Referat af Hovedbestyrelsesmøde 6/2005.

Transkript

1 Dansk Orienterings-Forbund Til Hovedbestyrelsen, ansatte, Klubber, kredse og udvalg samt revisor Referat af Hovedbestyrelsesmøde 6/2005. Mødested: Danmarks Lærerforenings kursuscenter Storebæltscentret, Østersøvej 121, 5800 Nyborg Mødedato: Torsdag den 22. september 2005 kl Mødedeltagere: Referat: Ole Husen, Formand (OH) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KJF) Helge Søgaard, Økonomiformand (HS) Lars-Ole Kopp, Nordkredsen (LOK) Lars Grevang, Sydkredsen (LG) Jørn Simonsen, Østkredsen (JS) Lars Rask Vendelbjerg, Bredde (LRV) Jette Kreiberg, Børn & Unge (JK) Helge Lang Pedersen, Elite (HLP) Klaus Olsen, Konkurrence (KO) John Holm, Kort (JH) Preben Schmidt (PS) Dagsorden: A. Referat fra HB-møde den 14. juni Godkendt. B. Meddelelser fra formanden og generalsekretæren 1. Henvendelse fra Holbæk OK af og udkast til svar. Klubben ønskede at forbundets principielle stillingtagen til en konflikt med en anden klub under forbundet, vedrørende denne klubs optagelse i forbundet og optagelse af stævner på terminslisten. Generalsekretæren har besøg klubben og drøftet indholdet af henvendelsen med bestyrelsen. Der er enighed om at eksisterede regler er overholdt. HB drøftede det principielle i sagen og tilkendegav, at man ikke ønsker at tage initiativ til at ændre adgangen for klubber med A, B, eller C status til at påtage sig stævner på terminslisten eller ændre adgangen til at optage klubber under forbundet. PS udarbejder det officielle svar, der underskrives og sendes af OH. JS modtager kopi. 2. IOF Japan 2005 Side 1 af 8

2 OH og HSØ berettede fra spændende og travle dage i Japan under WOC2005. Hvert andet år er der officiel WOC Congress og i de mellemliggende år er der Presidents Conference, der direkte er rådgivende for IOF Council. Herudover var der møder i de faste komiteer, hvor vi har sæde, Event, (Ove Gasbjerg), Map (Flemming Hjort Jensen) og IT (Finn Arildsen). Presidents Conference er opdelt i et formøde og den egentlige høring, hvor IOF Council får afprøvet sine synspunkter overfor de delegerede fra de tilsluttede nationale organisationer. Vigtige emner var fremtiden for World Cup, optagelse af orientering ved de olympiske lege samt de gode erfaringer fra de netop afviklede World Games i Tyskland. Der blev i denne forbindelse udarbejdet en særlig AICHI RESOLUTION, som forpligter medlemmer af IOF til at tage arbejdet med World Games og OL 100% alvorligt. Af særlig interesse for DOF var behandlingen af de nye muligheder for TV-dækning af WOC2006 set i lyset af Leibnitz Konventionen. Særligt spørgsmålet om Micr-o, som en betingelse fra norsk TV2 for at investere i TV-dækning af orientering gav anledning til stor debat. IOF Council besluttede efter indstilling fra Presidents Conference, at tillade Micr-o i Danmark 2006, på visse klart formulerede betingelser. Deltagelsen i Presidents Conference i Japan var også samtidig optakt til den vigtige IOF Congress i Aarhus næste år. Opbygningen med formøde og Congress er den samme og vigtige erfaringer om logistik, rammer og stemning blev nøje registret. Indbydelsen blev omdelt. IOF Congress 2006 bliver den bedst hidtil sete, er meldingen fra HSØ, der står med det direkte ansvar for opbygningen og afviklingen af IOF Congress HB tog beretningen til efterretning. OH sender indlæg til orienteringsløb.dk. 3. Friluftsrådet møde den om Nationalparker. OH berettede fra fyraftensmøde i Friluftsrådet den 20. september En gruppe under Friluftsrådet har samme med WFF, Dansk Ornitologisk Forening og Dansk Naturfrednings forening udarbejdet et debatoplæg omkring begrebet nationalparker. Mødet var indkaldt idet især idrætsorganisationerne under Friluftsrådet, har store problemer med både det der står, og det der ikke står i debatoplægget. OH fremhævede på mødet at orienteringsløbere er den mest truede art i den danske natur, hvis ikke der gøres noget ved formuleringerne omkring fladefærdsel i danske Nationalparker. Der var også andre naturbenyttere, der havde svært ved at se deres aktiviteter ind i den definition, man ønskede at give på indholdet i en dansk Nationalpark. HB besluttede at give fuld støtte og frie hænder til brug af Ove Gasbjerg, OH og PS i arbejdet for at få Friluftsrådet på ret kurs i den politiske proces omkring National- og Naturparker. Der afholdes møde for klubbernes skovkontakter i januar 2006 sammen med DIF. 4. Personalesamtale med Generalsekretæren (OH) OH oplyste at FU har haft en evaluering af funktionen i og personen bag stillingen som generalsekretær. PS bekræftede det positive i processen og samtalen. Taget til efterretning. 5. Papir og virksomhedskultur i DOF LG ønskede en HB-debat omkring de administrative rutiner og dokumentationskrav i forbundet. Punktet tages på HB-dagsorden til næste møde. Oplæg fra LG og PS. 6. DOF s Hjemmeside PS berettede om det igangværende arbejde med et teknisk og designmæssig opdatering af DOF s hjemmeside. Webmaster Kell Sønnichsen er i gang med at udvikle Side 2 af 8

3 et nyt design til forsiden og PS og Breddekonsulent Jesper Lysgaard i gang med udvikling og tilpasning af undersiderne. Det er i besluttet at udvikling af kalenderfunktionen, herunder et planlægningsværktøj for terminslisten, sker under O-service. HSØ fremhævede vigtighed af HB s godkendelse inden skift af væsentlige dele af forsiden på hjemmesiden, da denne i høj grad er DOF s ansigt. Taget til efterretning. C. Stillingtagen til afgørelser taget af forretningsudvalget siden sidst. 1. Ingen D. Godkendelse af referat fra seneste FU-møde 1. FU-mødet den 8. september Godkendt E. Igangværende og kommende DOF arrangementer og opgaver. 1. Trivselspolitik, Revideret JK bemærkede kort, at oplægget vil blive behandlet i et fælles forum af eliteudvalget og Børne- & Ungdomsudvalget, inden endelig fremlæggelse til godkendelse i HB. Punktet udsat til næste HB-møde. 2. Præ-O HSØ oplyste at der er aftalt et møde med DHIF og repræsentanter for klubber med Præ-O på programmet den 26. oktober 2005 i Jelling. Formålet med mødet er en forankring af disciplinen Præ-O i klubregi, så en eventuel ny aftale med DHIF kan indgås på dette grundlag. HSØ og PS deltager i mødet. Taget til efterretning. 3. Kontoret PS orienterede om situationen på kontoret i Farum. Rosita Flyger har på en tidsbestemt aftale overtaget bogholderiet, med tilstedeværelse 3 dage om ugen. Kortkonsulent Søren Nielsen print af kort og ekspedition i butikken 2 dage om ugen. Ordningen er midlertidig. Oplæg fra PS til fremtidig organisation af kontorfunktionen blev fremlagt og debatteret. HB kunne ikke acceptere den foreslåede løsningsmodel, og tilkendegav at man ønskede en løsning, der var mere visionær og langsigtet. PS blev bemyndiget til, men reference til FU at udarbejde en ny plan for løsning af bogholderi-, print- og butiksfunktionen. 4. Indsatsområde, Flere medlemmer Status PS fremlagde plan for klubbesøg og berettede om erfaringerne hidtil. Modtagelsen af Breddekonsulenten og generalsekretæren er god i klubberne. Det har vist sig mere tidskrævende end forventet at få klubberne sporet ind på opgaven. Et bilag om vilkår for at opnå penge til klubprojekter fra Breddepuljen blev fremlagt. HB var overvejende positive overfor direkte økonomisk støtte til klubber, der ønsker at ansætte en klubtræner, som en del af en konkret handlingsplan. Side 3 af 8

4 5. Projekt, Forbund i Fokus PS opridsede baggrunden for ansøgning og redegjorde for de 6 formål der tilgodeses under projektet. Beløbet kr er udbetalt her i 2005 og forventes brugt med kr i 2005 og kr i 2006 og senest i Taget til efterretning med applaus. Fremskrives til næste møde. 6. Projekt, Strukturkommissionen Status Arbejdet afsluttes i projektgruppen den 29. september 2005, hvorefter gruppens oplæg sendes i klubhøring. HB tager på sit møde den 19. november 2005 stilling til forslaget. 7. Projekt, Enklere reglement Status Arbejdet er igen i fremdrift. HB fik forelagt en række spørgsmål, som en ikke bindende retningspil på væsentlige områder. HB nikkede til alle de stillede spørgsmål. KO oplyste at konkurenceudvalget var indstillet på at sende regelændringer i klubhøring allerede nu, selvom den store reform først er klar til Verdensklassekultur - en vision for dansk eliteorientering Status HLP berettede kort om reaktionerne fra klubberne efter klubledermøderne i de tre kredse. Eliteudvalgets oplæg ligger stadig i klubhøring og vil blive fremlagt på repræsentantskabsmødet 2006 til endelig vedtagelse. Taget til efterretning. 9. WOC2006 OH og HSØ havde fra morgenstunden deltaget i møde med NORD s mediegruppe, WOC2006 og 2 TV-selskaber, omkring dækning af WOC2006. Mødet havde ikke som forventet givet den endelige afklaring. OH og HSØ fik HB s opbakning til at fortsætte bestræbelserne for at sikre omfattende TV-dækning af WOC IOF congress 2006 HSØ fremlagde status på forberedelserne. Indbydelsen er lavet og omdelt i Japan. Lokaler, overnatning og logistik er klar. 11. NOM 2007 OH oplyste at Dan Haagerup og Jan Hausner i den kommende weekend er på Bornholm for at lave de nødvendige aftaler. Skovtilladelser er tæt på at være klar. OH er kontaktperson til DOF. Når stævneorganisationen er klar indgår HSØ aftale med arrangørerne med en forhandlet underskudsgaranti. Indtil da udlægger forbundet omkostningerne til rejser etc. F. Økonomi 1. Budgetopfølgning 2005 Side 4 af 8

5 PS fremlagde regnskab pr. 31. august 2005 med estimat for Bundlinen viser et underskud på kr mod budget 2005 på kr En større realiseret kursgevinst, Forbud i Fokus samt manglende træk på klubmidlerne i breddepuljen er de væsentligste forbedringer, sammen med besparelser på kortområdet. JS spurgte til nettovirkningen af Forbund i Fokus. PS oplyste at denne er kr i 2005 idet dette beløb ud af de udbetalte kr først forventes brugt i 2006 eller senere. 2. Førstebehandling af budget 2006 HSØ fremlagde bilag og kommenterede budget Der er tale om et råbudget uden indgreb eller justeringer ud fra udvalgenes oplæg. Den vedtagne budgetpolitik blev drøftet i lyset af det væsentlige ændrede estimerede resultat for 2005, og den tidligere debat og bemyndigelse til fortsat støtte for TVdækning af WOC2006. HB besluttede at acceptere et budgetunderskud på max. kr alt inkl. i 2006, der er et unikt satsningsår for DOF. HSØ og PS følger op overfor udvalg. Vedtaget at ændre tidligere køreplan for budgetlægningen, så det sikres at klubberne har højest mulig indsigt i og lejlighed til accept af budget Endelig vedtagelse af budget 2006 flyttes fra HB-mødet i november 2005 til februar Revideret køreplan for budgetlægningen vedhæftes. G. Kreds- & udvalgsrunde Tiden var fremskreden, så runden blev kort. 1. Østkredsen 2. Nordkredsen 3. Sydkredsen 4. Elite HLP oplyste at Team Danmark nu har defineret underligger for vores Elitearbejde. Det er første gang, men ikke bekymrende. Har vi ikke opnået beskrevne resultater to år i træk bliver vi først reduceret og senere udelukket fra de tilskud vi i dag modtager. Der er med de løbere vi i dag råder over og den tilkommende talentmasse ikke frygt for at falde ud af TD-systemet lige med det samme. 5. Bredde 6. Børn & unge JK oplyste at B&UU havde vedtaget procedure for behandling af Børneattester for ledere og trænere i U-grupper. Indbydelser til U-kurser er lagt på Nettet i O-service. Endelig Side 5 af 8

6 blev det oplyst at Jesper Lysgaard har overtaget Aase Thyssen s job som kontoansvarlig for udgiftssiden af U-kurserne. Deltagerbetalingen opkræves fortsat af kredskassereren. 7. Konkurrence 8. Kort Alle indlæg taget til efterretning. H. Eventuelt 1. Klubledermøder, datoer: Øst , (flyttes) Syd og Nord Datoerne vil blive justeret i forhold til køreplanen for budget Hvad fra mødet skal på hjemmesiden som nyhed, IOF arbejdet HB kalenderen 2005/2006 Tidspunkt Type Sted Noter Tirsdag d. 19. april 2005 FU-møde 2/2005 Rungsted Lørdag d. 30. april 2005 HB-møde 4/2005 Nyborg Indsatsområde Bredde Torsdag d. 19. maj 2005 FU-møde 4/2005 Svendborg Aflyst Tirsdag den 14. juni 2005 HB-møde 5/2005 Nyborg Eliten efter WOC2006 Tirsdag den 8. september 2005 FU-møde 5/2005 Rungsted Torsdag den 22. september 2005 HB-møde 6/2005 Nyborg Budget 2006 (1) Torsdag/fredag september 2005 DIF-kongres Aalborg Ingen deltagelse Torsdag den 3. november 2005 FU-møde 5/2005 Skørping Dato og sted ændres Lørdag den 19. november 2005 HB-møde 7/2005 Nyborg Budget 2006 (2) Strukturdebat Tirsdag den 10. januar 2006 FU-møde 1/2006 Rungsted Regnskab 2005 Lørdag/søndag januar 2006 NORD-møde Oslo Side 6 af 8

7 Onsdag den 1. februar 2006 HB-møde 1/2006 Nyborg Budget 2006 (3) Fredag den 3. marts 2006 HB-møde 2/2006 Vejle Fjord Lørdag/søndag marts 2006 Repræsentantskabsmøde Vejle Fjord Opdateret Køreplan Budget 2006 (revideret på HB-møde 22. september 2005) Type Sted Noter 2005 Tirsdag den 14. juni 2005 HB-møde 5/2005 Nyborg Vedtagelse af køreplan og budgetpolitik 2006 Månedsbalance maj 2005 foreligger Juni Information Kontoansvarlige informeres Torsdag den 1. september 2005 Frist Budgetønsker 1/2006 Torsdag den 22. september 2005 HB-møde 6/2005 Nyborg Budgetudkast version 1 Sammenskriv af ønsker Månedsbalance august 2005 foreligger September/oktober Forhandlinger Tilbagemeldinger, justeringer. Tirsdag den 1. november 2005 Frist Budgetønsker 2/2006 Primo november 2. Høring Budgetudkast version 2 Offentliggøres. Lørdag den 19. november 2005 HB-møde 7/2005 Nyborg Ultimo November og december Eftersnak Onsdag den 14. december 2005 Frist Budget behandles. Månedsbalance oktober 2005 foreligger med revideret estimat 2005 Information og dialog på eftersnak. Kontoansvarlige informeres direkte med HB s bemærkninger. Bilag og delregnskaber 2005 afleveres til kontoret Januar Kredsrepræsentantskabsmøder Dialog og debat inden endelig vedtagelse i HB. Torsdag den 13. januar 2006 Frist Revisor modtager bogføring 2005 Mandag den 16. og tirsdag den 17. januar 2006 Revisor på kontoret Side 7 af 8

8 Tirsdag den 31. januar 2006 Onsdag den 1. februar 2006 HB-møde 1/2006 Nyborg Regnskabsmøde med revisor Budget behandles og endeligt vedtages. Regnskab 2005 HB - godkendes Fredag den 3. marts 2006 HB-møde 2/2006 Vejle Fjord Underskrifter Lørdag/søndag marts 2006 Repræsentantskabsmøde Vejle Fjord Regnskab 2005 godkendes Budget 2006 Opdateret -27. september 2005/PS Side 8 af 8