Fraværende: Per Henriksen, Niels Chr. Nielsen, Johnny Laursen, Marlene Venø Skjærbæk, Hans-Peter Degn, Louise Gade (HR), Niels Jørgen Relsted.

Transkript

1 Møde den: 23. oktober 2014 Nordre Ringgade 1, Frandsensalen Referat HAMU møde Til stede: Brian Bech Nielsen, Marianne Hokland, Eva Lysdahl Paulsen, Ole Rahn, Jørgen B. Jespersen (suppleant), Jonas K. Fink (suppleant), Dorete W. Jensen (suppleant), Iben Skrydstrup Vejen (referent), Jesper Veje Simonsen (studerende). Fraværende: Per Henriksen, Niels Chr. Nielsen, Johnny Laursen, Marlene Venø Skjærbæk, Hans-Peter Degn, Louise Gade (HR), Niels Jørgen Relsted. 1. Godkendelse af dagsorden og referat Mødet startede med en præsentationsrunde. Der var ingen bemærkninger til dagsorden eller referat. Dato: 23. oktober Arbejdstilsynets besøgsrunde på AU BBN orienterede om Arbejdstilsynets (AT) besøg. Siden d. 18. december 2013 har AT gennemført en række tilsynsbesøg på AU. AT har varslet tilsynsbesøg på AU i perioden 18. december 2013 til 11. december AT har varslet besøg på alle fakulteter og i administrationen, og arbejdsmiljøgrupperne har arbejdet seriøst med dette. Indtil videre har AU fået 38 grønne smiley er og 22 påbud. Påbuddene omhandler især tilgængelighed af APV handlingsplaner samt sikkerhedsforanstaltninger ift. laboratoriearbejde og arbejde i dyrestalde. Arbejdstilsynet er fortsat aktivt på AU og på alle geografiske lokaliteter. Den varslede tilsynsperiode er et estimat, hvorfor vi kan regne med deres besøg, indtil alle varslede enheder har fået besøg. Side 1/6 Derefter status fra fakulteterne: Jørgen B. Jespersen (JBJ), ST orienterede om, at institutter og arbejdsmiljøgrupper er involveret i opfølgningen på påbuddene, og at de går ud fra procedurebeskrivelsen om AT besøg, som HR har udarbejdet. Der er en oplevelse af, at AT ikke har fuldt overblik over AU s organisering, da ikke alle enheder pr. bygning bliver involveret i deres besøg. Marianne Hokland (MH) nævnte, at AT også i visse tilfælde på HE har inddraget enheder med kun ganske få ansatte. I en enkelt enhed på ST har AT været der en hel dag og snakket med medarbejdere og ledere om det psykiske arbejdsmiljø. Dorete W. Jensen (DWJ) nævnte, at det er vigtigt, at stinkskabe og arbejdsborde kan indstilles til forskellige højder, da der kan være personer med forskellig højde, der er brugere af en arbejdsplads også ved lange forsøgsopstillinger. Hun håber, der vil blive taget højde for dette i nybyggeri. MH orienterede om, at man på HE i forbindelse med nybyggeri og renovering af laboratoriebygninger har fokus på fleksible indstillinger af eks stinkskabe, sterilbænke og mikroskopborde. JBJ nævnte, at der skal være brugerinddragelse i nybyggeri i ordentlig tid. JBJ nævnte endvidere, at AU ikke har en decideret procedurebeskrivelse for inddragelse af brugere i byggesager. AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk

2 MH nævnte, at AT påbuddene på HE indtil videre generelt har været overkommelige at efterkomme. HE forsøger at samle AT's påbud og vejledninger, således at de kan indgår som grundlag for tjeklister i forbindelse med arbejdsmiljørundgang. Imidlertid savnes en central journalisering af primære tilbagemeldinger fra AT, således at disse kan tilgås af fx AMO. ISV undersøger dette. Side 2/6 Jonas K. Fink (JKF), BSS, nævnte, at påbuddene på BSS også var overkommelige, og her drejede det sig mest om støj og kulde. Pt. er arbejdsmiljøgrupperne geografisk opdelt. Den fremtidige organisering af deres arbejdsmiljøorganisation skal på FAMU møde. Iben Skrydstrup Vejen (ISV) orienterede om en ny hjemmeside om gennemførelse af APV ved flytning og større organisatoriske ændringer. Der er blevet udarbejdet skemaer, som er let tilgængelige, når enheder flytter rundt. AT har stort fokus på, at enheder, der fx er flyttet, får lavet en ny fysisk og psykisk APV. Skemaerne kan findes her: Beslutning: Status fra FAMU om opfølgning på påbud fra AT som punkt på næste HAMU møde. 3. Arbejdsmiljøstatistikker for AU ISV orienterede om statistikker for sygefravær, arbejdsskader og brug af psykologhjælp på AU. HR udarbejder fire gange årligt arbejdsmiljøstatistikker med det formål at informere ledelsen og medarbejderrepræsentanter om udviklingen i arbejdsmiljøet og hermed danne grundlag for en forebyggende indsats. Sygefravær: AU har registreret 6,5 sygedage pr. ansat i I første kvartal i 2014 var fraværet 1,6 dag, hvilket er et fald fra 1,9 dag i Andet kvartal viser, at fraværet steg med 0,1 dag fra 2013 til 1,4 sygedag i man skal være opmærksom på at de registrerede tal ikke nødvendigvis afspejler det reelle tal pga. usikkerhed i registrering. BBN anerkendte udfordringen ved at registrere sygefravær. VIP registrerer traditionelt mindre end TAP. MH foreslog at langtidssygemeldinger blev trukket ud af opgørelserne, da disse vægter uforholdsmæssigt meget, specielt i små enheder. JBJ nævnte, at der på ST bliver fulgt op på sygefraværet på FAMU møderne. Herefter var der en drøftelse af, om det er muligt at opdele på personalegrupper, og om langtidssygemeldinger kan sorteres fra i statistikken. En langtidssygemelding kan skævvride billedet. ISV undersøger dette. Beslutning: Statistikker skal kommunikeres ud i enhederne hurtigst muligt af hensyn til arbejdet med handlingsplaner og den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Universitetsledelsen skal ikke nødvendigvis orienteres som de første.

3 Side 3/6 Psykologisk rådgivning: ISV orienterede om, at i første halvår 2014 har AU s medarbejdere haft 153 rådgivningsforløb ved den eksterne leverandør Prescriba A/S. I 2012 havde AU 160 rådgivningsforløb og 173 forløb i Økonomiproces 2014 og afskedigelserne har efter alt at dømme bidraget til stigningen i antallet. Et stadigt større kendskab og gode erfaringer med ordningen kan også have bidraget til at forklare det øgede forbrug. DWJ nævnte, at der har været tilfælde, hvor Prescriba har afvist medarbejdere under henvisning til, at aftalen ikke dækker private problemstillinger, og så efterfølgende alligevel har taget dem ind i et forløb. ISV orienterede, at AU kun har en aftale om rent arbejdsrelaterede problemstillinger, men at Prescriba forsøger at være så fleksible som muligt, da mange problemstillinger ligger i en gråzone. BBN nævnte, at selvom det ideelle antal er nul henvendelser, er det dog glædeligt, at ordningen bruges. Det kan være svært at vurdere trenden, men stress skal være et fokusområde på AU. TR systemet kan hjælpe medarbejderne med at afdække, hvordan personlige problemstillinger spiller ind ift. arbejdsrelaterede problemstillinger. Arbejdsskader: ISV orienterede om, at antallet af arbejdsskader i årets to første kvartaler viste, at der har været 27 skader, hvilket giver forhåbninger om, at antallet af skader ikke vil overgå de 63 registrerede arbejdsskader i Skaderne omhandler typisk fald, vrid, forstrækninger og forstuvninger. Forhold der kan være vanskelige at forebygge. JKF nævnte, at samarbejdet mellem arbejdsmiljøgrupperne og Økonomi og Bygninger var vigtigt, da mange nærved-ulykker kan forebygges ved dette. JBJ nævnte, at det kunne være vanskeligt at følge op med en specifik indsats, da kategorien om skadens art ikke sagde noget om de bagvedliggende faktorer. MH nævnte, at de på HE laver egne registreringer af nærved-ulykker med henblik på forebyggelse. BBN konkluderede vigtigheden af, at der bliver fulgt op i arbejdsmiljøgrupperne. 4. Kemikalieregistrering og udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger på AU MH præsenterede indstilling og notat udarbejdet af HE og ST vedrørende Etablering af fælles system på AU til kemikalieregistrering og udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger (APB) for farlige stoffer og materialer. MH orienterede om, at der har været nedsat en arbejdsgruppe, der skulle etablere et fælles system - KIROS, der anvendes af HE og ST bortset fra tidligere DMU Roskilde og DJF.

4 HE har på nuværende tidspunkt overført godt sikkerhedsdatablade til KIROS, mens det tidligere DMU Roskilde og DJF stadig mangler at overføre deres sikkerhedsdatablade. KIROS indeholder - ud over sikkerhedsdatablade - også information om indkøb, synteseproduktion, analyse, bortskaffelse mv. Der var fra arbejdsgruppens side et ønske om at etablere et kemikalienetværk til at sikre en effektiv og koordineret AU indsats omkring sikkerhedsmæssig fuldt forsvarlig håndtering af farlige stoffer og materialer omfattende indkøb/opbevaring, syntese/produktion, analyse samt bortskaffelse. Etablering af et sådant kemikalienetværk betyder på nuværende tidspunkt ikke nogen yderligere udgift for AU. Side 4/6 DWJ nævnte, at Bioscience og Miljøvidenskab Roskilde bruger forsiden af KI- ROS med lokale forhold påsat leverandør-brugsanvisningen. Bioscience Roskilde har ikke store mængder at flytte, Miljøvidenskab har et større antal. Det kan være en udfordring, at mange kun bruger programmet et par gange om året og glemmer, hvordan systemet fungerer. MH nævnte, at det er muligt at få hjælp til systemet af de medarbejdere, der er tilknyttet. Hun nævnte endvidere at netværket sammensættes af fagpersoner fra HE og ST samt de forskellige geografiske lokaliteter. Der vil blive udsendt information til alle enheder på ST, der arbejder med kemikalier. Derudover vil det blive sikret, at de affaldsansvarlige har relevant uddannelse/faglig baggrund. Derefter var der en gennemgang og drøftelse af indstillingen. MH orienterede om, at netværket også kan fungere som en brobygger ift. den planlagte overgang til Kemibrug. Der var bred enighed om, at der var stordriftsfordele ved at dele system med de andre universiteter. Derudover har Kemibrug en engelsk oversættelse. Beslutning: Indstillingen blev tiltrådt med den betingelse, at styregruppen skal have et langsigtet mål om at overgå til Kemibrug inden for 1-2 år. Styregruppen skal sammensættes bredt og inddragende ift. brugerne. Abonnement på Toxido skal opsiges med deadline nævnt i indstillingen som det seneste. Benævnelsen "Superbrugere" skal ændres til "brugere der har kendskab til...". 5. Fælles AU vejledninger og skemaer på arbejdsmiljøområdet MH præsenterede indstilling og notat vedr. mulige fælles AU vejledninger og skemaer med henblik på godkendelse som formelle AU instrukser. Skemaet ift. arbejde med kræftfremkaldende stoffer er et eksempel på fælles retningslinjer på AU. DWJ nævnte, at implementering af sådanne tiltag kunne ske på temadage. Beslutning: Indstillingen blev tiltrådt. 6. Evaluering af AU s personalepolitik BBN orienterede om evaluering af Personalepolitikken. På HSU-mødet den 24. september 2014 godkendte HSU igangsættelse af evaluering af AU s Personalepolitik. AU s personalepolitik har været gældende siden begyndelsen af 2011, og

5 HSU har besluttet, at tiden er kommet til at underkaste den en evaluering med det formål at afdække: Erfaringer med den nuværende personalepolitik, herunder kendskabsniveau til og brug/efterlevelse af personalepolitikken Behov for yderligere forankring af personalepolitikken Behov for justeringer i personalepolitikkens indhold Side 5/6 Evalueringen vil pågå i både samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen. Udvalget drøftede erfaringen med personalepolitikken. ISV udarbejder et svar til den af HSU nedsatte arbejdsgruppe. Beslutning: Kommentarer til personalepolitikken sendes til ISV inden udgangen af uge 44. HAMU medlemmer får tilsendt en fysisk udgave af personalepolitikken. 7. Orientering om valg til Arbejdsmiljøorganisationen BBN orienterede om valg til Arbejdsmiljøorganisationen. AU sigter stadig mod at afholde et fælles-koordineret valg til AU s arbejdsmiljøorganisation, så medarbejderrepræsentanterne er valgt pr. 1/ Grundet de foreslåede organisations-justeringer på baggrund af problemanalysen vil denne tidsplan dog løbende blive vurderet hen over efteråret og vinteren. Det forholder sig således, at det iflg. arbejdsmiljøloven ikke er muligt at forlænge valgte arbejdsmiljørepræsentanter, men det er dog ligeledes essentielt, at AMOstrukturen afspejler AU s justerede organisering for at undgå forvirring og uklarhed for AU s medarbejdere. Når omfanget af justeringerne er kendt, afklarer vi tidsplanen for det kommende valg til arbejdsmiljøorganisationen. Undervejs er vi i dialog med Arbejdstilsynet for at sikre at processen sker i henhold til lovgivningen. MH kommenterede, at HE gerne vil melde mere konkret ud midt i januar senest. BBN kommenterede, at en ny struktur tager tid, men at denne deadline gerne skulle kunne overholdes. Udgangspunktet for valg til AMO er, at det skal være et fælles valg og foregå på samme tidspunkt for alle fakulteter og fællesadministrationen. Beslutning: HR udarbejder en procesbeskrivelse med tentativ procesplan til skriftlig kommentering i HAMU. 8. Mødefastsættelse i 2015 Møder i 2015: D. 16. april kl og d. 12. november kl Eventuelt Der var enkelte punkter til eventuelt:

6 DWJ nævnte, at medarbejdere på feltarbejde oplever vanskeligheder ved at benytte sig af AU s nye teleudbyder. JBJ nævnte, at der er mulighed for individuelle løsninger for de, der ikke har dækning, og Ole Rahn (OR) supplerede med, at i disse tilfælde skal IT supporten kontaktes. Side 6/6 MH nævnte, at der er i flere forhold er brug for faglig support på det fysiske arbejdsmiljøområde - eks i forbindelse med anmeldelse af GMO og biosikring. Hun formulerer problemstillingen og sender til ISV. OR nævnte, at han gerne ville have et punkt på næste HAMU møde om ergonomi. Beslutning: På næste HAMU møde skal emnet drøftes herunder, hvad vi kan gøre fremadrettet for hele AMO og AU.