Til rette vedkommende SAGSNOTAT 15. NOVEMBER Vedr.: Retningslinjer for telefoni på INF. Sagsbehandler: Tine Olsen, Steen Pedersen, Lars Michler

Transkript

1 D E T S U N D H E D S V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Til rette vedkommende SAGSNOTAT 15. NOVEMBER 2012 Vedr.: Retningslinjer for telefoni på INF INSTITUT FOR NEUROVIDENSKAB OG Sagsbehandler: Tine Olsen, Steen Pedersen, Lars Michler FARMAKOLOGI Telefoni indkøbsansvarlig I henhold til KU s indkøbspolitik skal bestilling af telefon- og abonnement foretages af udpeget telefoniansvarlig. På INF er flg. udpeget: Steen Pedersen Lars Michler (suppleant) Se mere om indkøb på INF Telefonudgifter består af fastnetsamtaler fastnetabonnement mobilt bredbånd mobilabonnement mobilsamtaler sim kort usb stik - datatransmission BLEGDAMSVEJ 3B 2200 COPENHAGEN N TLF DIR FAX MOB tio@sund.ku.dk inf.ku.dk CVR: EAN-nr KU s fastnetabonnementer KU indfører i løbet af 2013 telefonprogrammet Lync til afløsning af fastnettelefoner. Lync består af et lille program til computeren og et headset eller telefonrør til at tale i. INF dækker udgiften til headset eller telefonrør for alle faculties, valg af udstyr foretages af den telefonansvarlige ud fra brugerens ønsker. Der vil være en overgangsperiode hvor fastnettelefoner er nedlagt og Lync løsningen endnu ikke er taget i drift. I den periode kan fastnetløsningerne midlertidigt efter behov erstattes af mobiltelefoner.

2 KU s mobiltelefoni abonnementer KU's mobilabonnementer er grundlæggende taleabonnementer med fri tale til fastnet og mobiltelefoner i Danmark, samt fri SMS ligeledes i Danmark. Datatransmission er muligt med et ekstra abonnement til data. SIDE 2 AF 6 Der er lukket for muligheden for indkøb at overtakserede ydelser f.eks. bidrag til indsamlinger, billetter, 900 numre og andre betalingsnumre osv. iht. KU's telefon regler. Hvis man som bruger opdager en mulighed for indkøb af software, genstande og andre ting på telefonabonnementet, skal man øjeblikkelig stoppe indkøbene og meddele Servicedesk problemet. I alle tilfælde gælder at mobiltelefoner skal benytte KU s abonnementsaftaler og SIM kort, og at telefonnummer skal være anført i KU s telefonbog. INFs dækning af udgifter til mobiltelefoni Nedenfor beskrives hvad de 4 faculties kan forvente rekvireres samt detaljer vedrørende betalingen af telefoniudgifter. I alle tilfælde gælder at mobiltelefoner skal benytte KU s abonnementsaftaler og SIM kort og være registeret i KU s telefonbog Senior Faculty (tidsubegrænsede ansatte) og institutlederen INF dækker mobiltelefon inkl. abonnement til tale og data. SIM-kort til ipad. Indkøbet af ipad står dog for SF-medlemmets egen regning. INF tilbyder dog institutlederen at dække udgiften til indkøb af ipad. Mobilt bredbånd tilbydes efter behov, USB stik kan rekvireres til brug ved tjenesterejser. Junior Faculty (tidsbegrænsede ansatte) Mobiltelefon inkl. abonnement kan betales af INF under forudsætning af at udgiften dækkes af medarbejderens egne eksterne midler, at disse er søgt til formålet og at bevillingsgiver har godkendt det. Alternativt kan udgiften dækkes af arbejdsleder. Telefonerhvervelsen og valg af model skal godkendes af Laboratoriekoordinator forud for bestilling, og bestilling skal foretages gennem telefoniansvarlig. STUD Faculty (vid.ass., ph.d.stud., studerende) Er primært placeret i flermandskontorer. I perioden fra fastnettelefonen nedlægges og indtil Lync løsningen kan tages i brug stiller INF en DORO mobiltelefon med abonnement til tale, ikke data til rådighed i lokalet. Mobiltelefonen udleveres af den telefonansvarlige.

3 TAP Faculty Fælles TAP (medarbejdere forankret i administration) Mobiltelefon efter behov med abonnement til tale, ikke data. FU-TAP (laboranter) Mobiltelefon efter behov stilles til rådighed i laboratoriet eller på laborantkontoret med abonnement til tale, ikke data. SIDE 3 AF 6 Bestillere Mobiltelefon med abonnement til tale, ikke data. For samtlige telefonerhvervelser gælder det, at indkøbsansvarlig får godkendelse af institutadministrator. Øvrige medarbejdere Medarbejdere, som ikke falder ind under ovenstående Faculties, er henvist til at få brugen godkendt af en Laboratoriekoordinator, eller står i modsat fald står selv for hele telefonudgiften. I disse tilfælde skal Institutlederen bemyndige tilladelsen. Retningslinjer for brug af mobiltelefoner Forbrugsloft Det acceptable totale telefonforbrug er sat til kr. 500 pr. md. Udgifter ud over de 500 kr., opkræves direkte hos brugeren. Fælles mobiltelefon på flermandskontorer Der skal altid være udpeget en kontaktperson på kontoret, som er ansvarlig for mobiltelefonen herunder informerer den indskrivningsansvarlige på instituttet om hvilke personer der er tilknyttet mobilnummeret. Bemærk at det teknisk kun er muligt at registrere et mobilnummer. pr. lokale. Det er dog muligt at registrere det individuelle mobilnummer på alle personer i lokalet. Mobiltelefonen efterlades efter arbejdstid i aflåst skab eller lign. Det forventes at Laboratoriet har udpeget kontaktpersoner i flermandskontorer. Valg af telefonmodel Koncern-IT understøtter bestemte mobiltelefoner, se aktuel liste på: lg_af_mobiltelefon/sider/default.aspx Aktuelle abonnementer ni/abonnement_og_priser/sider/default.aspx Kontrol af udgifter Hvert kvartal fremsender Koncern-IT en samlet opkrævning til institutterne. Denne udgiftsføres direkte på instituttets konto. Telefonregningen kontrolleres af institutadministratoren og af telefoniansvarlig. Alle mobilbrugere får kvartalsvis tilsendt detaljeret forbrugsoversigt.

4 Hvert kvartal kontrolleres multimediebeskatninger (skemaer/registreringer) Den fremsendte faktura er ikke mulig at opdele efter behov. INF s administration forestår det større omkonteringsarbejde. Multimediebeskatning og retningslinjer for brug af arbejdsmobil i Danmark Hvis medarbejderen er omfattet af multimediebeskatning (har afleveret skema og kan se udgift på lønseddel) kan medarbejderen tage telefonen med hjem og ringe privat. SIDE 4 AF 6 Hvis medarbejderen ikke er omfattet af multimediebeskatning, kan telefonen kun benyttes til tjenstlige samtaler primært i arbejdstiden. Mobiltelefonen må dog bruges til tjenstlige formål hele døgnet og det er derfor tilladt at tage telefonen med hjem eller med på ferie efter behov Telefonbogen Telefonnummer skal oplyses i KU-telefonbog. Oplysning om mobiltelefonnr. gives til scanpas registrant som ajourfører KU s telefonbog. Derved kan kolleger kontakte medarbejdere, som skulle have hjemmearbejdsdage, være på tjenesterejse eller lignende. Retningslinjer og vejledning for brug af arbejdsmobil i udlandet Det kun tilladt at bruge mobiltelefonen til fornødne opkald i udlandet. Man skal huske at slå roaming af mobildata fra på mobiltelefonen i udlandet og i stedet benytte sig af tilgængelige trådløse netværk. Mobiltelefonen må ikke benyttes til at donere gaver til indsamlinger mm. TAP er kan ikke medbringe mobiltelefonen til udlandet. Økonomi Den kvartalsvise telefoniudgift er pt. ca på INF altså 1/5 del af INF s totale driftsbudget med det ovenstående forbrugsloft dog ekskl. bruger opkrævning. Hvis en bruger overstiger den totale normgrænse på kr. 500 pr.md., opkræves brugeren direkte via egne midler Misligholdelse Hvis ovenstående forhold misligholdes, sker følgende: 1. hvis telefonforbruget overstiger det månedlige telefonforbrug, vil brugeren/kontaktpersonen modtage en henvendelse fra budgetmedarbejderen mhp opkrævning af forskellen. Denne kan udgiftsføres på medarbejderens bevilling, laboratorieannuum eller lign. 2. Hvis medarbejderen ikke har aktive bevillinger, vil medarbejderen få varsel om, at telefonen blive lukket 3. For flermandskontorer, vil kontaktpersonen blive kontaktet om evt merforbrug Beslutning Retningslinjerne er besluttet i ILVILIA og sendt til høring i LSU.

5 Formidling KOM, nyhedsbrev, hjemmeside. Lync Primo 2013 er det hensigten, at Lync systemet skal overtage fastnettelefonernes opgaver, så hver bruger får et nummer i Lync systemet. Fælles mobiltelefoner på kontorerne er derfor måske kun et kortvarigt behov. SIDE 5 AF 6 I hht. arbejdsmiljøreglerne, er det dog påkrævet, at der på GMO laboratorier skal være en mobiltelefon, så man kan slå alarm selv om IT systemerne svigter. Lync bliver installeret på SUND i løbet af et par måneder på hver medarbejders PC. Det betyder at, at man kan logge sig på og ringe via PC en. Abonnementet er omkostningsfrist, der skal dog investeres i headset.

6 Hvad er Lync? Lync er et lille kommunikationsprogram som installeres på din computer. Lync ligner og fungerer som en 'almindelig' telefon, blot på din computer. Det minder om Skype, som er et lignende meget udbredt og anvendt program. Du betjener den via din computerskærm og dit tastatur, og du taler med folk gennem et headset, som du kan tage af og på, eller et telefonrør forbundet til computeren. SIDE 6 AF 6 Men Lync er mere end en telefon. Med Lync får du også: Videotelefon (hvis der er webcam på din p-skærm) Mulighed for at afholde telefon- og videokonference med andre Lyncbrugere Telefonsvarer Chatfunktion (skriv/modtag korte og direkte ad hoc-beskeder til/fra en kollega) Opkaldsliste (se hvem der har ringet til dig) Til stede-funktion (aflæsning af kollegers telefoni- og kalenderstatus viser, om de er optagede eller ledige) Mulighed for at indgå i kaldsgrupper, viderestille, parallel opkald på en mobiltelefon Hvorfor og hvornår skal vi have Lync? Den velkendte fastnet-telefoni er under afvikling over hele kloden, teknologien er for ufleksibel og dyr i forhold til mobiltelefoner og løsninger som Lync. Ved udgangen af 2013 udløber aftalerne om KU s nuværende telefonsystem, hvilket betyder at det er tid til at sende fastnet-telefonerne på 'pension' og videre implementere en ny samlet telefonistrategi som matcher og kan integreres med KU's it-systemer. I stedet for det nuværende telefonsystem vil alle få en moderne form for fastnettelefoni kaldet Lync. Den består af et lille program som installeres på din pc. Lync ligner og fungerer som en 'almindelig' telefon, bare på pc'en. Lync tilgodeser samlet set de forskellige behov bedst muligt, da det både kan anvendes på arbejdsstedet og under rejser. Endvidere er Lync fleksibelt i forhold oprettelser, nedlæggelser og flytninger. Yderligere oplysninger om Lync på KU: al_og_svar/sider/default.aspx Udstyr til Lync, speciel KU aftale: