffe beslutning om, hvorvidt denne praksis ønskes opretholdt. at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt der skal udbetales honorar til organisationsbestyrelsens medlemmer. 9. Modul til elektroniske låse letter adgang Det giver anledning til en del adgangsproblemer, når f.eks. hjemmeplejen, postvæsen og andre skal ind i aflåste opgange i forbindelse med deres lovlige ærinde. I boligafdelinger med elektroniske dørlåse kan disse adgangsproblemer nu løses med installation af et modul i tilslutning til den elektroniske dørlås. 6/10

7 Installation af modulet betyder, at den elektroniske dørlås kan låses op med en elektronisk nøgle, som virker via en mobiltelefon. Installation af modulet og selve brugen er gratis for boligafdelingen, da systemet bliver betalt af brugere, f.eks. hjemmeplejen, reklamedistributører, postvæsen m.fl. De elektroniske nøgler kan tildeles personer, som har et ærinde i opgangen, men indenfor et begrænset tidsrum, hvor det forventes, at personen er på adressen. Den elektroniske nøgle tildeles nemt centralt fra leverandøren af de elektroniske nøgler eller via boligafdelingen ved fremsendelse af en SMS til mobiltelefonen. Låsen kan kun udløses af den givne elektroniske nøgle. Driften får mulighed for selv at tildele nøgler til for eksempel håndværkere eller varmeaflæsere. Også afdelingens egne medarbejdere kan få tildelt de elektroniske nøgler. Herudover er det muligt fra nøgleleverandørens centrale server at trække en log, der viser, hvem der går ind i opgangen ved brug af den elektroniske nøgle. Denne registrering skal ske i overensstemmelse med reglerne i persondataloven, og det er boligorganisationsbestyrelsen, der er dataansvarlig og dermed har ansvaret for, at reglerne overholdes. Tildelte nøgler kan uden videre fratages igen - uden personlig kontakt med mobiltelefonen. Beboerne slipper for den kedelige ringen på alle knapper, ejendomskontoret slipper for administration af fysiske nøgler til håndværkere, reklame distributører m.fl., der er ikke tabte nøgler i omløb og omlægning af låsesystemer kan minimeres. Installationen er prøvekørt i nogle boligafdelinger i Kgs. Enghave. Der er foretaget få ændringer, og nu virker systemet upåklageligt. at organisationsbestyrelsen godkender opsætningen af skjulte elektroniske moduler i tilslutning til eksisterende elektroniske låse på opgangsdørene. 10. KAB s beboerferier 2013 De afholdte beboerferier i sommeren 2012 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt beboerhøjskoleudvalg, der har besluttet, at beboerferierne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2012 at deltage på årets beboerferier. Heraf deltog 36 voksne og 40 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond../. En beskrivelse af KAB s beboerferier og ophold i 2012 findes i vedlagte bilag: KAB s beboerferier. 7/10

8 I 2013 har vi udvidet kapaciteten, så i alt 225 kan deltage i beboerferier: Senior- /familieferierne. KAB forventer igen, at vi kan tilbyde en række personer gratis ophold via Arbejdsmarkedets Feriefond (AFF). Det er lykkedes at fastholde prisniveauet for 2012 for senior-/familieferierne i Opholdsprisen i 2013 er for voksne kr. og for børn kr. Priserne dækker en uges ophold på dobbeltværelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2013 igen indgået en fast aftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorferien skifter opholdssted til Sydfyn, nemlig Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i beboerferierne 2013 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal, i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, den vil råde over på de i alt 2 beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være kr. pr. plads i /. I 2012 deltog ingen beboere fra B/S for Handicappede Frederiksberg med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen om at behandle og afgive svar på denne indstilling senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 6: KAB s beboerferier 2012 Bilag 7: Beboerhøjskolerne 2012 at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvor vidt beboerne i B/S for Handicappede Frederiksberg skal have beboerferierne tilbudt, til en pris af kr. pr. plads. boligorganisationen ved tilslutning ønsker at råde over et antal familiepladser og seniorpladser. 8/10

9 11. Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning En ny energimærkningsordning EMO trådte endeligt i kraft i efteråret Ordningen er lovpligtig og kan kun udføres af certificerede firmaer. Det betyder, at ordningen skal sættes i værk for de KAB-administrerede boligorganisationer. Hvor den hidtidige energimærkningsordning var baseret på beregnet forbrug, kan energimærkningen i den nye ordning nu også foregå efter målt forbrug. Energistyrelsen har dermed rettet sig efter den kritik, som bl.a. BL har rejst af den hidtidige ordning. Ved at udbyde ydelsen samlet for alle boligorganisationer forventer vi, at KABfællesskabet kan opnå meget fordelagtige priser. Det viser erfaringer fra andre lignende udbud. Det forventes, at udbuddet deles op i flere enkeltstående rammeaftaler, sådan at der knyttes et bestemt rådgivningsfirma til hver bygningsgruppe - opdelt efter type, størrelse eller opførselssår. Benyttelse af aftalen Når kontrakterne er indgået, kan aftalen benyttes direkte af hver boligafdeling. Driftschef/ejendoms-leder eller andre driftsansvarlige kan tage direkte kontakt til rådgiveren for den pågældende bygningsgruppe og indgå aftale om EMO. Tidsplan På grund af opgavens omfang skal der afholdes et EU-udbud. KAB forventer, at udbuddet kan gennemføres på 5-6 måneder. Det betyder, at der vil være brugbare aftaler fra oktober Udbuddet forudsætter, at alle boligorganisationer har behandlet denne manchet og givet tilbagemelding til forretningsføreren senest 1. juli KAB s Byggeri- og teknikområde sørger efterfølgende for, at den relevante information om det enkelte energimærke formidles via Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet for at opnå de bedste betingelser og priser. Gennemførelse af et EU-udbud kræver en del administrative ressourcer. Boligorganisationen opkræves derfor et gebyr for at deltage i aftalen og dermed kunne benytte rammeaftalerne. Omkostningerne til gebyret forventes at blive dækket af besparelserne ved at deltage i udbuddet. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: En engangsudgift på kr. inkl. moms for hver boligorganisation. 9/10

10 For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i den enkelte boligorganisation inden 1. juli at boligorganisationen tager til efterretning at alle bygninger skal forsynes med lovpligtigt energimærke. Det indstilles desuden, at boligorganisationen senest 1. juli beslutter, at deltage i det fælles udbud af EMO og dermed betaler et engangsbeløb på kr. inkl. moms. Sager til orientering 12. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik, trivselspolitik, for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er godkendt den 19. juni 2012 i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn (VN-F). Politikken er forinden behandlet og godkendt af både det decentrale (VN-D) og det centrale virksomhedsnævn (VN-C). godkendte på sit møde den 2. december 2010, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne. Den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Trivselspolitikken En af KAB s værdier er ansvarlighed. Ved at højne bevidstheden om trivsel, viser KAB sin ansvarlighed overfor medarbejderne. Vi vil skabe rammerne for et godt liv er KAB s mission, og den vil vi gerne koble til det at arbejde og være medarbejder i KABfællesskabet. Det er KAB s klare overbevisning, at når medarbejderne har det godt fysisk og psykisk, er de også mere velfungerende og produktive. Gode arbejdsvilkår er forskellige fra person til person, men ét overordnet minimumskrav bør være opfyldt: Integration af arbejdsmiljø og sundhedsfremmende tiltag i det daglige arbejde../. Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen. Bilag 8: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13. Eventuelt 10/10