Boligselskabet Kirstinevang Administrator: Almenbo a.m.b.a.

Transkript

1 Boligselskabet Kirstinevang Administrator: Almenbo a.m.b.a. 25. oktober 2012 Referat af Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligselskabet Kirstinevang Sted og tidspunkt Afdeling Kirstinelunds bestyrelseslokaler, Rugvænget 31 Tirsdag den 11. oktober 2012 kl Deltagere Afbud Dagsorden Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Lars Andersen, Marie-Louise Scharling, Tina Jensen, Laila Arlofelt, Bjarne Rasmussen, Paul Nielsen, Grete Kristiansen Repræsentantskabsmedlemmer Svend Erik Pedersen, Michael Jensen og Kim Gunnarson Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Bent Nielsen, Torben Krogh, og Dan Pedersen 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 19. april Revisionsprotokollat 4. Optagne lån i perioden 19. april oktober Behandling af indkomne forslag 6. Digital tinglysning 7. Erhvervelse af ejendomme 8. Budget 2013 a. Boligorganisationen Kirstinevang b. Boligorganisationens afdelinger Kirstinelund Kornvænget Egebjerghaven Børneinstitutionen 9. Renoveringsarbejder: a. Status på faldstammeprojekt i afdeling Kirstinelund b. Status på køkkenforbedringer i Kirstinelund c. Altaner/haver i de hvide blokke i Kirstinelund 10. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg er formand Lars Andersen, Tina Jensen, Mette Poulsen (fraflyttet), Svend Erik Pedersen (trådte ind i Jan Larsens periode) Formanden bød velkommen til mødet og velkommen til det nye repræsentantskabsmedlemmer Kim Gunnarson og den nye medarbejderrepræsentant Paul Nielsen. ad 1 - Valg af dirigent Lars Andersen blev valgt som dirigent. 343

2 ad 2 - Godkendelse af referat fra kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 19. april 2012 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. ad 3 - Revisionsprotokollat Ingen indførsel. ad 4 - Optagne lån i perioden 19. april oktober 2012 Der er ikke optaget lån i perioden, men et forbrugslån i afdeling Kirstinelund er konverteret, hvilket medfører en årlig besparelse på kr. ad 5 - Behandling af indkomne forslag Der var modtaget følgende forslag fra Svend Erik Pedersen Jeg vil hermed gerne stille forslag om, at man måske kan finde en måde at begrænse tilgangen af hundehold i Kirstinelund, måske ved ny tilflytning. Mit forslag blev fremlagt på afdelingsmødet den 25. september 2012, men jeg trak forslaget, da utilfredsheden var meget stor. Jeg ønsker, at man på dette møde tager stilling til forslaget. Under den efterfølgende drøftelse blev nævnt, at der havde været stor tilslutning til bevarelse af tilladelse til husdyrhold i afdeling Kirstinelund, ligesom der blev gjort opmærksom på, at afdelingsrelaterede forslag skal behandles af afdelingsmødet. Det blev besluttet, at forslagsstiler drøfter med afdelingsbestyrelsen, om der skal stilles forslag ved næste års afdelingsmøde om, at det ikke længere skal være tilladt at holde husdyr i afdeling Kirstinelund. ad 6 Digital tinglysning Administrationen informerede om muligheden for at lette forretningsgangen i forbindelse med digital tinglysning ved at udforme en såkaldt 6-fuldmagt, hvori bestyrelsen bemyndiger administrationen til at foretage nærmere angivne tinglysningsmæssige dispositioner. Bestyrelsen besluttede at bemyndige administrationen en 6-fuldmagt. Administrationen udarbejder fuldmagten. ad 7 Erhvervelse af ejendomme Administrationen orientererede om boligforeningens mulighed for at investere i private og offentlige ejendomme og omdanne disse til almene boliger. En sådan investering skal godkendes af kommunen, som vil vurdere behovet for almene boliger. Det blev spurgt, om de byggegrunde, som er til salg i Egebjerg, kunne være interessante. Administrationen vil bringe emnet op på næste styringsdialogmøde med kommunen. Det blev besluttet, at administrationen undersøger mulige investeringsemner. 344

3 ad 8 - Budget 2013 a. Boligorganisationen Kirstinevang Boligorganisationens budget for 2013 blev gennemgået. Almenbos administrationsbidrag fastholdes med kr. inkl. moms og bruttoadministrationsbidraget for 2013 for afdelingerne fastholdes ligeledes og udgør kr. pr. lejemålsenhed pr. år. Bestyrelsen godkendte budgettet for Boligorganisationen Kirstinevang. b. Boligorganisationens afdelinger Kirstinelund Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2013 på kr. svarende til i alt 1,4 % og en gennemsnitlig leje pr. 1. januar 2013 på 770 kr. m 2 pr. år inkl. beløbet til renoveringsprojektet og faldstammeudskiftningen. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Kirstinelund. Kornvænget Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2013 på 0,5 % svarende til kr. og en gennemsnitsleje på 862 kr./m 2 /år for familieboliger, 738 kr./m 2 /år for ungdomsboliger. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Kornvænget. Egebjerghaven Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2013 på 0,98 % svarende til kr. og en gennemsnitsleje på 918 kr./m 2 /år for familieboliger, 799 kr./m 2 /år for ungdomsboliger og 997 kr./m 2 /år for ældreboliger. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Egebjerghaven. Børneinstitutionen Budgettet anviser en nedsættelse af lejen til kr./m 2 pr. 1. januar Budgettet er fremsendt til Ballerup Kommune til orientering. Bestyrelsen godkendte budgettet for Børneinstitutionen. ad 9 Renoveringsarbejder a. Status på faldstammeprojekt i afdeling Kirstinelund Projektet kører efter planen, såvel tidsmæssigt som økonomisk. Projektet afsluttes til februar Der har været et par henvendelser fra beboere, som af helbredsmæssige grunde, har skullet genhuses. En genhusning koster 500 kr. pr. døgn. b. Status på køkkenforbedringer i Kirstinelund Punktet falder væk ved næste møde, idet der nu kun udskiftes 1-2 køkkener årligt hos nuboende. I alt er 199 køkkener udskiftet og den gennemsnitlige lejeforhøjelse ligger fra kr. pr. lejemål. 345

4 c. Altaner/haver i de hvide blokke i Kirstinelund Afdelingsbestyrelsen fremsatte forslag på afdelingsmødet om at stille projektet i bero på grund af for ringe tilslutning. Der blev spurgt, om den udvidede råderet kunne benyttes til opførelse af haver/altaner. Nej, ikke før der er besluttet udvidet råderet i afdelingen, hvilket skal fremlægges og godkendes af afdelingsmødet. ad 10 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. På valg er formand Lars Andersen, Tina Jensen, Mette Poulsen (fraflyttet) og Svend Erik Pedersen (trådte ind i Jan Larsens periode) a. Lars Andersen blev genvalgt som formand b. Tina Jensen og Svend Erik Pedersen blev genvalgt som bestyrelsesmedlemmer. Afdeling Kirstinelund vil ved næste afdelingsbestyrelsesmøde udpege et repræsentantskabsmedlem til organisationsbestyrelsesmedlem. c. Kim Gunnarson blev valgt som suppleant for afdeling Kirstinelund Bent Nielsen blev valgt som suppleant for afdeling Kornvænget Michael Jensen blev valgt som suppleant for afdeling Egebjerghaven Bestyrelsen består herefter af: Valgte medlemmer: Lars Andersen, formand Marie-Louise Scharling, næstformand Tina Jensen Grete Kristiansen Laila Arlofelt Svend Erik Pedersen xxx Paul Nielsen ( ) afdeling Egebjerghaven ( ) afdeling Kirstinelund ( ) afdeling Kornvænget ( ) afdeling Egebjerghaven ( ) afdeling Kirstinelund ( ) afdeling Kirstinelund ( ) afdeling Kirstinelund ( ) medarbejderrepræsentant Udpegede medlemmer: Bjarne Rasmussen indtil 31. december 2013 Suppleanter: Kim Gunnarson (afdeling Kirstinelund) Bent Nielsen (afdeling Kornvænget) Michael Jensen (afdeling Egebjerghaven) ad 11 Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde ingen meddelelser. 346

5 b. Fra administrationen Administrationen orienterede om en sag i afdeling Kirstinelund, hvor et lejemål var behandlet for klannere med en stor udgift for afdelingen til følge. Administrationen havde forsøgt at få sagen behandlet gennem beboerklagenævnet, men beboerklagenævnet har meddelt, at de ikke har kompetence til sådanne sager og henviste til boligretten. Almenbos advokatfirma blev spurgt om sagens videre behandling i boligretten. Advokaten meddelte, at bevisbyrden ligger hos afdelingen. Skadedyrsfirmaet har ikke ønsket at levere en skriftlig dokumentation og dermed er der ingen bevis for, at beboeren er årsag til klanner-angrebet. Administrationen anbefalede, at dispositionsfonden dækker udgiften, der udgør kr. Administrationen foreslog derfor, at dispositionsfonden dækker udgiften i første omgang, mens det undersøges, om det er lejer eller afdelingen, der skal afholde udgiften. Der verserer ligeledes en sag, hvor der er fundet væggelus i et lejemål. Også her kommer afdelingen til at betale, hvis beboeren ikke selv har en forsikring, der kan dække udgiften. Administrationen vil i den forbindelse i samråd med ejendomsmestrene påbegynde udarbejdelsen af en generel procedure vedrørende bekæmpelse af væggelus og andre skadedyr. Herunder vil administrationen vurdere om skadedyrsfirmaet har håndteret opgaverne korrekt. Det blev besluttet, at dispositionsfonden afholder udgiften vedrørende klanner-sagen og at der indhentes tilbud fra andre skadedyrsfirmaer vedrørende fremtidigt samarbejde. Afdeling Kirstinelund har fået en grøn smiley. Den grønne smiley gives kun til virksomheder, som har fået gennemgået sit væsentlige arbejdsmiljø. Administrationen orienterede om en klagesag i afdeling Egebjerghaven, hvor en beboer havde indbragt en sag til beboerklagenævnet omkring hans utilfredshed med, at nogle spørgsmål, som han havde sendt til afdelingsmødet, ikke kunne behandles under forslag, men blev behandlet under eventuelt. Administrationen afventer beboerklagenævnets afgørelse. Afdeling Egebjerghaven havde modtaget en ansøgning om dispensation til en parkeringsplads til en el-bil. Der var en længere drøftelse for og imod at tildele parkeringspladser med eller uden betaling til el-biler. Administrationen anbefalede, at der blev afholdt urafstemning i afdelingen, men afdelingsbestyrelsen ønskede at afvente sagen, til de havde talt med beboeren. Administrationen omdelte et forslag til miljøpolitik, afledt af ovennævnte sag, der kunne inspirere afdelingsbestyrelserne til en debat og alternativ energi. c. Fra afdelingerne Afdeling Kirstinelund beklagede den ringe mødedisciplin i afdelingsbestyrelsen, idet de på deres netop overståede konstituerende møde, ikke havde været bestyrelsesmedlemmer nok til at konstituere afdelingsbestyrelsen. Afdeling Egebjerghaven orienterede om tre lejemål, som ikke havde været klar til indflytning på indflytningstidspunktet på grund af, at gulvarbejdet ikke var færdigudført. 347

6 Egebjerghavens fælleshus står foran en renovering, som forventes at beløbe sig til kr. i 2013 og kr. i 2014, og i den forbindelse bad afdelingsbestyrelsen om et tilskud til denne renovering, idet huset også lejes til beboere i afdeling Kirstinelund og afdeling Kornvænget. Det blev besluttet. at boligorganisationen Kirstinevang dækker halvdelen af renoveringsomkostningerne til fælleshuset. d. Fra medarbejderrepræsentanten Medarbejderrepræsentanten havde ingen meddelelser. e. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant orienterede om, at han havde rettet henvendelse til kommunen vedrørende rengøring af kommunens grønne områder i Egebjerg, og at der var rettet op sagen. Endvidere oplyste han, at der i budget 2013 for Ballerup Kommune er afsat en ekstra bevilling på 3,5 mio. kr. til renovering af fortovsbelægninger og byinventar. Pengene fordeles bydelsvis, så borgerne i de enkelte bydele kan vælge det anlægsprojekt, som de finder mest relevant for deres bydel til forskønnelse af bymiljøet. Yderligere oplyste han, at Kultur- og Fritidsudvalget skal igangsætte et innovationsprojekt, der skal føre til, at store børn og unge i Rugvænget får fritidstilbud tættere på deres boligområde, end tilfældet er i dag. Der fokuseres især på mulighederne for de børn og unge, som i dag ikke anvender de eksisterende tilbud. Endelig oplyste han, at der vil blive indkaldt til borgermøde, hvor han gerne så deltagelse af bestyrelse og repræsentanter fra Kirstinevang. Aftale om budget 2013 kan hentes på Ballerup Kommunes Hjemmeside. ad 12 Fastsættelse af næste mødedato Næste møde blev aftalt til den 22. april 2013 kl ad 13 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl Referent formand Dirigent Lene Terpe Lars Andersen Lars Andersen 348