KØBENHAVNS BOWLING UNION

Transkript

1 Referat FU5 den 1/ Rødovre den 14. september 2012 Til stede: Ikke til stede: Formand: Anker Haldbæk (AH) Næstformand: Lars Jacobsen (LJ) Sekretær: Bente Makholm (BM) Kasserer: Leif Makholm (LM) TUR-formand: Lise Mollerup Sørensen (LMS) Seniorleder: Jan Heilmann (JH) Ungdomsleder: Alice Andersen (AA) Suppleant: Martin Guldager (MG) Suppleant: Inge Sambleben (IS) Suppleant for seniorleder: Anni Sørensen (AS) Suppleant for ungdomsleder: Daisy V. Møller (DM) Dagsorden: 1. Valg af mødeleder 2. Godkendelse af dagsorden 3. Godkendelse og opfølgning på referat (FU4) 4. Meddelelser fra formanden a. DBWF (AH) Møde med forbundet den 3. juni i Horsens Forudbetaling af afgifter til forbundet Spørgsmål fra forbundet den 8. juni (se vedhæftet) b. KBU (AH) Stormøde i World Cup Hallen 25. juni Ændring af formandens situation 5. Økonomi a. Turneringspriser 6. Senior a. Præmier / gavekort / brugspræmier b. Old Boys / Girls propositioner c. Åbningsstævne status 7. Ungdom a. Ungdomsturneringen b. Ungdomsledermøde i september c. CYO 8. Turnering a. Turneringsplan kort orientering b. Halkontrakter herunder Tårnby vedrørende betaling og administration c. Informationsskrivelse til klubber v/michael, evt. med relevante oplysninger fra repræsentantskabsmødet som: - gældende snitperiode (forslag vedtaget / ikke vedtaget) - tilbage til gl. pointsystem i divisionerne d. Manuel kontrol af op- og nedrykning af spillere v / lovudvalgsformand Bent Holst Rasmussen 9. Eventuelt Ad. 1 Valg af mødeleder AH bød velkommen og bad LJ om at lede mødet :42/ BM Side 1

2 Ad. 2 Godkendelse af dagsorden Den fremsendte dagsorden blev godkendt uden ændringer. Dog vil LJ gerne under punktet eventuelt komme med et indlæg omkring fastholdelse som han vil bruge sommeren at arbejde på. I første omgang vil tiltaget henvende sig til seniorer og på sigt også til ungdommen. Ad. 3 Godkendelse og opfølgning på referat (FU4) Der er ingen ændring eller opfølgning på referat af FU4 Ad. 4 Ad. 4a Meddelelse fra formanden: DBwF AH fortæller om et møde i Horsens med den nye forbundsformand og repræsentanter fra JBU, som han og LM har deltaget i. Forbundets likvide beholdning er næsten ikke eksisterende, og spørgsmålet var derfor, hvordan unionerne eventuelt ville kunne hjælpe i denne situation. KBU og JBU har på mødet indvilget i at indbetaler et beløb på (svarende til licensindbetaling altså en forudbetaling af denne). LM fortæller, at KBU allerede har indbetalt pengene. Det var en hurtig beslutning, som blev truffet uden om UB på grund af den akutte kritiske situation som forbundet befandt sig i. Den nye forbundsformand har følgende planer: Unionskassererne skal mødes med forbundet Forskellige udvalg under forbundet skal mødes. Alle kontrakter bliver gennemgået. Der bliver virkelig skåret ind til benet. Det budget forbundet arbejder med lige nu viser, at vi er inde i 2014 før der kan blive balance og overskud. Den ene af forbundets udviklingskonsulent (Palle Nielsen) er sagt op. Der bliver arbejdet seriøst på at redde forbundet. Oprindelig var den nye forbundsformand Per Henriksen inviteret til dette møde, men der er der efterfølgende lavet om på. Per Henriksen har kommenteret arbejdet med den nye struktur. Det er et ønske, at unionerne er med i den nye struktur. På mødet i Horsens spurgte forbundet ind til KBUs holdning, hvis SBwU bliver nedlagt. Svaret var, at denne situation endnu ikke er diskuteret i unionsbestyrelsen. Arbejdet omkring ATK bliver genoptaget. Det er noget forbundet skal i gang med, ellers får vi ingen penge fra Danmarks Idrætsforbund. Forbundet vil indkalde til et strukturmøde hvem vil deltage fra KBU? Forbundet vil indkalde til et økonomimøde i august LM har ikke hørt noget endnu :42/ BM Side 2

3 MG indskyder, at det virker som om forbundet trækker sig tilbage (lader unionerne lave arbejdet). Det var ikke det som den nye forbundsformand lagde op til på repræsentantskabsmødet. AH afslutter med, at han ellers ikke har haft noget at gøre med forbundet siden sidst. Ad. 4b KBU AH fortæller, at World Cup Hallen har afholdt et stormøde med klubberne og unionerne omkring situationen. AH var ikke selv tilstede ved mødet LM jeg var heller ikke til stede, men kan fortælle hvad jeg har hørt: World Cup Hallen har et problem med likviditeten hen over sommeren. Hallen kom med det løsningsforslag, at bowlerne kan hjælpe ved at låne hallen penge. Man har kunnet tegne lånebeviser på 500 kr kr. eller kr. Pengene tilbagebetales efter 3 år. MG fortæller at der var et godt fremmøde. Det var et positivt møde, og der måtte sættes ekstra stole frem. Hallen er åbnet i dag, så det er lykkedes. Ændring af formandens situation: AH fortæller at han rent helbredsmæssigt ikke har det godt i øjeblikket. Har ikke overskud til at gå ind i det arbejde som forbundsbestyrelsen lægger op til (struktur og ATK) men vil formodentlig kunne deltage i det daglige arbejde i unionen. AH er gået på efterløn fra i dag, og har i den forbindelse fået nyt telefonnummer ( ). LJ er ked af situationen, men er indstillet på at overtage de opgaver som AH gerne vil aflastes fra (herunder arbejdet med den ny struktur samt ATK som vi også er nødt til at deltage i). Mail der sendes til Formand@KBU.dk videresendes herefter automatisk til Naestformand@KBU.dk Ad. 5 Økonomi LM har ikke udarbejdet en budgetkontrol (der har kun været 10 bilag siden sidste møde). LM arbejder på turneringspriserne, men mangler aftale og priser fra Bornholm. Vil selv tage kontakt til hallen i næste uge. LM kan konstatere, at de fleste haller har sat prisen op, og forbundets afgifter er sat op. Umiddelbart ser det ud til, at rejsepuljen falder. Det vil sige, at den samlede pris for klubberne formodentlig ikke stiger væsentligt. LM efterlyser priser til KBU cuppen. Nogle steder betaler vi seriepriser og det er OK de kan beregnes. Andre steder betaler vi timepriser (her indskyder AS at der skal beregnes 2 timer). Vedrørende elite ungdom, der fortæller AA at vi bruger 6 banetimer pr. hold. AH spørger ind til Bornholmerpuljen. LM fortæller at vi har brugt lidt over :42/ BM Side 3

4 Der er beregnet til denne pulje. Det samlede behov er ikke helt så stort i år som sidste år. Det vil sige, at udgiften (hvis klubberne søger maksimalt) ikke er så stort i år som sidste år. LMS fortæller, at Rødovre og Tårnby vil have betaling for baner booket til stævner uanset om vi bruger dem eller ej. MG mener ikke at vi kan forvente så meget af kredsene, det må og skal være KBU som holder øje med behovet, og eventuelt afbestille i tide. JH spørger ind til, hvornår man senest skal melde baner fra. Iflg. LMS står dette i de enkelte kontrakter. LM konkluderer, at tilmeldingsfristen til et stævne senest skal være 4 dage før afmeldingsfristen. Ad. 6 Ad. 6A Senior Præmier / gavekort / brugsting JH har en opfattelse af, at bowlingspillere ikke er interesseret i brugsting som præmier. Der er langt flere der hellere vil have et gavekort (til et center, til Føtex/Bilka eller til en bowlingshop) AS har kontakt til en, som muligvis kan skaffe 10 % på gavekort til Bilka/Føtex, men det kræver at der samlet købes gavekort til hele sæsonen. LM mener ikke at vi skal give gavekort til de enkelte OBG stævner (det er svært at fordele mellem 3 eller 4 spillere). Der var herefter en længere diskussion omkring brugspræmier contra gavekort. Der var diskussion om, hvilken forretning et gavekort eventuelt skulle udstedes til. Konklusionen var, at præmier til individuelle KBU stævner fremover skal være gavekort til Rødovre Centrum. Ad. 6B OBG JH har skrevet nye propositioner til OBG, og udarbejdet et par forskellige budgetter. Kan konstatere, at banelejen er det tunge i år. Budgetterne blev diskuteret, og LM slår fast, at OBG turneringen som helhed ikke må give underskud turneringens skal hvile i sig selv. Det vil sige, at det overskud som de enkelte stævner giver, skal anvendes til præmier i finalen. Budgettet skal efterregnes inden det kan godkendes. MG tilbyder at stå for alle OBG stævner (tilmelding og resultatformidling). Vil dog gerne have kørepenge når han skal til Næstved og Køge. Der er enighed om, at hvis MG står for alt ved stævnet, så skal der ikke være forplejning til den afholdende kreds. OBG stævne 1 afholdes i World Cup Hallen. MG sørger for at lave en indbydelse og AS sender den ud. LJ erindrer om, at tilmeldingsfristen skal være 4 dage før afmeldingsfristen i hallerne :42/ BM Side 4

5 LM der skal stå i indbydelsen, at ikke besatte baner vil blive afbestilt, så der ikke vil være mulighed for eftertilmelding. Ad. 6C Status åbningsstævne JH har problemer med at få overblik over antal tilmeldte. MG svarer, at der pt. er 60 tilmeldte. LM mener ikke, at formularen i den elektroniske tilmelding er god nok til at håndtere tilmelding af par. Man skal kunne vælge om man vil tilmelde en enkelt person eller et par. LMS spørger ind til kontrakter med hallerne vedrørende oliering ved mesterskaber. Det forlyder at der skal være ens forhold for alle altså oliering inden hver start. Herefter var der en længere diskussion omkring hvor ofte der skal olieres. MG fortæller, at der på KBUs hjemmeside er en stævnehåndbog. Spørger ind til hvornår denne bliver revideret. JH fortæller at seniorudvalget næsten er færdige, og den vil blive fremsendt til webmasteren så hurtigt som muligt. Ad. 7 Ad. 7A Ad. 7B Ad. 7C Ungdom Ungdomsturneringen MG kan konstatere, at der ved ungdom 3 står, at denne række er for puslingespillere og nye juniorspillere. AA fortæller, at der kun var tilmeldt 2 puslingehold, og det var for lidt at starte en række med. Derfor er Pin-Crackers kommet ind i denne række (selv om de har en ny juniorspiller med). MG undre sig over, at Pin-Crackers må stille med en juniorspiller, hvis Center og Sisu ikke har samme rettighed. Spørger endvidere ind til, hvordan man fra licenskontoret vil holde tjek med, om det er en godkendt spiller. LM de to ungdomsrækker hedder henholdsvis 1 og 3, for på den måde at lave en distance mellem et almindeligt ungdomshold og det hold der er reserveret til puslingespillere og helt nye juniorspillere. Ungdomsledermøde i september AA fortæller, at der bliver afholdt et ungdomsledermøde i september. IS opfordrer til, at indbydelsen sendes ud nu, så vi ved at det bliver afholdt. LJ beder om at få indbydelsen som cc CYO Der er 150 tilmeldinger, og det er alt for lidt. Sidste tilmeldingsfrist er i morgen. AA vil forsøge at sende indbydelsen ud igen. MG anbefaler at stævnet bliver aflyst, hvis der ikke kommer flere tilmeldinger. MG fortæller, at man i forbindelse med stævnet har fået tilladelse til at sætte 4 mobile bowlingbaner op i Rødovre Centrum (lørdag den 18/8 fra 11:00 15:00). Jesper fra forbundet kommer og sætter dem op. MG går ud fra, at der bliver lavet en :42/ BM Side 5

6 brochure med oplysning om bowlingklubber i Rødovre. MG opfordrer til, at der kommer hjælpere. Ad. 8 Ad. 8A Turnering Turneringsplan kort orientering LMS har konstateret, at lave en turneringsplan ikke bare er venstrehåndsarbjde, men det er lykkedes. LMS fortæller videre, at der har været problemer med divisioner (SBwU) idet der var for lidt kommunikation med Johnni Jespersen (turneringsansvarlig i SBwU). De sidste ændringer til turneringen er sendt til Michael Pedersen for en uge siden. Ændringerne er accepteret alle steder, men står fortsat forkert på portalen. BM mener at det er rimeligt, at LMS som turneringsformand selv har adgang til portalen. LM anbefaler at Lise tager kontakt til Kenneth Rugaard, som skulle være mand for at give denne adgang. Det skal være en personlig adgang, som ikke bruges til generel registrering af Ellipsens kampe. JH beder om at få tilsendt bookingbogen. LM mener at hele FU skal have den nyeste bookingbog tilsendt. Ad. 8B Halkontrakter mv LMS og LJ har sammen været til møde i alle haller. Glostrup har bibeholdt de samme priser som sidste år. Herlev tager samme pris som Glostrup. Tårnby ville først ikke have noget at gøre med turneringskampe men har dog ændret mening, og vil nu gerne tage imod betaling (som det fungerer i Rødovre) LM jeg mener vi skal tage hul på betalingen til næste år. Jeg har ikke noget imod at opkræve både afgifter og baneleje, men det betyder at hallerne skal vente med betaling for baner til den 15. i hver måned. Det er den måde som vi kan imødegå ønsket fra Tårnby. Ad. 8C Informationsskrivelse til klubberne mv Michael Pedersen har udarbejdet en meget omfattende skrivelse på 12 sider til klubberne. Mange kender i forvejen proceduren, og på bowlingportalen ligger der en lille vejledning. Der er dog vigtig ny information: ny procedure omkring udskrift af scoretavler snitperioden er ikke ændret Ingen klasseinddeling har ikke noget med turneringen at gøre, kun stævner tilbage til det gamle pointsystem LMS opfordrer til, at FU tager stilling til den skrivelse som MP har lavet. MG mener den er for omfattende at sende ud, informationen kan bliver lagt på hjemmesiden. Man kan begrænse udsendelsen til en kort vejledning til klubformændene (indtastning af resultater foretages af hjemmeholdet med kontrol af udeholdet) :42/ BM Side 6

7 LM konkluderer, at der sendes en skrivelse til formændene og at informationen samtidig lægges på hjemmesiden. LMS mener at man kun skal sende vigtig information ud, og lave et link til resten på hjemmesiden. Der er flere medlemmer af FU der efterlyser: En skabelon (KBU brevpapir) Vejledning til kalenderen (reservation af mødelokalet på Mørkhøjvej) BM lover at lægge både brevpapir og vejledning til reservation af mødelokalet på hjemmesiden (det lukkede rum for FU). Du kommer på det lukkede rum for FU på følgende måde Log på KBUs hjemmeside Gå til menuen diverse Klik på KBUs forretningsudvalg Indtast brugernavn og adgangskode (hvis du har glemt dit brugernavn/adgangskode, så kontakt BM) Sidst diskuterede vi den situation, hvor der er behov for at spille en provisorisk rude. Dette kræver en udskrift fra hallen med markering af ruden før og ruden efter. Ad. 8D Manuel kontrol af op- og nedrykning LMS har fået en henvendelse fra Bent Holst Rasmussen, hvor han tilbyder sig som kontrollant af spillerne. Bent Holst Rasmussen beder Lise sørge for, at han modtager den ene part af scoretavlen med posten. Der var diskussion om hvilke muligheder der foreligger, men det er ikke muligt at sende en scoretavle til BHR. Han må selv gå ind på portalen og skrive scoretavler ud fra de kampe der er indberettet. LM mener at vi må sende den skrivelse (som klubberne får) til BHR. LJ konkluderer, at vi siger tak til BHR men fortæller ham betingelserne. AA spørger fra Michael Pedersen, om der skal trykkes scorekort til brug ved diverse stævner. LM mener, at det må være op til arrangøren af de enkelte stævner at sørge for, at der er scorekort. Mener ikke at KBU skal trykke en stabel af et eller andet. MG spørger om vi stadig skal skrive slagsedler ved OBG stævner hvilket bliver bekræftet af AS. LM mener ikke at vi behøver slagsedler, da nogle af de fejl der er sket er fordi det er gået for hurtigt. Hvert hold skal bare have en scoretavle (kun serieforløbet). MG indskyder, at systemet laver en slagseddel, men der er enighed om, at vi ikke behøver at bruge den (udfylde de enkelte ruder). Bowlinghallen Grøndal stiller krav om at der skrives slagsedler. De tror ikke nok på deres system :42/ BM Side 7

8 Ad. 9 Eventuelt LJ fortæller, at han har gået og funderet meget over, hvorfor folk forlader bowlingsporten. Er kommet frem til, at de hygger sig, men weekenden er blevet hellig for mange, som hellere vil bruge den sammen med familien. LJ planlægger at lave en hverdagsturnering. Der skal gives handicap (90 % til 170). Det vil sige, at der gives enten et negativt eller et positivt handicap. Snittet beregnes ud fra resultatet i det foregående stævne. Der planlægges 6 stævner (et stævne i hver hal på en hverdagsaften). Der spilles 3 serier, og stævnet afsluttes hver gang. Det vil være muligt at deltage i en hvilken som helst hal, men man skal tilmelde sig i forvejen (der vil være en tilmeldingsfrist). Hallerne vil helt sikkert være interesseret, hvis vi bestiller i forvejen. LJ tager kontakt til hallerne, og hører hvad de synes om ideen. Vil i samme forbindelse kontakte klubber og kredse og vil meget gerne møde op og præsentere ideen. Det kan godt være, at vi først starter op efter nytår. Der var enighed om, at det var et spændende tiltag. LJ fortsætter med nogle tanker om, hvordan vi fastholder vores trænerkapacitet. Måske sikre en bedre uddannelse og tilknytte trænerne til KBU. Efter aftale med Jesper Mikkelsen, skal der afholdes et møde for alle de trænere der er uddannet af Dansk Bowlingforbund. Her skal vi diskutere nye ideer. Diplomtræneruddannelsen unionerne yder lån til at betale uddannelsen LJ har allerede et par emner fra KBU til diplomtræneruddannelsen. Når vi har folk der yder en kæmpe indsats, så skal de ikke suges tør for energi og økonomi. LJ mener, at gode trænere er med til at fastholde ungdommen. Vi skal desuden i dialog med de unge mennesker der falder fra. LJ deltager den 25/8 i et møde i Odense og vil bruge det input han får ved det kommende møde (den 28/8) i KBUs instruktør og trænerforum. Mødet sluttede: 21: :42/ BM Side 8