Bevaring og kassation af arkivalier hos regionernes sygehuse og hospitaler

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Bevaring og kassation af arkivalier hos regionernes sygehuse og hospitaler"

Transkript

1 Bevaring og kassation af arkivalier hos regionernes sygehuse og hospitaler En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 994 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra sygehuse og hospitaler Foreløbig version, september 2010

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelle bemærkninger Hvad er arkivalier? 3 Hvad er formålet med at bevare arkivalier? 3 Om bekendtgørelsen 4 2. Vejledning til de enkelte punkter i bekendtgørelsen A. Vejledning til bekendtgørelsens hovedtekst 5 B. Vejledning til bilag 1: papirarkivalier 10 C. Vejledning til bilag 2: it-arkivalier Hvor kan du få mere at vide? 20 Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 2

3 1. Generelle bemærkninger Hvad er arkivalier? Arkivalier er informationer, som er blevet samlet og gemt i forbindelse med en myndighed eller en institutions virksomhed, og som ikke er publicerede. Arkivalier kan have form af papir, kort, tegninger, planer, fotografier, mikrofilm samt lyd- og videobånd. Arkivalier kan også være oplysninger, der er lagret i digital form, i it-systemer. Et it-system kan f.eks. være: Et fagsystem, et register eller en database en e-journal, som indeholder oplysninger om sager og dokumenter, men hvor selve dokumenterne findes på papir et sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system), hvor både oplysninger om sager og dokumenter samt selve dokumenterne findes i digital form. Arkivalier kan enten være skabt af sygehuset selv eller være tilvejebragt, hvilket vil sige modtaget eller rekvireret fra andre. Alt, hvad et sygehus modtager af breve, forespørgsler, ansøgninger m.v., som skal sagsbehandles og besvares, må forstås som tilvejebragt. Det samme gør sig gældende, hvis et sygehus modtager eller rekvirerer dokumenter i forbindelse med, at en patient fra et andet sygehus bliver indlagt. Sygehuset overtager ansvaret for de modtagne/rekvirerede dokumenter, som f.eks. kan være en patientjournal eller laboratorieundersøgelser. Sygehuset skaber selv arkivalier hver gang, der udarbejdes et notat (også internt), eller når der produceres et svar på en henvendelse eller ansøgning fra patient eller Sundhedsstyrelsen. Når en læge skriver i en patientjournal, er der også skabt et arkivalie, ligesom når sygehuset udarbejder forslag til regler for patientbefordring. Sygehuset skaber ligeledes et arkivalie, når det anvender et it-system, f.eks. en database, hvori der indtastes oplysninger om de enkelte patienter. Derimod betragtes samlinger af publiceret materiale som bøger, tidsskrifter og pjecer normalt ikke som arkivalier. Opbevaringspligten af sådant materiale påhviler som udgangspunkt bibliotekerne. Bemærk dog bevaringsbestemmelserne i bilag 1, pkt. 3, nr. 9. Hvad er formålet med at bevare arkivalier? Formålet med at bevare arkivalier fra den offentlige administration findes i formålsparagraffen i arkivloven (lovbekendtgørelse nr af 21. august 2007). Her pålægges de offentlige arkiver (Statens Arkiver og kommunale/regionale arkiver) at sikre bevaringen af de arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold, som har væsentlig retlig eller administrativ betydning for borgere og myndigheder. Det påhviler også de offentlige arkiver at sikre muligheden for, at ikke-bevaringsværdige arkivalier kan kasseres. I arbejdet med at udpege det bevaringsværdige materiale er det overordnede mål at identificere de arkivalier, som indeholder den bedste og mest dækkende information om politiske og forvaltnings- Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 3

4 mæssige beslutningsprocesser. Det er samtidig et mål, at der bevares dækkende dokumentation til at kunne beskrive og analysere det danske samfund og dets udvikling i flest mulige aspekter. Om bekendtgørelsen Bekendtgørelsens lovgrundlag er arkivlovens 10 stk. 2 og arkivbekendtgørelse nr. 591 af 26. juni stk. 1. I henhold til arkivloven fastsætter kulturministeren regler om bevaring og kassation af kommunernes og regionernes arkivalier. Denne beføjelse er ved arkivbekendtgørelsen delegeret til Rigsarkivaren, der fastlægger regler om bevaring og kassation af kommunale og regionale arkivalier efter drøftelse med de kommunale og regionale parter. Denne bekendtgørelse er således udarbejdet af Statens Arkiver efter drøftelse med Danske Regioner og har været i høring hos regionernes sygehuse og hospitaler. Bestemmelserne lægger vægt på bevaring af arkivalier, der beskriver de overordnede linjer, det udviklingsorienterede og det præcedensskabende, hvorimod hovedparten af de rutinemæssige sager kan kasseres. Det er også vigtigt, at de arkivalier, der bevares, er så informationstætte som muligt. Det gælder kort sagt om at bevare så mange informationer på så lidt plads som muligt! Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 4

5 2. Vejledning til de enkelte punkter i bekendtgørelsen A. Vejledning til bekendtgørelsens hovedtekst Område 1 1. Bestemmelserne gælder for arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af sygehuse og hospitaler efter 1. januar Bestemmelserne gælder for de regionale sygehuse og hospitaler. Såvel somatiske som psykiatriske sygehuse er omfattet af bekendtgørelsen. Bevaringsbestemmelserne er både bagud- og fremadrettede, dvs. de gælder for arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt både før og efter kommunalreformen. Bevaringsbestemmelserne gælder også for sygehusenes og hospitalernes it-systemer, dvs. e- journaler, sags- og dokumenteringshåndteringssystemer (ESDH-systemer) og fagsystemer. Når der er tale om papirarkivalier, drejer bevaringen sig om de originale papirer. Kopimateriale kan som hidtil altid kasseres, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for det, jf. 3, nr. 11. Bestemmelserne gælder derimod ikke for arkivalier fra private sygehuse, hospitaler og klinikker, også selvom disse varetager opgaver for det offentlige. Arkivlovgivningen giver ikke adgang til at udstede bevarings- og kassationsbestemmelser for disse institutioners arkivalier. Sådanne arkivalier er private, med mindre regionen har betinget sig ejerskab i en driftsoverenskomst. Bevaring 2 2. Papirarkivalier fra sygehuse og hospitaler bevares efter reglerne i bilag 1. I bilag 1 er er nævnt de typer af papirarkivalier, som skal bevares. Dette betyder modsat, at papirarkivalier fra sygehusene, der ikke er nævnt i bilag 1, kan kasseres. Om kassation se bemærkningerne til 3. Stk. 2. It-systemer fra sygehuse og hospitaler bevares efter reglerne i bilag 2. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 5

6 I bilag 2 er er nævnt de it-systemer, som skal bevares. Dette betyder modsat, at it-systemer fra sygehusene, der ikke er nævnt i bilag 2, kan kasseres. Om kassation se bemærkningerne til 3. Kassation 3 3. Følgende arkivalier kan kasseres uanset bestemmelserne i 2: 3 rummer en liste over dokumenttyper, der altid kan kasseres, uanset om de findes på papir eller i elektronisk form. Bemyndigelsen til kassation gælder kun for selve dokumenterne og således ikke registreringsoplysninger (metadata) i it-systemer eller på papir. 1) Data fra it-systemer, hvorfra alle væsentlige oplysninger overføres til en statslig myndighed. Data i sygehusenes it-systemer, hvor alle væsentlige oplysninger overføres til en statslig myndighed, kan kasseres. Det kan f.eks. være register over tvang i psykiatrien, hvor alle data indberettes til Sundhedsstyrelsen. 2) Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse. Ansøgninger fra personer, som ikke blev ansat, kan kasseres. Ansøgninger fra personer, som blev ansat, kan også kasseres efter reglerne om bevaring og kassation af personalesager. 3) Sager samt data i it-systemer om bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger. 4) Sager samt data i it-systemer om kontorhold, kontormaskiner samt inventar m.v. Det drejer sig om rutinemæssige sager om leje/indkøb af inventar, kontorartikler og kontormaskiner, abonnementer på aviser og tidsskrifter m.v. 5) Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i it-systemer (inddata). Eksempelvis blanketter, som borgere har udfyldt, hvorefter sygehuset har indtastet oplysningerne i et it-system. 6) Samlinger af udskrifter fra it-systemer, der alene anvendes til opslag, orientering og kontrol (uddata). Eksempelvis advislister, checklister, ajourføringslister, mangellister m.v., som sygehuset modtager til orientering og/eller kontrol. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 6

7 7) Regnskabsbilag. Der skal gøres opmærksom på, at sygehusene ifølge Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og regnskabssystemet skal opbevare regnskabsmateriale i 3 år fra udløbet af det regnskabsår, som materialet vedrører. 8) Publiceret materiale (pjecer, brochurer, internetudskrifter m.v.), som ikke har givet anledning til sagsbehandling. Der er tale om tryksager, som sygehuset modtager fra andre myndigheder eller private. Om sygehusets egne publikationer se bilag 1, pkt. 2, nr. 9. 9) Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling. Det kan f.eks. være andre sygehuses årsberetninger, bekendtgørelse og cirkulærer, orienteringsskrivelser og løbende meddelelser fra andre myndigheder. 10) Materiale vedrørende fremstilling af myndighedens publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.). Materiale vedr. den tekniske fremstilling af publikationen/hjemmesiden kan kasseres. Derimod bevares selve publikationen, jf. bilag 1, pkt. 3, nr. 9. Det gælder også, når publikationen er pligtafleveret. 11) Overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v. 12) Reproducerbare blanketsystemgenerede dokumenter, for så vidt de kan rekonstrueres på grundlag af metadata. Dokumenter, som er skabt på grundlag af indtastede oplysninger i en digital blanket, kan kasseres, hvis blanket og de indtastede oplysninger indgår i registreringsdelen af systemet. 13) E-følgesedler, digital signatur, redundante dokumenter, testdokumenter m.v. It-systemets metadata dokumenterer, at et hoveddokument har været fremsendt med e-følgeseddel og/eller digital signatur. Disse dokumenter har imidlertid ingen selvstændig dokumentationsværdi på sigt og kan derfor kasseres. Herudover kan en arkiveringsversion renses for redundante dokumenter og testdokumenter. Med testdokumenter menes der dokumenter, som er oprettet som led i ibrugtagning af nyt system eller ved oplæring af ny bruger af det pågældende system ( Min testsag, Mit testdokument ). 14) Papirdokumenter, som er indskannet i et it-system, under forudsætning af, at der i forbindelse med indskanningen ikke er sket væsentlige forringelser af bevaringsværdige dokumenters læselighed. Indskannede papirdokumenter kan som hidtil kasseres, men der er tilføjet den betingelse, at indskanningen skal være af tilfredsstillende kvalitet. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 7

8 Kvaliteten af den grafiske kopi skal svare til den kvalitet, som myndigheden selv anvendte, hvilket for digitalt fødte dokumenter svarer til en passende udskriftskvalitet (f.eks. 300 dpi). For indskannet materiale skal kvaliteten modsvare kvaliteten på det materiale, som danner grundlag for kopien. Myndigheden skal sikre sig, at dokumenterne også efter konvertering til arkivformatet er læsbare, f.eks. ved at kontrollere, at kommaer fremstår korrekt i dokumentet og ikke ligner punktummer. Hvis det er tilfældet, er opløsningen for lav, og dokumentet skal lagres med en højere opløsning. 15) Lyd- og videooptagelser, som ikke indgår i et it-system, under forudsætning af, at bevaringsværdig information i alt væsentligt er fastholdt i et dokument. Lyd- og videooptagelser, som indgår i et it-system, bevares og kasseres efter de bestemmelser, der gælder for it-systemet. Såfremt de ikke er overført til et it-system, skal der som udgangspunkt fremstilles en selvstændig arkiveringsversion af dem, hvis de er bevaringsværdige. Dette kan dog udelades, hvis optagelsens væsentligste oplysninger bliver nedskrevet. Bestemmelsen er f.eks. relevant for optagelser, der er foretaget som led i behandlingen af en klient Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til 2 3, kasseres, når opbevaringspligten efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter myndighedernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. Kassation er i henhold til arkivloven sygehusets ansvar. Det betyder, at det er sygehusets ansvar at vurdere, hvornår arkivalier ikke længere har retlig eller administrativ betydning og dermed kan kasseres. For nogle arkivaliers vedkommende kan der være tale om få måneder, for andre mange år. Det anbefales, at det enkelte sygehus ikke har for mange forskellige kassationsfrister, idet dette vil medføre et uoverskueligt system. Andre bestemmelser kan f.eks. være: I kapitel 6 i lov om autorisation af sundhedspersoner og sundhedsfaglig virksomhed er det fastsat, at sygehuse, klinikker o.l. er pligtige til at føre ordnede optegnelser over deres behandling af syge og over, hvad der er iagttaget om de pågældende sygdomstilfælde, og at optegnelserne skal opbevares i mindst 10 år. Bestemmelser, der fastsætter opbevaring af regnskabsbilag i mindst 3 år. Disse regler bortfalder ikke med nærværende bekendtgørelse. Statens Arkiver udtaler sig ikke om kassationsfrister. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 8

9 Ikrafttrædelse m.v Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. september Stk. 2. Samtidig ophæves 7 med bilag 6, 9 med bilag 8 og 11 med bilag 10 i bekendtgørelse nr. 575 af 16. juni 2003 om bevaring og kassation af arkivalier i amtskommunerne. Denne bekendtgørelse træder i kraft 1. september Samtidig ophæves de nuværende regler om bevaring og kassation af sygehuses og hospitalers arkivalier. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 9

10 B. Vejledning til bilag 1: bevaringsbestemmelser for papirarkivalier hos regionernes sygehuse og hospitaler I almindelighed Ens materiale, der findes både centralt og på de enkelte afdelinger, bevares kun et sted. Som hovedregel bevares materialet centralt, mens det kasseres på afdelingerne. Hvis det samme materiale findes både hos sygehusets fællesadministration og på den enkelte afdeling, skal materialet kun bevares et sted. Hovedreglen er, at materiale bevares hos sygehusets fællesadministration, mens den enkelte afdelings materiale kan kasseres. 1 Patientjournaler på papir Sygehusene og også de enkelte sygehusafdelinger har organiseret deres patientjournalisering forskelligt. For at kunne genbruge arkivalierne til dokumentation og forskning er det vigtigt, at journalerne forbliver i den orden, som de er skabt og benyttet i også i forbindelse med en evt. aflevering til Statens Arkiver. Det vil sige, at journalerne arkiveres i kronologisk, alfabetisk eller anden saglig rækkefølge efter samme princip, som sygehuset har anvendt. Sammen med søgemidler, se punkt 4, som alle skal bevares, udgør de en helhed, som afspejler arkivdannelsen og principperne bag den. Patientjournalerne kan være løbenummereret i indlæggelsesorden, begyndende med nr. 1 ved begyndelsen af et nyt år eller med en løbenummerering strækkende sig over en periode på f.eks. 10 eller 20 år. Nummereringen kan også være sket i forbindelse med patienternes udskrivning, igen med en årlig eller periodevis løbenummerering. Endelig kan journalerne være opstillet efter fødselsdato/cpr-nr. eller alfabetisk efter navn. Det er ikke ualmindeligt, at afdøde patienters journaler, de såkaldte mors-journaler, er udskilt af det daglige arkiv og henlagt som en særlig gruppe. Bevaringsreglerne gælder også patientjournaler, som er overført til mors-arkivet. I forbindelse med en patients genindlæggelse eller -behandling har mange sygehuse overflyttet den gamle journal til en ny journal. På den gamle journals plads lægges der en skinjournal. I forbindelse med arkivering skal der ikke foretages en tilbageførsel af patientjournaler, f.eks. fra perioden efter 1950 til før Indeholder en journal flere ældre journaler vedr. samme person, regnes den nye og de indlagte ældre journaler samlet som én patientjournal. Har samme person været indlagt flere gange, uden at de ældre journaler er flyttet frem til den nyeste journal dvs. at de fortsat alle er henlagt på deres oprindelige plads regnes hver journal for én. Bevaringsbestemmelserne gælder hele journalen med tilhørende bilag, f.eks. resultater af undersøgelser, røntgenbeskrivelser, operationsforløb, korrespondance, udskrivningsbreve, kliniske fotos m.m. Ved aflevering til Statens Arkiver skal røntgenbilleder og præparater ikke medtages. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 10

11 1. Alle patientjournaler, der er afsluttet pr. 31. december Alle journaler, hvor den sidste indførsel er foretaget før 1. januar 1950, skal bevares. 2. Patientjournaler, der er afsluttet efter 1. januar 1950, og som vedrører patienter, der er født den 1. i en måned, bevares indtil det tidspunkt, hvor det pågældende sygehus indberetter alle data til den fælles nationale elektroniske patientjournal (SUP). Der bevares kun et udsnit på 3 procent af patientjournaler, hvor sidste tilførsel er sket efter 1. januar Det betyder, at kun journalerne for personer med fødselsdag den 1. i en måned (01 er) skal bevares. Bevaringspligten for patientjournaler på papir ophører, når det enkelte sygehus overgår til den fælles, nationale digitale patientjournal (E-journal SUP) og leverer oplysninger om alle patienter til SUP. Det betyder, at hvis Høsterkøbing Sygehus fra 1. juli 2008 har indberettet data og dokumenter til SUP, ophører bevaringspligten for patientjournaler på papir 30. juni Alle udskrivningsbreve i patientjournaler, der er afsluttet i perioden , og som vedrører personer, der er født den i en måned. Fra patientjournalerne, der er afsluttet i tidsrummet mellem 1. januar 1950 og 31. december 1976, skal der udover journalerne vedr. personer, der er født den 1. i en måned (01 er), kun bevares udskrivningsbreve (epikriserne) fra journaler vedr. patienter født den i en måned. Journalerne kan kasseres, når epikriserne og sygeplejejournalernes stamkort (kardex) (se nedenfor under pkt. 2, nr. 1) er udtaget. Journalen kan også kasseres, selvom der ikke findes et udskrivningsbrev eller et stamkort fra sygeplejejournalen. Alle udskrivningsbreve fra journaler for patienter født 02-31, der er afsluttet efter 1976, kasseres. Der bevares nemlig summariske oplysninger om alle indlæggelser fra og med 1977 i elektronisk form via Landspatientregistret. Oversigt over bevaringskrav for patientjournaler på papir Periode Til og med SUP SUP- Bevaringskrav Cpr-nr Cpr-nr udskrivningsbreve og kardex for cpr-nr Cpr-nr. 01 Intet 4. Søgemidler til journaler vedrørende alle indlæggelser før Som tidligere nævnt er det vigtigt at bevare søgemidler, som man kan genfinde journaler efter. Det drejer sig typisk om registre ført i protokoller eller på kartotekskort eller om indlæggelses- eller udskrivningsprotokoller. Det kan også være diagnosekartoteker, som indgang til journaler indeholdende samme diagnose. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 11

12 Det skal understreges, at det er alle søgemidler, der skal bevares. I de tilfælde, hvor et søgemiddel dækker tiden såvel før som efter 1977, bevares det fuldstændigt. Søgemidler, der kun dækker tiden efter 1977, kan kasseres, idet Landspatientregistret fungerer som elektronisk søgemiddel fra Patientjournaler omfatter ikke selvstændige fysioterapi-, ergoterapi- eller socialrådgiverjournaler, som kasseres. Patientjournaler omfatter ikke selvstændige fysioterapi-, ergoterapi- eller socialrådgiverjournaler. Disse kan kasseres. Røntgenbilleder og andet billeddiagnostisk materiale kasseres, uanset om det findes digitalt, på video eller fotografisk papir. Røntgenbilleder og andet billeddiagnostisk materiale kan kasseres, uanset om det findes digitalt, på video eller fotografisk papir. 2 Andre papirarkivalier vedrørende patienter 1. Sygeplejejournalernes stamkort indtil Sygeplejejournalernes stamkort (kardex) bevares i de tilfælde, hvor de er afsluttet før 1. januar Derefter bevares de kun for personer, der er født den 1. i en måned. Stamkortene (kardex) bevares efter disse principper, uanset om der er tale om selvstændige journaler, eller om de er anbragt i selve patientjournalen. 2. Skadejournaler, der er afsluttet pr. 31. december Hvis sygehuset har ført selvstændige skadejournaler, skal der på samme måde som med øvrige patientjournaler ske en totalbevaring af journalerne, hvor sidste indførsel er sket før 1. januar Skadejournaler, der er afsluttet mellem 1. januar 1950 og 31. december 1999, og som vedrører personer, der er født den første i en måned. På samme måde som nævnt i afsnittet om patientjournaler skal skadejournaler afsluttet efter 1. januar 1950 kun bevares for de patienters vedkommende, der er født den 1. i en måned. Derefter bevares oplysningerne i elektronisk form i Landspatientregistret. 4. Daglister for skadestuer for år, der ender på 0, indtil Ved at bevare skadestuernes daglister, hvor det er registreret hvilke patienter, der ankommer til og behandles på skadestuen, for hvert 10. år bevares et repræsentativt materiale om skadestuernes virksomhed. Ved at bevare materialet for de samme år for alle skadestuer vil det være muligt at foretage sammenlignende undersøgelser af materialet. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 12

13 Listerne for 1990 er de sidste, der skal bevares, idet skadestuekontakter fra 1995 er optaget i Landspatientregistret, som bevares i elektronisk form. 5. Daglister for modtagelse for år, der ender på 0, indtil De samme betragtninger som under punkt 4 gør sig gældende. I dette tilfælde er listerne fra 1980 de sidste, der skal bevares, idet oplysningerne herefter bevares via Landspatientregistret. 6. Tvangsprotokoller fra psykiatriske afdelinger før 1. januar Tvangsprotokoller med tilførsler før 1. januar 1999 skal bevares. Herefter indberettes de relevante data om tvangsforanstaltninger på psykiatriske afdelinger til Sundhedsstyrelsens register over tvang i psykiatrien, som bevares i elektronisk form. Røntgenbilleder og andet billeddiagnostisk materiale kasseres, uanset om det findes digitalt, på video eller fotografisk papir. Røntgenbilleder og andet billeddiagnostisk materiale kan kasseres, uanset om det findes digitalt, på video eller fotografisk papir. 3 Administrative papirarkivalier Administrationen i de somatiske sygehuse indtil 1. april 1970 og i de psykiatriske sygehuse indtil 1. april Alt administrativt materiale i de somatiske sygehuse indtil 1. april Alt administrativt materiale fra før kommunalreformen i 1970 skal totalbevares. 2. Alt administrativt materiale i de psykiatriske sygehuse indtil 1. april Alt administrativt materiale fra før de psykiatriske sygehuses overførsel til de daværende amtskommuner skal totalbevares. Administrationen i de somatiske sygehuse efter 1. april 1970 og i de psykiatriske sygehuse efter 1. april Journalplaner og journalvejledninger. Journalplaner er vigtige søgemidler, når man skal bruge sygehusets administrative arkiv. Der skal derfor bevares journalplaner, som viser, hvordan sygehusets administrative journalsystem er opbygget med saggrupper eller emner. Der skal bevares et eksemplar af journalplanen, for hver gang der er foretaget ændringer eller indført nye systemer. På tilsvarende måde bevares der journalvejledninger eller -instrukser, som beskriver principperne for journaliseringen. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 13

14 4. Journaler og andre søgemidler. Journaler (korrespondancejournaler, postjournaler eller lign.), der er søgemiddel eller indgang til den ind- og udgående post samt interne arbejdsdokumenter, skal bevares. De indeholder oplysninger om datoer for modtagelse og afsendelse af korrespondance, afsenders navn, samt oplysninger om sagens art og afgørelse. Med Andre søgemidler menes fortegnelser og registre på kort eller i protokoller, ført efter emne, navn eller andet. Punkterne 5 12 Arkivmateriale, som skal bevares i henhold til bestemmelsernes punkt 5 12, relaterer sig ikke til bestemte journalsystemer, idet disse varierer fra sygehus til sygehus, ligesom de også omfatter materiale, som typisk slet ikke er journaliseret. Hvis flere afdelinger har bidraget med oplysninger, f.eks. til statistik eller overordnede undersøgelser, som er udarbejdet af sygehusledelsen eller -administrationen, skal materialet kun bevares dér. Bestemmelserne er udformet sådan, at det i et vist omfang er op til sygehusets eget skøn at afgøre hvilket materiale, der er omfattet af bevaringsreglerne. Ved anlæggelsen af dette skøn skal sygehuset tage i betragtning, i hvor høj grad opgaver er overgået fra den regionale sygehusforvaltning til det enkelte sygehus. Jo større kompetence sygehuset har, jo mere omfattende dokumentation om planlægning, styring, statistik, administration og organisation skal der bevares i sygehusets arkiv. Materiale, der er nævnt i denne bekendtgørelses 3, kan kasseres umiddelbart. 5. Materiale vedrørende overordnet planlægning, styring og statistik for såvel hele sygehuset som de enkelte afdelinger. Det drejer sig om sager af generel og principiel karakter om de overordnede rammer for sygehusets virksomhed og drift. Materialet, som skal bevares, skal indeholde oplysninger, tal og beregninger, som ligger til grund for trufne beslutninger, samt indsamlede data til brug for statistik. Der skal ikke bevares vagtskemaer, ferieplaner og al anden daglig planlægning. 6. Generelle sager om sygehusets organisation og administration, herunder organisationsplaner. Som under punkt 5 er det sager af generel karakter, der ønskes bevaret. Hermed menes principielle og ofte væsentlige sager, der vedrører flere underliggende gruppers emner, f. eks. analyser af og retningslinjer for et område. For en fremtidig analyse af sygehusvæsenets virke og udvikling vil en dokumentation af, hvorledes de enkelte sygehuse har været organiseret og administreret, være af afgørende betydning, specielt set på baggrund af de ændringer, som sygehusvæsenet undergår i disse år. Der skal ikke bevares materiale vedr. personalenormeringer på de enkelte afdelinger. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 14

15 7. Referater af møder i udvalg og råd og dertil hørende principielle sager. Dog kasseres referater fra møder, der alene er af orienterende og/eller rådgivende karakter. Der bevares mødereferater fra sygehusets udvalg, nævn og råd. Det kan f.eks. dreje sig om chefgruppemøder, ledelsesmøder, områdeledelsesudvalg, MED-udvalg, samarbejdsudvalg, sikkerhedsudvalg og andre faste udvalg, hvorimod referater af personalemøder og møder i forskellige mindre udvalg, som f.eks. udsmykningsudvalg eller julefrokostudvalg, kan kasseres. Sager, som er gennemført efter beslutning i de pågældende udvalg, og som er af principiel karakter, skal også bevares. 8. Rapporter om sygehusets arbejde og planer for dets udvikling. Undtaget er rapporter, som er afgivet til en overordnet myndighed. Rapporter om sygehusets arbejde og fremtidsplanlægning skal bevares. Undtaget er rapporter, som er afgivet på foranledning af et politisk udvalg eller en forvaltning i regionen eller af en overordnet myndighed, f.eks. Sundhedsstyrelsen. Eksempler på bevaringsværdigt materiale er patienttilfredshedsundersøgelser, personalepolitik, evalueringer af samarbejde med andre hospitaler og virksomheder. 9. Årsberetninger. Der bevares et eksemplar af sygehusets årsberetning. Desuden skal det understreges, at der er pligt til at indsende to eksemplarer af hver af de publikationer, som sygehuset fremstiller, til Det Kgl. Bibliotek. Nærmere oplysninger herom kan fås på Interne reglementer, instrukser og retningslinjer. Der bevares et eksemplar af alle interne reglementer m.v. på alle niveauer. 11. Fundatser og forhandlingsprotokoller for legater og fonde, administreret af sygehuset. I de tilfælde, hvor et sygehus administrerer legater og fonde, som støtter lægevidenskabelig forskning eller patientformål, bevares fundatser og bestyrelsesprotokoller, der viser, hvordan fondets eller legatets formålsparagraf er ført ud i livet. Derimod kan de enkelte ansøgninger om tildeling, regnskabsbilag m.v. kasseres. 12. Sager vedrørende strategier og politikker for kursus- og uddannelsesvirksomhed for personalet. Kursus- og uddannelsesaktiviteter dokumenteres i det omfang, sager om dette emne har karakter af en overordnet strategi og politik på området, herunder hvordan kursusvirksomheden tilrettelægges. Der skal ikke bevares sager om tilrettelæggelse og afholdelse af konkrete kurser, herunder deltagerlister og kursusmateriale. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 15

16 4 Materiale på papir vedrørende forskning og undervisning 1. Materiale af særlig eller principiel karakter om forskningen og udviklingen af forskningen. 2. Materiale som a) sygehuset efter samråd med Statens Arkiver vurderer af interesse for fremtidig forskning eller af væsentlig sundhedsfaglig eller medicinsk betydning, og som b) er ordnet og registreret på en sådan måde, at det er tilgængeligt for andre, og som c) ikke allerede er tilstrækkeligt udnyttet i bøger, artikler, rapporter, eller lign. Både for punkt 1 og 2 gælder, at det er det enkelte sygehus, der i samråd med Statens Arkiver skal vurdere, om materiale er af særlig eller principiel karakter. Det vil derfor også i høj grad være sygehusets fortolkning og grundige kendskab til materialet, der afgør, hvad der er særligt eller principielt. I vurderingen skal indgå en overvejelse af, om materialet har uudnyttede genanvendelsesmuligheder udover en eventuel tidligere offentliggørelse. Eksempel på særlige sager er f.eks. materiale om forskningssamarbejde mellem flere sygehuse, mellem sygehuse, universiteter og virksomheder eller internationalt samarbejde. Det er ikke nødvendigvis afgørende, om en bestemt person har medvirket i udarbejdelsen af materialet, eller om det er af et vist omfang eller tykkelse. 3. Materiale, der vedrører kongresser, konferencer, seminarer m.v., som sygehuset har arrangeret, hvis a) sygehuset efter samråd med Statens Arkiver vurderer, at materialet er af interesse for fremtidig forskning eller af væsentlig sundhedsfaglig eller medicinsk betydning, og hvis b) materialet er ordnet og registreret på en sådan måde, at det er tilgængeligt for andre, og hvis c) materialets indhold ikke er tilstrækkeligt publiceret i rapporter, abstracts, referater eller lign. Som i bemærkningerne til punkt 1 og 2 skal der ske en vurdering af denne type materiale, så det kun bevares, hvis det skønnes, at det indeholder et uudnyttet potentiale for forskning eller til belysning af medicinske eller sundhedsvidenskabelige forhold. Arkivalierne kan bl.a. indeholde optegnelser, korrespondance, interviews, beregninger, statistikker, referater, notater, manuskripter, tegninger, skemaer og formularer. 4. Materiale af særlig eller principiel karakter om undervisningen af medicinstuderende, sygeplejestuderende m.fl. og om udviklingen af undervisningen. Det er det enkelte sygehus, der skal vurdere, om materiale er af særlig eller principiel karakter, og det vil derfor også i høj grad være sygehusets fortolkning og grundige kendskab til materialet, der afgør, hvad der er særligt eller principielt. Som eksempel på særlige sager kan nævnes materiale om det overordnede samarbejde på området med universiteterne og social- og sundhedsskolerne, hvorimod det ikke er sager om f.eks. den enkelte studerendes ophold og arbejdstider. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 16

17 C. Vejledning til bilag 2: bevaringsbestemmelser for It-systemer hos regionernes sygehuse og hospitaler I almindelighed I bilag 2 er nævnt de it-systemer hos regionernes sygehuse og hospitaler, som skal bevares. Det betyder, at de it-systemer, der ikke er nævnt i bilag 2, kan kasseres. Kassationen af disse itsystemer skyldes bl.a., at der sker en høj grad af overførsel af data til Sundhedsstyrelsen (eksempelvis Landspatientregistret, Det Medicinske Fødselsregister og Dødsårsagsregistret), til Lægemiddelstyrelsen (f.eks. Bivirkningsdatabasen og Lægemiddelstatistikregister) og til Statens Serum Institut (f.eks. Registret for individuelt anmeldelsespligtige sygdomme). ESDH-systemer 1. En arkiveringsversion af data fra elektroniske dokument- og sagshåndteringssystemer (ESDH-systemer), med mindre data i alt væsentligt er overført til regionens generelle ESDHsystem. På sygehusene bevares ESDH-systemer, medmindre data og dokumenter er blevet overført til regionens generelle ESDH-system. Bestemmelsen tager sigte på de tilfælde, hvor sygehusenes administrative arkivalier indgår i et koncernfælles ESDH-system. Bestemmelsen gælder kun for ESDH-systemer med administrative sager. Eksempler på systemer, der skal bevares iht. pkt. 1 DocuLive FICS Sag ScanJour Info-organizer SbSys GoPro Elektroniske søgemidler 2. En arkiveringsversion af data fra it-systemer, der fungerer som søgemiddel til papirdokumenter eller sager, som bevares, herunder sags- og dokumentregistre, elektroniske journaler samt sagshenvisnings- og advissystemer. Undtaget er dog separate personalesagsjournaler. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 17

18 Der skal ligeledes bevares it-systemer, som er søgemiddel til papirdokumenter eller papirsager, som skal bevares. Der er især tale om bevaring af digitale journaler ( e-journaler ) til administrativ brug. Undtaget herfra er personaleadministrative systemer eller separate digitale personalesagsjournaler. Da der ikke skal bevares personalesager, er det ikke nødvendigt at bevare et egentligt søgemiddel til disse sager. Kliniske kvalitetsdatabaser 3. En arkiveringsversion af data i kliniske kvalitetsdatabaser, der er godkendt af Sundhedsstyrelsen. Kliniske kvalitetsdatabaser, der er godkendt af Sundhedsstyrelsen, skal bevares. De kliniske databaser udgør nemlig sammen med Landspatientregistret et yderst relevant og velstruktureret materiale til lægevidenskabelig forskning. En klinisk kvalitetsdatabase er et register, der indeholder udvalgte målbare indikatorer, som med udgangspunkt i det enkelte patientforløb kan belyse dele af eller den samlede kvalitet af sundhedsvæsnets indsats og resultater for en afgrænset patientgruppe. De indsamlede data anvendes til at overvåge behandlingskvaliteten for løbende at kunne vurdere mulighederne for at forbedre kvalitetsniveauet. Se mere på Sundhedsstyrelsens hjemmeside, Den dataansvarlige er i mange tilfælde en region, men kan også være en statslig forskningsinstitution. I disse tilfælde er kvalitetsdatabasen ikke omfattet af bevaringsbestemmelserne for regioner og sygehuse, og der skal derfor udstedes et antal supplerende bevarings- og afleveringsbestemmelser. Eksempler på systemer, der skal bevares iht. pkt. 3 Dansk BørneCancer Register Dansk Fedmekirurgiregister Landsdækkende database for Geriatri BupBasen Forskningsdatabaser 4. En arkiveringsversion af data i landsdækkende databaser oprettet til forskningsformål. Endvidere skal landsdækkende databaser inden for sygehusområdet oprettet til forskningsformål også bevares. Med landsdækkende menes, at dækningsgraden for de indberettende sygehuse/-afdelinger og/eller de patientgrupper, som registrene indeholder oplysninger om, skal være så tæt på 100 procent som muligt. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 18

19 Der kan dog være andre forhold, der tæller for en bevaring af et register f.eks. oplysninger om en bestemt patientgruppe, hvor dækningsgraden ikke er 100 procent, men hvor oplysningerne vurderes at være bevaringsværdige og ikke findes andre steder på en samlet og struktureret form. Eksempler på systemer, der skal bevares iht. pkt. 4 Dansk Registrering af Transfusionsrisici Dansk Pacemaker og ICD register Dansk Melanomgruppe Elektroniske patientdata 5. En arkiveringsversion af data i den fælles, nationale elektroniske patientjournal (SUP). E-journal SUP skal bevares. Derimod skal der ikke bevares digitale patientjournalsystemer (epj er) og andre patientadministrative registre fra det enkelte sygehus. Baggrunden for denne beslutning er, at Statens Arkiver har vurderet, at de patientoplysninger, der indberettes til Landspatientregister og til E-journal SUP, er tilstrækkelige. Statens Arkiver foretog i 2007/2008 en analyse af de elektronisk arkiverede patientoplysninger på baggrund af oplysninger om den fælles nationale digitale patientjournal E-journal SUP, som var under udvikling og implementering. E-journal SUP er udtræk af sygehusenes digitale patientjournaler og patientadministrative systemer, som lagres i én samlet database, der kan tilgås af sundhedsprofessionelle (sygehuslæger, sygeplejersker, speciallæger, praktiserende læger osv.). Udtrækket omfatter såvel somatiske som psykiatriske patienter. Indholdet i E-journal SUP er meget forenklet sagt de samme patientregistreringsoplysninger, der indgår i Landspatientregistret, hvortil kommer journaldokumenterne, som indeholder de forskellige typer af notater som udarbejdes i løbet af et behandlingsforløb f.eks. anamnese, svangerskabsprotokoller og epi-kriser. E-journal SUP indeholder således ikke alle data, som findes i de elektroniske patientjournaler, men kun de oplysninger, som man fra fagligt hold har vurderet er de vigtigste i den kliniske behandling. Statens Arkiver har truffet en principbeslutning om bevaring af E-journal SUP og om kassation af epj erne. Det er denne principbeslutning, som skal udmøntes i den ny bekendtgørelse om bevaring og kassation af sygehusenes arkivalier. Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 19

20 3. Hvor kan du få mere at vide? På Statens Arkivers hjemmeside på adressen er der under menupunktet For kommunale myndigheder en oversigt over gældende regler på arkivområdet med tilhørende vejledninger. Spørgsmål om bevaring, kassation og aflevering af arkiveringsversioner af data fra it-systemer, herunder spørgsmål til fortolkningen af gældende bestemmelser, kan rettes til: Rigsarkivets Bevarings- og Kassationsafdeling Rigsdagsgården 9, 1218 København K E-post: Telefon: Spørgsmål om bevaring, kassation og aflevering af papirarkivalier, herunder spørgsmål til fortolkningen af gældende bestemmelser, kan rettes til: Region Hovedstaden og Region Sjælland Rigsarkivets Bevarings- og Kassationsafdeling Rigsdagsgården 9, 1218 København K E-post: Telefon: Region Syddanmark Landsarkivet for Fyn Jernbanegade 36A, 5000 Odense C Telefon: E-post: Landsarkivet for Sønderjylland Haderslevvej 45, 6200 Aabenraa Telefon: E-post: Region Midtjylland og Region Nordjylland Landsarkivet for Nørrejylland Ll. Sct. Hans Gade 5, 8800 Viborg Telefon: E-post: Statens Arkiver Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler 20

Forslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Forslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler Forslag til Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske komiteer

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske komiteer Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 979 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 978 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne BEK nr 980 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 17. december 2017 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004827 Senere ændringer til forskriften BEK nr

Læs mere

Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos regionerne

Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos regionerne Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos regionerne En vejledning til Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 266 af 23. marts 2015 om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne Juni 2015 Indholdsfortegnelse

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag

Læs mere

Arkivmæssige hensyn - generelt

Arkivmæssige hensyn - generelt Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Indhold Kapitel 1 - Område Kapitel 2 - Bevaring- og kassation Kapitel 3 - Ikrafttrædelse m.v. Bilag Bilag 1

Læs mere

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003

Læs mere

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne 2003 Indledning Statens Arkivers generelle kassationsbekendtgørelse Dette er en vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelser

Læs mere

Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012

Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Statens Arkiver gennemførte i perioden november 2011 juni 2012 et tilsyn med regionerne, de videnskabsetiske komiteer, trafikselskaberne og regionernes institutioner

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige

Læs mere

Politik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland

Politik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland Politik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland Papirarkiver og IT-systemer 1 Kilde: www.sa.dk Økonomid Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Øst www.rn.dk Tlf. 97 64 80 00 kbt@rn.dk Juni 2016

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner Bekendtgørelse nr. 1120 af 19. december 2001 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31.

Læs mere

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.

Læs mere

Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997.

Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Vedtægter Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Gladsaxe Byarkiv er i henhold til Arkivloven, Lov nr. 1050 af 17. december 2002 7, samt

Læs mere

Spørg om bevaring, kassation og aflevering

Spørg om bevaring, kassation og aflevering Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal

Læs mere

BEVARING OG KASSATION. HVAD SKAL BEVARES OG HVAD MÅ KASSERES

BEVARING OG KASSATION. HVAD SKAL BEVARES OG HVAD MÅ KASSERES BEVARING OG KASSATION. HVAD SKAL BEVARES OG HVAD MÅ KASSERES INDHOLDSFORTEGNELSE: Hvad skal bevares? 2 Bevaringsbestemmelser for arkivalier hos kommunale forvaltninger 2 Bevaringsbestemmelser for arkivalier

Læs mere

Retnings. for arkivering

Retnings. for arkivering Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?

Læs mere

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Statens Arkiver og Kommunernes Landsforening 2005 Version 1.0 DocuLive KMD Sag KOM*IT Navision MADS Vejman Win PPR DSI Sund Vejledende kassationsliste

Læs mere

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning

Læs mere

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring

Læs mere

Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv

Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr. 85.08.00-A26-1-15 Dato:21.10.2015 Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1.

Læs mere

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne 6. maj 2008. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed

Læs mere

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos regionerne og regionernes institutioner

Bevaring og kassation af arkivalier hos regionerne og regionernes institutioner Bevaring og kassation af arkivalier hos regionerne og regionernes institutioner En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 980 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne

Læs mere

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne En vejledning til Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne Version 3, maj 2015 Indholdsfortegnelse

Læs mere

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte

Læs mere

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer

Læs mere

Lovgivning, arkivet som myndighed

Lovgivning, arkivet som myndighed Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt Side 1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001

Læs mere

Håndter adgang til arkivalier

Håndter adgang til arkivalier Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591

Læs mere

Rigsarkivets tilsyn med regionerne 2015 Afrapportering

Rigsarkivets tilsyn med regionerne 2015 Afrapportering Rigsarkivets tilsyn med regionerne 2015 Afrapportering Rigsarkivet 9. december 2016 Rigsarkivet, j.nr. 16/03636 Indholdsfortegnelse 1 Indledning 2 Sammenfatning og anbefalinger 2.1 Sammenfatning 2.2 Anbefalinger

Læs mere

Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.

Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner. Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra

Læs mere

retsinformation.dk - BEK nr 459 af 16/05/2006

retsinformation.dk - BEK nr 459 af 16/05/2006 Side 1 af 5 Den fulde tekst Bekendtgørelse om godkendelse af landsdækkende og regionale kliniske kvalitetsdatabaser I medfør af 2, 3, stk. 1 og 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 900 af 10. november 2003

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj

Læs mere

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg

Læs mere

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring

Læs mere

Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune

Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning

Læs mere

RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK

RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

Læs mere

Bekendtgørelse om landsdækkende og regionale kliniske kvalitetsdatabaser

Bekendtgørelse om landsdækkende og regionale kliniske kvalitetsdatabaser Bekendtgørelse om landsdækkende og regionale kliniske kvalitetsdatabaser I medfør af 196, stk. 1-3 i sundhedsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 913 af 13. juli 2010, som ændret ved 603 af 18. juni 2012,

Læs mere

KOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017)

KOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017) KOMBIT Videncenter Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven Version 1.0 (april 2017) KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR. 19 43 50 75 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne BEK nr 995 af 03/08/2010 (Gældende) Udskriftsdato: 30. august 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004825 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740

Læs mere

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige

Læs mere

Uddrag af bekendtgørelse af sundhedsloven

Uddrag af bekendtgørelse af sundhedsloven Myndighed: Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Udskriftsdato: 21. august 2016 (Gældende) Uddrag af bekendtgørelse af sundhedsloven 1-35. (Udelades) Kapitel 8 Aktindsigt 36. Reglerne i dette kapitel

Læs mere

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigshospitalet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigshospitalet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigshospitalet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Bevarings- og kassationsbestemmelser for Dansk Data Arkivs papirarkiv

Bevarings- og kassationsbestemmelser for Dansk Data Arkivs papirarkiv Bevarings- og kassationsbestemmelser for Dansk Data Arkivs papirarkiv I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers

Læs mere

Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen

Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Bevarings- og kassationsbestemmelser 2015 Indholdsfortegnelse Bevarings- og Kassationsbestemmelser for Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen 1. 1. Bevaringsværdigt

Læs mere

Bekendtgørelse af arkivloven

Bekendtgørelse af arkivloven Bekendtgørelse af arkivloven Herved bekendtgøres lov nr. 1050 af 17. december 2002 med de ændringer, der følger af 1 i lov nr. 563 af 24. juni 2005 og lov nr. 532 af 6. juni 2007. Kapitel 1 Lovens anvendelsesområde

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse. som er skabt eller tilvejebragt af Arbejdsskadestyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse. som er skabt eller tilvejebragt af Arbejdsskadestyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier som er skabt eller tilvejebragt af I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

Fra spørgsmål til arkivalier

Fra spørgsmål til arkivalier Fra spørgsmål til arkivalier - Om Daisy, guider og registraturer Folder nr. 05 Rigsarkivet Søgning efter arkivalier På et arkiv kan det til tider opleves som en indviklet proces at komme fra spørgsmål

Læs mere

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital

Læs mere

Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden

Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden (Vejledningen vedrører mellemarkiverne og omfatter såvel forhold omkring aflevering af arkivalier til mellemarkiverne og

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

Kapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde

Kapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni af 2015 om arkivvæsen Kapitel 1 Inatsisartutlovens anvendelsesområde 1. Inatsisartutloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning under Grønlands Selvstyre og

Læs mere

Udkast 11. januar 2017

Udkast 11. januar 2017 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne Udkast 11. januar 2017 [Med grøn skrift er markeret indholdsmæssige ændringer i forhold til de gældende bestemmelser] I medfør af 5, stk.

Læs mere

Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring

Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Socialministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Socialministeriet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Socialministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og

Læs mere

Bekendtgørelse om godkendelse af landsdækkende og regionale kliniske kvalitetsdatabaser

Bekendtgørelse om godkendelse af landsdækkende og regionale kliniske kvalitetsdatabaser BEK nr 851 af 02/07/2015 (Historisk) Udskriftsdato: 16. november 2017 Ministerium: Sundheds- og Ældreministeriet Journalnummer: Sundheds- og Ældremin., Statens Serum Institut, j.nr. 15/04514 Senere ændringer

Læs mere

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos menighedsrådene

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos menighedsrådene Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos menighedsrådene 2003 Indledning Formålet med de nye bestemmelser Dette er en vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelser

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i ulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige

Læs mere

Men bare rolig - det er kun dig selv, din læge og sygehusene, som kan få et indblik i dine skavanker.

Men bare rolig - det er kun dig selv, din læge og sygehusene, som kan få et indblik i dine skavanker. Elektronisk journal Undervisningsbilag 3 til temaet: Loven, dine rettigheder og din e-journal Din helbreds-journal ligger på nettet Men bare rolig - det er kun dig selv, din læge og sygehusene, som kan

Læs mere

Anmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse. Arkivar Jette H. Kjellberg

Anmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse. Arkivar Jette H. Kjellberg Anmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse Arkivar Jette H. Kjellberg Hvordan stiller vi krav til arkivdannelsen? It-systemer skal anmeldes og godkendes af

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Kriminalforsorgens institutioner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Kriminalforsorgens institutioner Bekendtgørelse nr. 990 af 20. november 2001. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Kriminalforsorgens institutioner I medfør af 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om

Læs mere

Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder

Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder Indledning Statens Arkiver igangsatte i november 2012 et tilsyn med de statslige myndigheders arkivdannelse. Tilsynet blev

Læs mere

Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne.

Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne. KL notat 26-06-2014/FLN Beslutning om kassation i ESDH-systemer med tjekliste Notatet er til brug for den kommunale myndigheds beslutning, om den vil gøre brug af muligheden for kassation fra ESDH eller

Læs mere

Oversigt - adgang til Region Midtjyllands elektroniske patientjournaler, herunder e-journal

Oversigt - adgang til Region Midtjyllands elektroniske patientjournaler, herunder e-journal 11. november 2013 TL/PC/NS Oversigt - adgang til Region Midtjyllands elektroniske patientjournaler, herunder e-journal Udgangspunktet for denne foreløbige oversigt om mulighederne for adgang til elektroniske

Læs mere

Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv

Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv Indhold 1. Hvordan forløber en aflevering til Stadsarkivet et kort resumé?... 2 A.

Læs mere

Vedtægt for Odense Stadsarkiv

Vedtægt for Odense Stadsarkiv Vedtægt for Odense Stadsarkiv 1. Stadsarkivet henhører under. Dets arbejdsområde er Odense Kommune. 2. Stadsarkivets opgave er at indsamle, registrere og bevare kommunale arkivalier fra Odense Kommune

Læs mere

Stadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål

Stadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål NOTAT Stadsarkivet for Frederikssund Kommune 10. januar 2012 Årsberetning 2011 Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål Stadsarkivet for Frederikssund Kommune (SFK) arbejder for at sikre bevaringen af arkivalier,

Læs mere

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition

Læs mere

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,

Læs mere

Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Kirkeministeriet

Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Kirkeministeriet Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Kirkeministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

STIKORD BEVARES KASSERES Affaldsregulativer B. Afgangsbeviser, eksamens- og prøvebeviser i folkeskolen

STIKORD BEVARES KASSERES Affaldsregulativer B. Afgangsbeviser, eksamens- og prøvebeviser i folkeskolen Arkivinstruks, Institutioner Alfabetisk liste med vejledende bevarings- og kassationsbestemmelser for dokumenter vedr. sagsbehandling for institutioner i ørkop, Egtved, Give, Jelling og Vejle Kommuner

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier

Læs mere

Statsforvaltningernes kassation af arkivalier i sociale sager

Statsforvaltningernes kassation af arkivalier i sociale sager Statsforvaltningernes kassation af arkivalier i sociale sager I forbindelse med strukturreformen blev landets 14 statsamter sammenlagt til 5 statsforvaltninger. Under arbejdet med sammenlægningerne op

Læs mere

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer: Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Statens Arkiver 2004 En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne Version 2, februar 2012

Læs mere

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller

Læs mere

Sundhedslovens Kapitel 9

Sundhedslovens Kapitel 9 Sundhedslovens Kapitel 9 Kapitel 9 Tavshedspligt, videregivelse og indhentning af helbredsoplysninger m.v. 40. En patient har krav på, at sundhedspersoner iagttager tavshed om, hvad de under udøvelsen

Læs mere

Høringssvar. Høring af bekendtgørelser vedr. kliniske databaser. Data skal deles fortrolighed bevares

Høringssvar. Høring af bekendtgørelser vedr. kliniske databaser. Data skal deles fortrolighed bevares Sundhedspolitik og Kommunikation Høringssvar Høring af bekendtgørelser vedr. kliniske databaser Jr. / 2016-3665 1.juni 2016 Domus Medica Kristianiagade 12 2100 København Ø Data skal deles fortrolighed

Læs mere

Grønlands Nationalarkiv

Grønlands Nationalarkiv Grønlands Nationalarkiv Retningslinjer for bevaring af papirarkivalier ved Videregående uddannelsesinstitutioner Kortere videregående uddannelser Ungdomsuddannelser 2 Retningslinjer for bevaring af papirarkivalier

Læs mere

UDKAST. I medfør af 29 i lov om anvendelse af tvang i psykiatrien, jf. lovbekendtgørelse nr. x af 2010, fastsættes: Kapitel 1

UDKAST. I medfør af 29 i lov om anvendelse af tvang i psykiatrien, jf. lovbekendtgørelse nr. x af 2010, fastsættes: Kapitel 1 Sundhedsudvalget 2010-11 SUU alm. del Bilag 22 Offentligt UDKAST Bekendtgørelse om patientrådgivere I medfør af 29 i lov om anvendelse af tvang i psykiatrien, jf. lovbekendtgørelse nr. x af 2010, fastsættes:

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra EU-direktoratet i Direktoratet for FødevareErhvervs varetægt

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra EU-direktoratet i Direktoratet for FødevareErhvervs varetægt Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra EU-direktoratet i Direktoratet for FødevareErhvervs varetægt I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier inden for Fiskeridirektoratets område

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier inden for Fiskeridirektoratets område Bekendtgørelse nr. 397 af 26. maj 2004 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier inden for Fiskeridirektoratets område I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne En vejledning til Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Rigsarkivet 2004 (revideret 2008, version 2014) Bevaring og kassation

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Københavns Amtskommune

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Københavns Amtskommune Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Københavns Amtskommune I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier

Læs mere

Vejledning til udfyldelse af anmeldelsesskema til Datatilsynet

Vejledning til udfyldelse af anmeldelsesskema til Datatilsynet Afdeling: Direktionssekretariatet Udarbejdet af: Dorte Riskjær Larsen Sagsnr.: 13/1121 E-mail: dorte.riskjaer.larsen @ouh.regionsyddanmark.dk Dato: 26. september 2013 Telefon: 2128 4616 Vejledning til

Læs mere

Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013

Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Juni 2013 SOA bevaring @ instruks dokument Indledning Formålet med denne vejledning er at forklare

Læs mere

Arkivinstruks for Them Kommune. Vejledning om bevaring og kassation af papirarkivalier i afdelinger og institutioner

Arkivinstruks for Them Kommune. Vejledning om bevaring og kassation af papirarkivalier i afdelinger og institutioner Arkivinstruks for Them Kommune Vejledning om bevaring og kassation af papirarkivalier i afdelinger og institutioner 2008 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2. Silkeborg Lokalhistoriske Arkiv 3. Forudsætninger

Læs mere