Indkøb af ERP Løsning

Transkript

1 Begrænset EU-UDBUD Tjenesteydelse Prækvalifikationsmateriale for Indkøb af ERP Løsning Bekendtgjort

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Ordregivers fremtidige kontrakt Opgavens omfang Tildeling af aftale Kontraktperiode Formalia Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til anmodningsmaterialet Ansøgningssfrist Åbning af de indkomne ansøgninger Vedståelsesfrist for ansøgning Aftalegrundlag Delområder Alternative bud Konsortier Ordregivers forbehold Udvælgelseskriterier Bilag Bilag 1 - Baggrundsinformation Bilag 2 - Udelukkelsesforhold Bilag 3 - Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Bilag 4 - Referenceliste Bilag 5 - Tidsplan Bilag 6 - Støtteerklæring Bilag 7 - Forbeholdsliste Bilag 8 - Virksomhedsoplysninger Side 2 af 27

3 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet De tre Væksthuse (VH), Væksthus Syddanmark, Væksthus Sjælland og Væksthus Hovedstadsregionen, styrer i dag projekter og økonomi ved hjælp af en vifte af forskellige og usammenhængende it-programmer samt regneark. Dette gør det for omstændeligt for VH, at tilbyde sine projektledere og samarbejdspartnere effektive og moderne projektstyringsredskaber, gør det tidskrævende for konsulenter i marken at registrere sine timer og udlæg, og påtvinger controllere og regnskabsmedarbejdere unødigt tunge og ressourcekrævende arbejdsopgaver med økonomistyring af projekter og rapportering til egen ledelse og til Erhvervsstyrelsen (ERST). Forholdene gør endvidere, at risikostyringen i Væksthusene ikke er optimal, og at fejl derfor kan opstå. Med den udvikling og voksende efterspørgsel, som Væksthusene oplever, er det derfor nødvendigt at udskifte og effektivisere de bærende styrings- og administrative systemer. Derfor har de tre Væksthuse udarbejdet en businesscase for såkaldte ERP-løsninger, som er integrerede it-systemer til varetagelse af økonomi- og projektstyring, dokumenthåndtering og videndeling, HR-opgaver og af ledelsesrapportering. Det er tanken, at den nye løsning skal erstatte de enkeltstående programmer og regneark, som anvendes i dag, og dermed afskaffe meget dobbeltregistrering af samme data i forskellige systemer. En anden effekt af at ERP-løsningen er integreret er, at arbejdsgange kan oprettes i systemerne. Det betyder dels, at processer og procedurer i Væksthusene i højere grad kan standardiseres og effektiviseres og at best practice for en lang række opgaver kan udvikles og deles på tværs af Væksthusene. Den ordregivende myndighed er: Væksthus Hovedstadsregionen Fruebjergvej København Ø Opgaven udbydes for og i samarbejde mellem Væksthus Hovedstadsregionen, Væksthus Syddanmark, og Væksthus Sjælland. Med betegnelsen Ordregiver henvises i det følgende til ovenstående. Tidsplan for projektet: Tidsplan for udbuddet findes i Bilag Kontraktstart Implementering af ERP løsning Senest ERP løsningen er klar til brug i alle tre Væksthuse 1.2 Ordregivers fremtidige kontrakt Valg af leverandør er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter. Rammeaftalen forudsættes indgået med en leverandør i form af nedenstående aftaletype: Side 3 af 27

4 Eneleverandøraftale Der prækvalificeres 5 Tilbudsgivere i dette begrænsede EU - udbud. Ordregiver og den valgte tilbudsgiver er forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede k02-kontrakt Rammeaftalen har et samlet budget på danske kr. ekskl. Moms. Beløbet dækker indkøb, implementering og drift af systemet i en 5 års periode. 1.3 Opgavens omfang Se pkt. 1.1 og bilag 1 Ydelsen er optaget i direktivets Bilag II A under kategori Programpakke til virksomhedsressourceplanlægning (ERP) (CPV ) 1.4 Tildeling af aftale Aftalen bliver tildelt ud fra kriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som nærmere beskrevet i det endelige udbudsmateriale. Underkriterierne og vægtningen specificeres i det endelige udbudsmateriale 1.5 Kontraktperiode Kontraktperioden er fra den til og med den Formalia 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU's udbudsregler. Det medfører, at Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede tilbudsgivers opmærksomhed på, at Ordregiver er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra et tilbud, der ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder væsentlige uklarheder; at Ordregiver ikke tillader at tilbudsgiver fremkommer med ændringer til tilbuddet efter tilbudsfristens udløb 2.2 Formkrav Anmodningsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar. Det samlede anmodningsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB-nøgle. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige materiale. Side 4 af 27

5 Alle anmodningsdele og bilag skal være kompatibelt med Microsoft Word/Excel, eller i pdfformat. Ansøgningens udformning skal følge systematikken i materialet. Det er vigtigt, at ansøger forholder sig til alle punkter i materialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Alle forhold i materialet skal være indregnet i ansøgningen. 2.3 Sprog Ansøgning samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel eller teknisk karakter tillige være på engelsk. Såfremt udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgiver regning. 2.4 Ejendomsret Anmodningsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af ansøgning og tilbud eller for udarbejdelse af materiale. 2.5 Spørgsmål til anmodningsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige via , og rettes til: Væksthus Syddanmark Forskerparken 10 D/E 5230 Odense M Att. Jens Peter Bech jpb@vhsj.dk Tlf.: Med emnet: "Spørgsmål prækvalifikation ERP-Løsning senest den kl Svar på spørgsmål sendes ud senest den Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser til prækvalifikationen vil i anonymiseret form blive bekendtgjort på Spørgsmål og svar kan ligeledes rekvireres hos Jens Peter Bech. Spørgsmål kan stilles og bliver besvaret på dansk. Den enkelte ansøger opfordres til, at eventuelle spørgsmål til materialet fremsendes til Ordregiver samlet og af en gang. Side 5 af 27

6 Der gøres opmærksom på, at alle former for henvendelse vedrørende udbuddet til øvrige enheder hos Ordregiver, under hensyn til EU-udbudsreglerne, kan medføre udelukkelse af tilbudsgiver fra deltagelse i udbuddet. Foruden skriftlige svar, vil eventuelle rettelsesblade blive lagt på ovennævnte hjemmeside. Såfremt ansøger ønsker at modtage eventuelle rettelsesblade pr. mail, kan ansøger efter at have hentet/downloadet materialet kontakte Ordregivers kontaktperson. Det er ansøgers og tilbudsgivers eget ansvar løbende at downloade spørgsmål, svar og rettelsesblade fra ovennævnte hjemmeside. 2.6 Ansøgningssfrist Ansøgningen skal være mærket: Ansøgning EU udbud ERP Løsning og Må kun åbnes af Jens Peter Bech Forsendelsen skal være lukket. Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: Væksthus Syddanmark Forskerparken 10 D/E 5230 Odense M Att. Jens Peter Bech Ved personlig aflevering af ansøgning skal dette ske til Receptionen på ovennævnte adresse. Ansøger bærer selv ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem. Ansøgningen kan ikke leveres på andre adresser end ovennævnte. Ved overskridelse af ansøgningsfristen, returneres ansøgningen, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. Ansøger kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. Ansøgere ved prækvalifikationen bekendtgøres hurtigst muligt efter den , om resultatet. Det endelige udbudsmateriale udsendes til de 5 prækvalificerede virksomheder straks efter bekendtgørelsen af prækvalifikationen. 2.7 Åbning af de indkomne ansøgninger Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne. 2.8 Vedståelsesfrist for ansøgning Ansøgningen skal være gældende indtil 90 dage fra ansøgningsfristen. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede ydelser indgås på grundlag af en K02 standardkontrakt. Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem aftaleparterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. K02 kan findes på Fravalgte tilbudsgivere anmodes om, ikke at foretage opsøgende salg og tilbud af konsulent bistand hos Ordregiver i rammeaftaleperioden. Side 6 af 27

7 2.10 Delområder Der kan ikke gives del bud Alternative bud Der kan ikke gives alternative bud Konsortier Såfremt flere ansøgere søger i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af ansøgningen klart fremgå, med hvilken ansøger Ordregiver kan føre eventuelle afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige ansøgere. Ved sammenslutninger af ansøgere skal oplysningerne under anmodningsmaterialets afsnit 2.14 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Konsortiet evalueres samlet. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere søger i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig ansøger, der tegner alle de ansøgende Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at kunne annullerer udbuddet, for så vidt der måtte være saglige grunde hertil. Ved annullering vil der ikke ske erstatning for udgifter ved udarbejdelse af ansøgning. Da Ordregivers fremtidige organisationsstruktur ikke kan forudsiges, kræver, Ordregiver(de 3 væksthuse), at det forestående udbudte og indkøbte ERP system til hver en tid kan fungere som en samlet enhed, uanset hvordan den organisatoriske platform hos de 3 væksthuse ser ud kommer til, at se ud Udvælgelseskriterier Nedenstående udvælgelseskriterier er udvalgt af Ordregiver, idet Ordregiver vil sikre, at tilbudsgiverne er kvalificeret og i stand til at udføre nærværende kontrakt. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem ansøgere og tilbudsgivere, der er egnede til at løfte opgaven. De 5 bedste ansøgninger, som Ordregiver vurderer lever op til udvælgelseskriterierne vil indgå i den endelige tilbudsafgivelse, med henblik på tildeling af kontrakt. Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges ansøgningen. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan ansøgningen ikke tages i betragtning. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortium) skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Jf. pkt Nedenstående bilag skal vedlægges ansøgningen og såfremt de ikke er vedlagt vil ansøgningen IKKE blive prækvalificeret. A) Betingelser for deltagelse 1) Dokumentation for, at ansøger ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Dokumentationen skal være gældende på ansøgningsafgivningstidspunktet. Fortrykt formular findes som bilag 2 Side 7 af 27

8 2) Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang ansøger har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) Fortrykt formular findes som Bilag 3 Tro - og love erklæring. Ansøger vil ikke komme i betragtning ved ubetalt forfalden gæld på kr. eller mere til det offentlige. 3) Kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring B) Økonomisk og finansiel karakter 1) De seneste 3 års afsluttede regnskab. Regnskaberne bliver vurderet ud fra Omsætning, egenkapital og resultat før skat. Minimumskravene til dette punkt er følgende: Omsætning: Ansøgers samlede omsætning pr. år i de seneste 3 afsluttede regnskabsår, skal være mindst ,00 DKK pr. år Egenkapital: Ansøgers samlede egenkapital pr. år i de seneste 3 afsluttede regnskabsår, skal være på minimum ,00 DKK pr. år Resultat før skat: Ansøgers samlede resultat før skat skal som minimum samlet set i de seneste 3 afsluttede regnskabsår have været positiv. Såfremt ansøger ikke kan fremlægge årsregnskab for det seneste 3 afsluttede regnskabsår på grund af tidspunktet for ansøgers etablering, kan ansøger blot vedlægge de tilstedeværende årsregnskaber. C) Teknisk kapacitet: 1) En kort beskrivelse af ansøgers virksomhedsprofil, herunder ejerforhold, organisationen, antal ansatte og forretningsområder. 2) Erfaring, referencer og resultater: Som ansøger til prækvalifikation på udbud om ERP-system, vil der blive lagt stor vægt på dokumenterbare erfaringer og resultater med levering og implementering af ERPsystem løsninger målrettet lignende typer rådgivningsvirksomheder som Væksthusene. SE BILAG 1. Ansøger skal derfor medsende en referenceliste med de mest betydelige og sammenlignelige opgaver over de seneste 3 år maksimalt 3 referencer. (Bilag 4) der skal som minimum kunne præsteres 2 sammenlignelige referencer. Følgende oplysninger skal være inkluderet i referencelisten for hver reference: Beskrivelse af sammenlignelige opgaver med tilknyttet omsætningstal, herunder en projektbeskrivelse, som tydeliggør, at ansøger har erfaring og viden jf. punkt A Der skal også vedlægges en beskrivelse, af hver references ydelsesindhold og til hvilke opgaver der eventuelt blev anvendt underleverandører. Side 8 af 27

9 Der skal som minimum angives 2 tilsvarende referencer. Er det ikke muligt at angive 2 referencer eller referencer overhovedet skal årsagen hertil fremgå af tilbuddet. Hver reference må maksimalt være 5 sider. Hvis referencen er længere end 5 sider, vil Ordregiver se bort fra alt efter side 5 i det indsendte materiale. 3) Dernæst skal ansøgningen vedlægges en beskrivelse af de nøglepersoner hos ansøger der vil blive en del af ansøgers team i forbindelse med en implementering af systemet hos Ordregiver. Præsentationen af hver nøglemedarbejder skal indeholde følgende oplysninger: Navn Uddannelse Erhvervserfaring Antal og beskrivelse af rolle og funktion i sammenlignelige implementeringspro jekter Beskrivelse af hvilken rolle medarbejderen tiltænkes i nærværende opgave Såfremt en ansøger beror sig på andres formåen skal udfyldt støtteerklæring, bilag 6 medsendes ansøgningen og den støttende ansøger skal udover udfyldt støtteerklæring også fremsende den dokumentation der er krævet på det område (Økonomisk og / eller tekniske) den støttende ansøgere støtter med. Alle krævede dokumenter skal medsendes ansøgningen ellers afvises dette som værende ikke prækvalificeret. De objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgninger er, som følger: Ordregiver ønsker, at finde de 5 bedst kvalificerede ansøgere til at løfte denne opgave. Såfremt det bliver nødvendigt for Ordregiver, at begrænse antallet af ansøgere til 5 vil dette ske med udgangspunkt i følgende objektive og ikke diskriminerede kriterier: Solidt økonomisk fundament det vægtes positivt, såfremt ansøger har en årsomsætning på lignende IT systemer på 15 mio. kr. eller mere Solid erfaring med at implementere IT projekter i sammenlignelig størrelse med nærværende kontraktgenstand hos organisationer der er sammenlignelig med Ordregivers. 3 sammenlignelige projekter vægtes positivt. Team til udførelsen af opgaven, det vægtes positivt, såfremt ansøger kan tilbyde Ordregiver et team af medarbejdere der er velkvalificeret og erfarne med sammenlignelige projekter. Ordregiver tillægger det vægt, at ansøger tilbyder et team af medarbejdere der hver for sig og inden for de seneste 3 år har erfaring med 4 eller flere sammenlignelige projekter og at disse projekter er implementeret over de seneste 3 år i organisationer der matcher Ordregivers med flere forskellige lokationer. Det accepteres naturligvis, at en medarbejder kan have opnået erfaring med et eller flere sammenlignelige projekter igennem ansættelse hos andre virksomheder end hos den ansøgende virksomhed. Dette set i lyset, af at Ordregiver kun kræver minimum 2 maksimalt 3 sammenlignelige referencer på ansøgerniveau. Dokumentation for relevant erfaring skal vedlægges ansøgning. Side 9 af 27

10 Der vil også blive lagt positiv vægt på dokumenterede erfaringer fra virksomheder som også driver projekter fra De europæiske Strukturfonde, eller andre komplekse fondsfinansierede projekter jævnfør Bilag 1, punkt 5. Begrundelsen for, at Ordregiver tillægger erfaring med disse typer projekter særlig betydning i udvælgelsesfasen er, at EU og andre fondsfinansierede projekter, kræver IT systemer der kan håndtere et restriktivt regelsæt og sikre, at afrapportering til EU /fondene sker i særligt udviklede skemaer og moduler. Da disse projekter fylder rigtigt meget i Ordregivers organisation, skal den kommende leverandør derfor kunne dokumentere eventuelle erfaringer med at håndtere opsætning og drift af disse EU / fonde projekter i tilpassede ERP løsninger. Kriterierne vægtes lige. Udvælgelsen vil ske med udgangspunkt i en samlet vurdering, af Ordregivers skøn af, kvaliteten i ansøgers beskrivelser af de ovenfor 4 nævnte objektive og ikke diskriminerende kriterier. Det betyder, at de 5 virksomheder Ordregiver vurderer, at være bedst egnet til, at løfte opgaven bliver prækvalificeret. Med baggrund i Ordregivers forvaltningsretlige skøn, vil Ordregiver evaluere og tildele særskilt, hver ansøgning, point ud fra en skønsmæssig vurdering af, i hvor høj grad hver enkel ansøgning, tilbyder den af Ordregivers efterspurgte økonomi, erfaring og viden, som anført ovenfor.(ordregivers behov) Ordregiver vil bruge sit forvaltningsretlige skøn med baggrund i de ovennævnte oplyste 3 målepunkter konkurrenceelementer i udvælgelsesfasen. Det bemærkes, at Klagenævnet for Udbud ikke erstatter en Ordregivers skøn med sit eget skøn. Jf. kendelse af 3.oktober 2014 H. Skjøde Knudsen A/S mod Bygningsstyrelsen påstand 3 side 44 i kendelsen. Der citeres bemærkes, at der tilkommer Ordregivere et vidt skøn ved bedømmelsen af tilbudsgiveres opfyldelse af kvalitative underkriterier. Klagenævnet erstatter efter fast praksis ikke Ordregiveres kvalitative skøn med sit eget Bilag Bilag 1: Baggrundsinformation Bilag 2: Udelukkelsesforhold Bilag 3: Tro og Love erklæring Bilag 4: Referenceliste Bilag 5: Tidsplan Bilag 6: Støtteerklæring Bilag 7: Forbeholdsliste Bilag 8: Virksomhedsoplysninger Side 10 af 27

11 Bilag 1 - Baggrundsinformation Baggrundsinformation om Væksthusene Side 11 af 27

12 1. Indledning I det følgende beskrives i hovedtræk baggrunden for Væksthusenes projekt til udskiftning eller modernisering af sin ERP-løsning. De overordnede ønsker til den nye løsning vil blive beskrevet, uden at der er tale om en detaljeret kravspecifikation. 2. Om Væksthusene Væksthusene De fem Væksthuse blev etableret i 2007 med henblik på at skabe et stærkt erhvervsfremmesystem i Danmark til gavn for iværksættere og virksomheder med vækstambitioner og vækstpotentiale. Væksthusene yder problemafklaring og individuel vækstkortlægning for virksomheder med vækstpotentiale. Kortlægningen munder ud i en vækstplan for virksomheden og eventuelt en henvisning til relevante private eller offentlige tilbud, der kan tilbyde specielle kompetencer inden for de områder, hvor virksomheden er udfordret, og som kan hjælpe med at realisere virksomhedens potentiale. Derudover er Væksthusene operatører på en lang række programmer målrettet virksomheder og iværksættere, udbudt af stat, region og kommuner. Væksthusenes organisering Væksthusene er stiftet af Erhvervsstyrelsen og ejet kommunerne og organiseret som selvstændige erhvervsdrivende fonde. Lovgivningsmæssigt er Væksthusene forankret i Lov om Erhvervsfremme, og styringsmæssigt dels i en national aftale mellem KL og Erhvervs- og Vækstministeriet, dels i resultatkontrakter med de respektive KommuneKontaktRåd (KKR). Væksthusene skal sammen med de kommunale erhvervskontorer sikre virksomhederne et énstrenget erhvervsservicesystem. Væksthusenes kerneopgave Kerneopgaven for de fem Væksthuse er kortlægning af muligheder og udfordringer for nye og mindre virksomheder med vækstambitioner og vækstpotentiale. Opgaven løses i samarbejde med erhvervsfremmesystemets mange private og offentlige aktører. Side 12 af 27

13 Samarbejdet mellem Erhvervsstyrelsen og Væksthusene Erhvervsstyrelsen udvikler og igangsætter en række projekter og initiativer, der skal styrke iværksættere i Danmark. Væksthusene implementerer initiativer som fx. Early Warning og Kapital gennem rådgivning. Se også vækstguiden.dk for mere info om rådgivningsmuligheder mm. Væksthusenes samarbejdspartnere Væksthusene samarbejder med de lokale erhvervskontorer, et omfattende netværk af videninstitutioner og private rådgivere, fx Patent- og Varemærkestyrelsen samt Vækstfonden, Danmarks Eksportråd, Dansk Design Center og en række andre erhvervsfremmeaktører. De fem regionale Væksthuse: Væksthus Midtjylland Væksthus Nordjylland Væksthus Syddanmark Væksthus Sjælland Væksthus Hovedstadsregionen Projektet dækker imidlertid kun disse tre Væksthuse, der har fælles it-drift: Væksthus Syddanmark Væksthus Sjælland Væksthus Hovedstadsregionen Det er i første omgang kun disse tre Væksthuse (fremover Væksthusene ), som ønsker et nyt og/eller forbedret systemlandskab til understøttelse og opnåelse af deres forretningsmæssige mål. Side 13 af 27

14 3. Eksisterende systemer og applikationer En oversigt over Væksthusenes eksisterende systemer er vist i figuren nedenfor. Den nuværende løsning er kendetegnet ved: For så vidt et simpelt applikationslandskab, men det er ikke integreret, der er meget manuelt arbejde og adskillige tilfælde af manuel indtastning af data, der allerede findes i digital form i et andet system Væksthusene anvender det fælles løsningssetup forskelligt, har forskellige arbejdsgange og har egne Excels til kritiske opgaver Kompleks opgørelse af projektomkostninger med anvendelse af flere systemer og integrationer Uhensigtsmæssig timeregistrering, der ikke er integreret, og hvor kørsel og udlæg registreres manuelt og i forskellige systemer Tung time- og omkostningsrapportering (såkaldte Blå Ark) til Erhvervsstyrelsen Vanskelig afstemning af time- og økonomirapporteringen til Erhvervsstyrelsen (både interne og eksterne timer) Problematisk indrapportering af timer i C5, her kommer kun de interne projektlederes timer, men ikke eksterne timer og bilag Tung manuel håndtering af timesatser i projekterne måned for måned Problematisk at trække projektregnskaber ud af C5 Projektbudgetter er ikke i C5, men i Excel hvorfra de uploades til C5 (VHHR anvender Toolpack, øvrige Væksthuse har specialudviklede Excelark) Tung manuel proces i forbindelse med budgetplanlægning af timer i projekterne og rettelse af dette Manglende projektstyringsfunktionalitet Manglende fælles projektstyringsmodel (PRINCE2 anvendes af nogle, Implements model af andre) Dårlig og forsinket rapportering til projektledere (koster penge) For få konteringsdimensioner i C5 Side 14 af 27

15 Manglende overblik over, hvilke projekter kunderne indgår i og hvor langt man er i et projekt Interne dokumenter lagres i stifindermapper i strukturer efter eget valg (intet ESDH) Udvalgte, eksterne dokumenter i projekterne håndteres i Podio (VHHR) og i ERST-CRM (VHSYD) og der er ingen integration mellem systemerne Alle tre væksthuse kører på samme platform, der står hos Væksthus Hovedstaden og består af to rack-servere med virtuelle servere for bl.a. C5, Batchflow, filserver og terminalserver. Dertil et SAN, der er spejlet. OS er Windows Server Alt udstyr er ejet. Terminalserver har VPN-tunneler til afdelingerne i Rønne og Hillerød samt til VHSYD og VHSJ i Odense og Vordingborg. C5 er version med licenser til 14 samtidige brugere; i alt 25 medarbejdere bruger systemet. Til både Batchflow (version 2.7.0) og Timelog er der anskaffet 150 licenser svarende til samtlige medarbejdere i de tre væksthuse. Væksthusene vil i nærmeste fremtid, eventuelt som optakt til en implementeringsfase af ny ERPløsning, overflytte alle eller flere applikationer til et Microsoft 365 / Azure miljø. 4. Projektets forretningsmæssige mål De tre væksthuse ønsker at opnå følgende overordnede forretningsmål: En større grad af overblik og kontrol med projekter, både i forhold til fremdrift og økonomi En bedre mulighed for at skabe ledelsesrapportering Besparelser på licens og driftsomkostninger i det nye systemkompleks Sammenhæng i systemer og registreringer til minimering af fejl samt dobbeltindtastninger Optimering af forretningsgange samt online tilgang for lette brugere uanset platform 5. Overordnede ønsker til en ny løsning Væksthusenes projektfunktion som beskrevet i afsnit 5.1 er gennemførsel af rådgivningsforløb og projekter samt at kunne foretage effektiv rapportering og efterkalkulation på alle dele af projektforløbet. Væksthusene ønsker derfor at få en løsning, der også har dette fokus, således at både projektledere samt projektdeltagere (interne/eksterne) har let mulighed for registreringer og overblik i hele projektforløbet. Ligeledes skal projektledere og administration kunne lave projektafregning, afrapportering og efterkalkulation uden at skulle benytte uforholdsmæssigt meget tid eller eksterne stand alone systemer. Fra ledelsens side, er der et udpræget ønske om at kunne benytte BI tools i forhold til ledelsesoverblik og indrapportering til Erhvervsstyrelsen. Det er desuden et behov, at der kan oprettes nye firmaer (bogføringskredse) i ERP-systemet for projektvirksomheder, som Væksthusene udfører bogføring for. For registrering af timer og omkostninger vil det mere konkret være ønskeligt, at timeregistrering, både interne og eksterne samt kostpriser mv., er en del af ERP-systemet, at data kan overføres herfra til Erhvervsstyrelsens Blå Ark uden manuel genindtastning, at timer og udlæg i øvrigt også kan registreres fra mobile platforme, og at projektprocesserne i det hele taget digitaliseres mest muligt. Der skal i den forbindelse kunne åbnes for adgang for eksterne parter som interimbrugere uden at dette kræver anskaffelse af dyre licenser. For at lette registrering af kørte km, parkeringsafgifter og udlæg i øvrigt vil det også være interessant med digitale løsninger hertil på mobile platforme, fx gps tracking til beregning af kørte km eller scanning af udgiftsbilag som dokumentation for udlæg. Som led i projektforberedelsen har Væksthusene udarbejdet et overblik over husenes fælles værdikæde og støtteprocesser som beskrevet nedenfor. Side 15 af 27

16 5.1 Ønsker til it-understøttelse af de operative processer (værdikæden) Væksthusenes værdikæde kan beskrives således: Hele vejen igennem værdikæden opererer man med to typer af projekter, 1) kortlægning/sparring under Væksthusenes resultatkontrakt med Erhvervsstyrelsen (1:1) og 2) andre projekter over for vækstvirksomheder (1:n). De to typer af projekter har til en vis grad fælles forløb i værdikæden, men i visse trin har de aktiviteter, der ikke er ens. Idéudvikling og beskrivelse I dette trin i værdikæden genereres og beskrives projektidéer på et indledende niveau. Kun én aktivitet forventes IT-understøttet. Ud fra en oversigt over de enkelte medarbejderes kompetencer og deres ledige tid indstilles medarbejdere til deltagelse i nye projekter. Ansøgning og bevilling De enkelte projekter beskrives mere detaljeret, og der udarbejdes planer og budgetter for tid og andre projektressourcer internt i Væksthusene og eksternt hos samarbejdspartnere. Der søges om finansiering af projektet hos relevante kilder. Udarbejdelse af budgetter for tid, økonomi og andre ressourcer. Både interne og eksterne ressourcer skal kunne indgå i budgettet. Det skal være muligt at se og at arbejde med budgettet både i aggregeret form og i dets enkelte dimensioner. Budgetter skal kunne versionsstyres, og en endelig version skal kunne låses. Der skal herunder være mulighed for at arbejde med delbudgetter, som aggregeres til et totalt projektbudget; dette skal kunne gøres for hele projektperioden og for det enkelte regnskabsår. Interne ressourcer i form af tid, økonomi og andre ressourcer skal kunne søges og reserveres til et projekt. Alle projektdokumenter skal kunne sendes til høring, kommentering og korrektur hos både interne og eksterne interessenter. Side 16 af 27

17 Projektopstart Projektet startes op, og de forskellige dokumenter, der indgår i den samlede projektbeskrivelse, skal løbende kunne ændres og ajourføres, så de afspejler den aktuelle situation. Der skal kunne foretages og ajourføres ressourceallokering af både interne og eksterne ressourcer i projektet. Budgetter skal kunne opdateres løbende. Det skal være muligt at opbygge og vedligeholde en erfaringslog. Gennemførelse Projekterne gennemføres i henhold til de planer og budgetter, der er lagt i de foregående trin. Undervejs i gennemførelsen opsamles en række data, som skal anvendes i afrapporteringen af projekterne, både over for de deltagende virksomheder og samarbejdspartnere og over for Erhvervsstyrelsen eller andre finansiører. Interne timer skal kunne registreres og bogføres på de enkelte projekter og aktiviteter. Timesatser skal kunne registreres og datostyres, både til salgs- og kostpris (ofte er salgspris = kostpris). Den samme person kan have forskellige timesatser, der skiller på dato, der er forskellig fra projekt til projekt eller som afhænger af arbejdsart. Registreret ressourceforbrug i ERP-løsningen (fra både interne og eksterne deltagere) skal kunne rapporteres i mange formater til fx EU-programmer, Erhvervsstyrelsen og til eksterne projektdeltagere, der har økonomiske budgetter i projekterne. Det skal derfor være nemt at definere og levere rapporter. Datagrundlag for al rapportering skal være samlet i ERP-løsningen (i modsætning til i dag, hvor data findes spredt i mange systemer). Der skal kunne udvælges data til rapporter målrettet de forskellige typer af projektdeltagere. Det drejer sig fx om opfølgning på timer, opfølgning på omkostningsforbrug, periodeopgørelser mv., alt sammen i forhold til projektbudget, så projektledere og virksomheder nemt kan få udarbejdet projektstatus. Den daglige administration skal lettes, fx ved at projektlederen nemt kan rykke for manglende timesedler. Udbetalinger af fx tilskud skal kunne opgøres for deltagende aktører og gennemføres. Opgørelsen er kompliceret, da beløb skal fordeles mellem aktørerne og da der skal tages højde for, om pengene er brugt eller ikke. Side 17 af 27