C5 Bogholder videregående

Transkript

1 Microsoft Dynamics C5 version 2012 C5 Bogholder videregående kursus med fokus på de mere avancerede bogholderiopgaver Copyright 2011 Microsoft. C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Der tages forbehold for tryk- og stavefejl. Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Danmark Tlf.: ,

2 Indholdsfortegnelse Indledning Opsætning Debitor og Kreditor... 6 Opsætning... 6 Betalingsbetingelser, Kasserabat og Levering... 6 Tekster... 8 Hent layout... 8 Parametre... 8 Opgaver: Opsætning Debitor og Kreditor Debitor- og kreditorkartotekerne Om debitor- og kreditorkartotekerne Oprette/ændre stamoplysninger Spærring af debitorer/kreditorer Knappanel Huskeliste: Debitor- og Kreditorkartotekerne Opgaver: Debitor- og Kreditorkartotekerne Indkøbsfakturering Begrebet varekøb Omkostningsvarer Indkøbsfakturering Indkøbshovedet Indkøbslinjer Registrering af indkøbslinjer uden angivelse af varenumre Omkostningsvarer og lagervarer på samme faktura Kreditnotaer Huskeliste: Indkøbsfakturering Opgaver: Indkøbsfakturering Fakturering Simpel faktura Faktura Fakturerings forløb Ordrehovedet Fakturalinjer Bogføring af faktura

3 Kreditnotaer Huskeliste: Fakturering Opgaver: Fakturering Rykkerskrivelser Rykkerbreve Procedure ved udskrivning af rykkerbreve Huskeliste: Rykkerskrivelser Opgaver: Rykkerskrivelser Rentenotaer Procedure ved beregning af renter og udskrivning af rentenotaer Huskeliste: Rentenotaer Opgaver: Rentenotaer Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger Elektronisk udveksling af betalingsinformationer Forudsætning for udlæsning af kreditorbetalinger Forudsætning for indlæsning af debitor indbetalinger Huskeliste: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger Opgaver: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger Valutastyring Fordele ved valutastyring i C Valutakartoteket Parametre vedr. valuta Valutastyring i Finansmodulet Kursregulering Præsentationsvaluta Huskeliste: Valutastyring Opgaver: Valutastyring Dimensioner Oprettelse og tilknytning af afdelinger, bærer og formål Opsætning vedr. dimensioner i kontoplanen Parametre vedr. dimensioner Dimensionsbalancer Huskeliste: Dimensioner Opgaver: Dimensioner

4 10. Fordelingskonti Fordelingskonti Parametre vedr. fordeling Huskeliste: Fordelingskonti Huskeliste: Fordelingskonti med dimensioner Opgaver: Fordeling Appendix - Konteringsregler Kontoplanens opbygning Integration imellem Finans og fakturering Konteringsregler ved fakturering Prioriteringsrækkefølge ved bogføring Huskeliste: Konteringsregler Opgaver: Konteringsregler Appendix Genvejstaster Værktøjslinjen Generelle genvejstaster Navigation i C Vedligeholdelse af stamdata Søgning og filtrering af poster Øvrige genvejstaster

5 Indledning Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Bogholder videregående. Kurset er berammet til 1 dag. Kursusmaterialet er udarbejdet til version Målgruppe Kurset henvender sig til C5 brugere, der skal beskæftige sig med de mere avancerede bogholderiopgaver i C5. Forudsætninger Kendskab til Windows og generel brug af en PC er nødvendigt, for at få et optimalt udbytte af kurset. Det forudsættes, at deltagerne har deltaget på kurset C5 Light og C5 Bogholder, eller at de har tilsvarende viden. Det er desuden en fordel at have en vis regnskabserfaring Formål Formålet med dette kursus, er at give deltagerne et kendskab til de mere avancerede funktioner og arbejdsprocesser der relaterer sig til en bogholders arbejdsopgaver. Emner Efter dette kursus skal deltagerne: Kende til opsætning og brug af Debitor- og Kreditorkartotekerne Kunne bogføre købsfakturaer Kunne bogføre og udskrive salgsfakturaer Kunne udskrive rykkere og rentenotaer Kende til opsætning og brug af automatiske ind- og udbetalinger Kende til oprettelse og brug af forskellige valutaer inkl. automatiske kursreguleringer Kende til brugen af dimensioner (Afdelinger, Bærer og Formål) Kende til opsætning og brug af fordelingskonti Kende til konteringsreglerne (Integrationen mellem Debitor-, Kreditor- og Finansmodulerne) Beskrivelse af materialet Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller funktion i C5. Det skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus. Til hver lektion findes en huskeliste, der giver et hurtigt overblik over fremgangsmåden og de taster, der bruges til at udføre funktionen. Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden. Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig til den datafil, der undervises i. 5

6 1. Opsætning Debitor og Kreditor Formål Formålet med lektionen, er at give deltagerne et kendskab til opsætningen af Debitor- og Kreditormodulerne i C5. Emner Efter denne lektion skal deltagere kunne: Foretage nødvendig opsætning af Debitor- og Kreditormodulerne Og kende til: Debitor- og kreditorparametre Opsætning af kasserabatter Opsætning af betalingsbetingelser Opsætning Debitormodulet benyttes til oprettelse og ændring af stamoplysninger på debitorer, samt til fakturering og styring af saldi på debitorer. Dvs. opsummering af salgsstatistik, kasserabatstyring, mængderabatstyring, styring af betalingsbetingelser, valutastyring, beregning af forfaldne saldi og rentetilskrivning, m.m. Kreditormodulet benyttes til oprettelse og ændringer af stamoplysninger, registrering af købsfaktura og styring af saldi på de forskellige kreditorer f.eks. opsummering af købsstatistik, kasserabatstyring, mængderabatstyring, styring af betalinger, valutastyring og beregning af forfaldne saldi. Inden modulerne kan benyttes optimalt, kræves det, at brugeren vælger mellem forskellige tilpasningsmuligheder. Det vigtigste er oprettelse af konti til kontering i Finansmodulet. Dette foregår via Debitor/Tilpasning/Grupper og Kreditor/Tilpasning/Grupper, hvor de forskellige konteringskonti angives ved oprettelse af kunde- og leverandørgrupper. Dette emne beskrives i en særskilt lektion. Betalingsbetingelser, Kasserabat og Levering De andre opsætningspunkter under Tilpasning er oprettelsespunkter, som kan anvendes fra både Debitor- og Kreditorkartotekerne. Følgende kartoteker er altså fælles for begge moduler, og skal derfor indeholde oplysninger til både debitorer og kreditorer. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser bestemmer, hvornår en faktura er forfalden til betaling. Betalingsbetingelser kan tilknyttes debitorer og kreditorer som forslag til fakturering. Betalingsbetingelser vedligeholdes via Debitor og Kreditor/Tilpasning/Betalingsbetingelser (Kartoteket er fælles for Debitor- og Kreditormodulet). 6

7 Der angives en kode for betalingsbetingelsen og en forklarende tekst til betalings-betingelsen. I Dage-feltet angives antal dage og i Metode-feltet angives om antal dage skal være netto, løbende måned etc. Fra version 3.0 er det endvidere muligt at angive en enhed, som kan være dag, uge eller måned. Samtidig er Dage-feltet erstattet med et Antal-felt. Man kan således angive f.eks. 1 i Antalfeltet, samt måned i Enhed-feltet, hvorefter betalingsbetingelsen vil blive 1 måned. Kasserabat Kasserabat er en ekstra rabat, som kan ydes, såfremt fakturabeløbet betales før en given tidsfrist efter fakturadatoen. Kasserabat sammenlignes ofte med kontantrabat og ydes oftest kun, hvis betalingen registreres på eller få dage efter fakturadato og normalt før den alm. forfaldsdato. Kasserabat udløses og bogføres automatisk, såfremt hele fakturabeløbet registreres som betalt i C5 inden tidsfristens udløb og såfremt der anvendes åbenpost. Principperne for opsætning af kasserabat følger principperne for opsætning af betalingsbetingelser. I dette tilfælde skal man dog angive finanskonto for automatisk kontering af kasserabat ved åbenpost udligning, ligesom det kan angives om kasserabatten skal beregnes af fakturatotal inkl. eller ekskl. gebyrer. Vær opmærksom på, at hvis du ønsker at bogføre modtagne kasserabatter fra leverandører på én konto og givne kasserabatter til kunder på en anden konto, bør du oprette særskilte kasserabatkoder for debitorer og kreditorer som vist nedenfor: 7

8 Her er der oprettet kasserabatbetingelser for netto 3, 7 og 14 dage for både debitorer (Deb) og kreditorer (Kre). Hvis du ser i Konto-feltet, er dér angivet, at givne kasserabatter posteres på konto 8590 og indvundne kasserabatter posteres på konto Leveringsmåder Leveringsformer anvendes på udskrift af faktura og til styring af leveringsbetingelser. Tekster Tekster anvendes til at tilknytte faste tekster til udskrifter. F.eks. kan man knytte en fast tekst til en faktura med oplysning om f.eks. et kampagnetilbud eller måske oplysning om ferieperiode. Metoden, hvormed man tilknytter en fast tekst til en udskrift er, at man finder den tekst, som knytter sig til udskriften. F.eks. tekst nummer 4, faktura. Til denne tekst tilknytter man et notat, hvori man skriver den tekst man ønsker kommer med på udskriften af fakturaen. Man kan desuden oversætte tekster til andre sprog. F.eks. kan man angive, at en kreditnota hedder Credit note på engelsk. Der kan skiftes sprog vha. funktionsknappen. Man kan også selv oprette sine tekster. Hvis man f.eks. ofte anvender den samme tekstlinje under fakturering, det kunne være Pris ifølge aftale. Oprettes denne tekst (husk at den skal have et nummer, der er fra 100 og opefter), kan den sættes ind i tekstfeltet via Debitor/Dagligt/Faktura ved at indtaste det nummer, man har angivet for denne tekst. Hvis Ordremodulet er anskaffet vil teksterne vedrørende ordre og dermed også faktura være at finde via Ordre/Tilpasning. Ligeledes vil tekster vedrørende indkøb være at finde via Indkøb/Tilpasning, hvis Indkøbsmodulet er anskaffet. Hent layout I C5 er det muligt at vælge mellem forskellige layouts til Faktura, Ordrebekræftelse, Følgeseddel, Tilbud, Kontoudtog, Rentenota og Rykker. Det er jo ikke sikkert at standard layoutet lige passer til firmaets logopapir mm. I punktet Hent layout via Debitor/Tilpasning vælges hvilke layout til hvilken rapporttype, man vil anvende. Inden valg kan man via Vis layout se hvordan det ser ud og ved Print-knappen kan layoutet udskrives og man kan se om det passer til firmaets behov. Når det rigtige layout er fundet, kan dette importeres. NB! Et importeret layout benyttes først, når aktionen hvortil det nye layout er knyttet, vælges ud for den funktion der skal udlæse aktionen på standard aktionslisten under Debitor/Tilpasning/Aktionslister/Standard. Læs mere herom i hjælpen i C5. NB! Hentes ét af disse layout, vil man automatisk bruge én rapporttilretning. I en C5 Light er der koder til 5 stk. rapporttilretninger, men man kan altid købe flere. Kontakt evt. din C5 forhandler for yderligere information. Parametre Parametrene der findes til Debitor-/Kreditormodulerne er næsten ens. Bemærk at parametrene til Ordre og Indkøb via Debitor-/Kreditormodulet, er de samme, som findes i Ordre- og Indkøbsmodulerne. For en gennemgang af parametrene henvises til hjælpen i C5. 8

9 Huskeliste: Opsætning Debitor og Kreditor Funktion Fremgangsmåde Tast Betalingsbetingelser Åben Debitor/Tilpasning/Betaling og opret. F2 Kasserabat Åben Debitor/Tilpasning/Kasserabat og opret. F2 Layout Vælg den rapporttype du vil ændre layoutet på. Tryk på Importer-knappen og det vil for fremtiden være dette layout C5 bruger. Leveringsbetingelser Åben Debitor/Tilpasning/Levering og opret. F2 Tekster Åben Debitor/Tilpasning/Tekster og aktiver Notat-feltet til den/de udskrift(er), der skal ekstra tekst på. Vil man oprette helt nye tekster, skal man starte nummereringen fra 100, idet numrene før er reserveret af systemet. Disse tekster vil derefter kunne hentes ind under f.eks. faktura. NB! Vil man tilføje tekster til faktura-udskriften, og også har ordremodulet, skal teksten skrives via Ordre/Tilpasning/Tekster/Ordre. ALT+N 9

10 Opgaver: Opsætning Debitor og Kreditor Opgave 1: Betalingsbetingelser Opret betalingsbetingelsen Netto 20 dage. Opgave 2: Kasserabat Opret en debitor kasserabat på 2 % ved betaling indenfor 20 dage. Konto = Opgave 3: Ændring af parametre Tjek eller ændr parameteropsætningen, således at nedenstående regler benyttes: Ordreparametre Fuldt leverede og fakturerede ordrelinjer skal nedlægges automatisk Fuldt leverede og fakturerede ordrer skal nedlægges automatisk Tilbud og ordrebekræftelser ønskes ikke gemt Fakturaparametre Negativ lagerbeholdning skal tillades, idet virksomheden altid er hurtigere til at få bogført salgsfakturaerne i forhold til at få bogført købsfakturaerne. 10

11 2. Debitor- og kreditorkartotekerne Formål Formålet med denne lektion, er at give deltagerne et kendskab til Debitor- og kreditorkartotekerne i C5. Emner Efter denne lektion skal deltagere kunne: Oprette og anvende kundekartoteket og leverandørkartoteket Bruge posteringslisten Bruge journalen Om debitor- og kreditorkartotekerne I Debitor- og kreditorkartotekerne foretages oprettelse og vedligeholdelse af stamdata på kunder og leverandører. Der findes også forskellige oplysninger og statistikker på det enkelte kartotekskort. Købs og salgsfakturering Posteringer Finanskartotek Journal Debitor- og Kreditorkartotek Varelinjer Udligning Kassekladder Statistik Det enkelte debitorkort/kreditorkort består af forskellige felter fordelt på et antal faneblade. Felterne er grupperet således at det er nemmere at overskue de mange felter. På fanen Ordre i debitorkartoteket kan man se oplysninger om igangværende ordre på den aktuelle debitor. 11

12 Her er en forklaring til udvalgte felter: Feltnavn Konto (skal angives) Gruppe (skal angives) Prisgruppe (Debitor) Kasserabat Fast rabat Betaling Moms Momsgruppe Indhold Kontonummeret som entydigt udpeger den pågældende kunde/leverandør. Tal og bogstaver kan kombineres, men der må ikke være blanke mellemrum. Her angives debitor-/kreditorgruppe, som har betydning for finansbogføring af fakturaer, ind- og udbetalinger. Angiver hvilke priser i lagerkartoteket, der er gældende for den pågældende kunde. Bruges ved fakturering til at udregne en eventuel kasserabat samt dato for hvornår den kan opnås. Her kan indtastes en fast rabatprocent, der ydes som slutrabat hver gang, der faktureres til debitor/fra kreditor. Rabatprocenten foreslås ved fakturering, men kan ændres. Indeholder betalingsbetingelser og hentes ved fakturering. Feltet kan således være af betydning m.h.t. ind- og udbetalinger. Indeholder momskode for den pågældende debitor/kreditor og hentes ved fakturering. Indeholder momsgruppen for den pågældende debitor/kreditor og ved hjælp af opsætningen af momskombinationer kan C5 automatisk vælge hvilken momskode der skal benyttes ved fakturering. Oprette/ændre stamoplysninger På det enkelte debitorkort/kreditorkort kan man oprette/ændre stamoplysninger vedrørende den pågældende kunde/leverandør. Ændre Navnet på en debitor ændres f.eks. ved at overskrive informationerne i feltet Navn, hvorefter skærmbilledet forlades med F3 for at gemme ændringerne. Kørslerne Debitor/Periodisk/Ændre kontonummer og Kreditor/Periodisk/Ændre kontonummer anvendes, hvis det er nødvendigt at ændre kontonummeret på en kunde eller en leverandør. Dette gøres ved, at indtaste henholdsvis eksisterende og nyt kontonummer i Fra kontonummer og Til kontonummer-felterne. C5 sørger selv for at oprette en ny konto, alle oplysninger fra den eksisterende konto overføres automatisk til den nye. Kørslen er meget omfattende og låser det meste af systemet, fordi det ikke alene er et kontonummer i kartoteket, som skal ændres, men posteringer fra det gamle kontonummer, samt saldo og budget overføres til den nye konto. Samtidig sørger C5 for at tilrette de steder (refererende felter) i alle moduler, hvor denne konto indgår, f.eks. ordre- og indkøbskartoteket. Oprette Nye debitorer/kreditorer oprettes med F2. Når du opretter nye kunder og leverandører i kartotekerne, skal du være opmærksom på at udfylde alle relevante felter på de forskellige faneblade. Specielt fanerne Generelt samt Opsætning er vigtige. Mange af informationerne i felterne benyttes i forbindelse med registrering af købs- og salgsfakturaer. 12

13 Standard debitorer og kreditorer Hvis du opretter debitorer eller kreditorer med en markering i feltet Standard vil du kunne benytte disse debitorer/kreditorer som skabeloner, når du opretter nye debitorer og kreditorer med F2. Informationer om f.eks. betalingsbetingelser, moms osv. valgt på standard debitorer/kreditorer overføres automatisk når der oprettes nye debitorer og kreditorer med F2. Spærring af debitorer/kreditorer I tilfælde af at en debitor ikke betaler til tiden, og måske har fået opsamlet en større skyldig saldo, er der mulighed for at spærre kunden. Således at er man uopmærksom på den skyldige saldo, undgår man herved, at komme til at sende flere varer til denne. Tilsvarende kan man spærre for kreditorerne, hvis man eksempelvis ikke længere vil handle hos en kreditor, som stadig har åbne poster. I C5 kan man spærre på forskellige måder: Metode Nej Fakturering Hvad bliver der spærret for Debitor/kreditor er ikke spærret og der er ingen begrænsninger for fakturering mm. Debitor/Kreditor kan ikke faktureres, men der kan godt leveres/modtages varer til/fra dem. NB! Vælges Varelevering/Varemodtagelse via Debitor/Dagligt/Faktura eller Kreditor/Dagligt/Købsfaktura, skal der faktureres for at få lov til at forlade skærmbilledet (i så fald, må man skifte til hovedkartotek CTRL+ALT+F4 og ændre koden i Spærret-feltet). Levering Ja Der kan ikke leveres varer til debitor, modtages varer fra kreditor eller faktureres. Man spærrer her for al bogføring/varelevering/fakturering på debitoren/kreditoren. Dvs. Der vil også være spærret for evt. indbetalinger/udbetalinger fra denne debitor/kreditor, men man kan selvfølgelig altid ændre koden for spærret. Knappanel På knappanelet findes forskellige knapper til kørsler og oplysninger. Nedenfor er nogle af knappernes funktioner beskrevet. Posteringer/Transaktion/Grundlag Hele transaktionsspor kan vises via punktet Posteringer. Brug Transaktion-knappen på en enkelt postering for at få alle linjer i transaktionen, og vælg Grundlag for at få grundlaget til transaktionen. Debitor- og Kreditorkartotek Posteringer Se alle posteringer på den enkelte debitor/kreditor Transaktioner Se alle transaktioner foretaget i finansmodulet if. med den enkelte postering. Grundlag Se alle transaktioner fordelt på de forskellige moduler if. med den enkelte postering 13

14 Journal På journalerne kan man se opdaterede fakturaer m.m. Via journalen er det muligt at genudskrive fakturaer, danne kreditnotaer på baggrund af en allerede opdateret faktura og undersøge arkiverede ordrer m.m. Kontaktpersoner og Adresser Ved hjælp af knapperne Opsætning/Kontaktpersoner og Opsætning/Adresser er det muligt at oprette flere kontaktpersoner samt adresser vedr. den enkelte debitor/kreditor. Services Knappen Online services giver mulighed for at benytte: Proff Krak KOB (Opslag på virksomhedsinformationer m.m. på (Oprettelse og vedligeholdelse af stamoplysninger via Kraks hjemmeside) (Opslag på virksomhedsinformationer og bestilling af nøgletalsrapporter via hjemmesiden fra Købmandsstandens oplysningsbureau). NB! De enkelte services er gratis at benytte i C5, men Krak og KOB integrationen kræver koder, der kan købes og bestilles hos KRAK og KOB. Statistik Ved hjælp af knappen Statistik er det f.eks. muligt at få vist en graf med en debitors fakturabeløb fordelt over en given periode og eventuelt sammenlignet med fakturabeløbene på andre debitorer. NB! Statistik funktionerne i C5 kræver at man har tilkøbt koden Statistik. Endvidere skal man (hvis man benytter Office 2003) have installeret en add-on der hedder Microsoft Office Web Components, for at kunne få vist disse statistikker grafisk. 14

15 Huskeliste: Debitor- og Kreditorkartotekerne Funktion Fremgangsmåde Tast Opret ny kunde/ leverandør Vælg Debitor/Kartotek/Debitor eller Kreditor/Kartotek/Kreditor. Brug funktionen Opret ny post Du kan med fordel anvende funktionen Dublér post, hvis mange af oplysningerne svarer til en eksisterende debitor/kreditor. F2 SHIFT+F2 Indtast entydigt kontonummer i Konto-feltet. Brug eventuelt telefonnummer. Udfyld andre relevante felter. Nogle af felterne, som skal udfyldes findes på de øvrige faneblade. For at bladre mellem faneblade vælges: Afslut oprettelsen ved at godkende. ALT+F7 / ALT+F8 F3 Ret stamoplysninger for en eksisterende kunde/leverandør Vælg Debitor/Kartotek/Debitor eller Kreditor/Kartotek/Kreditor. Find den pågældende kunde/leverandør frem på skærmen (eventuelt ved at indtaste kontonummer i Konto-feltet efterfulgt af Enter). Sletning af kunde/leverandør Kopiering af oplysninger Indtast nye oplysninger i de relevante felter og afslut ved at godkende. Sletning af f.eks. en debitor Bemærk! Posteringer på en post kan hindre sletning. Stamoplysningerne på f.eks. debitoren kopieres med på den nye kunde. Denne knap kan med fordel anvendes når der f.eks. skal oprettes en ny debitor, hvor nogle af stamoplysningerne kan hentes fra en bestående debitor. F3 ALT+F9 SHIFT+F2 Bemærk: Findes en debitor med markering i feltet Standard vil der automatisk blive dannet en kopi af denne debitor, når der vælges F2/Opret post. Finder der flere debitorer med en markering i feltet Standard, vil der blive vist en liste over mulige skabelon-kunder når der vælges F2/Opret post. 15

16 Opgaver: Debitor- og Kreditorkartotekerne Opgave 1: Opret ny kunde Opret følgende kunde i Debitorkartoteket. Tag udgangspunkt i standard debitoren Skabelon kunde Indland : Felt Navn, Adresse m.m. Glas-Tek A/S Meterbuen Hvidovre tlf.: fax: NB! Benyt tlf. nummeret som kontonummer. Gruppe Attention Moms Godkendt Valuta Sprog Betaling Prisgruppe Indland Nadine Andersen Nadine@glastek.dk Salg Ja DKK Dansk Netto 20 dage Grossist Kasserabat Netto 20 dage 2 % Opgave 2: Ret stamoplysninger på eksisterende kunder Ret kreditmaksimum på Kombi Borde ApS til DKK ,-. Leveringsbetingelsen for Fyns Bolighus skal ændres til Pakketrans. Opgave 3: Leveringsadresse Vores kunde Glas-Tek A/S har kontaktet os, og oplyst at fremtidige vareleverancer bedes leveret på en anden adresse end deres faktureringsadresse. Indtast denne leveringsadresse i adresselisten til Glas-Tek A/S: Glas-Tek A/S Pionervænget Hvidovre 16

17 Opgave 4: Opret ny leverandør Opret følgende leverandør: Felt Navn, Adresse m.m. Itsa Ripoff Wienerstrasse Hamburg Tyskland tlf.: NB! Benyt tlf. nummeret som kontonummer. Gruppe Attention/kontaktpersoner Moms Momsgruppe Godkendt Valuta Sprog Betaling EU Peter Petersen Hans Müller K-EU Ja EUR Tysk Løbende mdr dage 17

18 3. Indkøbsfakturering Formål Formålet med lektionen, er at give deltagerne et indblik i, hvorledes der bogføres indkøbsfakturaer via Kreditormodulet i C5. Emner Deltagere skal kunne: Indtaste og bogføre en indkøbsfaktura via Kreditormodulet Indtaste og bogføre kreditnotaer via Kreditormodulet. Begrebet varekøb Med begrebet varekøb kan forstås to ting; nemlig køb til videresalg eller køb til eget forbrug. Valget af om man registrerer et varekøb via kassekladder eller Kreditor/Dagligt er, om man ønsker lagerstyring eller ej. Køb af varer/ydelser til videresalg Et varekøb i traditionel forstand er indkøb af varer til videresalg. Sådanne indkøb bør bogføres under f.eks. Kreditor/Dagligt, idet det herved er muligt at angive, hvilke varer m.m. der indkøbes, således at disse bliver lagerført. Ved bogføring af indkøbsfakturaer under Kreditor/Dagligt, og den deraf følgende anvendelse af varenumre, opnår man en registrering af hvilke varenumre, der indkøbes. Et eksempel kunne være en kiosk. Ved at registrere køb af f.eks. sodavand, øl, is som særskilte varenumre og varesalget på samme måde, vil det være muligt at måle f.eks. omsætning og svind pr. varenummer. Køb af varer/ydelser til virksomhedens eget forbrug Derimod er køb af f.eks. forbrugsvarer såsom papir, mapper m.m. til virksomhedens eget forbrug en omkostningsfaktura der ikke skal viderefaktureres. Bogføring af omkostningsvarer og ydelser kan sagtens foretages i en kassekladde, men kan også bogføres via Kreditor/Dagligt, idet der sagtens kan registreres indkøbsfaktura uden at angive varenumre. Omkostningsvarer Omkostningsvarer, dvs. varer der umiddelbart forbruges, vil ikke skulle tilgå lagerkontoen og skal derfor ikke nødvendigvis registreres via Kreditor/Dagligt/Købsfaktura. Køber du eksempelvis motorolie til firmabilen, skal dette debiteres den relevante omkostningskonto, konto for købsmoms og krediteres den relevante likvide konto (eller kreditoren). Denne bogføring foregår i en kassekladde. Såfremt omkostningsvarerne ikke betales kontant vil det være en stor fordel, at anvende kreditormodulet. Nedenstående tegning illustrerer arbejdsgangen ved registrering af køb af omkostningsvarer. 18

19 Faktura fra leverandør F.eks. kontorpapir. Betaling inden 30 dage Bogfør købet ved modtagelse af fakturaen Modpostér på kreditorkontoen 30 dg. senere Registrering af betaling Udpeg hvilken faktura der betales Mulighed for overførsel af betalingsinformationer til bank Fordele ved at registrere varekøb ved fakturamodtagelse og ikke på betalingstidspunktet Præcis momsopgørelse Overblik over skyldige omkostninger Ved allerede at registrere købet pr. modtagelsestidspunkt og ikke på betalingstidspunktet opnås der derfor mange fordele. Momsopgørelsen lettes idet alle relevante køb er registreret, uafhængigt af hvornår de skal betales. Det er muligt at udskrive en rapport over forfaldne poster. Ved hjælp af åbenpost princippet, registreres nøjagtigt hvilke fakturaer der betales og hvilke vi evt. vælger ikke at betale ved reklamationer etc. Herved opnås overblik over, hvilke fakturaer der er åbne, hvilke er betalt og evt. muligheder for kasserabat. 19

20 Indkøbsfakturering Nedenstående figur illustrerer sammenhængen mellem en registrering af et indkøb ved hjælp af Kreditor-/eller Indkøbskartoteket samt Lagerkartoteket. Registrering af indkøbsfaktura Leverandørens faktura Fakturering Købsfakturering Finans-kartotek kartotek Indkøbskartotek Indkøbslinjer Lagerkartotek Debitor Kreditorkartotek - (posteringer) (posteringer) Opdatering af kartoteker Via Kreditor/Dagligt/Købsfaktura foregår indtastning af købsfakturaer. Der arbejdes først på indkøbshovedet og derefter indkøbslinjer, som indtastes via Linjer-knappen. Indkøbshovedet Indkøbshovedet består af forskellige faner. På Generelt-fanen hentes leverandøren ind fra kreditorkartoteket med navn og adresse, og der er mulighed for at indtaste/overføre en evt. leveringsadresse. Købsbetingelser vises på Opsætning-fanen. Oplysninger om fakturatotal mm. findes på Statistik-fanen. Der kan ændres i alle felter efter behov. Disse ændringer vil ikke blive registreret i Kreditorkartoteket, men kun være gældende for netop denne købsfaktura. Indkøbslinjer Indkøbslinjer åbnes ved, at Linjer-knappen vælges. Herunder findes der også nogle funktionsknapper, hvor bevægelser, beholdning og posteringer kan ses. Der er (som ved salgsfakturering) også mulighed for, at indtaste notater til både indkøbslinjen og selve fakturahovedet. Efter indtastning af linjer, skal man tilbage til indkøbshovedet for at bogføre købsfakturaen. Her vælges Købsfaktura-knappen, hvorefter købsfakturaen bogføres i Finansmodulet og samtidig opdateres Kreditor- og Lagerkartoteket. 20

21 Bemærk! Efter at købsfakturaen er bogført, kan den ikke ændres eller tilbagetrækkes. Det anbefales derfor, at anvende Proforma faktura-knappen, hvis der ønskes mulighed for at se købsfakturaen inden bogføring og evt. rette denne. Det er ligeledes muligt, dog ikke i C5 Light, at udskrive en forespørgsel eller en rekvisition via knappanelet. Der sker ingen bogføring, hvis du laver en forespørgsel eller en rekvisition, og du kan derfor forlade Kreditor/Dagligt/Købsfaktura uden efterfølgende at foretage dig mere. Husk imidlertid på, at forespørgslen eller rekvisitionen ikke bliver gemt i systemet. Skal du senere udarbejde en købsfaktura på basis af forespørgslen/rekvisitionen, skal alle oplysningerne derfor indtastes igen. Laver du en følgeseddel (Varemodtagelse), kan du efterfølgende ikke få lov til at forlade Kreditor/Dagligt/Købsfaktura uden at købsfakturere. Registrering af indkøbslinjer uden angivelse af varenumre Selvom du ikke ønsker at bruge lagerkartoteket i forbindelse med registrering af en købsfaktura, kan Kreditor/Dagligt/Købsfaktura stadig med fordel benyttes i forskellige sammenhænge. På indkøbslinjerne skal Varenummer-feltet ikke udfyldes. I stedet indtastes teksten direkte i Tekstfeltet, antal i Antal-feltet og prisen i Pris-feltet. Omkostningsvarer og lagervarer på samme faktura Hvis du får en faktura, der både indeholder lagervarer og omkostningsvarer, kan du indtaste omkostningskontoen i Konto-feltet på indkøbslinjerne og derved undgå at skulle bogføre købsfakturaen to steder (Finans/Dagligt/Kassekladde og Kreditor/Dagligt/Købsfaktura). Kreditnotaer Kreditnotaer laves på præcis samme måde som fakturaer, dog med den undtagelse, at der sættes et minus foran antal på indkøbslinjerne. Kreditnotaer som kopi af købsfaktura Ved at vælge Kreditor/Kartotek/Kreditorer/Knappen Journal/Arkiv/Kopier indkøb er det muligt at lave en kreditnota som kopi af en allerede opdateret købsfaktura. Husk at svare ja til at vende fortegnet. Der kan ligeledes dannes en kreditnota som kopi af en købsfaktura under Indkøb/Kartotek/Indkøbsarkiv/Knappen Kopier indkøb på tilsvarende vis. 21