ADMINISTRATIV OG ØKONOMISK HÅNDBOG FOR STØTTEMODTAGERE

Transkript

1 Bilag V EUROPA-KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FOR UDDANNELSE OG KULTUR SOKRATES-PROGRAMMET ERASMUS-PROJEKTER ADMINISTRATIV OG ØKONOMISK HÅNDBOG FOR STØTTEMODTAGERE FORLÆNGELSE AF PROJEKTER TIL UDVIKLING AF LÆSEPLAN (CD) OG FORMIDLINGSPROJEKTER (DISS) DET AKADEMISKE ÅR 2003/2004

2 INDHOLD 0. FORMÅLET MED DEN ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE HÅNDBOG GENEREL INDLEDNING DELTAGENDE LANDE DEFINITION AF BEGREBER ÆNDRING AF DEN ØKONOMISKE AFTALE IKKE-KONTRAKTMÆSSIGE JUSTERINGER ÆNDRING AF PARTNERSKABET - Partner UDTRÆDER UDSKIFTNING AF DEN JURIDISKE REPRÆSENTANT ÆNDRING AF KONTAKTOPLYSNINGER KONTRAKTMÆSSIGE ÆNDRINGER ÆNDRING AF LEDELSEN Ændring af Koordinator ÆNDRING I ARBEJDSPLANEN Ændring af BankOPLYSNINGER MINIMUMSKRAV OG STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER TIL FORLÆNGELSE AF CD- OG DISS- PROJEKTER MINIMUMSKRAV STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER GenerELLE PrincipPER Støtteberettigede Udgifter for FORLÆNGELSE AF CD-ProjeKTER Støtteberettigede Udgifter for DISS-ProjeKTER IKKE-STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER PRINCIPPER DER GÆLDER FOR DE FORSKELLIGE UDGIFTSKATEGORIER OG - TYPER Udgifter TIL REJSER, OPHOLD OG DIÆTER Udgifter KNYTTET TIL ANVENDELSE AF NY TEKNOLOGI ELLER odl OG INDKØB AF UDSTYR GenerELLE Administrative Udgifter Udgifter TIL ProduKtion, TRYKNING, FORMIDLING OG OVERSÆTTELSE ANDRE Udgifter MOMS, TOLDAFGIFTER OG ANDRE AFGIFTER PÅ VARER OG TJENESTEYDELSER STØTTEMODTAGERENS ØKONOMISKE STYRING AF PROJEKTET BANKKONTO STYRING AF PARTNERSKABET VALUTAKURSER DEN ENDELIGE RAPPORT GENERELLE BEMÆRKNINGER INDSENDELSE AF DEN ENDELIGE RAPPORT ANALYSE AF DEN ENDELIGE RAPPORT ANMODNING OM YDERLIGERE OPLYSNINGER APPELLER STØTTEDOKUMENTER GENERELLE BESTEMMELSER FOR DOKUMENTER SPECIFIKKE BESTEMMELSER FOR FORSKELLIGE UDGIFTSEMNER BILAG A: SKEMAER TIL JUSTERINGER OG ÆNDRINGER - 2 -

3 0. FORMÅLET MED DEN ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE HÅNDBOG 0.1. GENEREL INDLEDNING Bestemmelserne i Håndbogen gælder for støtte til Erasmus-Projekter (FORLÆNGELSER af projekter til udvikling af læseplan (CD) 1 and Formidlingsprojekter (DISS)) under Sokrates-Programmet. Håndbogen udgør et bilag til den økonomiske aftale, og dens bestemmelser har derfor kontraktmæssig retskraft. Det er endvidere hensigten, at Håndbogen skal tjene både som en vejledning for støttemodtagerne og som et styringsredskab. Det er meningen, at den skal: hjælpe støttemodtagere med at styre projekterne effektivt; klargøre forskellige forhold, der har at gøre med den økonomiske aftale og dens bilag; give praktiske oplysninger, som støttemodtagerne kan anvende på forskellige trin i projektet; vejlede støttemodtagerne i projektets økonomiske forhold, så disse i god tid kan udarbejde økonomiske erklæringer; sørge for, at forholdet mellem de involverede parter bliver så problemfrit som muligt gennem oprettelse af en operationel ramme for projektet. En fornuftig økonomisk styring af projektet er afgørende for at sikre, at de bedste resultater/produkter produceres med moderate udgifter. Støttemodtageren bør være klar over, at EU's finansieringsprincipper er ændret i forhold til tidligere år på grund af indførelsen af nye økonomiske bestemmelser i Europa-Kommissionen den Støtten baseres nu på en procentmæssig finansiering (se nedenstående Afsnit 0.3) DELTAGENDE LANDE Bemærk, at ud over EU's 15 medlemsstater, har følgende lande ret til at deltage i Sokrates-programmet: Island, Liechtenstein, Norge, Bulgarien, Tjekkiet, Estland, Ungarn, Letland, Litauen, Polen, Rumænien, Slovakiet, Slovenien, Cypern og Malta. EU's officielle sprog er dansk, nederlandsk, engelsk, finsk fransk, tysk, græsk, italiensk, portugisisk, spansk og svensk DEFINITION AF BEGREBER I det følgende finder De definitioner på ofte anvendte begreber i Håndbogen: Ansøger: enhver højere uddannelsesinstitution (HEI), der erklærer, den i overensstemmelse med de givne procedurer har til hensigt at indsende et forslag til et Erasmus-projekt. Projektansøgeren bliver til støttemodtager, når forslaget er blevet accepteret af Kommissionen, og der er underskrevet en økonomisk aftale mellem Kommissionen og projektansøgeren. Partner: enhver institution eller ethvert organ, privat offentlig(t) eller halvoffentlig(t), der deltager i et forslag/projekt, og som har underskrevet et brev, i hvilken den/det i henhold til aftale med projektansøgeren har påtaget sig at bidrage til gennemførelsen af projektet. 1 FORLÆNGELSER af CD-projekter omfatter RENEWAL PROG- og RENEWAL MOD-projekter og benævnes herefter under et RENEWAL CD-projekter

4 Støttemodtager: enhver højere uddannelsesinstitution (HEI), der på vegne af partnerskabet har underskrevet den økonomiske aftale med Kommissionen med henblik på gennemførelse af projektet. Støttemodtageren er den primært juridisk ansvarlige over for Kommissionen for en korrekt realisering af den økonomiske aftale. Denne har også ansvaret for den daglige koordinering og styring af CD/DISS-projektet samt for distribution af fællesskabsmidler bevilget til dette projekt til de øvrige partnere. Projektkoordinator: den person fra støttemodtagerinstitutionen, der har ansvaret for den nødvendige koordination og de daglige projektstyringsopgaver. Juridisk repræsentant: den person, der har juridisk bemyndigelse til at indgå juridiske og økonomiske forpligtelser på vegne af den organisation, som denne tilhører. Kontoret: SOCRATES, LEONARDO & YOUTH Technical Assistance Office (TAO). Kommissionen har overdraget Kontoret ansvaret for at overvåge gennemførelsen af den økonomiske aftale. Procentmæssig finansiering: Kommissionen vil yde støtte op til et maksimumsbeløb angivet i punkt A.3, Del A i den økonomiske aftale, der er lig med en procentdel af de samlede anslåede projektudgifter angivet i punkt A.5 i Del A. Denne procentsats er fastlagt i punkt A.4 i Del A. Hvis de støtteberettigede udgifter ved projektets afslutning er lavere end de samlede anslåede projektudgifter nævnt i punkt A.5 i Del A, vil Kommissionens bidrag blive begrænset til beløbet, der fremkommer ved anvendelsen af ovennævnte procentsats på de faktiske anslåede udgifter. Støttemodtageren forpligter sig til tilbagebetale Kommissionen ethvert udbetalt beløb, der overstiger dette beløb

5 1. ÆNDRING AF DEN ØKONOMISKE AFTALE 1.1. IKKE-KONTRAKTMÆSSIGE JUSTERINGER Visse justeringer af den økonomiske aftale kræver ikke Kommissionens forudgående godkendelse. Disse justeringer, der for størstedelens vedkommende er af administrativ art, er medtaget i dette afsnit som ikkekontraktlige justeringer, og de er beskrevet indgående i nedenstående afsnit til Proceduren kan ændre sig afhængig af ændringens art. Ved enhver ikke-kontraktmæssig ændring skal støttemodtageren anvende skemaerne i Håndbogens Bilag A, der også indeholder yderligere vejledning ÆNDRING AF PARTNERSKABET - PARTNER UDTRÆDER Ønsker en partner at trække sig ud af projektet, kan ændringen tillades, forudsat at minimumskravene stadig er opfyldt. (se Afsnit 2.1. i Håndbogen). Kommissionen skal underrettes skriftligt på forhånd via Kontoret. Ændringen skal forklares og behørigt begrundes i den endelige rapport. Det skal understreges, at selv om en partner forlader projektet i den støtteberettigede periode, vil de afholdte udgifter for denne partner med relation til projektet forblive støtteberettigede, forudsat at det drejer sig om aktiviteter udført før partneren forlod projektet, og at koordinatoren er i stand til at levere de relevante bilag. Hvis en partners udtræden har en væsentlig indvirkning på arbejdsplanen, skal der indsendes en ny sammen med en anmodning om en kontraktmæssig ændring (se nedenstående afsnit ). Bemærk, at det er ikke muligt at tilføje eller erstatte partnere i den støtteberettigede periode. Partnere, der ikke var nævnt i den originale ansøgning, kan kun deltage for egen regning UDSKIFTNING AF DEN JURIDISKE REPRÆSENTANT Udskiftes den juridiske repræsentant, skal Kommissionen underrettes skriftligt via Kontoret. Støttemodtagerne skal anvende skemaerne i Bilag A i Håndbogen ÆNDRING AF KONTAKTOPLYSNINGER Er der tale om andre justeringer af projektoplysninger (f.eks. ændring af støttemodtagerens adresse, ændring af telefon, fax og/eller e-post eller ændring af Erasmus-koordinator), skal Kommissionen underrettes skriftligt via Kontoret. Støttemodtagerne skal anvende skemaerne i Bilag A i Håndbogen KONTRAKTMÆSSIGE ÆNDRINGER I det følgende giver vi en beskrivelse af de forskellige typer kontraktmæssige ændringer. Formålet med listen er at gøre støttemodtageren opmærksom på, at visse ændringer kræver Kommissionens formelle godkendelse. Det skal også bemærkes, at hvis der ikke indsendes en anmodning om at gennemføre ændringen, kan det skabe alvorlige problemer i forbindelse med vurderingen af den endelige rapport, og det kan i visse tilfælde føre til en reduktion af den endelige støtte. Listen over ændringer er imidlertid ikke udtømmende, og skulle De være i tvivl, bør De søge oplysning på Kontoret. Støttemodtageren skal via Kontoret indsende en skriftlig anmodning til Kommissionen om en sådan ændring, dateret og underskrevet af dens juridiske repræsentant. Kommissionen vil i hvert enkelt tilfælde afgøre, - 5 -

6 hvorvidt den ansøgte ændring vil opnå en formel godkendelse, og den vil underrette støttemodtageren om sin beslutning. Ændringsanmodninger skal for at blive taget i betragtning af Kommissionen indsendes til Kontoret i henhold til fristen nævnt i artikel II.13 i de Generelle betingelser i den økonomiske aftale. Bemærk, at enhver anmodning om ændring skal ledsages af en detaljeret begrundelse og komplette beskrivelser af de anmodede ændringer. Ændringen træder først i kraft, når Kommissionen har givet sin skriftlige godkendelse. Ved ethvert forslag til ændring af den økonomiske aftale skal støttemodtageren anvende skemaerne i Håndbogens Bilag A, der også indeholder yderligere vejledning ÆNDRING AF LEDELSEN ÆNDRING AF KOORDINATOR Projektkoordinatorens rolle er særdeles vigtig for såvel projektets udvikling som for dets vellykkede resultat. En udskiftning af projektkoordinatoren kræver derfor en formel godkendelse fra Kommissionen. Støttemodtagere skal anvende skemaerne i Håndbogens Bilag A for at anmode om en sådan ændring ÆNDRING I ARBEJDSPLANEN En ændring i arbejdsplanen er en vigtig ændring, og den er underlagt den formelle ændringsprocedure. En sådan kan blandt andet medføre, at en aktivitet afbrydes/ophører, en ændring i det anvendte medium (f.eks. en cd-rom præsentation erstattes af en internetpræsentation), en ændring i produktets sprog (f.eks. udsendes en vejledning i god praksis på fire sprog i stedet for de fem oprindeligt planlagte) eller en ændring i produktets struktur (f.eks. en ændring i antallet af moduler udviklet for et kursus). Støttemodtageren skal ved indsendelse af en anmodning om ændringer omhyggeligt undersøge, om denne ændring vil få direkte indflydelse på andre områder i aftalen (især de økonomiske). Støttemodtagere skal anvende skemaerne i Bilag A i Håndbogen ÆNDRING AF BANKOPLYSNINGER Ændring af bankoplysninger kræver en formel godkendelse fra Kommissionen, og støttemodtagere skal anvende skemaerne i Bilag A i Håndbogen

7 2. MINIMUMSKRAV OG STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER TIL FORLÆNGELSE AF CD- OG DISS-PROJEKTER I dette afsnit giver vi oplysninger om minimumskrav og regler for støtteberettigelse i forbindelse med gennemførelse af en Forlængelse af CD- og DISS-projekter MINIMUMSKRAV Ud over vilkår og betingelser i den økonomiske aftale udgør nedenstående bestemmelser minimumskrav, for at aktiviteter kan anses for at være støtteberettigede. Projektet kan kun udføres i henhold til følgende betingelser: a) Forlængelse af et CD- eller et DISS-projekt foretages af en højere uddannelsesinstitution i mindst en EU-medlemsstat og to andre deltagende lande. Hvis denne betingelse efter en eller flere af de støtteberettigede partneres udtræden ikke længere kan opfyldes, skal koordinatoren underrette Kommissionen omgående gennem Kontoret, og samtlige aktiviteter og udgifter skal sættes i bero, indtil der foreligger et svar fra Kommissionen. Sker det ikke, kan det i forbindelse med den endelige rapport føre til et krav om at tilbagebetale den samlede tildelte støtte. b) Det er kun de partnerinstitutioner, der er nævnt i punkt B.1, Del B i den økonomiske aftale, der anses for at være støtteberettigede partnere i projektet. Derfor er det kun, hvad angår partnerskabet, udgifter afholdt af disse partnere, der anses for at være støtteberettigede. I tilfælde, hvor aktiviteter ikke opfylder ovennævnte minimumskrav, forbeholder Kommissionen sig ret til at kræve tilbagebetaling af hele eller dele af støttebeløbet STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER GENERELLE PRINCIPPER Støttemodtageren skal sørge for at: alle afholdte udgifter er nødvendige for at udføre projektet, og at de ikke er unødvendigt høje; ingen medlemsorganisation i partnerskabet kan høste fortjeneste fra en støtte ydet af Det Europæiske Fællesskab; enhver udgift højst optræder under en budgetpost i en hvilken som helst økonomisk rapport. Ved projektets afslutning skal enhver afholdt udgift dokumenteres ved hjælp af fakturaer eller regnskabsdokumentation af tilsvarende værdi. Kopier af disse dokumenter skal indsendes på anmodning fra Kontoret. Udgifter afholdt af partnerskabet er støtteberettigede, hvis de: er direkte forbundet med gennemførelsen af projektet i henhold til projektets arbejdsplan, og har forbindelse til aktiviteter, der involverer lande, der officielt er berettigede til at deltage i programmet, og er i overensstemmelse med bestemmelserne beskrevet i Håndbogen og den økonomiske aftale

8 STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER FOR FORLÆNGELSE AF CD-PROJEKTER For en godkendt FORLÆNGELSE AF ET CD-projekt anses følgende udgifter for at være støtteberettigede udgifter: udgifter til rejser, ophold og diæter for akademisk og/eller administrativt personale til forberedende, overvågnings- og evalueringsmøder afholdt af partnere, der rejser fra udlandet eller inden for landets grænser; udstyr, hvis det har relation til anvendelse af ODL eller ny informations- og kommunikationsteknologi og er absolut nødvendigt for at udvikle læseplansprojektet; administrative udgifter (begrænset til 20% af de samlede anslåede udgifter til projektet); produktion, oversættelse, implementering og formidling af undervisningsmateriale direkte knyttet til eller et resultat af det udviklede læseplansprojekt; andre udgifter; moms, told og andre skatter på varer og tjenesteydelser (forudsat at disse udgør en endelig skat for støttemodtageren eller dennes partnere, se Afsnit 2.4, stk. 6, i denne Håndbog) STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER FOR DISS-PROJEKTER For et godkendt DISS-projekt anses følgende udgifter for at være støtteberettigede udgifter: udgifter til rejser, ophold og diæter for akademisk og/eller administrativt personale afholdt af partnere, der rejser fra udlandet eller inden for landets grænser til forberedende, overvågnings- og evalueringsmøder, der er knyttet til formidlingsaktiviteter og/eller gennemførelsen af det fælles læseplansprojekt; konferencer og møder for at præsentere projektet og formidle resultaterne til fremtidige partnere; udstyr, hvis det har relation til anvendelse af ODL eller ny informations- og kommunikationsteknologi og er absolut nødvendigt for at udvikle læseplansprojektet; administrative udgifter (begrænset til 20% af de samlede anslåede udgifter til projektet); produktion, oversættelse, implementering og formidling af undervisningsmateriale, der er et resultat af læseplansprojektet; andre udgifter; moms, told og andre skatter på varer og tjenesteydelser (forudsat at disse udgør en endelig skat for støttemodtageren eller dennes partnere, se afsnit 2.4., stk. 6, i denne Håndbog) IKKE-STØTTEBERETTIGEDE UDGIFTER Ud over de udgifter, der falder uden for ovenstående afsnit og er følgende udgiftsemner ikke støtteberettigede og bør derfor ikke indføres under nogen budgetposter i den endelige rapport: udgifter, der er afholdt før eller efter den støtteberettigede periode angivet i den økonomiske aftale; udgifter, der allerede finansieres fra andre kilder, specielt andre fællesskabsmidler (er der tale om komplementaritet mellem finansieringer, skal dette udtrykkeligt begrundes og forklares); udgifter til underholdning eller repræsentation; udgifter til rejser til andre lande end de, der er berettigede til at deltage i programmet, med mindre Kommissionen har givet en udtrykkelig forudgående skriftlig tilladelse; strukturelle udgifter knyttet til køb, forbedring eller vedligeholdelse af bygninger eller møbler, der tilhører støttemodtageren; bidrag i naturalier; udgifter forbindelse med investeret kapital; hensættelser til mulige fremtidige tab eller gældsbeløb; hensættelser til likvidering, afvikling af virksomhed og afbrydelse af en leasing eller juridiske forpligtelser; - 8 -

9 hensættelser til kontraktmæssige eller moralske forpligtelser; reservefonde; gæld og usikre lån; bøder, økonomiske straffebeløb samt udgifter til retssager; udgifter til leje, opvarmning, el, vand samt andre lejeafgifter, der normalt afholdes af partnerskabets medlemmer; udgifter til indkøb af kontorudstyr (som enhver type møbler og kopimaskiner); overdrevne eller uovervejede udgifter; enhver udgift afholdt af institutioner der ikke indgår i det godkendte partnerskab; enhver udgift afholdt uden partnerskabets vidende eller godkendelse; enhver udgift i forbindelse med gennemførelse af kurset; Udelukkende for DISS: enhver udgift knyttet til det fælles læseplansprograms udviklingsfase PRINCIPPER DER GÆLDER FOR DE FORSKELLIGE UDGIFTSKATEGORIER OG -TYPER I dette afsnit giver vi en detaljeret beskrivelse af støtteberettigede udgifter for Forlængelse af CD- og DISSprojekter, som skal læses i sammenhæng med ovenstående afsnit 2.1. til UDGIFTER TIL REJSER, OPHOLD OG DIÆTER Disse udgifter er kun støtteberettigede, når de er direkte knyttede til projektet og angår aktiviteter, der er præcise og lette at identificere. Rejse- og forsikringsudgifter er baserede på de reelt afholdte udgifter. De mest økonomiske billetter skal benyttes. Det er nødvendigt at kontakte adskillige rejsebureauer for at opnå de bedst mulige priser. Togrejser (første klasse, hvis deltageren ønsker dette, og hvis det tillades af dennes institution) skal anvendes ved rejser på op til 400 kilometer, undtagen i nødstilfælde eller hvis man under rejsen krydser et hav. Ved rejser på mere end 400 kilometer (eller mindre, hvis det drejer sig om et nødstilfælde eller hvis man under rejsen krydser et hav) kan man benytte flyrejser. Apexbilletter eller særlige billetter skal så vidt muligt benyttes. Flyrejser, der er dyrere, end hvad der svarer til prisen for økonomiklasse, er ikke tilladt. Foregår rejsen i bil, er udgifterne støtteberettigede på følgende vilkår: a) privat bil eller taxa: det beløb, der kan blive tale om, er begrænset til udgiften til en togbillet på første klasse (uanset hvor mange personer, der rejser i bilen); b) lejet bil (klasse A, dog ikke, hvis mere end to personer rejser. I dette tilfælde må maksimalt klasse B benyttes): de faktiske udgifter (inklusive benzin) vil blive anvendt. Imidlertid må en lejet bil dog kun anvendes, hvis intet andet passende transportmiddel er til rådighed. Normale rejseforsikringsudgifter er støtteberettigede. Udgifter til rejser til og fra lande, der ikke deltager i Sokrates-programmet, er ikke støtteberettigede, med mindre Kommissionen forinden udtrykkeligt har givet sin skriftlige tilladelse hertil. Afholdte rejse- og opholdsudgifter til rejser til lande, der ikke er repræsenteret i partnerskabet, men som ellers er berettigede til at deltage i Programmet, er støtteberettigede, såfremt de er direkte knyttede til gennemførelsen af projektet, og det kan dokumenteres, at de udgør en rimelig og økonomisk anvendelse af støttebeløbet

10 Udgifter til rejser og ophold til personer, der ikke specifikt er ansat af en projektpartner eller en underleverandør, er støtteberettigede, forudsat disse udgifter er direkte knyttede til gennemførelsen af projektet, og det kan dokumenteres, at de udgør en rimelig og økonomisk anvendelse af støttebeløbet. Indkvarterings- og opholdsudgifter er støtteberettigede, såfremt: de er absolut nødvendige og rimelige i forhold til opholdsstedet; de er beregnet i overensstemmelse med de interne bestemmelser i den institution, fra hvilken den pågældende person foretager rejsen; de ikke overskrider maksimumsbeløbet per dag angivet i følgende skema: Land Maksimum i EUR Land Maksimum i EUR BE Belgien 150 IS Island 183 DK Danmark 179 LI Liechtenstein 174 DE Tyskland 127 NO Norge 171 GR Grækenland 113 BG Bulgarien 157 ES Spanien 141 CZ Tjekkiet 214 FR Frankrig 130 EE Estland 129 IE Irland 165 CY Cypern 100 IT Italien 130 LV Letland 174 LU Luxembourg 143 LT Litauen 126 NL Nederlandene 148 HU Ungarn 136 AT Østrig 122 MT Malta 86 PT Portugal 143 PL Polen 227 FI Finland 156 RO Rumænien 185 SE Sverige 157 SI Slovenien 148 UK Det Forenede Kongerige 199 SK Slovakiet 164 Beløbene angivet i skemaet omfatter samtlige udgifter forbundet med opholdet i det pågældende land. Finder der ingen overnatninger sted, reduceres beløbene med 50%. Inden for disse grænser kan godtgørelse af indkvarterings- og opholdsudgifter foretages på grundlag af faktiske udgifter eller ud fra et fast beløb. Hvis de interne regler i den institution, fra hvilken den pågældende person foretager rejsen, imidlertid foreskriver et lavere grænsebeløb end i ovennævnte skema, skal dette førstnævnte beløb anvendes som grundlag for beregningen UDGIFTER KNYTTET TIL ANVENDELSE AF NY TEKNOLOGI ELLER ODL OG INDKØB AF UDSTYR Udgifter i forbindelse med erhvervelse af hardware og udstyr, hvad enten det er sket gennem indkøb, leasing eller leje, er kun støtteberettigede, hvis de er absolut nødvendige for gennemførelsen af projektet. Valg af indkøb, leasing eller leje af hardware eller udstyr skal baseres på den billigste metode. Det er nødvendigt at kontakte adskillige leverandører med henblik på at opnå de mest økonomiske vilkår. Hvis leje eller leasing vælges, vil udgiften til et hvilket som helst overtagelseskøb ved leje- eller leasingperiodens udløb ikke være støtteberettiget. Gives der tilladelse til indkøb af hardware og udstyr, kan udgifter til installation, vedligeholdelse og forsikringer også medregnes, begrænset til den procentdel, hvormed udstyret anvendes til projektet. De samlede udgifter i referenceperioden vil blive betragtet som støtteberettigede, men tilpasset den procentmæssige anvendelse i forbindelse med projektet. Når indkøb af hardware eller udstyr er tilladt, beregnes udgifterne som følger: a) ved beregning af afskrivning anses hardware og udstyr for at have en levetid på tre år, hvor købsprisen er på mere end EUR (ekskl. moms); b) udgifterne per år er beregnet på grundlag af en afskrivningsfaktor på 33,33%, men tilpasset den procentmæssige anvendelse i projektet. F.eks. beløber den tilladte udgift det første år for udstyr til en værdi af EUR, som er blevet anvendt 50% til projektet, sig til EUR:

11 x 33,33% x 50% = EUR I projektets andet år vil de støtteberettigede udgifter også være på EUR, hvis den procentmæssige udnyttelse af hardwaren eller udstyret forbliver den samme. Er det ikke planlagt at anvende hardwaren eller udstyret det andet år, vil der ikke være nogen støtteberettigede udgifter (afskrivninger eller andet) for dette år; c) hvor den samlede værdi af hardwaren eller udstyret ikke overskrider EUR (ekskl. moms), vil den fulde købsværdi være støtteberettiget for det pågældende år, tilpasset den procentmæssige udnyttelse i det pågældende projekt; d) der er ingen støtteberettigede udgifter, hvis hardwaren eller udstyret blev købt før den støtteberettigede periodes start som angivet i den økonomiske aftale, undtagen i tilfælde af forlængede projekter hvor afskrivningsudgifter var tilladte som støtteberettigede udgifter det foregående kontraktår. Udgiften til materialer (f.eks. software) behøver ikke at blive afskrevet, med mindre det er et krav i henhold til den nationale lov, hvor den pågældende partner har sit hovedsæde. Sådanne udgifter vil imidlertid blive tilpasset den procentmæssige udnyttelse af materialet i det pågældende projekt. Støttemodtageren skal sørge for at indhente konkurrerende tilbud fra mindst tre uafhængige leverandører ved levering af varer, tjenesteydelser eller udstyr til en værdi af mere end EUR (ekskl. moms). Attesterede kopier af disse tilbud skal på anmodning indsendes til Kommissionen GENERELLE ADMINISTRATIVE UDGIFTER Denne post henviser til administrative udgifter, der er direkte forbundet med projektstyringen, herunder især: kommunikation (telefon, fax, porto osv.); administration og kontorartikler (herunder computer software til administration); forsikring (konferencehaller); fotokopier; leje af eksterne lokaler og faciliteter, dvs. konferencehaller og undervisningslokaler, forudsat at det er absolut nødvendigt for at opnå projektets mål; udgifter til sekretærhjælp, administrativt og/eller teknisk personale (se nedenfor); Disse udgifter er beregnet på grundlag af de regnskabsprincipper, -regler og -metoder, der gælder for støttemodtageren og/eller dennes partnere. Disse principper, regler og metoder skal være fair og rimelige og i overensstemmelse med de accepterede regnskabsbestemmelser og -praksis i det pågældende land. På anmodning fra Kommissionen eller Kontoret skal støttemodtageren indsende en komplet forklaring på de metoder, denne eller dennes partnere har anvendt til at beregne disse udgifter. Administrative udgifter må ikke overstige 20% af projektets samlede anslåede udgifter. Administrative udgifter kan omfatte udgifter til personale, og de er begrænset til udgifter til sekretærhjælp, administrativt og/eller teknisk personale specifikt beskæftiget med projektets aktiviteter, hvad enten det er på fuld tid, deltid eller på regelmæssig basis. Udgifter til sekretærhjælp, administrativt og/eller teknisk personale ansat til institutionens normale aktiviteter er kun støtteberettigede, hvis de angår overtidsbetaling, der er direkte og specifikt knyttet til projektets aktiviteter, og de klart kan identificeres som sådanne på lønsedlen. Udgifter til personale må ikke overstige standarden på arbejdsmarkedet i det pågældende land

12 UDGIFTER TIL PRODUKTION, TRYKNING, FORMIDLING OG OVERSÆTTELSE Disse udgifter er støtteberettigede, forudsat at prisen er rimelig og står i forhold til volumen og sværhedsgrad for de pågældende dokumenter og materialer. Støttemodtageren skal forsøge at opnå de bedst mulige priser for det arbejde, der skal udføres. Hvis et medlem af partnerskabet anvender sin egen tekniske afdeling til at udføre produktion, trykning eller formidling omfatter de støtteberettigede udgifter kun udgifter til (forbrugt) materialer (f.eks. papir). Hvis personale ansættes af et medlem af partnerskabet eller modtager klart identificeret ekstra timebetaling specielt og udelukkende for disse opgaver, skal de tilsvarende personaleudgifter angives under Generelle Administrative Udgifter (se afsnit ). Under ingen omstændigheder må de samlede udgifter til disse aktiviteter overstige, hvad en ekstern kontrahent normalt vil kræve for at udføre den pågældende opgave. Støttemodtageren skal sørge for at indhente konkurrerende tilbud fra mindst tre uafhængige leverandører ved levering af varer, tjenesteydelser eller udstyr til en værdi af mere end EUR (ekskl. moms). Attesterede kopier af disse tilbud skal på anmodning indsendes til Kommissionen. Hvis et medlem af partnerskabet skal indgå en kontrakt om underleverance for at udføre arbejdet, skal det indhente konkurrerende tilbud fra potentielle kontrahenter og tildele kontrakten til det tilbud, der giver den bedste værdi for pengene. I den forbindelse skal det overholde principperne for gennemsigtighed og lige behandling af potentielle kontrahenter samt sørge for at undgå enhver interessekonflikt. Medlemmet skal indgå en aftale med en underleverandør, der sikrer at denne overholder den økonomiske aftale og dens bilag. Støttemodtageren skal sørge for, at de betingelser denne selv er underlagt i Aftalens artikel II.1, II.2, II.3, II.4, II.5, II.6, II.10 og II.19 også gælder for den, der vinder kontrakten. Ingen af projektets grundlæggende aktiviteter må udbydes i underleverance, og underleverancer må kun dække udførelsen af en begrænset del af projektet ANDRE UDGIFTER Andre udgifter, der ikke er dækket af afsnit til (f.eks. bankgebyrer), kan tillades, forudsat: prisen er rimelig; de er absolut nødvendige for at udføre aktiviteterne i CD- og DISS-forlængelsesprojekter; de er fuldt ud dokumenterede og forklarede i den endelige rapport; de ikke er dækket andre steder i den endelige rapport. Bankhonorarer i forbindelse med åbning eller vedligeholdelse af en konto oprettet specielt til projektet samt udgifter til bankoverførsler og vekselgebyrer i forbindelse med indtægter og betalinger af støtteberettigede udgifter under projektet er støtteberettigede og skal anføres under andre udgifter. Men udgifter til åbning eller vedligeholdelse af en kassekredit, overtræks- eller garantiservice er dog ikke støtteberettigede

13 MOMS, TOLDAFGIFTER OG ANDRE AFGIFTER PÅ VARER OG TJENESTEYDELSER Støttemodtageren skal indhente oplysninger fra de kompetente nationale myndigheder om de bestemmelser, regler og love, der gælder for beskatning af projektudgifter i dennes hjemland. Moms kan ikke under nogen omstændigheder anføres som udgift under projektet, med mindre det er en endelig afgift, hvilket vil sige en afgift, der ikke kan fratrækkes, og som hverken støttemodtageren eller partnerne kan få godtgjort. Som moms er andre former for beskatning, told eller afgifter med forbindelse til projektudgifterne, som kan være en følge af fællesskabsfinansieringen, kun støtteberettigede udgifter, hvis de reelt og endeligt afholdes af de pågældende partnere

14 3. STØTTEMODTAGERENS ØKONOMISKE STYRING AF PROJEKTET 3.1. BANKKONTO Kontoen angivet i den økonomiske aftale, og hvortil Erasmus-støtten vil blive udbetalt, bør, hvis det på nogen måde er muligt, være i euro og skal være: oprettet i støttemodtagerorganisationens navn (personlige konti kan ikke under nogen omstændigheder accepteres); specifik for projektet, hvis dette er muligt; oprettet i et af de deltagende lande. Kontantudtræk fra kontoen bør undgås og skal, hvis de finder sted, dokumenteres med bilag. Støttemodtageren opfordres kraftigt til at operere med en specifik konto eller subkonto for hvert enkelt Erasmus-projekt. I tilfælde af en generel konto eller en specifik konto skal støttemodtageren oprette et regnskabssystem, der gør det muligt at relatere bevægelser på kontoen præcist til udgifter og indtægter fra Erasmus-projektet. Ændring af bankoplysninger kræver en formel godkendelse fra Kommissionen, og støttemodtagere skal anvende skemaerne i Bilag A i Håndbogen. Ved oprettelse af et analytisk regnskabssystem eller et relevant internt system skal Støttemodtageren gøre det muligt at lokalisere projektfinansieringens kilder og alle afholdte projektudgifter i den støtteberettigede periode STYRING AF PARTNERSKABET I forbindelse med partnerskabsaftaler med hver enkelt af de støtteberettigede partnere involverede i Erasmusprojektet skal støttemodtageren: tage alle de nødvendige forholdsregler for at sikre sine partneres aktive medvirken samt deres totale accept af samtlige bestemmelser i den økonomiske aftale, blive enig med disse partnere om enhver fordeling af midlerne, sende en kopi af den økonomiske aftale, herunder af bilagene, til hver enkelt partner. Enhver partner, hvis navn ikke optræder i punkt B.1, afsnit B, i den økonomiske aftale anerkendes ikke som sådan i den økonomiske aftale, og som følge heraf anses ingen udgifter i forbindelse med denne partner for at være støtteberettigede. Hvis Kommissionen eller Kontoret anmoder om dette, vil støttemodtageren blive bedt om at indsende en kopi af de skriftlige aftaler indgået med de forskellige partnere beskrevet i punkt B.1, afsnit B, i den økonomiske aftale. Kommissionen fralægger sig ethvert ansvar for forholdet mellem partnerne, især og inklusive fordelingen af støttebeløbene mellem støttemodtageren og dennes partnere. At Kommissionen (eller Kontoret) er blevet informeret om de aftaler, der er indgået mellem støttemodtageren og dennes partnere, ændrer ikke på nogen måde støttemodtagerens ansvar på dette punkt

15 3.3. VALUTAKURSER Alle beløb anført i den endelige rapport skal angives i EUR. Kommissionen forbeholder sig ret til at afvise enhver økonomisk rapport, hvor beløbene er angivet i en hvilken som helst anden valuta. Den valutakurs, der skal anvendes (lande uden for euro-zonen), er den, der er beskrevet i artikel II.16, stk. 1 i den økonomiske aftale

16 4. DEN ENDELIGE RAPPORT 4.1. GENERELLE BEMÆRKNINGER Det er støttemodtagerens ansvar over for Kommissionen at begrunde samtlige støtteberettigede udgifter afholdt under projektet. Det er ligeledes støttemodtagerens ansvar over for Kommissionen at give en beskrivelse af alle de aktiviteter, der er gennemført i forbindelse med projektet. Den endelige rapportering er en afgørende fase i projektet, idet den giver mulighed for en overordnet evaluering af: produkter og resultater opnået gennem projektet i forhold til målene (hvad angår aktiviteter/produkter) opstillet i ansøgningen; afholdte udgifter med henblik på at opnå disse resultater. Den endelige rapport skal give et fuldstændigt og akkurat billede af projektet. Støttemodtagere rådes derfor til at læse rapportskemaet omhyggeligt, så snart de modtager det, så de kender indholdet godt og er klar over, hvilke økonomiske og regnskabsmæssige oplysninger, der kræves for at udfylde det. I rapporten danner de forskellige økonomiske skemaer et sammenhængende hele: tallene skal derfor være konsistente. Før rapporten indsendes, skal støttemodtageren kontrollere, at indføringerne opfylder dette krav i henhold til forklaringen i Håndbogen og i skemaet for den endelige rapport. Beløbene angivet i skemaet for den endelige rapport skal udtrykkes i EUR og afrundes til det nærmeste hele antal. Før rapporten indsendes, skal støttemodtageren endvidere kontrollere, at samtlige "i alt-beløb" er aritmetisk korrekte INDSENDELSE AF DEN ENDELIGE RAPPORT Den endelige rapport skal indsendes i to kopier til Kommissionen (adresseret til Kontoret) og indeholde elementerne beskrevet i artikel II.15 i den økonomiske aftale og inden sidste frist, angivet i artikel I.5 i den økonomiske aftale. Den endelige rapport skal udarbejdes på et af EU's officielle sprog på standardskemaet, der udgør et bilag til den økonomiske aftale. Dette skema kan ændres af Kommissionen ved en simpel notifikation af støttemodtageren. Støttemodtageren skal underrette partnerinstitutionerne om den endelige rapport og erklæringen om udgifter. I bilag IV i den økonomiske aftale finder De en vejledning i at udfylde skemaet for den endelige rapport. Den endelige rapport består af følgende dele: en fortællende (teknisk) del, hvis hensigt det er er at give et detaljeret billede af projektet ved at beskrive dets aktiviteter, produkter og resultater gennem hele projektets varighed; en økonomisk del, der består af detaljerede oplysninger om afholdte udgifter og indtægter 2. Denne del skal være komplet og skal redegøre for samtlige afholdte udgifter under gennemførelsen af projektet; en kopi (ikke tre) af hvert dokument og materiale fremstillet under projektet (audio- eller 2 Ved "indtægter" forstås her samtlige finansieringskilder for projektet

17 videodokumenter, modeller, rapporter, undersøgelser, undervisningsprodukter osv.) såvel som enhver omtale af projektet i pressen (fjernsyn, radio og aviser). Kommissionen forbeholder sig også ret til at bede om ekstra kopier (op til 10 kopier). Opfylder rapporten ikke ovenstående kriterier, kan Kommissionen beslutte ikke at analysere den, indtil den formelle præsentation er korrekt. Er det ikke muligt at indsende rapporten til Kommissionen i det korrekte format, kan støtten blive trukket tilbage, og støttemodtageren kan blive pålagt at tilbagebetale den støtte, der allerede er udbetalt. Vi anbefaler derfor kraftigt at lade en regnskabskyndig og -erfaren person i støttemodtagerorganisationen gennemse den endelige rapport. Den endelige rapport skal være dateret og underskrevet af støttemodtagerens bemyndigede juridiske repræsentant, der er identificeret på forsiden af den økonomiske aftale, eller som ændret ANALYSE AF DEN ENDELIGE RAPPORT Den endelige rapport vurderes af Kommissionen, om nødvendigt bistået af eksperter, i henhold til følgende procedure: Fra de samlede projektudgifter, angivet i den endelige rapport, fratrækkes samtlige ikke-støtteberettigede udgiftsposter som definerede i denne håndbog og i den økonomiske aftale, for at nå frem til projektets samlede støtteberettigede udgifter. Procentsatsen for finansiering, som er beskrevet i punkt A.4, del A, i den økonomiske aftale, skal derefter anvendes på projektets samlede støtteberettigede udgifter som beskrevet ovenfor med henblik på at nå frem til det tildelte støttebeløb. Dette beløb skal reduceres med det forskud, der allerede er udbetalt til støttemodtageren. Derefter skal restbeløbet, om noget, udbetales til støttemodtageren. Selv om projektets samlede støtteberettigede udgifter overskrider de oprindeligt anslåede udgifter, kan det tildelte støttebeløb imidlertid ikke overskride maksimumsbeløbet angivet i punkt A.3, del A, i den økonomiske aftale. Eksempel 1 Samlede anslåede Maksimumsstøtte Anførte udgifter Samlede støtteber. Endelig udgifter (Finansieringsprocent) i endelig rapp. udgifter e. analyse støtte EUR EUR (60%) EUR EUR EUR Det endelige støttebeløb opnås ved at gange de samlede støtteberettigede udgifter med den aftalte finansieringsprocent. Har støttemodtageren modtaget et forskud på EUR, vil der være en endelig udbetaling på EUR ( EUR EUR). Eksempel 2 Samlede anslåede Maksimumsstøtte Anførte udgifter Samlede støtteber. Endelig udgifter (Finansieringsprocent) i endelig rapp. udgifter e. analyse støtte EUR EUR (60%) EUR EUR EUR Selv om de samlede støtteberettigede udgifter i dette tilfælde er højere end de samlede anslåede udgifter, kan det endelige støttebeløb ikke overstige maksimimsbeløbet på EUR. Hvis støttemodtageren har modtaget et forskud på EUR, ville denne modtage en endelig udbetaling på EUR ( EUR EUR)

18 Eksempel 3 Samlede anslåede Maksimumsstøtte Anførte udgifter Samlede støtteber. Endelig udgifter (Finansieringsprocent) i endelig rapp. udgifter e. analyse støtte EUR EUR (60%) EUR EUR EUR I dette eksempel er de opgivne udgifter i den endelige rapport lavere end de samlede anslåede udgifter. Dette fører til en endelig støtte, der er lavere end maksimumsbeløbet, fordi: Erasmus maksimumsstøtten er udtrykt som en procent af de samlede støtteberettigede udgifter; denne procentsats (her: 60%) er en del af den økonomiske aftale (se artikel I.3.2) og kan ikke ændres; en reduktion i projektets samlede udgifter reducerer det maksimale Erasmus-støttebeløb i absolutte tal. Er det endelige støttebeløb mindre, end det forskud Kommissionen har udbetalt, skal støttemodtageren godtgøre forskellen på Kommissionens anmodning (se artikel II.17. i den økonomiske aftale). Bestemmelserne i dette afsnit anfægter ikke Kommissionens ret til at søge en komplet eller delvis tilbagebetaling af støtten, hvis den ikke er tilfreds med projektets indhold. Ud over ovennævnte godtgørelser kan der blive tale om andre godtgørelser eller tilbagebetalinger i henhold til bestemmelserne i artikel II.17. og II.18. i den økonomiske aftale. Intet, hverken i dette afsnit eller i andre afsnit af disse bestemmelser, kan hindre Kommissionen i at håndhæve sine rettigheder ifølge ovennævnte artikler i den økonomiske aftale ANMODNING OM YDERLIGERE OPLYSNINGER På anmodning fra Kommissionen eller Kontoret forpligter støttemodtageren sig til, for egen regning og inden fristen nævnt i artikel I.4 i den økonomiske aftale, at levere enhver yderligere oplysning, regninger eller dokumenter (se afsnit 5 i denne håndbog) om de gennemførte aktiviteter og anvendelsen af den støtte, der er tildelt i henhold til aftalen. Støttemodtageren kan også blive bedt om disse oplysninger som en stikprøvekontrol APPELLER Hvis støttemodtageren ikke er enig i det tildelte endelige tilskud, eller den tilbagebetaling, Kommissionen har krævet, kan denne appellere til Kontoret. For at være gyldig skal appellen være skrevet og sendt til Kontoret senest 60 dage efter afgørelsesbrevets dato. Støttemodtageren bør omhyggeligt forklare grundene til, at denne appellerer Kommissionens beslutning og vedlægge kopier af samtlige relevante støttedokumenter og andet, som denne lægger til grund for sin påstand. Begrundelsen for appellen skal være baseret på nye elementer eller fakta, der ikke blev taget i betragtning, da den endelige rapport oprindeligt blev analyseret. Vær opmærksom på, at Kommissionen kan vælge at afslå en appel, der enten ikke er indsendt inden for 60 dage, eller som ikke indeholder den nødvendige begrundelse eller dokumentation. Kommissionen vil tage stilling til appellen, og resultatet vil sammen med begrundelserne blive meddelt støttemodtageren, normalt senest 4 måneder efter datoen for indsendelse af appellen

19 5. STØTTEDOKUMENTER I dette afsnit giver vi oplysninger om de dokumenter, støttemodtageren skal kunne stille til rådighed i tilfælde af en revision, en anmodning om yderligere oplysninger eller en stikprøvekontrol GENERELLE BESTEMMELSER FOR DOKUMENTER Støttemodtageren skal kunne dokumentere de samlede udgifter, der er afholdt under gennemførelsen af Erasmus-projektet. Dokumenter fra støttemodtageren skal være originale og daterede. I tilfælde af udgifter afholdt af partnerne, skal støttemodtageren kunne fremvise kopier af fakturaer, der er attesterede som ægte og nøjagtige af den økonomisk ansvarlige for den pågældende partner. Kommissionen forbeholder sig imidlertid ret til at få stillet originalerne til rådighed. Proformafakturaer vil ikke blive accepteret undtagen for udgifter, der er forpligtet, men som endnu ikke er betalt. I dette tilfælde skal støttemodtageren levere bevis for betalingen på et senere tidspunkt. Støttemodtageren og dennes partnere skal på anmodning kunne levere samtlige nødvendige bankudskrifter, der dokumenterer alle betalinger og andre transaktioner foretaget i forbindelse med det gennemførte projekt, herunder optjente renter fra Erasmus-støtten. Er støttemodtageren ikke i stand til at levere tilstrækkelig dokumentation for projektrelaterede udgifter, eller hvis de faktiske dokumenter ikke opfylder kravene nævnt i dette kapitel, forbeholder Kommissionen sig ret til at udelukke de pågældende udgifter fra de samlede støtteberettigede udgifter. Den dokumentation, der kræves for hver enkelt udgiftstype er beskrevet i de følgende afsnit SPECIFIKKE BESTEMMELSER FOR FORSKELLIGE UDGIFTSEMNER Personaleudgifter For forlængelse af CD- og DISS-projekter skal støttemodtageren ud over punkterne nævnt i afsnit 2.4., stk. 3, i denne håndbog kunne levere: Kopier af kontrakter for sekretær-, administrativt og/eller teknisk personale ansat specifikt til projektaktiviteter, og hvis lønudgifter er medtaget i den endelige rapport som en del af de administrative udgifter. Udgifter til rejser og ophold (se afsnit 2.4, stk. 1.) Udgifter til rejser skal dokumenteres med følgende dokumenter: togrejser: på grundlag af originale billetter (skal originalerne opbevares til skatteformål, skal der laves certificerede kopier); flyrejser: på grundlag af originale billetter eller boardingpas (skal originalerne opbevares til skatteformål, skal der laves certificerede kopier); rejse i privat køretøj: på grundlag af en erklæring fra jernbane- eller flyselskabet, der bekræfter tog- eller flybilletprisen for rejsen; rejse i lejet køretøj: på grundlag af faktura; rejse på grundlag af en taxakvittering

20 Udgifter til ophold, herunder indkvartering og måltider, vil blive godtgjort ud fra faktiske udgifter eller et fast beløb, og disse må ikke overstige det laveste beløb af enten den daglige sats per person i den institution, fra hvilken den pågældende person foretager rejsen, eller den maksimale daglige sats per person angivet i skemaet i afsnit 2.4. stk. 1. i denne håndbog. Udgifter til udstyr og materialer (se afsnit 2.4., stk. 2.) Støttemodtageren skal være i stand til at levere samtlige originale dokumenter angående køb, leasing og leje af teknologi og udstyr, herunder angående vedligeholdelse og installation af dette udstyr. Der skal derfor findes et passende system til at identificere de udgifter, der stammer fra brugen af udstyret. Fakturaer for indkøb af hardware og udstyr sammen med skemaer for standardafskrivning skal, hvis dette er relevant, stå til rådighed for revisorernes inspektion. Generelle administrative udgifter (se afsnit 2.4., stk.3.) Støttemodtageren skal klart kunne vise, hvordan disse udgifter blev beregnet, afholdt og tilknyttet de gennemførte projektaktiviteter. Støttemodtageren skal kunne fremvise originale fakturaer for disse udgifter. Udgifter til produktion, trykning, formidling og oversættelse (se afsnit 2.4., stk.4.) Støttemodtageren skal kunne fremvise originale fakturaer for disse udgifter. Fakturaerne skal være detaljerede og indeholde samtlige nødvendige oplysninger, f.eks. om den pågældende arbejdsmængde, de fremstillede materialer, den anvendte sats, og, hvor det er relevant, den anvendte studie- og produktionstid osv. Er dette arbejde blevet udført af en intern afdeling, skal støttemodtageren kunne dokumentere grundlaget for beregning af disse udgifter. Andre udgifter (se afsnit 2.4., stk.5.) Kun faktiske udgifter vist ved hertil svarende fakturaer kan tilskrives projektet