Referat. Bestyrelsesmøde, nr. 07/2014. Dagorden. Mødedato: Mandag den 8. december 2014, kl. 16. Mødested: AquaDjurs as.

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde, nr. 07/2014 Mødedato: Mandag den 8. december 2014, kl. 16. Mødested: AquaDjurs as. Mødedeltagere: Bestyrelse - Frede Ejler Frandsen, FF (formand) - Jørgen Vest Rasmussen, JVR (næstformand) - Jytte Schmidt, JS - Inger Kirstine Andersen, IKS - Bjarne Bøhl Pedersen, BBP - Max Varnum Pedersen, MVP - Allan Stig Helgren Jensen, ASHJ - Brian Pedersen, BPD Øvrige - Kitsie Lund, KML (adm. chef), pkt og Ulrik Christensen, ULC (tekn. Chef), pkt Palle Lyngsø Mikkelsen, PLM (direktør) Afbud: Helle Plougmann, HP Dagorden 07.1 Evaluering og Årshjul Forsikringer 07.3 Kvartalsrapportering 03/ Betalingsvedtægt, revision - særbidrag 07.5 Meddelelser fra formanden 07.6 Meddelelser fra direktionen 07.7 Eventuelt. Mødet indledtes med en introduktion af Dropbox med beslutning om, at implementering afventer. 1

2 07.1 Evaluering og Årshjul Årsgangen í AquaDjurs as indeholder en række faste opgaver og tidsfrister. Et samlet overblik fremgår af årshjulet for AquaDjurs as, der bruges som et arbejdsredskab i planlægningen. Årshjulet tager afsæt i tre spor: Spor 1; Bestyrelse Spor 2; Økonomi Spor 3; Organisation Jf. Forretningsordenen for bestyrelsen i AquaDjurs as, skal der afholdes bestyrelsesmøder mindst 4 gange årligt. Med reference til beslutning på bestyrelsesmøde nr. 06/2014 suppleres de ordinære møder fra 2015 med et temaarrangement for bestyrelsen omkring strategisk udvikling. Herudover er der primo 2015 behov for et temamøde omkring Vandsamarbejde Vest, hvor der skal træffes beslutning i forhold til de videre tiltag. Udover bestyrelsesmøderne vil der ske en løbende orientering via selskabets nyhedsbrev, der udkommer 4 gange årligt. Årshjul og mødekalender 2015, AquaDjurs as Direktionen indstiller at arbejdet i bestyrelsen evalueres som afsæt for en drøftelse og kvalificering af årshjul med tilhørende mødekalender for Direktionen anbefaler fra 2015 en klarere skelnen mellem sager til beslutning og sager til orientering. Orienteringssager fremstilles som udgangspunkt via en kort sagsfremstilling eller via overskifter og en mundtlig gennemgang på mødet. Strategisk udvikling bibeholdes som et fast punkt på dagsordenen. I tilfælde af hastesager indkaldes om nødvendigt til et kort ekstraordinært møde. Bestyrelsen tog årshjulet med tilhørende pejlemærker for 2015 til efterretning. Fra 2015 arbejdes der henimod en klarere skelnen mellem sager til beslutning og sager til orientering, jf. direktionens anbefaling. Mødedatoer for 2015 blev gennemgået og fastlagt som følger: - Dialogmøde MTU / temamøde Vandsamarbejde vest; 27.1., kl Bestyrelsesmøde nr. 01/2015; den 25.3., kl Generalforsamling; medio april, dato endnu ikke fastlagt. - Bestyrelsesmøde nr. 02/2015; den 11.5., kl Temamøde strategi; den 15.6., kl Bestyrelsesmøde nr. 03/2015; den 9.9., kl

3 - Bestyrelsesmøde nr. 04/2015; den 3.11., kl Nytårskur 2016; den 13.1., kl Forsikringer Selskabets forsikringspotefølge indgår i en rammeaftale under brancheforeningen DANVA, der udløber ved årets udgang - efter 1 års forlængelse i Bestyrelsen har på bestyrelsesmøde nr. 06/2013 drøftet sagen med beslutning om, at indgå i et nyt rammeudbud i regi af DANVA og herunder afdække alternativer i forhold til fremtidig forsikringsstrategi (bl.a. ændret risikoprofil). Brancheforeningen har efter udbud indgået aftale med mæglerfirmaet RTM Insurance Brokers, der for den kommende aftaleperiode tilknyttes som forsikringsmægler. RTM har på vegne af 38 vandselskaber efterfølgende udbudt en bred vifte af forsikringer for den kommende planperiode. Parallelt hermed er der indhentet et alternativt forsikringstilbud for AquaDjurs as, baseret på bl.a. selskabets skadesstatistik og revurderet forsikringsbehov. Tilbudsindhentningen har vist, at den mest optimale forsikringsløsning for AquaDjurs as opnås via brancheforeningens rammeudbud. Med en uændret forsikringspotefølge opnås der en årlig besparelse på omkring 35 %. Forsikringsoversigt, udarbejdet af RTM. Direktionen indstiller, at selskabet tiltræder brancheforeningens aftale med RTM og at den nuværende forsikringssammensætning fastholdes, dog suppleret med en netbank forsikring. Alle forsikringer nytegnes pr Bestyrelsesformand og direktør bemyndiges til at iværksætte de nødvendige tiltag. Bestyrelsen besluttede, at AquaDjurs as tiltræder brancheforeningens forsikringsmægler aftale med RTM. Selskabets forsikringer nytegnes i henhold til sagens forsikringsoversigt, og formand / direktør bemyndiges til at iværksætte nødvendige i forbindelse hermed Kvartalsrapportering 03/2014 3

4 I henhold til forretningsordenen og årshjulet redegør direktionen kvartalsvis for perioderegnskabet og herunder forventningerne til den resterende del af regnskabsåret. Kvartalsrapporteringen er bygget op omkring selskabets tre bundlinjer, jf. strategiplanen; økonomi, kunder & miljø samt organisation. Der har igennem 2014 været en positiv trend i forhold til udviklingen i selskabets driftsudgifter forventes således samlet set at ende med en positiv budgetafvigelse for driften på i størrelsesordenen DKK. 6 mio. i forhold til selskabets budget- og opkrævningsgrundlag. Planlagte anlægsinvesteringer forventes samlet set at ende på budgetniveau, med en mindre overskridelse på i størrelsesordenen DKK. 0,5 mio.(afvigelse på 1 2 %). Kvartalsrapport 03/2014. Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter kvartalsrapport 03/2014 og tager kvartalsrapporten til efterretning. Bestyrelsen tog kvartalsrapport nr. 03/2014 til efterretning Betalingsvedtægt, revision - særbidrag Med henblik på at skabe mere gennemsigtelighed i spildevandspriserne er lovgivningen i forhold til betaling af særbidrag ændret fra Udgangspunktet er, at hvis man afleder særligt forurenet vand, skal man også betale for at få det renset. AquaDjurs as opkræver i dag særbidrag og ændringerne forventes således ikke at få de store konsekvenser. Ændringerne skal indarbejdes i betalingsvedtægten, ligesom grænseværdier og enhedspriser vedrørende særbidrag skal fremgå af takstbladet. Naturstyrelsen har ikke defineret grænseværdierne i forhold til særligt forurenet spildevand. Foreliggende takster er fastsat med afsæt i, at opkrævningen vedrørende særligt forurenet vand fremadrettet bliver på samme niveau som i dag. Den reviderede betalingsvedtægt skal efterfølgende godkendes af kommunalbestyrelsen. Betalingsvedtægt, revision december

5 Direktionen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender ændringerne i betalingsvedtægten samt takstbladet forud for fremsendelse til kommunalbestyrelsen. Ændringerne i betalingsvedtægten vedrører tekst omkring særbidrag, suppleret med præciseringer i forhold til tilslutningsbidrag samt fritagelse for betaling af vandafledningsbidrag for erhvervsvirksomheder, hvis vandet ikke tilledes kloak. Bestyrelsen tog orienteringen og herunder forslag til ændringer i betalingsvedtægten til efterretning, forud for fremsendelse til endelig godkendelse i kommunalbestyrelsen. Ny Bekendtgørelse om fastsættelse af den variable del af vandafledningsbidraget m.v. er aktuelt i høring. Bekendtgørelsen åbner mulighed for en forceret indfasning af trappemodellen og forventes godkendt medio december Under forudsætning af bekendtgørelsens godkendelse besluttede bestyrelsen, at AquaDjurs as gennemfører en forceret indfasning af trappemodelen til fuld implementering fra 2015 til gavn for erhvervsudviklingen i Norddjurs Kommune. Ændringerne indarbejdes således i den reviderede betalingsvedtægt. 7.5 Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde. DANVA regionalmøde. Ingen. Formanden indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning Meddelelser fra direktionen Mundtlig orientering af direktøren omkring følgende: 5

6 Ingen. Referat fra bestyrelsesmøde 04/2014 er godkendt uden bemærkninger. Underskrivelse af mødereferater Vandcenter Djurs. Lønreguleringer Direktøren indstiller at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog direktørens orientering til efterretning, med nedenstående supplementer. Ad. Underskrivelse af mødereferater: Underskrivelse af mødereferater indføres fra Ad. Vandcenter Djurs: Med reference til bestyrelsens beslutning på sidste møde er der kommet en positiv tilbagemelding fra Vandcenter Djurs. Proces for afklaring af tværgående muligheder og synergier igangsættes. Ad. Lønreguleringer: Bestyrelsen besluttede, at bonusudbetaling også gælder for direktøren Eventuelt Kommende møder etc.: - Dato for næste møde afholdes den , kl Dialogmøde med Randers Spildevand (formandsskab og direktør) afholdes den