Hvordan laver jeg en forretningsplan? På Genanvend Gården finder du flere værktøjer, som kan hjælpe dig med at udarbejde en forretningsplan:

Transkript

1 Guide til forretningsplan for gårdbutik Hvad er en forretningsplan? En forretningsplan er en beskrivelse af din forretningsidé, dine visioner og mål, og den omfatter en plan for, hvordan du vil udvikle og drive virksomheden. Selv om din virksomhed måske kun er en deltidsbeskæftigelse, er en forretningsplan et godt værktøj for både dig selv og dine samarbejdspartnere. Den hjælper dig med at strukturere dine tanker om, hvordan projektet bliver en succes, og den sandsynliggør over for andre, fx banken, at dit projekt er bæredygtigt. Hvorfor lave en forretningsplan? Forretningsplanen er en plan for virksomhedens opstart og videre drift og giver derfor overblik over, hvordan og hvornår man skal gøre hvad. Den giver dig derfor et godt grundlag for at træffe beslutninger, fx om investeringers omfang og nødvendigt kundeunderlag. Hvordan laver jeg en forretningsplan? På Genanvend Gården finder du flere værktøjer, som kan hjælpe dig med at udarbejde en forretningsplan: Kend dit marked: Under Kend dit marked på Genanvend Gården kan du finde viden om dit marked, dine kunder og konkurrenter. Du kan fx få viden om vigtige konkurrenceparametre, kundegrundlag for din idé i dit område og hvilke konkurrenter, du har. At hente markedsviden er typisk et godt sted at begynde, før du går i gang med at lave selve forretningsplanen. Guide til forretningsplan: Genanvend Gården har udviklet en række specifikke guider for udvikling af forretningsplaner. De er opdelt efter brancher, og der er lavet guider til de mest gængse landdistriktsvirksomheder som fx gårdbutik, bolig, boligudlejning og overnatning. Det, du læser lige nu, er en af disse guider. Der findes i alt syv guider, og de ligger under Styrk din idé på Genanvend Gården. Skabelon for forretningsplan: Skabelonen sikrer, at du kommer rundt om alle vigtige områder for etablering og udvikling af din virksomhed. Skabelonen stiller en række centrale spørgsmål og er bygget op, så man selv kan skrive videre i den. Skabelonen ligger under Styrk din idé på Genanvend Gården. Iværksætter på landet Når man som iværksætter indretter en eksisterende bygning til ny anvendelse, skal man altid være opmærksom på en række love og regler. Det gælder også for iværksættere på landet. Du skal også være opmærksom på, hvad planloven siger om ombygninger, udvidelser osv. i landzonen. Orientér dig derfor i de væsentligste love og regler, brug fx oversigten Love og regler på Genanvend Gården. Kontakt også din kommune for råd og vejledning tidligt i processen. Næste skridt: hent skabelon Når du har dannet dig et overblik over markedsmulighederne, evt. ved at anvende Kend dit marked på Genanvend Gården, er du klar til at gå i gang med at udarbejde din forretningsplan. Print den guide, der passer bedst til din konkrete forretningsidé, og brug den som vejledning for arbejdet. Overskrifterne og nummereringen i guiden er de samme som i skabelonen. Selve forretningsplanen kan du lave i skabelonen for forretningsplaner, som ligger på Styrk din ide på Genanvend Gården. Denne guide er udarbejdet bl.a. med inspiration fra Startvæksts startvejledninger til etablering af gårdbutik. Side 1

2 Guidens indhold Guidens indhold Baggrund Idé og vision Mål Produkt/ydelse Markedssituation SWOT Salg og markedsføring Interne arbejdsgange Ledelse og organisation Driftsbudget Investering og finansiering Tidsplan Baggrund Udgangspunktet for at starte en gårdbutik kan være et ønske om salg af egenproducerede varer, salg af andres produkter samt udnyttelsen af de tomme driftsbygninger. Forretningsmodellen med en gårdbutik ses ofte kombineret med en anden forretningsaktivitet, fx café, bed and breakfast, almindeligt landbrug, besøgslandbrug eller rideskole. Markedsanalysen og forretningsplanen skal afdække, om det er rentabelt at drive butikken, eller om der er behov for andre aktiviteter, der tiltrækker flere kunder. En af konkurrenceparametrene for en gårdbutik er kundens købsoplevelse. Heri indgår oplevelsen af bygningernes arkitektoniske og historiske værdier. Bevaringen af bygningernes udtryk, fx en gammel hestestald, er med til at gøre købsoplevelsen til noget særligt. Samtidig er det nødvendigt, at den nye funktion som gårdbutik tilgodeses i bygningen. Fx skal der være plads til lager, mulighed for køling af fødevarer osv. Hvad er din idé om gårdbutik (vareudbud/egenproduktion), og hvorfor/hvordan opstod idéen? Hvilke økonomiske ambitioner har du med din gårdbutik? Har du eller ønsker du at etablere en mindre eller større egenproduktion i forbindelse med din gårdbutik? Skal gårdbutikken eventuelt kombineres med andre forretningsaktiviteter? Hvad er dine forventninger/ønsker til tidsforbruget deltid eller heltid og måske ansatte? Har dine bygninger arkitektonisk og historisk værdi, der gør din gårdbutik unik og mere interessant at besøge for kunderne? Egner dine bygninger sig til formålet? Hvilken arkitektonisk/historisk værdi har bygningerne? Side 2

3 2.0 Idé og vision Forretningsidé En forretningsidé skal kort fortælle, hvad du vil sælge til hvem. Som gårdbutik kan du have egenproduktion, og du kan forhandle andres produkter. Gængse produkter for gårdbutikker er landbrugsbaserede og kan fx være: Æg, mejeriprodukter Kød, røgvarer Grøntsager, frugt Brød, mel, korn Blomster, dekorationer Honning Ænder, kyllinger, gæs Planter, urter, svampe Juletræer, brænde Kunsthåndværk, strikvarer, uldgarn Kundegrupperne til disse produkter kan være lokale, turister, torvehandlende, andre butikker (i byen), restauranter osv. Dine målgrupper skal have en vis volumen og betalingsvillighed, for at du kan få en rentabel forretning. Fx vil kvalitetsbrød og -mel produceret af lokale råvarer og solgt gennem en gårdbutik have en pris, der appellerer til højindkomstgrupper. Til gengæld vil der i lokalområdet ikke nødvendigvis være nok af denne type kunder, hvorfor kunderne også skal søges i byerne, hos turisterne og gennem et salg til eksempelvis restauranter. Typisk kan der skelnes mellem fire typer gårdbutikker: Gårdbutik med lille vareudbud og lille egenproduktion. Der kan være tale om en egenproduktion af enkelte typer grøntsager, kunsthåndværk eller lignende. Drives som deltidsbeskæftigelse. Salgsformen vil være karakteriseret ved kort åbningstid eller selvbetjening. Gårdbutik med stort vareudbud og lille egenproduktion. Denne type butik, der minder om en almindelig detailhandelsbutik, sælger mest indkøbte produkter og kun i begrænset omfang egne produkter. Der kræves længere åbningstid og dermed behov for en heltidsbeskæftiget indsats. Gårdbutik med lille vareudbud og stor egenproduktion. Med et fokus på fx kød, mejeriprodukter eller brød/mel kan denne butik sammenlignes med specialforretningen i byen (fx slagter, bager), der både sælger til lokalbefolkningen, forbipasserende og fx restauranter. Denne type virksomhed kræver som minimum en heltidsbeskæftiget indsats. Gårdbutik med stort vareudbud og stor egenproduktion. En professionel produktion og et salg, der sker både på stedet og via andre kanaler (fx gennem andre butikker eller ved vareudbringning), er kendetegnende for denne type butik. Der vil være en eller flere ansatte. Overvej, hvilken af de fire ovenstående forretningsmodeller, der harmonerer bedst med din idé og dine ambitioner og muligheder. Side 3

4 Din forretingsidé skal være så præcis som muligt. Den skal give dig et skarpt fokus og hjælpe dig med at vælge til og fra i dine fremtidige beslutninger. Samtidig skal forretningsidéen være et udtryk for lige præcis din gårdbutiks særkende: Hvad gør din butik unik og interessant for brugerne sammenlignet med andre tilbud i området? Vision Visionen er en ledestjerne for dit arbejde på længere sigt, fx tre til fem år. En vision fortæller, hvad du gerne vil opnå, også selv om det kan være et svært opnåeligt mål. Et eksempel kunne være: Gårdbutikken skal være det mest besøgte udsalgssted af frugt og grønt efter de etablerede supermarkeder i X-by og omegn. Hvad er din forretningsidé med gårdbutikken? Hvordan er bygningen en del af idéen? Hvilken oplevelse skal butiksbesøget være? Hvem er din målgruppe, og hvilke produkter skal du tjene penge på? Hvorfor er din gårdbutik mere attraktiv end andres? Hvad er ledestjernen (visionen) for din gårdbutik? 3.0 Mål Et mål er i denne sammenhæng et eller flere langsigtede mål, som er vigtige for etableringen og udviklingen af din butik. Det vil sige en slags milepæle, eller det man også kalder strategiske mål. Eksempler på strategisk vigtige mål kan være færdiggørelse af bygningsrenovering/-indretning, udvikling af butikken, en bestemt omsætning inden for de første år eller tidspunkt for introduktion af udvidet produktsortiment. Et mål skal være SMART: Specifikt, Målbart, Ambitiøst, Realistisk, Tidsbestemt. Med andre ord skal målet være klart og entydigt, være ambitiøst, men stadig realistisk, og man skal kunne evaluere, om målet blev opfyldt. Eksempel: Mål 1: Bygningen er indflytningsklar pr. 1. januar Mål 2: Butikken skal omsætte for kr. i det første år. Mål 3: Udvidelse med café i år 3. Da nogle af ens mål ofte er økonomiske mål, er det en god idé først at udarbejde et budget, inden målene fastlægges. Læs mere om budgetter i afsnit 10 og 11. I de følgende punkter (Produkt/ydelse, Salg og markedsføring, Interne arbejdsgange, Ledelse og organisation) skal du i forretningsplanen beskrive din strategi for at realisere din forretningsidé og nå dine mål, altså hvordan du når målene. Hvilke mål kan hjælpe dig på vej til at realiserede din idé og vision? Hvilke milepæle er kritiske for at etablere din gårdbutik? Hvilke milepæle er kritiske for at udvikle din gårdbutik i de første par år? Side 4

5 4.0 Produkt/ydelse Under punktet Idé og vision blev forretningsmodellen beskrevet, altså kombinationen af egenproduktion og salg af egne og andres produkter. Når der skal redegøres nærmere for produktudvalget i butikken, er det vigtigt at vurdere sortimentets bredde og dybde. Den generelle butik har mange forskellige typer produkter, fx kød, mejeriprodukter og kolonialvarer. Specialbutikken har et smalt udvalg af produkter, fx brød, men har mange typer brød i flere størrelser. Valget af sortiment skal afspejle markedssituationen og de kundegrupper, gårdbutikken ønsker at henvende sig til. Desuden vil konkurrencesituationen betyde noget for sortimentsvalget. Hvis der i området ligger andre gårdbutikker med salg af grøntsager, skal en ny butik vurdere, hvordan den kan differentiere sig også på sortimentet. Herudover skal man vurdere de enkelte produkters og produktgruppers rentabilitet, altså om de bidrager tilstrækkeligt til indtjeningen. Her tænkes også på egenproduktionen, der skal være økonomisk bæredygtig. Du kan fx overveje, om dine egne produkter kun skal sælges i gårdbutikken, eller om de også kan sælges gennem detailkæder, specialbutikker, fødevareindustrien eller andre kanaler. Endelig skal mersalgsprodukter overvejes. Hvis butikken eksempelvis sælger spegepølser, postejer og andet pålæg, vil salg af ristede løg, remoulade osv. være oplagte mersalgsprodukter. Man skal tænke i, hvordan man skaber en samlet oplevelse for kunden. Hvilke produkter vil du sælge? Hvem vil du sælge til (målgruppe)? Hvad er de vigtigste konkurrenceparametre? Hvordan adskiller dit sortiment sig fra de nærmeste konkurrenter? Hvorfor skal kunden netop købe hos dig? Er der mulighed for mersalgsprodukter? Er egenproduktionen rentabel? Hvilke andre salgskanaler vil du anvende? 5.0 Markedssituation Eksistensgrundlaget for gårdbutikken er at dække et markedsbehov, fx for friske økologiske grøntsager og frugt. Markedsbehovet kan også være nichepræget, altså en markedssituation, hvor der er ganske få eller ingen udbydere på markedet. Gårdbutik-markedet er især drevet frem af forbrugerens stigende interesse for økologi og 'jord til bord'- filosofien. Den økologiske trend har slået igennem på forbruget af dagligvarer hos danskerne. Den økologiske rådgivningsvirksomhed Organic Monitor har de seneste par år omtalt Danmark som det land i verden med det højeste forbrug af økologi pr. indbygger. Sammen med Schweiz ligger Danmark i top med et økologisk forbrug på over 100 pr. indbygger om året. Det er primært butikstyperne discountbutikker (fx Netto Fakta, Rema1000), supermarkeder (fx SuperBrugsen, SuperBest og Irma) og varehuse (Kvickly og Føtex), der kontrollerer øko-markedet. De alternative salgskanaler omfatter torve-/markedssalg, stalddørssalg/gårdbutikker, abonnementsordninger m.fl. og udgør 10,7 % af salget. Økologisk fødevaresalg via Internettet og i specialbutikker (fx bager, ostehandel) er med 3,7 % af markedet meget begrænset. Jord til bord-tanken er, at forbrugeren skal have adgang til sunde og sikre fødevarer. Den korteste mulige vej fra produktion af fødevarer til forbrugeren er netop repræsenteret ved gårdbutikken, hvor kunderne kan se dyr og planter på marken, hvorefter de kan købe produktet (forarbejdet eller ej) i gårdbutikken. Forbrugerens Side 5

6 viden om dyrkningssted, avleren, sorter/racer, forarbejdningsprocesser osv. er vigtig, hvis man vil producere og sælge fødevarer efter devisen jord til bord og differentiere sig på markedet. På den måde er jord til bord en konkurrenceparameter for gårdbutikken sammenlignet med de traditionelle dagligvarebutikker. Gårdsbutikkens andre konkurrenceparametre er især: Beliggenhed nærhed til tættere befolket område eller et område med mange turister. Nicheprodukter/specialiteter med fx lokal produktfortælling kan sælges til højere priser. Økologi er en stadigt stigende forbrugertendens. Sortimentsbredde-/dybde skal være stor nok til, at kunderne foretager genbesøg. Oplevelse som en del af købet, fx gennem tilknyttet fødevareproduktion eller i form af originale og smukke, landlige omgivelser på gården. I vurderingen af markedet skal man tage højde for de trusler, der kan være. Det kan dreje sig om lovgivningsmæssige krav til at have en fødevareproduktion i forbindelse med butikken, sæsonmæssige udsving, fejlslagen høst, afstand til befolkningstæt område osv. En gårdbutiks kunder kan være private og erhverv (fx restauranter), lokale, byboere og turister. Imidlertid er det en god idé mere præcist at undersøge hvem, man gerne vil tiltrække, fx med hensyn til indkomstgrupper, om de har en særlig interesse (for fx dyr, økologi), befolkningen inden for et geografisk område. Typiske kundetyper hos gårdbutikker er befolkningen i området og turister, herunder dagsturister fra byerne med fx max. en times kørselsafstand. Kundegrupperne til gårdbutikken kan identificeres gennem en markedsundersøgelse (se Kend dit marked på Genanvend Gården), hvor du kan få indsigt i markedsmulighederne for din forretning. Samtidig med at kundegrupperne er valgt, skal det præciseres, hvorfor kunden netop skal vælge at handle i gårdbutik. Konkurrenceparametrene for en gårdbutik med egenproduktion kan være: Effektiv landbrugsdrift Forædlingsgrad Nicheproduktion Økologi Nærhed Pris/kvalitetsforhold Købsoplevelsen, hvor bygninger og udenomsarealer kan være et stort aktiv. Hvilke muligheder er der på markedet? Er der nogen huller i markedet, der ikke er afdækket? Kan du finde en niche? Kan du kombinere dit produktudvalg med andres egenproduktion (typisk landbrugsprodukter) eller andres produkter (fx keramik)? Hvad kan true din forretning? Lovgivning? Køreafstand for potentielle kunder? Stor afhængighed af sæson? Stor prisfølsomhed? Hvem er dine kunder? Hvilke typer kunder vil købe hos dig? Hvor kommer kunder fra geografisk? Er turister en kundegruppe? Er distribution gennem fx detailhandel og fødevareindustri en mulighed? Side 6

7 Hvad er de vigtigste konkurrenceparametre? Hvad afgør, hvem kunden køber hos (produktudvalg, nærhed, service, priser eller?) Er bygninger og sted en konkurrenceparameter (oplevelse af kvalitet, noget originalt og historisk, tilgængelighed osv.)?d Hvorfor køber kunden netop hos dig? Hv er dine styrker i forhold til konkurrenterne? Hvordan er bygninger og stedet en styrke for din gårdbutik? 6.0 SWOT SWOT er en engelsk forkortelse for Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. En SWOT-analyse bruges til vurdering af en virksomheds styrker og svagheder. De to første begreber, styrker og svagheder, knytter sig til virksomhedens interne forhold, mens de to sidste, muligheder og trusler, knytter sig til eksterne forhold på markedet. Forud for etableringen af en gårdbutik er det nyttigt at vurdere forretningsidéen i en SWOT-analyse for at afdække eventuelle 'blinde' vinkler. Analysen skal se så objektivt på forretningen som muligt og gerne forsøge at se den med kundernes øjne. Styrkerne for en gårdbutik kan eksempelvis være: god beliggenhed tæt på en større by, historisk og velbevaret driftsbygning til butiksformål. Svaghederne kan tilsvarende være samme punkter med 'negativt fortegn': beliggenhed langt fra tætbefolket område,bygning i ringe stand. Mulighederne på markedet kan fx være: et udækket behov for økologiske svampe og krydderurter til restauranter, et samarbejde med to andre gårdbutikker om fælles markedsføring. Generelt kan du overveje mulighederne for at kombinere fødevareproduktion med butik, kombinere overnatning, café, restaurant eller lignende med gårdbutik eller at fysisk butik med nethandel. Truslerne på markedet for en gårdbutik kan fx være: fødevarelovgivningens krav, risiko for at byboere ikke vil køre så langt, store sæsonudsving. Generelt er det en trussel for en gårdbutik, at den oftest må kombineres med anden forretningsaktivitet for at være rentabel. Du skal være særligt opmærksom på Fødevarestyrelsens krav til butikker og fødevareproduktion. Der er regler om lokalernes indretning, overflader, rengøring, o.l. I en fødevareproduktion skal fremstillings- og pakkelokaler fx have det nødvendige antal håndvaske, som kun må bruges til at vaske hænder i. Butikker og restauranter, som selv laver mad eller opvarmer og serverer mad, andre har fremstillet - skal altid have mindst en håndvask i køkkenet, som kun må bruges til at vaske hænder i. Desuden må kunder ikke opholde sig i lokaler, hvor der fremstilles mad. Generelt gælder det, at du som minimum skal have registreret virksomheden hos Fødevareregionen, og i nogle tilfælde skal du også have autorisation af din virksomhed. I forretningsplan-skabelonen fremgår en tabel for en SWOT-analyse, der kan udfyldes med dine egne vurderinger. Side 7

8 Nævn mindst tre styrker, svagheder, muligheder og trusler for din butik. Medtag bygningen i din vurdering. Prøv at være objektiv, og se på din butiks samlede tilbud med kundens øjne. Interview eventuelt nogle få potentielle kunder i din omgangskreds for at få et klart billede. 7.0 Salg og markedsføring Salg og markedsføring handler om at tiltrække, fastholde og udvikle kunderne. Tiltrækning af kunder kan ske ved at skabe synlighed om din butik, fx ved at opsætte et skilt ved vejen, have logo og reklame på din (vare-)bil. Annoncering i lokale aviser, turistguides, osv. skaber også opmærksomhed om gårdbutikken. Ofte vil en annonce i et lokalt medie give mulighed for en artikel om gårdbutikkens åbning, 1 års fødselsdag, et særligt arrangement eller lignende altså gratis reklame, som placerer din butik i en sammenhæng, der giver mening for kunden. Desuden kan små foldere produceres billigt og uddeles til turistkontorer, på torve, biblioteker, og andre steder. Et website vil give konstant synlighed for potentielle kunder fra nær og fjern og kan være første skridt til at etablere en netbutik. Desuden findes en række markedsføringsnetværk lokalt og nationalt, hvor gårdbutikkens website lettere findes. Det drejer sig om fx gaardbutik.dk, gaardbutikker.com, alt-om-okologi.dk/stalddor. Disse netværk kan også være en start på samarbejde med andre butikker om fælles markedsføring, fælles stand på torve osv. Hvis kundegruppen er erhvervskunder, er det nødvendigt med noget opsøgende arbejde over for restauranter, kantiner og lignende. Når kunderne handler første gang, skal man forsøge at fastholde dem som kunder ved eksempelvis at tilbyde modtagelse af nyhedsbrev med særlige tilbud og arrangementer og deltagelse i kunde-/loyalitetsklub, hvor kunderne fx får rabat, hvis de køber en vis mængde varer. Andre muligheder er abonnementsordninger, hvor der leveres med faste intervaller. Fastholdelse af kunder kan også ske ved at være til stede på torve i byerne, hvor kunderne også kommer. Der kan tilbydes levering af varer og afholdes kundearrangementer (fx vinsmagning, blomsterbinding, foredrag). Når gårdbutikken har opbygget en fast kundekreds, vil der være basis for at gå i tættere dialog med dem om, hvordan gårdbutikken kan blive endnu bedre og dække de faste kunders behov. Det kan fx dreje sig om at tilbyde nye produkter og ydelser, der supplerer eller understøtter det eksisterende sortiment. Side 8

9 Hvilke medier vil du anvende til at markedsføre din gårdbutik? (Fx lokalavis, internet, brochure). Vil du udnytte PR dvs. få medierne til at skrive om din forretning? Er internettet en mulighed for markedsføring? (Fx Skal du udarbejde brochurer eller andet materiale? Hvordan kan du bruge bygning og sted i markedsføringen? Hvem står for salget (og har kompetencerne)? Skal salget også være opsøgende, fx til storkunder/virksomheder? Hvor intensivt skal salgsarbejdet være (fx heltid/halvtid/fritid)? Åbningstider? Hvordan udvikles salget, og hvordan fastholdes kunderne? 8.0 Interne arbejdsgange De væsentligste interne arbejdsgange består ud over kundebetjeningen i den eventuelle egenproduktion, lagerhåndtering og administrative opgaver. En egenproduktion af landbrugsbaserede varer kræver ud over selve dyrkningen en mindre eller større forarbejdning (fx rensning/vaskning af grøntsager, brødbagning, ostefremstilling), og forarbejdningen kræver udstyr, bygninger og personale. Før opstart af gårdbutikken skal det vurderes, hvilket omfang egenproduktionen vil få - baseret på forventninger til, hvor meget der kan afsættes. Udstyret til forarbejdning skal tilpasses kapaciteten, så det, der produceres, også kan forarbejdes. Tilsvarende skal man have den rigtige mængde personale til at håndtere egenproduktion og forarbejdning. Bygningerne til forarbejdning og lager skal være funktionelle og opfylde eventuelle lovkrav om hygiejne, køling osv. Virksomheden skal før starten registreres og godkendes hos fødevareregionen. Reglerne her er skrappe og kan være komplicerede, ligesom kontrollen er omfattende. Kontakt derfor den lokale fødevareregion så tidligt i processen som muligt. Her kan man få værdifuld rådgivning omkring indretning, materialevalg, hygiejnekrav og udviklingen af det egenkontrolprogram, som alle fødevarevirksomheder skal udarbejde. En tidlig og tæt kontakt til medarbejderne på den lokale fødevareregion er guld værd i længden. Hvis du har planer om at etablere direkte salg fra gården, er der masser af inspiration og nyttig viden at hente i bogen "Direkte salg fra gården". Bogen er udgivet af Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret, hvor den kan bestilles. De interne arbejdsgange, der består i produktion og forarbejdning, kan være interessante at gøre tilgængelige for kunderne. Kundernes oplevelse af 'jord til bord'-konceptet, hvor vejen fra produktion til forbrug er kortest mulig, er en vigtig konkurrenceparameter for gårdbutikker med egenproduktion. Besøgslandbrug, produktion af mel, brød og mejeriprodukter er eksempler på publikumsvenlige produktioner. En af de vigtige opgaver er at balancere produktion, indkøb, lagerføring og salg. Det er urentabelt at producere og indkøbe flere varer, end der kan sælges, fx fordi de fordærves eller ikke er friske nok. Det er også dyrt at binde penge i et lager af varer, der ikke omsættes hurtigt nok. Gårdbutikken skal derfor løbende vurdere, hvordan der kan skabes balance i indkøb, produktion og salg. Side 9

10 Med drift af en gårdbutik følger en række administrative opgaver, herunder bogføring, regnskab, og andre kontoropgaver. Desuden er der en række praktiske opgaver som almindeligt vedligehold af bygninger, maskiner og udstyr, rengøring osv. Opgaverne tager tid og skal ikke undervurderes. Derfor kan personale og samarbejdspartnere med fordel tage sig af nogle af disse opgaver, hvis de er svære at indpasse i de daglige opgaver med produktion, forarbejdning og kundebetjening, som er altafgørende for at drive en succesfuld gårdbutik. Har du produktion hvad kræver dette af bygninger, udstyr, medarbejdere? Hvordan kan produktionen indrettes i bygningen? Kræver indretningen til produktion bygningsindgreb af betydning? Overvej, hvilken betydning det kan få for gårdens bevaringsværdier (se Kend din gård på Genanvend Gården). Hvor meget kan I producere? Kan kapaciteten udvides? Er produktionen interessant for kunderne at opleve? Lagerfaciliteter kan bygningerne anvendes som lager? Hvordan vil du balancere indkøb, lagerføring og salg? Hvordan håndteres de praktiske og administrative opgaver? 9.0 Ledelse og organisation At drive en gårdbutik kræver menneskelige ressourcer. Opstarten kan måske klares på deltid af ejeren selv, men en større ombygningsproces kan i perioder være særdeles tidskrævende for bygherren, både hvad angår samarbejde med myndigheder og udførelse af selve byggeriet. Hvis forretningen udvikler sig, kan opgaverne kræve samarbejde med eksterne parter og/eller medarbejdere. Organiseringen af det daglige arbejde skal dels ske ud fra virksomhedens behov og dels ud fra ejerens interesser og kompetencer. De kritiske opgaver i gårdbutikken er kundebetjening, produktion og forarbejdning. Den nære kontakt til kunderne er vigtig for at butikken udvikler sig, og derfor vil denne opgave typisk ligge hos ejeren, men der kan være behov for assistance, så man kan have lange åbningstider og også få tid til fx indkøb, markedsføring og administration. Produktion og forarbejdning kan kræve særlige kompetencer (fx blomsterbinding, fremstilling af forarbejdede fødevarer), som findes hos ejeren, og det må tage hensyn til i organiseringen af arbejdet. Hvis du fx kun selv kan udføre dette ekspertarbejde, er der måske brug for salgsassistance fra andre. Nogle af opgaverne i produktionen og forarbejdningen vil kunne varetages af medarbejdere, der eventuelt i første omgang ansættes på fleksible vilkår (deltid, studiejob, sommerferiejobs). Plukning af frugt, intern transport af varer, betjening af maskiner osv. kan være opgaver, der uddelegeres til medarbejdere og frigiver tid til, at ejeren kan varetage de kritiske opgaver. Husk at alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en Arbejdspladsvurdering (APV). En arbejdspladsvurdering skal være skriftlig og justeres løbende i takt med udviklingen. Mindst hvert tredje år skal den gennemgå en systematisk revision. Mange administrative og praktiske opgaver kan outsources til fx rengøringsfirmaer, revisorer, håndværkere, transportfirmaer. Side 10

11 Skal du selv lede forretningen? Skal din ægtefælle hjælpe til? Hvor meget tid har I til rådighed? Er der planer om at ansætte medarbejdere? Hvilke kompetencer mangler I? Kan I samarbejde med andre i stedet for at ansætte? Hvordan supplerer I hinandens kompetencer? Hvilke rådgivere vil du bruge i den forretningsmæssige udvikling? (Fx konsulenter, revisor, advokat)? Hvilke rådgivere vil du bruge i forhold til bygningsudviklingen? (Fx håndværkere, arkitekter, ingeniører, myndigheder)? 10.0 Driftsbudget Et driftsbudget er et godt værktøj, når du skal vurdere og planlægge forretningsmodellen for din virksomhed. Og hvis du har brug for finansiering fra en bank, fx til etablering og den indledende drift, er det helt nødvendigt, at du har et realistisk budget at arbejde ud fra. I budgetlægningen er det vigtigt at være så realistisk så muligt, især i forhold til indkøbs- og salgspriser, afsætning, udbytte af produktion (risiko for fejlslagen høst). Desuden skal der være budgettal for vedligeholdelse af bygning og lokaler. En vigtig faktor i budgetlægningen er den tid, det tager at etablere butikken, og den tid det tager at få markedsført butikken til at salget begynder at vokse. Du kan supplere din budgettering med en følsomhedsanalyse, hvor du kan se, hvordan dit overskud varierer, når omsætningen varierer i forhold til de faste udgifter. Følsomhedsanalysen viser også, hvor meget der skal sælges, for at din forretning giver det forventede overskud, og den er dermed et redskab, der kan bruges til at vurdere, hvilke påvirkninger der påvirker virksomhedens økonomi negativt. I forretningsplan-skabelonen på Styrk din idé på Genanvend Gården er der et budgetskema. Du kan også overveje at lave et likviditetsbudget. Likviditetsbudgettet viser måned for måned, om virksomheden kan betale forfaldne regninger. I sin simpleste form er likviditetsbudgettet en oversigt for hver af årets 12 måneder, der viser virksomhedens likviditet i starten af hver måned, månedens samlede, forudsete indtægter og udgifter og dermed likviditeten sidst på måneden. Man bør i likviditetsbudgettet vise, hvilke indtægter og udgifter man regner med, og om de likvide midler findes som kontanter, kassekredit eller andet. List alle indtægter, fx fra salg, abonnementsbetaling osv. Opgør din forventede omsætning på kundegrupper eller anden opdeling der giver mening. Angiv alle omkostninger forbundet med at drive forretningen, herunder løn, vareforbrug, marketing, administration osv. I forhold til bygningen skal du overveje drifts-/vedligeholdelsesomkostninger. Hvornår balancerer indtægter og omkostninger (break-even)? Vær realistisk, når du budgetterer! Side 11

12 11.0 Investering og finansiering Etableringen af gårdbutikken kræver investeringer i bygninger, inventar, udstyr og maskiner samt indledende drift. Ud fra forretningsplanen kan det fastlægges hvilke investeringer, der skal foretages (kapacitet, type, stand osv.). Der kan indhentes prisoverslag for disse investeringer ved at kontakte fx en arkitekt eller anden byggesagkyndig, en maskinleverandør og en leverandør af butiksinventar. Herved bliver investeringsbudgettet mere realistisk. I forbindelse med bygningsinvesteringer er udgangspunktet for økonomien de investeringer, det kræver at gå fra bygningens nuværende stand til den ønskede stand, hvilket kan omfatte investeringer i fx tag- og facaderenovering, indlægning af varme, el, vand, isolering, udskiftning af bærende konstruktioner osv. Finansieringen af disse investeringer kan ske gennem egenfinansiering, lån, tilskud og investorer. Grundlæggende er der altid behov for en egenfinansiering af gårdbutikken forud for låne-, tilskuds- og investorfinansiering. Lånefinansiering medfører, at gårdbutikkens ejer må låne ekstern kapital. Ulemperne er: 1) renteomkostninger, 2) at lånte midler skal anvendes frem for tilgængelige midler fra ejeren eller andre tålmodige og risikovillige investorer/bevillingsgivere. Fordelene er, at der opnås en mere fleksibel likviditet hos gårdbutikken, der så har egne/flere midler til rådighed. Lånefinansiering vil fx kunne foregå som bankog realkreditlån. Fondsfinansiering i form af tilskud er en attraktiv form for finansiering, der oftest bidrager til kapitaltilførsel uden krav om tilbagebetaling o.l. I nogle ordninger gælder det, at specifikke, supplerende formål skal opfyldes, eller aktiviteter skal gennemføres for, at støtten kan opnås. Muligheder for fondsfinansiering til gårdbutikker vil typisk være i forhold til produktudvikling og andre aktiviteter, der har et udviklingsperspektiv. Investorfinansiering er en finansieringsform, hvor fx andre landmænd investerer i gårdbutikken mod at opnå en rettighed eller ejerskab (fx brugsrettighed over bygning/lokale). Fordelene ved denne kapitaltilførsel kan være 1) delt risiko, 2) eventuel langsigtet strategisk partner. Ulemperne er tilsvarende: 1) afhængighed og 2) afgivelse af kontrol. Hvad omfatter din investering (maskiner, bygninger, drift)? Angiv et investeringsbeløb fordelt på det, der skal investeres i, herunder bl.a. bygningen, udendørsarealer, maskiner osv. Husk også, at der evt. skal investeres i en opstart (drift). Hvordan forventer du investeringen finansieret (egenfinansiering, lån, tilskud, investorer), og hvordan fordeles den? Behov for kassekredit? Sæsonudsving, der kræver kapital? Side 12

13 12.0 Tidsplan For at få overblik over forløbet i dit projekt bør du lave en tidsplan, der viser, hvornår du regner med, at de enkelte delopgaver i dit projekt planlægges, påbegyndes og færdiggøres. Tidsplanen laver du ved fx at skrive opgaverne op på en tidslinje eller ind i en tabel, hvor du angiver slutdatoer. Det vil hjælpe dig til at få overblik over, om tingene kommer til at ske i den rigtige rækkefølge, og hvor lang tid du skal regne med, etableringen samlet tager. Husk at tage højde for de tidsperioder, som arbejdsgange vedr. myndighedstilladelser og lignende kræver. Hvilke indsatser/delopgaver skal du løse i projektet? Hvilken varighed og frist har opgaverne? Side 13