Kravspecifikation elektronisk udbudsplatform

Transkript

1 Kravspecifikation elektronisk udbudsplatform Kravtyper Ordregivers krav til Tilbudsgiver er klassificeret i 2 kategorier benævnt som følger: Mindstekrav Mindstekrav (MK) skal opfyldes af Tilbudsgiver og skal være opfyldt og indarbejdet i senest ved implementeringsdatoen, jf. nedenstående krav ID 1. Tilbudsgiver kan således ikke i sit tilbud fravige de angivne Mindstekrav. Prioriterede krav Ordregivers krav formuleret som et Prioriteret Krav kan opfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgivers opfyldelse af prioriterede krav vil indgå ved tilbudsvurderingen. Kvaliteten af de tilbudte systemer vil blive vurderet ud fra omfang og indhold af den brugervenlighed og funktionalitet, der tilbydes ud over minimumskravene. Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud vedlægge en beskrivelse af hvordan de angivne Prioriterede Krav opfyldes. Mindstekrav (MK) Følgende er mindstekrav (MK) til : ID Beskrivelse af krav Tilbudsgivers besvarelse Vægtning (%) Generelle krav 1 Det tilbudte system skal være fuldt tilgængeligt for Ordregiver senest d. 1. februar Det tilbudte system skal afvikles på tilbudsgivers web-domæne, og systemet må ikke forudsætte lokale installationer hos Ordregiver eller hos de tilbudsgivere, der afgiver tilbud på udbud i systemet. 3 Det tilbudte system skal være webbaseret og kompatibelt med de gængse browsere på markedet, herunder Explorer, Firefox, Chrome og Safari. 4 Det tilbudte system skal driftes af leverandøren. Driften, herunder sikkerhedsopdateringer samt almindelige opdateringer af systemet, skal være fuldt dækket af den tilbudte pris. 5 Udbudsmateriale offentliggjort i systemet skal være offentligt tilgængeligt og gratis. Det skal være omkostningsfrit for leverandører at oprette sig i og anvende systemet. 1

2 6 Ved versionsændringer eller opdateringer af det tilbudte system skal Ordregiver orienteres minimum arbejdsdage i forvejen og det skal angives, hvilket tidsrum systemet er utilgængeligt. Opdateringer skal foretages uden påvirkning af tilgængeligheden i dagtimerne. Dette krav gælder dog ikke løsning af akutte problemer, herunder akutte sikkerhedsopdateringer og akutte fejlløsninger. 7 Det tilbudte system skal have en oppetid på minimum 99,99 % i dagtimerne (kl. 08:00 18:00) på hverdage og en oppetid på minimum 95 % på øvrige tidspunkter. 8 Det tilbudte system skal generere en log for hvert udbud, hvori samtlige handlinger fra Ordregiver og tilbudsgiver registreres. Handlingerne skal registreres på brugerniveau. 9 Ordregiver skal vederlagsfrit til hver en tid, med 5 dages varsel, have adgang til egne data på databaseniveau. Det tilbudte system skal til enhver tid overholde kravene i EU- og national lovgivning, herunder kravene i Udbudsdirektivets bilag X. Ved lovændringer i EU- og national lovgivning skal ændringerne indarbejdes i systemet senest ved lovændringens ikrafttrædelse. Ved praksisændringer, eksempelvis på baggrund af afgørelser fra EU Retten eller Klagenævnet for Udbud, skal ændringerne indarbejdes hurtigst muligt. ID. Understøttelse og support 11 Tilbudsgiver skal tilbyde support på og telefon til til både Ordregiver samt de tilbudsgivere, der skal anvende systemet. Support skal tilbydes på både dansk og engelsk. Supporten skal være tilgængelig på hverdage mellem kl. 08:00 og kl. 16: Der skal til leveres en brugervejledning til hele systemet. Brugervejledningen skal være på dansk, og skal være præcis, kort og brugbar for Ordregivers medarbejdere. Brugervejledningen skal kunne redigeres af Ordregiver. 13 Der skal afholdes 4 undervisningskurser pr. år for ordregivers medarbejdere. Herudover skal ordregiver have mulighed for at tilkøbe yderligere kurser efter behov, til priser som angivet i prisbilaget (bilag XX til udbudsmaterialet). 2

3 ID. Datarettigheder 14 Ordregiver bevarer rettighederne til alt udbudsmateriale, indkomne tilbud, samt andet materiale som Ordregiver har uploadet i systemet under kontrakten og efter dennes ophør. 15 Ved kontraktens ophør skal Leverandøren vederlagsfrit aflevere en kopi af Ordregivers samlede data. Data skal afleveres i et format, der er tilgængeligt for Ordregiver. ID. Håndtering af udbud 16 Det tilbudte system skal som minimum kunne håndtere følgende elementer af udbudsprocessen: 1. Offentliggørelse af udbud (jf. ID XX nedenfor), herunder automatiseret offentliggørelse på et af tilbudsgiver bestemt tidspunkt. 2. Udbyders upload af udbudsdokumenter, samt tilbudsgivers download af disse. 3. Spørgsmål og svar i forbindelse med udbudsprocessen, herunder automatisk advisering af tilbudsgivere om offentliggjorte svar (jf. ID XX nedenfor) 4. Tilbudsgivers indlevering af tilbud. Tilbudsgiver må ikke kunne aflevere tilbud efter den fastsatte tilbudsfrist. 5. Dialog med tilbudsgivere efter tilbudsfristen, herunder uddybning af bud 6. Ændring af udbudsproceduren, herunder overgang til udbud med forhandling 7. Tildeling af kontrakter, herunder udsendelse af tilsagns- og afslagsbreve 17 Det tilbudte system skal kunne håndtere alle til enhver tid værende udbudstyper efter EU s udbudsdirektiver, alle typer udbud efter Tilbudsloven (afsnit 1 og 2), samt offentlig og begrænset tilbudsindhentning på opgaver/varer, der ikke er udbudspligtige, men som alligevel ønskes konkurrenceudsat under friere procedureformer. 18 Det tilbudte system skal kunne anvende og offentliggøre de til enhver tid gældende standardformularer på TED. Ved offentliggørelsen af dette udbud omfatter dette følgende formularer: 1. Vejledende forhåndsmeddelelse 2. Udbudsbekendtgørelse 3. Bekendtgørelse om indgåede kontrakter 3

4 4. Periodisk vejledende bekendtgørelser - forsyningsvirksomhedsdirektivet 5. Udbudsbekendtgørelse - forsyningsvirksomhed 6. Bekendtgørelse om indgåede kontrakter - forsyningsvirksomhed 7. Kvalifikationsordninger - forsyningsvirksomhed 8. Bekendtgørelse om køberprofil 9. Forenklet udbudsbekendtgørelse om et dynamisk indkøbssystem. Koncessionskontrakt om offentlige byggeog anlægsarbejder 11. Udbudsbekendtgørelse - ordre, der tildeles af en koncessionshaver 12. Bekendtgørelse om projektkonkurrence 13. Resultater af projektkonkurrence 14. Bekendtgørelse om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse 15. Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed 19 Tilbudsgiver skal have OJS esender-kvalifikation (til elektronisk afsendelse af offentliggørelser i TED), herunder mulighed for elektronisk afsendelse af rettelser til TED-offentliggørelser. 20 Det skal i være muligt at vælge en eller flere annonceringssider, herunder Tenders Electronic Daily (TED), samt Ordregivers egne hjemmesider. 21 Det tilbudte system skal understøtte digital signering af dokumenter i udbudsprocessen. Den anvendte signatur skal kunne anvendes af udenlandske tilbudsgivere. 22 Det tilbudte system skal have et integreret beskedsystem, der kan håndtere spørgsmål og svar i forbindelse med udbud. Systemet skal kunne sende beskeder ud til både nuværende og fremtidige tilbudsgivere. 23 Det tilbudte system skal kunne generere automatiske mails til både udbyder og tilbudsgiver på milepæle i udbudsprocessen (herunder som minimum ved accept af invitation til udbud, modtagelse af besked i beskedsystem, afsendelse/modtagelse af tilbud og når ordregiver har frigivet nye dokumenter til tilbudsgiverne) 24 Det tilbudte system skal kunne håndtere udbud af ydelser opdelt på geografiske områder, samt opdeling i delkontrakter. Systemet skal kunne 4

5 håndtere begge disse opdelinger i samme udbud. 25 Det tilbudte system skal give mulighed for lagring af dokumenter til det enkelte udbud samt generel lagring af standarddokumenter herunder tro- og loveerklæringer, TED-skabeloner, vejledninger og lignende. 26 Det tilbudte system skal kunne håndtere udbud på dansk og engelsk, herunder som minimum systemfunktioner og beskrivelser, dokumentation og brugermanualer, samt automatisk genererede s på begge sprog. 27 Det skal i være muligt for Ordregiver at gennemføre et ubegrænset antal udbud per år. Dette skal være inkluderet i den tilbudte pris, jf. bilag XX til Udbudsbetingelserne. 28 Det skal i være muligt for Ordregiver at oprette et ubegrænset antal brugere. Dette skal være inkluderet i den tilbudte pris, jf. bilag XX. 29 Såfremt der lovgivningsmæssigt indføres nye udbudsformer, skal tilbudsgiver uden merpris udvide systemet til at omfatte disse. ID. Tilbudsafgivelse 30 Tilbudsgiver skal kunne downloade samtlige udbudsdokumenter i én zip-fil, og udbyder skal kunne download samtlige tilbudsdokumenter for hver tilbudsgiver i én zip-fil. 31 Udbyder skal kunne uploade dokumenter med en størrelse på op til 1 GB pr. fil. Der må ikke være en øvre grænse for hvor meget et samlet udbudsmateriale må fylde, eller for hvor meget Ordregivers samlede materiale må fylde. 32 Det skal i til enhver tid være muligt for tilbudsgivere at se, hvor meget tid, der resterer af tilbudsfristen. 33 Tilbudsgiver skal have mulighed for at rette i og fremsende tilbud helt frem til den fastsatte tilbudsfrist. 34 Udbudssystemet skal kunne digitalisere og automatisere kravspecifikationer og tilbudslister, således at systemet ikke udelukkende baserer sig på upload af dokumenter. Systemet skal kunne håndtere, at udbyder anvender en blanding af dokument-upload og digitaliserede kravspecifikationer og tilbudslister. 5

6 Prioriterede krav (funktionskrav) Følgende er prioriterede krav til : ID Beskrivelse af krav Tilbudsgivers besvarelse Vægtning (%) Brugervenlighed og tilgængelighed 35 Det tilbudte system bør have en intuitiv og brugervenlig brugergrænseflade, hvor tilføjelsesog hjælpeprogrammer er søgt undgået. 36 Det tilbudte system bør ikke anvende unødige fagtermer, hverken IT-fagtermer eller udbudstekniske fagtermer. 37 Det tilbudte system bør inkludere mouse-over - beskrivelser eller lignende af funktioner i systemet. I funktionsbeskrivelserne bør fagtermer og udtryk være søgt helt undgået. 38 Det tilbudte system bør have en trinvis tilgang til udbudsprocessen, hvor det til enhver tid er synligt og overskueligt for brugeren præcis hvor i processen han/hun er. 39 Det tilbudte system bør give Ordregiver mulighed for detaljeret brugerstyring, herunder fordeling af adgange og roller for de enkelte brugere. 40 Det tilbudte system bør give Ordregiver mulighed for redigering af brugergrænsefladen i begrænset omfang. ID Funktionalitet pkt. XX) beskrive hvordan brugergrænsefladen er sammensat. pkt. XX) beskrive hvordan unødig brug af fagtermer er søgt undgået der er indbygget funktionsbeskrivelser i systemet, og i givet fald i hvilket omfang fagtermer og udtryk anvendes. pkt. XX) beskrive hvordan systemet giver brugeren overblik over udbudsprocessen. pkt. XX) beskrive brugerstyringen i det tilbudte system. der er adgang for redigering af brugergrænsefladen

7 41 Det tilbudte system bør indeholde værktøj til evaluering af indkomne tilbud herunder komplekse prismodeller. Værktøjet bør kunne generere et evalueringsdokument. Dette dokument bør kunne redigeres af Ordregivers brugere, både enkeltvist og på skabelon-niveau. 42 Det tilbudte system bør indeholde værktøjer til dokumenthåndtering både under proces og historisk. Samtidig bør systemet give Ordregiver mulighed for udtræk af dokumentpakker (eksempelvis alle dokumenter på et enkelt udbud). Alle dokumenter i et udbud bør automatisk tildeles et entydigt og sigende navn, som bør kunne redigeres af ordregiver. 43 Det tilbudte system bør indeholde funktionalitet til eksport af samtlige data fra udbud til journalisering herunder logs, materiale, og kommunikation. 44 Det tilbudte system bør give Ordregiver mulighed for at foretage checksumsberegning (eller tilsvarende) på de enkelte filer i afgivne tilbud. Dette med henblik på sikring af, at disse kan bevises uændret af udbyder. 45 Det tilbudte system bør kunne generere enten spørgeskemaer som låste filer (PDF) eller som webbaserede spørgeskemaer. 46 Det tilbudte system bør indeholde et kontraktstyringsmodul. Kontraktstyringsmodulet bør kunne håndtere kommunikation med leverandøren i kontraktperioden, gerne på flere forskellige niveauer (eksempelvis fra centralt og decentralt hold). indeholder værktøj til tilbudsevaluering, og i givet fald hvilke funktioner, der er inkluderet i dette. indeholder værktøj til dokumenthåndtering, og i givet fald hvilke funktioner, der er inkluderet i dette. giver adgang til dataeksport. giver Ordregiver adgang til checksumsberegning eller lignende. inkluderer en spørgeskemafunktion. indeholder et kontraktstyringsmodul,

8 47 Det tilbudte system bør understøtte dataudtræk til eksempelvis ledelsesorientering, herunder data på udbud fordelt på indkøbskategorier samt indkøbsvolumen. 48 Det tilbudte system bør indeholde et fuldt testmiljø, der kan tilgås af Ordregivers brugere. 49 Det tilbudte system bør give Ordregiver mulighed for at se leverandørernes generelle brugergrænseflade under tilbudsfasen. 50 Det tilbudte system bør understøtte, at tilbudsgiver opretter og afholder brugergrupper og/eller netværksgrupper for udbydere. 51 Det tilbudte system bør indeholde integration til journaliseringssystem. Miljøministeriet anvender pt. ScanJour Captia og cbrain F2. ID Support og supportstruktur 52 Den tilbudte support bør være internt organiseret på en sådan måde, at tilbudsgiver kan håndtere et varierende antal henvendelser fra Ordregiver, og i givet fald hvilke funktioner, der er inkluderet i dette. understøtter dataudtræk til statistik og ledelsesinformation. indeholder et testmodul, og i givet fald, hvilke funktioner testmodulet indeholder- Ordregiver har adgang til at se leverandørernes generelle brugergrænseflade under tilbudsfasen. tilbudsgiver afholder brugergrupper og eller netværksgrupper for systemets brugere. giver mulighed for integration til journaliseringssystem. 2,5 2,5 2,5 2,5 8

9 samt hvordan supporten sikrer, at spørgsmål fra Ordregivers ansatte besvares hurtigst muligt. pkt. XX) beskrive, hvordan tilbudsgiver håndterer henvendelser fra Ordregivers medarbejdere. 9