Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Harriet Elmgreen Helle Kristensen Lars Nielsen Finn Korgård

Transkript

1 Boligselskabet Vendersbo Guldborgsund Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 17. marts 2011, kl i mødelokalet, Domea, Frisegade 26, 4800 Nykøbing F. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Valg af dirigent og referent Driftsfællesskab Uddannelsespolitik Kommunale sager Overdragelse af afdeling 906 og Fællesareal Sundtoftens cafeteria Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: H.K. Nielsen, formand Claus Olsson, næstformand Anette Klausen Britt Prangsbøll Eva Pedersen Harriet Elmgreen Helle Kristensen Lars Nielsen Finn Korgård Øvrige deltagere: Kurt Jørgensen, Domea Birgitte Werngreen, Domea Susanne Wilchen-Pedersen, Domea Domea Boligcenter Sydsjælland og Øerne, den 14. april 2011 Side 1 af 6

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsordenen blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Godkendelse af referatet fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 16. december Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Valg af dirigent og referent H.K. Nielsen blev valgt som dirigent og Domea som referent. 4 Driftsfællesskab 4.1 Generel information: - Status, herunder økonomi og personale. Kurt Jørgensen informerede om driftsfællesskabet. Birgitte Hansen er ansat som kontorassistent pr. 1. januar Sekretariatet har pr. 1. april 2011 følgende mail adresse: sekretariat@vendersbo.dk. Kurt Jørgensen gennemgik oversigt over personalestatus og personale situationen blev drøftet. Alle medarbejdere skal registre deres tid, så man kan se timefordelingen på afdelinger og arbejdsopgaver. Alle henvendelser til sekretariatet vedr. beboerservice bliver registreret af Birgitte Hansen, så man kan følge op på at opgaverne bliver løst. Der er i starten af perioden blevet brugt forholdsvis meget tid på afdeling 928. Der er Claus Olssons opfattelse, at der er mange opgaver der ikke bliver løst. 4.2 Investeringer: - Biler: Det indstilles, at der leases 3-4 stk. varebilen til Driftsfællesskabet. Se medsendte bilag A. Elbilen er problematisk da batterierne ikke er i orden. Det er vigtigt med en mindre bil til Sundtoften, da de store biler ikke kan kører på stierne. Side 2 af 6

3 Det blev besluttet at lease 4 stk. Opel Combo. - Kantine: Det indstilles, at kantinebyggeriet igangsættes nu og at pengene bevilliges fra Organisationens arbejdskapital. Se medsendte bilag B. - Indkørsel/Indgang/gårdsplads. Det indstilles, at der igangsættes renovering af hele gårdspladsen ved Stubbekøbingvej 96B. Se medsendte bilag C. Kurt Jørgensen gennemgik investeringerne i forbindelse med kantinebyggeriet samt budgettet for renovering af indkørsel og gårdsplads. Det blev besluttet, at vente med kantineprojektet og renoveringen af gårdspladsen da afdelingens økonomi er meget dårlig. Det skal undersøges om der betales husleje for kontoret til afdeling 970. (ref. Afd. 929 betaler husleje på ca ,- kr/år) Det skal undersøges, om man kan udmatrikulere dele af bygningerne til driftsfællesskabet. 4.3 Principbeslutninger: - Økonomisk model: Den økonomiske model skal drøftes og indstilling godkendes. Den økonomiske model blev drøftet og der arbejdes videre på den endelige model. - Grønne områder: Håndtering af de grønne områder skal drøftes med henblik på at der indstilles til en fælles model for hele boligselskabet. Vedligeholdelse af grønne områder blev drøftet. Det skal besluttes, hvilket princip vi skal bruge skal vi forsætte uændret eller outsource. I Sundtoften er der kun gode oplevelser med outsourcing. Det blev besluttet, at outsourcing af de grønne områder skal drøftes på kommende bestyrelsesmøder og at sagen tages op igen på næste organisationsbestyrelsesmøde. - Sneberedskab og snerydning: Det indstilles, at vi opsiger sneberedskabsaftalen med vores egne funktionærer for hele boligselskabet. Se medsendte bilag D. Det blev besluttet, at opsige sneberedskabsaftalen med alle medarbejdere. Side 3 af 6

4 5 Uddannelsespolitik a. Personaleforhold - Uddannelsespolitik Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i Boligselskabet Vendersbo Guldborgsund. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af Boligselskabet Vendersbo Guldborgsund - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets organisationsbestyrelse sende et tydeligt signal om, at organisationsbestyrelsen prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i boligselskabet får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af valgte bestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr pr. valgt medlem pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr. XX pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: Side 4 af 6

5 - der afsættes kr pr. medarbejder pr. år, Dog en maks. samlet ramme på kr. XX pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken og fastsætter de økonomiske rammer. Det blev besluttet, at afsætte ca. 40 x 4000,- kr. til bestyrelsesmedlemmerne og 13 x 5000,- kr. til de ansatte i driftsfællesskabet til uddannelse. 6 Kommunale sager 6.1 Overdragelse af afdeling 906 og 907 Kommunen har nu modtaget revisionspåtegningen på overdragelsespapirerne og vi afventer kommunen. (Ved sidste repræsentantskabsmøde bemyndiges formanden til at indgå aftale med kommunen) Det indstilles, at Kommunen overtager bygningerne. Overtagelsen skal godkendes endeligt af Byrådet i Guldborgsund. 6.2 Fællesareal Sundtoftens cafeteria Der arbejdes p.t. på 2 løsninger efter krav fra kommunen: 1. Kommunen overtager fællesarealet. 2. Boligselskabet overtager den kommunale del af centeret. Kommunen har i første omgang forkastet den 3. mulighed: Lukning af cafeteriet. Problemerne omkring fællesarealet blev drøftet. Bent Kristiansen fra Guldborgsund kommune mener, at fællesarealet bør laves om til et serviceareal. Sundtoftens bestyrelse er ikke interesseret i at udleje arealet til Kommune og vil gerne selv råde over arealet. Der må findes en løsning der løser problemet med, at en beboer ikke kan få boligsikring af 7m2. Centret i Sundtoften er en af kommunens mest velfungerede centre. Kurt Jørgensen er blevet kontaktet af en journalist fra BL, som ønsker at skrive en artikel om problemet. 7 Eventuelt Det indstilles at næste møde afholdes torsdag 30. juni 2011 kl på Stubbekøbingvej 96B / Vestervang. Det blev besluttet, at afholde næste møde onsdag den 29. juni 2011 kl i Frisegade 26 med servering af lidt smørebrød. Side 5 af 6

6 - Rambøll projektet. Den første rapport er kommet og 3 yderligere rapporter er på vej. Beboerklagenævnet blev drøftet i forbindelse med udsættelse af lejere. Hvis man ikke er tilfreds med beboerklagenævnet, kan man klage til Kommunen. Mødet sluttede kl Side 6 af 6