Vejledningen er gældende for elektronisk købs- og salgsfakturering i NS 5.4.

Transkript

1 Side 1 af 141 Navision Stat ØKO/KKP 01. dec Elektronisk fakturering Introduktion Vejledningen er gældende for elektronisk købs- og salgsfakturering i NS 5.4. Med NS 5.2 blev det muligt at modtage Forsyningsspecifikation (UTS), fra forsyningsselskaber; at sende elektroniske handelsdokumenter til andre adresseid end et EAN nummer samt at modtage OIOUBL2 elektroniske fakturaer fra udenlandske firmaer. I NS 5.3 var der forholdsvis få brugerrettede ændringer ifht. Elektronisk fakturering. OIOXML07 formatet blev udfaset pr. 1. dec for handel med det offentlige og udgik derfor af vejledningen. I NS5.4 indførte vi en række effektiviseringstiltag i forbindelse med behandling af ankomne E-bilag, således at institutionens bogholder i højere grad kan koncentrere sig om dokumenter der kræver særlig opmærksomhed. Med NS indførte vi håndtering af betaling til amerikanske, canadiske australske og new-zealandske banker, som ikke understøtter Swift og IBAN. I NS er det primære fokus for elektronisk fakturering, at gøre klar til overgangen fra IndFak1 til IndFak2. NS er kompatibel med både IndFak1 og IndFak2, således at NS institutioner umiddelbart kan skifte fra IndFak1 til IndFak2. Stamdataudtrækket til IndFak2 omlægges til en standard GIS integration. Datasættet udvides med udfoldet Aliaskontering, varenumre, Momsproduktbogføringsgruppe, Sag og Sagsopgave. Faktura/kreditnotadokumenter fra IndFak2 til NS kan derfor overføre internt varenummer, Momsproduktbogføringsgruppe samt Sag og Sagsopgaver, på købslinjerne. Til gengæld udgår overførsel af disponeringsinformationer fra IndFak2 til NS.

2 Overblik Side 2 af 141 Dokumentet beskriver opsætning og anvendelse af Navision Stats funktion til brug for modtagelse og afsendelse af elektroniske handelsdokumenter. Opbygningen følger i væsentlig strukturen i Navisions menusuite under følgende udvalgte opsætningpunkter: Generelt, Virksomhedsoplysninger, Generel integration for Elektronisk fakturering, opsætninger på Køb, Salg, Kreditorer og Debitorer, samt håndtering af selve modtagelsen og afsendelse af elektroniske handelsdokumenter. Opsætning af transportlag, samt Aliaskontering er kun perifert berørt. Her må du søge information i de nyeste relevante manualer. Endvidere henvises til øvrige manualer, for eksempelvis Finans og Betalinger. Vejledningen henvender sig til de medarbejdere, som arbejder med elektroniske købs- og salgsdokumenter, samt de medarbejdere, der skal foretage de tilhørende opsætninger i Navision. Indholdsfortegnelse Begreber... 7 Generelt... 8 Programopsætning, Generelt... 9 Regnskabsopsætning... 9 Virksomhedsoplysninger... 9 Institutionens navn og adresse som sælger i salgsdokumenter Sælgende institutions betalingsoplysninger Programopsætning, Generel integration NS TS Integration Dokumenttype og Profiler IndFak1 og IndFak2: Dokumenttype, profiler og valideringer Validering af dokumenter NS TS Udvekslingstabel Rapport NS TS Udvekslingsstatus Automatisk åbning af indbakken Endpoint Keytype Opsætning E-Bilag opsætning Styringsopsætning OIO Betalingsmetode Direct Debet Gebyropsætning (udgået) Afsenderopsætning XML-bro XML-bro Mapning Kodelister Enheder... 29

3 Kodelistemapning Indadgående kodelistemapning Udadgående kodelistemapning Periodiske aktiviteter Indlæs XML fra fil Importer eksempelskabelon Dokumentation XML-bro Indlæs / udlæs opsætning Integration m. IndFak Check stamdata for IndFak Eksporter stamdata Eksportér transaktionsdata Alias i Navision og IndFak Køb Opsætning Købsopsætning Nummerering Disposition Kreditor opsætning Kreditor skabelon Kreditor opsætning for IndFak Kreditors E-bilags partner opsætning Kreditor E-bilagspartner, fanen Generelt Kreditor E-bilagpartner, Fanen Købslinjer Valutakoblinger Valutakoder Masseopret Kreditor E-Bilag partnere Salg opsætning Debitoropsætning Indenlansk/Udenlandsk debitor Betalingsoplysninger Rykker og rentebetingelser Debitors E-bilag Endpoint opsætning Undersøg Debitors Ebilag Endpoint på NemHandelsRegisteret Forstå svaret fra NemHandelsRegisteret Debitor kan modtage OIOUBL2 via OIOSI Debitors EndpointID findes ikke i NemHandelsRegisteret Debitor har ikke registreret dokumenttypen i NemHandelsRegisteret Debitor E-bilags partner opsætning Masseopret Debitor E-Bilag partnere Håndtering af elektroniske købsbilag Indgående dokumenter Arbejdsgange for indgående købsdokumenter Indgående købsdokumenter Indgående købsdokumenter med tilknyttet forsyningsspecifikation (UTS).. 67 Visning af mislykkede dokumenter i NSTS udvekslingstabellen Status i Indgående købsdokumentkladde Side 3 af 141

4 Indgående købsdokumenthoved faner og felter Generelt fanen Fakturer fanen E-bilag fanen Betaling fanen OIO fanen Følsomme persondata Afvis Årsagsbeskrivelse Original bilag inkl. følsomme persondata Indgående købsdokumenthoved Menuknappen Dokument Indgående købsdokumenthoved Menuknappen Linje Indgående købsdokumenthoved Menuknappen Funktion Indgående købsdokumentlinjer Manuel konterings felter Mange linjer Indgående købsdokument hoved og linje Dimensionskontostreng IndFak Indgående købsdokument hoved og linje dimensioner Dimensionskontostrenge fra Indfak Finans Anlæg Vare Indgående købsdokument Moms og afgifter OIOUBL2 (ej fra IndFak2) Indgående dokumentgebyr Indgående købsdokument betalingsmetoder (flere) Indgående Købsdokumenttyper Købsfaktura Købsordre Købsordreændring Købskreditnota UTS forsyningsspecifikation Accept af indgående købsdokument Opdel konteringsoplysninger Fælles for Accepter og Accepter m afvigende moms Købsfaktura Købsordre Købsordreændring Købskreditnota UTS forsyningsspecifikation Tjek af Referenceordre Tjek af Dokumenttotal Identifikation af entydig kreditor Identifikation af entydig Faktureringsleverandør Specielt for Accepter (Normal) Side 4 af 141

5 Specielt for Acceptér m afvigende moms Specielt for dokumenter med Sag Afvisning af dokument i indbakken Accept af afviste dokumenter Massebehandling af dokumenter i indgående købsdokumentkladden Masseaccept/ afvis Ordinær Masseaccepter m afvigende moms Accept og automatisk bogføring Efter Accept Periodiske aktiviteter Indsæt forslagsdimensioner fra finanskonti Oprydning i UTS dokumenter Håndtering af elektroniske rykker Indgående købsrykkerkladde Indgående købsrykkerhoved Indgående Rykkerhoved menuknappen Rykker Indgående Rykkerhoved menuknappen Linje Indgående Rykkerhoved menuknappen Funktion Indgående kontoudtog Indgående kontoudtogshoved Håndtering af elektroniske salgsbilag Opret et salgsdokument Salgshoved obligatoriske felter Salgsfakturalinjer Bemærkning til salgshoved eller salgslinje Udvidede tekster Rabat (AllowanceCharge) Vedhæft bilag til salgsdokument Bogfør og send elektronisk salgsfaktura Tjek forsendelsesstatus for elektronisk dokument Tjek forsendelsesform og status Status Mislykket forsendelse af Ebilag Ofte stillede spørgsmål om mislykket E-bilag Afsendelse af usendte bilag og gensendelse Send usendte E-bilag (Gen-)send som Gensend elektronisk dokument Bogfør elektronisk salgsfaktura fra salgsordre Udskriv ikke det elektroniske salgsdokument Elektronisk salgskreditnota Elektronisk Rykker Elektronisk kontoudtog Hvor finder jeg yderligere oplysninger om Navision Stat? Side 5 af 141

6 Versioner Publiceret første gang: NS december 2004 Nærværende version: NS december 2014 Side 6 af 141 Målgruppe Vejledningen henvender sig til medarbejdere i institutionen, som arbejder med elektroniske købs- og salgsdokumenter i Navision Stat , samt de medarbejdere i institutionen og i IT-driftsorganisationen, der skal foretage de nødvendige opsætninger i Navision Stat og af transportlag.

7 Side 7 af 141 Begreber Nedenfor finder du nogle begreber som benyttes i forbindelse med elektronisk fakturering og elektroniske handelsdokumenter. Begreb E-bilag EndpointID E-dokument Nøgletype GLN/EAN Lokationsnr. Indbakke Udbakke E-bilag- Partner Indgående E- bilag Udgående E- bilag OIOUBL2 Beskrivelse Den værdi (nummer)som sammen med en type (EAN), bruges af systemet til, i Nemhandelsregistret, at finde den webservice-adresse, hvortil du skal sende et elektronisk handelsdokument. E-bilag EndpointID kan eksempelvis være et GLN/EAN nummer eller et CVR nummer. E-bilag EndpointID bruges i Navision sammen med en E-dokument Nøgletype. Angiver typen for E-bilag EndpointID et. E-dokument Nøgletype bruges i Navision sammen med en E- bilag EndpointID. E-dokument nøgletype kan eksempelvis være EAN, GLN, CVR, P mfl. Bruges af Navision Stat sammen med Ebilag EndpointID til at foretage opslag i NemHandelsRegisteret for at finde den webserviceadresse, hvortil et elektronisk handelsdokument skal sendes. Er én af de identifikatorer der kan bruges som opslagsværdi i NemHandelsRegisteret. Identifikatoren for et Navision Stat regnskabs er altid et GLN/EAN nummer. De sæt af tabeller i Navision Stat, hvor data fra indkomne dokumenter opbevares. Synonymt m. Indgående dokumentkladder for faktura, kreditnota, ordre, rykkere og kontoudtog. De sæt tabeller i Navision Stat, hvor data til udgående dokumenter opbevares. Der findes Udgående dokumentkladder for faktura, kreditnota, rykkere og kontoudtog. E-BilagPartner knyttes til debitor- og kreditorkort, som i Navision skal sende eller modtage elektroniske handelsdokumenter Et elektronisk modtaget dokument, som findes i en af de Indgående købsdokumentkladder. Et elektronisk afsendt dokument, som findes i en af de udgående salgsdokumentkladder. OIOUBL2 der er den gældende standard for elektroniske handelsdokumenter. Navision Stat understøtter et udvalg af dokumenter indenfor standarden.

8 NemHandels Registeret Side 8 af 141 For at man kan modtage elektroniske handelsdokumenter med OIOSI forsendelse, skal regnskabets EndpointID og tilhørende webserviceadresse være registreret i det centrale NemHandelsRegisteret. Navision Stat regnskaber skal altid registreres med et EAN nummer, og registreringen skal altid ske gennem Moderingsstyrelsens webregtool. Når Navision Stat afsender elektronisk handelsdokument foretager transportlaget opslag på NemHandelsRegisteret, for at få aktuelle oplysninger om den webserviceadresse der hører til Debitorens EndpointID, dvs. hvortil der skal sendes og hvilken profil der skal anvendes. Generelt For at dit regnskab kan modtage eller afsende elektroniske salgsfakturaer, skal du foretage nogle generelle opsætninger i Navision Stat; foretage opsætninger på kreditorer og debitorer, samt sikre at der er installeret og opsat det nødvendige komponenter på de servere, hvor hhv. din Navision database og det tilhørende transportlag ligger. Konsultér din It afdeling /Host og relevante manualer via Moderniseringsstyrelsens release- og supportsite. Yderligere skal dit regnskab være registreret i NemHandelsRegisteret. Se nærmere herom i Moderniseringsstyrelsens gældende NemHandels Registeringsvejledning for Navision Stat institutioner. Navision Stat kan afsende og modtage elektroniske handelsdokumenter i OIOUBL-2.0 format, samt modtage ordredokumenter fra IndFak1. Endvidere kan Navision stat modtage forsyningsvirksomhedernes OIOUBL-2 specifikationsdokument (UTS).

9 Programopsætning, Generelt Side 9 af 141 Regnskabsopsætning Sti: Økonomistyring \ Opsætning\ Regnskabsopsætning\ Faneblad Generelt. Feltet Regnskabsvalutakode. Ved dannelse af data til Udadgående E-bilag benyttes værdien som den valutakode, der faktureres i, hvis der ikke er opsat en anden valutakode på debitoren. Du skal enten angive DKK, eller lade feltet stå blankt, når der faktureres i danske kroner. Hvis værdien udfyldes må kun ISO koden DKK for danske kroner anvendes, eller hvis regnskabet fakturerer i en anden valuta skal du opsætte ISO koden for denne valuta. Virksomhedsoplysninger Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Firmaoplysninger\ Faneblad Generelt. Oplysningerne indgår som sælgers oplysninger i handelsdokumenter og elektroniske handelsdokumenter.

10 Institutionens navn og adresse som sælger i salgsdokumenter Side 10 af 141 Elementerne for sælgers navn og adresse i OIO-salgsdokumenter udfyldes med værdier fra Virksomhedsoplysningernes Generelt faneblad. Udfyld som minimum CVR nummer, Navn, Adresse, Postnr., By og Landekode. Udfyld også de øvrige felter hvis der findes data for bogføringskredsen. Sælgende institutions betalingsoplysninger De betalingsoplysninger som du skal anvende i forbindelse med salgsfakturering opsættes her, på samme måde som for fakturering på papir.

11 Programopsætning, Generel integration Side 11 af 141 NS TS Integration Her finder du integrationsopsætningen mellem de Navision Stat regnskaber der ligger i samme database, deres transportlags-servere, Logginddatabaser mv.. Den skal ske i Navision Stat for udveksling af E-bilag med transportlaget. Sti: Administration/Programopsætning/Generel Integration/ NS TS Integration. Denne tabel er fælles for alle regnskaber på samme Navision Stat database. Regnskabet skal opsættes i tabellen, hvis det skal sende eller modtage elektroniske dokumenter. For at redigere i tabellen skal du have rettigheder til opsætning af Køb m. E-handel. Opsætningerne styrer sammenhængen mellem regnskaberne i Navision databasen og det tilhørende transportlag for Nemhandels integrationen. Navision bruger opsætningen til at finde sit transportlag, og transportlaget bruger opsætningerne til at finde det korrekte regnskab at indsætte dokumenter i. Data skal typisk opsættes én gang i forbindelse med installationen og herefter IKKE røres. Der skal være mindst en linje for hvert regnskab i databasen, som skal sende eller modtage handelsdokumenter, stamdata eller NKS betalinger. Indgår dit regnskab i en konstruktion, hvortil der er offentliggjort flere EAN numre, som kan bruges når man sender regninger til samme regnskab, skal du sørge for at alle de relevante EAN numre er opsat, med hver sin række i tabellen. De pågældende EAN numre skal være listet i kolonnen REGNSKABSEAN. Resten af linjernes opsætning skal være identisk for alle linjer som tilhører samme regnskab. Der leveres ikke nogen standardopsætninger til tabellen.

12 Side 12 af 141 Obs! Det samme EAN nummer må ALDRIG pege på to forskellige regnskaber. Nærmere om opsætning af tabellen er beskrevet i den nyeste version af opsætningsvejledningen Transportlag 5.4 Installationsvejledning. Opsætning skal ske af en bruger med nødvendige opsætningsrettigheder eller superbruger, typisk den person der administrerer serveren. Dokumenttype og Profiler Sti: Administration/Programopsætning/Generel Integration/Dokumenttype og Profiler. Under dette menupunkt findes opsætninger for de E-handels dokumenter og datastrømme, som Navision Stat og transportlaget kan sende og/eller modtage via Nemhandels infrastrukturen. Moderniseringsstyrelsen udsender de datafiler, som du skal bruge til at vedligeholde standardopsætningen af tabellerne. Når du indlæser ny opsætning fra Navision bliver alle indadgående og udadgående valideringer automatisk slået til. Det er ikke normalt at institutionen selv skal foretage nogen rettelser i disse opsætninger. Rettelser i tabellerne har vidtgående betydning for transportlagets funktion. En fejl kan betyde, at dannelse, forsendelse og modtagelse af xml-dokumenter sættes ud af funktion, herunder også afsendelse af betalingsfiler. Har institutionen ønske

13 om andre ændringer, skal der ske en dybtgående analyse af konsekvenserne, inden ændringen iværksættes. Side 13 af 141 Bemærk: Hvis dit regnskab bruger IndFak1 eller Indfak2. Skematronvalideringen SKAL slås fra for visse ind og udadgående dokumenter. Du skal foretage den justering, hver gang du har indlæst standardopsætningen. Se nedenfor. IndFak1 og IndFak2: Dokumenttype, profiler og valideringer Hvis du anvender IndFak SKAL du foretage efteropsætning, idet Skematronvalidering skal sættes til Nej for visse dokumenter, jf. nedenstående. For IndFak skal Indadgående skematronvalidering slås fra. Dvs Feltet SkematronvalideringInd sættes = Nej, for de rækker, hvor Type = UBL20 OG Rodnode er Invoice, CreditNote, Statement, Reminder, Order, OrderChange eller UtilityStatement. Endvidere skal Udadgående skematronvalidering slås fra for applikationsmeddelelse. Dvs feltet i SkematronvalideringUD sættes = Nej for den række, hvor Type = UBL20 OG Rodnode er ApplicationResponse. Det SKAL ske fordi IndFak1 og IndFak2 kommunikerer med Navision Stat på private profiler, som ikke er indeholdt i den officielle skematronvalidering fra Digitaliseringsstyrelsen og derfor vil medfører Skematronvalideringsfejl. Validering af dokumenter Med frigivelse af NS frigav Moderniseringsstyrelsen de officielle skema- og skematronvalideringsfiler som Digitaliseringsstyrelsen har frigivet pr. 15. sep NS TS Udvekslingstabel Denne tabel er ikke en opsætningstabel. Indholdet er dynamisk. I NS TS udvekslingstabellen mellemlagres overordnet information om xml-dokumenter som er på vej ind eller ud fra regnskabet. Navision anvender herefter informationen når en indbakke åbnes eller opdateres. Navision anmoder om selve XML filen fra LoggingDb via transportlaget, som herefter mappes til den pågældende indgående dokumentkladde.

14 Når et dokument er kommet succesfuldt ind i Navision Stat, eller afsendt korrekt, så bliver den tilhørende række slettet fra tabellen. Linjen er markeret med Status = Behandler, medens transportlaget eller Navision arbejder med linjen. Side 14 af 141 Du må normalt ikke redigere i tabellens indhold. Hvis der opstår et problem, som kræver redigering eller sletning skal du tage kontakt til Moderniseringsstyrelsens regnskabssupport. Den afhjælpende handling vil afhænge af deres analyse. Brugere der i givet fald skal slette eller redigere i tabellen skal have tilknyttet rollen NS_OPS_INTEGRATION Sti: Administration/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/Udvekslingstabel Det kan ske at et eller andet går galt enten i kommunikationen eller i behandlingen af dokumentet og det efterlader linjer i tabellen med status Mislykket. Skulle det ske, kan du finde information om problemet i tabellen. Værdien i feltet status vil typisk være Mislykket. Som hjælp til overvågningen for mislykkede dokumenter, finder du i Navisions dokumentkladder for Indgående købsdokumenter, Indgående rykkere, Indgående kontoudtog og Indgående NKS retursvar et felt øverst til højre, som viser, hvis der findes et eller flere dokumenter med status Mislykket, som hører til i den pågældende kladde. Fra feltet kan du slå op i en visning af mislykkede dokumenter i NSTS udvekslingstabellen. Rapport NS TS Udvekslingsstatus Du kan også benytte rapporten NS TS Udvekslingsstatus, som du finder her: Sti: Administration/Programopsætning/NSTS Integration/Rapporter/NS TS Udvekslingsstatus

15 Bemærk: Hvis der ligger data i tabellen så vær opmærksom på løbenummeret. Hvis du ser en linje med et tydeligt lavere løbenummer end linjerne for de aktuelle dokumenter i transport, betyder det, at dette dokument er strandet uanset status. Side 15 af 141 Bemærk: Hvis et dokument strander, på vej ind eller ud, ser du det som en linje, der ligger i tabellen i længere tid, typisk m. status Mislykket eller evt. Behandler. Du finder en beskrivelse af problemet i feltet Fejlbeskrivelse og feltet Navision Fejl. Får du brug for support i forbindelse med et strandet dokument, og hvis rapportens informationer ikke er tilstrækkelige, skal du kopiere indholdet af tabellen til et regneark, som sendes til supporten sammen med din beskrivelse af problemet. Hvis kommunikationen mellem Navision og transportlaget får et ukontrolleret nedbrud, kan dokumenter strande med status angivelse = Behandler. Automatisk åbning af indbakken For bedre at kunne afstemme de dokumenter der er afsendt fra IndFak1 og IndFak2 med de dokumenter der faktisk er modtaget i Navision Stat, er det muligt at automatisere åbning af indbakkerne eksempelvis en gang i døgnet. Der kan afstemmes på grundlag af et dataudtræk fra Indgående købsdokumenthoved tabellerne. En periodisk hentning af de sendte dokumenter er en betingelse for et nogenlunde retvisende billede. Jobbet sættes op ved at oprette et Batch Job kort og opsætte Codeunit edoc Refresh Inbound. Sti: Administration/Programopsætning/Batch/Job.

16 Forudsætningen for at jobbet kan afvikles, er at der findes en NAS instans til regnskabet med startparameter GIS. Se nærmere i vejledningerne til GIS og opsætning af NAS. Side 16 af 141 Endpoint Keytype Opsætning Navision Stat kan sende elektroniske handelsdokumenter til debitorer der har et modtagersystem som er registreret i NemHandelsRegisteret med andre endepunkts typer EAN nummer. Tabellen indeholder listen over de typer af Endepunkts identifikatorer som Navision understøtter. Tabellen findes sammen med øvrige opsætninger for elektronisk handel. Sti: Administration/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/Endpoint KeyType Opsætning. Tabellen er også tilgængelig for opslag fra debitorkortet. Moderniseringsstyrelsen udsender den datafil, som du skal bruge til at vedligeholde standardopsætningen af tabellen. Det er ikke normalt at institutionen selv skal foretage nogen rettelser her. E-Bilag opsætning Styringsopsætning Styringsopsætningen rummer generelle opsætninger af betydning for elektronisk fakturering. Sti: Administration/Programopsætning/NS TS Integration/E-Bilag /Styringsopsætning

17 Der skal foretages opsætning her, når regnskabet skal modtage eller sende elektroniske bilag. Til brug for integrationen med IndFak2 er der indført nye felter som SKAL være opsat. Side 17 af 141 Hvis din institution benytter IndFak1 eller Indfak2, er flere af opsætningerne obligatoriske. Bemærk: Det anbefales at opsætningerne for Indfak1 og IndFak2 opsættes så de eksisterer parallelt. Det vil sikre en systemmæssig blød overgang i Navision Stat, mellem de to indkøbssystemer. Forklaring til felterne Felt Sti til XML Dokument er Put på Beskrivelse I feltet angives stien til det elektroniske arkiv for ankommende og afsendte e-handelsdokumenter (jf. installationsvejledning for transportlaget). Det er den faktiske placering der afgør hvad der skal stå. Syntaksen er ofte på denne form: hvor xxx.xxx.xxx.xxx er IP nummeret på den Internet Information Server, der kører Elektronisk Arkiv. Udgået. Var rettet mod OIOXML-0.7 faktura.

18 lager Afstem beløb Brug digital signatur Regnskab EAN Lokation Afstemningspræcision Ekstern- PartnerID Rykker kladdetype Rykker kladdenavn Sæt Brug Dimensionskontostreng Tillad Side 18 af 141 Ja hvis man ønsker, at NS ved accept af købsfaktura/kreditnota skal foretage kontrolberegning af totalen for det oprettede dokument og sammenholde resultatet med den medsendte fakturatotal fra fakturaudstederen. Angiv den afvigelse du ved accept vil tolerere mellem fakturaudsteders angivelse af totalbeløb og Navisions beregning af fakturatotalen inkl. moms. Navision bogfører og betaler det beløb Navision udregner. I dette tilfælde kan det blive nødvendigt at bogføre en evt. "øredifference" for at betale det, som fakturaudsteder ønsker. Ja, hvis man har en aftale med sine leverandører eller med et foranliggende dokumenthåndteringssystem om, at data til Navision skal være forsynet med informationer om digital signatur. Ved Ja tjekker Navision Stat for om felterne Valideringsdato, Signatur ID og Signatur udsteder er udfyldt. Dette er relevant, når institutionen anvender IndFak. Denne værdi bruges når man fra Navision afsender elektroniske handelsdokumenter og NKS betalingsordre. Værdien i feltet angives som ID for dit regnskab og angiver den faktiske afsender i elektroniske salgsdokumenter. Værdien SKAL ligeledes genfindes i feltet REGNSKABSEAN i en linje i NSTS Integrationstabellen for at transportlaget kan kommunikere med regnskabet, så retursvar til regnskabet, for OIOUBL handelsdokumenter og NKS Retursvar håndteres korrekt. Feltet udfyldes med en værdi der er gældende for dit regnskab. Feltet anvendes i forbindelse med IndFak 1 og 2, idet værdien angives i udtrukne Stamdata som identifikation af det regnskab som stamdatasættet hører til. Værdien benyttes i IndFak til at placere stamdatasættet i den rigtige instans af IndFak. Ved accept af indgående rykkere kan man få overført rykkergebyret til en kladde. Angiv kladdetypen her. Ved accept af indgående rykkere kan man få overført rykkergebyret til en kladde. Angiv kladdenavnet her. Feltet er boolesk. Marker feltet med JA Når du benytter IndFak og ønsker at E-Bilagspartnere oprettes med dimensionskontostreng som standard. Ellers Nej. JA, er den obligatoriske værdi for brugere af IndFak. NEJ, er den foretrukne værdi for institutioner, der ikke bruger Indfak. Feltet er boolesk. Marker feltet med ja, hvis du tillader at brugere

19 Købsdoku mentaccept m afvigende moms Samtidig accept og bogføring af Faktura Automatis k accept af Ordre og Ordreændr ing Samtidig accept og bogføring af kreditnota Åbn Indgående Købsdoku menter Åbn Indgående Rykkere Åbn Indgående Kontoudt og Åbn Side 19 af 141 kan acceptere elektronisk købsfaktura og købskreditnota med denne metode. Feltet skal markeres m Ja for IndFak2 institutioner. Metoden beregner den afløftede moms på grundlag af linjernes momsbeløb og momsbogføringsopsætningen. For ØSC institutioner skal det være aftalt med institutionen. Kan kun anvendes af institutioner der benytter IndFak. Feltet må markeres Ja når der foreligger en aftale mellem Institutionen og dens bogholderi (ØSC) om at fakturadokumenter der er konteret i Indfak, må accepteres og bogføres i én proces. Kan kun anvendes af institutioner der benytter IndFak. Feltet må markeres Ja når der foreligger en aftale mellem Institutionen og dens bogholderi (ØSC) om at Ordrer og Ordreændringer der er konteret i Indfak, må medtages i kørslen for Samtidig Accept og bogføring af Faktura. Kan kun anvendes af institutioner der benytter IndFak. Feltet må markeres Ja når der foreligger en aftale mellem Institutionen og dens bogholderi (ØSC) om at kreditnotadokumenter der er konteret i Indfak, må accepteres og bogføres i én proces. Optionsfelt med to muligheder. Kun åbning. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye dokumenter hentes eller behandles. Nye dokumenter skal manuelt hentes fra Indbakken Åbning og behandling. Normal åbning med hentning af nye og efterbehandling af dokumenter som ikke har opnået Klar til accept Optionsfelt med to muligheder. Kun åbning 1. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye rykkere hentes eller behandles. Nye dokumenter skal manuelt hentes fra Indbakken Åbning og behandling. Normal åbning med hentning af nye og efterbehandling af rykkere som ikke har opnået Klar til accept Optionsfelt med to muligheder. Kun åbning 1. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye kontoudtog hentes eller behandles. Nye dokumenter skal manuelt hentes fra Indbakken Åbning og behandling. Traditionel åbning med hentning af nye og efterbehandling af kontoudtog som ikke har opnået Klar til accept Optionsfelt med to muligheder. 1 Anvender man indstillingen Kun åbning på E-bilagsstyringsopsætningen, anbefales det, at man har opsat et batchjob, der en gang i døgnet sørger for at åbne, hente og behandle ALLE indgående dokumenter, således, at man altid har sine indbakker opdateret.

20 Indgående NKS Retursvar Finanskonto ID kode Budget ID kode Dimension ID kode Anlæg ID kode Artskonto ID kode Artskonto ID kode INDFAK 2 Sagsnr. ID kode Sagsopgav enr. ID kode IndFak2 ID kode Omposterings ID Udlignings kode Brug kun købshoved Side 20 af 141 Kun åbning 1. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye retursvar hentes eller behandles. Nye retursvar skal manuelt hentes fra Indbakken Åbning og behandling. Normal åbning med hentning af nye og efterbehandling af retursvar. Udgået 01 blev anvendt v Eprocurement til afkodning af Finanskonto i dimensionskontostreng 02 opsættes, hvis man benytter IndFak1 eller IndFak2. Benyttes ved afkodning af Budget i dimensionskontostrengen. 03 opsættes, hvis man benytter IndFak. Benyttes ved afkodning af dimensioner fra dimensionskontostrengen. 04 blev anvendt v. Eprocurement. Benyttes ved afkodning af Anlægskonto i dimensionskontostreng i OIOXML-0.7 dokumenter. Anvendelsen er udgået. 05 opsættes, hvis man benytter Indfak1. Benyttes ved afkodning af artskontotyperne Finans kto nr, Anlægs nr og Leverandørs Vare nr i en dimensionskontostreng. 15 opsættes, når man benytter Indfak2. Benyttes ved afkodning af artskontotyperne Finans kto nr, Anlægs nr og Internt Varenummer i en dimensionskontostreng 06 opsættes, når man benytter IndFak2. Koden benyttes ved afkodning af Sag i en dimensionskontostreng 07 opsættes, når man benytter IndFak2. Koden benyttes ved afkodning af Sagopgavenummer i en dimensiomskontostreng 90 opsættes når man benytter IndFak2. Koden benyttes ved afkodning af IndFak2 ID i dimensionskontostrengen. IndFak2 ID følger dokumentet på tværs at IndFak2 og Navision Stat og benyttes i IndFak2 til at spore dokumenter fra sendt til Navision Stat, og til at tilknytte de returnerede Applikationsmeddelelser og de bogførte poster der returneres til IndFak2 med Transaktionsdataudtrækket fra Navision Stat. 99 opsættes, hvis man benytter Indfak1. Benyttes ved afkodning af dimensionskontostreng. 99 angives på omkonteringsdokumenter og benyttes til visse tjek i forbindelse med omposteringsdokumenter. UDLIGNING opsættes, hvis man benytter Indfak. Benyttes ved afkodning af dimensionskontostreng. Angives på omkonteringsdokumenter og benyttes til visse tjek i forbindelse med udligningen ved ompostering. Udgået Blev anvendt for OIOXML-0.7 dokumenter og Eprocurement.

21 dimension Medtag indbakkehoveddimension Send E- Bilag Automatisk opdatering af Kreditor Kontroller E-bilag afrunding Side 21 af 141 Udgået Blev anvendt for OIOXML-0.7 dokumenter og Eprocurement. Feltet har fire mulige værdier: Nej Spørg Ja Afventer afsendelse Feltet angiver om salgs E-Bilag skal sendes automatisk. For de fleste er den foretrukne opsætning Ja for afsendelse af salgsdokumenter i umiddelbar forlængelse af bogføring. Ønsker man primært at massebogføre, eller at afsende ved at bruge funktionen til at sende usendte bilag, anvendes typiske Nej eller Spørg. Optionen Afventer afsendelse kan du benytte, hvis du vil sende dokumenterne batchvist. Til det formål skal du have opsat Codeunit , Send Pending Edocument i et batchjob, for periodisk at aktiverer automatisk forsendelse i af E-bilag baggrunden for bogførte salgsdokumenter. Ja angiver, at ved accept af indgående E-Bilag, bliver betalingsoplysninger på kreditorkortet erstattet med dem fra det modtagne dokument. Der oprettes evt. også nyt kreditorbankkort Funktionen virker sammen med opsætning af Handling for den aktuelle betalingsmetode i OIO betalingsmetode -tabellen. Værdien i Handling for den pågældende metode skal være Brug betalingsmetode fra det modtagne dokument. NS vil først søge at oprette komplette betalingsoplysninger. Hvis det ikke kan ske med de medsendte data, oprettes betalingsmetode for en ukomplet betaling. Nej betyder, at opsætningen af Handling i OIO Betalingsmetode-tabellen har sædvanlig betydning for dokumentet. Her angiver du om Navision Stat skal kontrollere, om der er tastet flere end to decimaler på linjeantal og enhedspriser ved elektronisk salgsfakturering. Den normale opsætning er Nej (blank), da valideringerne for decimaler på enhedspriser og antal er lempet. Oplever du, at en fakturamodtager alligevel validerer skrappere, må du kreditere og bogføre ny faktura, hvor du højst har to decimaler på enhedspriser og antal. Værdien Ja sørger for at gennemføre check for at der kun er to decimaler på enhedspris og antal.

22 Side 22 af 141 I det følgende refereres der til det foranliggende indkøbs- og fakturahåndteringssystem generelt som IndFak uanset om der er tale om IndFak1 eller IndFak2. Hvor det er vigtigt at der skelnes, vil det fremgå. OIO Betalingsmetode Sti: Administration/Programopsætning/NS TS Integration/E-Bilag /Styringsopsætning/ Menuknap Funktion/Menupunkt OIO Betalingsmetode I tabellen opsættes, hvorledes Navision Stat skal behandle de informationer om betalingsmåde som kreditor medsender i sin OIOUBL2 faktura, dvs. hvilke Navision interne betalingsmetoder det skal oversættes til. Moderniseringsstyrelsen leverer data til standardopsætning af tabellen. Opsætningen indlæses via dataport. Sti: Økonomistyring/Finans/Periodiske aktiviteter/ Generel data ind og udlæsning/oio betalingsmetoder I felterne Betalings måde kode, Konto Type, Kort Type, OIO Documenttype og Ukomplet Betalingstype er opsat de kombinationer af værdier, der forventes modtaget fra kreditorerne. Hvis der modtages kombinationer fra kreditorer, som ikke umiddelbart er kendtik kan disse kombinationer oprettes i tabellen for på denne måde at få det modtagne dokument accepteret (jvf. afsnit vedr. kontrol af betalingsoplysninger senere). I tilfælde af at man accepterer ukomplette eller ugyldige kombinationer, bør du gøre afsenderen opmærksom på, at der er ugyldige data i hans/hendes dokument. Bemærk. Det gamle format OIOXML07 elektronisk faktura garanteres IKKE understøttet. Felt Beskrivelse

23 Betalingsmåde Konto Type Kort Art OIO Document Type Ukomplet Betalingstype Betalings Form PM Handling Side 23 af 141 Feltet indeholder en betalingsmåde eksempelvis Indbetalingskort, Kontooverførsel, FÆLLES INDBETALINGSKORT (93) el. a. Feltet indeholder en konto type eksempelvis FIK, Giro, Bank eller IBAN. Feltet indeholder kortart eksempelvis 01, 04, 71 eller NULL (i tilfælde af at der ikke anvendes indbetalingskort). Her kan tastes de OIO dokumenttyper, som anvendes samt blank. Værdien giver mulighed for at håndtere betalingsoplysninger på de forskellige OIO dokumenttyper (og blank type) forskelligt. Årsagen til at denne mulighed ønskes er, at LæsInd dokumenterne ofte ikke har angivet betalingsinformationer korrekt. Feltet indeholder en af de fire attributtyper som afsenderen af en OIOUBL faktura, benytter til at angive sin ønskede Nemkontobetalingstype. Feltet må kun udfyldes i de rækker, hvor Betalingsmåde kode = DK:NEMKONTO Værdien benyttes at systemet til sammen med de øvrige identifikatorer, til at udpege den Nemkonto betalingstype der skal anvendes. Feltet indeholder den PMbetalingsmetode som Navision Stat vil anvende internt for den pågældende linjes kombination at Betalingsmådekode, Kontotype kode, Kort type og Ukomplet betalingstype. Du skal sikre dig at det er den rigtige betalingsform der er opsat, svarende til den givne kombination. Feltet kan indeholde følgende handlinger, Spærring med fejl (Handlingen medfører, at der ved forsøg på Accept af dokumentet udløses en fejlmeddelelse.) Brug Kreditor Standard (Ingen opdatering) Handlingen medfører, at betalingsoplysninger fra kreditor stamkortet anvendes på det aktuelle dokument. Der foretages ikke nogen opdatering af betalingsoplysninger på kreditorstamkortet. Brug betalingsmetode fra det modtagne dokument (Handlingen medfører, at betalingsoplysninger fra det modtagne dokument anvendes afhængig af Opsætningen i Styringsopsætningens felt Automatisk opdatering af kreditor: JA/Nej.) For Ja anvendes dokumentets betalingsdata ved oprettelsen, og kreditoren opdateres samtidig. For Nej valideres dokumentets betalingsdata mod de opsatte betalingsoplysninger på Kreditorkortet. Vis meddelelse (Handlingen medfører, at der vises en

24 Maske Meddelelse Side 24 af 141 meddelelse angivet i feltet Meddelelse.) Her vælges hvorledes betalingsoplysningerne fra dokumentet skal overføres til den oprettede købsfaktura i Navision. Bank: Oplysninger om bankkonto mv. overføres til det oprettede dokument FIK/Giro: Oplysninger om indbetalingskort overføres til det oprettede dokument DirectDebit: Det oprettede dokument forsynes med en betalingsform, som i Betalingsformer tabellen er opsat med OIOBetalingstype = Direct Debit. IBAN: Ukomplet: Her kan opsættes tekst for en skærmmeddelelse, som vises, hvis der for den fundne betalingsmetode er opsat Vis meddelelse i feltet Handling. I OIO betalingsmetode tabellen må du kun opsætte Betalingsmetode PM med en værdi der reelt er dækkende for den aktuelle kombination af Betalingsmåde kode, Kontotypekode, Kort Type, OIO Dokument type og Ukomplet betalingstype. I de fleste tilfælde betyder det at der kun skal opsættes komplette betalingsmetoder. Ved accept af et købsdokument undersøger Navision Stat om dokumentets data matcher en linje med en af de opsatte betalingsmetoder. Hvis ja, anvendes den, og fakturaen accepteres. Hvis der ikke findes data der matcher en opsætningslinje for en opsat betalingsmetode kan det skyldes flg.: manglende opsætning eller fakturaafsender har angivet mystiske informationer om Betalingsmetode, Konto Type eller Kort Type, eller afsender netop IKKE har lagt data til identifikation af en specifik (Fin. GIK, Bank, Nemkonto eller Direct Debit) I de to første tilfælde kan du vælge at udbedre med en tilføjelse i opsætningen. I tredje tilfælde vil Navision spørge, om du ønsker at oprette med en ukomplet betalingsmetode (CPR, CVR eller P-nr. betaling). Du skal ikke lappe i opsætningen. Finder systemet information til identifikation af en specifik betalingsmetode, oprettes dokumentet med den, afhængig af opsætningen for Automatisk opdatering af kreditor.

25 Direct Debet I OIOUBL kan afsenderen angive at fakturaen allerede er betalt ad en anden vej. Det betyder at den modtagne faktura ikke skal udløse endnu en betaling til kreditoren. Du skal derfor sikre dig at sådanne fakturaer, når de bliver accepteret, bliver oprettet med betalingsmetoden, Manuel, og helt optimalt også får angivet modkonto, således at kreditorposten bliver lukket samtidig. Side 25 af 141 Bemærk: For Direct Debet Fakturaer honoreret ved Direct Debit er kendetegnet ved at Betalings Måde Kode = BETALINGS- ELLER LEVERANDØRSERVICE (49) og KontoType Kode = INTERNATIONAL DIRECT DEBIT, NATIONAL DIRECT DEBIT eller PBS. De kombinationer i tabellen der retter sig mod sådanne Direct Debit fakturaer SKAL være opsat med: Betalingsform PM = Manuel betalingsmetode, Handling = Brug betalingsmetode fra dokumentet, Maske = Direct Debit Meddelelse = Direct debit faktura, automatisk trukket i Banken Bemærk: For Direct Debit For at du bedst sikrer at fakturaer som ankommer med DirectDebit betalingsform IKKE bliver søgt ud i udbetalingskladden og betalt endnu en gang, skal du også foretage en opsætning i Betalingsformer tabellen. Betalingsformer tabellen Sti: Programopsætning/Økonomistyring/Betalingsformer. I betalingsformer tabellen oprettes en Betalingsform med OIOBetalingstypen = Direct Debit og en modkonto. Modkontoen SKAL være en mellemregningskonto. Kreditorposten lukkes derved straks med modposten, der dannes på mellemregningskontoen. Derved kommer fakturaen ikke til betaling endnu en gang. Den post der dannes på modkontoen skal senere lukkes med en modsvarende modpost til trækket på Banken, som er foranlediget af DirectDebit aftalen. Den

26 post skal dannes, evt. v opsatte afstemningsregler ved indlæsning af Bankkontoafstemning. Side 26 af 141 Når Automatisk opdatering af kreditor på Styringsopsætningen er Ja : Der søges på det modtagne dokument for nødvendige data til afvikling af komplet betaling. Hvis dette er i orden, accepteres fakturaen med en komplet betaling baseret på oplysningerne i dokumentet. Hvis den aktuelle betalingsoplysning ikke findes på kreditoren, oprettes den. Hvis eksempelvis kortart eller betalingsadresse er anderledes så ændres den. Hvis der anvendes en anden bankkonto så oprettes nyt bankkort. Findes der i bilaget ikke tilstrækkelige data til at foretage en komplet betaling, søger Navision Stat om der findes P, CVR, SE, CPR-nummer på det modtagne bilag. Navision opretter herefter NKS betalingsdata til en ukomplet betalingsmetode og anvender disse på dokumentet. Denne indstilling anbefales. Når Automatisk opdatering af kreditor på Styringsopsætningen er Nej : Ved accept valideres at betalingsoplysningerne på det indgående dokument (se Faneblad Betaling) er i overensstemmelse med betalingsmetode og oplysning, opsat på kreditors opsætning. Ved afvigelse standses accept med meddelelse og du må justere opsætningen. Ved Match: Funktionen afhænger af feltet Handling i OIO betalingsmetode tabellen. A) Handling = Brug betalingsmetode fra det modtagne dokument, OG der findes en mapning i OIO betalingsmetodetabellen: Så undersøges efterfølgende om data i det ankomne dokument stemmer med opsætningen på kreditor. Er det tilfældet, fortsættes oprettelsen. Hvis data til betalingsmetoden findes OG afviger fra kreditorkortets, så standses med meddelelse om at kreditor oplysninger skal rettes. Hvis data til den fundne betalingsmetode mangler, får du en dialogboks, om du ønsker at NS forsøger at oprette en ukomplet betaling. Svar Ja hvis det ønskes, ellers Nej og accepten standses.

27 B) Handling = Brug betalingsmetode fra Kreditorkort, OG der findes en mapning i OIO betalingsmetodetabellen: Dokumentet accepteres og oprettes med betalingsdata fra opsætningen. De anvendte betalingsdata kan i så fald afvige fra de medsendte og kræve en forklaring i forbindelse med frigivelse. Side 27 af 141 P nummer og CVR nummer er tidligere i processen anvendt til at identificere det relevante kreditorkort. Hvis der svares Ja til anvendelse af ukomplette betalingsmetoder, anvendes disse oplysninger igen. Det undersøges, hvilke værdier af P-nummer, CVR-nummer, SE-nummer og CPR-nummer der skal anvendes. Der anvendes fortrinsvist P-nummer betaling ellers CVR nummer. CVR nummer er obligatorisk på OIOUBL-2.0 faktura, og denne værdi anvendes hvis P-nummer ikke findes. For OIOXML-0.7 faktura kan anvendes såvel CVR som SE nummer til identifikation af kreditor. I mangel af P-nummer anvendes CVR nummer, hvis det findes, ellers SE. På Moderniseringsstyrelsens hjemmeside på Navision Stat release sitet finder du fil til opsætning af OIOBetalingsmetode tabellen OIO Betalingsmetoder_ddmmåååå.txt. Se nærmere i Systeminfoen for den seneste frigivelse. Anvend den seneste version. Gebyropsætning (udgået) Sti: Administration/Programopsætning/NS TS Integration/E-Bilag /Gebyropsætning Bemærk: Anvendelsen er udgået. Gebyropsætningstabellen blev anvendt for OIOXML-0.7 dokumenter. Opsætningen er IKKE relevant for IndFak og OIOUBL.2 købsdokumenter. Opsætningen udgår i en senere release. Afsenderopsætning Sti: Administration/Programopsætning/NS TS Integration/E-Bilag /Afsenderopsætning IndFak2 Opsætningen i denne tabel er vigtige i forhold til integrationen med IndFak2. Tabellen bliver opsat med standardværdier ved konvertering fra NS til NS Hvis du opretter et nyt regnskab skal du selv opsætte de nødvendige værdier. Felt Afsender ID Afsender ID Type Beskrivelse Udfyldes med værdier for de afsender endpoints som man ønsker opsat. Udfyldes med de tilhørende endpoint typer

28 Afsendernavn Forbyd accept af afvist dokument IndFak2 ID på applikationsme ddelelse Side 28 af 141 Udfyldes med et sigende navn for det system som afsender fra det pågældende endpoint med Afsender ID/ type. Med satandardopsætningen kan man genkende om et dokument er sendt fra IndFak1 eller IndFak2. Ja for IndFak2. Et dokument fra IndFak2, som afvises i Navision Stat, bliver genåbnet i IndFak2. Der må ikke findes to eksemplarer af samme dokument til accept i NS, da det vil give inkonsistens mellem informationer i IndFak2 og Navision Stat. Derfor må afviste dokumenter fra IndFak2 ikke senere accepteres. Ja for IndFak2. IndFak2 sender et unikt ID med det oprindelige konteringsdokument. Denne værdi skal returneres til IndFak2 i Applikationsmeddelelsen. Værdien følger ligeledes det accepterede dokument og de bogførte poster hvorfra de returneres til IdnFak2 i transaktionsdata. På den måde kan IndFak2 samle status for et dokument sendt til Navision Stat. Standardopsætningen for tabellen Afsenderopsætning er: Afsender ID Afsender ID Type Afsendernavn Forbyd accept af afvist dokument EAN INDFAK2 TEST Ja Ja EAN INDFAK1 PROD Nej Nej EAN INDFAK2 PROD Ja Ja IndFak2 ID på applikationsmeddelese XML-bro Sti: Administration/Programopsætning/ Generel Integration/NS TS Integration/XML Bro Her finder du opsætningerne, vedrørende Navision Stats dannelse og afkodning af XML-dokumenter som afsendes, hhv. modtages af Navision Stat. Kun brugere med opsætningsrettighed til generel integration kan foretage opsætninger. Det vil være usædvanligt, at du som bruger i institutionen eller dens regnskabsafdeling skal ændring i opsætningen. Moderniseringsstyrelsen levere og vedligeholder standardopsætning til punkterne XML Bro Mapninger og Kodelister. Du skal kun finpudse opsætningen under kodelistemapninger, hvis du anvender vareenheder som ikke er indeholdt i Moderniseringsstyrelsens standardopsætning.

29 Har institutionen behov for andre ændringer end i kodelistemapningen, skal der ske en dybtgående analyse af konsekvenserne inden ændringen iværksættes. Side 29 af 141 XML-bro Mapning Sti: Administration/Programopsætning/ Generel Integration/NS TS Integration/XML Bro/XML Bro mapninger Her finder du de dokumentspecifikke opsætninger, der vedrører Navision Stats behandling af indad- og udadgående XML-handelsdokumenter. Opsætningerne rummer mapning på feltniveau mellem Navision Stats ind/udbakketabeller og elementerne i de respektive xml-dokumenter. Hvert dokument som håndteres, har sit eget xmlns (Namespace). Der findes et XML Bro mapningskort for hvert dokument som håndteres. Bemærk: Det vil være udsædvanligt, hvis du i en Navision Stat institution selv skal foretage nogen som helst rettelser i disse opsætninger! Moderniseringsstyrelsen frigiver datafiler til vedligehold af standardopsætningen af tabellerne. Rettelser i tabellerne har vidtgående betydning for transportlagets funktion. Bemærk: Anvend kun opsætningsfil som svarer til din aktuelle version af NavisionStat. Filerne er navngivet svarende til Navision Stat versionen. Bemærk: Har institutionen behov for en ændring skal der ske en dybtgående analyse af konsekvenserne inden ændringen iværksættes OG institutionen er selv ansvarlig for at sikkerhedskopiere denne opsætning. Bemærk: Har du behov for ændringer eller tilføjelser i XML bro mapningerne eller helt nye XML brokort, skal du sikre dig dokumentation for din opsætning. Det kan ske ved at du udlæser opsætningen helt eller delvist. Moderniseringsstyrelsens opsætningsfil til Navision Stat overskriver dine lokale rettelser i alle de XML-bro kort som Moderniseringsstyrelsen understøtter. Hvis du foretager rettelse i en af disse mapninger, skal du derfor selv efterfølgende tilføje/tilpasse for at genetablere dine lokale rettelser. Har du oprettet nye XML bro mapningskort m andre navne og til andre Namespaces vil de ikke være berørt ved indlæsning af Standard opsætningen. Kodelister Under dette menupunkt opsætter du lister for værdier som skal skiftes ud ved mapningen, eksempelvis enhedskoder. Enheder Under dette menupunkt finder du tabellen med de enhedskoder for køb og salg der er sat op i dit regnskab

30 Kodelistemapning Du skal specifikt sikre at dine enhedskoder er mappet i forhold til de OIOUBLgyldige værdier. Kun hvis standardopsætningen dækker alle dine private enhedskoder skal du ikke gøre noget Side 30 af 141 Der er for OIOUBL-2.0 dokumenter defineret en fast liste af gyldige enhedskoder. Enhedskoder fra den liste SKAL optræde i OIOUBL-2.0 dokumentet. Der må IKKE mangle enhedsværdier i dokumentet eller anvendes værdier som er ukendt på listen. Værdierne skal kunne findes i urn:un:unece:uncefact:codelist:specification:66411:2001, som eksempelvis kan ses her: 2.0/cl/gc/cefact/UnitOfMeasureCode-2.0.gc Derfor findes i Navision Stat en kodelistemapning, som anvendes i XML-Bro mapningen. Med Navision Stats XML bro levers listen med de enhedskoder som skal anvendes i OIOUBL-2.0, samt en standard kodelistemapning mellem et antal typiske enhedskoder i Navision og tilsvarende værdier i OIOUBL-2.0. De findes under kodelisten benævnt UNITCODE. Bemærk: Listen med mapninger af enhedskoder kan ikke leveres komplet fra Moderniseringsstyrelsen, da de enkelte regnskaber har frihed til at vælge egne enhedskoder. Du skal derfor selv, inden du afsender eller modtager OIOUBL-2.0 handelsdokumenter (faktura, kreditnota, ordre mv.), hvor du sælger eller køber i enheder (stk. styks, kasse, palle, time timer, liter, ton, skovrummeter, mv.) sikre dig, at alle nødvendige opsætninger mellem dine Enheds-værdier i Navision Stat i tabellen Enheder og OIOUBL s enhedskoder (EA, BX, PF, HUR mfl.) er gennemført. Du skal oprette separat kodelistemapning for udadgående hhv. indadgående dokumenter. I XML bro mapningerne er det de steder hvor det er relevant, opsat at UNITCODE kodelistemapningen skal anvendes.

31 Side 31 af 141 På ovenstående billede ses de tre tabeller der indgår i kodeliste mapningen. Den første tabel NS TS Kodeliste udfyldes automatisk ved indlæsning af datafil med én linje m. koden UNITCODE. Den sidste tabel NS TS Kodelisteværdi udfyldes automatisk ved indlæsning af datafil med alle gyldige enhedskodeværdier i kodelisten for OIOUBL-2.0. Den midterste tabel opsættes ligeledes med de mest oplagte mapninger mellem tabellen Enheder tabellen og OIOUBL-2.0 enhedskoder. Det er i dette vindue du eventuelt selv skal tilføje eller ændre mapninger. Bemærk: Du skal tjekke at de nødvendige mapninger for dine værdier i tabellen Enheder er dækket ind af denne standardopsætning. Hvis du har værdier i tabellen Enheder, som ikke figurerer i NSTS kodeliste mapning tabellen (den midterste tabel), skal du selv opsætte de nødvendige mapninger. Opsætningen er første gang beskrevet i Opsætnings og konverteringsvejledningen i forbindelse for overgang fra NS 3.60 til NS 5.0. Bemærk: Har du behov for sådanne ændringer eller tilføjelser, skal du sikre dig dokumentation for din opsætning. Når du indlæser XML-bro mapningen overskrives din lokale kodelisteopsætning. Efter indlæsning af standard opsætningen skal du derfor foretage genopsætning af dine lokale kodelistemapninger. Det sker således: Sti: Administration/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/XML Bro/Kodeliste.

32 Med menuknappen Kodeliste vælger du om du vil opsætte en indadgående eller udadgående mapning. Der skal opsættes mapninger begge veje. Vær opmærksom på at du godt kan have flere enheder som skal oversættes til samme OIOUBL kode og omvendt. Side 32 af 141 Eksempel: Eksempel: Både stk. og styk udadgående oversættes til EA og indadgående kan BX og CS oversættes til kasse (Case har bl.a. betydningen kasse) Indadgående kodelistemapning I NSTS kodeliste vælger du linjen med Koden = UNITCODE. Med Menuknappen Kodeliste vælger du menupunktet Indgående Map I feltet Fra vælges en værdi fra NS TS Kodelisteværdi dvs. en officiel værdi som kan optræde i et indadgående OIOUBL2 dokument. I feltet Til skrives den tilsvarende enhedskode fra Enheder tabellen.

33 Her må du gerne være lidt kreativ, idet du jo vanskeligt på forhånd kan gætte alle de officielle enhedskoder som dine leverandører kan finde på at anvende. Du kan opsætte flere officielle værdier til at pege på samme interne værdi, så du på den måde har mulighed for at dække dig nogenlunde ind. Side 33 af 141 Udadgående kodelistemapning I NSTS kodeliste vælger du linjen med Koden = UNITCODE. Med Menuknappen Kodeliste vælger du menupunktet Udgående Map I feltet Fra vælger du dine enhedskoder fra Enheder tabellen. I feltet Til angiver du den tilsvarende værdi som skal optræde i OIOUBL2 dokumenter. Du skal opsætte en linje for hver enhedskode i Enheder tabellen. Periodiske aktiviteter Her finder du forskellige kørsler som du måske, men ikke nødvendigvis får brug for. Indlæs XML fra fil Denne rapport skal du bruge hvis du har behov for at indlæse en fil (eksempelvis OIOUBL faktura) som skal mappes ind i Navision uden at du kan benytte transportlaget. OBS: Denne funktion mapper kun data du får ikke mulighed for at anvende Vis original idet filen ikke lagres i Elektronisk arkiv. Importer eksempelskabelon Dette punkt benytter du, hvis du har brug for at oprette indhold i en ny mapningsbro og opsætte mapninger for et nyt dokument. Det vil sandsynligvis ikke være aktuelt, og er derfor ikke beskrevet yderligere her. Dokumentation XML-bro Rapport som udskriver XML-bro mapningen. Det er en voldsom datamængde, så sørg for at bruge Vis udskrift og filtrér så snævert som muligt inden du evt. udskriver på papir.

34 Indlæs / udlæs opsætning Her finder du dataporte til indlæsning af opsætninger for henholdsvis XML Bro opsætningen, Profilopsætningen og Endpoint Key Type Opsætning. De benyttes normalt kun i forbindelse med indlæsning af opsætningsfiler frigivet af Moderniseringsstyrelsen. Brugen er beskrevet i Systeminfoen udgivet sammen med frigivelsen. Konsultér systeminfoen. Side 34 af 141 Integration m. IndFak Check stamdata for IndFak Rapporten er rettet mod integration med IndFak1, da den er bygget iht. stamdataspecifikationen til IndFak1. Rapporten kan bruges som rettesnor ifbm. IndFak2 for at leverer nogle fornuftige stamdata. Men da der leveres flere stamdata til IndFak2 Tjekkene er dog indført af hensyn til begrænsninger i IndFak1. Disse begrænsninger gælder ikke i IndFak2. Sti: Administration/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/E-Bilag/Check Stamdataopsætning Rapporten Check stamdata opsætning foretager check på opsætningsdata der udtrækkes til IndFak. Fanebladet NS E-Bilag Setup log skal normalt afvikles uden filtre idet rapporten tjekker kreditorkort der er sat op med Ebilagspartner som skal trækkes ud i stamdata.

35 Side 35 af 141 Fanebladet Indstillinger. Her skal du markere Kontrollér Alias for Ja, når du anvender Alias OG dit regnskab anvender IndFak. Du skal markere feltet Udelad kreditor advarsel, hvis du ved at I har mange kreditorkort, hvor værdien i CVR nummer feltet afviger fra dansk CVRnummer syntax. Bemærk: Du skal anvende rapporten hvis dit regnskab benytter IndFak. Rapporten skal køres hver gang der foretages ændringer i de opsætninger som indgår i stamdataudtrækket, dvs. virksomhedsoplysninger, finanskonti, dimensioner, kreditorer, anlæg og budgetter. Rapporten tjekker de kreditorer der har en E-Bilag Partner som er opsat til Eksporter kreditorstamdata = JA, OG Kreditorkortets felt Spærret = <blank> eller <Betalinger> Rapporten tjekker for om kreditorkortet har data i et af felterne CVR, SE, P Nr., CPR, EAN og Anden ID tjekker Kreditor CVR nummer; giver fejl hvis feltet er tomt eller længere end 16 karakterer.

36 Tjekker Kreditor CVR nummer; giver fejl hvis samme værdi optræder i stamdata for mere end et kreditorkort i stamdata. Tjekker Kreditor CVR nummer for 8 cifret heltal og giver meddelelse/advarsel for alle afvigelser herfra. Der gives besked om at tjekke da debitor kan være udenlandsk. Disse beskeder kan slås fra på Indstillinger fanen med feltet Udelad kreditor advarsel Side 36 af 141 Derudover renser rapporten visse data i . Endvidere kontrolleres for manglende beskrivelse på Budget, Anlæg, Dimension og Dimensionsværdi. Eksempler på meddelelser: Rapporten skal give Opsætningen er uden fejl for alle de områder den undersøger. For hver linje der afviger fra rapportens tjek, ser du en linje i rapporten med en besked. For Kreditorsektionen gælder dog at man skal skelne mellem fejl og advarsler. Fejl skal rettes, da stamdataudtrækket ellers fejler. Advarsler kan forekomme vedrørende Kreditors CVR nummer, idet IndFak accepterer mellem 1 og 16 karakter, medens et dansk CVR nummer altid er et 8cifret heltal. Da forventningen er at kreditorerne altovervejende er danske, giver rapporten advarsel når et opsat kreditor CVR-nummer afviger fra alm. dansk standard, idet der måske kan være tale om slåfejl. Disse afvigelser vil påkalde sig opmærksomhed, ved hver kørsel af rapporten. Hvis man har et vist antal kreditorkort som skal være opsat med anderledes værdi i CVR nummer kan man evt. føre dem på en liste, eller tildele disse kreditorer særlige U-numre så man af oversigten umiddelbart kan se om det ser OK ud.

37 Side 37 af 141 Fejl på CVR-nummer gives ved manglende eller for lang værdi, eller ved dubletter. Ovenstående eksempel viser at der er en fejl pga. dubleret CVR nummer, samt en fejl fordi CVR nr. er længere end 16 karakterer. Endvidere gives advarsel om CVR nr., der afviger fra alm. dansk syntaks på 8cifret heltal. Yderligere vises fejl advarsel for et Alias der mangler beskrivelse. Bemærk: Rapporten rapporterer alle de tilfælde, hvor Kreditorkortets felt CVR nr. afviger fra et 8 cifret heltal. Hvis feltet er tomt, data er for langt eller data findes som dubletværdi på en anden kreditor m stamdataopsætning, markerer rapporten fejl. Ret fejlen! Bemærk: Hvis du har opsat et 10cifret heltal vil IndFak1 opfatte dette som et potentielt personnummer. IndFak1 har særlig opsætning, hvor din institution kan bestemme om denne værdi må indlæses, eller skal udelades. Hvis du har udenlandske kreditorer som du ønsker overført til IndFak1, skal du derfor sikre dig at de på kreditorkortets CVRnr felt IKKE er opsat med 8 eller 10 cifret heltal. Tilføj gerne en landekode foran. Bemærk: Valideringen af stamdata til IndFak1 forventer at der findes opsat standarddimensioner i regnskabet, da sådanne udlæses i udtrækket. For at udgå eksportfejl skal du sikre dig at regnskabet har opsat mindst én standarddimension/forslagsdimension uanset at du skal bruge den. Opsæt eksempelvis det foretrukne delregnskab på en finanskonto eller kreditor. For IndFak2 gælder denne betingelse ikke. Eksporter stamdata Bruger du IndFak1 skal du have opsat det tilhørende MasterdataAdvanced stamdataeksportjob. Normalt er der opsat job på serveren til at køre det en gang pr. døgn. Dette afsnit er ikke relevant for IndFak2, da IndFak2 udtrækker stamdata vhja. en GIS integration. Hvis det også er angivet i Navision i NS TS Integrationstabellen, kan du også starte afsendelse inde fra Navision ved at aktivere en kørsel her: Sti:\Administration\IT-administration\WFS\Send Stamdata til WFS. Se evt. den relevante version af installationsvejledningen for transportlaget t. NS5.4 mht. opsætning af stamdataeksport og opsætning i Navisions NSTS integrationstabel. Stamdata-udtrækket til IndFak indeholder i grove træk følgende: Finanskonti der henhører til resultatopgørelsen og som ikke er spærrede Kreditorer der ikke er spærret og som er opsat med eksporter stamdata. Anlæg der ikke er spærret eller solgt. Dimensioner og dimensionsværdier der ikke er spærret.

38 Alias der ikke er spærret. Spærrede dimensionskombinationer Forslagsdimensioner som ikke er spærret, hørende til Kreditorer, Finanskonti og Anlæg Side 38 af 141 IndFak2 afhenter selv de ønskede masterdata ved hjælp af en GIS forespørgsel via datastrømmen IFS_MASTER. Eksportér transaktionsdata Bruger du IndFak1 skal dit regnskab sende informationer fra Navision Stat til IndFak1, om hvilke fakturaer der er betalt (helt eller delvist). Det giver IndFak1- brugeren mulighed for at se betalingsstatus for sine dokumenter. Disse data overføres med Transaktionsdatajobbet som skal være opsat på serveren, normalt m. schedulleret afvikling. Hvis jobbet er angivet i NSTS Integrationstabellen kan du også igangsætte det fra Navision: Sti:\Administration\IT-administration\WFS\Send Transaktionsdata til WFS. Dette afsnit er ikke relevant for IndFak2, da IndFak2 udtrækker transaktionsdata vhja. en GIS integration. Alias i Navision og IndFak IndFak1 og IndFak2 behandler Alias forskelligt. Ad IndFak1 - Alias overføres fra Navision til IndFak1 med MasterDataAdvanced. Alias og dens værdier (men ikke opsætning) eksporteres i stamdataudtrækket på samme måde som en dimension. Det betyder at Alias er underlagt samme krav som dimensioner der skal eksporteres. Brugeren i IndFak1 ser Alias som en dimension. I IndFak1 sker der ingen udfoldning, og man kan i IndFak1 derfor ikke se hvilken kontering et Alias repræsenterer. Det konterede Alias føres fra IndFak1 til Navision som en dimension i dimensionskontostrengen. Der er knyttet særlig funktionalitet i Navision Stats behandling/udfoldning af Alias fra en dimensionsstreng. Derfor er Dimensionen Alias reserveret til det særlige funktionalitetsområde i Navision Stat der er dækket af Aliaskontering. Der kan i selve Navision Stat ikke konteres på en dimension Alias. Ad IndFak2 Alias med hele Aliasopsætningen udtrækkes med GIS stamdataudtræk. Når brugeren i IndFak2 konterer et Alias indsættes Aliasets opsætning, og returneres således som eksempelvis: Finans konto, Dimensioner, Momsproduktbogføringsgruppe; Sag, Sagsopgave. Alias koden findes ikke i dimensionskontostrengen returneret fra IndFak2.

39 Opsætning og anvendelse af Alias er i øvrigt beskrevet i manualen for Finans. Hvis du arbejder med Aliaskontering med integration til sager skal du også orientere dig i Sager manualen. Side 39 af 141 Dimensionens Alias opløses af behandlingsprocessen i de elementer (konto, vare, anlæg, dimensioner, sagsoplysninger, Momsbogføringsgrupper mv.) den består af jf. den aktuelle opsætning i Aliaskontering (Sti: Økonomistyring/Opsætning/Alias/Aliaskontering). Hvis der er konflikt mellem konto og dimensioner konteret direkte i strengen, og finanskonto og dimensioner konteret i Alias, så er det altid værdi afledt af Alias der vinder. Bemærk: Vedr.: IndFak1. Der må ikke være konflikt mellem artskonteringen (Finanskonto, Anlægsnr., Varenr.) på en ordres linje og den fakturalinje, som skal opdatere den. Hvis det indtræffer, vil processen stoppe med en fejl. Der må tilsvarende ikke være konflikt mellem ordrelinjens artskontering og artskonteringen på fakturalinjen styret af Alias. Fejlen der fremkommer skyldes at linjen forsøges genskrevet, hvilket ikke kan ske når der er modtaget på linjen. Via dokumentets menuknapper Dokument eller Linje og menupunktet Dimensionskontostreng ser du selve dimensionsstrengen. Via dokumentets menuknap Dokument eller Linje og menupunktet Dimensioner ser du de resulterende dimensioner.

40 Side 40 af 141 De dimensioner som er afledt af Alias eller hvor værdien fra Alias har overstyret en værdi konteret direkte i strengen, er markeret i kolonnen Alias i vinduet Indgående Dokument dimension. Her ser du eksempel på en dimensionskontostreng med et Alias. Du ser bl.a. at delregnskab 2 ikke indgår i dimensionskontostrengen, men er afledt af Aliasopsætningen. Du ser endvidere at finanskonto fra Aliaskonteringen overstyrer finanskonto som du ser direkte i strengen. Køb Opsætning Købsopsætning Sti: Køb/Opsætning/Købsopsætning,

41 Nummerering Side 41 af 141 Købsdokumenterne: Ordre, faktura, kreditnota som oprettes ved accept fra Indgående Købsdokumenter tildeles løbenummer fra købsnummeropsætningen. Du skal derfor opsætte nummerserier for ordre, faktura og kreditnota. Der skal ikke opsættes Nummerserie for Kontoudtog eller modtagne Købsrykkere. Disposition Ikke-bogførte købsdokumenter kan disponeres i Navision Stat. Du skal markerer feltet Disp. Forslag købshoved med JA, hvis du ønsker det. Der disponeres i så fald som standard i forhold til budgetnavnet angivet i feltet Standard budget. Opsætningen kan opsættes uafhængigt at om man benytter købsordre. Ad IndFak1 - Hvis et elektronisk dokument fra IndFak1 har angivet et andet budget, disponeres dokumentet i forhold til det medsendte budgetnavn. Ad IndFak2 - Data fra IndFak2 om disponering anvendes ikke i Navision Stat. Dokumenter fra IndFak2 bliver disponeret iht. Navision Stats standard disponeringsopsætning. Der overføres ikke ordredokumenter (disponeringsdokumenter) fra IndFak2 til Navision Stat. Disponeringen i IndFak2 kan derfor ikke afstemmes med disponeringen i Navision Stat. Kreditor opsætning Sti: Køb/Planlægning/Kreditorer

42 Hver kreditor som skal bruges ifbm. elektronisk købfakturering skal som minimum have angivet CVR Nummer og en E-bilags partner. Alle almindelige opsætninger af bogføringsgrupper skal også være på plads. Side 42 af 141 Endvidere skal du for danske kreditorer med danske CVR numre også udfylde feltet CVR Nummer Attribut m. DK:CVR. Felterne CVR nummer og CVR nummer Attribut bruges som det primære sæt værdier til at identificere det/de kreditorkort som passer til de informationer der er angivet i Ebilaget om fakturaudstederens juridiske enhed. I Danmark er det CVR nummeret der er den juridiske identifikator, som i fakturaen er angivet med typen: DK:CVR. For udenlandske kreditorer skal typen ZZZ angives for international handel, men Navision kan også håndtere andre værdier i feltet CVR Nummer attribut, blot skal de være gyldige i forhold til OIOUBL.

43 Side 43 af 141 Da ZZZ er uspecifik og ikke peger på noget specifikt virksomhedsregister, er det er fordel hvis du i fakturaens data kan finde de yderligere oplysninger som Navision kan bruge til at foretage entydig udsøgning af et kreditorkort og opsætte disse i felterne Anden ID Attribut og Anden ID. Se nærmere herom under behandling af Indgående købsdokuments felter samt menuknappen Dokument under punktet om Kreditoridentifikation. For fakturaer fra individuelle personer med danske personnummer bruges feltet CPR nummer sammen med CPR-attributten i feltet CVR Nummer attribut til at identificere kreditorkortet, når fakturaudstederen har angivet sit danske personnummer korrekt i fakturaen. Typen (attributten) for dansk personnummer er DK:CPR, som du angiver i CVR nr. Attribut feltet. Hvis du ønsker at Navision automatisk skal fordele elektroniske faktura på forskellige kreditorkort med samme Primære identifikator (CVR nummer), skal du

44 udfylde mindst et yderligere felt (sæt af felter) på kreditorkortene, som svarer til den værdi kreditoren angiver som yderligere identifikator. Side 44 af 141 vis du har flere kreditorkort opsat med samme primære indentifikator CVRnummer, benytter koden felterne SE Nummer, P Nummer, Anden ID og Anden ID Attribut samt EAN Lokation som sekundære identifikatorværdier til at identificere et kreditorkort. Felterne Anden ID og Anden ID Attribut ses under ét og skal udfyldes samlet. Felt CPR nummer SE Nummer P Nummer CVR Nummer Beskrivelse Anvendes for danske privatpersoners personnummer. Benyttes til, at identificere kreditorkort for privatpersoner der eksempelvis sender faktura via en fakturaportal. Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på kreditors CPR Nummer. Kan angives hvis du har det. Benyttes sammen med CVR til, at identificere hvilket kreditorkort fakturaen hører til. Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på kreditors SE Nummer. Kan angives hvis du har det. Er en underspecifikation af CVR og benyttes til at identificere kreditorkort blandt flere med samme CVR. Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på kreditors P Nummer. Skal angives. Feltet opsættes med den ID som svare til identifikatoren for den juridiske enhed som den fakturerende virksomhed angiver i sine fakturaer. Danske firmaer skal angive CVR nummer på deres fakturaer. Det er den primære værdi til identifikation af et kreditorkort. Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på kreditors CVR Nummer. Udfylder du det med andre værdier kan du ikke gennemføre Nemkonto betalinger. CVR Nummer Attribut Hvis kreditoren er udenlandsk / international handel, kan du udfylde med en kombineret bogstav og talkode. Feltet opsættes med typen /attributten der hører til identifikatoren for den juridiske enhed som den fakturerende virksomhed angiver i sine fakturaer. For Danske CVR nummer er typen DK:CVR For international handel i OIOUBL skal anvendes ZZZ

45 Anden ID Anden ID Attribut EAN Lokation Side 45 af 141 Opsæt hvis du ønsker automatisk udspecificering blandt flere Kreditorkort som har samme primære identifikator (samme CVR). Anvendes sammen med Anden ID Attribut. Det giver kun mening at opsætte, hvis data til en udspecificering findes i fakturaen. Du skal i givet fald opsætte den værdi for Id, som fakturaudsteder angiver i sin faktura. Invoice/cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PartyIdentification/cbc:ID Hvis disse data er medsendt kan du finde dem i Navision i det indgående købsdokument via menuknappen Dokument, menupunktet Kreditoridentifikation Anvendes sammen med Anden ID ; Angiver typen af data i feltet. Anvendes Anden ID skal dette udfyldes svarende til den attribut du kan finde angivet i XML dokumentet. Du skal i givet fald opsætte den værdi som fakturaudsteder angiver i fakturaen for attributten SchemeID for Invoice/cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PartyIdentification/cbc:ID Kreditorens EAN Nummer indtastes, hvis det haves. Kan benyttes til, at identificere hvilket kreditorkort fakturaen hører til. Kreditor skabelon Du kan anvende Navisions funktion med standardskabeloner til at få udfyldt obligatoriske standardværdier på kreditorkortet. Sti: Adminitration/Programopsætning/Generelt/Konfigurér masterskabeloner. Angiv Kode og Beskrivelse i skabelonhovedet og vælg den tabel-id som skabelonen skal anvendes på. For kreditorer er det tabel 23. I kolonne-formen indvælges de felter der skal udfyldes af skabelonen. I feltet Standardværdi angiver du den værdi der skal bruges. Fra et kreditorkort benyttes menuknappen Funktion / menupunkt Anvend skabelon

46 I vinduet Dataskabelonversigt ses de relevante skabeloner. Vælg én og tryk OK. Det pågældende kreditorkort bliver nu opdateret med informationer fra skabelonen. OBS! Eksisterende værdier overskives m. standardværdier opsat i skabelonen. Felter som ikke er opsat i skabelonen berøres ikke. Side 46 af 141 Kreditor opsætning for IndFak Ad IndFak1 En række felter er obligatoriske at udfylde og der er flere steder krav til indholdet af hensyn til stamdataudtrækket fra Navision Stat. På fanebladet Generelt: Nummer, Adresse, By, Postnummer, Land, Landekode, Telefon nr. På fanebladet Betaling: CVR Nummer jvf. ovenfor, normalt som et heltal, dvs. uden landekodebogstaver, mellemrum eller skillekarakterer. Udfylder du skal den overholde syntaks. Når du har opsat eller ændret på et kreditorkort skal du køre Stamdata Checkrapporten. Ad IndFak2 Du bør typisk udfylde de samme data som for IndFak1 og det vil typiske være formålstjeneligt at følge samme retningslinjer. IndFak2 udtrækker imidlertid flere informationer, eksempelvis også Virksomhedsbogføringsgruppe og Momsvirksomhedsbogføringsgruppe. Udtrækket sker med GIS og valideres ikke på samme måde som for IndFak1. Det betyder til gengæld at dårligt opsatte kreditorer der udtrækkes til IndFak2 giver tilsvarende dårlig mulighed for at anvende data i IndFak2. Kreditors E-bilags partner opsætning Der skal opsættes en Ebilagspartner for hver kreditor som skal udtrækkes til anvendelse i IndFak. Du skal opsætte en E-Bilag Partner for enhver kreditor, som Navision Stat skal modtage elektroniske handelsdokumenter fra. E-Bilag Partner oprettes fra det enkelte kreditorkort. Sti: Menuknappen Kreditor, menupunktet E-Bilag partner, og under-menu punktet Opret E-Bilag Partner. Vilkårene er her ens for IndFak1 og IndFak2.

47 Side 47 af 141 Når Ebilagspartneren er oprettet kan, du se den foreslåede standardopsætning fra kreditorkort. Sti: Menuknappen Kreditor, menupunktet E-Bilag partner, og under-menu punktet E-Bilag Partner opsætning E-bilags partneropsætning kan også findes her: Sti: Administration/Programopsætning/NS TS Integration/E-Bilag /Partneropsætning De to faneblade Generelt og Købslinjer har relevans. Fanebladet lokal integration indeholder information, hvis Ebilagspartneren er oprettet af GIS eller DDI.

48 Kreditor E-bilagspartner, fanen Generelt Side 48 af 141 Felt E-Bilagspartner nr. Partner type Partnernr. og Partner navn Beskrivelse (Fælles) Løbenummer som tildeles automatisk af systemet. Kreditor eller Debitor afhængig af om partneren er oprettet fra et debitorkort eller kreditorkort. Nummer og Navn for den pågældende Kreditorkort hhv. Debitorkort som E-Bilagspartneren er opsat for. Følgende felter relaterer til kreditor Eksportér Ja hvis den pågældende kreditor skal indgå i stamdataeksport kreditor til eksternt indkøbssystem (IndFak). stamdata OBS! For IndFak1. Du kan oprette flere kreditorkort med samme CVR nummer og tilknytte dem hver sin E- bilagspartner. Men kun ét kreditorkort blandt disse må være opsat til Ja, idet IndFak1 ikke kan håndtere dubleret CVR nummer. Stamdatacheckrapporten giver Fejl herom, og stamdataudtrækket vil fejle. Nej, hvis den pågældende kreditor IKKE skal indgå i stamdataeksport. OBS! For IndFak2 kan flere kreditorkort med samme CVR nummer være markeret til stamdataudtræk. Det betyder at brugeren i IndFak2 kan få flere kreditorkort at vælge i mellem for samme CVRnummer, medens Navision Stat stadig skal gentage matchet af oplysninger i Ebilaget med de relevante kreditorkort, eventuelt med hjælp fra en bruger i Navision Stat. Købsfaktura Feltet kan antage flg. værdier,

49 Fakt. samlet beløb/- kostp/rabat Købsvarenummertype Side 49 af 141 Opret ny Opdater reference Ad IndFak1 Opdater reference er forslagsværdien og den foretrukne værdi. Når du acceptere en faktura der relaterer til en eksisterende ordrenummer, vil den umiddelbart blive opdateret. Hvis der ikke eksisterer en korresponderende ordre, spørges om der skal oprettes faktura. Ad IndFak2 Opret ny er den foretrukne værdi for IndFak2. Denne opsætning betyder at der kun spørges om opdatering, hvis der findes en ordre (hvilket der ikke gør i IndFak2 sammenhæng) Feltet kan antage flg. værdier, Reguler Valider Reguler er forslagsværdien som skal anvendes. Beløb på fakturaens linjer regulerer ordrens beløb v. accept. Valider standser accepten v. afvigelse fra ordrens beløb. Kun relevant for IndFak1 Skal være Leverandørs varenummer, idet denne værdi forventes medsendt som fakturaudsteders eget varenummer. Endvidere indgår leverandørs varenummer i IndFak1 dimensionskontostrenge, hvis linjer skal konteres på vare. Feltet kan antage flg. værdier, Internt varenr. (jvf. efterflg. afsnit om Købsvarenummertype). Leverandørs varenr. (jvf. efterflg. afsnit om Købsvarenummertype) Bemærk: at denne værdi SKAL anvendes sammen med Indfak1. Fælles varenr. (jvf. efterflg. afsnit om Købsvarenummertype.) Fælles varenummer kan opsættes på kreditorkortet i feltet af samme navn. Bemærk for IndFak2: Opsætningen kan bevares uændret ved overgang til IndFak2. Afkodning og anvendelse af internt varenummer fra IndFak2 dimensionskontostrengen styres af typekoden angivet i dimensionskontostrengen. Bemærk for IndFak1: Hvis du ønsker at kontere de modtagne fakturalinjer som vare skal du opsætte mapning af leverandør og leverandørs varenummer til et internt varenummer. Det kan ske via kreditorkortet eller varekortet. Sti: Køb/Planlægning/Kreditorer Menuknappen Køb, Menupunkt Vare

50 Side 50 af 141 Vare nr. Leverandørs varenr. Leveringstid Angiv det relevante interne varenummer. Angiv den pågældende leverandørs varenummer således som han har angivet det på varelinjen eller i dimensionskontostrengen. Anvendes ikke. Tabellen kan tilgås fra kreditor-, som varekortet. Visningen er forskellig og tager udgangspunkt i om man mapper en vare for en kreditor eller en kreditor for en vare. Brug dimensionsstreng For IndFak2 anvendes Vare/Leverandør mapningen ikke, da IndFak2 angiver det Navision Stat-interne varenummer. Ja er den obligatoriske værdi, hvis man benytter IndFak. Nej, hvis man ikke benytter Indfak. Den foreslåede værdi kan rettes. Forslaget styres fra Ebilag styrings opsætningens felt Sæt brug dimensionskontostreng. Det sker at fakturaafsender lægger data i det samme element til institutioner, som ikke bruger IndFak. Når opsætningen er Ja vil disse data uden held blive forsøgt tolket, hvilket giver en meddelelse i Navision om ugyldig dimensionskontostreng. Sæt i det tilfælde værdien til Nej.

51 Kreditor E-bilagpartner, Fanen Købslinjer Side 51 af 141 Overfør tekstlinjer Ja er standard. Betyder at man overfører fakturas/kreditnotas eventuelle beskrivende linjer uden antal og beløb fra indbakken. Nej hvis man ikke ønsker det. Uanset valg stilles der ikke yderligeres spørgsmål til denne type linjer v accept fra indbakken. Beskrivelseslinjerne kan altid ses via vis originalbilag. Sådanne bør ikke forekomme i OIOUBL-2.0 dokumenter, men forekom i OIOXML-07 dokumenter.

52 Ikkekonterede linjer med beløb Side 52 af 141 Håndtering af linjer med beløb, hvis man evt. ønsker ikke at kontere alle linjer i en faktura med mange linjer. Der er tre muligheder: Advarsel om manglende kontering er standard. Advarsel for hver linje med beløb og uden kontering. Linjer du ønsker at kontere, skal konteres i indbakken med Brug Type og Brug Kontonr. Hvis du ignorerer advarslen og vælger at kontere linjen efter accept, skal du både genindtaste konto, beskrivelse pris og antal. Du kan afbryde accepten ved advarsel og kontere i indbakken. Ignorer og overfør som tekst For alle linjer m. beløb og uden kontering overføres kun beskrivelsen til købsfakturalinjen. Du får ikke yderligere advarsel. Ignorer og undlad overførsel Alle linjer med beløb og uden kontering ignoreres. Der oprettes dokument uden informationer fra disse linjer. Kan benyttes, hvis man får fakturaer med mange linjer, som man kun ønsker konteret med én eller få linjer, som man så må taste manuelt. Du får ikke yderligere advarsel. Sti: Administration/Programopsætning/NS TS Integration/E-Bilag /Partneropsætning Valutakoblinger I tabellen E-Bilag-partner val.kobling oprettes samtidig m E-bilagspartneren automatisk data til brug for oversættelse af partnerens(dokumentets) valutakoder, til de valutakoder som bruges i Navision. Bemærk: Normalt skal der ikke redigeres i indholdet, idet valutakoder i OIOUBL2.0 samt i Navision skal være oprettet m værdier svarende til de officielle valutakoder iht. ISO4217 og UNCEFACT, og ikke private valutakoder. Sti: Køb\Leverandører, menuknap Kreditor/Menupunkt E-Bilag Partner / E-Bilagpartner opsætning /Menuknap Dokument/ Menupunkt Valutakoblinger

53 Side 53 af 141 Bemærk: Kreditors valutakode for danske kroner skal være tomt. Dette af hensyn til den videre betalingsoverførsel, da betalinger i danske kroner ikke har valutakode. Valutakoder Hvis E-bilag fra en bestemt kreditor indeholder en uautoriseret valutakode, skal valuta-oversættelsen tilpasses, så den mærkelige E-bilags valutakode mappes til en korrekt Kreditors valutakode. Men mærkelige valutakoder bør ikke forekomme. Bemærk: Data i Kreditors valutakode kolonnen SKAL svare til den internationale standard for valutakoder, der anvendes hos bankerne. Sti: Køb/Kreditor Menuknappen Kreditor/Menupunktet E-Bilag Partner Menuknap Dokument/Menupunkt Valutakoblinger Masseopret Kreditor E-Bilag partnere Sti: Administration/Programopsætning/NS TS Integration/E-Bilag /Opret Partnere kørslen Kreditor.

54 Side 54 af 141 Du skal opsætte filtre for at udsøge de kreditorer du vil give Ebilagpartner. Bemærk Indstillingerfanen. Her skal du slå markering fra, hvis du ønsker at behandle kreditorer som ikke har EAN lokation. Salg opsætning Debitoropsætning For debitorer til elektronisk fakturering, skal du sikre at de er opsat med komplette adressedata på debitorstamkortet, også landekode skal opsættes. Endvidere skal du opsætte E-bilagspartner samt angive den E-bilagsendpointidentifikator, samt Ebilag Nøgletype (attribut), som debitoren har oplyst. Sti: Salg & Marketing \Salg\Debitorer \Faneblad Generelt

55 Side 55 af 141 For debitorer til elektronisk fakturering skal du udfylde: Navn, Adresse, Postnr., By og Landekode. Landekode skal også udfyldes for danske debitorer. Debitorkort Beskrivelse Felt Navn Skal udfyldes med debitorens korrekte navn. Adresse Her indskriver du den gyldige adresse, samt eventuelt husnr og etage. Postnr Postnummer (kun postnummer) By Bynavn Lande-/områdekode Lande kode skal udfyldes. NS benytter det til at identificere en udenlandsk debitor. Der gives skematronfejl uden landekode. Landekode skal være korrekt iht. ISO alpha-2. Attention Hvis køberen har en fast referenceperson for køb fra din institution kan du med fordel udfylde feltet Initialer og navn på den person. Værdien overføres til Faktureres attention på en salgsfaktura og medsendes i OIOUBL filen. Bemærk: Hvis der mangler data, kan dokumentet fejle ved afsendelsen, eller debitoren måske nægte modtagelse. Bemærk: Hvis debitoren har angivet en Faktureringsdebitor skal dennes debitorkort også være sat korrekt op til modtagelse af E-bilag, herunder med E- bialgspartner

56 Indenlansk/Udenlandsk debitor Bemærk: Værdien i Debitors landekode sammenholdes med Lande/områdekode på dit regnskabs Virksomhedsoplysninger og bruges til at afgøre om en debitor er udenlandsk eller indenlandsk (dansk). Det har betydning for de betalingsoplysninger fakturaen forsynes med. Hvis Debitors landekode er tom vil den være forskellig fra den værdi er opsat for regnskabet under virksomhedsoplysninger og dermed blive fortolket som udenlandsk. Samtidig vil fakuraen være ulovlig ifht. OIOUBL. Side 56 af 141 Betalingsoplysninger Debitorer, der skal faktureres elektronisk, bliver som udgangspunkt faktureret med den OIO betalingstype, der er anvendt under regnskabets virksomhedsoplysninger, hvis der ikke er opsat en særlig betalingsformskode på seæve debitoren.. Debitorkort Felt Betalingsformskode Beskrivelse Bør som udgangspunkt være tomt. Udfyld det kun hvis du for den enkelte debitor ønsker en anden betalingsmåde end den der er opsat som standard i virksomhedsoplysninger. For debitorer der skal have elektronisk faktura skal du anvende en kode, som har tilknyttet den ønskede OIObetalingstypekode. Bemærk: Betalingsformer som har angivet et Opkrævningssystem må ikke anvendes til elektronisk fakturering. Se yderligere herom i manual vedrørende Navision Stats integration til opkrævningssystemer. Hvis der hverken i virksomhedsopsætningen eller på debitorkortet er en betalingsform med OIO Betalingstype, standses bogføringen.

57 Rykker og rentebetingelser Du skal opsætte Rykkerbetingelseskode på debitor, som du ønsker at rykke, også hvis du skal sende elektronisk rykker. Rentebetingelseskode skal du opsætte på debitorer, hvis du ønsker at tilskrive renter og gebyr på Rykkere, også for elektroniske rykker. Side 57 af 141 Debitors E-bilag Endpoint opsætning Du skal opsætte værdier der svarer til den elektroniske adresse ID som debitoren angiver. Hvis debitoren angiver et EAN nummer indsætter du det i feltet EAN lokationskode. Navision overfør værdien til felterne E-Bilag Endpoint OG E-Dokument Nøgletype, som er de værdier der bruges ved afsendelse af E- bilag til debitoren. Hvis debitoren angiver en anden addresseidentifikatortype og -nummer, eksempelvis CVR nummer eller DUNS, som han har registreret i NemHandelsRegisteret. Du skal opsætte de opgivne værdier for type og nummer i felterne E-Bilag Endpoint og E-Dokument Nøgletype. Det vedrører følgende på Betaling fanen: Felt E-dokument Nøgletype E-Bilag Endpoint EAN Lokation CVR nummer Beskrivelse Typen for den ID (nøgle) som debitoren angiver, eksempelvis EAN, GLN CVR mfl. Feltet bruges ved forsendelse sammen med værdien i E-Bilag Endpoint Værdien af den identifikator som debitoren angiver, eksempelvis 13 cifret EANnummer, 8 cifret CVR-nummer, 10 cifret P-nummer, eller en anden værdi der svarer til Nøgletypen. Feltet bruges ved forsendelse sammen med værdien i E-dokument Nøgletype. Hjælpefelt. Hvis din debitor angiver et EAN eller GLN nummer som Ebilag adresse-identifikator, kan du taste det 13 cifrede nummer her. Navision udfylder så automatisk felterne Edokument Nøgletype og Ebilag Endpoint med det tilhørende sæt af ID og Attribut Debitors CVR nummer 8 cifret heltal uden mellemrum eller skillekarakterer. Bemærk: De to første felter hører sammen og SKAL opsættes. Endvidere SKAL et af de to sidstnævnte felter også opsættes og vil i de fleste tilfælde være en gentagelse af opsætningen i E-Bilag Endpoint. Bemærk: Hvis debitoren benytter faktureringsdebitor, skal de Endpoint-informationer som du har for kunden, opsættes på faktureringsdebitorkortet, da det er denne der modtager fakturaen.

58 De to sidste felter i tabellen vedrører afsendelse af OIOXML07 og tjekkes fordi Navision Stat ikke på forhånd ved om debitoren skal modtage OIOXML07 eller OIOUBL2 dokumenter. Der er indbygget tjek i koden som advarer, hvis der mangler et af disse data. Side 58 af 141 Undersøg Debitors Ebilag Endpoint på NemHandelsRegisteret Når du har opsat de to felter E-dokument Nøgletype og E-Bilag Endpoint, skal du ved hjælp af Navisions funktion undersøge om der kan findes en tilhørende webserviceadresse på NemHandelsRegisteret. Brug Menuknappen Funktion, menupunktet NemHandelsRegisteret opslag. Du får følgende spørgsmål. Ja, hvorefter du bliver anmodet om at vælge for hvilken dokumenttype du ønsker at tjekke; Faktura, Kreditnota, Rykker eller Kontoudtog. Nej hvis du vil afbryde. Du skal vælge den dokumenttype du vil tjekke for.

59 Side 59 af 141 Det er typisk en faktura man først ønsker at sende. Du kan successivt tjekke for de øvrige dokumenttyper og bruge svarende til at bestemme opsætningen på E- bilagspartneren, for de dokumenttyper du ønsker / kan sende til den pågældende debitor. Bemærk: Hvis debitoren er opsat med fakturerignsdebitor, skal du gennemføre kontrollen fra Faktureringsdebitorkortet. Forstå svaret fra NemHandelsRegisteret NemHandelsRegisteret returnerer et svar som Navision præsenterer i en informationsboks. Du skal kunne tyde forskellen på de forskellige svar, for at vide hvilke elektroniske dokumenter du kan sende til den pågældende debitor. Debitor kan modtage OIOUBL2 via OIOSI Svarboksen viser en http adresse som resultat af NemHandelsRegisteret opslaget. Adressen peger direkte på den server som skal modtage dokumentet. Debitors EndpointID findes ikke i NemHandelsRegisteret

60 Svarboksen viser at der ikke kunne findes nogen registrering i Nemhandelsregistret for det opsatte kombination af E-Bilag Endpoint og E- Dokument Nøgletype. Side 60 af 141 Debitor har ikke registreret dokumenttypen i NemHandelsRegisteret. Hvis NemHandelsRegister-opslaget returnerer beskeden: Dokument kan ikke sendes, skyldes det at debitoren findes på NemHandelsRegisteret, men ikke har registreret at han kan modtage den pågældende type. Dette svar kan du få ved tjek for Rykker og Kontoudtog (Reminder og Statement). Du må i stedet sende denne type som papirdokument. Du kan altid gentage opslag i NemHandelsRegisteret via menupunktet på Debitorkortet. Sti: Debitorkort/Menuknap Funktion/ menupunkt UDDI (NemHandelsRegister) opslag Debitor E-bilags partner opsætning Opsæt en E-Bilag Partner for hver debitor, som Navision Stat skal sende elektroniske handelsdokumenter til. E-Bilag Partner oprettes fra det enkelte debitorkort. Sti: Menuknappen Debitor, menupunktet E-Bilag partner, og under-menu punktet Opret E-Bilag Partner.

61 Side 61 af 141 Efter oprettelsen skal du tjekke opsætningen via menupunktet E-Bilag Partner Opsætning. Felt E-Bilagspartner nr. Partner Beskrivelse (Fælles) Løbenummer som tildeles automatisk ved oprettelse af en E- Bilagspartner. Du må ikke redigere værdien. Værdierne er Kreditor eller Debitor. Værdien sættes afhængig af

62 type Partnernr. og Partner navn Salgsfakt ura Salgskred itnota Rykker Kontoudtog Side 62 af 141 om partneren er oprettet fra et debitorkort eller kreditorkort. Du må ikke redigere værdien. Nummer og Navn for den pågældende Kreditor hhv. Debitor som E-Bilagspartneren er opsat for. Du må ikke redigere værdien. Felter vedrører Debitor Ja når E-Bilag Partneren skal modtage fakturaer elektronisk, ellers Nej. Ved Ja : Dokumentet overføres til udbakken ved bogføring og sendes, afhængig af opsætning på Ebilagsstyringsopsætningens felt Send E-bilag v bogføring. Fakturaen udskrives, som udgangspunkt ikke. Udskrivning kan gennemtvinges ved at sætte feltet Udskriv hvis elektronisk til Ja på fakturaudskriftsrapporten (ID 206). Ja når E-bilagspartneren skal modtage kreditnotaer elektronisk, ellers Nej. Kreditnotaen udskrives, som udgangspunkt ikke. Udskrivning kan gennemtvinges ved at sætte feltet Udskriv hvis elektronisk til Ja på kreditnotaudskriftsrapporten (ID 207). Bemærk: I tilfælde af at en intern omkontering sker via kreditnota bør (eksempelvis fordi fakturaen ikke kunne sendes elektronisk) feltet Suspender E-bilag på kreditntoaen sættes = Ja, inden bogføringen. Ja når E-bilagspartneren skal modtage rykker elektronisk, ellers Nej. Rykkeren udskrives som udgangspunkt ikke. Udskrivning kan gennemtvinges ved at sætte feltet Udskriv hvis elektronisk til Ja på kreditnotaudskriftsrapporten (ID 117). Ja når E-bilagspartneren skal modtage kontoudtog elektronisk, ellers Nej. Kontoudtoget udskrives som udgangspunkt ikke. Udskrivning kan gennemtvinges ved at sætte feltet Udskriv hvis elektronisk til Ja på kontoudtogudskriftsrapporten (ID xxx). Masseopret Debitor E-Bilag partnere Sti: Administration/Programopsætning/NS TS Integration/E-Bilag /Opret Partnere kørslen Debitor.

63 Side 63 af 141 Du skal opsætte filtre for at udsøge de debitorer du vil give Ebilagspartner. Bemærk indstillingerfanen; her markerer du hvilke dokumenttyper der skal opsættes på de dannede Ebilagspartnere. Bemærk: Kørslen medtager kun Debitorer som har opsat et Ebilag Endpoint, idet det er en forudsætning for afsendelse af Ebilag. Håndtering af elektroniske købsbilag Indgående dokumenter Alle indgående dokumenter til dit regnskab vedrørende køb findes samlet under Køb/ Ordrebehandling. Her finder du indbakker til købsdokumenter (Faktura, ordre, kreditnota, UTS forsyningsspecifikation), Rykkere, Kontoudtog, NKS Betalingsordre og retursvar. Sti: Køb/Ordrebehandling/E-Bilag/ (-Indgående købsdokumenter, -Indgående Rykkere, -Indgående kontoudtog,- NKS betalinger og -NKS Retursvar). I denne manual behandles ikke indbakkerne vedrørende NKS kommunikationen. Alt om betalingsordre og retursvar behandles i manual for betalinger. Arbejdsgange for indgående købsdokumenter Denne manual foreskriver ikke bestemte arbejdsgange. Ansvaret for at der tilrettelægges, beskrives og anvendes de rette arbejdsgange ligger i din institution. Tilsvarende for institutioner som benytter Økonomi Service Center hos Statens administration, er det Institutionens og ØSC s opgave at fastlægge opgavesplit og arbejdsgange.

64 De processer institutionen skal beskrive og følge, afhænger bl.a. af om din institution benytter et foranliggende godkendelsessystem eller om dokumenterne ankommer direkte i Navision Stat og godkendelsen skal ske herefter. Side 64 af 141 Hvis dokumenterne ankommer direkte i NS uden et foranliggende godkendelsessystem, kan du bruge denne skabelon til at bygge din arbejdsgangsbeskrivelse. Først: Ventende dokumenter undersøges inden de godkendes. Det kan ske medens de har status Ventende. Når de ansvarlige har godkendt og angivet kontering skal dokumenterne konteres (Finans/Vare/Anlæg) og herefter Accepteres. (Dokumenter der ikke skal godkendes afvises m årsagsangivelse) Det oprettede købsdokument færdigkonteres m. dimensioner og bogføres. Fakturaen udsøges til betaling. Betaling overføres og bogføres. Indgående købsdokumenter Sti: Køb/Ordrebehandling/E-Bilag/ Indgående købsdokumenter Her skal du jævnligt / dagligt tjekke for nye fakturaer, kreditnotaer, ordrer og UTS forsyningsspecifikationer. Når du åbner Indbakken styres den proces som koden gennemløber, af din opsætning i Ebilagstyringsopsætningens felt Åbn Indgående Købsdokumenter. Opsætningen giver to muligheder: Enten åbnes Indgåendekøbsdokument kladden, som hidtil, hvorved den, henter og behandler de dokumenter som findes i NS TS Udvekslingstabellen og færdigbehandler dokumenter som ikke har Ebilagsstatus Klar til accept, eller Indgåendekøbsdokument kladden åbnes kun uden yderligere handling. Ved behandling af nye dokumenter identificerer Navision de tilhørende Kreditorkort og konterer dokumentet, hvis det indeholder dimensionskontostrenge fra IndFak. Du kan altid hente de nyeste dokumenter fra NSTS Udvekslingstabellen via menuknappen Dokument, Menupunktet Hent nye bilag. Du skal sætte et filter svarende til den dato hvor du senest har hentet nye dokumeter.

65 Side 65 af 141 Du skal sætte et filter svarende til den dato hvor du senest har hentet nye dokumeter. Efter behandlingen åbnes Indgåede købsdokumentkladden. De nyeste dokumenter står øverst. Det anbefales altid at tjekke oversigten uden at der er sat filtre, idet du så kan se alle Fakturaer, Kreditnotaer, Ordre og Ordreændringer. Du kan herefter sætte Statusfilter.

66 På formens hoved er der tre felter til som du kan bruges til generel filtrering. Du kan også filtrere på værdier i kolonnerne, eksempelvis Bogføringsdato, Beløb inkl. Moms, Modtagerens ID mfl. Side 66 af 141 Bemærk: Husk at fjerne filtrene igen inden du lukker oversigten, idet den åbnes med de seneste filtre. Hvis du glemmer at fjerne et filter risikerer du at overse dokumenter som du skal behandle. Filter Statusfilter Dokumenttypefilter Beskrivelse Du kan med dette filter fremsøge dokumenter med en ønsket status: Ventende, Accepteret, Afvist. <Blank> Viser alle dokumenttyper undtagen Forsyningsspecifikationer (UTS). De er bortfiltreret i standardvisningen af hensyn til overskueligheden. Ordre Ordreændring Faktura Kreditnota Forsyningsspecifikation Viser kun UTS forsyningsspecifikationer Dokumenter m UTS (forsyningsspecifikation). Når du vælger dette filter, starter du en kørsel, som sammenholder de referenceinformationer der findes i fakturaer, kreditnotaer og forsyningsspecifikationer, og herefter viser de fakturaer hhv. kreditnotaer, hvor der er reference til en eksisterende Forsyningsspecifikation. Herved er det muligt for brugeren lettere at identificere de Fakturadokumenter, hvor UTS dokumentet skal tjekkes, inden godkendelse. Kørslen kan tage en del tid. Du kan med fordel sætte et statusfilter og evt.

67 Kreditorfilter Side 67 af 141 filtrere på modtagelsesdato inden kørslen startes. Husk også at slette dokumenttypefiltret og andre filtre inden du lukker Indgående købsdokumentkladden, idet den denne kørsel bliver igangsat ved næste åbning, og kørslen skal køre til ende inden du igen kan rette filtreringen. Du kan med dette filter fremsøge dokumenter til en eller flere bestemte kreditorer. Tabelvinduet viser et uddrag af de felter der er på dokumenthovedet. Du har disse felter til rådighed i oversigten: Status, Bilag modtaget den, Modtagelsestidspunkt, Sporings-id, E-Bilag-dokument, Indgående dokumentnr., Forfaldsdato, Bilagsdato, Bogføringsdato, Kreditors fakturanr., Kreditors kr.notanr., Beløb inkl. Moms, Leverandørnr., Leverandørnavn, Leverandøradresse, Leverandørby, Referenceordrenr., Kreditortilbudsnr., Referencetilbudsnr., Indkøberkode, Beløb, Modtagerens ID, Modtagerens ID Attribut, Ansvarlig medarbejder, Ansvarlig status. Bemærk: Filtrene bliver ikke slettet når du lukker og genåbner vinduet. Marker linjen med det dokument som du vil behandle. Benyt Menuknappen Dokument og Menupunktet Åbn. Indgående købsdokumenter med tilknyttet forsyningsspecifikation (UTS). Når du vælger Dokumenttypefilter = Dokumenter m UTS, får du vist en oversigt, der alene indeholder de hoveddokumenter (fakturaer hhv. kreditnotaer) som har tilhørende UTS forsyningsspecifikationer. Fra oversigten i kladden kan du direkte via menuknappen Dokument, menupunktet Søg supplerende dokumenter, få vist en liste over det/de forsyningsspecifikationer, der hører til hoveddokumentet.

68 Side 68 af 141 Her ser du at fakturaen markeret i det øverste vindue, har én tilknyttet forsyningsspecifikation, som vises i oversigtsvinduet nedenunder. Fra oversigten i kladden kan du direkte via menuknappen Dokument, menupunktet Vis originalbilag+uts, få åbnet browservindueer for fakturaen og alle de tilhørende forsyningsspecifikationer (UTS er). Der åbnes en fane for hvert dokument. Når du behandler et hoveddokument (faktura eller kreditnota) får det/de tilhørende UTS dokumenter samme status. Visning af mislykkede dokumenter i NSTS udvekslingstabellen På formen finder du endvidere øverst til venstre, feltet Udvekslingstabel: Mislykkede købsdokumenter. Feltet skal normalt vise nul 0 som indikation af at der ikke er strandet mislykkede dokumenter, som hører til i denne indbakke (her Faktura, Kreditnota, Ordre, Ordreændring, Forsyningsspecifikation) i NSTS udvekslingstabellen. Du kan lave opslag i feltet og få vist det aktuelle indhold af tabellen uanset status og dokumenttype. Du kan ikke redigere i tabellen fra denne oversigt.

69 Status i Indgående købsdokumentkladde Status Ventende Dokumenter der har denne status afventer din behandling. Dokumenterne skal gennem jeres godkendelsesproces som resulterer i at du skal Acceptere eller Afvise. Hvis du har modtaget dokumentet fra IndFak er det godkendt og du kan umiddelbart acceptere det. Side 69 af 141 Bemærk: Hvis Leverandørnr., Navne og adresse felterne på Generelt faneblad står tomme er det tegn på at Kreditoren ikke kan entydigt identificeres i kreditorkartoteket, enten fordi der ikke er oprettet en kreditor m. korrekt opsætning eller fordi der findes flere kreditorkort opsat med samme identifikationsværdier (CVRnr mv.). Hvis der er flere kreditorer, skal du udpege den ønskede i feltet Entydig kreditor. Status Accepteret Disse dokumenter er ført videre til købsfaktura, købskreditnota eller købsordre Status Afvist Dokumenter som er blevet afvist, enten af en bruger (afvist enkeltvis eller i massekørsel), eller automatisk afvist med valideringsfejl eller profilfejl direkte ved modtagelsen fordi det ikke kunne valideres eller fordi afsenderen har angivet en profil som dit regnskab ikke understøtter. I dette tilfælde kan dokumentet ikke håndteres yderligere. For dokumenter modtaget fra IndFak1 eller direkte uden indkøbssystem, som du har afvist ved bruger-indgriben, kan du senere vælge at acceptere det. Dokumenter modtaget fra IndFak2, som er blevet afvist, kan ikke senere accepteres, da de genåbnes i IndFak2 for ny kontering og genfremsendelse til Navision Stat. Dette styres af opsætningen i tabellen Afsenderopsætning, Sti: Programopsætning/Generel Integration/E-Bilag Status Behandler Denne status er midlertidig og du vil i praksis næppe opleve den. Dog, hvis Navision klienten eller din computer er lukket uventet, kan en igangværende behandling være endt i denne status. Status Accepteret og Automatisk bogført Denne status sættes på fakturaer og kreditnotaer, når de har været behandlet af massekørslen Accept og automatisk bogføring, som nås fra følgende sti: Køb/Ordrebehandling/E-bilag/.Indgående købsdokumentkladde, menuknappen Funktion, Menupunktet Accept og automatisk bogføring Kørslen er beskrevet senere. De forudsatte opsætninger er beskrevet under Ebilagsstyringsopsætningen.

70 Indgående købsdokumenthoved faner og felter Generelt fanen Side 70 af 141 Felt Indgående dokument nr. Bogføringsdato Ordredato Bilagsdato Kreditors ordre nr. Kreditors faktura nr. Kreditors kre.nota nr. Beskrivelse Fortløbende nummer i Købsdokumentindbakken, tildelt af Navision Stat. Forslag til bogføringsdato, hvis det er medsendt i det elektroniske dokument, ellers tom. Fra IndFak kan overføres forslag til bogføringsdato. For regnskaber som abonnerer på ØDUP datatrømmen SKSperioder vil denne dato blive benyttet, når den ligger i en åben periode. Forslaget til bogføringsdato justeres til dags dato, hvis den medsendte dato ligger i en lukket SKS periode. For regnskaber der ikke benytter SKS perioder justeres den medsendte dato ikke. Datoen for en eventuelt forudgående e-ordre. Dokumentudsteders bilagsdato Indeholder kreditorens ordrenummer eller evt. kreditorens fakturanummer. Indeholder kreditorens fakturanummer når dokumentet er en faktura, ellers tomt. Indeholder kreditorens kreditnotanummer når dokumentet er en kreditnota, ellers tomt.

71 Leverandørnr Leverandør navn, adresse mv. Nummerserie Ansvarlig status Ansvarlig medarbejder Entydig Kreditor Nr. Side 71 af 141 Udfyldes af Navision, med nummeret for det kreditorkort der kan identificeres på grundlag af fakturaens angivelser af kreditors EAN, P, SE, CVR eller CPR-nummer. Kan der ikke automatisk identificeres et kreditorkort står feltet tomt. Udfyldes af Navision, hvis kreditor ikke selv har sendt data til disse felter og hvis NS kan identificere et kreditorkort. Vælg en nummerserie, hvis du ønsker at dokumentet skal oprettes i en anden nummerserier end standard. Du kan foretage opslag på de nummerserier der er opsat i køb. Du skal have opsat relationer på de aktuelle nummerserier for at du kan bruge denne funktion. Standardværdien er Ej behandlet. Du kan angive om det er sendt til Godkendelse, Kontering eller om der er bemærkning evt. om forbehold for godkendelse af konteringen. Bemærkning kan ses, redigeres og tilføjes via Menuknapperne Dokument og Linje, Menupunktet Bemærkning. Her kan du angive initialer for den person som skal håndtere dokumentet. Bruges som hjælp hvis man ikke anvender et fakturahåndterings- og godkendelsessystem. Det kræver særlige rettigheder at slå op i den underliggende tabel. Hvis ingen eller flere kreditorkort matcher, kan Navision ikke selv vælge et. Lav opslag i feltet og vælg det ønskede interne kreditornummer. Finder du ingen kreditorkort, skyldes det at de CVRdata der er medsendt i dokumentet ikke kan genfindes på noget kreditorkort. Du skal færdiggøre eller oprette et kort m. CVR nr. og CVR nr attribut, som svarer til data i dokumentet. Hent disse data via OIO Fanens felter Kreditor CVR og Kreditor CVR attribut. Findes der flere kreditorkort med samme CVR-nummer og attribut skal du udvælge det rigtige. Hvis du fremover ønsker at Navision skal kunne udpege dette kreditorkort skal du søge efter yderligere informationer på det indgående købsdokument via menuknappen Dokument, menupunktet Kreditoridentifikation.

72 Entydig Betalings Kreditor Nr. Side 72 af 141 Anvendes i de tilfælde hvor betalingskreditor er en anden end sælger, hvilket er tilfældet hvis der i fakturaen er angivet en anden betalingsmodtager end sælgeren. Du anvender feltet på samme måde som Entydig Kreditor. Hvis Navision ikke entydigt kan identificere et faktureringskreditorkort, skal du vælge/oprette det ønskede. Lav opslag i feltet og vælg det ønskede interne fakturerings-kreditornummer. Findes der ingen kreditorkort i oversigten skyldes det at de data der er medsendt i dokumentet ikke kan genfindes på noget kreditorkort. Du skal færdiggøre eller oprette et kort m. CVR nr. og CVR nr attribut, som svarer til data i dokumentet. Hent disse data ved at lave Zoom (Ctrl+F8) på dokumentet, find felterne BetLegalFirmaID og BetLegalFirmaID Attribut. Kopier værdierne og sæt dem ind på kreditorkortet. Findes der flere kreditorkort med samme CVR-nummer og attribut, skal du vælge det rigtige. Hvis du fremover ønsker at Navision selv skal kunne udpege et kreditorkort, skal du søge efter yderligere informationer på det indgående købsdokument via menuknappen Dokument, menupunktet Kreditoridentifikation. DisponentID Rekvirent ID Indkøber ID Sender Party Name Hvis opslaget viser en ufiltreret kreditoroversigt, betyder det at der ikke er medsendt PayeeParty informationer til en Faktureringskreditor. Du har derfor ikke behov for at vælge en. Feltet udfyldes med data fra IndFak. Feltet udfyldes med data fra IndFak. Feltet udfyldes med data fra IndFak. Feltet vil være udfyldt hvis afsenderens Enpoint ID og Endpoint Type, findes i tabellen Afsenderopsætning. Ellers vil det være tomt. Informationen er primært tænkt som støtte i overgangsperioden fra IndFak1 til IndFak2, hvor de sidste dokumenter i IndFak1 færdigbehandles, medens der samtidig kommer dokumenter fra IndFak2.

73 Fakturer fanen Side 73 af 141 Oplysninger om faktureringskreditor ses på fanebladet fakturering. Den part der skal modtage betaling. Svare til sælger hvis der i E-bilaget ikke er angivet en særskilt betalingsmodtager. Faktureringsleverandør Forfaldsdato Den part der skal modtage betalingen. Faktureringskreditor nr vil svare til Leverandør Nr, hvis der ikke er angivet en særlig betalingsmodtager i E-bilaget. I E-bilaget kan der i OIOUBL klassen PayeeParty findes oplysninger om en separat Faktureringsleverandør (Betalingskreditor). I det tilfælde skal der også opsættes et kreditorkort svarende til disse oplysninger. Bemærk: Du vil få advarsler, hvis du på Leverandør kreditorkortet har opsat en Faktureringsleverandør, som er i modstrid med data i E-bilaget. Afvigelser mellem det indgående dokument og de anvendte Leverandør- hhv Faktureringsleverandør-kreditorkort vi også udløse advarsler i 2nd. godkender kontrolrapporten, der sammenholder de anvendte betalingsoplysninger med dem i det indkommende bilag. Værdi fra E-bilaget, hvis angivet ellers tom.

74 Værdi fra E-Bilag, hvis angivet ellers tom. Værdi fra E-Bilag, hvis angivet ellers tom. Side 74 af 141 E-bilag fanen Felt Dokument ID Kontantrabat pct. Kont.rabatdato Bilag modtaget den Modtagelsestidspunkt Kreditortilbudsnr. Referencetilbudsnr. Referenceordrenr. Hoveddokume Beskrivelse OIO-dokumentets ID, eksempelvis fakturanummer eller forsyningsspecifikation. Dato for modtagelsen af E-bilaget Tidspunktet for modtagelsen af E-Bilaget. Tomt, da der ikke opsamles data hertil. Tomt, da der ikke opsamles data hertil Referencen fra XML til en eventuel købsordre. Navision Stat benytter referencenummeret til at søge om der er oprettet købsordre fra leverandøren m. tilsvarende værdi i feltet Kreditors ordrenummer. Findes en Købsordre opdateres den v. accept, ellers oprettes ny faktura. Udfyldes kun når E-bilaget er en Forsyningsspecifikation.

75 ntid Hoveddokument Scheme- AgencyID Hoveddokument Udstedelsesdato Hoveddokument type Hoveddokument typekode IndFak2 ID Side 75 af 141 Værdien angiver nummer på den faktura eller kreditnota som forsyningsspecifikationen hører til. Udfyldes kun når E-bilaget er en Forsyningsspecifikation. Værdien angiver navnet på afsenderen af den faktura eller kreditnota som forsyningsspecifikationen hører til. Udfyldes kun når E-bilaget er en Forsyningsspecifikation. Værdien angiver udstedelsesdatoen for den faktura eller kreditnota som forsyningsspecifikationen hører til. Udfyldes kun når E-bilaget er en Forsyningsspecifikation. Kan være tomt. Udfyldes kun når E-bilaget er en Forsyningsspecifikation. Værdien angiver typekoden (faktura eller kreditnota) for det dokument som forsyningsspecifikationen hører til. Dokumenter fra IndFak2 har i dimensionskontostrengen en Unik identifikationsværdi, som placeres her. Værdien overføres til kreditorposten og udtrækkes af IndFak2 i transaktionsdata, for i IndFak2 at kunne vise den status dokumentet har opnået i Navision Stat. Betaling fanen

76 Side 76 af 141 Felt Kort Type Betalings ID PBS/FIK Kreditor Nr. Bank Reg. Nr. Betalingskonto Nr. BIC (SWIFT Address) Kreditor IBAN Beskrivelse Kan antage værdierne NULL, 01, 04, 71, 73, 75 (gyldige kortarter). Værdien indgår i identifikation af betalingsmetode i OIO betalingsmetode tabellen. BetalingsId som angivet af fakturaudsteder. Anvendes typisk for betalinger med indbetalingskort 04 og 71 og v. kontooverførsel. Feltet indeholder FIK/GIK-nummeret (betalingsstedet) for indbetalingskort. Feltet indeholder bankens reg. nr., når betalingsmåden er kontooverførsel og kontotypen er Bank. Feltet indeholder kreditorens bankkontonr., når betalingsmåden er en kontooverførsel og kontotypen er Bank. BIC fra dokumentet Swifts bank identification code. Der skal være data her, hvis feltet Kreditor IBAN er udfyldt. IBAN-nummer fra dokumentet. International bank account number.

77 Konto Type Kode Betalings Måde Kode Kreditor Banknummer Kreditor Bankregistrerings kode Side 77 af 141 Feltet indeholder en kontotype eksempelvis FIK, GIRO, BANK, INTERNATIONAL KONOTTVERFØRSEL(31) Nemkonto, mfl. Værdien indgår i identifikation betalingsmetode i OIO betalingsmetode tabellen. Feltet indeholder en betalingsmåde eksempelvis Indbetalingskort, Kontooverførsel m.fl. Værdien indgår i identifikation i OIO betalingsmetode tabellen. Indeholder Banknummeret for kreditorens bank, når der er tale om betaling til en bank i USA, Canada, NewZealand eller Australien. Indeholder Bank registreringskoden kreditorens bank, når der er tale om betaling til en bank i USA, Canada, NewZealand eller Australien, som ikke understøtter IBAN og Swift. OIO fanen Felt Beskrivelse

78 Ændret af bruger Annulleret Bilag modtaget den Modtagelsestidspunkt Trunkeret XML- Valideringsfejl Profil fejl Importstatus Sporings ID Applikationsmeddelelse E-Bilagdokument OIO Dokument Type Side 78 af 141 Viser datoen for hvornår bilaget blev modtaget på transportlagsserveren. Viser tidspunktet på dagen hvor bilaget blev modtaget på transportlagsserveren. Er markeret, hvis transportlaget har afkortet data ved indsættelse i et eller flere felter. Markeres automatisk, hvis der foretages ændringer i det indkomne dokument i indbakken. Anvendes ikke for OIOUBL-2.0. Anvendelse udgår. Blev markeret for OIOXML-0.7 Ordreannullering. Markeres automatisk, hvis den indadgående XML-valideringen finder en fejl i forhold Digitaliseringsstyrelsens skema og Skematron. Når feltet er markeret er der kun mappet et begrænset antal data som viser at dokumenet er forsøgt sendt til dig. Der er IKKE tilstrækkelige data til bogføring. Hvis du vil bogføre dokumentet skal du håndtere det manuelt. Markeres automatisk hvis der i dokumentet står en profil der ikke understøttes af Navision Stat. Feltet kan antage tre værdier. Indlæst : Dokumentet er ankommet og valideret; renset for evt. personfølsomme data. Behandlet : Adresser, Betalingsoplysninger, Gebyrer og Forudbetalt beløb er behandlet, men er ikke klar til accept. Noget mangler eller er gået galt. Se NS TS Indbakkelog via Menuknappen Funktion, menupunktet Indbakke log. Klar til Accept : Dokumentet er færdigbehandlet, ingen fejl er fundet. Markeret hvis der er sendt applikationsmeddelelse afsenderen for det pågældende E-Bilag. Du kan se mere om applikationsmeddelelsen via menuknappen Dokument menupunktet Applikationsmeddelelse. Det interne sporings-id som er referencen mellem det originale XML-dokument i fakturadatabasen og Navision. Nøglen er tildelt af transportlaget. Den bruges til at hente det originale XML-dokument til Vis original bilag Dette felt angiver, om købsdokumentet er en Købsfaktura Ordrebekræftelse (købsordre) eller Ordreændring Købskreditnota. Forsyningsspecifikation Feltet udfyldes automatisk. Feltet kan antage flg. værdier, 2.0 angiver at dokumentet er et OIOUBL2.0x dokument

79 ProfileID Sælger ID Sælger ID Attribut Side 79 af 141 (ordre, ordreændring, faktura, kreditnota, Forsyningsspecifikation) For faktura indgår værdien i Navision Stats identifikation af den betalingsmetode Institutionen ønsker at anvende, jvf. opsætningen i OIO betalingsmetodetabellen. Udgåede typer: PIE, PCM, PIP eller PCP for OIOXML-0.7 dokument. Angiver den OIOUBL profil som afsenderen har angivet i dokumentet. Afsender skal angive en profil som Navision Stat understøtter jf. den registrering I har lavet for jeres regnskab i NemHandelsRegisteret (tidl. UDDI). En opsætning der svarer hertil findes i Navision i NSTS profiler og NSTS DokumenttypeProfiler tabellerne. Angiver udstederen en anden værdi i dokumentet, returnerer Navision automatisk en Profil fejl til afsenderen og dokumentet får status Afvist. Er dit regnskab tilknyttet IndFak skal der i dokumentet være angivet de specielle NSprofiler. For dokumenter afsendt direkte fra kreditor til Navision skal afsenderen anvende de almindelige profiler. NS-profilerne understøttes ikke i Digitaliseringsstyrelsens skematronvalidering. Derfor skal brugere af IndFak slå visse af skematronvalideringerne fra i NSTS dokumenttype tabellen. Identifikation af Sælger. Typisk sælgers CVR nummer Feltet indeholder attributten til værdien i SælgerID. Typisk DK:CVR.

80 Kreditor CVR Nr. Kreditor CVR Nr. Attribut AfsenderID AfsenderID Type ModtagerID Side 80 af 141 Feltet indeholder værdien af identifikatoren for leverandørens juridiske enhed hentet fra OIOUBL dokumentet. For danske virksomheder er det CVR nummeret. For udenlandske virksomheder forventes der tilsvarende en værdi der udpeger virksomhedens jurdiske enhed i et officielt register. I Danmark kan der også være tale om personnummer, hvis regningen er fra en person og ikke fra en virksomhed registreret i CVR. Værdien benyttes sammen med værdien i attributfeltet til at identificere de kreditorkort der kan være relevante. Hvis der i Navision Stat findes flere ens kreditorkort gives meddelelse v. accept og brugeren må foretage et valg i feltet Entydig kreditor nr.. Værdien benyttes også hvis der skal oprettes en Nemkonto kompletterings betaling på grundlag af kreditorkortets opsætning. Der kan i så fald oprettes en Nemkonto betaling, hvis værdien i Kreditor CVR Nr. og den tilhørende værdi i feltet Kreditor CVR-Nr.Attribut kan genfindes på kreditorkortet. Bemærk: Indeholder feltet Anden ID, skal samme ID være udfyldt på kreditorkortet i feltet Anden ID på betalingsfanebladet (fx telefonnr.). Feltet kan for danske fakturaer indeholde attributten DK:CVR eller DK:CPR og angiver typen for identifikatoren ovenover. For fakturaer fra udenlandske kreditorer, kan attributten være ZZZ som ikke nærmere angiver identifikatorens relation til et specifikt register. Værdien kan også indeholde attributten for et af de udenlandske registre der er anerkendt i OIOUBL2. Identifikation af dokumentafsenderens endpoint typisk et EAN/GLN nummer. Nummeret peger på den part som har forestået afsendelsen og som skal modtage eventuelle applicationresponses. For institutioner der benytter IndFak vil dette nummer repræsenterer IndFaks afsenderenhed. IndFak1 og IndFak2 har forskellige afsendelses EndpointID Kun hvor du modtager dokumenter direkte fra kreditor kan nummeret være det samme som kreditors identifikation. Typen for Afsender ID et. Er ofte EAN eller GLN, men også CVR, P, Duns. Identifikation af dokumentmodtager typisk et EAN nummer for Navision Stat institutioner

81 ModtagerID Type Side 81 af 141 Attributten (Typen) for den ID som kreditoren har brugt da den sendte dokumentet til dit regnskab. Det vil være EAN eller GLN for Navision Stat institutioner. Valideringsdato Udfyldt for institutioner der bruger digital signatur i IndFak / Eprocurement. E-bilag/ Styringsopsætning skal være: Brug Digital signatur = JA. Signatur ID ValideringsID Udfyldt for institutioner der bruger digital signatur i IndFak / Eprocurement. E-bilag/ Styringsopsætning skal være: Brug Digital signatur = JA. Udfyldt for institutioner der bruger digital signatur i IndFak / Eprocurement. E-bilag/ Styringsopsætning skal være: Brug Digital signatur = JA. Ekstern FakturaTotal Forudbetalt beløb Følsomme persondata Sikkerhedsniveau Følsomme persondata Dokument Type Momsgrundlag Sum Momsbeløb Sum Feltet indeholder fakturatotalen inkl. moms, som den er angivet af fakturaudstederen. Er udfyldt når fakturaudsteder i en OIOUBL-2 faktura har angivet et forudbetalt beløb. Ved accept overføres beløbet til en købsfakturalinje. Du må slette eller kontere den oprettede linje på det oprettede købsdokument, afhængig af din egen registrering af om der er sket en forudbetaling. Udfyldt med værdien 1, 2 eller 3 der angiver niveauet, hvis dokumentet indeholder følsomme personoplysninger. Andre værdier kan optræde, men det indikerer i så fald IKKE noget om følsomhed. Udfyldt med værdien Personal Secure, hvis dokumentet indeholder følsomme personoplysninger. Andre værdier kan optræde, men det indikerer i så fald IKKE noget om følsomhed. Feltet indeholder summen af grundlagsbeløbene, som de er angivet af fakturaudsteder. Der er opslag til indgående momstabellen. Se Indgående købsdokument Moms Højre felt viser sum af moms og afgifter og giver opslag til OIOUBL2 moms og afgiftsoplysninger Venstre felt: OIOXML07 momsoplysninger. Anvendelse udgår

82 Afvis Årsagsbeskrivelse Original bilag inkl. følsomme persondata Side 82 af 141 Anvendes for OIOUBL-2.0 dokumenter. Angiv en sigende afvisningsbesked du vil sende til dokumentafsenderen, når du afviser et dokument i indbakken. Teksten sendes med retursvaret til dokumentafsenderen. Anvendes ikke for OIOXML-0.7. Boolesk felt der anvendes for OIOUBL-2.0 dokumenter. Feltet er markeret hvis det i det originale dokument er angivet at dokumentet indeholder følsomme persondata. Feltet benyttes af systemet. Når feltet er markeret er der begrænsning i adgangen til at se originaldokumentet og der sker logning ved forsøg på at se originalbilaget. Samtidig er følsomme personoplysninger slettet i Navision og erstattet med forklarende tekst om sletningen. På det ventende dokument er der følgende Menuknapper: Dokument, Linje og Funktion. Bemærk: De menupunkter der er tilgængelige afhænger af dokumentets behandlingsstatus (Ventende, Accepteret eller Afvist). Indgående købsdokumenthoved Menuknappen Dokument viser oplysninger for dokumenthovedet: Oversigt over indgående købsdokumenter. Dimensioner Viser konteringen afledt fra en eventuel dimensionskontostreng, se under Indgående købsdokument hoved og linje dimensioner Dimensionskontostreng Viser en eventuel dimensionsstreng, se under Indgående købsdokument hoved og linje dimensionskontostreng. Bemærkning Viser indholdet af en eventuel bemærkning på hovedet. Vis original bilag Åbner et browservindue og viser en formateret visning af OIOUBL dokumentet (Alle funktionerne som medfører at originaldokumentet i LoggingDatabasen skal vises, kræver at dit login har de nødvendige rettigheder til at se data.) Vis original bilag + UTS Åbner et browservindue med den formaterede visning af dokumentet samt åbner yderligere en fane for hvert tilknyttet dokument (UTS

83 dokument). Side 83 af 141 I browservinduet ser du en formateret visning af xml-dokumentet. I den farvede bjælke over selve fakturaen ser du menupunkterne Vis bilag og Vis original xml. Vis bilag Hvis der er indlejrede dokumenter kan punktet foldes ud m. + tegnet og du ser en liste over link til dokumenter der er indlejret i xmlfilen. Der kan være indlejret dokumenter af forskellig type: Billedfiler af typen Tif, Png, Jpg, samt PDF og xml/txt dokumenter. Original XML åbner selve xml-filen i en browser. Herfra kan du gemme selve xml-filen ved at Højreklikke på linket Original Xml og vælge Gem destination. Gem som xml eller tekst. Brug denne metode hvis du skal sende filen til Moderniseringsstyrelsens regnskabssupport. Applikationsmeddelelse For Accepteret eller Afvist dokument, viser oversigt over applikationsmeddelelser for det accepterede eller afviste dokument. Applikationsmeddelelse sendes mellem forretningssystemerne for at angive status. En teknisk applikationsmeddelelse sendes i forbindelse med dokumenttransport og validering (gik det godt eller skidt). Forretningsmæssig meddelelse sendes i forbindelse med din accept eller afvisning. Oversigten viser kun der forretningsmæssige meddelelser. Momsspecifikation For OIOUBL2 skal du slå op via Højre momsfelt på OIO fanen. Se Indgående købsdokument Moms Gebyr Viser eventuelle dokumentgebyrer fra XML dokumentet. OIO Betalingsmetode Giver opslag til OIObetalingsmetode tabellen, hvor der er mulighed for at oprette nye linjer eller redigere handling. Se nærmere under styringsopsætningen

84 Adresse Viser adresseinformationer for leverandøren i OIOXML-0.7 faktura/kreditnota. (Anvendelsen udgår Side 84 af 141 Køberkontakt Viser ID og Rolle for en eventuelt angivet køberkontakt. Kreditoridentifikation Kreditor kan i fakturaen angive sekundære informationer til brug for udspecificering på kreditorens afdeling. Sådanne oplysninger vil være mappet ind i denne tabel. Disse oplysninger kan du bruge, hvis du ønsker at Navision skal fremsøge et specifikt kreditorkort blandt flere, som har opsat samme CVR-nummer. Hvis du opsætter værdier fra Indgående Part Identifikation på kreditorkortes felter Anden ID og AndenID attribut, benytter programmet dem til at foretage entydig identifikation af et kreditorkort hvis flere er opsat med samme sæt af CVR nummer og CVR nummer attribut. Tabellen indeholder værdier for såvel leverandøren Accounting supplier og for faktureringsleverandør PayeeParty, hvis de er send med i OIOUBL dokumentet. o På Leverandør-kreditorkortet opsættes felterne SælgerID og SælgerID attribut med de tilsvarende værdier fra rækken hvor Sælgertype er AccountingSupplier. o På Fakturerings-kreditorkortet(Betalingsmodtager) opsættes felterne SælgerID og SælgerID attribut med de tilsvarende værdier fra rækken hvor Sælgertype er PayeeParty.

85 Betalingsmåder Viser det eller de betalingsmåder der findes på dokumentet. Normalt er der én betalingsmåde, men der kan være flere. Se Indgående købsdokument betalingsmåder. Hvis der er flere betalingsmåder SKAL du vælge én før Navision kan gøre dokumentet klar til accept. Søg supplerende dokumenter Foretager søgning efter eventuelle yderligere dokumenter i form af forsyningsspecifikation fra tele-, varme-, el- forsyningsselskab mfl. Side 85 af 141 Indbakkelog Viser eventuelle problemer, som har forhindret Navision koden i at gøre dokumentet klar og sætte dokumentets Importstatus = Klar til accept. Hvis dokumentet har været behandlet med kørslen Accept og automatisk bogføring vises endvidere, hvis en fejl har forhindret accept eller bogføring. I kolonnen CODE vises hvilken behandlingsproces der har

86 rapporteret problemet. Side 86 af 141 Så længe problemet består dannes en linje i loggen, hver gang dokumentet forsøges behandlet. Derfor kan den samme fejl stå flere gange. Benyt loggen til at spore eventuelle fejl i dokument eller opsætning. Indgående købsdokumenthoved Menuknappen Linje Giver adgang til de sædvanlige oplysninger om den linje du står på. Dimensioner Linjens kontering afledt fra en eventuel dimensionskontostreng. Dimensionskontostreng Viser en eventuel dimensionskontostreng. Bemærkning - for dokumentets enkelte linjer. Indgående købsdokumenthoved Menuknappen Funktion Benyttes når du skal behandle ventende dokumenter Accepter Når dokumentet er OK og du vil viderebehandle dokumentet. Hvis dokumentafsenderen i sin profil har bedt herom, afsender Navision positiv meddelelse til hans system. Afvis Når du vil afvise dokumentet af en eller anden grund. For OIOUBL-2.0 dokumenter skal feltet Afvis årsagsbeskrivelse udfyldes. Teksten sendes til dokumentafsenderen. Opdel konteringsoplysning - anvendes, hvis en dimensionsstreng på dokumentet er redigeret, og du ønsker at se, at resultatet er som forventet. Accepter m Afvigende moms anvend denne, hvis du ved at dokumentet indeholder konteringer, hvor du kun må afløfte det halve eller kvarte af momsen (hotelmoms eller fortæring). For disse momsberegninger vil den normale Acceptfunktion beregne forkert moms og dokumenttotal. Bemærk: Accepter m Afvigende moms funktionen regner forkert, hvis der findes Rabat/Gebyr i Ebilaget. Bemærk: Hvis der findes Afgifter i Ebilaget (udover moms) regner Navision altid forkert, og bogholderen skal korrigere det oprettede købsdokument, således at det angiver det korrekte totalbeløb, inden det bogføres.

87 Side 87 af 141 Indgående købsdokumentlinjer Hvis du modtager dokumenter via Indfak1 skal fakturaens hoved og linjer være fuldt konterede med beløb, artskontering og dimensioner. Hvis du modtager dokumenter fra IndFak2 vil du endvidere modtage momsproduktbogføringsgruppen som kan afvige fra den der er opsat i Navision Stat på den valgte konto. På linjerne kan du se de væsentlige oplysninger fra selve dokumentets linje, som du typiske har behov for. Manuel konterings felter Hvis du ikke bruger IndFak skal du selv artskontere (finans-, anlæg- eller varekontering) linjer som har beløb, for at kunne acceptere dokumentet. Til brug for artskonteringen findes to felter som du skal bruge til at angive kontotype og kontonummer, hvis dokumentet ikke er modtaget og konteret fra IndFak/Eprocurement. Manuel Kontering Type Hvis du ikke anvender Indfak, skal du angive en kontotype for linjer der skal konteres (Finans, Vare, Anlæg). Manuel Kontering Nr. Udfyld med Finanskonto, Varenummer, Anlægsnummer hvis du angiver Manuel kontering Type. Mange linjer Hvis fakturaen har mange linjer, men du kun ønsker at overføre nogle af dem, eller ingen og ønsker selv at oprette de nødvendige linjer, har du forskellige muligheder for at håndtere dokumentet. Du kan eksempelvis vælge at angive artskonto for nogle linjer og efterfølgende rette beløbene på det accepterede dokument, så det passer med det beløb kreditor skal have og den moms der skal afløftes. Se nærmere under Kreditors Ebilagspartner, hvor der er beskrevet hvilke opsætninger du kan benytte for at få netop den pågældende kreditors dokumenter håndteres som du ønsker det. Indgående købsdokument hoved og linje Dimensionskontostreng Dimensionskontostrenge findes i dokumenter fra IndFak og skal findes på både header og linjer. Der er forskel på hvilke konterignsinformationer Navision Stat modtager i dimensionskontostrengene fra IndFak1 hhv IndFak2. IndFak I integrationsløsningen med Indfak gælder at dimensionskontostreng skal være til stede ALLE steder i dokumentet, hvor der skal konteres et beløb. Dvs. på hoved, alle linjer og gebyrer på hovedet

88 En eventuel kontering af finans, vare og anlæg på dokumenthovedet ikke relevant Navision ignorerer den. Side 88 af 141 Vælg menuknappen Dokument eller Linie/menupunktet Dimensionskontostreng Strengen er opbygget af sektioner, der hver består af tre dele. Hver del er adskilt med et komma. For IndFak1 kan du modtage følgende elementer: 02, BUDGET, Budgetnavn betyder type budget med det valgte budgetnavn 03,Formål, 5, betyder type Dimension, dimensionen Formål, Formålsdimension 5. 05, Finans, , betyder finanskonto , Anlæg, 100, betyder anlæg nr , Vare, 1001 betyder leverandørs varenummer , OMKONTERING, [Oprindelig dokumentnummer] og 99, UDLIGNING, [Nr. for det andet dokument i omkonteringsforløbet] Hvor type værdien 05 er fælles for artskonteringerne: Finans, vare og anlæg. Typen 05 må kun optræde én gang i en streng, med enten Finans, Anlæg eller Vare.

89 Typeværdierne 02, 03, 05, 99 og udligningskode UDLIGNING skal du opsætte under Administration/Progamopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/ E-Bilag/Styringsopsætning. Hvis opsætningerne ikke er på plads, afkodes dimensionskontostrengen ikke. Specielt for Alias i dimensionkontostrengen. Alias optræder i dimensionskontostrengen som en dimension, men Navision udleder konteringen i form af bl.a. finans, dimensioner, og momsbogføringsgrupper fra opsætningen i Tabellen Aliaskontering Side 89 af 141 Bemærk: Opsætning i Ebilagsstyringsopsætning for IndFak og Eprocurement vedr. dimensionskontostrenge kan sam-eksistere. Derfor kan alle typekoder med fordel være opsat for begge versioner samtidig. Navision kan så selv håndterer den forskel der er i anvendelsen af dimensionskonteringen mellem IndFak hhv. Eprocurement samt en eventuel overgang. Bemærk: Afgifter kan ikke konteres i IndFak1, og skal håndteres manuelt i Navision Stat. For IndFak2 IndFak2 kan du modtage elementer af følgende type: 02, BUDGET, Budgetnavn betyder type budget med det valgte budgetnavn 03, Formål, 5, betyder type Dimension, dimensionen Formål, Formålsdimension 5. 15, Finans, , betyder finanskonto , Anlæg, 100, betyder anlæg nr , Vare, 1001 betyder Internt NSvarenummer , SAG, 3456 betyder sagsnummer , SAGSOPGAVE, 7890 betyder sagsopgavenummer , MOMSPRODUKTBOGFGRP, IFR6171 momsproduktbogførignsgruppe 90, INDFAK2ID, urn:ibistic:accountingunitid Unikt Id til brug for IndFak2s sammenkobling af afsendte dokumenter og transaktionsposter. Hvor type værdien 15 er fælles for artskonteringerne: Finans, vare og anlæg. Typen 15 må kun optræde én gang i en streng, med enten Finans, Anlæg eller Vare.

90 Side 90 af Eksempel på værdier afledt af dimensionskontostrengene på hoved og to linjer i et dokument fra IndFak2. (I visningen er filtreret så alle linjer for et dokument vises. Normalt vises kun dimensioner for hoved eller én linje) Typeværdierne 02, 03, 04, 15, 06, 07, 90 skal du opsætte under Administration/Progamopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/ E- Bilag/Styringsopsætning. Hvis opsætningerne ikke er på plads, afkodes dimensionskontostrengen ikke. Alias optræder IKKE i dimensionskontostrengen fra IndFak2. Typen 08 i dimensionskontostrengen skal ikke opsættes i styringsopsætningen. Anvendelsen af type 08 er fastkodet i løsningen. Indgående købsdokument hoved og linje dimensioner Vælg menuknappen Funktion, menupunktet Opdel Konteringsoplysninger, hvis du evt. har måttet redigere i strengen. Ellers kan du se hvorledes Navision har afkodet de enkelte dimensionsstrenge ved at benytte menuknappen Dokument menupunktet Dimensioner på Dokument hovedet og de enkelte linjer. Dimensionskontostrenge fra Indfak For OIOUBL-2.0 dokumenter gælder at konteringen tages fra dokumentlinjens dimensionskontostreng

91 Bemærk: For OIOUBL2 Kun dimensionerne fra linjens dimensionskontostreng benyttes. Mangler der en dimension i linjens dimensionsstreng bliver der ikke konteret på dimensionen! Side 91 af 141 Finans Hvis dokumentlinjens dimensionskontostreng angiver, at der skal konteres direkte på finans benyttes de dimensioner de er angivet i strengen uanset opsætningen på finanskontokortet. Er der opsat værdibogføring som gennemtvinger særlig kontering vil en eventuel konfliktende kontering fra dimensionskontostrengen blive fanget ved bogføring. Anlæg Hvis dokumentlinjens dimensionskontostreng angiver et anlæg og endvidere nogle dimensioner, benyttes disse når dokumentets linje oprettes, uanset opsætningen på anlægskort og kreditorkort. Det er denne konteringe der benyttes ved bogføring af købet, med mindre der er opsætninger som forhindrer det.hvis der i Navision er opsat tvungne dimensioner eller spærringer som konflikter med konteringen bliver bogføringen standset. I så fald må du foretage en eller anden korrektion, på dokumentet eller i opsætningen. Hvis der på indbakkedokumentets linje IKKE er nogen dimensioner, oprettes dokumentlinjen uden dimensioner. På denne måde kan du få placeret indkøbet på ét sæt dimensioner styret af IndFak og placeret afskrivningerne på et andet sæt dimensioner styret af anlægskortet. Det er normalt ønsket at købets dimensioner netop ikke er de samme som afskrivningens dimensioner. Vare For IndFak1 skal der, for linjer som skal varekonteres, findes en varekontering i dimensionskontostrengen. I dimensionskontostrengens element for Vare, angives leverandørens varenummer. Du skal foretage en tilsvarende opsætning af varemapning i Navision fra leverandørs varenummer og internt Navisionvarenummer. Mapningen opsættes pr. kreditor. De nødvendige opsætninger er beskrevet i afsnittet om Købsvarenummertype under E-Bilag Partner opsætning. For IndFak2 anvendes internt NS varenummer i dimensionskontostrengen. Nummeret anvendes direkte og der er ingen varenummer mapning nødvendig. Indgående købsdokument Moms og afgifter Hvis du har behov for at se de momsinformationer der er hentet ind i Navision, er det fra indbakken muligt at se momsspecifikationen for bilaget. Fra Fanebladet OIO slår du op via Assist Button i Moms Beløb sum Bemærk at der er to felter: Moms og afgift informationer for OIOUBL2 dokumenter ses via det højre felt.).

92 Bemærk: For dokumenter fra IndFak2 ser du ingen moms og afgift informationer, da grundbeløbet på konteringsdokumentet er angivet inklusive moms. Side 92 af 141 OIOUBL2 (ej fra IndFak2) På fanebladet OIO. For IndFak (OIOUBL2) dokumenter skal du slå op i tabellen Indgående Momstotal Vælg det højre datafelt for Momsbeløb Sum Du slår umiddelbart op i en visning af moms og afgifbeløb og deres tilhørende grundlagsbeløb. Der vil være en linje for hver afgifttype som er angivet i dokumentet. Moms er den afgift der næsten altid er til stede og ofte den eneste. Hvis der ar angivet andre afgifter finder du informationer om dem her. Via Moms Subtotal felterne dykker du yderligere ned i data for den enkelte afgifttype og ser de informationer, der er mappet ind fra OIOUBL2 dokumentet. Moms Det er primært felterne Momsgrundlag, Beløb og Momskategoriprocent som er interessante. Eksempel på anden afgift: Chokoladeafgift Felterne Momsskema Id og MomsskemaNavn viser, hvilken afgift der er tale om. Feltet MomskategoriID kan indeholde en kode om afgiften inden for det pågældende Momsskema ID. Navision benytter ikke denne information. Feltet MomsSkemaMomstype forklare om afgiften er momsbelagt eller ej, ved at angive StandardRated eller ZeroRated.

93 Side 93 af 141 Indgående dokumentgebyr Faktura og kreditnota kan være påført gebyrer og rabatter på fakturahovedet. Det er beløb som leverandøren pålægger og som ligger udover den egentlige leverance. Vælg menuknappen Dokument/menupunktet Gebyr, hvis du vil se nærmere på grundoplysningerne for Rabat og Gebyrværdierne der indlæses i tabellen Indgående Dokument Gebyr. Felt Dokument Nr. Rekord type Line Nr. Beskrivelse Feltet indeholder nummeret på det indgående dokument. Feltet kan antage værdierne Header eller Line. (Der angives her om gebyret er tilknyttet dokument-hovedet eller den enkelte dokumentlinie.) Feltet indeholder linjenummeret på den købslinje, som gebyret er tilknyttet. Er værdien 0, refereres der til indbakkehovedet. Gebyr Kode For OIOUBL2 Identifikator eller løbenummer uden anden betydning. Gebyr moms type Gebyr Årsagskode Gebyr Antal Gebyr Beløb Købers Finans Konto Nr. Gældende for OIOXML07. Anvendelse udgår. Gældende for OIOXML07. Anvendelse udgår. Feltet indeholder en opgørelse af gebyret i den enhed kreditor har valgt. Det kan f.eks. være x-antal af beregningsgrundlaget. Feltet indeholder det totale beløb, der opkræves for den anvendte gebyrkategori. Feltet kan være udfyldt. Bemærk: For OIOXML07; Navision fejler hvis der er angivet anden værdi end en gyldig finanskonto. Dokumenter fra IndFak1 skal have en dimensionskontostreng for hvert gebyr. Når du åbner dokumentet ser du hovedets gebyrer og rabatter som konterede købslinjer i det oprettede indbakkedokument.

94 Faktura og kreditnota dokumenter fra IndFak2 anvender ikke rebatter og gebyrer på hovedet. Disse beløb er indregnet og konteret på konteringsdokumentets linjer. Side 94 af 141 Hvis dit regnskab ikke benytter IndFak skal du artskontere de enkelte fakturalinjer inden accept af dokumentet, og dimensionskontere dokument og linjer på de oprettede dokument efter accept. Indgående købsdokument betalingsmetoder (flere) I tabellen Indgående Betalingsmetode kan der ligge flere linjer for det enkelte dokument da OIOUBL2 dokumenter kan have flere forskellige betalingsmetoder. Navision Stat kan kun håndtere én betalingsmetode på det oprettede dokument. Hvis der er medsendt flere betalingsmetoder skal du vælge én, før Navision kan sætte status til Klar til accept. Det gør du ved i feltet Brug at markere den betalingsmåde du vil anvende For den valgte betalingsmåde søger koden kombination af betalingsmåde, kontotype, OIO dokumenttype og kortart i OIO-betalingsmetode tabellen, hvor den oversættes til den opsatte PaymentManagement Betalingsform i Navision Stat. Herefter håndteres købsdokumentet på normal vis, i henhold til den angivne opsætning, se Ebilagsstyringsopsætning og OIO Betalingsmetodeopsætning. Indgående Købsdokumenttyper Navision Stat håndterer et antal dokumenter under denne kategori. Købsfaktura Kan modtages som dokument med eller uden reference til en elektronisk købsordre. Navision modtager elektronisk købsfaktura direkte fra leverandør eller fra Indfak1 og IndFak2. Købsordre Navision modtager kun elektronisk købsordre fra IndFak1. Købsordreændring Navision modtager kun elektronisk ordreændring fra IndFak1. Købskreditnota Kan modtages som dokument med eller uden reference til en elektronisk købsordre. Navision modtager elektronisk købsfaktura direkte fra leverandør eller fra Indfak1 og IndFak2.

95 UTS forsyningsspecifikation Navision modtager dette dokument direkte fra leverandør eller via IndFak. En forsyningsspecifikation skal altid have reference til en faktura eller en kreditnota (moderdokument). En forsyningsspecifikation skal ikke honoreres selvstændigt. Den skal honoreres gennem den faktura som den hører til. Derfor bliver der, for Forsyningsspecifikationen IKKE mappet data ind om linjerne. Der mappes alene de data ind i Navision, som gør det mulig at sammenkæde faktura og forsyningsspecifikationer. Der kan høre flere forsyningsspecifikationer til en faktura, men en forsyningsspecifikation kan kun høre til én faktura. Hvis du har brug for at se forsyningsspecifikationen, skal du benytte menupunktet Vis originalbilag. Side 95 af 141 Accept af indgående købsdokument Accept af de indgående dokumenter kan ske fra det enkelte dokument, eller via en af massekørslerne i Indgående købsdokumentkladde vinduet. På det ventende købsdokument kan du vælge blandt de mulige handligner. Sti: Indgående købsdokument/menuknappen Funktion/ Menupunktet Accepter Afvis Opdel konteringsoplysninger Accepter m afvigende moms

96 Opdel konteringsoplysninger Funktionen kan benyttes til at genbehandle dokumentets dimensionskontostrenge, hvis det af en eller anden grund ikke er sket korrekt ved dokumentets ankomst. Side 96 af 141 Fælles for Accepter og Accepter m afvigende moms Købsfaktura Når fakturaen ikke refererer til en købsordre, eller referer til en ikke-eksisterende købsordre, overføres den som Købsfaktura, hvorfra den bogføres. Ad. IndFak1 - Hvis fakturaen refererer til en eksisterende købsordre overføres den til købsmodulet, hvor den opdaterer den pågældende ordre. Ordrens hoved opdateres med fakturanummer og ordrens linjer opdateres med Modtag antal og Fakturer antal samt kontering. Fakturalinjernes antal skal ligge indenfor ordrelinjernes resterende antal. Hvis fakturaen indeholder fakturalinjer, som ikke har reference til en af ordrens linjer, så oprettes disse fakturalinjer som ekstra/nye linjer på ordren og de sættes til fuld leverance og fuld fakturering. Hvis afsenderen med sin profil har bedt om det, sender Navision en Applicationresponse m. Business Accept. Ad. IndFak2 IndFak2 sender ikke ordrer til Navision Stat. Derfor kan en faktura, der er sendt fra IndFak2 teknisk set ikke kan referere til en ordre der findes i Navision. For fakturaer fra IndFak2 forventes det, at der i de fleste tilfælde vil optræde data i Referenceordrefeltet. Den skal imidlertid ses bort fra ved accept, på samme måde som for de fakturaer fra IndFak1, som ikke har en forudgående ordre. Købsordre Ad. IndFak1 - Ved accept oprettes en købsordre. Hvis afsenderen med sin profil har bedt herom afsender Navision en Applicationresponse m. Business Accept. Ad. IndFak2 ikke relevant. Købsordreændring Ad. IndFak1 - En købsordreændring erstatter købsordren fuldstændig. Den kan ikke accepteres efter at der er påbegyndt fakturering på ordren. En købsordreændring kan også nedskrive ordren til 0. Ad. IndFak2 Ikke relevant Købskreditnota Overføres til kreditnota. En kreditnota opdaterer aldrig en købsordre, selvom den har reference til en. Hvis afsenderen med sin profil har bedt herom afsender Navision en Applicationresponse m. Business Accept. UTS forsyningsspecifikation For UTS dokumenter skiftes kun status. Hvis afsenderen med sin profil har bedt om det, afsender Navision en Applicationresponse m. Business Accept.

97 Side 97 af 141 Tjek af Referenceordre Rutinen til styring af accept ifht eventuel tilstedeværelse af en ordre modtaget før fakturaen, gælder for IndFak1, men er ikke relevant i forhold til IndFak2. Navision vil ved accept af en faktura søge, om der findes en købsordre der svarer til referencen (Kreditor og Kreditors Ordrenummer som enten accepteret/oprettet eller som ventende i indbakken. Benytter du Ordre i IndFak1 skal ordren kunne findes og du skal acceptere den før fakturaen. Herefter vil accept af faktura opdatere ordren. Findes der ikke en ordre (Det er tilfældet for IndFak2 fakturaer) får du en meddelelse som afhænger af opsætningen på kreditorens E-bilagspartner opsætning. Kreditor identificeres, ingen ordre kan identificeres, og opsætningen på Kreditors E-bilagspartner er Købsfaktura = Opdater reference. Vælg Ja Kreditor identificeres, ingen ordre kan identificeres, og opsætningen på Kreditors Ebilagspartner er Købsfaktura = Opret Ny. Meddelelsen gives når der i følge opsætningen ikke forventes en forudgående ordre OG der i fakturaen er medsendt data for en referenceordre. Navision koden søger at forhindre, at der oprettes en faktura som burde have opdateret en ordre ( som man har glemt at oprette). Vælg Ja for at oprette en ny faktura. Når dokumentet er accepteret får du en meddelelse om; at ordren er opdateret eller fakturaen er oprettet.

98 Side 98 af 141 Tjek af Dokumenttotal Navision kan gennemføre kontrol af at den dokumenttotal, som det oprettede købsdokument får i forhold til den med den medsendte total. Det styrer du med opsætningen på Ebilagsstyringsopsætningens felter Afstem Beløb og Afstem præcision. Det tilrådes at have en opsætning der gennemfører afstemningsprocessen ig giver meddelelse ved en forholdsvis lille afvigelse, eksempelvis op til 25 øres afrunding. Hvis du får besked om beløbsafvigelse skal du undersøge årsagen. Mangler der at blive overført fakturalinjer, er der forskel i momsberegninger (1/4 eller ½ moms), mangler der at blive overført data fra eksempelvis en energiafgift, er der givet rabat samtidig med at du benytter Accept m afvigende momsberegning? Du får en advarsel i stil med denne, hvis du har opsat afstemning Du vælger selv om du vil fortsætte med Ja og undersøge senere, eller Nej og undersøge inden du accepterer. Forhold omkring moms kan være drilske, specielt ved kvart og halv moms. For dokumenter, hvor du ved at der indgår linjer hvor der kun må afløftes den halve eller kvarte moms, kan du med fordel benytte Accepter m afvigende moms, hvorved du undgår at korrigere de pågældende linjer i den oprettede faktura. Identifikation af entydig kreditor For at Navision kan finde et kreditorkort, skal der findes et, der som minimum har samme CVR nummer og CVR nummer-attribut, som i fakturaen. Ellers får du en besked i stil med denne:

99 Side 99 af 141 Navision kan identificere det rigtige kreditorkort, hvis der enten kun findes ét, der har det samme CVR nummer, som angivet i fakturaen; eller, hvis der blandt flere med samme CVR nummer, findes ét og kun ét, som har samme kombination af CVR nummer OG P nummer, SE nummer eller anden ID og Attribut fra fakturaen. Du skal derfor enten tilrette data på det ønskede kreditorkort (hvis det findes) eller oprette et nyt. Når Navision ikke entydigt kan identificere ét og kun ét kreditorkort, får du besked om at der ikke kan findes en Ebilagpartner med nummeret blank, idet den netop ikke har kunnet lave et entydigt match. Du må selv udpege eller oprette det rette kreditorkort. Betingelserne mht. identifikation af mulige kreditorkort er ens ifht. dokumenter fra for IndFak1 og IndFak2 Identifikation af entydig Faktureringsleverandør I OIOUBL2 fakturaer kan der være angivet såvel en kreditor og en betalingskreditor (Faktureringsleverandør). Dvs. du køber hos én part mens en anden skal have betalingen. I så fald er der i fakturaen angivet både sælgerpart (AccountingSupplierParty) og betalingsmodtagerpart (PayeeParty). Navision Stat benytter PayeeParty i fakturaen til at identificere en faktureringsleverandør (Pay to Vendor). Hvis der kun er angivet sælgerpart bliver denne automatisk også betalingsmodtagerpart, på samme måde som ved manuel oprettelse af en faktura. Entydig identifikation sker på samme måde for Leverandør og Faktureringsleverandør. Hvis den Faktureringsleverandør der identificeres i fakturaen, afviger fra den der er opsat på Leverandørkreditorkortet, standses accepten og du får en besked. Du kan vælge JA, at acceptere, hvorved Faktureringsleverandøren fra E-bilaget anvendes og Leverandørkreditorkortet opdateres med angivelse af den aktuelle Faktureringsleverandør.

100 Side 100 af 141 Eller du kan vælge Nej, hvorved faktureringsleverandøren fra Kreditorkortet anvendes. Specielt for Accepter (Normal) Denne kørsel anvendes traditionelt for købsdokumenter, hvor Institutionens ret til at afløfte moms er de samme som sælgerens regler for at pålægge moms. Navision Stat beregner momsbeløb og dokumenttotal på grundlag af momsbogføringsopsætningen og linjernes grundbeløb. Denne beregning er korrekt når Navision Stat skal beregne 25% moms oven i grundbeløbet. Derfor kan denne accept ikke benyttes i de tilfælde hvor Institutionen skal beregne den kvarte eller halve moms til afløftning. I det tilfælde vil systemet beregne et forkert momsbeløb og derved en forkert dokumenttotal. Brugeren i Navision skal i det tilfælde korrigere grundbeløbet på det oprettede købsdokument, således at totalen og momsbeløbet bliver korrekt. Mere hensigtsmæssigt kan man anvende metoden Acceptér m afvigende moms - Specielt for Acceptér m afvigende moms Ad. IndFak2 Denne kørsel SKAL altid anvendes for dokumenter fra IndFak2. Årsagen er at IndFak2 oversender dokumenter hvor dokumenttotalen inklusive moms er fordelt på et antal konteringslinjer, hvor linjebeløb altid er inklusive moms. Ad. IndFak1 - Denne kørsel må IKKE anvendes ukritisk. Resten af afsnittet skal læses med ovenstående in mente, idet visse dele ikke er relevante for IndFak2-dokumenter. De grundlæggende funktioner for identificering af kreditorer, anvendelse af dimensionkontostreng, betalingsoplysninger osv. er de samme for de to acceptrutiner. Forskellen er, at denne kørsel er bedre til at håndtere fakturaer, hvor du skal afløfte det kvarte eller halve af momsen. For dokumenter som indeholder faktura/kreditnotalinjer der skal konteres med hotel- eller repræsentationsmoms (½ og ¼ moms, dvs. afvigende moms ), vil den ordinære acceptrutine beregne momsen og dermed dokumenttotalen forkert. Kørslen Accepter m afvigende moms kan kompensere for det problem.

101 Side 101 af 141 Kørslen Accepter m. afvigende moms, udnytter Navisions standardfunktionalitet til at oprette købsfakturaer/kreditnotaer med Priser inkl. moms = JA. Endvidere udnyttes det, at afsenderen har angivet momsbeløbet på de enkelte linjer i xmldokumentet. Herudfra beregner Navision linjens pris inkl. moms. Ved accept m afvigende moms opretter Navisions kode fakturaen/kreditnotaen, sætter feltet Priser inkl. moms = JA, hvorefter linjen indskrives og prisen inkl. moms anvendes. Herved bliver linjebeløbet korrekt. Forbrug og momsbeløb bliver beregnet/- fordelt, svarende til den momsbogføringsopsætning der kommer i spil. Eksempelvis, hvis en fakturalinje lyder på 100 kr. plus 25 kr. moms for en repræsentationsydelse (¼ moms), og du må afløfte det kvarte af momsen, så sikrer metoden at linjen bliver oprettet m. 125 kr inkl moms. Den del af momsen du må afløfte bliver 6,25 kr og resten, dvs. 118,75 kr bliver konteret på forbrugskontoen Bemærk: Det betyder, at hvis momsbogføringsopsætningen er forkert på en linje, bliver beregningen af moms og fordelingen mellem moms og forbrug også forkert, selv om totalen er rigtig, og du får ingen advarsel. Derfor kan denne kørsel IKKE anvendes ukritisk og må kun anvendes i massekørsler, når regnskabet er opsat således, at en kontering altid trækker de rigtige momsbogføringsgrupper. Ad IndFak2 kan overfører data en linjes momsproduktbogføringsgruppe, som kan afvige fra den som er opsat på kontoen. Bemærk: Kørslen kan ikke bruges ukritisk, hvis dokumentet indeholder Rabatter eller Gebyrer, da momsberegningen for netop disse linjer vil blive forkert. Man i så fald naturligvis vælge alligevel, at bruge denne acceptrutine og efterfølgende korrigere på den faktura der oprettes ved accept, hvis det samlet set er mest fordelagtigt for brugeren. Kørslen har indbygget forskellige ekstra tjek for problemer der giver risiko for at regne forkert. Der er tjek for om der mangler momsbogføringsgrupper på den oprettede linje, samt tjek for om der er andre afgifter end moms. Endvidere er der også de normale tjek for om den beregnede linjetotal afviger fra den medsendte total (afrundingsfejl), samt tjek for manglende betalingsoplysninger, eller at det ikke er muligt at identificere kreditor. De forskellige tjek betyder, at når funktionen anvendes i kørslen Masseaccepter m afvigende moms, eller i kørslen Accept og samtidig bogføring, så skipper den de dokumenter som fremprovokerer meddelelse fra et af tjekkene. Hvis købsdokumentet indeholder andre afgifter end moms, gives en meddelelse samt måske og meddelelse om beløbsafvigelse svarende til afgiftsbeløbet. Det betyder at afgiften ikke er indregnet i enhedsprisen. I det tilfælde må du, efter accept, foretage korrigerende handling i det oprettede dokument. Det kan ske ved

102 at du enten tilføjer ekstra linjer for afgiften, eller at du justere linjebeløbene så de indeholder de pågældende afgifter. Side 102 af 141 Du skal afslutningsvist, inden bogføring kontrollere det oprettede og justerede dokument vhja. dokumentets statistik vindue (F9), for at sikre dig at der bogføres de rigtige beløb. Tjekket for at der skal findes både momsprodukt- og momsvirksomhedsbogføringsgruppe på den oprettede linje standser accept, hvis der mangler én eller begge momsbogføringsgrupper. Du skal tjekke og rette opsætningen, eller acceptere dokumentet med den almindelige acceptrutine. Andre afgifter kan i OIOUBL2 optræde på to måder. De kan være indregnet i vareprisen eller de kan være udeladt af vareprisen. OIOUBL2 lægger op til at det er standard at indregne afgifter i vareprisen. Afgifter på vare skal i OIOUBL være momsbelagt på samme måde som selve varen. Derfor: Hvis der findes andre afgifter som ER indregnet i vareprisen, forventes det at Navisions funktion Accept m. afvigende moms beregner fakturaen korrekt og afgiften bogføres sammen med forbruget. Hvis der findes andre afgifter som ikke er indregnet i vareprisen, vil Navision Acceptrutine m afvigende moms beregne en beløbsforskel og give advarsel, hvis det er opsat i styringsopsætningen. Du skal efter accepten foretage den nødvendige rettelse på det oprettede dokument inden bogføring. Optræder der sådanne dokumenter når du anvende funktionen i en massekørsel, vil dokumentet blive skippet med besked i loggen. Du skal håndtere dokumentet enkeltvist. Specielt for dokumenter med Sag For linjer på det oprettede købsdokument som har angivet sag, skal du være specielt opmærksom, hvis du retter i momsbogføringsgrupperne på dokumentlinjen inden bogføring. Hvis ændringen indebærer en ændring af de beregnede momsbeløb, kan der opstå en difference mellem kostpris for sagspost og i finans. Årsagen er, at ikke alle felter der er relevante for Sager, nødvendigvis bliver opdateret. For at sikre korrekt opdatering og genberegning af diverse priser og beløbsfelter for sag, ift. købspris og linjens opsætninger, skal du som den sidste handling på linjen, validere købspris med F2 (der sker ikke noget ved at gøre det flere gange). Derfor er det ikke tilstrækkeligt kun at rette momsbogføringsgruppen, selvom det kun er den der er forkert.

103 Side 103 af 141 Afvisning af dokument i indbakken Får du behov for at afvise dokumentet, kan du gøre det fra det ventende dokument med menuknappen Funktion/menupunktet Afvis. Herved ændrer du status for dokumentet. Dokumentet kan senere accepteres. For alle OIOUBL2 dokumenter skal du anføre en afvisningsårsag inden du får lov at afvise dokumentet. Du får denne meddelelse, hvis du har glemt at angive beskrivelse af afvisningsårsagen: Du kan enten skrive afvisningsårsagen i feltet Afvis årsagsbeskrivelse inden du vælger Afvis, eller du kan skrive i den boks der åbnes, hvis du har glemt det, inden du vælger Afvis. Når afvisningen gennemføres ser du måske et øjeblik en informationsboks Der sendes besked om afvisning. Herefter ses en besked i stil med denne: Bemærk: For IndFak2 dokumenter må du ikke senere acceptere et afvist dokument. Det er i standardopsætningen, styret af opsætningen i Afsenderopsætnings tabellen. Uanset om du har denne tabel korrekt opsat, må du ikke acceptere dokumenter fra Indfak2, som du tidligere har afvist. For Indfak1 og dokumenter modtaget direkte fra leverandøren, kan du senere acceptere et afvist dokument. Det afhænger af det specifikke tilfælde om et afvist dokument må accepteres. Du kan senere vælge at acceptere et afvist dokument. Blot vil du blive mindet om at dokumentet har været afvist.

104 Du kan ikke masse-acceptere dokumenter som har været afvist. Det er indført for at undgå en Masse-fejltagelse, da accepterede dokumenter ikke senere kan afvises. Side 104 af 141 Accept af afviste dokumenter Du kan acceptere dokumenter fra IndFak1, der tidligere har været afvist i Navision Stat. Tilsvarende mulighed er der for dokumenter der er modtaget direkte fra leverandøren. Dokumenter fra IndFak2, som én gang er afvist, kan ikke senere accepteres i Navision Stat. Det styres af opsætningen i Afsenderopsætningstabellen. Massebehandling af dokumenter i indgående købsdokumentkladden I Indgående købsdokumentkladden har du flere muligheder for at massebehandle dokumenter. Ved masseaccept undertrykkes de meddelelser du normalt ser når du accepterer dokumenterne enkeltvis. Til gengæld har du mulighed for at se og udskrive en rapport over meddelelser for de dokumenter som kørslen har skippet. På menuknappen Funktion har du tre menupunkter: Masseaccept/-afvis - Ordinær Masseaccepter m afvigende moms. Accept og automatisk bogføring

105 Side 105 af 141 Masseaccept/ afvis Ordinær Når du vil kører kørslen åbner et anfordringsbillede. På fanen Indgående købsdokumenthoved et sat et standardfilter for kørslen: E-Bilag-dokument: <>Forsyningsspecifikation Status: <>Behandler som medfører, at kørslen vil behandle dokumenter forskellig fra Forsyningsspecifikationer og Status forskellige fra Behandler det er dokumenter som transportlaget aktuelt har fat i. Du skal herudover angive en værdi for Import Status. Sæt den typisk til Klar til accept. Du kan sætte andre filtre, således at kørslen behandler de specifikke dokumenter du ønsker. På fanen Indstillinger skal du vælge om kørslen skal Afvise eller Acceptere de dokumenter som ligger inden for filteret. Standard indstillingen er Accepter. Du kan også filtrere dig frem i Indgående købsdokumentkladden til de dokumenter du ønsker at behandle. Filtreringen slår i gennem i kørselsanfordringen:

106 Side 106 af 141 Inden kørslen afvikles skal du angive filter for Import Status. Angiv typisk Klar til accept. Når kørslen er færdig se du en boks, der viser hvor mange af de markerede dokumenter der er håndteret med succes, og hvor mange der ikke kunne accepteres. For de dokumenter der ikke blev accepteret kan du få vist/udskrevet en fejlrapport. Vælg JA.

107 Side 107 af 141 I rapporten ser du hvilke dokumenter der er mislykket samt, hvad der var årsagen for hvert enkelt dokument. De dokumenter som ikke fejlede, er nu Accepteret og er enten oprettet som købsdokument eller har opdateret en ordre (kun muligt for IndFak1). Gå herefter til de dokumenter som fejler og foretag korrigerende handling, hvorefter dokumenterne kan accepteres. Masseaccepter m afvigende moms. Du anvender denne kørsel på dokumenter fra IndFak2, samt hvor der skal bogføres halv eller kvartmoms og som derfor giver beregningsfejl ved den ordinære acceptrutine. Virkemåden af Accept m afvigende moms er beskrevet tidligere. Når funktionen anvendes i massekørsler foretager den de samme handlinger og beregninger for de enkelte dokumenter, som hvis du enkeltbehandler dokumentet med funktionen. Funktionen har en række tjek, som får massekørslen til at skippe dokumenter som ellers ville have givet en meddelelse ved enkeltvis behandling af dokumentet. Accept og automatisk bogføring Kørslen må kun anvendes af institutioner som benytter IndFak, idet det er en forudsætning for at kunne bogføre dokumenterne ubeset, at de er modtaget fra IndFak og er fuldt konteret og godkendte ved modtagelse i NS Indgående købsdokumentkladden.

108 Funktionen kan kun anvendes som massekørsel. Side 108 af 141 For at kørslen kan anvendes skal der i E-bilag styringsopsætningen været markeret JA i mindst et af felterne for Samtidig accept og bogføring af (faktura eller kreditnota) Kørslen opererer på de dokumenter du har filtreret frem i Indgåendekøbsdokumentkladden. Kørslen har to optioner: 1 Accept og samtidig bogføring standard 2 Accept og samtidig bogføring med afvigende momsberegning Kørslen gennemfører for hvert enkelt dokument indenfor filtret først accept og herefter bogføring når der er tale om faktura eller kreditnota. Ordrer og ændringer accepteres. Hvis en faktura har reference til en eksisterende ordre, så bliver den pågældende ordre opdateret, og bogføring af fakturaen sker fra den opdaterede ordre. Funktionen behandler dokumenterne i rækkefølge svarende til deres dokumenttype: Ordre, Ordreændring, Faktura, Kreditnota og Forsyningsspecifikation Accept, opdatering af ordre og bogføringen sker på samme måde, som når du bruger enkeltvis accept. Afhængig af om du anvender kørslens option 1 eller 2, er det de tilsvarende funktioner der benyttes, som ved almindelig anvendelse af Accept med ordinær momsberegning hhv. Accept med afvigende momsberegning.

109 Når kørslen har gennemført accept og bogføring af et dokument, sættes værdien for Status i Indgående købsdokumentkladden = Accepteret + Automatisk bogført. Side 109 af 141 Støder kørslen på en hændelse, som vil give en meddelelse, skipper den dokumentet og skriver en meddelelse i Indbakke log for dokumentet i Indgående købsdokumentkladden. Her kan du læse på hvilket trin hændelsen er indtruffet, samt den faktiske besked. I de fleste tilfælde, hvor der indtræffer en hændelse, vil Navision rulle dokumentet helt tilbage til Indgående købsdokumentkladden. Men i visse tilfælde, når Navision først konstaterer en fejl i forbindelse med bogføringen, kan det accepterede dokument ikke rulles tilbage. I det tilfælde vil Navision skrive den pågældende (bogførings)fejl. Eksempel på Accept og Bogsføring af sammenhørende Ordre og Faktura: I indgående købsdokumentkladden findes et sammenhørende sæt bestående af en ordre og en faktura fra IndFak. Begge dokumenter markeres m Valgt dokument = JA Ved anvendelse af kørslen Accept og samtidig bogføring bliver du anmodet om at foretage valg mellem de to kørselsoptioner. Herefter kører kørslen. Undervejs viser den et fremskridts vindue Kørslen afslutter med at vises et resultat vindue

110 Side 110 af 141 Det læses således: Dokumenter medtaget, er de ventende dokumenter som er markeret m. Valgt dokument. Tæller alle typer. Dokumenter accepteret. Tæller den del af de behandlede dokumenter som kunne accepteres. Dokumenter blev bogført. Tæller de fakturaer og kreditnotaer, som kunne bogføres. Dokumenter har givet fejl. Tæller de dokumenter som har givet en fejl som enten har forhindret accept eller bogføring. Vær opmærksom på at du ikke kan forvente at antal dokumenter medtaget = sum af de øvrige resultater, idet ét dokument kan tælle med flere gange. For eksempel, hvis du kun medtager én faktura, så kan du observere at ét dokument er medtaget, ét dokument er accepteret og ét dokument er bogført, fordi fakturaen tæller med både som accepteret og bogført. I dette tilfælde afslutter kørslen med at begge de markerede dokumenter blev accepteret og fakturaen blev bogført. Den oprettede ordre ser således ud efter at fakturaen er bogført

111 Du kan se at der er tale om en delfakturering, idet der ikke er faktureret på linje 1, 4 og 5. Linje 6 m. beskrivelsen Service fee, stammer fra et gebyr på fakturaen. Side 111 af 141 Hvis du går tilbage til Indgående købsdokumentkladden vil du se at Ordren har fået status Accepteret og at fakturaen har fået status Accepteret + Automatisk bogført. Anvendelse af fejlmeldinger fra kørslen Oplever du at kørslen støder på et dokument, som ikke kan accepteres eller bogføres vil den afslutte med en besked der ligner den nedenstående. Hvis du vælger JA til spørgsmålet om at udskrive fejlrapport kan du få en beskrivelse i stil med denne. I ovenstående tilfælde er der tale om en faktura, som har kunnet accepteres, men ikke kunne bogføres.

112 Side 112 af 141 Af rapporten ser du at kørslen Accept+Bogfør har oplevet problem med indgående dokument 4993 hvilket har givet en meddelelse. Værdien i kolonnen Kode angiver Automatisk Bogføring, og af beskrivelsen ses at delregnskab ikke må være blank. Efter Accept Når dokumentet er accepteret overføres data til købsmodulet, hvor der oprettes en købsfaktura, Købskreditnota eller opdateres en eksisterende købsordre. Herefter skal du gå til det oprettede/opdaterede købsdokument (Faktura, Ordre Kreditnota) og kontrollere (F9) og evt. færdiggøre kontering i overensstemmelse med din instruks, hvorefter det skal bogføres. Når du har benyttet kørslen Accept og automatisk bogføring kan du kontrollere bogføringen på de bogførte dokumenter. Periodiske aktiviteter

113 Sti: Køb/Ordrebehandling/E-bilag/Periodiske aktiviteter/ Side 113 af 141 Indsæt forslagsdimensioner fra finanskonti Menupunktet Opdater accept E-bilag med forslagsdim fra finanskonti Med denne kørsel kan du ændre dimensionskonteringen på oprettede købsdokument som er modtaget og accepteret fra IndFak. Kørslen giver dig mulighed for at overskrive linjedimensionskonteringen på alle typer af købsbilag med de forslagsværdier, der er opsat på finanskontoen på linjen. Den benyttes til at overskrive værdier medsendt i IndFaks dimensionskontostreng For dimensionsværdier der konkurrerer, vinder kørslens forslagsværdier fra finanskontoen. Dimensionsværdier fra dimensionskontostrengen som ligger udover forslagsdimensionerne, overlever. Således er den endelige kontering en foreningsmængde af forslagsdimensioner og overlevende dimensioner udledt fra dimensionskontostrengen. Løsningen betragtes som midlertidig og fjernes når konteringssystemet kan behandle forslagsdimensioner.. Kørslen opererer udelukkende for forslagsdimensioner opsat på finanskonti., og således ikke for forslagsdimensioner opsæt på anlæg eller kreditorer Kørslen opererer på faktura og kreditnota, og således ikke for indgående: ordre, ordreændringer og forsyningsspecifikation, rykkere, kontoudtog og NKS retursvar. Kørslen påvirker ikke salgsbilag og NKS betalingsordrer.

114 Side 114 af 141 Købshoved filtre Kørslens anfordring giver dig mulighed for at vælge hvilken dokumenttype der skal behandles. Du kan vælge Købsfaktura, Købskreditnota eller begge. Du kan yderligere indsnævre ved at filtrere på dokumentnummer. Dimensioner Kørslens anfordringsbillede giver dig mulighed for at vælge hvilke dimensioner, der skal hentes fra finanskontoen. Du vælge mellem alle dimensioner opsat i Regnskabsopsætningstabellen. Marker de dimensioner hvor standardværdien på finanskontoen, skal overskrive værdien fra IndFak. Oprydning i UTS dokumenter Menupunktet Accepter/Afvis løse UTS dokumenter Forsyningsspecifikationer (UTS) hører altid til en OIOUBL2 faktura eller kreditnota. Når du accepterer eller afviser en faktura/kreditnota, sætter Navision automatisk samme status på de UTS dokumenter, som har en gyldig reference til det pågældende dokument. Det sker imidlertid at leverandørerne ikke kan finde ud af at angive korrekte referenceinformationer. I de tilfælde kan Navision ikke koble UTS dokument og faktura/kreditnota sammen. Sådanne UTS dokumenter vil vedblive at stå som Ventende fordi de er forældreløse. Du kan med en periodisk kørsel skifte status på disse UTS dokumenter. Kørslens behandler kun dokumenter som har status Ventende. Kørslens anfordring har to faner. På Indstillingerfanen skal du skal som minimum foretage et valg af den handling som kørslen skal udføre på de valgte dokumenter. Du skal vælge Accepter eller Afvis. Når du åbner kørslen er denne indstilling altid nulstillet.

115 På fanen Indgående købsdokumenthoved kan du filtrere på alle dokumentets værdier. Side 115 af 141 Filteret for Bilag modtaget den bliver som standard udfyldt med en forslagsdato, der er en uge gammel. Det betyder at kørslen som standard medtager dokumenter som er mere end en uge gamle. Denne forslagsværdi er valgt fordi faktura/kreditnota og UTS dokumenter ikke nødvendigvis kommer samme dag. Hvis UTS dokumentet kommer først, har leverandøren og du en uge til at sende, modtage og behandle den tilhørende faktura/kreditnota, før UTS dokumentet medtages i kørslens standardfilter. Du kører kørslen efter behov. Håndtering af elektroniske rykker Rykkere kan have økonomisk betydning i regnskabet. Derfor skal du forholde dig til dem på samme måde som til fakturaer. Skal der betales gebyr og renter eller ej? Elektronisk rykker kan du enten Afvise, Modtage eller Modtage og acceptere. Du skal vælge handling iht. din institutions instruks. I alle tilfælde sender Navision en forretningsmeddelelse (application response) til afsenderen, der således kan orientere sig om hvilken status dokumentet har i dit regnskab. Sti: Køb/Ordrebehandling/E-Bilag/ Indgående Rykkerdokumenter Indgående købsrykkerkladde Indgående rykkerkladde viser modtagne dokumenter med status. Du kan indstille hvorledes den skal åbnes på E-bilagsstyringsopsætningen ( Åbning og behandling hhv. Kun åbning ). Hvis du har valgt Kun åbning skal du huske selv at hente Herefter afventer dokumenterne din håndtering. Som standard vises dokumentoversigten uden filtre. De nyeste dokumenter står øverst.

116 Side 116 af 141 Du kan sætte filter på status og kreditor. Det anbefales at du først tjekke kladden uden filtrering, da du ellers kan overse dokumenter. I feltet Udvekslingstabel: Mislykkede rykkere kan du se om der ligger mislykkede rykkerdokumenter i NSTS udvekslingstabellen. Fra feltet kan du lave opslag til udvekslingstabellen, hvor du ser dens aktuelle indhold uanset dokumenttype. Du kan ikke redigere i Udvekslingstabellen via dette opslag. Felt Status Importstatus Beskrivelse Viser den status dokumentet har. Nye dokumenter har status Ventende. Du ændrer status for dokumentet via menuknappen Funktion. Viser hvor langt i importbehandlingen nåede. Kun dokumenter der kan opnå Klar til accept kan behandles. Kolonnernes indhold svarer i øvrigt til det du ser i indgående købsdokumentkladden. Yderligere forklaring gives ikke her. Menuknappen Dokument har tre menupunkter: Åbn åbner det markerede dokument. Forny opdaterer oversigten, og henter nye og genbehandler dokumenter som ikke har opnået Ebilagsstatus Klar til Accept. Hent nye dokumenter til behandling henter eventuelle nye dokumenter i indbakken.

117 Åbn et Rykkerdokument som du vil behandle. Side 117 af 141 Menuknappen Funktion har menupunktet Dokumenthandlinger, som giver adgang til masse-behandling af flere dokumenter. Kørslen har Indstilling for den ønskede handling: Modtag, Accepter eller Afvis. Du kan i oversigten filtrere dig til de dokumenter,som kørslen skal behandle; på samme måde som beskrevet under Indgående købsdokumenter. Indgående købsrykkerhoved Visningen af Rykkerdokumentet ligner umiddelbart fakturavisningen og er delt op på fanebladene Generelt, Betaling og OIO som svare til de tre tilsvarende faneblade på Indgående købsdokument. Her ser du eksempel på en Indgående rykker, fanebladet OIO. Fanernes indhold vil ikke blive slavisk gennemgået, men et par enkelte felter skal forklares, da forståelsen afviger lidt i forhold til indgående købsdokumenter. Felterne Kreditor CVR nr og Kreditor CVR Nr Attribut hhv. felterne Betalingskreditor ID og Betalingskreditor ID Attribut har samme betydning som på Indgående købsdokumenter, idet de viser data fra dokumentet vedrørende leverandør og faktureringsleverandør.

118 Navision kan for købsrykkere kun operere med betalingskreditor. Hvis der i dokumentet kun er angivet informationer on Kreditor, benyttes denne som betalingskreditor. Hvis der også er informationer om betalingskreditor så anvendes disse. Side 118 af 141 Dokumentet har tre menuknapper: Indgående Rykkerhoved menuknappen Rykker Menuknappen Rykker giver adgang til de fleste af de menupunkter der kendes fra menuknappen Dokumenter på Indgående købsdokument. Betydningen af menupunkterne er sammenfaldende Indgående Rykkerhoved menuknappen Linje Menuknappen Linje giver adgang til de sædvanlige oplysninger om Dimensioner, Dimensionskontostreng og bemærkning for dokumentets enkelte linjer. Betydningen er sammenfaldende med menuknappen Linje på Indgående købsdokument Indgående Rykkerhoved menuknappen Funktion Anvendelse af de enkelte funktioner skal ske i henhold til instruksen for den pågældende regnskabsførende institution. For Menuknappen Funktion gælder: Med menupunktet Modtag sætter du status til Modtaget, og Navision sender en meddelelse til afsenderen. Brug denne funktion, hvis du vælger at betale den oprindelige faktura - men ikke vil honorere rykkerens eventuelle krav på gebyr og rente.. Anvender du menupunktet Modtag og acceptér skal du først sikre dig at eventuelle linjer af typen finans som svarer til gebyr og renter på rykkeren, er konteret. Brug denne funktion, hvis du anerkender og vil betale rykkergebyret. Status bliver sat til Accepteret og rykkergebyrlinjerne overføres til den Rykkerkladdetype og Rykkerkladdenavn, som du har opsat i E-bilags Styringsopsætningen på stien: Administration/Programopsætning/Generel Integration/NS TS integration/e-bilag. Du skal herefter gå til den pågældende kladde og eventuelt færdiggøre kontering før bogføring. OBS! Husk også at sikre dig at den oprindelige faktura bliver betalt, idet Modtag og Acceptér Rykker, kun vedrører selve rykkeren og i NS IKKE medfører, at det oprindelige dokument også betales. Anvender du menupunktet Afvis sættes status til afvist og der sendes en meddelelse til afsenderen.

119 Håndtering af indgående elektronisk købsrykker behandles ikke yderligere i denne manual. Side 119 af 141 Bemærk: For Rykkere fra IndFak2, som har status afvist, kan du ikke efterfølgende ændre status til Modtaget eller Modtaget og Accepteret. Indgående kontoudtog Kontoudtog udstedes af kreditor og viser en tidsmæssigt afgrænset oversigt over de dokumenter (fakturaer, kontoudtog, rykkere med gebyr og rentenotaer) kreditoren har udstedt til dit regnskab. OIOUBL Kontoudtog har ikke selvstændig økonomisk betydning og skal ikke honoreres. Du kan derimod afstemme om du har modtaget de dokumenter som kreditor anføre. Sti: Køb/Ordrebehandling/E-Bilag/ Indgående Kontoudtogsdokumenter Som det første får du vist Indgående kontoudtogskladde. I feltet Udvekslingstabel: Mislykkede rykkere kan du se om der ligger mislykkede kontoudtogsdokumenter i NSTS udvekslingstabellen. Fra feltet kan du lave opslag til udvekslingstabellen, hvor du ser dens aktuelle indhold uanset dokumenttype. Du kan ikke redigere i Udvekslingstabellen via dette opslag. Oversigten har to menuknapper: Menuknappen Dokument har to menupunkter: Åbn åbner det markerede dokument.

120 Forny opdaterer oversigten. Side 120 af 141 Menuknappen Funktion har menupunktet Dokumenthandlinger, som giver adgang til en masse-kørsel til afvisning eller godkendelse, på samme måde som beskrevet under Indgående købsdokumenter. Indgående kontoudtogshoved Visningen af kontoudtoget ligner umiddelbart fakturavisningen og vil umiddelbart kunne forstås når du kender elektronisk faktura/kreditnota. Visningen er delt på to faneblade Generelt og OIO som svare til de tilsvarende faneblade på Indgående købsdokument. Der er dog ikke helt så mange felter. Kontoudtogshovedet har tre menuknapper Kontoudtog, Linje og Funktion Knapperne har menupunkter og funktionalitet som de tilsvarende knapper og menupunkter under Indgående Købsdokumenter. Med menuknappen Funktion kan du vælge Modtag eller Afvis.

121 Side 121 af 141 Håndtering af elektroniske salgsbilag Du kan sende bogførte salgsdokumenter elektronisk som OIOUBL2 xmlfiler til dine debitorer, når alle nødvendige opsætninger er foretaget hhv. på serveren, i Navision Stat s E-bilag styringsopsætning, salgsopsætningen og på debitorerne. Endvidere skal både dit regnskab og debitorerne være registreret i NemHandelsRegisteret. Du skal orientere dig i de forskellige manualer vedr. opsætning af server, transportlag, registrering i NemHandelsRegisteret og i nærværende vejledning. Du opretter en elektronisk salgsfaktura på samme måde som en normal salgsfaktura. Krav til fakturagrundlag, godkendelse inden bogføring mv. er de samme uanset ad hvilken kanal din kunde skal modtage fakturaen.. Du kan evt. bruge Navisions indbyggede godkendelsesfunktionalitet der stammer fra Microsofts standardversionen af Navision. Moderniseringsstyrelsen supportere ikke denne funktionalitet. Det er ikke nødvendigt at gemme kopier af elektroniske fakturaer på papirformat med mindre der er særlige forhold. Den afsendte OIO faktura er pr. definition originaldokumentet. Kopi heraf er gemt som XML fil i LoggingDatabasen. Fra det bogførte salgsdokument kan du få vist det sendte xml-dokument, og evt. udskrive den fra browseren. Du kan på det bogførte/udstedte salgsdokument se, med hvilken forsendelsesform dokumentet forventes sendt og hvis der er tale om OIOUBLdokument, så kan du se, om forsendelsen er modtaget eller om den er mislykket. Opret et salgsdokument

122 Side 122 af 141 Opret og udfyld salgsdokumentet som sædvanligt. Salgshoved obligatoriske felter Det er vigtigt at du sikrer dig at alle de felter på salgsfakturaen, der skal være udfyldt, for at danne en valid OIOUBL dokument er udfyldt inden bogføring. Nogle af de felter på det oprettede dokument, som er obligatorisk i den dannede OIOUBL dokument, kan du ikke se eller redigere på salgsdokumentet, idet de bliver udfyldt fra Debitorkortet. Derfor er de vigtigt at du først sikrer dig at debitorkortet er korrekt opsat. Bemærk: Du kan ikke rette i de bogførte data som ligger til grund for dannelse af OIOdokumentet. Derfor skal du selv være opmærksom på at udfylde de obligatoriske felter, da du ellers risikere, at du skal tilbageføre et fejlende dokument og lave nyt dokument, som er korrekt udfyldt. Du opdager det i givet fald sandsynligvis først når det er for sent og fakturaens forsendelse bliver mislykket pga. en skematronfejl. Hvis du bruger forskellig debitor som køber- og faktureringsdebitor, skal begge debitorkort være korrekt sat op. Bemærk: Det er opsætningerne på faktureringsdebitoren, der er styrende for, om der afsendes elektronisk salgs-dokument, og hvor den sendes hen. Fakturahoved Felt Beskrivelse

123 Fakturanummer Kunde nummer Kundenavn Kundeadresse Kundepostnr. Kundelandekode Debitor ordrenummer Sælgerkode Faktureres til Kundenr. Faktureres til Kontakt Leverings adresse felterne Side 123 af 141 Obligatorisk i xml udfyldes automatisk hvis der er opsat nummerserie. Bemærk: Bogføringsnummerseriens numres SKAL være heltal Ingen bogstaver eller tegn, når du udsteder faktura med betalingskort informationer (FIK eller GIRO) Den kunde som der sælges til. Obligatorisk i xml udfyldes fra debitorstamkort. Debitorstamkortet skal derfor være korrekt oprettet. Tjek og opdater stamkort med nødvendige oplysninger. Hvis kunden ønsker angivet et bestemt referenceordrenummer, skal du angive det her. Kunden kan benytte værdien til at koble din faktura til en købsordre i sit system. Angives der ikke noget, udfylder Navision Stat den tilsvarende værdi i OIO fakturaen med data fra eget fakturanummer. Bemærk: Feltet Eksternt bilagsnummer overføres IKKE til OIOUBL. Skal udfyldes hvis du ønsker at kunden skal have oplyst din sælgers kode og navn. Hvis der på sælgerkortet er angivet kontakttelefon og mail, OG der i sælgeroversigten er angivet Eksporter til OIO-xml = JA, så overføres sælgerens kontaktoplysninger til OIO-xml fakturaen. Hvis der ikke angives oplysninger om sælgeren, sendes oplysninger fra Virksomhedsoplysninger opsætningen. (For UNI_C institutioner der overfører fakturadata fra EASY udfyldes dette felt hvis EASY brugerens initialer også findes som Sælger i Navision. I det tilfælde tilføjes endvidere en bemærkning m kontaktinformationer.) Den kunde som OIO-xml fakturaen sendes til. Bemærk: Hvis faktureringsdebitor er en anden end kunden skal Faktureringsdebitorens kort og Ebilagspartner være sat korrekt op med alle felter til elektronisk fakturering for, at der bogføres en elektronisk salgsfaktura. Her skal du indskrive information, Initialer eller Navn for den person/enhed hos fakturamodtageren, som kunden ønsker angivet på fakturaen. Der overføres værdier fra Debitorkortetes Attentionfelt. Bemærk: Værdierne udtrækkes IKKE til OIOUBL.

124 Kontokode Side 124 af 141 Hvis debitor ønsker at du angiver en konteringsinformation på fakturaen, skal du angive den i dette felt (30 karakterer). Hvis der ikke er plads kan du oprette en bemærkning vhja. Menuknappen Faktura og menupunktet Bemærkning, OG markere JA for at den skal eksporteres til OIO. Bemærk: Du må IKKE oprette tomme fakturalinjer uden kontotype eller nummer med det formål at lave bemærknings-linjer. Du SKAL benytte menupunktet Bemærkning og markere det til eksport i OIO. Salgsfakturalinjer En række felter på linjen er obligatoriske i OIO xml-fakturaen. De fleste, dvs. Type, Nummer, Beskrivelse, Antal og Pris skal normalt udfyldes i Navision for at danne en meningsfuld fakturalinje. Disse danner datagrundlag for tilsvarende elementer i en OIO fakturalinje. Salgsfakturaen konteres på sædvanlig vis med det ønskede antal linjer. Din interne dimensionskontering for salget overføres ikke til OIO. Momsbogføringen på linjen viser sig i form af momsangivelse på hoved og linjer på OIO dokumentet.

125 Side 125 af 141 Ved elektronisk fakturering er det ikke hensigtsmæssigt at samle flere ydelser til én linje, hvis køberen kan have behov for at kontere dem forskelligt. Felt Fakturalinje Type Nummer Bemærkning Antal Beskrivelse Obligatorisk Artskontotype (Finans, Anlæg, Vare, Ressource) er obligatorisk og skal udfyldes sammen med det tilsvarende kontonummer Obligatorisk. Kontonummer for den pågældende type. Type og Nummer er obligatoriske i sammenhæng, da Nummer bruges i det elektroniske salgsdokument som vores dvs. sælgers varenummer. Bemærk: Navision afkorter beskrivelsen iht. OIOUBS krav til det obligatoriske Name-felt. Hele beskrivelsen overføres til OIOlinjens beskrivelsesfelt. Obligatorisk i OIO. En linje uden antal har ikke relevans og betragtes som ulovlig.

126 Enhedskode Stykpris, Linjebeløb, evt. linjerabat og fakturarabat Beskrivelse Kontokode Side 126 af 141 Enhedskode er obligatorisk i OIOUBL, men ikke i Navision. I OIOUBL skal værdierne angives iht. en bestemt UNCEFACT enhedskodeliste. Hvis feltet står blankt i Navision er mapning og dannelse af XML filen opbygget således, at obligatoriske enhedskodeelementer er udfyldt med standardværdier. Hvis du benytter egne enhedskode på linjerne SKAL du sikre dig at der er opsat en enhedskode-mapning fra dine enhedskoder til de autoriserede OIOUBL enhedskoder (UnitCode). Opsætning af kodeliste mapning foretages i Navision Økonomistyring\ Opsætning\Generel integration\ NS-TS integration\ XML-Bro\ Kodeliste. Stykpris skal udfyldes. Linjebeløbet udfyldes automatisk på grundlag af antal, stykpris og evt. rabat. Hvis der gives linje- og eller fakturarabat kan beløbene ses i de tilhørende rabatbeløb felter på linjen i Navision. Navision udregner en enhedspris til OIOUBLdokumentet, som er fratrukket alle rabatter. Den beregnes af linjepris og antal. Rabatterne ses i xml-filen på linjen og kan betragtes som hjælpeoplysning til modtageren, der kan bruge dem til at beregne varens værdi ved at sammentælle prisen og de givne rabatter. De indgår ikke i fakturaens AllowanceCharge på headeren. Obligatorisk. Der skal iht. momsloven foreligge beskrivelse, som specificerer, hvilken vare ydelse der er solgt. Beskrivelsen lægges på de enkelte fakturalinjer. Et tidligere problem er løst idet Navision afkorter beskrivelsen så den kan være i OIOlinjens obligatoriske Namefelt. Hele beskrivelsen overføres til OIOlinjens beskrivelsesfelt. Hvis køberen ønsker at du angiver hans konteringsreference på linjen skal du angive den i dette felt på linjen. Bemærkning til salgshoved eller salgslinje Du må ikke bruge fakturalinjer i Navision til at forklare forhold om fakturaen eller om andre af fakturaens linjer, når du skal sende den elektronisk. Hvis du alligevel gør det, så vil de pågældende bemærkninger blive samlet som én note på det elektroniske dokuments hoved, uanset på hvilken linje du har skrevet dem. Dvs. at modtageren ikke eller kun vanskeligt kan bruge det til noget. Forklaringer/Bemærkninger til fakturaen generelt eller til en bestemt, skal du lægge i den tilhørende bemærkningstabel, hvor de bliver knyttet til salgshovedet eller fakturalinjen. Du skal endvidere markere de ønskede linjer til Eksport til

127 OIO. Navisions kode sørger herefter for at de placeres samlet som noter på xmlfakturaens hoved hhv. pr fakturalinje. Du skal benytte menuknapperne Faktura(Dokument) hhv. Linje, Menupunktet Bemærkning. Side 127 af 141 Udvidede tekster Hvis du anvender udvidede tekster til konti (Finans, Vare, Anlæg), vil de udfoldede linjer blive overført som bemærkninger i elementet :Note for den linje de er udfoldet fra. Hvis du på Salgsopsætning har opsat en Kode for Fast tekst indføjes der bemærkningslinjer på fakturaen. Disse linjer behandles samlet som udfoldede linjer der henhører til fakturahovedet, hvorfor det overføres som Note til den elektroniske fakturas hoved. Du tilføjer en bemærkning til fakturahovedet eller en linje via menuknapperne Faktura(Ordre/Kreditnota) eller Linje. Menupunktet Bemærkning findes begge steder. Her indskrives bemærkningen. Hvis én linje ikke er nok, fortsætter du på næste linje. Bemærk: Eksport til OIO skal være markeret for alle linjer du ønsker medsendt i XML fakturaen. Linjer der ikke er markeret " forbliver interne i regnskabet. Linjerne kan ikke redigeres efter bogføring. Rabat (AllowanceCharge) I Navision Stat kan du anvende Navisions almindelige salgsrabatfunktioner, både linjerabat og fakturarabat. Navision håndterer fakturarabat ved at fordele den forholdsvist som rabatter på fakturaens linjer. Den indgår i beregning af linjeenhedsprisen, og overføres som rabat-informationer på OIOUBL fakturaens linjer. Disse data overføres til OIOUBL som AllowanceCharge på linjerne. Enhedsprisen, som du ser på den elektroniske fakturas linje, er renset for rabatter og

128 moms (dvs at rabatterne er trukket fra i den pris der sendes i OIOUBL). Rabatangivelsen på linjen er derfor oplysende Bonus information til modtageren. Side 128 af 141 Vedhæft bilag til salgsdokument I elektroniske OIOUBL2 handelsdokumenter kan du medsende bilag at typen TIF, PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF og XML. Bemærk: Du må ikke vedhæfte andre dokumenttyper end de godkendte. Sti: Salg/Fakturaer/Menuknappen Faktura /Menupunktet Bilag. Du ser herefter nedenstående vindue, hvor du med menuknappen Bilag kan vælge at indlæse den fil, der ønskes sendt. (Vær opmærksom på at du spørges, om du ønsker at slette bilagsfilen fra sin oprindelige placering. Svar typisk Nej) udlæse filen slette filen Menupunktet Send med mail ikke er aktivt. Du kan lægge flere bilag i loggen, men kun ét kan sendes med i xmlfilen. Marker i kolonnen Eksport til OIOXML = JA, for dét dokument der skal sendes med

129 Side 129 af 141 Bemærk: Du kan kun markere ét dokument, som eksporteres med OIO dokumentet. Hvis den vedhæftede fil ikke er i et af de accepterede formater gives en advarsel. Kun de nævnte formater bliver transporteret korrekt. Du benytter også denne tabel, hvis du skal vedhæfte bilag til fakturaen når den sendes med . Indlæsningen sker på samme måde. Marker Send m. E- mail. Du kan markere flere rækker til Send m Bemærk: Du skal have indlæst alle dokumenter og foretage alle nødvendige markeringer for Eksport til OIOxml og Send m , inden bogføringen. Du kan i ikke ændre indstillinger i tabellen efter bogføring. Bogfør og send elektronisk salgsfaktura Når fakturaen er færdig, kontrolleret og godkendt og evt. forsynet med bemærkninger og vedhæftninger bogføres den. Vælg menuknappen Bogføring \ Her vælger du det mest passende menupunkt. Bogfør når der er tale om en elektronisk salgsfaktura Bogfør og udskriv, hvis du har brug for det. Massebogfør hvis du vil bogføre og sende flere fakturaer. Bemærk du skal bagefter udsøge og udskrive dem der skal sendes på papir. Dokumentation for faktureringsgrundlaget, konteringen og attestationer kan arkiveres sammen med notering af det bogførte salgsfakturanummer. Du kan efterfølgende se den bogførte faktura under: Salg & marketing\ Oversigt\ Bogførte fakturaer. Når debitoren er opsat til elektronisk salgsfakturering, kan du herfra endvidere se det dannede og sendte elektroniske dokument. Når selve bogføringen er gennemført, sender Navision det elektroniske dokument afhængig af den opsætning du har valgt på Ebilagsstyringsopsætningen og debitorens Ebilagspartner.

130 Hvis du på Ebilagssyringsopsætnignen har opsat at dokumentet skal sendes umiddeldart efter bogføring ser du ser denne boks Side 130 af 141 Hvis du svarer ja, og debitoren er opsat til at modtage dokuemntet elektronisk ser du denne. Hvis du ikke ser nogen af disse bokse, skyldes det at din opsætning af debitorens Ebilagspartner (hvilke dokumenter der skal sendes elektronisk) eller at Send Ebilag på Ebilagsstyringsopsætningen, er Nej eller Afventer afsendelse. Ret opsætningen hvis den ikke er som du ønsker, og send fra den bogførte faktura. Tjek forsendelsesstatus for elektronisk dokument Når Navision giver besked om at dokumentet er sendt, betyder det at Navision har afleveret dokumentet til forsendelse. E-Bilag Status vil nu være Afventer svar, eller evt. Afventer afsendelse, afhængig af opsætningen på Ebilag styringsopsætningen. Bemærk: Du skal selv opdatere det bogførte dokument, for se det faktiske resultat af forsendelsen i feltet E-bilag status. Gå til det bogførte dokument. Sti: Salg/Oversigt/Bogførte fakturaer. Find den aktuelle faktura og åbn den. Fanen Fakturering

131 Side 131 af 141 Her ser du i feltet Dokumentafsendelsesform ad hvilken kanal (Manuel, PBS, E-bilag eller ) som bilaget skal sendes. Fanen OIO

132 Side 132 af 141 Hvis dokumentet er et OIOUBL E-bilag ser du forsendelsens status i E-Bilag Status typisk = Afventer svar. Da Navision Stat ikke opdatere værdien i realtid, skal du selv opdatere vhja. Menuknappen Funktion, Menupunktet Opdatér E-bilag. E-bilag Status feltets værdi gælder for den seneste afsendelse af dokumentet. Afventer svar er en midlertidig status, du skal opdaterer dokumentet for at se den aktuelle status. Modtaget er den ønskede og forventede status ved forsendelse af E-bilag. Når denne status er nået er din salgsfakturering gennemført m succes. Mislykket kan forekomme ved validerings eller forsendelsesfejl se senere om fejl ved forsendelse. Usendt står på alle dokumenter der ikke er forsøgt sendt som E-bilag. Det gælder også dokumenter som skal sendes manuelt. Annulleret Intern, i forbindelse med tilbageføring af bogføringen. Denne status har intet at gøre med status for dokumentforsendelserne, og du finder den ikke i oversigten over afsendte dokumenter. Felterne Responskode og Responsbeskrivelse opdateres med indhold fra et eventuelt svar i form af ApplicationResponse fra modtageren.

133 Hvis ingen af disse felter har data, i kombination med at status er Modtaget, betyder det at dokumentet er nået frem uden at være mødt af valideringsfejl. Hvis status er Mislykket og der er angivet en responskode Technicalreject, kan det skyldes en valideringsfejl eller anden fejl returneret af modtagerens system, Nærmere beskrivelse i feltet Responsbeskrivelse. Hvis status er Modtaget, kan feltet Responskode senere evt. blive opdateret med BusinessAccept eller BusinessReject, samt en forklaring i Responsebeskrivelse, afhængig af om modtageren evt. senere foretager en forretningsmæssig accept eller afvisning. Side 133 af 141 Via menuknappen Faktura menupunktet Udgående bilag ser du en filtreret liste for de OIOUBL forsendelser der findes, for det pågældende bogførte dokument. For hver linjer er der dannet et nyt xml-dokument. Hver linje har sin egen status. Listen viser data fra Udgående dokumentkladde svarende til filter på dokumentnummer og Vis historik = Ja. Hvis du har bogført flere dokumenter kan du måske lettere danne dig et overblik, hvis du går direkte til Udgående salgsdokumentkladde. Herfra kan du kontrollere forsendelsens forventede forsendelseskanal samt. Sti: Salg og Marketing/Ordrbehandling/E-bilag/Udgående salgsdokumenter. Denne oversigt viser som standard, den seneste forsendelses resultat. Hvis du vil se historikken, skal du markere feltet Vis historik. Listen vil vises Status = Afvender svar, hvis status ikke er opdateret. Du kan forny status via menuknappen Dokument, Menupunktet Forny Vær opmærksom på at der findes separate udgående dokumentkladder for

134 Salgsdokumenter (faktura/kreditnota) Salgsrykkere Salgskontoudtog Du skal tjekke de forskellige dokumenttyper separat. Side 134 af 141 Tjek forsendelsesform og status I oversigten over bogførte salgsfakturaer, kan du se den Dokumentforsendelsesform som skal benyttes for det pågældende dokument.. Status Mislykket forsendelse af Ebilag Du kan bore ned og undersøge hvad der kan være gået galt for et dokument med status Mislykket ved at stå på linjen og bruge menuknappen Dokument og menupunktet Åbn Herved åbner du en form der viser Navisions datasæt til det udgående xmldokument.

135 Side 135 af 141 Med menuknappen Dokument, menupunktet Vis dokument får du vist det dannede dokument og øverst i rammen vises den fejl der er skyld i at dokumentets forsendelse er blevet mislykket. Hvis teksten ikke umiddelbart giver dig en ide om problemet foreslås det, at du markerer og kopier meddelelsen, over i din tekstbehandler og gemmer den. Herefter kan du prøve at gensende (I det vist eksempel er problemet at der mangler landekode på debitorkortet, hvilket skal rettes ved en ny bogføring da debitorinformationerne er en del af de bogførte data). Hvis det giver samme Mislykkede resultat og samme fejl så kan du sende meddelelsen til din support, gerne sammen med den dannede xmlfil.

136 Side 136 af 141 Ofte stillede spørgsmål om mislykket E-bilag Tjek på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside for en oversigt over ofte stillede spørgsmål (Navision Stat FAQ), for at se om din meddelelse er nævnt samt hvilken foranstaltning det foreslås at du gennemfører. Du finder listen med de kendte Spørgsmål-Svar under Systemer/NavisionStat/Hvad er Navision Stat?, hvor du finder et link til FAQ en. Afsendelse af usendte bilag og gensendelse Du kan sende fakturaerne på et tidspunkt uafhængigt af bogføringen. Du kan også gensende dokumenterne, enten med samme forsendelsesform eller som . Send usendte E-bilag Hvis du har valgt i Ebilagsstyringsopsætningen at Navision Stat IKKE automatisk skal sende elektroniske dokumenter ved bogføring/ udstedelse, skal du selv huske at afsende. Masseforsendelse af usendte E-bilag kan du gennemføre fra Bogført Salgsfaktura, Salgskreditnota, Udstedt Rykker, Udstedt kontoudtog. Du kan gensende dokumenter med samme type som det du har åbent. Sti: Salg & marketing\oversigt\[bogført/udstedt Dokumenttype] \ menuknappen Funktion, menupunktet Send usendte E-Bilag Send usendte E-Bilag kan ikke foretage dobbelt afsendelse af allerede afsendte dokumenter.

137 Masseafsendelsesfunktionen afsender alle dokumenter inden for filtret, som ikke tidligere er sendt. Side 137 af 141 Bemærk: Du skal selv være opmærksom på at sætte filter for de dokumenter der skal sendes. Du kan sætte filter/interval for Debitor eller for felter på dokumenthoved. Og vær opmærksom på at du IKKE springer nogen dokumenter over. De vil i så fald mangle at blive afsendt. Bemærk: Hvis du har et dokument som står som usendt, og som du ønsker skal forblive usendt, er det op til dig at sørge for, at det ikke kommer med i filtret for dokumenter der bliver afsendt. Send usendte E-bilag afsender bilag inden for kørslens filter, når, regnskab og debitoren har de nødvendige opsætninger. Det betyder at hvis fakturaen oprindeligt er bogført som Manuel eller sendt som , så vil denne kørsel sende den som OIOUBL, hvis betingelserne er til stede. Du kan ikke sende en faktura/kreditnota som E-bilag, hvis fakturaen er bogført til opkrævning via Nets (PBS). (Gen-)send som Hvis du efter at have sendt fakturaen som OIOUBL har anledning til også at sende den som mail kan du gøre det, hvis Salgsopsætningen og debitoren tillader det. Sti: Salg & marketing\oversigt\[bogført/udstedt Dokumenttype] \ menuknappen Funktion, menupunktet Send som Se særskildt vejledning til NS54 om afsendelse af bogførte faktura og kreditnota som .

138 Side 138 af 141 Gensend elektronisk dokument Hvis en forsendelse hænger eller er gået i Mislykket, kan det skyldes midlertidige forhold. Prøv derfor som det første, at gensende dokumentet. Det gør du fra det bogførte salgsdokument med menuknappen Funktion, Menupunktet Send E bilag. Du bliver spurgt om der skal sendes og får ekstra spørgsmål, hvis fakturaen tidligere er udskrevet på papir eller tidligere er sendt og modtaget hos debitors system. På fanen Ebilag kan du af feltet Statustidspunkt se tidspunktet for den seneste hændelse der har opdateret dokumentet. I dette tilfælde tidspunktet for at den mislykkede forsendelse indtraf. Ved succesfuld afsendelse vil statustidspunktet typisk visetidspunktet hvor det er registreret at modtageren har modtaget dokumentet. Bogfør elektronisk salgsfaktura fra salgsordre Du kan vælge at bogføre fra salgsordre, hvis din arbejdsgang indebærer at du opretter ordre og successivt delfakturere antal eller enkelte ordrelinjer. Betingelserne for at anvende ordre er de samme som salgsfaktura. På den

139 resulterende OIO-faktura vil du kun se information om de linjer der er blevet faktureret på. Bemærk: Navision Stat kan ikke afsende salgsordre, men afsender ved bogføring en OIOUBL2 faktura på det fakturerede beløb og antal. Side 139 af 141 Udskriv ikke det elektroniske salgsdokument Normalt ønsker du ikke at få en elektronisk faktura udskrevet. Navision Stat standard rapport nr Salg-faktura-Stat skelner mellem fakturaer, der skal sendes elektronisk som OIO dokument og fakturaer, som skal udskrives på papir. Du kan sætte denne rapport op til også at udskrive elektroniske fakturaer, men det vil ikke være normalt. Sti: Administration\Programopsætning\Salg & marketing\ Rapportvalg (salg). I feltet Rapporttype vælges Faktura. Hvis du vil massebogføre samtidig og benytter en rapport der ikke har denne funktion, kan du vælge at bogføre alle dokumenter uden at udskrive og derefter køre din fakturarapport med filtre der omfatter de bogførte fakturaer og endvidere filtrere på Bogført salgsfaktura/ E-Bilag-salgsfaktura (edoc Sales Invoice). Vælg Nej herved udskrives kun de fakturaer der IKKE er elektroniske. Elektronisk salgskreditnota Salgskreditnota er fuldstændig parallel til salgsfaktura forså vidt angår håndteringen af elektronisk salgskreditnota. Betingelserne for at gennemføre afsendelse af elektronisk salgskreditnota er de samme. Elektronisk Rykker Udstedelse af elektronisk rykker sker som udstedelse af almindelige rykker. Krav til opsætning på selvedebitorkortet er de samme.

140 Du skal dog være opmærksom på, at ikke alle debitorer som kan modtage elektronisk faktura/kreditnota kan modtage elektronisk rykker. Du kan tjekke det ved at foretage NemHandelsRegisteret-opslag fra Debitorkortet og se på resultatet. Sørg for at debitorkortets Ebilagspartner har markeret dokumenttypen i overensstemmelse med NemHandelsRegisteret. Side 140 af 141 En elektronisk rykker indeholder rykkerlinjer for hver af de ubetalte fakturaer der rykkes for, samt eventuelle linjer for rykkergebyr og renter (De optræder som AllowanceCharge klasser på OIOUBL-rykkerdokumenthovedet). Når du har udstedt rykkere og afsendt de elektroniske rykker Ebilag kan du finde dokumenterne her: Salg & Marketing\Ordrebehandling\Udstedte Rykkere, eller Salg & Marketing\Ordrebehandling\E-bilag\Udgående Rykkere Fra den udgående rykker kan du navigere til den udstedte rykker. Fra den udstedte rykker kan du med menuknappen Rykker og menupunktet Udgående E-bilag, se oversigt over de forsøg der er gjort på afsendelse af den aktuelle rykker. Her kan du se at dokumentet blev dannet og se status for afsendelsen. Status og anvendelse af ApplicationResponse fungerer som beskrevet for faktura. Elektronisk kontoudtog Udstedelse af elektronisk kontoudtog sker som udstedelse af almindeligt kontoudtog. Kravene til opsætning er de samme som for elektronisk faktura. Du skal dog være opmærksom på at ikke alle debitorer som kan modtage elektronisk faktura/kreditnota kan modtage elektronisk kontoudtog. Du kan tjekke det ved at foretage NemHandelsRegisteret-opslag fra Debitorkortet og se på resultatet. Sørg for at debitorkortets Ebilagspartner har markeret dokumenttypen i overensstemmelse med NemHandelsRegisteret. Opsætninger for elektronisk kontoudtog er i øvrigt de samme som for manuel kontoudtog. Dvs. at de felter på debitor der skal være opsat for salgsfakturering (Navne, adresser, landekode mv. også skal være opsat for elektronisk kontoudtog.). Et elektronisk kontoudtog indeholder linjer for hvert af de mellemværender din institution har med kunden inden for en periode. Et elektronisk kontoudtog fra Navision Stat er IKKE i sig selv en faktura og indeholder ingen rente- eller rykkerposter med selvstændig finansiel betydning, og er ikke et selvstændigt betalbart dokument. Modtageren kan bruge kontoudtoget til at afstemme sit mellemværende med din virksomhed. Når du har udstedt et kontoudtog kan du efterfølgende finde dokumentet her:

141 Side 141 af 141 Salg & Marketing\Ordrebehandling\Udstedte kontoudtog eller via Salg & Marketing\Ordrebehandling\E-Bilag\Udgående kontoudtog. Fra det Udgående kontoudtog kan du finde det tilhørende udstedte kontoudtog. Fra det udstedte kontoudtog kan du via Menuknappen Kontoudtog menupunktet Udgående E-bilag hhv. Applicationsmeddelelse se oversigt over de dokumenter der er afsendt og deres status, hhv. hvilke svar der er modtaget retur fra debitorens system. Her kan du se at dokumentet blev dannet og se status for afsendelsen. Status og anvendelse af ApplicationResponse fungerer som beskrevet for faktura. Hvor finder jeg yderligere oplysninger om Navision Stat? Denne vejledning er publiceret på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, og kan findes via siden med vejledninger for Navision Stat 5.4: Du finder denne vejledning via vores generelle Navision Stat site på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, hvorfra du kan navigerer frem til den ønskede version og manual eller kvikguide. Du kan scanne koden med en smartphone, som har installeret en QRkodescanner. Linket fører dig ligeledes til vores generelle Navision Stat site. Moderniseringsstyrelsen September 2014