Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden organisationsbestyrelsesmøde Fredag, den 6. september 2013 kl , Schæffergården, Jægersborg Allé 166, 2820 Gentofte Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Henrik Borre Mødeleder: Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 26. juni 2013 er vedlagt til godkendelse. (inkl. aktionsliste) Et samlet referat af forretningsudvalgsmøder 27. august samt 2. september 2013 eftersendes. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt siden seneste bestyrelsesmøde den 26. juni Indstilling vedr. afdelingsregnskaber, som ikke er godkendt af afdelingsbestyrelse / afdelingsmøde Bestyrelsen godkendte under forudsætning af afdelingernes godkendelse alle afdelingsregnskaber på møde 16. maj Efterfølgende har alle afdelinger behandlet og godkendt regnskaberne, bortset fra Vestergården 1 Stubmøllevej / Damagervej. Redegørelser for de to afdelinger er vedlagt. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne, hvorefter de indsendes til tilsynet til behandling af tvisten mellem afdeling og organisationen. I forbindelse med 2011 regnskaberne indbragte 3B en tvist mellem organisationen og Stubmøllevej / Damagervej for tilsynet. Tilsynet har efterfølgende givet organisationen ret i sagen og regnskabet er hermed godkendt. Afgørelsen er vedlagt til bestyrelsens orientering / ral 1

2 4. Indstilling, dokumentationspakken 2013 til brug for den kommende styringsdialog Dokumentationspakken består af en række oplysningsskemaer, som administrationen har udfyldt i samarbejde med - og med bidrag fra - afdelingsbestyrelserne samt et samlet skema for 3B. Organisationsbestyrelsen vedtog på sit møde 21. marts 2013 processen for dokumentationspakken, herunder inddragelse af afdelingsbestyrelserne. På baggrund af dette, har afdelingsbestyrelserne bidraget til dokumentationspakkerne via en spørgeskemaundersøgelse. 79 % af bestyrelserne har besvaret henvendelsen. Derudover har afdelingsbestyrelserne i løbet af sommeren haft mulighed for at kommentere på det endelige udkast til afdelingsskemaet. Der er ikke kommet bemærkninger i høringsperioden. 3B skal indsende dokumentationspakken primo oktober. Herefter følger en runde med styringsdialogmøder med de respektive kommuner, som inviterer til disse (det er kun Københavns Kommune, der som tilsynskommune formelt er forpligtet til at invitere 3B til styringsdialogmøde). Forud for styringsdialogmøderne inviterer 3Bs administration beboerdemokrater til formøder. Invitationer er sendt til formænd. Dokumentationspakken består af elektroniske oplysningsskemaer - en samlet for 3B (vedlagt) samt en for hver afdeling (tilgængelig på x3b). Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender dokumentationspakken for Derudover indstiller administrationen, at bestyrelsen tager stilling til politisk deltagelse i styringsdialogmøderne med kommunerne. 5. Indstilling, Strategi 2015 status og prioritering af de kommende års indsats Ledergruppen har på seminar i juni drøftet status på Strategi 2015 samt kommende fokusområder. Sideløbende hermed har de administrative afdelinger samt driften lavet udkast til udviklingsplaner for resten af 2013 samt / ral 2

3 Administrationen lægger op til, at der fortsat bliver særlig fokus på: god service (herunder også god kommunikation og god boligstandard) samdrift selvbetjening og tilgængelighed (digitalisering) medarbejderudvikling De konkrete, vigtigste indsatsområder fra udviklingsplanerne samles i et notat, som eftersendes. Til orientering er også vedlagt en opdateret version af den eksisterende porteføljeoversigt med fokus på status på de projekter, der blev særlig prioriteret af organisationsbestyrelsen i september 2012 ligesom notat vedr. uafsluttede byggesager er vedlagt til orientering. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender den prioriterede indsats for 2013/14 og tager orienteringen vedr. indsats i 2012/13 6. Indstilling, gebyr for udarbejdelse af vandfordelingsregnskaber Indstilling og bilag eftersendes. 7. Indstilling, finansiering af it-investering til brug for elektronisk synsbehandling - isyn isyn vil være et effektivt redskab for både at leve op til forventningerne god og effektiv service til beboerne i Boligforeningen 3B, så følgende fordele kan opnås: Besparelse: Dannelse af synsrapport og rekvirering af håndværkere udføres automatisk. Minimering af forberedelsestid til synet, da alle relevante data om lejer og lejemål er tilgængelig online. Det forventes ikke, at selve gennemførelsen af synet kan gennemføres hurtigere, men erfaringsmæssigt er der en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag. Der skal ikke bruges penge på porto og arbejdstid til fremsendelse af synspapirer mv. Intet fysisk arkiv / ral 3

4 Bedre service for lejerne: Kortere behandlingstid, da lejeren kan få synsrapport via . Bedre kvalitet, da synsrapporten kun indeholder de relevante informationer. Bedre kvalitet: Alt registreres direkte i it, så alle medarbejdere skriver med den samme skrift. Ingen er i tvivl om, hvad der står, og hvor man kan finde de relevante data. Alle synsdata er altid opdaterede og tilgængelige, hvilket giver en høj driftsstabilitet. Investering i programmer samt opgradering af Unik koster ca. 620 t.kr., som afskrives over 5 år. Investering i tekniske værktøjer (tablets) beløber sig til ca. 600 t.kr., som afskrives over 3 år. Programafgifter pr. år er ca. 120 t.kr. Hertil kan komme en vis implementeringsstøtte i størrelsesordenen ca. 100 t.kr. Udgifterne finansieres i udgangspunktet af selskabet og medfører en årlig udgift på ca kr. pr. lejemålsenhed. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dispositionen. Vedlagt uddrag af temanotat om digitalisering vedr. isyn. På seminaret 7. september præsenteres desuden, hvorledes investeringer i digitalt tegningsmateriale for i alt ca mio.kr. kan medføre meget betydelige besparelser i afdelingers udgifter til istandsættelse af lejemål. Projektet skal ses i sammenhæng med isyn, jf. baggrundsnotat om digitalisering. 8. Drøftelse, strategi for finansiering af solceller Bilag eftersendes. 9. Drøftelse af beboerundersøgelse gennemført i juni 2013 Besvarelserne er indsamlet i perioden 17. maj 17. juni Der er sendt breve til tilfældigt udvalgte beboere med invitation til elektronisk spørgeskema. De beboere, der ikke besvarede spørgeskemaet, blev forsøgt kon / ral 4

5 taktet telefonisk og tilbudt et telefoninterview. Der var også mulighed for at få tilsendt et spørgeskema med posten, hvilket 10 beboere ønskede. 599 af de har besvaret alle spørgsmål. Det giver en svarprocent på 48 %. Selvom det er en høj svarprocent, skal resultaterne læses med det forbehold, at vi udover adresse ikke ved, hvad der kendetegner de 52 %, der ikke har svaret. Det vil sige, at vi ikke kan lave deciderede bortfaldsanalyser. Svarene er for 3B samlet. Fu blev på møde den 27. august orienteret om undersøgelsen og den videre proces, opfølgning m.m. blev kort drøftet. Bestyrelsen bedes nu fortsætte denne drøftelse.. Der vedlægges dels en ubearbejdet oversigt over besvarelser, dels en bearbejdet oversigt. 10. Indstilling, Udlejningsaftale mellem Høje-Taastrup Kommune og 3B om Taastrup Torv Efter aftale med Høje-Taastrup kommune har administrationen drøftet en mulig kommende udlejningsaftale for Taastrup Torv. Aftalen indebærer, at anvisning sker som følger: 25 % af de ledige boliger anvendes til kommunal anvisning 75 % af de ledige boliger lejes ud til 3B s venteliste o Heraf ½ af de ledige boliger lejes ud til 3B s interne (oprykningsliste) og o Heraf ½ af de ledige boliger lejes ud til 3B s eksterne venteliste Administrationen indstiller vedlagte udkast til aftale til godkendelse. 11. Genhusning ved nedrivning af Peder Lykke Centeret i KK Domea København har bedt Kuben Management om at bistå med opgaven om at genhuse ca. 190 husstande fra Peder Lykkes Vej / ral 5

6 BL s 1. kreds har været positiv over for at deltage i løsningen af genhusningen af beboerne. (se vedlagte notat) Aftalen indebærer, at hver boligorganisation inden for den nuværende udlejningsaftale stiller ledige boliger til rådighed for genhusningen. Boliger, som ikke kan benyttes til genhusningen, vil blive returneret til boligorganisationen til udlejning i henhold til den gældende udlejningsaftale. Skulle der opstå huslejetab, bliver det dækket af Domea. Domea dækker eventuelle tab ved fraflytning, svarende til kommunens forpligtigelser efter almenboliglovens 59. Domea forpligtiger sig dog begrænset til fraflytninger indtil 5 år efter indflytning. Administrationen i 3B har drøftet sagen med Kuben i juli 2013, og blandt andet oplyst at, skulle organisationsbestyrelsen godkende aftalen, vil 3B følge genhusningen meget tæt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at 3B deltager i genhusning af Domeas beboere på Peder Lykkes Vej. 12. Planlægning formandsmøde 30. oktober 2013 Næste formandsmøde er planlagt til den 30. oktober. Mødet afholdes hos IDA, Kalvebod Brygge og der vil i lighed med tidligere være en efterfølgende let middag. Forretningsudvalget ønsker en kort drøftelse af mødets indhold. Byggesager 13. Orientering vedr. udviklingsplan for Amager Vest Orientering og bilag eftersendes. 14. Indstilling vedr. navn for det kommende nybyggeri i Ballerup Kommune Indstilling og bilag eftersendes / ral 6

7 15. Orientering og status på igangværende nybyggerier Bent Frederiksen vil på mødet give en mundtlig orientering om Toftegård Tag. 16. Indstilling, afgivelse af tilbud på grundkapital i Københavns Kommune I forbindelse med Københavns Kommunes udbud af grundkapital indstiller administrationen, at der afgives tilbud på følgende muligheder Kløverbladsgade Almen bolig+ Arena-grunden i Ørestaden Almen bolig+ Teglholmen traditionelt alment byggeri Bilag, der beskriver projekterne vil blive eftersendt. Byggeudvalget har drøftet sagerne og indstiller dem til bestyrelsens godkendelse. Orientering fra udvalgene 17. Boligsocialt udvalg 18. Byggeudvalg 19. Demokrati- og kommunikationsudvalget 20. Drifts- og serviceudvalget 21. Klima- og miljøudvalget Orienteringspunkter 22. Egedalsvænge På seneste bestyrelsesmøde den 26. juni besluttede organisationsbestyrelsen at fastholde tidligere beslutning i Egedalsvænge om, at det oprindeligt godkendte skema A og B fastholdes, dvs. inkl. vandmålere. Dette er meddelt afdelingsbestyrelsen ved mail af 28. juni og samme dag er beboerne i afdelingen orienteret ved en beboerinformation. Organisationsbestyrelsen er orienteret samme dag herom ved mail. Efterfølgende er der afholdt møde med afdelingsbestyrelsen onsdag den 17. juli, hvor der blev orienteret om orga / ral 7

8 nisationsbestyrelsens drøftelse af sagen, herunder begrundelse for fastholdelse af tidligere beslutning. Til orientering vedlagt notat, som efterfølgende er sendt til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen gav udtryk for utilfredshed med organisationsbestyrelsens beslutning og overvejer at få sagen prøvet ved at indbringe den for enten tilsynet eller beboerklage-nævnet. Afdelingsbestyrelsen har efterfølgende valgt at indbringe afgørelsen for beboerklagenævnet. Brev fra Beboerklagenævnet og klage er vedlagt til orientering. Administrationen har i samarbejde med foreningens advokat udarbejdet vedlagte udtalelse i sagen. På mødet vil direktionen uddybe orienteringen. 23. Forsikringsudbud Administrationen har fra foreningens forsikringsmægler, Willis, modtaget besked om, at ALKA Forsikring har varslet en præmiestigning på 20 pct. Baggrunden for præmiestigningen kan læses i vedlagte notat. Set i lyset af 3B s skadeshistorik mener Willis, at præmiestigningen er for høj og har derfor anbefalet, at 3B går i udbud med vores forsikringer. Udbudsmaterialet vil blive præsenteret for 3B den 2. september, hvorefter det vil gå i udbud. 24. Havneholmen Der vil blive givet et mundtlig orientering på mødet. 25. Budgetprognose Budgetprognose pr. 30. juni 2013 er vedlagt til bestyrelsens orientering / ral 8

9 Prognosen viser et underskud på ca. 250 t.kr. for året. Det er dog direktionens vurdering, at årsresultatet vil blive tæt på et nul-resultat. 26. Investeringsopfølgning Der henvises til vedlagte bilag, der viser status og oversigt over investeringsafkast pr. 31. juli. Nettoafkastet pr. 31. juli udgør mellem -0,33 og 0,07 pct. Dette svarer til gennemsnitlig -0,07 pct. Benchmark udgør -0,95 pct. Det gennemsnitlige afkast pr. 31. juli er altså 0,88 pct. bedre end benchmark, hvilket er tilfredsstillende. Investeringsopfølgningen viser også opgjort p.a. og korrigeret varighed. Det forventes, at nettoafkastet for året vil øges og der er i budgetprognosen indregnet et afkast på 1 pct., der fordeles efter indestående til afdelinger og boligorganisationen. 27. Ledelsesinformation Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager vedlagte ledelsesinformationsrapport for 1. halvår Aktivitetspulje opgørelse 2. kvartal 2013 Aktivitetspuljen udgjorde primo 2013 i alt kr. og med årets samlede indbetalinger på kr. er der kr. til rådighed. Der er i 2012 disponeret i alt kr., der endnu ikke er udbetalt. Tilsvarende er der disponeret i alt kr. pr. 30. juni Disponibel saldo, når hele årets indbetalinger tillægges udgør derfor kr. pr. 30. juni / ral 9

10 29. Trækningsretssager - opgørelse 2. kvartal 2013 Bestyrelsen har tidligere besluttet, at Forretningsudvalget bemyndiges til at behandle og godkende trækningsretsansøgninger inden for rammerne af foreningens politik. Forretningsudvalget orienterer hvert kvartal om, hvad der er givet tilsagn om. I 2. kvartal 2013 er der i forretningsudvalget givet tilsagn om følgende sager: Vestergården 2, t.kr., helhedsplan Da trækningsretten må disponeres 5 år frem, er der fortsat en disponibel saldo på t.kr. (ultimo 2018) 30. Udsættelser / restancer 2. kvartal Af oversigten fremgår det, at der 1. og 2. kv. 13 er sendt: stk. rykker 1 (påkrav) 552 stk. rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 94 stk. rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 26 stk. er udsat af deres bolig (5 stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). I forhold til 2012 har der i 2013 været sendt: 325 færre rykker 1 (påkrav) 113 færre rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 19 færre rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 19 færre er udsat af deres bolig (2 mere havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). Der er udsættelsessager, som vi stadig ikke vil forhindre. Det gælder fx klagesager i forbindelse med husordensager og ulovlig fremleje i de pågældende afdelinger. I disse situationer fastholder 3B med vilje sagerne, til lejer bliver sat ud med fogeden. Lov om fremrykket underretningspligt fra 1. april Københavns Kommune har en erfaring på 4 måneder, og oplever, at ordningen fungerer godt. Der modtages samlet set stk. påkrav pr. måned fra alle boligorganisationerne. Flere af disse borgere benytter sig af tilbuddet om økonomisk vejledning / ral 10

11 Bestemmelsen betyder, at boligorganisationerne skal være i stand til at adskille anviste, som har boet i boligen i mere eller mindre end et år, idet kommunen ikke skal modtage underretning om borgere, der har boet i deres bolig i længere tid. Selv om det kunne blive ønsket fra boligorganisationerne, skal kommunen have mulighed for at kende ressourcetrækket ved den nye lov før evt. udvidelse kan komme på tale. Formålet er, ifølge lovens forarbejder, at mindske risikoen for at lejemålet bliver ophævet ved at give kommunen 14 dage ekstra til at handle. Samtidig nævner forarbejderne, at kommunen får incitament til at anvise borgere til boliger, der passer med indtægten, og at kommunen får incitament til at undersøge lejerens muligheder for at modtage boligstøtte eller for at få en administrationsaftale med kommunen. Kommunen skal afholde møde med borgeren inden for påkravsfristen om løsning af restancen og om at forebygge gentagelser. Kommunen vil ikke altid kunne bevilge en ydelse, hvorfor en af løsningerne vil være at yde økonomisk rådgivning. Forebyggelse af gentagelse vil fx kunne være tilmelding til betalingsservice, indgåelse af administrationsaftaler (for kontanthjælpsmodtagere og pensionister), økonomisk rådgivning, og undersøgelse af mulighed for boligstøtte/-ydelse. 31. Udlejningssituationen Vedlagt oversigt over ledige boliger samt erhvervsboliger og institutioner pr. 31. juli, hvor det samlede lejetab udgør kr ,92. Udlejningsbesvær Der er ledige boliger i Egedalsvænge, Folehaven, Grønhøj, Stubmøllevej, Australiensvej, Apostelgården, Toftegård Tag og Dyvekevænget. I Egedalsvænge er to ungdomsboliger ledige. En bolig er der sendt en lejekontrakt til underskrift, den skulle være lejet ud fra den 15. august En bolig er lejet ud fra 15. august De har været sendt i tilbud via CIU / ral 11

12 I Folehaven er en hybel ledig fra 15. april 2013, den er i tilbud via CIU. Boligen er meget svær at leje ud, da den er utidssvarende at indrette. En medejerbolig i seniorbofællesskabet er ledig fra 1. juli Grundet udlejningsvanskeligheder er det besluttet at leje den ud som en lejebolig. I Grønhøj er en medejerbolig ledig fra 1. juli Boligen er meget svær at leje ud, pga. tilvalgets størrelse og det er derfor besluttet at leje den ud som en lejebolig. På Stubmøllevej er en bolig ledig fra 1. maj 2013, afdelingen skal eventuelt gennemføre en helhedsplan med bl.a. lejlighedssammenlægning. Der bliver holdt informationsmøde med beboerne den 19. august 2013 om helhedsplanen. På Australiensvej bliver flere boliger lejet ud midlertidigt. Årsagen til at en bolig fra 1. juni 2013 har været ledig, er, at den igen skulle lejes ud midlertidigt. Den er nu lejet midlertidig ud fra 15. juli I Apostelgården er en bolig ledig fra 15. juli 2013, den er lejet ud fra den 1. august Der er sendt tilbud til mange da boligen har været meget misvedligeholdt har mange dog ikke ønsket boligen alligevel. I Toftegård Tag er to boliger ledige, de har været i tilbud flere gange, og lejekontrakter er sendt. Indflytningsdatoen på boligerne er ændret mange gange pga. byggesagen. I Dyvekevænget er en bolig ledig, den er lejet ud fra 1. juli Den har været i tilbud til flere. Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven, de 3 lejemål bliver forsøgt lejet ud via en ejendomsmægler. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, det samme gør sig gældende med 2 daginstitutionslejemål i Valby / ral 12

13 32. Fraflytning 2. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger, og ældreboliger; hvor det fremgår, at der i 2. kvartal 2013 har været 327 fraflytninger samt at fraflytningsprocenten var 3,70 %. I alt i 1. og 2. kvartal 2013 har der været en fraflytningsprocent på 6,63 %. Fraflytningsprocenten inkl. antal fraflytninger har i 2. kvartal: 2013 været 3,70 % - i alt 327 fraflytninger 2012 været 3,00 % - i alt 342 fraflytninger I forhold til 2012 har der i 2013 været: 15 færre fraflytninger svarende til et fald på 0,70 % Årsagen til stigningen i fraflytninger og faldet i fraflytningsprocenten er, at der ligeledes har været 399 boliger, som er taget i brug i slutningen af 2011, 2012, og i 2013, og disse er øget i vedlagte orientering under antal lejemål: Bostedet Amagerfælledvej 75 boliger Signalgården 53 boliger Kongsgården 30 boliger Møllergården 10 boliger Teglværkshaven 60 boliger Toftegård Tag 21 boliger Dortheavej 51 boliger (fra og ) Lampestedet I og II 102 boliger (fra og ) Der er en forskel på boliger i forhold til indflytningsstatistikken. Årsagen til dette er, at der en forskydning fra meddelelsen om fraflytning til indflytning for den enkelte bolig sker. I fraflytningsstatistikken er der kun medregnet familie-, ungdomsboliger, ældreboliger. I indflytningsstatistikken er der derimod kun familieboliger. Det er p.t. ikke teknisk muligt at lave en statistik, som er enslydende, men der arbejdes på udvikling af et administrativt værktøj, som kan løse dette / ral 13

14 33 Indflytning 2. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i 2. kvartal Der har været 249 indflytninger fordelt som nedenfor: 72 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 70 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 86 boliger er anvist til kommunerne 6 boliger er overtaget ved bytning 1 bolig er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B 14 boliger heraf er 2 lejet ud til genhusning på Herlevgårdsvej, en er 1 lejet ud til genhusning i Egedalsvænge samt 11 midlertidig udlejet på Australiensvej Der har i 2. kvartal 2012 været 242 indflytninger fordelt som nedenfor: 89 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 49 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 89 boliger er anvist til kommunerne 14 boliger er overtaget ved bytning 1 bolig er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B I forhold til 2012 har der været 7 flere indflytninger i 2. kvartal Der er ligeledes taget flere boliger i brug i 2011, 2012 og I forhold til 2012 har der i 2013 været: 17 færre boliger som er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 21 flere boliger som er lejet ud efter fleksibel udlejning 3 mindre boliger som er anvist til kommunerne 8 mindre boliger som er overtaget ved bytning 0 samme antal boliger som er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har øn / ral 14

15 sket et Boliggarantibevis i 3B 14 flere boliger er lejet ud til genhusning Der er flere indflytninger i bl.a. ungdomsboliger og ældreboliger, der ikke er medtaget i denne statistik, da ungdomsboligerne bliver anvist via Centralindstillingsudvalget og i omegnskommunerne via den kommunale anvisning. Ældreboligerne bliver anvist via kommunerne. Årsagen til forskellen i antallet af indflytninger via den intern/ekstern, fleksible venteliste, kommunale anvisninger og bytninger, er, at der er forskellige udlejningsaftaler med kommunerne. 34. Udlejning Toftegård Tag Til orientering er der pr. dags dato følgende information om de 21 boliger i Toftegård Tag: 10 boliger med forventet indflytning 1. marts 2013: 10 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 6 boliger med forventet indflytning 1. maj 2013: 4 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 2 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 5 boliger med forventet indflytning 1. juni 2013: 5 boliger: Lejekontrakten er underskrevet Indflytningsdatoerne er ændret flere gange i udlejningsprocessen - årsagen er, at boligerne ikke har været færdige og godkendt til at kunne blive beboet. Flere af boligerne har været lejet ud, men på grund af ændring i indflytningsdatoerne har flere kommende lejere alligevel ikke ønsket at flytte ind. Dette er bl.a. årsagen til, at flere boliger ikke er lejet ud, da boligerne har været klar til indflytning. Kommunen hæfter for en del af huslejen for den ene bolig, hvor lejekontrakten er sendt med indflytning 1. marts Der har været en løbende markedsføring af de ledige boliger fx via Freecard på caféer, 3B s hjemmeside m.m / ral 15

16 35. Udlejning Dortheavej Til bestyrelsens orientering er der pr. dags dato følgende information om de 51 boliger på Dortheavej. 50 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 1 bolig: Lejekontrakten er sendt Byggeriet er færdigt tidligere end forventet, hvilket har medført, at flere af de kommende beboere gerne vil flytte ind før den 1. oktober familier har p.t. ønsket at gøre brug af muligheden for at flytte ind henholdsvis 1. august, 15. august og 1. september. Videre proces Nogle af de kommende beboere er flyttet ind i boligerne. Det var en god indflytningsdag den 1. og den 15. august, de var glade for at flytte ind og se nogle af dem som de skal bo sammen med. Der er sket en mindre udskiftning af kommende beboere siden sidste åbent hus i juni Årsagen er bl.a., at flere ansøgere, som havde fået en bolig, ønskede en anden type bolig, hvis den blev ledig i bebyggelsen, andre havde forestillet sig, at boligerne var større i m2 eller at boligernes indretning alligevel var anderledes. Der vil den 29. august 2013 blive holdt et beboermøde. 36. Udlejning Lampestedet Til orientering er der pr. dags dato følgende information om de 102 boliger på Lampestedet I og II: Lampestedet I: 16 rækkehuse og 27 etageboliger med indflytning 1. oktober 2013: 12 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 3 boliger: Lejekontrakten er sendt 0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev / ral 16

17 Kommune 16 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 12 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning Lampestedet II: 59 etageboliger med indflytning 1. november 2013: 19 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 4 boliger: Lejekontrakten er sendt 1 bolig: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 23 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 12 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning Åbent hus Søndag den 10. marts var der fælles åbent husarrangement med KAB og DAB, hvor mange interesserede dukkede op og så prøvelejligheder samt blev vist rundt i området. Tirsdag den 7. maj var der et fælles åbent husarrangement, hvor der ca. var 100 besøgende hos 3B. Tirsdag den 25. juni holdt 3B åbent hus, hvor der var ca. 50 besøgende. Der er planlagt åbent hus tirsdag den 29. august. Til dette arrangement vil der være mulighed for at se mange flere typer boliger i stedet for de tidligere kun to typer. Markedsføring I forbindelse med markedsføring af boligerne har der før åbent-hus været fællesannoncering i flere landsdækkende og lokale aviser. For at reklamere over for folk, som benytter ringvejen og den offentlige transport via S-tog og bus har der været opsat bannere på bygningerne med information om åbent hus-arrangementerne. 3B har i den forbindelse stået for udarbejdelse af al markedsføring. 3B har og vil løbende lave forskellig markedsføring af boligerne i forbindelse med udlejning af boligerne. 3B har flere ansøgere på ventelisten, men der er flere af disse, som ikke ønsker den tilbudte bolig alligevel. Der bliver løbende sendt tilbud til de interesserede ansøgere / ral 17

18 Flere har skrevet sig på ventelisten, men efter de har fået et tilbud på en bolig, ønsker flere ikke boligen alligevel. Årsagen hos nogle er bl.a. ruminddelingen i boligerne, da det fx er opført som 4-værelses boliger, men fysisk kun er 3-værelses, andre at lejen alligevel er for stor i forhold til boligens størrelse: 37. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: Fra direktion: Andre: 38. Eventuelt / ral 18