FLEKSIBEL OG SIKKER PRODUKTIVITET I SKYEN MED

Transkript

1 FLEKSIBEL OG SIKKER PRODUKTIVITET I SKYEN MED Progressive A/S Lyskær 3B Platanvej 4 DK-2730 Herlev DK-7400 Herning Tel Tel Tangen 6 DK-8200 Århus N Tel info@progressive.dk CVR

2 ARBEJDE ER DER, HVOR JEG TAGER HEN FOR AT BRUGE GAMLE SYSTEMER.. I de seneste år er en mindre it-mæssig revolution blæst gennem virksomhederne, hvor medarbejdere og ledelse forventer at kunne løse opgaver hvor som helst. Helst på telefoner og tablets, de selv har valgt. Samtidig stiller de stadig flere krav til, hvordan man skal kunne arbejde, samarbejde og kommunikere. Udviklingen får rygstød af den måde, vi anvender it på i privatsfæren. Her bruger mange utvungent Facebook og Gmail, lægger fotos på Instagram og gemmer indbydelsen til børnefødselsdagen på Dropbox. Tjenesterne opdateres konstant og bliver stadig mere brugervenlige. Som brugere følger vi trop, lærer rutinemæssigt nye funktioner at kende og tager de elementer til os, vi kan bruge. Og er vi ikke tilfredse med et givent produkt, skifter vi blot til et bedre. Der er med andre ord en betydelig vilje, lyst og evne til at drage fordel af den nyeste teknologi. Men virksomhederne har haft svært ved at følge med. Dels er processer og vedtagne arbejdsformer måske stadig bundet op på traditionelle samarbejds- og kommunikationsformer såsom mail eller rigide fagsystemer. Man forsøger kort sagt at blive mere konkurrencedygtige med løsninger, der ikke giver de stadig mere fleksible og it-vante medarbejdere optimale muligheder for at løse opgaverne. Ofte levner metodikken ikke engang praktisk og økonomisk rum til at tage nye, supplerende samarbejdsteknologier i brug, fordi det er alt for kostbart at implementere, drive og opdatere dem enkeltvis. Dette indbyggede modsætningsforhold mellem moderne webtjenester, it-vante brugere og mere traditionelle eller måske endda ufleksible professionelle it-systemer får ofte medarbejderne til at tage sagen i egen hånd. Resultatet er måske, at de tager egne smartphones og tablets med på jobbet, chatter med kolleger, kunder og samarbejdspartnere på sociale tjenester eller Skype. Måske lægger de endda arbejdsdokumenter på private webkonti eller lokalt på pc ens harddisk, så de kan arbejde videre hjemme. Man gør kort sagt, hvad der er nødvendigt for at løse opgaverne så smidigt som muligt. Det er i bund og grund sympatisk, men betyder bl.a. også, at man mister overblik og datasikkerhed. Samt at virksomheden risikerer at tabe viden og vigtige informationer i tilfælde af sygdom, jobskift eller et banalt tyveri. BRUGERNE ER IKKE GLADE FOR SILOER MEN DELER OG ARBEJDER GERNE I SKYEN En anden udfordring er, at mange professionelle it-systemer let kommer til at fungere som delvist lukkede videnssiloer. For eksempel rummer virksomhedens CRM-løsning værdifuld viden om kundehistorik, ordrer og rentabilitet hvis man ved præcis, hvor man skal lede. Tilsvarende kan enhver med passende rettigheder kontrollere status og historik for en given kunde i ERP-systemet. Forudsat at man er hjemme i system, kontoplan og perioder. Fælles for kritiske fagsystemer er kort sagt, at det kræver målrettet, proaktiv indsats og en vis grad af teknisk viden at få indsigt og det er ikke nemt at dele data. Resultatet er uvægerligt, at meget værdifuld viden ganske enkelt aldrig kommer videre end til den bruger, som har lagt den ind. Læren fra de sociale mediers fremmarch er imidlertid, at vi som brugere gerne deler viden, erfaringer og links. Ligeledes vil vi gerne abonnere på viden, vi kan bruge. Ja, vi gør endda begge dele til overflod kvit og frit på LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram og mange flere. 2

3 FLERE IT-MÆSSIGE UDFORDRINGER ÉT SVAR Virksomhederne har med andre ord en række produktivitetsmæssige udfordringer: Medarbejdere og ledelse forventer i stigende grad at kunne arbejde, tilgå og dele nøgledata overalt, på tværs af systemer og fra en vilkårlig enhed Der er behov for at ensrette og lette adgangen til kommunikation i form af værktøjer som chat, tale og video Der skal findes langt mere intuitive måder at gemme, dele og samarbejde om viden på i virksomhederne Der er behov for at nedbringe investeringer og løbende omkostninger. Det er ikke længere rentabelt at købe, drive og vedligeholde løsningerne lokalt Udfordringerne er mangeartede og komplekse. Men moderne, cloud-baserede løsninger giver reelt mulighed for at løse dem alle på én gang. Vi bliver mere mobile Krav om brugervenlige sociale applikationer Deler og abonnererer på viden Behov for hurtig adgang til kolleger uanset placering ØGET PRODUKTIVITET Adgang til info overalt og fra alle enheder Fleksible og intuitive systemer Let adgang til videndeling og samarbejde Integrerede værktøjer til kommunikation Med en cloudbaseret løsning som Office 365 bliver it-tendenserne understøttet og virksomheden opnår en øget produktivitet. Langt den mest omfattende og populære af de professionelle cloud-baserede løsninger til at øge produktiviteten er Microsofts Office 365, som giver adgang til Exchange, SharePoint, Lync, rigelig online lagerplads og automatisk backup af alle data i Office 365. Det kræver ingen servere, men blot en pc eller mobil enhed, der er koblet på netværket. Alene her ligger sædvanligvis meget store økonomiske og tidsmæssige besparelser gemt. Tilsvarende er administrationen enkel. Man kan oprette nye brugere på få minutter, og virksomheden behøver ikke betale for flere konti, end der er behov for. Opdatering, patching og sikkerhedsopdatering er tilsvarende en saga blot, da al drift foretages af Microsoft, helt usynligt for virksomhed og brugere. 3

4 TOPPROFESSIONEL KOMMUNIKATION TIL ALLE FORMÅL På brugersiden spiller den cloudbaserede back-end gnidningsløst sammen med lokalt installerede Microsoft Office-programmer eller deres cloudbaserede modstykker i Office WebApps. Alle data, aftaler og mails ligger i skyen og går ikke tabt i tilfælde af tyveri eller hardwarenedbrud. Endelig kan I stille den fuldt professionelle Lync-kommunikationstjeneste til rådighed for medarbejderne. Lync er tæt integreret til Outlook og gør det nemt direkte i Outlook at se, om en given kollega er til stede, så man ikke forstyrrer unødigt eller ringer forgæves. Man kan helt efter behov skifte mellem chat, tale og videomøde og endda dele skrivebord, hvilket kan være utrolig praktisk i en række sammenhænge. Eksempelvis ved møder eller hvis man har behov for at drøfte detaljer i et dokument eller en teknisk tegning. Den grundlæggende idé med Lync er, at kolleger, kunder og samarbejdspartnere kun er et klik væk. Det gør det nemt at samarbejde mellem virksomhedens forskellige kontorer eller sikre kontakten til repræsentationer og kolleger over hele verden. Tilsvarende gør Lync det markant nemmere at arbejde fra hjemmet, lufthavnen, hotellet eller hvor man nu måtte befinde sig og uanset hvilken enhed, man har ved hånden. BIND VIRKSOMHEDEN SAMMEN MED ANDET END UENDELIGE MAILSTRENGE De seneste 5-6 år har Microsofts SharePoint-teknologi vundet indpas som en slags multifunktionel portal, der kan løse en række behov i virksomheden som intranet, ekstranet, webportal og samarbejdsplatform. I dag anvender mange virksomheder f.eks. teknologien til intern kommunikation som delvis erstatning for mail. Ligeledes gør SharePoints unikke fildelings-funktion det nemmere at samarbejde internt og eksternt, styre rettigheder og abonnere på nyheder og opdateringer fra bestemte dokumenter, mapper eller projekter. Det kan være utrolig nyttigt, hvis man f.eks. samarbejder om kunder eller projekter og gerne vil holdes opdateret på en mere smidig facon end de traditionelle og ofte temmelig uoverskuelige mailstrenge. Men teknologien har langt større potentiale, og i fremtiden vil SharePoint få en endnu større rolle at spille som den fugemasse der skal binde virksomheder og organisationer endnu tættere sammen. Derfor er SharePoint også en integreret del af Office 365 og kan allerede i dag anvendes i en række sammenhænge, der minder ikke så lidt om den måde, sociale medier fungerer på. For eksempel kan man via SharePoint automatisk få opdateringer fra bestemte kolleger eller informationer med relation til bestemte kunder i Microsoft CRM Online; ja, med relativt få tilpasninger kan man endda bruge SharePoint til at udstille CRM-data, så det er nemt at danne sig et hurtigt kundeoverblik, eksempelvis før et møde. 4

5 STORDRIFTSFORDELE, FLEKSIBILITET OG FULD SKALÉRBARHED De seneste år har it-verdenen ændret karakter i betydelig grad og producenterne af cloud-teknologi og mobile enheder vejrer i dén grad morgenluft. Samtidig er virksomheder, der har hidtil har satset på traditionelle modeller, ved at sadle om i takt med, at bruger- og indkøbsmønstre skifter karakter. For eksempel breder der sig i stigende grad en erkendelse af, at man ikke behøver at eje software og have stadig flere servere i drift for at imødekomme forretningens behov. Navnlig ikke, når det langt bedre kan svare sig at betale på abonnementsbasis og leje efter behov. Office 365 er et troværdigt svar på denne megatendens, idet man fuldstændig frit kan skalere op og ned i takt med, at virksomhedens behov ændrer sig. Tilsvarende er den initiale investering og kapitalbinding stort set ikke-eksisterende. Det gør det langt billigere end hidtil at give medarbejderne adgang til en bred palette af velfungerende og gennemprøvede samarbejdsværktøjer. Og vel at mærke værktøjer, som det i mange tilfælde reelt ville være en økonomisk utænkeligt at stille til rådighed i samme omfang, hvis virksomheden selv skulle drive den bagvedliggende infrastruktur. Omkostninger Traditionel omkostningsmodel Cloud-baseret model Antal brugere I driftsmæssig og økonomisk sammenhæng handler det bl.a. om at begrænse den initiale investering og helt eliminere behovet for selv at drive et it-/server-miljø. Det giver forudsigelige omkostninger og en høj grad af fleksibilitet. Man skal dog vænne sig til en vis ensartethed i driften og spille efter nogle standardiserede spilleregler. Eksempelvis er der ikke helt samme rum og næppe heller behov for at foretage individuelle tilpasninger af onlineudgaverne af Exchange eller Lync, idet man kan arbejde i tryg vished om, at de allerede overholder gældende best practice og opfylder virksomhedens behov. SharePoint Online leveres tilsvarende med et grundlæggende sæt af funktioner, men kan tilpasses i langt højere grad end de to andre services. For eksempel med hensyn til integrationer, struktur og anvendelsesfelt. Så vil man virkelig udnytte de samarbejdsfordele, som SharePoint giver mulighed for, giver det god mening at få bistand fra Progressives SharePoint-team, som har erfaringer fra talrige implementeringer af SharePoint og Office

6 Alt andet lige vil antallet af tilretninger dog være langt mindre end med en egendriftet løsning, hvilket i sidste ende gør det nemmere at flytte data, hvis der i fremtiden skulle komme en anden og endnu bedre cloudløsning på markedet. Ligeledes kan man ret enkelt skifte it-partner, hvis behovet skulle opstå. Dermed vil mange virksomheder opleve, at Office 365 stiller dem langt mere frit. Der er med andre ord mange grunde til, at Microsoft har udpeget Office 365 som en af deres væsentligste produkter i nyere tid. Samtidig er cloudproduktet hvis man skal tro toneangivende it-medier som f.eks. The Register Microsofts hurtigst voksende forretningsområde nogensinde. HØJ SIKKERHED OG DIALOG MED MYNDIGHEDERNE OM DATABESKYTTELSE Én konsekvens af denne satsning er, at de datacentre, hvor Microsofts bl.a. kører Office 365, er underlagt et fysisk og virtuelt sikkerhedsniveau, som langt overgår hvad selv internationale koncerner kan stable på benene i egne datacentre. En anden indikation på platformens strategiske betydning er, at Microsoft er gået i ekstraordinært tæt dialog med EU og nationale myndigheder om datasikkerhed. I den forbindelse er der indgået en række kompromisser og aftaler om placeringen af data og indsigt i behandlingen af dem. Resultatet er bl.a., at selv offentlige danske myndigheder under visse betingelser har mulighed for at benytte Office 365 i behandlingen af såkaldt personhenførbare data som f.eks. personnumre. Denne mulighed har man ikke med f.eks. Google Apps. KONSTANT UDVIKLING LIGGER I KORTENE En anden fordel ved Office 365 er, at løsningen løbende udvikles i takt med de krav, virksomhederne stiller til den. Fuldstændig ligesom vi er vant til fra forbrugerrettede tjenester. Samtidig er man ikke er nødt til at gennemføre kostbare implementeringsprocesset for at drage fordel af udviklingen; opdateringerne implementeres helt automatisk. Dog kan man i samråd med sin IT-partner vælge kun at give adgang til nye funktioner i takt med, at forretningen er klar til at udnytte dem. Blandt de kommende muligheder kan nævnes, at det i en overskuelig fremtid bliver endnu nemmere at integrere sociale interaktioner og samarbejdsmodeller med Yammer. Det er et forholdsvis nyt Microsoft-produkt, som udbygger de sociale integrationer i bl.a. Office 365 og SharePoint Online i form af en slags Facebook for virksomheder. Tilsvarende vil SharePoint Online få en stadig større rolle at spille som datatransportør og integrator mellem andre Microsoft produkter online såvel som offline. 6

7 KOM GODT I GANG Office 365 er på mange måder et ideelt eksempel på en public cloud-løsning og giver nem og billig adgang til en række velfungerende funktioner og services. Til gengæld skal man leve med en vis ensretning. Så har man behov for integrationer til eksisterende systemer eller vil man udnytte samarbejdsmulighederne i SharePoint Online kræver det ekspertise at komme i gang på den mest hensigtsmæssige måde. Her kan Progressive bl.a. stille med startpakker og give gode råd om, hvordan I planlægger forløbet og beslutter, hvilke elementer og funktioner, I vil åbne for først. Herunder hvordan I migrerer data og kontakter, så alle medarbejdere lettest får adgang. Ligeledes kan vi hjælpe med integration til ERP-systemer som C5 eller NAV, så I hurtigt udnytter samarbejdsfordele og sikrer, at data flyder lettest. Vil du høre mere om, hvordan I kan blive mere effektive? Så kontakt: Brian Teglgaard Rosbøg Tlf.: btr@progressive.dk Hvad er Office 365? Office 365 er en produktivitetstjeneste, der kører i skyen på Microsofts datacentre. Tjenesten er tilgængelig via en vilkårlig netforbindelse og samler en række produktivitetsprodukter, virksomheder tidligere selv skulle holde i drift. Det giver nem og konstant adgang til: Exchange Online mail, kalender, kontakter og opgaver SharePoint Online samarbejdsportal, der også fungerer som intra- og ekstranet samt internetportal Lync Online Microsofts kommunikationsplatform, der samler chat, tale og videomøder Rigelig lagerplads online til bl.a. mail, SharePoint og dokumenter Automatisk backup af alle data i Office 365 For de fleste virksomheder vil Office 365 fungere som en samlet kontorplatform. Den vil derfor også kunne erstatte en lang række af de eksisterende løsninger, som i dag er installeret lokalt eller hosted hos forskellige samarbejdspartnere. Tjenesterne opdateres automatisk, har en garanteret oppetid på mere end 99,9 procent og kan bruges på pc og Mac eller en vilkårlig mobil smartphone eller tablet. Uanset om enhederne er baseret på ios, Android eller Windows Phone. På den måde får alle virksomheder præcis de muligheder og den stabilitet, som før var forbeholdt koncerner med egen driftsafdeling og stort it-budget. Office 365 og Office-programmerne er med andre ord ikke én og samme ting. Men de fleste virksomheder vælger dog et Office 365-abonnement, der giver medarbejderne konstant adgang til nyeste Office-pakke. Det er billigere og mere bekvemt end at købe licenser på traditionel vis. Din virksomhed kan køre Office 365 for mindre end 50 kr. pr. bruger om måneden, og Progressive står klar til at hjælpe jer godt i gang. 7