BETÆNKNING. Afgivet af Landstingets Revisionsudvalg. vedrørende. Beslutningsforslag om godkendelse af Landskassens regnskaber 2004 VM2006/17

Transkript

1 19. marts 2006 BETÆNKNING Afgivet af Landstingets Revisionsudvalg vedrørende Beslutningsforslag om godkendelse af Landskassens regnskaber 2004 VM2006/17 og Indstilling til Landstinget om udpegning af statsautoriseret revisor til revision af Landskassens regnskaber 2006 Afgivet af Landstingets Udvalg til Revision af Landskassens regnskaber i forbindelse med 2. behandlingen af Forslag til godkendelse af Landskassens regnskaber 2004 Landstingets Revisionsudvalg har under behandlingen bestået af: Landstingsmedlem Kristian Jeremiassen, Atassut, formand Landstingsmedlem Otto Jeremiassen, Siumut, næstformand Landstingsmedlem Kim Kielsen, Siumut Landstingsmedlem Olga P. Berthelsen, Inuit Ataqatigiit Landstingsmedlem Palle Christiansen, Demokraterne

2 19. marts 2006 Indledning:...3 Revisionsudvalgets opgaver:...3 Landsstyremedlemmernes ansvar for de enkelte ressortområder...4 Budgetloven og tillægsbevillinger:...4 Attestering generelt:...6 Landsstyreformanden, Aktivitetsområde 14, Administrationsdirektoratet....6 Repræsentation...7 Landsstyremedlemmet for Finanser og Udenrigsanliggender...7 Landsstyremedlemmet for Familie og Sundhed. Aktivitetsområde 30, Familiedirektoratet:...8 Handicapområdet:...13 Revisionsundersøgelse af Finanslovskonto Alderspension og finanslovskonto , Førtidspension Landsstyremedlemmet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke. Aktivitetsområde Landsstyremedlemmet for Fiskeri og Fangst:...17 Landsstyremedlemmet for Boliger, Infrastruktur og Miljø Lufthavne...18 Landsstyrets besvarelse af revisionsprotokollatet til årsregnskabet 2004 samt Revisionsudvalgets bemærkninger hertil Indstilling af revisor for Landskassens regnskaber Afslutning og indstilling til Landstinget om Landskassens regnskaber

3 19. marts 2006 Indledning: Landstingets Udvalg til Revision af Landskassens Regnskaber, i det følgende kaldet Revisionsudvalget, har i 2005 og 2006 afholdt en lang række møder. Det tidligere Revisionsudvalg afholdt i perioden juli 2005 regnskabsseminar over Landskassens regnskaber Seminaret blev i år afholdt i Bruxelles. Udvalget mødtes ved samme lejlighed med repræsentanter for EU s Budgetkontrol-udvalg samt det danske medlem af EU s Revisionsret i Luxembourg. Afholdelsen af Landstingsvalg den 15. november 2005 medførte, at Isak Davidsen (S), Doris Jakobsen (S), Georg Olsen (IA) og Jakob Sivertsen (A) udtrådte af udvalget. I stedet indtrådte Kristian Jeremiassen (A), Otto Jeremiassen (S), Kim Kielsen (S) og Olga P. Berthelsen (IA). Palle Christiansen (D) har fortsat sit medlemskab af udvalget efter Landstingsvalget. Efter Landstingsvalget samledes det nye udvalg i dagene december 2005 i Kangerlussuaq. Udvalget vedtog her bl.a. sin forretningsorden. Grundet sprogmæssige uoverensstemmelser i det på daværende tidspunkt foreliggende materiale, måtte udvalget udskyde behandlingen af Landskassens regnskaber til VM Revisionsudvalget har i lighed med forrige år valgt alene at indeholde udvalgets overordnede konklusioner vedrørende de enkelte Landsstyreområder og nettostyrede virksomheder i denne betænkning. Herudover indeholder betænkningen såvel Landsstyrets bemærkninger til de løbende revisionsprotokollater som Revisionsudvalgets bemærkninger til Landsstyrets bemærkninger. Udvalget vedlægger alt bagvedliggende korrespondance som bilag til betænkningen. Dog er passager, der indeholder personfølsomme oplysninger, udeladt. Revisionsudvalgets opgaver: Udvalget er ikke, og skal ikke være, et dømmende udvalg. Udvalget skal foretage en gennemgang af Landskassens regnskaber samt de nettostyrede virksomheder og fremføre sine bemærkninger hertil. Herefter er det op til Landstinget, om udvalgets bemærkninger til Landskassens regnskaber skal have konsekvenser i forhold til de politisk ansvarlige, og i givet fald hvilke konsekvenser der skal være tale om. Udtaler Revisionsudvalget kritik i forbindelse med dets gennemgang af Landskassens regnskaber, er det herefter Landsstyret, der som politisk ansvarlig, der skal påse, at der rettes op på forholdene. Udvalget hverken kan eller skal gøre et ansvar gældende. Udvalgets hovedopgave er beskrevet i 17, stk. 1, i Landstingslov nr. 11 af 20. oktober 1988 om landstinget og landsstyret. Det fremgår heraf at Udvalg for revision af landskassens regnskaber gennemgår landskassens regnskaber og revisionens bemærkninger hertil én gang om året og fremsætter de spørgsmål og bemærkninger til landsstyret, som regnskaberne giver anledning til. Spørgsmål og bemærkninger tillige med landsstyrets besvarelser forelægges landstinget. Det er Landstinget, og kun Landstinget, der efterfølgende kan afgøre, hvorvidt forhold påpeget af Revisionsudvalget skal have konsekvenser for de ansvarlige Landsstyremedlemmer eller ej. 3

4 19. marts 2006 Det er udvalget magtpåliggende at gøre Landstinget opmærksom på dette forhold. Landsstyremedlemmernes ansvar for de enkelte ressortområder Udvalget skal understrege, at udvalget hverken skal eller vil kommentere enkeltpersoners embedsmæssige fejl i administrationen. Men udvalget ønsker at gøre det samlede Landsstyre opmærksom på det ansvar, der påhviler en regering. Det er Landsstyrets opgave og ansvar at sikre, at den underliggende administration er besat af kompetente medarbejdere, som formår at forvalte den daglige drift efter gældende lovgivning. Såfremt der begås fejl i administrationen, er det Landsstyremedlemmet, der som den øverst ansvarlige må tage ansvaret for og konsekvenserne af disse fejl. Hvad enten konsekvenserne skal være ny lovgivning eller stillingsrokader eller afskedigelser, så er det Landsstyremedlemmernes ansvar at sikre, at der bliver taget de rigtige konsekvenser af sager, hvor der er forekommet fejlbehandlinger i strid med gældende lovgivning. Udvalget skal pointere, at Landsstyremedlemmerne dermed er ansvarlige for, hvad der bliver udrettet i deres direktorater. Det er Landsstyret, som er valgt af Landstinget, som leder administrationen med embedsmænd. Dette betyder også, at administrationen bør være i stand til at samarbejde med det til enhver tid siddende Landsstyremedlem, og ligeledes at det til enhver tid siddende Landsstyremedlem bør være i stand til at samarbejde med sin administration. Et Landsstyremedlem kan således ikke tillade sig at stole blindt på sin administration, ligesom et Landsstyremedlem bør være opmærksom på, at det er Landsstyremedlemmets ret at give lovlige tjenstlige ordrer til administrationen. Landsstyremedlemmet skal også være opmærksom på, at uanset om Landsstyremedlemmet vælger at udstede en tjenstlig ordre i strid med administrationens anbefalinger, eller om Landsstyremedlemmet vælger at følge anbefalingerne fra egen administration, så er Landsstyremedlemmet den øverste ansvarlige for de handlinger, som udføres af Landsstyremedlemmets ressortområde. Udvalget skal indskærpe overfor Landsstyret, at det er det ressortansvarlige Landsstyremedlem, som er ansvarlig for at tage initiativer med henblik på at styrke Landsstyreområdets organisation, således at det sikres, at Landsstyreområdet er i stand til at varetage de departementale opgaver på ansvarlig vis. Udvalget skal anmode om Landsstyrets særlige bemærkninger til dette forhold. Budgetloven og tillægsbevillinger: Budgetloven trådte i kraft pr. 1. januar 2001, og har således netop fejret 5-års jubilæum. I Budgetloven er der fastsat bestemmelser såvel omkring tillægsbevillingsansøgninger som om budgettet (Finansloven) i almindelighed. I udvalgets betænkning over Landskassens regnskaber 2003 skrev Revisionsudvalget følgende: 4

5 19. marts 2006 Revisionsudvalget kritiserede skarpt den manglende efterlevelse af principperne omkring tillægsbevillingsansøgninger i udvalgets betænkning over Landskassens regnskaber Finansudvalget har ligeledes gentagne gange gjort Landsstyret opmærksom på de gældende regler vedrørende tillægsbevillingsansøgninger til Finansudvalget. Af Budgetlovens 28 fremgår følgende: Stk. 2. Ansøgning om nye eller ændrede bevillinger må alene omfatte dispositioner, som er væsentlige, og som ikke kunne forudses ved udarbejdelsen af Finansloven. Stk. 3. Ansøgning om nye eller ændrede bevillinger må alene omfatte dispositioner med udgiftsvirkning i finansåret. Det fremgår endvidere af 1, stk. 3, at Ingen udgift kan afholdes og ingen indtægt oppebæres uden forudgående bevilling. Dette betyder, at det er i modstrid med Budgetloven at afholde en udgift på en forventning om en senere efterbevilling. Dette fremgår også direkte af bemærkningerne til 25, Med bestemmelsen præciseres, at udgifter, indtægter eller tekstanmærkninger, som afviger fra det forudsatte i Finansloven, ikke må afholdes uden forudgående godkendelse. Revisionsudvalget kritiserede endvidere stærkt tidsforløbet vedr. Landsstyrets ansøgninger om tillægsbevillinger, som blev godkendt i december Revisionsudvalget må i lighed med tidligere år konstatere, at Landsstyret også i 2004 har ansøgt om tillægsbevillinger på et så sent tidspunkt i december, at formålet med ansøgningen har antaget karakter af efterbevilling af konstateret merforbrug. Udvalget skal særligt udtale følgende omkring procedurerne i forbindelse med ansøgninger om tillægsbevillinger. Revisionsudvalget opfordrede i betænkningen over Landskassens regnskaber 2003 Landstingets Finansudvalg til at være opmærksom på, at ansøgninger der har karakter af forventet efterbevilling ikke er forenelige med Budgetloven, og som følge heraf ikke bør godkendes, hvis de fremsendes fra Landsstyret til Finansudvalget. Revisionsudvalget afholdt på baggrund heraf et møde med Finansudvalget den 25. april 2005 for at drøfte denne problematik. Revisionsudvalget forventer, at Finansudvalget ikke fremover vil godkende, hvad der reelt viser sig at være ansøgninger om tillægsbevillinger, der har karakter af forventet efterbevilling. Revisionsudvalget skal dog også understrege, at det fulde ansvar for økonomistyringen og administrationen af den af Landstinget vedtagne Finanslov alene påhviler Landsstyret. Revisionsudvalget henstillede i betænkningen over Landskassens regnskaber 2003 til Landsstyret at sikre, at ansøgninger om tillægsbevillinger bliver fremsendt til Finansudvalget umiddelbart efter, at det står klart for Landsstyret, at der er et behov for en tillægsbevilling. 5

6 19. marts 2006 Revisionsudvalget kan konstatere, at denne henstilling ikke er blevet fulgt i Revisionsudvalget finder dette meget kritisabelt. Udvalget skal samtidig atter henstille til Landsstyret fremover at sikre, at ansøgninger om tillægsbevillinger bliver fremsendt til Finansudvalget umiddelbart efter, at det står klart for Landsstyret, at der er et behov for en tillægsbevilling. Ligeledes henstillede Revisionsudvalget i betænkningen over Landskassens regnskaber 2003 til Landsstyret at sikre, at Budgetlovens bestemmelser overholdes i alle ansøgninger om tillægsbevillinger, som stiles til Landstingets Finansudvalg. Eftersom der i visse tilfælde er afholdt udgifter på hovedkonti efter, at årets samlede bevilling har været forbrugt og derefter ansøgt om tillægsbevilling, kan Revisionsudvalget ligeledes konstatere, at denne henstilling ikke er blevet fulgt. Udvalget finder dette meget kritisabelt. Udvalget skal atter henstille til Landsstyret at sikre, at Budgetlovens bestemmelser overholdes i alle fremtidige ansøgninger om tillægsbevillinger, som stiles til Landstingets Finansudvalg. Overordnet skal udvalget om de enkelte Landsstyreområder, herunder direktorater, udtale følgende: Attestering generelt: Som det også fremgår af afsnit i revisionsprotokollat til årsregnskabet 2004, så følger praksis omkring attestation i mange direktorater og institutioner ikke attestationsreglerne. Revisionsudvalget har derfor hyppigt i udvalgets bemærkninger til revisionsprotokollatet til årsregnskabet generelt gjort opmærksom på vigtigheden af, at attestationsreglerne overholdes. Reglerne for attestation og andre grundlæggende bogholderimæssige principper er ved talrige lejligheder ikke overholdt. Revisionsudvalget finder dette stærkt kritisabelt. I Landsstyrets bemærkninger til revisionsprotokollatet til årsregnskabet 2004 fremgår det mange steder, at Landsstyret indskærper overfor egne enheder, at reglerne om bl.a. attestation skal overholdes. Udvalget kan dog desværre ofte konstatere, at såfremt dette måtte være blevet indskærpet fra Landsstyrets side overfor enhederne, har det desværre ikke har haft den ønskede effekt. Det er nærliggende at antage, at det ikke er fulgt op med kontrol af reglernes faktiske overholdelse. Som følge heraf, skal udvalget derfor opfordre Landsstyret til at overveje andre initiativer, der medfører, at de til enhver tid gældende regnskabsregler følges af alle regnskabsmæssige enheder under Hjemmestyret. Udvalget skal anmode om Landsstyrets særlige bemærkninger til dette forhold. Landsstyreformanden, Aktivitetsområde 14, Administrationsdirektoratet. Vederlag til Landsstyremedlemmet for Boliger og Infrastruktur: Udvalget kan konstatere, at Landsstyrets administration med ledelsesbeslutningen af 13. januar 2005 om tildeling af huslejefri vakantbolig til daværende Landsstyremedlem for 6

7 19. marts 2006 Boliger og Infrastruktur har tilsidesat bestemmelserne i Vederlagsloven. Revisionsudvalget finder det passerede kritisabelt. Udvalget finder, at administrationen har truffet en fejlagtig afgørelse i denne sag. Udvalget skal dog samtidig indskærpe, at det øverste ansvar for fejldispositioner truffet i administrationen påhviler det ressortansvarlige Landsstyremedlem. Det drejer sig i dette tilfælde om Landsstyreformanden. På denne baggrund kritiserer Revisionsudvalget Landsstyreformanden for dette forhold. Repræsentation Udvalget skal kvittere for modtagelsen af den af Landsstyret iværksatte revisionsundersøgelse foretaget af ekstern revision omkring repræsentation. Revisionsudvalget har noteret sig, at der nu er indledt en egentlig politiefterforskning af sagen. Ligeledes noterer udvalget sig, at Landsstyrets Sekretariat behandler sagen med de involverede parters advokater med henblik på en eventuel tilbagebetaling af uhjemlet forbrug af repræsentationsmidler. På denne baggrund finder Revisionsudvalget på nuværende tidspunkt ikke grundlag for at udtale sig yderligere i sagen. Udvalget forventer, at Landsstyret vil holde udvalget løbende orienteret i sagens videre udvikling, frem til en endelig afgørelse er truffet vedrørende eventuelle krav om tilbagebetaling. Revisionsudvalget tager til efterretning, at Landsstyret i december 2005 erstattede Landsstyrets cirkulære af 1. august 1993 om Landsstyrets brug af repræsentation med et mere uddybende cirkulære, som i højere grad definerer, hvad der kan og ikke kan betegnes som repræsentation. Landsstyremedlemmet for Finanser og Udenrigsanliggender Revisionsudvalget har i brev af 19. maj 2005 stillet Landsstyremedlemmet for økonomi en række spørgsmål, primært vedrørende tillægsbevillinger. Til udvalgets spørgsmål vedrørende tidsforløbet internt i Landsstyret i forbindelse med udarbejdelse af ansøgninger om tillægsbevillinger oplyser Landsstyremedlemmet i svar af 7. juni 2005 til Revisionsudvalget, at der generelt først kan siges at foreligge en ansøgning om tillægsbevilling i forhold til Landstinget, når Landsstyremedlemmet for finanser på grundlag af en Landsstyrebeslutning eller lignende sender en ansøgning om tillægsbevilling til Landstinget eller Landstingets Finansudvalg. Revisionsudvalget har gennem en årrække kunnet konstatere, at ansøgninger om tillægsbevillinger fremsendes til Landstingets Finansudvalg langt inde i december måned på et tidspunkt, hvor formålet ikke kan siges at være andet end at pynte årets regnskaber. Revisionsudvalget har kritiseret denne praksis overfor Landsstyret, ligesom det er nævnt over for Landstingets Finansudvalg, at bevillinger givet på det nævnte grundlag, er egnede til at rejse tvivl om overholdelse af lovgivningen. 7

8 19. marts 2006 Landsstyret skrev i sit svarnotat til Revisionsudvalgets betænkning over Landskassens regnskaber 2003 følgende: Herudover er landsstyret enig med Revisionsudvalget i, at hvis der skal søges tillægsbevilling, så skal ansøgning ske, så snart landsstyremedlemmet bliver klar over, at der er behov for en tillægsbevilling. En tillægsbevilling er ligesom finanslovenes bevillinger en forudgående bemyndigelse til at afholde udgifter eller oppebære indtægter. Revisionsudvalget kan ud fra svar af 22. juni 2005 fra Landsstyremedlemmet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke konstatere, at Landsstyreområdet overrakte Økonomidirektoratet Landsstyreoplæg samt budgetbidrag primo/medio oktober Først på Landsstyremøde af 26. november 2004 besluttes det at sende ansøgningen om tillægsbevilling videre til Landstingets Finansudvalg. Landsstyremedlemmet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke anfører ligeledes, at hendes Landsstyreområde har orienteret Økonomidirektoratet og Landsstyret om merbevillingsbehovet så snart det kunne konstateres, dvs. i forbindelse med regnskabsaflæggelse for august 2004 (15. september 2004) samt ved budgetredegørelsen af 11. oktober Perioden 15. september november strækker sig over 72 dage. Det er den tid, der er gået, fra Landsstyret blev bekendt med behovet for merbevilling, til Landsstyret sendte en tillægsbevillingsansøgning til Landstingets Finansudvalg. Udvalget kan endvidere konstatere, at Landsstyreområdet for Familie første gang udarbejdede ansøgning om tillægsbevilling den 13. september 2004, en ansøgning som Økonomidirektoratet tilbageleverede sit 1. høringssvar på den 15. september Først på Landsstyremøde den 5. november bliver det besluttet at sende ansøgningen om tillægsbevillingen videre til Finansudvalget. Dette er 52 dage efter, at Økonomidirektoratet første gang har modtaget ansøgningen fra Landsstyreområdet for Familie. Revisionsudvalget finder den lange interne behandlingstid i Landsstyret meget kritisabel. Revisionsudvalget skal atter henstille til Landsstyremedlemmet for Finanser at tage initiativer med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiden, fra Landsstyret bliver bekendt med behovet for en tillægsbevillingsansøgning, til Landsstyret ansøger om tillægsbevillingen. Udvalget skal på denne baggrund også henstille til Landsstyret at styrke det interne samarbejde mellem Landsstyrets forskellige direktorater i forbindelse med udarbejdelse af tillægsbevillingsansøgninger. Landsstyremedlemmet for Familie og Sundhed. Aktivitetsområde 30, Familiedirektoratet: I forbindelse med Finansudvalgets godkendelse af 18. december 2004 af tillægsbevilling på 13,2 mio. kr. til hovedkonto , Børn- og Ungeinstitutioner, anmodede udvalget samtidig Revisionsudvalget om grundigt at gennemgå budgetområdet. 8

9 19. marts 2006 Det tidligere Landsstyremedlem for Familie og Sundhed foranledigede af egen drift en revisionsundersøgelse af området i starten af Rapporten over denne undersøgelse er senere tilgået Revisionsudvalget, som har behandlet den i forbindelse med udvalgets gennemgang af Landskassens regnskaber Revisionsudvalget skal på baggrund af udvalgets gennemgang af budgetteringsprocessen samt forbruget på Finanslovskonto udtale følgende: Revisionsudvalget påtaler det forhold, at budgetteringen ikke har taget udgangspunkt i institutionernes aktuelle aktivitetsniveau, men blot er en passiv fremskrivning af FL Udvalget noterer sig i denne sammenhæng ekstern revisions konklusion om, at det allerede i juni måned 2003 i budgetteringsfasen for FFL 2004 burde have stået klart for Familiedirektoratet, at der enten burde være søgt flere midler til området, eller foretaget aktivitetsindskrænkninger i forhold til den givne ramme. Revisionsudvalget bemærker, at der har været udskiftning af Landsstyremedlem i forløbet af budgetteringen af Finansloven 2004, hvorfor der reelt har været to Landsstyremedlemmer for Familie og Sundhed involveret i finanslovsprocessen, hvad angår Finansloven Ekstern revision udtaler: At den nedsatte arbejdsgruppe med medlemmer fra Skatte-, Økonomi- og Familiedirektoratet i november 2003 kommer frem til, at området vil få et merforbrug med den planlagte aktivitet, men alligevel anbefaler at lade stå til er beklageligt og uforståeligt, men ændrer efter vores opfattelse ikke på det forhold, at Familiedirektoratet burde have søgt en ændring af FL Et flertal i udvalget bestående af repræsentanterne fra Siumut, Atassut og Demokraterne tilslutter sig ekstern revisions konklusion. Mindretallet udtaler endvidere, at man ikke er enig i ekstern revisions konklusion om, at arbejdsgruppen med deltagelse fra Skattedirektoratet, Økonomidirektoratet og Familiedirektoratet, skulle have anbefalet at lade stå til, hvilket da også har vist sig ved de tiltag Landstyremedlemmet har iværksat efterfølgende. Udvalget kan konstatere, at ledelsen i Familiedirektoratet den 29. november 2003 modtog et notat fra den nedsatte arbejdsgruppe, som forudså, at FFL2004 ikke afdækker bevillingsbehovet 100% for Børn- og Ungeområdet, og at der mindst måtte forventes et merforbrug i størrelsesordnen 3. mio. kr. i Udvalget bemærker, at Finansloven 2004 først blev vedtaget ved 3. behandlingen i Landstinget den 10. december Et flertal i udvalget bestående af repræsentanterne fra Siumut, Atassut og demokraterne finder det meget kritisabelt, at daværende Landsstyremedlem for Familie og Sundhed ikke inden 3. behandlingen af Finansloven 2004 orienterede Landstinget om dette forhold. Et mindretal i udvalget, bestående af medlemmet fra Inuit Ataqatigiit, deler ikke flertallets vurdering af det daværende Landsstyremedlem for Familie og Sundheds 9

10 19. marts 2006 embedsførelse vedr. bevillingen til døgninstitutionsområdet i Det er mindretallets opfattelse, at Revisionsudvalgets arbejde og undersøgelser har dokumenteret, at det daværende landsstyremedlem har handlet korrekt og rettidigt i forhold til sit politiske ansvar i håndteringen af udsigterne til en uholdbar bevillingsmæssig situation for konto (Landsdækkende Døgninstitutioner) i Landsstyremedlemmet indledte, umiddelbart efter sin indtræden i embedet den 15. september 2003, en nødvendig ledelsesmæssig reorganisering af direktoratet og en styrkelse af økonomistyringen samtidig med, at hun tog de nødvendige skridt til at skabe overblik over bevillingssituationen for døgninstitutionsområdet. På mindre end 2 måneder var landsstyremedlemmet i stand til at dokumentere, at bevillingsniveauet på konto hvilede på et ganske ufuldstændigt dokumentationsgrundlag, da det daværende forslag vedr. B/U-institutioner til Landtingsfinanslov 2004, var baseret på en passiv fremskrivning af Finanslov Endvidere viste det sig, at der umiddelbart ville være udsigt til en bevillingsoverskridelse i 2004, med mindre der blev gjort tiltag til en genopretning af balancen på konto mellem udgifter til drift og indtægter fra kommunerne. Det fremgår af revisionsudvalgets arbejde, at der ved tidspunktet for Landstingets vedtagelse af finansloven for 2004 ikke var grundlag til stede for at angive, hvilket omfang dette forventede bevillingsunderskud ville have. Der var derfor heller ikke grundlag for, umiddelbart at søge bevilling eller tillægsbevilling til at genoprette bevillingsniveauet på konto Som bekendt resulterede forhandlingerne med KANUKOKA i juni 2004 i en aftale mellem Landsstyreområdet for Finanser og KANUKOKA om, at kommunerne skal dække hjemmestyrets underskud på driften af døgninstitutionerne i 2004, men at dette først skal ske efterfølgende i Indgåelsen af denne aftale medførte, at det isolerede bevillingsproblem i 2004 ikke kunne løses ved en justering af kommunernes betalinger, hvorfor denne mulighed herefter ikke længere var til stede. Det er dokumenteret, at det daværende landsstyremedlem i forlængelse af landsstyremedlemmets konstatering i december 2003 af den forventede uholdbare bevillingssituation for døgninstitutionsområdet, uden at afvente de kommende forhandlinger med KANUKOKA, tog skridt til et omfattende analysearbejde vedr. bevillingsbehovet for døgninstitutionerne, som i 2004 resulterede i en definitiv genopretning af en bevillingssituation, som i flere år forud for landsstyremedlemmets tiltræden har været uholdbar og utilfredsstillende. Dels indhentede landsstyret i 2004 finansudvalgets tilslutning til en tillægsbevilling på området, som resulterede i et regnskab for konto i 2004, som ikke udviser merforbrug. Dels blev der i landsstyrets forslag til finanslov for 2005 indarbejdet et varigt niveauskift i bevillingen til landsdækkende døgninstitutioner, som afspejler en veldokumenteret og realistisk budgettering. 10

11 19. marts 2006 Revisionsudvalgets mindretal finder, at det daværende Landsstyremedlem for Familier med de til rådighed værende midler og muligheder har indfriet de forventninger, Landstinget kan have til et landsstyremedlem i en situation, hvor der inden for landsstyremedlemmets ansvarsområde er konstateret en uholdbar bevillingsmæssig situation. Landsstyremedlemmet igangsatte uden unødigt ophold en analyse af situationen og en udredning for at dokumentere bevillingsbehovet samt de handlemuligheder, der ville være for at bringe bevilling og forbrug i balance. Der blev foretaget en reorganisering i direktoratet, direkte rettet mod at direktoratet skulle være i stand til budgettere korrekt til brug for Landsstyrets finanslovsforslag. Som resultat af landsstyremedlemmets indgriben var Landsstyret i stand til i det efterfølgende finanslovsforslag at fremsætte et forslag til bevilling, som hviler på et veldokumenteret og realistisk grundlag. Landsstyret var endvidere i stand til at indhente finansudvalgets tilslutning til, at der for 2004 skulle ydes en tillægsbevilling til driften af døgninstitutionerne, således at der kunne aflægges et regnskab for 2004 med balance mellem bevilling og forbrug. Udvalget skal på baggrund af brev fra Landsstyremedlemmet for Familie og Justitsvæsen af 12. september 2005 udtale følgende: Udvalget bemærker, at Landsstyret på Landsstyremøde den 5. december 2003 blev orienteret om arbejdsgruppens anbefalinger vedrørende tillægsbevillingsbehov for 2003 på institutionsområdet. Endvidere noterer udvalget sig, at Landsstyret på Landsstyremøde den 11. december 2003 blandt andet er orienteret af Landsstyremedlemmet for Familie og Sundhed om følgende fra arbejdsgruppen: Arbejdsgruppen har i den forbindelse gjort opmærksom på følgende: Konto 30.10, Landsdækkende børne- og ungeinstitutioner. Arbejdsgruppen er af den opfattelse at der allerede nu kan forudses et merforbrug i forhold til den bevilling som er afsat i finansloven 2004, med mindre dette dækkes ind via yderligere betalinger fra kommunerne, hvilket også burde være muligt, med henvisning til behandling af emnet under afsnittet om budget Af referatet fremgår det, at Landsstyret tog orienteringen til efterretning. På tidspunktet for budgettering af omkostninger på området i 2004 har Landsstyret haft kendskab til merforbruget i årene 2002, 2001 og Ligeledes har aftalegrundlaget med kommunerne om institutionernes drift været kendt, og det har ligget klart, at Landskassen selv har måttet dække tidligere års merforbrug. Revisionsudvalget finder derfor ikke, at Landsstyret kan have haft begrundede forventninger om nedsættelse af aktivitetsniveauet eller opnåelse af øget betaling fra kommunerne til inddækning af det forudsete merforbrug på 3 mio. kr. Revisionsudvalget finder på det foreliggende grundlag, at bevillingen i Finansloven 2004 for hovedkonto har været urealistisk. Udvalget bemærker, at det samlede Landsstyre fra 11. december 2003 har haft en positiv viden om, at bevillingen til hovedkonto ikke var realistisk. Udvalget finder det på denne baggrund yderst kritisabelt, at Landsstyremedlemmet for Økonomi først i november 2004 tilsendte Landstingets Finansudvalg en ansøgning om 11

12 19. marts 2006 tillægsbevilling til hovedkonto På dette tidspunkt havde Landsstyret været vidende om et muligt merforbrug gennem 11 måneder. Revisionsudvalget finder det yderst kritisabelt, at Landsstyremedlemmet ikke efter budgetopfølgningen for det første kvartal 2004 har taget initiativ til udarbejdelse af en tillægsbevilling. På baggrund af, at denne budgetopfølgning forudser et merforbrug på bl.a. lønudgifter på institutionerne på 9 mio. kr. for hele 2004, stiller Revisionsudvalget sig dybt undrende overfor Landsstyreområdets passivitet. Set i lyset af problemerne med økonomistyringen på de tidligere hovedkonti , finder Revisionsudvalget det ikke optimalt, at man har valgt at samle dem til en hovedkonto, før man havde opnået en tilfredsstillende økonomistyring på de enkelte hovedkonti. Revisionsudvalget kan, jf. revisionsundersøgelsen af Finanslovskonto , Landsdækkende børn- og ungeinstitutioner, konstatere, at området alene i årene har kostet Landskassen omkring 46 mio. kr. Udvalget kan i lighed med ekstern revision konstatere, at området langt fra har været udgiftsneutralt for Landskassen, sådan som det har været udgangspunktet i forordningen. Revisionsudvalget finder det stærkt kritisabelt, at området alene i årene har kostet Landskassen omkring 46 mio. kr. Revisionsudvalget skal på denne baggrund henstille til Landsstyret at overveje, hvorvidt den nuværende struktur kan anses for at være den mest hensigtsmæssige. Udvalget skal i denne anledning anmode Landsstyret om at forholde sig direkte til anbefalingerne fra ekstern revision. Revisionsudvalget kan konstatere, at døgninstitutionsområdet har været i udvalgets søgelys gennem en årrække. Landsstyret har fra og med 2004 valgt at samle alle de tidligere hovedkonti under en enkelt hovedkonto; , Børn og Ungeinstitutioner. Følgende tidslinie er en gengivelse af tidslinien i ekstern revisions revisionsundersøgelse af hovedkonto , Børn- og Ungeinstitutioner. Bemærk dog, at Revisionsudvalget har tilføjet datoen for tiltrædelsen af nyt Landsstyremedlem i 2003, samt datoen for iværksættelse af revisionsundersøgelse Første oplæg til budget for 2004 udsendes fra Familiedirektoratet til institutionerne Institutionernes svarfrist til Familiedirektoratet Hjemmestyret og KANUKOKA underskriver bloktilskudsaftale for Nyt Landsstyremedlem for Familie og Sundhed tiltræder Svarbrev fra Familiedirektoratet til Landstingets Familie- og Sundhedsudvalg Arbejdsgruppe (Skatte- Økonomi- og Familiedirektorat) afleverer notat Tillægsaftale om bloktilskud for 2003 og 2004 underskrives Foreløbige budgetteringsprincipper til budget 2005 udsendes fra Familiedirektoratet Meget detaljerede principper om budget 2005 udsendes fra Familiedirektoratet 12

13 19. marts Budgetopfølgning for 1. kvt udsendes Hjemmestyret og KANUKOKA underskriver bloktilskudsaftale for Budgetopfølgning for 2. kvt udsendes Budgetopfølgning for 8 måneder er klar, og ansøgning om TB udarbejdes høringssvar fra Økonomidirektoratet om TB-ansøgningen høringssvar fra Økonomidirektoratet om TB-ansøgningen Brev til institutioner om tilbageholdenhed mv. udsendes fra Familiedirektoratet TB-ansøgning behandles på Landsstyremøde KANUKOKA informeres om TB-ansøgningen TB-ansøgning behandles af Landstingets Finansudvalg tilbagesendes Ændret TB-ansøgning sendes til Landsstyret Landsstyre behandler nyt oplæg til TB-ansøgning Landstingets Finansudvalg godkender TB Ultimo 2004: På foranledning af Landsstyremedlemmet for Familie og Sundhed iværksætter Landsstyret en revisionsundersøgelse af hovedkonto Revisionsudvalget bemærker, at der har været udskiftning af Landsstyremedlem i forløbet af budgetteringen af Finansloven 2004, hvorfor der reelt har været to Landsstyremedlemmer for Familie og Sundhed involveret i finanslovsprocessen, hvad angår Finansloven Handicapområdet: I forbindelse med Finansudvalgets godkendelse af ansøgning om budgetneutral rokering på 16,5 mio. kr. af 9. december 2004 fra hovedkonto til hovedkonti og , anmodede udvalget samtidig Revisionsudvalget om grundigt at gennemgå budgetområdet. Revisionsudvalget konstaterer endvidere, at daværende Landsstyremedlem for Familie og Sundhed i svar på spørgsmål fra Finansudvalget i relation til Budgetlovens bestemmelser, den 30. november 2004 skriver følgende til Finansudvalget: Der har været givet bevillingstilsagn på hovedkonto og som har været større end bevilling på de to hovedkonti. Budgettet er derfor ikke overholdt, hvilket selvsagt ikke er i overensstemmelse med Budgetloven. Landsstyremedlemmet finder ikke, at budgetlovens betingelser er blevet overholdt Revisionsudvalget skal i lighed med Finansudvalget kvittere for Landsstyrets klare svar. Revisionsudvalget finder det yderst kritisabelt, at Budgetlovens betingelser ikke er blevet overholdt. Det fremgår af Landsstyroplæg af 4. november 2004, at forhandlinger med 9 forsøgskommuner blev igangsat i december 2003, og at de af borgmestrene underskrevne kontrakter efter den udarbejdede tidsplan for forhandlinger med kommunerne skulle have være modtaget i Familiedirektoratet senest ved udgangen af april Det fremgår endvidere, at kontrakter mellem kommuner, som deltager i forsøgsordning om udlægning af bevillingskompetencen til kommuner på handicapområdet, og regionalkontorerne først er underskrevet i perioden mellem 4. juni og 21. september. Endelig fremgår det, at 13

14 19. marts 2006 KANUKOKA i brev af 3. februar 2004 har anbefalet kommunerne, at kommunerne ikke indgår aftale for 2004 med Familiedirektoratet. Eftersom de involverede kommuner i de fleste tilfælde oprindeligt har ønsket en højere ramme, end den der er aftalt i perioden 4. juni til 21. september med regionalkontorerne, betyder dette, at ingen af kommunerne inden 4. juni har kendt deres økonomiske ramme for Revisionsudvalget finder det yderst kritisabelt, at den økonomiske ramme for 2004 for de enkelte kommuner i forsøgsordningen under hovedkonto ikke har været kendt af kommunerne før perioden 4. juni til 21. september. Udvalget finder det meget uhensigtsmæssigt, at kommunerne således har skullet leve op til et budget, som de først kendte halvvejs gennem budgetåret. Udvalget skal indskærpe overfor Landsstyreområdet at sikre, at man tager initiativer i retning af at sikre, at budgetterne for de involverede kommuner som minimum er kendt og underskrevne ved budgetårets begyndelse. Udvalget skal i denne anledning erindre Landsstyreområdet om Budgetlovens 2, hvorefter Perioden for finansåret er 1. januar til 31. december Det fremgår eksempelvis af Landsstyreoplæg af 4. november 2004, at Maniitsup kommunea i december 2003 meddelte, at de ikke ønskede at deltage i forsøgsordningen i På Finanslovskonto , Forsøgsordning om udlægning af bevillingskompetencen til kommuner på handicapområdet, var der i 2004 afsat 10,655 mio. kr. til Maniitsup kommunea. Eftersom Landsstyreområdet allerede pr. december 2003 var vidende om, at Maniitsup kommunea ikke deltog i forsøgsordningen i 2004, finder udvalget det meget kritisabelt, at der først i november 2004 tages initiativ til ved tillægsbevilling at rokere beløbet fra hovedkonto til hovedkonto og Ultimo oktober 2004 havde Maniitsoq kommune på hovedkonto og tilsammen fået bevilget omkring 10 mio. kr., mens der 5. november forventedes et forbrug for Maniitsoq alene på 11 mio. kr. Ultimo oktober var der på Finansloven ikke bevilget midler til forbrug for region Nord i 2004 på Finanslovskonto Men ifølge Landsstyreoplægget var der ultimo oktober internt i Landsstyreområdet bevilget 7,6 mio. kr. på hovedkontoen. Først med Finansudvalgets godkendelse af 15. december 2004 af tillægsbevilling på 7,25 mio. kr. samt intern rokering fra region Syd/Øst til region Nord på 1,5 mio. kr. tilførtes ved tillægsbevilling midler til Region Nord. Sammenfattet skal Revisionsudvalget påtale, at Landsstyreområdet for Familie i flere tilfælde ikke har sikret en korrekt efterlevelse af Budgetloven. Udvalget finder at Landsstyreområdet hermed har svigtet sit økonomiske ansvar for, at bevillingerne er blevet overholdt. Udvalget skal dog også bemærke, at området indenfor de sidste fire år har haft fem forskellige Landsstyremedlemmer, og at ingen af de forskellige Landsstyremedlemmer har formået at rette op på problemerne indenfor økonomistyringen af institutions- og handicapområdet som 14

15 19. marts 2006 har været eksisterende i en årrække. Revisionsudvalget finder det på denne baggrund yderst kritisabelt, at det samlede Landsstyre i de forgangne valgperioder ikke har sikret en tilfredsstillende økonomistyring af institutions- og handicapområdet. Ligeledes finder udvalget på baggrund af såvel ovennævnte forhold, som af de tydelige administrative mangler, som påpeges i revisionsundersøgelsen af Finanslovskonto , at dette kan tyde på, at Landsstyreområdet rent administrativt ikke har været optimalt fungerende gennem en årrække. Revisionsundersøgelse af Finanslovskonto Alderspension og finanslovskonto , Førtidspension. Revisionsudvalget anmodede den 9. august 2005 ekstern revision om at foretage en undersøgelse af de to ovennævnte konti. Undersøgelsen er vedlagt denne betænkning som bilag 6. Udvalget kan konkludere følgende: At der for årene før Finansloven 2005 ikke har ligget en eksakt model til fastlæggelse af bevillingen af alderspension. At det grundet væsentlige udskiftninger i direktoratet og manglende dokumentationsmateriale ikke har været muligt at belyse den faktiske proces i forbindelse med tilblivelsen af Finansloven for 2003 og At Familiedirektoratet i sit tilsyn med kommunernes forvaltning af det sociale regelsæt ikke tager udgangspunkt i foreliggende revisionsprotokollater, idet disse ikke kommer til direktoratets kendskab. At Direktoratet ifølge det oplyste, har været opmærksom på, at særligt Nanortalik og yderdistrikterne generelt synes at have et relativt højere antal modtagere af førtidspension, men at der ikke er foretaget særlige undersøgelser for at afdække denne skævhed. Revisionsudvalget finder det utilfredsstillende, at der ikke før Finansloven 2005 har ligget en eksakt model til fastlæggelse af bevillingen af alderspension, samt at det grundet manglende dokumentationsmateriale ikke har været muligt at belyse den faktiske proces i forbindelse med tilblivelsen af Finansloven for 2003 og Udvalget finder det kritisabelt, at Familiedirektoratet i sit tilsyn med kommunernes forvaltning ikke tager udgangspunkt i foreliggende revisionsprotokollater. Udvalget skal opfordre Landsstyremedlemmet til at afdække årsagerne til at Nanortalik og yderdistrikterne generelt synes at have et relativt højere antal modtagere af førtidspension. Landsstyremedlemmet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke. Aktivitetsområde 40 Revisionsudvalget tilskrev den 15. august 2005 ekstern revision og bad om at få foretaget en revisionsundersøgelse i Direktoratet for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke. Undersøgelsen blev udført og tilgik udvalget den 22. september

16 19. marts 2006 Revisionsudvalget noterer sig følgende udtalelser fra ekstern revisions undersøgelse: Samlet set er det således vores opfattelse, at regnskabshåndbogen og budgetregulativet er implementeret i den almindelige økonomiske forvaltning af KIIIP s centraladministration. Da overenskomsten for kateketerne betyder en regulering af grundlønnen med 10% fra 1. april 2003, er det vores opfattelse, at der for 2004 er tale om en uforudset stigning i udgiftsniveauet, som ikke kunne have været forudset på tidspunktet for udarbejdelse af forslag for Finanslov Fælles for Forslag til Finanslov bemærkes, at der reelt ikke er taget udgangspunkt i tidligere realiserede tal, overført til en konkret budgettering med baggrund i skolernes reelle forhold, korrigeret for kendte/forventede tiltag. Vi har forståelse for, at det har været vanskeligt at udarbejde præcise finanslovsforslag for 2002 og til dels 2003, idet reformens virkninger, herunder ikke mindst, at de lokale erhvervsskolers fremtid i høj grad har været afhængige af Direktoratet for Erhverv og de enkelte kommuners ønsker. Set i det lys kan det undre, at den udarbejdede budgetteringsmodel først er klar i 2004, idet en sådan model må være et helt nødvendigt værktøj i forbindelse udarbejdelse af finanslovsbidrag og ikke mindst i forbindelse med forhandlinger med kommunerne om servicekontraktbetaling for services udført på de lokale erhvervsskoler efter en overdragelse til kommunerne. Endvidere er det vores opfattelse, at en reel budgettering i stedet for fremskrivning af tidligere års bevillinger ville have medført, at forbrugsmønsteret for 2003 og 2004 i høj grad kunne have været forudset, og således ikke have været genstand for ansøgninger om tillægsbevillinger. Som udgangspunkt mener vi således, at det valgte tidspunkt for udarbejdelse af tillægsbevillingsansøgningen primo - medio oktober er passende, medmindre der er specifikke forhold, der gør at tillægsbevillingen kan søges tidligere. Når processen trækker ud, skyldes det uenighed mellem KIIIP og ØD om finansieringen. Såfremt denne uenighed ikke havde været til stede, ville Finansudvalget antageligt kunne have TB-ansøgningen til afgørelse primo november Generelt er det således vores vurdering, at direktoratet har fornuftige arbejdsgange omkring udarbejdelse af tillægsbevillinger. Specifikt er det dog vores opfattelse, at tillægsbevillingen vedrørende De lokale erhvervsskoler og Regionsskoler burde have været udformet på et tidligere tidspunkt. Revisionsudvalget påtaler, at der i forslag til Finanslov reelt ikke er taget udgangspunkt i tidligere realiserede tal. Revisionsudvalget finder ligeledes tidsrammen for det interne samarbejde mellem KIIIP og ØD i forbindelse med udarbejdelse af tillægsbevillingsansøgning kritisabel. 16

17 19. marts 2006 Landsstyremedlemmet for Fiskeri og Fangst: Revisionsudvalget iværksatte i sommeren 2004 en revisionsundersøgelse af Direktoratet for Fiskeri og Fangst. Denne undersøgelse blev behandlet i forbindelse med udvalgets betænkning over Landskassens regnskaber Udvalget har valgt at følge ekstern revisions anbefaling om, at der foretages et opfølgningsbesøg i Direktoratet i løbet af Dette har fundet sted i efteråret Udvalget vil dermed i sin gennemgang af Landskassens regnskaber 2005 følge op på de problemstillinger som blev afdækket af ekstern revisions undersøgelser af Direktoratet for Fiskeri og Fangst i 2004 og Vedrørende hovedkonto , Tilskud til ekstraordinær hjælp til erhvervsfangere Revisionsudvalget har stillet Landsstyremedlemmet for Fiskeri og Fangst en række spørgsmål i forbindelse med Finansudvalgets godkendelse af ansøgning om tillægsbevilling af 23. december, hvorefter hovedkontoen blev tilført 3,2 mio. kr. Udvalget bemærker, at Landsstyrets ansøgning til Finansudvalget er dateret den 22. december Udvalget bemærker, at tilskuddet kun er blevet udbetalt i Qaanaaq, Upernavik, Illoqqortoormiut, Tasiilaq og Nanortalik. Endvidere kan Udvalget konstatere, at Landsstyremedlemmet vurderer, at der er data, der tyder på, at der også i Grønlands øvrige regioner er forhold af samme karakter som i Nord og Øst, hvad angår særlige vanskeligheder i forbindelse med erhvervsudøvelsen. Udvalget kan ligeledes konstatere, at der ikke i forbindelse med udbetalingen af tilskuddet er foretaget et skøn over, hvorvidt kriterierne for udbetalingen er i harmoni med lighedsgrundsætningen for offentlig forvaltning, ligesom der ikke i forbindelse med udbetalingen har været stillet krav om formel ansøgning fra modtagerne. Tilskuddet er udbetalt gennem de enkelte kommuner, ved at de enkelte berettigede til tilskuddet henvender sig til de enkelte kommunekontorer, eller Pilersuisoq hvad angår bygderne i Upernavik kommune. Landsstyret er ikke i besiddelse af oversigt over tilskudsmodtagernes årsindkomst Landsstyret anfører, at grundlaget for Landsstyrets beslutning om, hvilke fangere, der vil kunne modtage støtte, især har været en anbefaling fra KNAPK om hvilke fangere, der havde behov for støtte. Landsstyret fik i december 2002 godkendt en lignende tillægsbevilling af Landstingets Finansudvalg. Finansudvalget henstillede ved denne lejlighed til Landsstyret, at Landsstyret allerede i forbindelse med FFL 2003 og ved konkrete forslag i øvrigt, overfor det samlede Landsting lægger op til forslag og ordninger, der tager højde for den langsigtede erhvervsmæssige og udviklingsmæssige situation indenfor fangererhvervet, således at lovgivningen og ordninger i øvrigt udtømmende tager højde for lignende situationer, og således at Finansudvalget for fremtiden ikke modtager lignende ansøgninger. Landsstyremedlemmet for Fiskeri og Fangst anfører i brev til Revisionsudvalget af 24. juni 2005, at Landsstyret med udgangspunkt i Finansudvalgets henstilling bl.a. har taget initiativ til genetableringsstøtteordningen, som trådte i kraft den 1. juli 2004 og udarbejdelsen af den socioøkonomiske analyse. Revisionsudvalget kan konstatere, at disse tiltag ikke har været tilstrækkelige i forhold til at sikre, at Finansudvalget ikke igen modtager lignende 17

18 19. marts 2006 ansøgninger. Udvalget kan endvidere konstatere, at beslutningen om flere gange inden for en to-årig periode at tildele en bestemt erhvervsgeografisk gruppe en sum penge dagen før juleaften, uden krav om formel ansøgning fra modtagerne og uden at tage sig tid til at sikre en form for trangsvurdering inden ansøgningsfristen, kan have medført, at også relativt velstående personer har fået del i den ekstraordinære hjælp til erhvervsfangere. Revisionsudvalget kan i lighed med udvalgets betænkning over Landskassens regnskaber 2002 konstatere, at der ikke er set på Grønland som et hele. Udvalget finder det yderst kritisabelt, at der ikke i forbindelse med udbetalingen af tilskuddet er foretaget et skøn over, hvorvidt kriterierne for udbetalingen er i harmoni med lighedsgrundsætningen for offentlig forvaltning. Revisionsudvalget finder det ligeledes kritisabelt, at der ikke i forbindelse med udbetalingen har været stillet krav om formel ansøgning fra modtagerne. Landsstyremedlemmet for Boliger, Infrastruktur og Miljø. Lufthavne Revisionsudvalget har i brev af 9. juni 2005 anmodet daværende Landsstyremedlem for Boliger og Infrastruktur om svar på en række spørgsmål vedrørende de grønlandske lufthavne. Spørgsmålene skal blandt andet ses i relation til udvalgets betænkning over Landskassens regnskaber 2003, samt til det faktum, at det bevilgede anlægstilskud i årene , ifølge Mittarfeqarfiits årsberetninger, på intet tidspunkt har afspejlet anlægsbehovet. Revisionsudvalget har den 5. august 2005 modtaget svar fra Landsstyreformanden, som pr. 24. juni 2005 blev ansvarlig for trafikområdet efter det tidligere Landsstyremedlems fratræden. Revisionsudvalget udbad sig i brev af 9. juni svar senest 24. juni Udvalget skal indledningsvist bemærke, at udvalget finder det kritisabelt, at Landsstyreområdet ikke fuldt og overbevisende holder udvalget orienteret, når Landsstyret ikke er i stand til at svare rettidigt. Først den 9. juli modtog udvalget brev dateret den 24. juni fra Landsstyreformanden, hvori der anmodes om udsættelse af svar til august. Landsstyreformanden bekræfter i brev af 5. august 2005 til Revisionsudvalget, at der pr. 20. september 2004 var akkumuleret et reinvesterings- og vedligeholdelsesbehov i Mittarfeqarfiit på 229 mio. kr. Landsstyreformanden svarer ikke på, hvilke tiltag Landsstyreformanden agter at igangsætte med henblik på at sikre, at de ønskede vedligeholdelsesarbejder gennemføres. Ligeledes er der ikke svaret på, inden for hvilken tidshorisont det kan forventes, at Mittarfeqarfiit vil have indhentet det vedligeholdelsesmæssige efterslæb. Revisionsudvalget bemærker, at udvalget heller ikke i forbindelse med gennemgangen af Landskassens regnskaber 2003 fik en tilfredsstillende forklaring af Landsstyret på, hvornår vedligeholdelsesefterslæbet kan forventes at være udlignet. Udvalget kan nu blot konstatere, at efterslæbet udgør over 200 mio. kr., og at Landsstyret tilsyneladende ikke har nogen planer for, hvornår eller hvorledes dette vedligeholdelsesmæssige efterslæb skal indhentes. Revisionsudvalget finder dette forhold særdeles bekymrende. Udvalget skal anmode Landstingets Bolig- og Infrastrukturudvalg samt Finansudvalget om at være opmærksomme på denne problemstilling. Endvidere skal udvalget endnu engang specifikt anmode Landsstyret om, i forbindelse med 2. behandlingen af Landskassens regnskaber 2004, at 18

19 19. marts 2006 tilkendegive konkret hvorledes og inden for hvilken tidshorisont Landsstyret agter at sikre gennemførelsen af de skitserede vedligeholdelsesarbejder. Landsstyrets besvarelse af revisionsprotokollatet til årsregnskabet 2004 samt Revisionsudvalgets bemærkninger hertil. Besvarelse af Revisionsudvalgets brev af 3. maj Landstingets udvalg til revision af Landskassens Regnskab (Revisionsudvalget) har den 3. maj 2005 anmodet om landsstyrets bemærkninger til revisionsprotokollatet til årsregnskab 2004 af 25. april På baggrund af redegørelser indhentet fra de respektive direktorater skal landsstyret hermed komme med bemærkninger til de væsentligste punkter i protokollatet. Notatet følger protokollatets dispositioner. I de følgende afsnit er meget kort skitseret ekstern revisions synspunkt og i umiddelbar forlængelse heraf, er landsstyrets bemærkninger anført. Sideangivelserne ud for de enkelte punkter refererer til revisionsprotokollatet. 2.1 Generelle bemærkninger Regningstilgodehavender, rejseforskud og andre balanceposter, side 672 Der er fortsat en række enheder, der er relativt længe om at få fulgt op på åbne balanceposter, herunder eksempelvis at få sendt for meget udbetalt rejseforskud til løntræk mv. Ekstern revisor finder dog problemet reduceret i omfang i forhold til tidligere. Ekstern revisor anbefaler dog fortsat, at direktoraternes ledelse har fokus på området, og herunder indretter rapporteringsrutiner, der sikrer en overvågning af, at bogholderierne fortsat er velfungerende. Landsstyreområde for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke er enig med ekstern revisor og vil indskærpe disse generelle bemærkninger ved at samtlige institutionsledere vil få tilsendt revisionsprotokollatet. Direktoratet vil foretage en systematisk opfølgning af institutionernes balancer og vil fortsætte med opfølgning af bemærkninger fra revisionsrapporter. Ved ansættelse af nye kontorledere i institutionerne vil direktoratet aflægge institutionen et besøg med henblik på bedst mulig introduktion af de regnskabsmæssige bestemmelser for kontorledere, hvor også revisionsprotokollatet vil blive gennemgået. Direktoratet for Sundhed udarbejder en liste over modtagne afstemninger fra institutionerne og det er bestemte personer i direktoratet, som har som arbejdsopgave at kontrollere institutionernes afstemninger. Ved fejl eller mangler kontaktes institutionen for udligning/rettelse af disse. Direktoratet for Sundhed har udfærdiget en formular til brug ved udbetaling af rejseforskud, hvor satsen er mindre end dagpengesatsen, så man har rimelig sikkerhed for, at der ikke udbetales for store rejseforskud. Regnskabsfunktionen var et selvstændigt emne på dette års forstanderkonference i Familiedirektoratet og det blev indskærpet, at reglerne skal følges og at forstanderne skal have fokus på denne funktion. Der blev ligeledes drøftet muligheder for tiltag på dette område. Et eksempel er mulighederne for at købe sig til ydelsen og et andet et at sende kontorassistenterne på kurser. Yderligere tiltag vil blive inddraget i den fremtidige planlægning for området. 19

20 19. marts 2006 Revisionsudvalget noterer sig, at problemerne med at følge op på åbne balanceposter er reduceret i forhold til tidligere. Revisionsudvalget skal dog tilslutte sig ekstern revisions anbefalinger, hvorefter der bør opretholdes fortsat fokus på området Attestationsforhold, side 672 I lighed med tidligere år har ekstern revisor i mange direktorater og institutioner noteret, at attestationsforholdene ikke følger de formelle regler. I henhold til regnskabshåndbogen skal to personer attestere et udgiftsbilag. Dels skal den budgetansvarlige attestere som disponerende person, og dels skal en anden person attestere for at bilaget overholder de formelle regler, så som rette modtager, korrekt sammentælling mv. Landsstyreområde for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke er enig i anførte synspunkter og vil indskærpe disse generelle bemærkninger ved at samtlige institutionsledere vil få tilsendt revisionsprotokollatet. Direktoratet for Sundhed har i efteråret 2004 anskaffet nye konterings- og attestationsstempler til hele sundhedsvæsenet, hvor der skal underskrives med to underskrifter 1) Dispositions.: (budgetansvarlige) samt 2) Attestations.: (Modtager af vare/ydelser), sådan at der ikke er tvivl om, at der skal være to underskrifter. Herudover er der i stemplet et felt til kontering. Familiedirektoratet har de samme bemærkninger som i Revisionsudvalget noterer sig Landsstyrets bemærkninger. Revisionsudvalget forventer, at Landsstyret fremover vil sikre, at attestationsreglerne følger de formelle regler. Ajourføring af regnskabsinstrukser, side 672 I forlængelse af ovenstående, kan det oplyses, at der for en række direktorater og institutioner ikke sker løbende ajourføring af regnskabsinstrukser, hvorunder ajourføring af attestationsforhold er et vigtigt element. Landsstyreområde for Kultur, Uddannelse, Forskning og Kirke er enig i anførte synspunkter og vil indskærpe disse generelle bemærkninger ved at samtlige institutionsledere vil få tilsendt revisionsprotokollatet. Der vil ved afslutning af regnskabsåret blive foretaget en sikring af, at regnskabsinstruksen er ajourført. Direktoratet for Sundhed vil fremover sende et brev hver måned til institutionerne, hvor de forespørges, om der er kommet nye medarbejdere, som kan attestere regninger. Hvis dette er tilfældet skal institutionen lave en ny dispositions- og attestationsliste. Lederen af regnskabsafdelingen i Direktoratet for Sundhed vil for fremtiden kontrollere om alle regnskabsinstrukser er ajourførte. Familiedirektoratet har de samme bemærkninger som i