AXP Teknisk Note. Kontakt: AXP Gruppen Dato:

Transkript

1 AXP Teknisk Note Emne: Aktiviteter & Noter i AXP version 2.0, 3.0 Kontakt: AXP Gruppen Dato: Af: Lars Lamp Udskr Resumé: Aktivitets- og Notefaciliteten i AXP er en vigtig facilitet til at sikre at man som konsulent husker alle tiltag man skal foretage sig i forhold til kunder, vikarer, ordre samt andre konsulenter i bureauet. Ligeledes giver aktivitets- og notefaciliteten et unik overblik over sagsforløbet tilbage i tiden for den enkelte kunde, vikar og ordre. Dette tekniske notat beskriver virkemåden af Aktivitets- og Notefaciliteten og giver hints til hvordan man mest effektivt kan udnytte faciliteten. Vedrører: AXP Basic version 2.0, 3.0 AXP Medico version 2.0, 3.0 Indhold 1. Generelt om Aktiviteter og Noter I hvilke sammenhænge kan aktiviteter og noter anvendes og hvordan tilgås faciliteten? Hvad er forskellen på en Aktivitet og en Note? Hvordan afsluttes en aktivitet? Hvordan oprettes en aktivitet eller en note? Hvordan tilføjes, eller foretages rettelser, til en aktivitet eller en note? Hvad er notetyper? Hvordan involverer jeg en anden konsulent i en aktivitet eller en note? Visning og selektion af Aktiviteter og Noter Visning Selektion Aktivitetsrapporter Generelt om Aktiviteter og Noter 2.1. I hvilke sammenhænge kan aktiviteter og noter anvendes og hvordan tilgås faciliteten? Aktiviteter og Noter kan anvendes i forbindelse med følgende elementer: - Kunder - Kunde kontakter - Vikarer - Ordre - Mellem bureauets konsulenter (kun aktiviteter) Faciliteten tilgås typisk fra status siden, Min Status/Status, Kunde Status og Vikar Status. For kunde kontakter tilgås faciliteten fra kundekontaktens stamkort (klik kontakter og klik på kontaktnavn) og for ordre tilgås faciliteten fra ordrens stamkort hvis der er tale om en Side 1 af 5

2 eksisterende ordre. For en ny ordre tilgås faciliteten fra Ordre Detaljesiden, Ordre Allokeringssiden og Ordre Sæt Løn siden Hvad er forskellen på en Aktivitet og en Note? CONSENDO SYSTEMS En aktivitet er datorelateret hvorimod en note ikke er datorelateret. Under oprettelsen er det altså et spørgsmål om man tilsætter en dato eller ej. Man kan gøre en aktivitet til en note ved at fjerne datoen (blankstille dato felterne) eller gøre en note til en aktivitet ved at tilsætte noten en dato. Normalt vil en aktivitet være fremadrettet. Eksempel: Husk at kontakte kunde X i starten af november for at drøfte nye tiltag. I dette tilfælde vil man oprette en aktivitet med dato ved at finde kunde X og klikke på Kunde Status og så oprette aktiviteten derfra. Når man senere kommer ind på kunde X vil man se at der ligger en aktivitet på kunden på den givne dato. Når oprinder vil man på Min Status siden blive mindet om at man har en aktivitet på kunde X og man kan så tage action på aktiviteten med det samme hvis man ønsker det eller man kan åbne aktiviteten og redigere i den og f.eks. ændre datoen til den fordi det nu passer bedre at udføre aktiviteten på netop det tidspunkt. En aktivitet kan dog sagtens oprettes med en dato der ligger tilbage i tiden. Gør man dette vil aktiviteten blive betragtet som overskredet med det samme. Aktiviteter og Noter kan naturligvis anvendes frit som man måtte ønske. Tanken med aktiviteter og noter er dog at ting man skal huske at gøre eller planlægger at gøre på et bestemt tidspunkt oprettes som aktiviteter og hændelser eller notater som er vigtige at huske for eftertiden oprettes som noter Hvordan afsluttes en aktivitet? Systemet skelner mellem tre niveauer af aktiviteter: - Åben aktivitet. En aktivitet med en dato der ligger fremme i tiden (d.d. inkl.) og som ikke er markeret færdiggjort. - Overskredet aktivitet. En aktivitet med en dato der ligger tilbage i tiden (d.d. eksl.) og som ikke er markeret færdiggjort. - Afsluttet aktivitet. En aktivitet der er markeret færdiggjort. Man markerer en aktivitet som færdiggjort (afsluttet) ved at check-markerer aktiviteten enten i boksen til højre i aktivitetslinien eller i boksen i selve editerings vinduet (se nedenfor). Sidstnævnte er at finde i nederste venstre hjørne af editeringsvinduet Hvordan oprettes en aktivitet eller en note? Start med vælge en kunde (kundens statusside), en kundekontakt (kundekontaktens stamkort), en vikar (vikarens statusside), en ordre (ordrens stamkort) eller går ind på siden Min Status/Status. I blokken med aktiviteter og noter har man muligheden for at oprette aktiviteter og noter. Aktiviteter eller noter oprettes ved at klikke Opret. I vinduet der popper op skal man vælge notetype, udfylde datofeltet hvis det skal være en aktivitet, vælge konsulent (se involvering af konsulent), beskrive hvad aktiviteten/noten omhandler og klikke Ny for at gemme den nye aktivitet/note. Aktiviteten/noten er herefter automatisk knyttet til den valgte kunde, kundekontakt, vikar, ordre eller konsulenten selv ( egen aktivitet ). Bemærk at på Min Status/Status kan man kun oprette egne aktiviteter og disse vil kun være tilknyttet konsulenten selv (ikke tilknyttet en kunde/kundekontakt, vikar eller ordre). Side 2 af 5

3 2.5. Hvordan tilføjes, eller foretages rettelser, til en aktivitet eller en note? Man kan ændre en eksisterende aktivitet eller note ved at klikke på editeringsikonet til højre i linien. Derved åbnes editeringsvinduet. Alle felter kan ændres og man gemmer sine ændringer ved at klikke Gem. Man kan f.eks. tænkes at have en aktivitet omhandlende et møde og så efter mødet tilføje et referat af mødet til samme aktivitet. Man har også muligheden for at oprette en ny aktivitet eller note på basis af en eksisterende aktivitet/note. Dette gøres ved at åbne editeringsvinduet som beskrevet ved ændring, men klikke Ny i stedet for Gem. Her skal bemærkes at den aktivitet/note man tager udgangspunkt i forbliver upåvirket. Denne facilitet kan være nyttig hvis man for eksempel har lavet en aktivitet om at afholde et møde med en kunde og man i sin aktivitet har skrevet et oplæg til mødet. Hvis mødet afstedkommer en ny aktivitet kan man tænkes at ønske at oplægget fra mødet kommer med i den nye aktivitet Hvad er notetyper? Notetyper er en slags kategorisering af aktiviteter og noter. Ved at kategorisere sine aktiviteter og noter kan man nemmere fremfinde dem igen ligesom man kan lave statistik over hvor mange aktiviteter man har haft af en given type indenfor en given periode. Sidstnævnte er beskrevet i afsnittet om aktivitetsrapporter. Man kan operere med generelle notetype og notetyper som er specifikke for kunder, vikarer, ordre eller bureau. F.eks. vil en notetype Vikarinterview kun være tilgængelig når aktiviteten/noten er knyttet til en vikar. Ligeledes vil Kundemøde kun være relevant for aktiviteter/noter knyttet til kunder. Man kan dog sagtens have notetyper som er relateret til f.eks. kunder og vikarer, men ikke til ordre og bureau, eller en anden kombination. Et eksempel herpå kunne være Opfølgning som kunne være relevant i relation til både kunder, vikarer og ordre. Notetyper oprettes og vedligeholdes i AXP-administrationsmodulet under fanen Aktiviteter. Systemet opererer med nogle automatiske notetyper. Disse er: Kunde oprettelse Ordre oprettelse Ordre igangsættelse Disse automatiske aktiviteter danner systemet i forbindelse med de nævnte hændelser. De vises ikke som almindelige aktiviteter, men fremkommer kun når man vælger Rapport funktionen (se afsnittet om aktivitetsrapporter nedenfor) Hvordan involverer jeg en anden konsulent i en aktivitet eller en note? Aktiviteter og noter er pr. definition knyttet til kunder, vikarer, ordre, andre konsulenter eller blot til konsulenten selv, men det er muligt at involvere flere konsulenter i den samme aktivitet. Dette gøres ved at vælge en eller flere konsulenter fra konsulentlisten i editeringsvinduet (flere konsulenter vælges ved at holde Ctrl-tasten nede samtidig med at der klikkes på konsulentnavnet i listen). Når en aktivitet deles med en konsulent vil aktiviteten figurere i vedkommendes liste over åbne aktiviteter. Alle konsulenter involveret i en aktivitet kan ændre, slette eller afslutte aktiviteten. Side 3 af 5

4 2. Visning og selektion af Aktiviteter og Noter 2.1. Visning CONSENDO SYSTEMS Aktiviteter og Noter listes i Note/Aktivitetsblokken på de respektive sider som nævnt i starten af dette dokument. Aktiviteter og noter grupperes adskilt idet noter listes først i en liste med lysegrå baggrund og aktiviteter listes efterfølgende i en liste med lysegul baggrund. Dette gælder ikke for Aktivitetsblokken på Min Status/Status hvor der kun vises aktiviteter (lysegul baggrund) Selektion Aktiviteter og noter selekteres baseret på valgene i følgende selektionslister: - Niveau - Konsulent - Vis - Notetype Niveau: Her kan vælges mellem Konsulent, Afdeling og Bureau. Vælg Konsulent såfremt det kun er konsulentens egne aktiviteter og noter der ønskes vist. Vælg Afdeling såfremt alle aktiviteter og noter vedr. konsulentens afdeling ønskes vist. Vælg Bureau såfremt alle aktiviteter og noter for bureauet ønskes vist. Valgene Afdeling og Bureau kan kombineres med konsulentselektion således at man kan vælge at se aktiviteter og noter for en specifik konsulent i ens afdeling eller i bureauet. Konsulent: Her kan vælges Alle konsulenter eller en specifik konsulent. Denne selektionsmulighed er kun aktiv såfremt man i Niveau har valgt Afdeling eller Bureau. Vælg Alle hvis viste aktiviteter og noter skal omfatte alle konsulenter i konsulentens afdeling eller alle konsulenter i bureauet. Vælg specifik konsulent hvis viste aktiviteter og noter skal omfatte en specifik konsulent i konsulentens afdeling eller i bureauet. Vis: Her kan vælges mellem følgende muligheder: Dagens, viser dagens aktiviteter og noter Dagens og overskredne, viser alle aktiviteter og noter til og med d.d. Ugens, viser indeværende uges aktiviteter og noter Ugens og overskredne, viser alle aktiviteter og noter til og med indeværende uge. Månedens, viser indeværende månedens aktiviteter og noter Månedens og overskredne, viser alle aktiviteter og noter til og med indeværende måned. Kun overskredne, viser alle uafsluttede aktiviteter indtil, men eksl. d.d. Alle, vise alle aktiviteter og noter. Fra- Til datovælger, viser alle aktiviteter og noter indenfor valgt periode. Bemærk at på Min Status/Status vises afsluttede aktiviteter kun i kombination med Alle og Fra- Til datovælger samt at det kun er afsluttede aktiviteter som IKKE er relateret til en kunde, kundekontakt, vikar eller ordre der vises altså aktiviteter der ikke kan ses andetsteds i systemet (egen aktivitet eller aktivitet med anden konsulent). Side 4 af 5

5 Notetype: Her vælges Alle såfremt alle aktiviteter og noter uanset notetype ønskes vist eller en eller flere notetyper vælges ((flere notetyper vælges ved at holde Ctrltasten nede samtidig med at der klikkes på notetypen i listen) såfremt visningen ønskes begrænset til aktiviteter og noter med bestemt notetype. Bemærk at notetyper med Rapport angivet i parentes kun er relevant i aktivitetsrapport sammenhæng. Efter valg af selektion klikkes Opdater for at effektuere den valgte selektion og siden opdateres med aktiviteter og noter der matcher selektionen. 3. Aktivitetsrapporter Aktivitetsrapporten aktiveres ved at klikke på Rapport knappen hvorved der på selvstændig side vises en rapport over aktiviteter relateret til kunder inkl. de systemautomatiske aktiviteter så som kundeoprettelse, ordreoprettelse og ordreigangsættelse. Er der valgt Niveau = Bureau vises en opsummering af antal aktiviteter pr. afdeling, pr. konsulent og pr. notetype. Ellers vises en listning af aktiviteter pr. kunde med en efterfølgende opsummering på aktivitetstype og konsulent. --- ooo OOO ooo --- Side 5 af 5