Vejledning om. rettigheder og pligter for medlemmer af kommunalbestyrelsen. og om. møder i kommunalbestyrelsen og udvalg

Transkript

1 Vejledning om rettigheder og pligter for medlemmer af kommunalbestyrelsen og om møder i kommunalbestyrelsen og udvalg 1

2 Indhold: 1. Indledning Medlemsrettigheder 2.1. Sagsindsigt Initiativret Mindretalsudtalelser Standsningsret Medlemspligter 3.1. Mødepligt Tavshedspligt Medvirken til at kommunen handler lovligt Forberedelse af møder 4.1. Sagernes oplysning Udsendelse af dagsorden og materiale Forfald og indkaldelse af stedfortræder Inhabilitet Afholdelse af møder 5.1. Mødeoffentlighed Beslutningsdygtighed og stemmeflertal Mødeledelse Protokollering Afstemninger, ændringsforslag m.v

3 1. Indledning Lov om kommunernes styrelse (herefter kaldet styrelsesloven) fastsætter de overordnede rammer for arbejdet i en kommune. Loven indeholder bl.a. regler om kommunalbestyrelsen, udvalg og borgmesteren og om deres roller og kompetence. Loven indeholder endvidere regler om rettigheder og pligter for medlemmerne af kommunalbestyrelsen, udvalg m.v., regler om forberedelse og afholdelse af møder, om kommunens økonomiske forvaltning og om tilsynet med kommunerne. Denne vejledning indeholder en gennemgang af nogle udvalgte regler, som det er relevant at kende som medlem af kommunalbestyrelsen. Fokus er på medlemmernes rettigheder og pligter og på forberedelse og afholdelse af møder. Det er forvaltningens erfaring, at der ikke sjældent opstår spørgsmål om disse emner. Reglerne beskrives med udgangspunkt i, hvad der gælder for kommunalbestyrelsen. Men også regler om udvalg er omtalt. Endvidere er regler og praksis, der gælder særligt for Vallensbæk Kommune, omtalt. I forbindelse med hvert afsnit er der henvist til regler i styrelsesloven og kommunalbestyrelsens forretningsorden. Vejledningen ligger på kommunens hjemmeside og vil løbende blive opdateret, hvis der kommer nye regler, ny praksis eller lignende. December

4 2. Medlemsrettigheder Om sagsindsigt, initiativret, mindretalsudtalelser og standsningsret 2.1. Sagsindsigt Medlemmernes ret til at se sagsmateriale Retten til sagsindsigt skal sikre medlemmerne af kommunalbestyrelsen adgang til information om forhold i kommunen. Retten til sagsindsigt indebærer, at ethvert medlem af kommunalbestyrelsen som udgangspunkt har ret til at gennemse materiale, som ligger på en sag. Det gælder både sager i forvaltningen og sager på kommunens institutioner. Sagsmateriale Sagsindsigten omfatter som udgangspunkt alt materiale, der ligger på sager i kommunen. Det kan være breve, notater, rapporter, taler, billeder, kort m.v. Også interne dokumenter og fortrolige oplysninger er omfattet. Retten til sagsindsigt er dermed videre end retten til aktindsigt efter offentlighedsloven. Der skal dog være tale om materiale, der foreligger i endelig form. Udkast og ufærdige dokumenter m.v. er ikke omfattet. Sagsindsigten omfatter kun eksisterende materiale. Det enkelte medlem har ikke krav på, at der fremskaffes nye oplysninger eller udarbejdes nyt materiale, eller at oplysninger sammenstilles på en ny måde. Og materialet skal eksistere på det tidspunkt, hvor anmodningen om sagsindsigt behandles. Medlemmet har ikke krav på løbende at få sagsindsigt i fremtidigt materiale. Brug af oplysninger Kommunalbestyrelsesmedlemmernes adgang til at anvende eller videregive information, de har fået via sagsindsigt, begrænses kun af reglerne om tavshedspligt. Det vil være relevant, hvis der er tale om fortrolige oplysninger. Se afsnit 3.2. Medlemmerne begrænses altså ikke af en særlig loyalitetspligt i forhold til kommunen. 4

5 Anmodning om sagsindsigt En anmodning om sagsindsigt skal udformes sådan, at det er muligt at afgrænse det, der ønskes indsigt i. Men det er ikke et krav, at anmodningen vedrører en bestemt sag eller et bestemt materiale. Medlemmet kan godt begære sagsindsigt i et mere bredt formuleret sagsområde eller en gruppe af sager. En anmodning om sagsindsigt skal rettes til borgmesteren. Begrænsning af retten Borgmesteren kan begrænse adgangen til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når det vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder, f.eks. et uforholdsmæssigt stort ressourceforbrug, at efterkomme anmodningen. Henvisninger Styrelseslovens 9 5

6 2.2. Initiativret Ret til at få en sag på dagsordenen Initiativretten skal sikre medlemmer af kommunalbestyrelsen indflydelse på, hvilke sager og spørgsmål der tages op og kommer til behandling i kommunalbestyrelsen. Retten indebærer, at ethvert medlem af kommunalbestyrelsen kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for kommunalbestyrelsen og fremsætte forslag til beslutninger om spørgsmålet. Det er borgmesteren, der udarbejder det udkast til dagsorden, der godkendes af kommunalbestyrelsen på mødet. Anmodninger om at få en sag eller et forslag optaget på dagsordenen, skal derfor rettes til borgmesteren. Hvis medlemmet ønsker en sag indbragt for kommunalbestyrelsen, skal den som udgangspunkt optages på dagsordenen for det førstkommende møde. Hvis medlemmets anmodning kommer senest 8 dage før førstkommende møde, har medlemmet krav på, at spørgsmålet kommer på dagsordenen for dette møde. Hvis anmodningen kommer senere, skal sagen sættes på dagsordenen for det efterfølgende møde. Borgmesteren kan dog også i det sidstnævnte tilfælde vælge at sætte sagen på dagsordenen for det førstkommende møde, hvis det kan ske under overholdelse af frister for udsendelse af dagsorden og materiale. Også i Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden er der sat en frist på 8 dage for et forslags eller en sags optagelse på dagsordenen. Afhængig af forslagets eller sagens karakter og tidspunktet for anmodningen håndhæves fristen lempeligt. Afvisning af sag på dagsordenen Borgmesteren kan ikke afvise at optage et forslag eller en sag på dagsordenen. Kommunalbestyrelsen kan derimod godt på mødet, hvor sagen er på dagsordenen, beslutte at afvise sagen. F.eks. hvis den er identisk med en sag, der tidligere har været behandlet, og der ikke er nye oplysninger. Ikke krav vedrørende sagens behandling Initiativretten kan benyttes både i forhold til sager, der aktuelt er under behandling i et udvalg eller i forvaltningen, og i forhold til andre sager. Men medlemmet har ikke krav på, at den videre ekspedition af en sag, der er under behandling, standses, fordi den skal op i kommunalbestyrelsen. 6

7 Initiativretten giver alene medlemmet ret til at få sagen optaget på dagsordenen for kommunalbestyrelsesmødet. Når sagen er kommet på dagsordenen, har medlemmet ikke længere rådighed over sagen. Medlemmet har ikke krav på, at sagen undergives en egentlig behandling og evt. afstemning om det emne, sagen handler om. Og medlemmet kan ikke modsætte sig, at kommunalbestyrelsen træffer beslutning om f.eks. at henvise sagen til afgørelse i et udvalg eller i administrationen, eller at sagen udsættes til et senere kommunalbestyrelsesmøde. I Vallensbæk Kommune sker det ikke sjældent, at medlemmer benytter deres initiativret til at få en sag eller et forslag på dagsordenen. Det er i den forbindelse hensigtsmæssigt, at sagen/forslaget struktureres og formuleres nogenlunde som andre sager på dagsordenen, f.eks. ved at samme skabelon benyttes. Det skyldes, at forvaltningen af hensyn til forslagsstilleren ikke redigerer i det skrevne, men sætter det uredigeret ind i et mødeark. Det er i hvert fald hensigtsmæssigt, at der er en klar indstilling og en sagsfremstilling med begrundelse for indstillingen. Udvalg Loven fastsætter ikke en tilsvarende initiativret i forhold til økonomiudvalg og stående udvalg. Udvalg kan dog beslutte, at udvalgsmedlemmer skal have en sådan ret. I Vallensbæk Kommune praktiseres en initiativret, sådan at udvalgsmedlemmer kan begære et spørgsmål, et emne eller en sag behandlet i udvalget på samme måde som nævnt ovenfor. Begæringen skal også her fremsættes over for borgmesteren. Hvis forslag, der i medfør af et medlems initiativret er blevet behandlet i et udvalg, ikke kan anbefales til kommunalbestyrelsen, er sagen principielt afsluttet. Hvis medlemmet ønsker sagen rejst også i kommunalbestyrelsen, må den pågældende over for borgmesteren tilkendegive, at han (på ny) vil udnytte sin initiativret. Henvisninger Styrelseslovens 11, stk. 1. Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden 3, stk. 1. 7

8 2.3. Mindretalsudtalelser Ret til at få en afvigende mening skrevet i protokollen Et medlem, der deltager i et kommunalbestyrelsesmøde, kan give udtryk for sin holdning til en sag ved at stemme. Og hvis medlemmet hører til et mindretal, kan medlemmet for at understøtte sin stemme få skrevet en afvigende mening i protokollen. Afvigende mening Den afvigende mening skal være et særstandpunkt, som direkte vedrører det punkt på dagsordenen, som behandles. Den afvigende mening består typisk i en tilkendegivelse om, hvad medlemmet mener, at kommunalbestyrelsen burde have besluttet. En afvigende mening om procedurespørgsmål, f.eks. om inhabilitet, kan også kræves skrevet i protokollen. Ret for medlemmer, der hører til et mindretal Retten tilkommer alene medlemmer, der har deltaget under sagens behandling. Og medlemmet skal i forbindelse med en afstemning høre til et mindretal. Derfor kaldes en protokolleret afvigende mening også en mindretalsudtalelse. Der skal endvidere være overensstemmelse mellem den afvigende mening og medlemmets stemmeafgivning. Hvis et medlem har undladt at stemme, kan medlemmet ikke få tilført en afvigende mening til protokollen. Man kan sige, at ved at undlade at stemme har medlemmet tilkendegivet ikke at have taget stilling til sagen. Et medlem, der hører til flertallet eller en del af flertallet, kan ikke få et særstandpunkt inden for flertallet ført til protokols. Kort begrundelse Medlemmet kan få skrevet en kort begrundelse for sit særstandpunkt. En mere omfattende begrundelse for den afvigende mening kan derimod ikke kræves skrevet ind i beslutningsprotokollen. Begæring om at få skrevet en afvigende mening Medlemmet, der ønsker at få skrevet en afvigende mening i protokollen, må udtrykkeligt sige det under mødet. Protokolføreren skal ikke på eget initiativ notere afvigende meninger. 8

9 I Vallensbæk Kommunalbestyrelse praktiseres retten ved, at medlemmet over for protokolføreren dikterer den afvigende mening eller afleverer den afvigende mening på skrift, så den kan skrives ind i protokollen. Oversendelse til anden myndighed Ind imellem skal sager fremsendes til en anden myndighed. Det kan f.eks. være, at sagen skal sendes Statsforvaltningen, samtidig med at kommunalbestyrelsen skal afgive en udtalelse. Medlemmet, der har fået en afvigende mening skrevet ind i protokollen, kan i den forbindelse kræve, at myndigheden samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen og dermed den afvigende mening. Og medlemmet kan ved fremsendelsen af sagen supplere den med en uddybende begrundelse for sit standpunkt. Begrundelsen skal ikke nødvendigvis være kortfattet, den skal ikke indføres i beslutningsprotokollen, og den skal ikke nødvendigvis afgives allerede under kommunalbestyrelsesmødet. Den kan godt fremsendes efterfølgende inden for en rimelig frist. Medlemmet har ikke i den forbindelse krav på, at sagens videre ekspedition udsættes. Udvalg Også i forbindelse med udvalgsbeslutninger har et medlem ret til at få en afvigende mening skrevet ind i protokollen. Medlemmet kan endvidere kræve, at et andet udvalg, kommunalbestyrelsen eller en anden myndighed gøres bekendt med den afvigende mening. Og medlemmet kan ved fremsendelsen af sagen supplere den med en uddybende begrundelse for sit standpunkt. Henvisninger Styrelseslovens 13, stk. 2 og 20, stk. 3. Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden 14, stk. 2. 9

10 2.4. Standsningsret Ret til at standse udførelsen af en udvalgsbeslutning Standsningsret er en ret for medlemmer af økonomiudvalget og stående udvalg. Retten indebærer, at udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, standses. Standsningsretten giver det enkelte udvalgsmedlem ret til at gribe ind i sagsbehandlingen og indebærer dermed en væsentlig fravigelse af det almindelige flertalsprincip. Det enkelte medlem har altså en vetoret mod, at udvalgets afgørelse i en sag bringes til udførelse, før kommunalbestyrelsen har truffet beslutning om det. Betingelser Medlemmet skal have været til stede under udvalgets behandling af sagen. Det skyldes, at medlemmet ved deltagelse i behandlingen af sagen skal have haft mulighed for at lade forhandlingerne og afstemningen om sagen påvirke sin beslutning om at bruge standsningsretten. Det er ikke en betingelse, at udvalgsmedlemmet har stemt imod beslutningen i udvalget. Medlemmet kan have interesse i at standse udførelsen, selvom vedkommende er enig i beslutningen. Medlemmet kan bruge sin standsningsret, uanset om forsinkelsen af beslutningens udførelse medfører ulempe eller omkostninger for kommunen. Sådanne negative følger må om nødvendigt imødegås ved indkaldelse til ekstraordinært kommunalbestyrelsesmøde, hvor sagen kan behandles. Et udvalgsmedlem, der vil gøre brug af standsningsretten, skal sige, at sagen ønskes indbragt for kommunalbestyrelsen. Det skal ske, inden udvalgsmødet hæves, og skrives i beslutningsprotokollen. Et udvalgsmedlem, der vil bruge standsningsretten, behøver ikke at give en begrundelse. Og standsningsretten er ikke begrænset til situationer, hvor medlemmet mener, at beslutningen er forkert, eller at kun kommunalbestyrelsen er kompetent til at træffe afgørelse. Der kræves altså ingen god grund. Typer af beslutninger Standsningsretten gælder kun for egentlige udvalgsbeslutninger. Der skal være tale om, at udvalget har truffet en endelig beslutning i henhold til en selvstændig beslutningskompetence. Og der skal være tale om en beslutning, der medfører, at noget skal udføres. Et udvalgs processuelle beslutninger, f.eks. om indhentelse af oplysninger fra forvaltningen, eller et udvalgs beslutning om indstilling til kommunalbestyrelsen, er ikke omfattet. En beslutning om at tage f.eks. en orientering til efterretning er ligeledes ikke omfattet. 10

11 Konsekvenser af standsning Standsningsretten indebærer, at udførelsen af beslutningen standses. Kommunalbestyrelsen må herefter afgøre, om beslutningen skal udføres. Kommunalbestyrelsen kan vælge at tage stilling til hele sagen (selvom en indstilling fra forvaltningen er udformet og stilet til udvalget). Men da der allerede foreligger en udvalgsbeslutning, kan kommunalbestyrelsen også vælge blot at beslutte, at udvalgets beslutning skal udføres. Sagen, der er standset, skal som udgangspunkt sættes på dagsordenen for det førstkommende kommunalbestyrelsesmøde. Frafald af retten og udvalgs omgørelse af beslutningen Et udvalgsmedlem, der har brugt sin standsningsret, kan frafalde standsningen når som helst inden kommunalbestyrelsesmødet. Beslutningen kan herefter straks udføres. Det forhold, at en beslutning er standset, afskærer ikke udvalget fra at tage sagen op på ny med henblik på ophævelse af beslutningen eller med henblik på at afgive en indstilling til kommunalbestyrelsen. Sagen kan blot ikke afgøres af udvalget. Hvis udvalget ophæver beslutningen, skal sagen ikke forelægges for kommunalbestyrelsen. Henvisninger Styrelseslovens 23 11

12 3. Medlemspligter Om mødepligt, tavshedspligt og medvirken til at kommunalbestyrelsen handler lovligt 3.1. Mødepligt Pligt til at deltage i møder m.v. Kommunalbestyrelsens medlemmer har pligt til at varetage deres hverv i funktionsperioden. Det vil først og fremmest sige, at de har pligt til at deltage i møder, der afholdes i kommunalbestyrelsen og de udvalg, de er medlemmer af. De har endvidere pligt til at deltage i seminarer, som kommunalbestyrelsen beslutter at holde for medlemmerne om kommunens årsbudget eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning, og i møder hvor revisionen forelægger sin beretning for kommunalbestyrelsen. Lovligt forfald Mødepligten modificeres af, at medlemmerne kan have lovligt forfald. Se afsnit 5.4. Henvisninger Styrelseslovens 15, 9a og 42 c. 12

13 3.2. Tavshedspligt Tavshedspligt Kommunalbestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt om fortrolige oplysninger, som de bliver bekendt med ved at se sagsmateriale, ved at deltage i møder eller på anden måde. Tavshedspligten indebærer, at oplysningerne ikke må videregives til uvedkommende. Fortrolige oplysninger Fortrolige oplysninger er oplysninger, som det er nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til det offentlige eller til private interesser. Om oplysninger er fortrolige, afhænger af en konkret vurdering. Det kan bl.a. være oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold eller oplysninger om virksomheders eller foreningers interne forhold, herunder om økonomi. Og det kan være oplysninger om kommunens interne eller økonomiske forhold, som det er væsentligt at hemmeligholde, f.eks. oplysninger om indkomne tilbud eller kontraktforhandlinger, som af hensyn til kommunens forhandlingsposition bør hemmeligholdes. Udvalg Udvalgenes møder er ikke offentlige. Og forhandlingerne i udvalgene er som udgangspunkt fortrolige. Medlemmerne af udvalg har derfor tavshedspligt med hensyn til oplysninger om de synspunkter, vurderinger og argumenter, der fremføres af andre mødedeltagere under drøftelserne i udvalg. Oplysningerne kan dog refereres over for medlemmer af den politiske gruppe i kommunalbestyrelsen, som medlemmet tilhører. Oplysninger om en sags faktiske omstændigheder er kun omfattet af tavshedspligten, hvis selve oplysningerne er fortrolige, jf. ovenfor. Det gælder, uanset hvordan oplysningerne fremkommer på mødet. Et udvalgsmedlem kan frit referere egne udtalelser og forslag under forhandlinger i udvalget. Oplysninger om hvor mange medlemmer, der har deltaget i udvalgets behandling af en sag, eller hvem der har stemt for eller imod en beslutning, og oplysninger om medlemmers afvigende mening, der er tilført beslutningsprotokollen, er ikke fortrolige. Henvisninger Forvaltningslovens 27, straffelovens

14 3.3. Pligt til at medvirke til at kommunen handler lovligt Overordnet ansvar for kommunens virksomhed Kommunalbestyrelsen er kommunens øverste organ og har det overordnede ansvar for hele den kommunale virksomhed. Det indebærer, at kommunalbestyrelsen kan træffe afgørelse i alle sager, der vedrører kommunen. Og det indebærer, at kommunalbestyrelsen skal sørge for og føre tilsyn med, at kommunens forvaltning organisatorisk og personalemæssigt fungerer tilfredsstillende. Kommunalbestyrelsen har pligt til at reagere, hvis der inden for forvaltningen konstateres en ulovlig adfærd. For de enkelte medlemmer betyder det, at de kan være forpligtede til at tage stilling til sager eller at reagere, hvis de bliver opmærksomme på, at der foregår noget ulovligt i forvaltningen. Og de kan blive mødt af sanktioner i form af tvangsbøder eller erstatningsansvar, hvis de ikke opfylder denne forpligtelse. Pligt til at tage stilling Et medlem af kommunalbestyrelsen er som udgangspunkt ikke forpligtet til at stemme for eller imod et forslag ved en afstemning. Det er altså muligt at undlade at stemme. Der kan dog være beslutninger, som medlemmerne har pligt til at stemme for eller imod. Medlemmerne har pligt til at stemme for et forslag til en beslutning, som kommunalbestyrelsen har pligt til at træffe. Og omvendt har medlemmer pligt til at stemme imod en beslutning, som det vil være ulovligt at træffe. Det hænger sammen med, at medlemmerne er ansvarlige for de beslutninger, de er med til at træffe. Og de kan ikke unddrage sig ansvar ved at undlade at stemme. Et medlem kan altså blive medansvarlig for en ulovlig beslutning ved at undlade at stemme. Det gælder, uanset om stemmen ville have haft indflydelse på afstemningens resultat. Pligten til at stemme gælder kun tilstedeværende medlemmer. 14

15 Pligt til at reagere på ulovligheder Medlemmerne har pligt til at reagere på ulovligheder, som de bliver bekendt med via deres hverv eller på anden måde. Hvis medlemmerne vil forfølge en mistanke om ulovligheder, kan de f.eks. benytte sig af deres ret til sagsindsigt eller til at få en sag på kommunalbestyrelsens dagsorden. En fjerdedel af kommunalbestyrelsens medlemmer kan endvidere sammen bede om et møde, hvor revisionen forelægger sin beretning om kommunens økonomiske forhold for kommunalbestyrelsen. Henvisninger Styrelseslovens 2, stk. 1, 50 b og 50 c 15

16 4. Forberedelse af møder Om sagernes oplysning, udsendelse af dagsorden og materiale, forfald, indkaldelse af stedfortræder og inhabilitet 4.1. Sagernes oplysning Forsvarligt beslutningsgrundlag Det er helt grundlæggende, at der ved kommunalbestyrelsens behandling af en sag skal være det oplysningsmateriale, der er nødvendigt for, at medlemmerne kan træffe deres beslutning på et forsvarligt grundlag. Kommunalbestyrelsen er altså forpligtet til at sørge for, at der er det nødvendige oplysningsgrundlag, inden der træffes afgørelse i en sag. Forvaltningen har i den forbindelse en væsentlig opgave, idet det som udgangspunkt er forvaltningen, der forbereder sagerne og bl.a. udarbejder mødeark, sørger for fornødne bilag m.v. En udvalgsindstilling er typisk en del af det materiale, der er fornødent til sagens bedømmelse. Udvalgsbehandlingen skal bl.a. sikre, at sagen er fuldt oplyst, og udvalgsindstillingen tjener som en rådgivning af kommunalbestyrelsen om sagens afgørelse. Langt de fleste sager starter derfor med behandling i udvalg. Kommunalbestyrelsen beslutter selv, inden for vide rammer, om der er tilstrækkelige oplysninger til, at der kan træffes beslutning. Og kommunalbestyrelsen kan være nødt til at udsætte en sag, hvis det ikke er tilfældet. Hvis et medlem mener, at det foreliggende materiale er utilstrækkeligt som beslutningsgrundlag, må medlemmet foreslå kommunalbestyrelsen, at der skaffes yderligere oplysninger, eller at sagen f.eks. behandles i udvalg igen. Hvis kommunalbestyrelsens flertal ikke er enig heri og beslutter, at sagen kan afgøres, kan medlemmet vælge at stemme imod og evt. få en afvigende mening skrevet i protokollen. Mulighed for at forberede stillingtagen Oplysningsmaterialet skal ikke blot foreligge. Medlemmerne skal også have haft mulighed for at sætte sig ind i materialet og derved forberede deres stillingtagen. Det er derfor fastsat, at kommunalbestyrelsens dagsorden med bilag skal udsendes til medlemmerne senest 4 hverdage (inkl. lørdag) før mødet. Se afsnit

17 Hvis materialet er udsendt for sent, kan kommunalbestyrelsen ikke mod et medlems protest træffe afgørelse i sagen, medmindre den ikke kan udsættes. Sager, der ikke kan udsættes, kan være sager, hvor formålet med en beslutning forspildes, eller hvor kommunens interesser væsentligt tilsidesættes, hvis der ikke træffes beslutning. Udvalg Også ved udvalgenes behandling af sager skal der foreligge et fornødent beslutningsgrundlag. Henvisninger Styrelseslovens 8, stk. 4 og 5, og 20, stk. 3. Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden 3, stk. 2 og 3. 17

18 4.2. Udsendelse af dagsorden og materiale Dagsorden Borgmesteren har ansvaret for forberedelsen af mødet. Borgmesteren skal sørge for, at der senest 4 hverdage (inkl. lørdag) inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne. Det er kommunalbestyrelsen, der på mødet fastsætter den endelige dagsorden. Den dagsorden, der udsendes, er derfor i princippet et forslag til dagsorden. Vallensbæk Kommunalbestyrelse tager stilling til det udsendte dagsordensforslag som punkt 1 på dagsordenen. Typisk godkendes dagsordenen, som den foreligger. Men det er også muligt at beslutte en ændret rækkefølge eller at tage en sag af dagsordenen. Der kan endvidere sættes en ny sag på dagsordenen, hvis alle er enige om det. Materiale Borgmesteren skal endvidere sørge for, at det fornødne materiale til bedømmelse af sagerne på dagsordenen, sendes til medlemmerne med dagsordenen 4 hverdage (inkl. lørdag) inden mødet. Det fornødne materiale omfatter bl.a. bilag og udvalgsindstillinger. I Vallensbæk Kommune sker udsendelsen om fredagen før et kommunalbestyrelsesmøde den følgende onsdag. Reglerne om udsendelse af dagsorden og materiale hænger sammen med reglerne om, at der skal foreligge et fornødent beslutningsgrundlag, før kommunalbestyrelsen kan træffe afgørelse i en sag. Og at medlemmerne skal have haft mulighed for at forberede deres stillingtagen. Se afsnit 4.1. Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at materiale, som skal udsendes til medlemmerne, kun sendes elektronisk. Udvalg Udvalgsformanden skal tilsvarende sørge for, at der inden møder i et udvalg udsendes en dagsorden. Også på udvalgsmøderne fastlægges den endelige dagsorden, hvorfor den udsendte dagsorden har karakter af et forslag. Endvidere skal det fornødne materiale udsendes. Også til udvalg skal der udsendes dagsorden og materiale før mødet. 18

19 Der er ikke fastsat regler for, hvornår dagsordenen og materiale skal udsendes. Men det skal ske sådan, at medlemmerne har rimelig tid til at forberede sig. I Vallensbæk Kommune udsendes materiale til møder i Økonomiudvalget og de stående udvalg om fredagen forud for møderne, der ligger henholdsvis tirsdag og onsdag i den følgende uge. Materialet udsendes endvidere til alle medlemmerne af kommunalbestyrelsen og altså ikke kun til medlemmerne af det relevante udvalg. Materiale til udvalgsmøder er omfattet af reglen om, at kommunalbestyrelsen kan beslutte, at materiale kun sendes elektronisk Henvisninger Styrelseslovens 8, stk. 4, 8 a og 20, stk. 3. Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden 3, stk. 2 og 3. 19

20 4.3. Forfald og indkaldelse af stedfortræder Mødepligt Der er som udgangspunkt pligt for medlemmer af kommunalbestyrelsen til at deltage i kommunalbestyrelsens møder. Det anerkendes dog, at medlemmerne kan have lovligt forfald. Lovligt forfald Det lovlige forfald kan f.eks. skyldes sygdom (hos medlemmet selv, medlemmets barn eller anden nærtstående), graviditet, barsel eller adoption, varetagelse af andet offentligt hverv, forretninger eller lignende. Det kan tillige skyldes varetagelse af studier eller afholdelse af ferie. Indkaldelse af stedfortræder Efter styrelsesloven afhænger indkaldelse af stedfortræder som udgangspunkt af forfaldets karakter og forventede varighed. Loven giver imidlertid mulighed for, at kommunalbestyrelsen generelt kan vedtage en udvidet adgang til stedfortræderindkaldelse. Vallensbæk Kommune har udnyttet denne mulighed ved i styrelsesvedtægtens 2 at fastsætte, at der indkaldes stedfortræder for et medlem, der har lovligt forfald til et møde i kommunalbestyrelsen, uanset hvor længe forfaldet forventes at vare. Det er borgmesterens opgave at sørge for at indkalde stedfortræderen. Medlemmet, der har forfald, må meddele borgmesteren om forfaldet i så god tid som muligt før mødet. Borgmesteren skal derefter sørge for, at stedfortræderen indkaldes. Om indkaldelse af stedfortræder i tilfælde af et medlems inhabilitet se afsnit 4.4. Stedfortræderen Stedfortræderen er den, der ifølge valgopgørelsen efter det seneste kommunalvalg står øverst på stedfortræderlisten for den kandidatliste, som den pågældende er valgt på. Det gælder, selvom stedfortræderen efter valget er udtrådt af det parti, vedkommende var opstillet for. Den pågældende skal fortsat opfylde betingelserne for at kunne vælges. Bl.a. skal pågældende fortsat have bopæl i kommunen. Hvis en stedfortræder har lovligt forfald, indtræder den næste fra stedfortræderlisten og så fremdeles. 20

21 Kommunalbestyrelsens godkendelse Formelt er det kommunalbestyrelsen, der på mødet tager stilling til, om betingelserne for stedfortræderens indtræden er opfyldt. Det vil sige, at kommunalbestyrelsen skal tage stilling til, om der er tale om lovligt forfald, og om den rette stedfortræder er indkaldt. Det er ikke en betingelse, at der forelægges dokumentation for forfaldet, herunder f.eks. en lægeerklæring. Kommunalbestyrelsen må lægge medlemmets egne oplysninger til grund, medmindre der er omstændigheder, der giver anledning til tvivl om forfaldets lovlighed. I givet fald må kommunalbestyrelsen indhente supplerende oplysninger. Medlemmet, der har forfald, kan ikke selv deltage i afgørelsen af, om betingelserne for indkaldelse af stedfortræder er opfyldt. Det har selvsagt kun betydning, når kommunalbestyrelsen skal tage stilling til fremtidigt forfald, idet den pågældende jo ellers ikke vil være til stede. Om protokollering af forfald og indkaldelse af stedfortræder se afsnit Udvalg Også til møder i økonomiudvalget og stående udvalg er der mødepligt. Men et medlem kan have lovligt forfald af samme grunde som nævnt ovenfor. Indkaldelse af stedfortræder kræver som udgangspunkt, at forfaldet har en forventet varighed af mindst en måned. Kommunalbestyrelsen kan dog også for udvalgene generelt kan vedtage en udvidet adgang til stedfortræderindkaldelse. Vallensbæk Kommune har udnyttet denne mulighed ved i styrelsesvedtægtens 8, stk. 2, at fastsætte, at den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, kan bestemme, at et andet medlem indtræder i udvalget, så længe udvalgsmedlemmet har forfald, uanset at forfaldet forventes at vare kortere end 1 måned. Det er den gruppe, der har indvalgt medlemmet i udvalget, der kan bestemme, at et andet kommunalbestyrelsesmedlem skal indtræde i udvalget, så længe hindringen varer. Borgmesteren skal altså ikke af egen drift indkalde en stedfortræder til møder i udvalg. I Vallensbæk Kommune er der dog tradition for, at det rent faktisk er borgmesteren, der sørger for at indkalde den stedfortræder, som gruppen vælger. Der gælder særlige regler om stedfortræder for borgmesteren, såfremt han har forfald som formand for kommunalbestyrelsen eller økonomiudvalget. Disse regler vil ikke blive beskrevet her. Henvisninger Styrelseslovens 15 og 28, stk. 2. Vallensbæk Kommunes styrelsesvedtægt 2. 21

22 4.4. Inhabilitet Hvornår er et medlem inhabilt Et kommunalbestyrelsesmedlem kan have en sådan (potentiel) særlig interesse i en sag, at pågældende er inhabil. Et medlem er inhabilt, hvis der er omstændigheder, der kan så tvivl om vedkommendes upartiskhed. Regler om, hvornår et medlems inhabilitet i en sag har en sådan karakter, at medlemmet er inhabilt, findes ikke i styrelsesloven, men i forvaltningsloven. En beslutning om at anse et medlem for inhabilt er baseret på en generel vurdering af risíkoen for, at uvedkommende hensyn kan få indflydelse på sagens afgørelse. Beslutningen indebærer ikke en tilkendegivelse om, at medlemmet rent faktisk ville lægge vægt på usaglige hensyn. Der er altså ingen kritik forbundet med at blive betegnet som inhabil i en sag. Et medlem er f.eks. inhabilt, hvis medlemmet, medlemmets ægtefælle eller andre nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Medlemmet er endvidere inhabilt, hvis medlemmet deltager i ledelsen af eller har en anden nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald. Medlemmet kan endvidere være inhabilt, hvis der i øvrigt er omstændigheder, som kan vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. Medlemmets inhabilitet kommer an på en helt konkret vurdering af sagen og forbindelsen mellem medlemmet og sagen. Og vurderingen er ikke altid enkel at foretage. Generelt skal der noget til for, at et medlem er inhabilt. I praksis er det ofte spørgsmål om inhabilitet på grund af tilknytning til et selskab, der er relevant i forhold til kommunalbestyrelsen. At et kommunalbestyrelsesmedlem f.eks. har udtalt sig om sin opfattelse af en sag, før sagens behandling på et møde, fører ikke til inhabilitet. Deltagelse og drøftelse af kommunale spørgsmål er netop en vigtig del af en kommunalpolitikers virksomhed. Tilsvarende medfører et medlems særlige engagement i et område eller en offentligt kendt holdning ikke i sig selv inhabilitet. Kommunalbestyrelsen tager stilling Et medlem skal selv give kommunalbestyrelsen besked, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om vedkommendes habilitet. Det er altså ikke forvaltningens ansvar at tage højde for evt. habilitetsproblemer. 22

23 I praksis bør medlemmet i god tid inden mødet underrette borgmesteren om den mulige inhabilitet. Forvaltningen kan om nødvendigt bistå med vurdering af, om medlemmet er inhabilt. Det er kommunalbestyrelsen, der afgør, om et medlem er inhabilt. Medlemmet kan godt selv deltage i behandlingen af spørgsmålet. Typisk vil spørgsmålet ikke give anledning til diskussion, men det kan blot konstateres af borgmesteren, at et medlem har oplyst, at vedkommende er inhabil. Konsekvenser af inhabilitet At et medlem er inhabilt betyder, at medlemmet ikke kan deltage i kommunalbestyrelsens behandling af sagen og afstemninger om sagen. Medlemmet må endvidere forlade kommunalbestyrelsessalen. Konsekvensen af, at et inhabilt medlem deltager ved behandlingen af en sag, er, at afgørelsen er ugyldig. Det gælder, uanset om det inhabile medlems deltagelse har været afgørende for sagens udfald. Indkaldelse af stedfortræder Når et medlem forventes at blive erklæret inhabil, kan pågældendes gruppe kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling. Hvis det inhabile medlem er det eneste medlem i gruppen, kan pågældende selv kræve stedfortræderen indkaldt. Baggrunden for, at der kan indkaldes stedfortræder, er hensynet til, at det politiske styrkeforhold ikke vilkårligt forrykkes, fordi et medlem er inhabilt. I praksis må et ønske om indkaldelse af stedfortræder rettes til borgmesteren, der sørger for indkaldelsen. Udvalg Tilsvarende regler gælder i forbindelse med behandling af sager i økonomiudvalget og stående udvalg. Også i tilfælde af inhabilitet vil der kunne indkaldes en stedfortræder. Henvisninger Styrelseslovens 14 og forvaltningslovens 3. Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden 8. 23

24 5. Møder Om offentlighed, beslutningsdygtighed og stemmeflertal, mødeledelse, protokollering og afstemninger, ændringsforslag m.v Offentlighed Offentlige møder Kommunalbestyrelsens møder er som udgangspunkt offentlige. Hensynet bag dette er at sikre den demokratiske kontrol med kommunalbestyrelsens beslutninger. Det er væsentligt, at forhold af offentlig interesse kan blive afdækket og debatteret. Og offentlighed kan bidrage til at undgå mistillid til forvaltningen og forhindre, at der opstår og udbredes urigtige forestillinger om forvaltningens virksomhed. Lukkede døre Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når det er nødvendigt på grund af sagens karakter. Sager, der kan begrunde dørlukning, er sådanne, hvor der ved sagens behandling forventes at blive nævnt fortrolige oplysninger. De fortrolige oplysninger kan vedrøre personer eller virksomheder, eller det kan være oplysninger, som ved offentlighed vil skade kommunens forhandlingsposition. Hensynet til at opnå en fri og uformel debat blandt medlemmerne kan derimod ikke begrunde dørlukning. Det kommer an på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, om en sag skal behandles for lukkede døre. Kommunen kan godt opstille interne retningslinjer om, at visse typer af sager som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre. Men retningslinjerne kan kun være vejledende. Vallensbæk Kommunalbestyrelse behandler sager for lukkede døre først på dagsordenen (kl ). Først derefter starter den offentlige del af mødet (kl ). Offentligheden indebærer At møderne er offentlige, giver ikke tilhørerne adgang til at ytre sig under mødet. Det vil være ulovligt at give tilhørerne mulighed for under forhandlingerne at stille spørgsmål eller fremsætte kommentarer til sager på dagsordenen. 24

25 Kommunalbestyrelsen kan derimod godt give kommunalt ansatte eller andre særligt indkaldte adgang til at ytre sig for at oplyse en sag. Spørgetid Kommunalbestyrelsen kan fastsætte regler for spørgetid, hvor kommunens borgere får mulighed for at stille spørgsmål til kommunalbestyrelsen om forhold i kommunen. I Vallensbæk Kommune er denne mulighed udnyttet. Det er fastsat i kommunens regler for information og dialog mellem borgerne og kommunalbestyrelsen, at enhver borger i kommunen kan stille skriftlige spørgsmål til kommunalbestyrelsen om emner af almen kommunal interesse. Spørgsmål, som er indsendt senest 14 dage før et kommunalbestyrelsesmøde, besvares på kommunalbestyrelsens vegne af borgmesteren som sidste punkt på kommunalbestyrelsens dagsorden. Det er en adgang, der kun sjældent benyttes. Udvalg Udvalgenes møder er ikke offentlige. Og det kan ikke besluttes at lade offentligheden få adgang. Det skyldes, at der på udvalgsmøderne skal kunne føres frie, uformelle og fortrolige forhandlinger. Henvisninger: Styrelseslovens 10 og 20, stk

26 5.2. Beslutningsdygtighed og stemmeflertal Beslutningsdygtighed Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Med 15 medlemmer skal der altså være mindst 8 medlemmer til stede, for at der kan træffes en beslutning. Medlemmer, der er inhabile ved en sags behandling, tæller ikke som tilstedeværende. Stemmeflertal Beslutninger træffes som altovervejende hovedregel ved stemmeflertal. Det betyder, at der skal være flere stemmer for end imod, for at der kan træffes en beslutning. Hvis der er lige mange stemmer for og imod, bortfalder et forslag. Generelt gælder det altså, at hvis der ikke er flertal for at ændre i det bestående, består dette uforandret. Det betyder, at hvis et medlem undlader at stemme, tæller stemmen på samme måde som en stemme imod. At et medlem undlader at stemme, fratager ikke den pågældende for ansvar for ulovlige beslutninger, se afsnit 3.3. Vedtagelse af beslutninger kræver ikke nødvendigvis, at der skal stemmes om dem. Der er intet til hinder for, medlemmerne stiltiende tilslutter sig et forslag, eller at borgmesteren blot konstaterer, at der er tilslutning til et forslag. I Vallensbæk Kommunalbestyrelse sker det ofte på denne måde. Det kan følge af lovgivningen, at beslutninger skal træffes med et særligt kvalificeret flertal eller mindretal, og disse regler skal i givet fald følges. Åbne afstemninger Beslutninger kan ikke træffes ved hemmelig afstemning. Medlemmerne må åbent bekendtgøre, hvordan de stemmer, så ansvaret for beslutningen kan placeres. 26

27 Udvalg Også udvalg er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen af udvalgsmedlemmerne er til stede. Med 5 eller 7 medlemmer, skal der altså være mindst 3 eller 4 medlemmer til stede, for at der kan træffes en beslutning. Kravet om, at udvalget skal være beslutningsdygtigt, gælder også i sager, hvor udvalget alene foretager indstilling til kommunalbestyrelsen. Også i udvalg træffes beslutninger ved stemmeflertal. Henvisninger Styrelseslovens 11, stk. 2 og 3, og 20, stk. 2. Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden 4, 10 og

28 5.3. Mødeledelse Borgmesteren er mødeleder Borgmesteren har ansvaret for mødeledelsen. Det betyder, at borgmesteren leder kommunalbestyrelsens forhandlinger og afstemninger og sørger for, at beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Vallensbæk Kommune I Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden er afviklingen af kommunalbestyrelsens møder og borgmesterens rolle i den forbindelse uddybet. Det fremgår af forretningsordenen, at borgmesteren afgør alle spørgsmål om forhandlingernes ledelse og sikrer god orden under møderne. Endvidere formulerer borgmesteren de punkter, der skal stemmes om. Heri ligger bl.a., at borgmesteren sørger for, at kommunalbestyrelsen godkender dagsordenen ved at tage stilling til det fremsendte dagsordensforslag. Kommunalbestyrelsen tager stilling til dagsordenen som punkt 1 på dagsorden. Borgmesteren skal endvidere sørge for behandlingen af sagerne på dagsordenen, for afvikling af eventuelle afstemninger og for, at beslutningerne skrives ind i protokollen. Alle der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren. Medlemmerne får ordet i den rækkefølge, de ønsker det. Hvis flere ønsker ordet på én gang, bestemmer borgmesteren rækkefølgen. Og borgmesteren er den eneste, der må afbryde taleren. Alle medlemmer skal rette sig efter borgmesterens afgørelser om overholdelse af god orden. Og hvis et medlem to gange på samme møde er kaldt til orden, kan kommunalbestyrelsen efter borgmesterens forslag beslutte at nægte medlemmet ordet på resten af mødet. Alle forslag, der rejses under forhandlingerne, skal rettes til borgmesteren. Forslag om at afslutte behandlingen af en sag skal sættes til afstemning, når borgmesteren finder grund til det, eller det ønskes af mindst 3 medlemmer. Alle medlemmer skal dog have haft mulighed for at få ordet én gang. Borgmesterens forfald Hvis borgmesteren har forfald til et kommunalbestyrelsesmøde eller er inhabil ved en sags behandling, indtræder 1. viceborgmesteren eller i dennes fravær 2. viceborgmesteren i borgmesterens funktion som mødeleder. 28

29 Udvalg I økonomiudvalget og de stående udvalg er det udvalgsformanden, der leder udvalgets møder og sørger for, at beslutninger indføres i beslutningsprotokollen. Formandens mødeledelse foregår i øvrigt som nævnt ovenfor. Henvisninger Styrelseslovens 30, 2., 33 og 22, stk. 1. Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden

30 5.4. Protokollering Dokumentation for trufne beslutninger Kommunalbestyrelsens beslutninger skal indføres i en beslutningsprotokol. Protokollens formål er at dokumentere indholdet af beslutningerne. Hvad skal protokolleres Det skal fremgå af protokollen, hvilke kommunalbestyrelsesmedlemmer der er ansvarlige for en beslutning. Det skal endvidere fremgå, hvilke medlemmer der har været fraværende ved mødet eller fra behandlingen af enkelte sager, herunder på grund af inhabilitet. Endvidere indføres andre oplysninger om mødets afvikling, herunder oplysninger om hvilke sager, der er behandlet for lukkede døre, og oplysning om eventuelle mødeafbrydelser. Det er kommunalbestyrelsens beslutninger, der protokolleres. Begrundelsen for beslutningen skal derimod ikke refereres i protokollen. Det gælder, uanset om beslutningen er forberedt af forvaltningen, og baggrunden for beslutningen derfor fremgår af en sagsfremstilling, eller om der ikke i øvrigt fremgår noget om begrundelsen for beslutningen. Tilsvarende skal forhandlingerne i forløbet op til en beslutning ikke refereres i protokollen. Eventuelle ændringsforslag og beslutninger herom skal protokolleres. Men heller ikke begrundelsen for et ændringsforslag eller for beslutningen skal protokolleres. Borgmesteren bestemmer, hvad der skal indføres i protokollen. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvad der skal indføres, hvis der er uenighed herom. Protokollering af en beslutning skal ske så enkelt og præcist som muligt. Det er vigtigt, at der ikke bagefter kan opstå tvivl om, hvad der blev besluttet. Afvigende mening Ethvert kommunalbestyrelsesmedlem, der har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen. Se afsnit 2.3. Underskrivelse Efter hvert møde underskrives protokollen af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Med underskriften vedstår de enkelte medlemmer at have deltaget i mødet, og at det, som er skrevet i protokollen er korrekt. Medlemmer, der har deltaget i mødet, har pligt til at underskrive. 30

31 Udvalg Også for hvert udvalg føres en beslutningsprotokol. For udvalgets protokol gælder regler svarende til dem, der er nævnt ovenfor. Også for udvalg gælder det, at protokollering af beslutninger bør ske så enkelt og præcist som muligt, sådan at udvalg eller kommunalbestyrelsen, der efterfølgende skal behandle sagen, ikke er i tvivl om, hvilken udvalgsindstilling, de skal forholde sig til. Henvisninger Styrelseslovens 13, stk. 1, 20, stk. 3, og 30. Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden 14, stk

32 5.5. Afstemninger, ændringsforslag m.v. Beslutninger uden afstemning Beslutninger kræver ikke nødvendigvis, at der skal stemmes om dem. Der er intet til hinder for, at medlemmerne stiltiende tilslutter sig et forslag, eller at borgmesteren blot konstaterer, at der er tilslutning til et forslag. Det sker i praksis ofte, også i Vallensbæk Kommunalbestyrelse. Borgmesteren leder afstemninger Borgmesteren leder kommunalbestyrelsens forhandlinger og afstemninger. Borgmesteren skal, inden han påbegynder en afstemning, forklare, hvordan han vil tilrettelægge afstemningsforløbet. Han skal bl.a. redegøre for, i hvilken rækkefølge, han vil sætte forslag og ændrings- eller underændringsforslag til afstemning. Ændrings- og underændringsforslag Så længe afstemning om en sag ikke er påbegyndt, kan der fremsættes ændrings- og underændringsforslag. Et ændringsforslag er et forslag, som relaterer sig til et andet (hoved)forslag. Ændringsforslaget skal ligge inden for hovedforslaget og have til formål at ændre dette. Man kan ikke ved et ændringsforslag, der ligger uden for rammerne af den sag, som er på dagsordenen, indsnige realitetsbehandling og afstemning om emner, som de andre medlemmer ikke har haft mulighed for at forberede sig på. Hvis et medlem mener, at et ændringsforslag ligger uden for rammerne af den sag, der er til behandling, må pågældende sige det straks under behandlingen af punktet. Og kommunalbestyrelsen må i givet fald tage stilling til spørgsmålet. Et ændringsforslag kan vedrøre sagens realitet, men også procedurespørgsmål. F.eks. om at sagen skal udsættes eller sendes tilbage til forvaltningen eller til udvalgsbehandling. Et underændringsforslag er et forslag, der knytter sig til et ændringsforslag og har til formål at ændre dette. 32

33 Rækkefølge af afstemninger Der skal stemmes om ændringsforslag før hovedforslaget (i den evt. ændrede form). Tilsvarende skal der stemmes om underændringsforslag før ændringsforslag og om procedureforslag før forslag om sagens realitet. Hvis der er flere ændringsforslag eller underændringsforslag, bestemmer borgmesteren, i hvilken rækkefølge, der skal stemmes om forslagene. Rækkefølgen afhænger dog af, hvilket forslag der er mest vidtgående. Blandt flere ændringsforslag eller underændringsforslag skal det mest vidtgående til afstemning først. At et medlem stemmer for et ændringsforslag, medfører ikke, at medlemmet skal stemme for det ændrede hovedforslag. Afstemningsform Afstemningen kan ske på den måde, at medlemmerne rejser sig fra deres pladser eller ved håndsoprækning. I Vallensbæk Kommunalbestyrelse foretages afstemning ved, at medlemmerne rejser sig fra deres pladser. Åbne afstemninger Beslutninger kan ikke træffes ved hemmelig afstemning. Medlemmerne må åbent meddele, hvordan de stemmer, så ansvaret for beslutningen kan placeres. Sager, der kræver 2 behandlinger Vedtagelse af et punkt på dagsordenen kræver som hovedregel kun én behandling i kommunalbestyrelsen. Visse sager skal dog behandles to gange. Det gælder f.eks. vedtagelse af ændringer i en kommunes styrelsesvedtægt og vedtagelse af kommunens årsbudget. Ved 1. behandlingen af sådanne sager kan der fremsættes ændrings- og underændringsforslag, men der kan ikke stemmes om dem. Det kan der først ved 2. behandlingen. Kommunalbestyrelsen kan fastsætte en frist for fremsættelse af ændrings- og underændringsforslag mellem de to behandlinger. Protokollering Om protokollering af afstemninger, se afsnit 5.4. Stemmepligt Om pligt til at stemme, se afsnit

34 Udvalg For udvalg gælder tilsvarende regler. Henvisninger Styrelseslovens 30 Vallensbæk Kommunalbestyrelses forretningsorden 10 og