Anlægsområdets arbejde med Committed to Excellence

Transkript

1 Anlægsområdets arbejde med Committed to Excellence SCKKs C2E-netværk 2006 Torben Weinkouff Rasmussen Landinspektør 1991 Kvalitetsledelseskonsulent

2 Selvevalueringer i ANL Selvevalueringer i de enkelte afdelinger 1 dag med konsulent 2000 Selvevalueringer i de enkelte afdelinger flere på egen hånd 2001 Selvevalueringsrapport for hele Anlægsområdet ANL-ledelsen som assessorer score 321 point Selvevalueringsrapport ANL assessorer VDs driftschef og Told-skat score godt 300 point Selvevalueringsrapport (links) assessorer Institutchef og Ejnar fra CfL score 418 point Committed to Excellence ansøgning på basis af en række forbedringsprojekter i Anlægsområdet Modtog anerkendelsen Committed to Excellence

3 Excellencemodellen i Anlægsområdet stadig i udvikling -udvikling i anvendelse af modellen Resultater LEDERSKAB RESULTATER SAMFUNDS- RESULTATER MEDARBEJDERE PROCESSER INDSATS RESULTAT Strategisk værktøj Helhedsbillede - sammenhæng mellem alle kriterier Før Excellence Resultater OK - men måske styret af tilfældigheder og held rapport KUNDE- RESULTATER PARTNERSKABER OG RESSOURCER Statusbillede MEDARBEJDER- RESULTATER POLITIK OG STRATEGI Hvad gør vi indenfor de enkelte kriterier? 2. rapport Planlægningsværktøj Hvordan får vi kobling mellem det vi gør og det vi måler på? 3. rapport Tid

4 Selvevaluering 2003 Rapport og forbedringstiltag Seneste selvevaluering i 2003 viste igen de samme resultater og forbedringsmuligheder. I foråret 2003 blev der i LSU-regi igangsat en række forbedringer: Stress Lokaler Styrke bestillerrollen Rationalisering af processer (Nyt projektstyringssystem) Makkerskab/videndeling Har kørt i Afledt af HU 2003

5 Strategiske forbedringsprojekter i Anlægsområdet i 2004 På baggrund af bl.a. selvevaluering i juni 2003 og opdatering af denne i januar 2004 er der i 2004 prioriteret og gennemført forbedringsprojekter: 1. Projektlederuddannelse i ANL 2. Udbudsstrategi og faglig strategi for ANL 3. Strategisk målstyring i ANL 4. Nyt projektledelsessystem i ANL (behovsanalyse) 5. Systematisk læring og forbedring i ANL (model)

6 4. Projektlederuddannelse i ANL Mål og resultater Første tiltag i forsommeren PMI-test for PLere og nøglepersoner. Målet var at løfte Projektledelseskompetencerne i ANL gennem uddannelse af PLere i PMbok. Andre nøglepersoner fra ANL deltog i uddannelsen for at få fælles projektledelsessprog. Grundlag for nyt projekledelsessytem og justering af ANLs organisation projektsupportteamet.

7 Projektlederuddannelsen Planlægning Uddannelse - 9 dage Modul I 2. februar Modul 2 3. februar Modul 3, 1. del Modul 3, 2. del Modul 4 Modul februar marts 27. april 29. april I U U T E U T E U T E U T E U A n n n i v n i v n i v n i v n f t d d l a d l a d l a d l a d s r e e l e l e l e l e l o r r n u r n u r n u r n u r u d v v æ e v æ e v æ e v æ e v t u i i s r i s r i s r i s r i n k s s t i s t i s t i s t i s i t n n e n n e n n e n n e n n n i i i g i g i g i g i g o n n g n g n g n g n n g g a g a g a g a g n n n n g g g g Overblikskursus - 3 dage Projektlederuddannelsen er gennemført i samarbejde med DIEU (teori) og Emcon (case) Modul 1 2. februar Modul maj I U T E U A n n i v n f t d l a d s r e l e l o r n u r u d v æ e v t u i s r i n k s t i s i t n e n n n i i g i g o n g n n g a g n g

8 Projektlederuddannelse i projektledelsesmodellen PMbok (PMI) Fælles forståelse og projektsprog i ANL Fokus på projektoverdragelse og -start Tilpasning af Anlægsområdets organisation Grundlag for det nye projektledelsessystem

9 Strategisk målstyring i ANL Mål og resultater Målet var at revurdere: ANLs interessentbillede Strategiske partnerskaber Strategiske mål, nøgleprocesser og resultatmål ved at indføre strategisk målstyring (inspireret af BSC) Op til ANL-ledelsesseminaret i maj 2004 udarbejdede en lille arbejdsgruppe et strategikort for Anlægsområdet. På seminaret blev strategimål og initiativer fastlagt. Er siden indarbejdet i ANLs Rammeplan Der er opbygget et samlet målstyringssystem for ANL. Strategikortet har fastlagt de primære interessenter, Strategiske mål, nøgleprocesser og resultatmål. Strategiske partnerskaber er ikke blevet berørt.

10 Strategisk kortlægning og strategisk målstyring Strategikortlægning med målsætninger og målinger Indbygget i HP2005 Strategisk målstyring til opfølgning på HP2005 Klar til 1. budgetopfølgning

11 6-9. Nyt projektledelsessystem i ANL Baggrund og Mål Startet efter selvevalueringen Sat i bero i efteråret 2003 manglede en række analyser af sagsgange m.v. Delprojekter til BPR-analyse 6. Projektoverdragelse 7. Projektopstart og sammenspil 8. Handlingsplan og budgetopfølg. 9. Ressourceallokering Mål Grundlag for en kravspecifikation af nyt projektledelsessystem ændret til behovsanalyse efter Siemens kom med. Endeligt mål er at systemet kan anvendes til HP2006.

12 6-9. Nyt projektledelsessystem i ANL Resultater: Behovsanalyse og kravspecifikation Behovsanalyse: Redesign diagrammer 7.0 Implementering af løsning: Projekt 1.0 Ressourceproblem opstår 2.0 AL gøres opmærksom på ressourceproblem 3.0 AL kontakter OA: konsekvensanalyse 4.0 AL kontakter PL: Konsekvensanalyse 5.0 Løses indenfor opgavens rammer Læring og forbedring Procedurer for projektoverdragelse og projektstart er blevet revideret og implementeret. Rollebeskrivelser m.v. er justeret i Anlægsområdets organisationsbeskrivelse (procedure). Ja Nej 6.0 PL informeres 9.0 Løsningsforslag udarbejdes 8.0 Implementering af løsning: Afdeling 10.0 Dialog med PL 11.0 Overskridelse af projektets rammer Ja 12.0 Koordinering med PE PS: Den egentlige kravspecifikation til nyt PL-system er på trapperne. Nej 1 2

13 Håndtering og læring af fejl og forbedringer Systematisk læring og forbedring Redesign Ændre kortlagte processer for at opfylde aftalte mål

14 Systematisk læring og forbedring Koncept til videndeling

15 Systematisk læring og forbedring Kompetencegrupper Fejl laves kun én gang væsentlige fejl og afvigelser kan indberettes i den elektroniske opfølgningsliste den relevante kompetencegruppe sikrer at vejledninger m.v. opdateres og udbredes i det faglige netværk Videnopsamling via tidsskrifter, kurser m.v. kan foretages i kompetencegrupper Videnopsamling efter audit og projektevaluering foretages ved adressering til ANLs fagansvarlige den relevante kompetencegruppe sikrer at vejledninger m.v. opdateres og udbredes i det faglige netværk Vidensopsamling sikres gennem den personlige udviklingsplan ved at personen er tilknyttet en kompetencegruppe, hvor indsatsen kan styres i de personlige udviklingsplaner. Vidensformidling sikres og styres gennem kompetencegrupperne ved at der godkendes en årlig handlingsplan og tildeling af ressourcer afhænger af aftalte mål og opgaver artikelskrivning m.v.

16 Systematisk læring og forbedring Resultater i 2004 Projektet blev i september 2004 stillet i bero. Følgende skulle udtages og afsluttes: Styring af Projektændringer Instruktion klar til brug Projektevalueringer Faseevalueringer Afsluttende evalueringer (0-1-5) Instruktioner taget i brug Videreføres i HP2005 mål 5.3 Sideløbende er der arbejdet med en ny kvalitetsmodel i ANL. (Ledelsens evaluering)

17 Forbedringsprojekter Beskrivelse og opfølgning på VDnettet

18 Forbedringsprojekter Beskrivelse og opfølgning på VDnettet 6.1: Opfølgning - eksempel

19 Ansøgning til Committed to Excellence Forside Afsnit 0: Oplysninger om ansøger Indholdsfortegnelse til ansøgning Afsnit 1: Resultat af selvevalueringen Afsnit 2: Prioriteringskriterier Afsnit 3: Prioriteringsmatrix og kriterier Afsnit 4: Betydning af valgte forbedringer Afsnit 5: Handlingsplan Afsnit 6.1: Uddannelse af projektledere i ANL Afsnit 6.2: Nyt projektledelsessystem i ANL (kravspecifikation) Afsnit 6.3: Strategisk målstyring i ANL (metode)

20 Ansøgning til Committed to Excellence 2: Prioriteringskriterier Interessenter kritiske succesfaktorer andre mål/planer

21 Committed to Excellence - marts 2004 Forbedringsprojekter og - aktiviteter Ansøgningsforslag drøftet på ledelsesmøde 15. marts 2004 Ingen selvevalueringsrapport i 2004 Ressourcer bruges i stedet på disse projekter

22 Ansøgning til Committed to Excellence 3: Prioritering

23 Ansøgning til Committed to Excellence 4: Betydning af valgte forbedringsprojekter

24 Ansøgning til Committed to Excellence 5: Handlingsplan for forbedringsprojekter

25 Ansøgning til Committed to Excellence 6.1: Projektlederuddannelse i ANL

26 Ansøgning til Committed to Excellence 6.2: Strategisk målstyring (strategikort og styringsmodel)

27 Ansøgning til Committed to Excellence 6.3: Nyt projektledelsessystem i ANL (behovsanalyse)

28 Ansøgning til Committed to Excellence Folder - plakater

29 Ansøgning til Committed to Excellence Folder - plakater

30 Site-visit i Skanderborg 17. marts kl besøg af 2 validatorer Validator kender kun ansøgningen på 12 sider Detaljeret program fra validator møder pr. ½ time Vil se om alle i ledelsen har indsigt i alle forbedringsprojekter (baggrund mål resultater - læring) Vil se dokumentation for de gennemførte forbedringsprojekter (Projektledere) Vil på en rundtur i huset og interviews konstatere om forbedringsprojekterne er kendt af alle medarbejdere i ANL svar ærligt læs folder og evt. VDnettet lyt og spørg ved de kommende møder i afdelingerne. Vil se om alle i ledelsen har fokus på håndtering af forbedringer

31 Anerkendelsen vil vise... at forbedringsprojekterne er strategiske vigtige for ANL giver bedre veje at forbedringsprojekterne har opfyldt de mål som vi selv har opstillet at de metoder som har styret forbedringsprojekterne mod opstillede mål har virket at metoderne er udbredt til organisationen, så de vil blive brugt ved fremtidige projekter at vi løbende lærer og forbedrer os på tværs i organisationen

32 Hvad har vi lært? Langsigtede strategier giver overblik Løbende måling fastholder arbejdet mod aftalte mål Nyt projektledelses -sprog fælles forståelse Afklarede roller i en kompleks organisation opdaterede rollebeskrivelser 7-trin til forandringsledelse løbende accept Proces-analyser et godt grundlag for nyt PL-system Koncept til videndeling i ANL - kompetencegrupper Nye ledelsesmodeller - sammenhænge

33 Ansøgning til Committed to Excellence Mål for Excellence i Anlægsområdet: Vejdirektoratets Anlægsområde vil fastholde det mål, at blive anerkendt som en excellent anlægs-bygherre ved at blive Committed to Excellence i 2005 og endelig Recognised for Excellence senest i Dette mål anser Anlægsområdet for at være nødvendigt for at fastholde og løbende forbedre en førende position, som bygherre indenfor udbygning af Danmarks overordnede vej-infrastruktur. Påvirke det øvrige Vejdirektoratet til gå i samme retning.