Beierholms Faglige Dage

Transkript

1 Beierholms Faglige Dage Spor A November 2011

2 Velkommen 2 November 2011 Beierholms Faglige Dage

3 Se vores kundefilm 3 November 2011 Beierholms Faglige Dage

4 Program spor A Personalegoder Indberetningsregler for personalegoder Værdiansættelse heraf Bruttolønsordninger og krav hertil Personale- og kunstforeninger SKATs arbejdsgiverkontrol Hvad gør vi i Beierholm? 4 November 2011 Beierholms Faglige Dage

5 Personalegoder 5 November 2011 Beierholms Faglige Dage

6 Personalegoder 4 regelsæt, når der tales om personalegoder - DKK bagatelgrænsen (NY REGEL) - DKK bagatelgrænsen - Skattefrie personalegoder - Skattepligtige personalegoder, jf. ligningslovens 16 6 November 2011 Beierholms Faglige Dage

7 Personalegoder Skattefri bagatelgrænse på DKK årligt Arbejdsgiver: Kun indberetningspligt for enkeltstående goder, værdi over DKK Lønmodtager: - Skattefrihed, hvis summen af årets goder ikke overstiger DKK Skattepligt (selvangivelsespligt) af den samlede værdi, hvis summen af årets goder overstiger DKK Virkning fra og med indkomståret November 2011 Beierholms Faglige Dage

8 Personalegoder Følgende goder medregnes til DKK bagatelgrænsen (ikke udtømmende): Påskønnelsesgaver (vin, blomster, chokolade) Individuelle deltagelsesgebyrer til motionsløb o.lign. Årskort til Tivoli, Zoo, svømmehal o.lign. Fribilletter (ej sponsorbilletter) Julegaver (skattefri, hvis værdi maksimalt udgør DKK 700) Lejlighedsgaver, der ikke knytter sig til privatsfæren 8 November 2011 Beierholms Faglige Dage

9 Personalegoder Bagatelgrænsen DKK (ligningslovens 16, stk. 3) - Bagatelgrænsen omfatter goder, som arbejdsgiveren i overvejende grad har ydet af hensyn til medarbejderens arbejde ex.: - Mad og drikke ved overarbejde - Firmatøj med tydeligt logo eller firmanavn - Kreditkortordninger m.fl. - Fri avis til brug for arbejdet Medarbejderne har selv pligt til at selvangive goder omfattet af bagatelgrænsen, hvis værdien af de samlede goder overstiger beløbsgrænsen på DKK Arbejdsgiveren har ingen forpligtelser vedrørende bagatelgrænsen på DKK November 2011 Beierholms Faglige Dage

10 Personalegoder Skattefrie personalegoder - Almindeligt personalepleje (eksempler) - Passende personalearrangementer (julefrokost, DHL-stafet mm.) - Tilskud til kaffe, the og frugt - Kantineordninger, hvis betingelserne herfor er opfyldt - Tilskud til personale- og kunstforeninger - Sponsorbilletter, modtaget af arbejdsgiver som har indgået sponsorkontrakt - Mad og drikke i forbindelse med sponsorarrangementet er ligeledes skattefrit - Lejlighedsgaver af en passende værdi - Private mærkedage såsom bryllup, rund fødselsdag, fødsel/dåb o.lign. - Uddannelse 10 November 2011 Beierholms Faglige Dage

11 Personalegoder Skattepligtige personalegoder, som er A-indkomst - Arbejdsgiver skal indberette og har pligt til at indeholde skat og arbejdsmarkedsbidrag af følgende goder: - Firmabil, rubrik 19 - Multimedier, rubrik 20 - Fri kost/logi, rubrik 21 - Kontante tilskud/gavekort, dækning af private udgifter, rubrik 13 (almindelig lønindkomst) 11 November 2011 Beierholms Faglige Dage

12 Personalegoder Skattepligtige personalegoder, som er B-indkomst - Skattepligtige fordele, som arbejdsgiver har ydet til medarbejdere, uden der er betalt fuldt vederlag for godet, og som der ikke er gjort til A-indkomst - Arbejdsgiver har pligt til at indberette og oplyse værdien af disse goder, eksempelvis: - Helårsbolig inkl. forbrugsudgifter, rubrik 50 - Sommer- og fritidsbolig, rubrik 51 - Lystbåd, rubrik 52 - Medie- og radiolicens, rubrik 53 - Øvrige skattepligtige goder indberettes med værdi i rubrik November 2011 Beierholms Faglige Dage

13 Personalegoder Værdiansættelse af personalegoder - Udgangspunktet er markedsværdi, dvs. den værdi som medarbejderen alternativt kunne have købt godet til i almindelig handel - Dog kan rabat til arbejdsgiveren komme medarbejderen til gode - Markedsværdi fraviges kun, hvis der er fastsat en skematisk værdi for godet eksempelvis for - Fri bil - Fri bolig - Fri sommerbolig - Kost og logi - Multimedier - Det skattepligtige beløb nedsættes med en egenbetaling med beskattede midler fra medarbejder til arbejdsgiver - Gælder ikke for multimedier 13 November 2011 Beierholms Faglige Dage

14 Ansættelsesbeviser Efter ansættelsesbevisloven har arbejdsgiveren pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet. Hvem skal have et ansættelsesbevis? Medarbejdere hvis ansættelsesforhold har en varighed på mere end 1 måned Medarbejdere med en gns. arbejdstid på mere end 8 timer pr. uge Hvordan og hvornår skal ansættelsesbeviset udleveres? Anbefales udleveret samtidig med, at der indgås aftale om ansættelse, dog skal det udleveres senest 1 måned efter arbejdets påbegyndelse Ansættelsesvilkår og oplysninger om ansættelsesforholdet skal gives i et skriftligt dokument fra arbejdsgiver. Loven kræver ikke, at medarbejderen underskriver en egentlig kontrakt, men det anbefales, at begge parter underskriver dokumentet / ansættelseskontrakten, så det kan bevises, at medarbejderen har fået oplysningerne 14 November 2011 Beierholms Faglige Dage

15 Krav til ansættelsesbeviset Hvad skal et ansættelsesbevis som minimum indeholde? For at oplysningspligten er opfyldt, skal alle væsentlige forhold være beskrevet, og det skal indeholde følgende 10 punkter: Arbejdsgiverens og medarbejderens navn og adresse Arbejdsstedets beliggenhed Medarbejderens stillingsbetegnelse eller jobbeskrivelse Ansættelsesforholdets starttidspunkt og evt. varighed, såfremt der er tale om en tidsbegrænset ansættelse (f.eks. vikariat eller opgavebestemt ansættelse) Medarbejderens rettigheder med hensyn til betalt ferie Opsigelsesvarsler Det aftalte vederlag, herunder evt. tillæg og andre lønandele som ikke er indeholdt i lønnen, f.eks. arbejdsmarkedspension, bil, telefon, kost og logi, andre personalegoder samt hvornår lønudbetalingen sker Den daglige, ugentlige eller månedlige aftalte arbejdstid og arbejdstidspunkter Angivelse af hvilken kollektiv overenskomst og/eller aftale, der gælder for ansættelsen Andre væsentlige forhold, der kan have betydning for ansættelsesforholdet, f.eks. rejseaktivitet, beklædning, krav om kørekort m.v. 15 November 2011 Beierholms Faglige Dage

16 Øvrige relevante oplysninger i ansættelsesbeviset Ud over de 10 krav kan det være relevant at medtage andre punkter i ansættelseskontrakten, for eksempel: Prøvetid 120-dages-reglen ved sygdom Kunde- og/eller konkurrenceklausul Jobklausul Sygdom Henvisning til personalehåndbog/politikker Tavshedspligt Vær altid opmærksomhed på særlige overenskomstmæssige vilkår for den pågældende medarbejder, såfremt arbejdsgiver har indgået overenskomst for området 16 November 2011 Beierholms Faglige Dage

17 Personalegoder Bruttolønsordninger -Hvad er det? En aftale mellem medarbejder og arbejdsgiver, hvor medarbejderen accepterer en bruttolønsreduktion - mod at få et eller flere personalegoder stillet til rådighed Krav til en bruttolønsordning Aftalen skal være fremadrettet Bruttolønsreduktionen skal fordeles over min. 12 måneder Lønreduktionen skal være et forudbestemt beløb, som ikke er afhængig af medarbejderens løbende forbrug af godet Arbejdsgiveren skal være ejer af godet, og arbejdsgiveren kan ikke pålægge medarbejderen øgede udgifter til godet i den periode, hvor aftaler løber. Dvs. arbejdsgiveren har en økonomisk risiko ved ordningen Medarbejderen skal have mulighed for at træde ud af ordningen Aftalen skal være indgået frivilligt parterne imellem 17 November 2011 Beierholms Faglige Dage

18 Personalegoder Flere bruttolønsordninger Det er muligt at have flere bruttolønsordninger samtidig - ex. en bruttolønsordning vedrørende firmabil og multimedier Skattemæssig konsekvens ved godet Husk, at medarbejderen skal beskattes af godet, hvis det er et skattepligtigt gode, selvom godet er finansieret af medarbejderen ved en bruttolønsreduktion Når bruttolønsreduktionen ophører, er godet forsat arbejdsgiverens, og medarbejderen skal forsat beskattes Medarbejderen får den ultimative skattefordel, hvis godet er skattefrit, eller der sker beskatning af en lavere værdi end markedsværdien - ex. skematiske værdier (ex. multimedieskatten) 18 November 2011 Beierholms Faglige Dage

19 Administration af ansættelseskontrakter Opbevaring af ansættelsesbeviset Et underskrevet eksemplar inkl. evt. tillæg opbevares af arbejdsgiver Ændringer i ansættelsesvilkår Væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet skal dokumenteres ved et skriftligt tillæg til ansættelseskontrakten eller en ny ansættelseskontrakt med fastholdelse af den oprindelige anciennitet. Tillæg er en integreret del af den eksisterende ansættelseskontrakt, og parterne er forpligtet til at opbevare tillægget sammen med denne Væsentlige ændringer som f.eks. ændring af arbejdstid, arbejdssted, lønreduktion mm. skal som minimum varsles med medarbejderens personlige opsigelsesvarsel. Hvis en medarbejder ikke vil acceptere ændringerne, bliver kravet om en ændring betragtet som en opsigelse af medarbejderen med heraf følgende risiko for erstatning for usaglig opsigelse og retlige konsekvenser Hvis ændringerne i ansættelsesforholdet skyldes ændringer i love, vedtægter eller kollektive overenskomster, skal der ikke særskilt oplyses herom Mindre uvæsentlige ændringer skal blot gives med passende varsel, og de kan meddeles mundtligt, skriftligt eller via intranet o.lign. 19 November 2011 Beierholms Faglige Dage

20 Administration af ansættelseskontrakter Fejl eller mangler i ansættelsesbeviset Hvis ansættelseskontrakten mangler eller er mangelfuld, kan dette betyde, at der skal betales en godtgørelse efter lov om ansættelsesbeviser med følgende beløb: DKK ved undskyldelige mangler uden betydning DKK for mangler i øvrigt, herunder manglende kontrakt DKK for mangelfuld og/eller vildledende vilkår og forsømmelser, som medfører risiko for tab for medarbejder. Udgangspunktet er DKK med tillæg eller fradrag afhængig af forseelsens betydning og konsekvenser Op til 20 ugers løn ved skærpede omstændigheder som f.eks. bevist forsøg på omgåelse af medarbejderens rettigheder eller ved passivitet over for gentagne opfordringer til at ændre i eller udstede et ansættelsesbevis. Kun i særligt grove tilfælde gives godtgørelse over DKK Godtgørelse efter ansættelsesbevisloven er skattefri for lønmodtager og ikke fradragsberettiget for arbejdsgiver 20 November 2011 Beierholms Faglige Dage

21 Aktiviteter i personaleforeninger Styresignal i SKM SKAT Skattefrit for medarbejdere at deltage i aktiviteter i personaleforeninger, som arbejdsgiveren betaler tilskud til, hvis en af følgende betingelser er opfyldt: Arbejdsgiveren har ikke en direkte væsentlig indflydelse i foreningen - Indflydelsen vurderes ud fra direkte væsentlig indflydelse og væsentligt økonomisk bidrag - Skatteministeriet anser DKK pr. medarbejder pr. år for at være et uvæsentligt beløb Godet er undtaget fra beskatning, f.eks. fordi det kan anses for at være ydet som led i sædvanlig personalepleje eller er en del af et firmaarrangement 21 November 2011 Beierholms Faglige Dage

22 Kunstforeninger Medarbejdere, der vinder et kunstværk i en kunstforening, er skattepligtig heraf - Der skal altid ske beskatning af kunstværket, idet der er tale om, at man får en kunstgenstand med hjem modsat aktiviteter i personaleforeninger, hvor godet forbruges umiddelbart - Ingen betydning om udlodningen sker på arbejdspladsen eller uden for arbejdspladsen Der skal også for kunstforeninger vurderes, om arbejdsgiveren har væsentlig indflydelse, jf. tidligere om personaleforeninger - Væsentligt af hensyn til arbejdsgiverens indberetningspligt og beskatningsværdien hos medarbejderen 22 November 2011 Beierholms Faglige Dage

23 Kunstforeninger Kunstværker, der udloddes af en kunstforening - Medarbejderen beskattes af den subjektive værdi, dvs. den værdi kunstværket har for medarbejderen reduceret med bidraget til kunstforeningen i indkomståret, hvor udlodningen sker - Værdien kan ikke blive negativ - Arbejdsgiver har ikke indberetningspligt - Kunstforeningen har ikke indberetningspligt, forudsat der ikke drives erhvervsmæssig virksomhed heri Kunstværker, der anses for udloddet af arbejdsgiveren - Medarbejderen beskattes af markedsværdien af kunstværket, dvs. hvad det koster at erhverve kunstværket i almindelig fri handel reduceret med bidraget til kunstforeningen i indkomståret, hvor udlodningen sker - Værdien kan ikke blive negativ - Arbejdsgiveren har indberetningspligt, hvis kunstværket har en værdi over DKK November 2011 Beierholms Faglige Dage

24 Seneste udvikling Med udgangspunkt i de seneste års afskedigelser har der især været fokus på fortolkninger af Lov om Ligebehandling og Lov om Forskelsbehandling Det er derfor vigtigt, at arbejdsgiver før, under og ved afslutning af et ansættelsesforhold er opmærksom på følgende særligt beskyttede medarbejdergrupper og/eller særlige omstændigheder: Tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter og suppleanter Medarbejdere i bestyrelsen og suppleanter Gravide medarbejdere, medarbejdere i fertilitetsbehandling, ved adoption samt medarbejdere på barsel-, fædre- eller forældreorlov og indtil ca. 4 måneder efter genoptagelse af arbejdet Medarbejdere, som bruger sin ret til fravær af særlige familiemæssige årsager Medarbejdere omfattet af forskelsbehandlingsloven, som forbyder direkte eller indirekte forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap, national, social eller etnisk oprindelse Medarbejdere med høj anciennitet ( > 25 år ) Medarbejdere, som har fremsat krav om ligeløn, ligebehandling o.lign. Medarbejdere, som bliver overdraget ifm. fusion, sammenlægning eller opkøb Medarbejdere omfattet af Lov om deltid 24 November 2011 Beierholms Faglige Dage

25 Seneste udvikling Med udgangspunkt i de seneste års afskedigelser har der især været fokus på fortolkninger af Lov om Ligebehandling og Lov om Forskelsbehandling Det er især vigtigt, at arbejdsgiver før, under og ved afslutning af et ansættelsesforhold er opmærksom på særligt beskyttede medarbejdergrupper og/eller særlige Omstændigheder, fordi: Der er risiko for betydelige erstatningskrav på 3 15 måneders løn Arbejdsgiverens renommé kan lide skade ved evt. retssag om forskelsbehandling Trivslen i virksomheden kan blive påvirket Ved en faglig arbejdsretslig sag er der risiko for optrapning af konflikt i virksomheden med heraf følgende tab af arbejdstid, effektivitet og ordre Godtgørelse efter forskelsbehandlingsloven er skattefri for lønmodtager og ikke fradragsberettiget for arbejdsgiver 25 November 2011 Beierholms Faglige Dage

26 SKATs arbejdsgiverkontrol SKAT har fokus på personalegoder, og om arbejdsgiveren overholder forpligtelser vedrørende indberetning heraf HUSK det er medarbejderen, som får en restskat som følge af forkert skattemæssig behandling af et personalegode 26 November 2011 Beierholms Faglige Dage

27 Hvad gør vi i Beierholm? Administration af lønaftaler Overblik over personalegoder Bruttolønsordninger og tillæg til kontrakter SKATs kontrol i 2010 (nye regler) Bindende svar er indhentet vedr. multimediebeskatning 27 November 2011 Beierholms Faglige Dage

28 Kommende ændringer 28 November 2011 Beierholms Faglige Dage

29 Dukker et spørgsmål op.. så er I altid velkomne til at kontakte mig: Indsæt foto Mette Lehmann Eskildsen Beierholm, Aalborg Tel mle@beierholm.dk Download Beierholm App 29 November 2011 Beierholms Faglige Dage

30 Program spor A Lønsystemer Afrunding, sandwich 30 November 2011 Beierholms Faglige Dage

31 Lønsystemer 31 November 2011 Beierholms Faglige Dage

32 Beierholm IT-service Baggrund - Uddannet på revisionskontor. - Bredt teoretisk og praktisk kendskab til flere systemer Ydelser - Rådgivning - Nyanskaffelse og tilkøb - Implementering - Installation, opdatering og tilretninger - Undervisning 32 November 2011 Beierholms Faglige Dage

33 Hvilke muligheder findes? Vi vil komme ind på følgende muligheder: Lønsystem og økonomisystem adskilt Lønsystem og økonomisystem delvist integreret Lønsystem og økonomisystem fuldt integreret Systemerne kan desuden opdeles som: Eget system - Dvs. at man har købt softwaren. Online system - Man logger på via en hjemmeside, og betaler pr. bruger pr. md. - Man logger på en server, hvor man lejer det software man skal bruge. Blandet system - Eget økonomisystem og et online lønsystem eller omvendt. 33 November 2011 Beierholms Faglige Dage

34 Systemtyper Eget software på eget hardware - Systemet er købt og installeret på egne servere eller PC ere. Eget software på hosted/lejet hardware - Systemet er købt og installeret på en lejet del af en server. - Betaling pr. navngiven bruger. Adgang via RemoteDesktop (Fjernskrivebord) / Citrix. Lejet software på lejet hardware - Fungerer på samme måde, som ved eget software på lejet hardware. Web-baseret system - Adgang via internetbrowser. 34 November 2011 Beierholms Faglige Dage

35 Lønsystem og økonomisystem adskilt (web-baseret) Økonomisystem E-conomic - Alle lønbilag fra lønsystem skal bogføres manuelt. 35 November 2011 Beierholms Faglige Dage

36 Lønsystem og økonomisystem adskilt (web-baseret) Lønsystem Letløn Skat. Manuel indtastning af lønafregninger November 2011 Beierholms Faglige Dage

37 Lønsystem og økonomisystem med delvis integration Danløn web-baseret system Mulighed for filudveksling - Timer til Danløn - Bogføringsbilag som fil til økonomisystem 37 November 2011 Beierholms Faglige Dage

38 Lønsystem og økonomisystem med delvis integration Microsoft Dynamics NAV (Navision) som økonomisystem. - Lønbogføringsbilaget indlæses i bogføringskladde 38 November 2011 Beierholms Faglige Dage

39 Fuldt integreret system - Tidsregistrering Timer overføres fra elektronisk timeseddel 39 November 2011 Beierholms Faglige Dage

40 Fuldt integreret fortsat - Økonomisystem Timer overført til løn- eller projektkladde Få frigjort tid til andre opgaver! 40 November 2011 Beierholms Faglige Dage

41 Økonomisystem - fortsat Kladden bogføres, og vi har faktura- og løngrundlag 41 November 2011 Beierholms Faglige Dage

42 Økonomisystem - fortsat Alt er nu bogført og overført til eindkomst/skat 42 November 2011 Beierholms Faglige Dage

43 Hvad skal jeg vælge? Tidsforbrug kontra økonomi? Sikkerhed? - Hvilke risici kan der være? - Hvor opbevares og vedligeholdes stamdata? Automatik? - Skal data kunne genbruges? - Hvilke processor sker automatisk? - Indberetning til eindkomst. - Indberetning til pension. - Afregning til medarbejdere. - Afregning til SKAT m.m. 43 November 2011 Beierholms Faglige Dage

44 Sammenligning af forskellige løsninger 44 November 2011 Beierholms Faglige Dage

45 45 November 2011 Beierholms Faglige Dage

46 46 November 2011 Beierholms Faglige Dage

47 Dukker et spørgsmål op.. så er I altid velkomne til at kontakte mig: Indsæt foto Hans Henrik Rønbøg Beierholm, Aalborg Tel hhr@beierholm.dk Download Beierholm App 47 November 2011 Beierholms Faglige Dage

48 Tak for i dag 48 November 2011 Beierholms Faglige Dage