Faktura menuen 9.1. Faktura-modulet er et modul i Rambøll FAS ver. 8.00, som er integreret med forbrugerkartoteket.

Transkript

1 Faktura menuen FAKTURA Faktura-modulet er et modul i Rambøll FAS ver. 8.00, som er integreret med forbrugerkartoteket. Med Faktura-modulet er det muligt at udskrive fakturaer til forbrugerne på andre varer eller ydelser, som vandforsyningen leverer udover de almindelige driftsafgifter. Fakturamodulet indeholder: Varekartotek Fakturering Udligning af fakturaer Restanceliste Tilskriv gebyrer Udskriv rykkerbreve Kreditnota Nulstil faktura/kreditnota nummer For hver vare er det muligt at angive et kontonummer fra vandforsyningens kontoplan og der udskrives sumbilag for Fakturering og Udligning af faktura mv. til finansbogholderiet. Har vandforsyningen har anskaffet Microsoft Dynamics C5 med Rambøll s tilpasninger vil disse sumbilag kunne overføres elektronisk. Faktura, Kreditnotaer og Faktura rykkerbreve kan tilpasses under Filer Opsætning Formularer og gebyrer vedligeholdes under Filer Priser Gebyrer.

2 9.2 Faktura menuen 9.1 Varekartotek Generelt Her oprettes de varer og ydelser, som vandforsyningen leverer. Vedligehold af kartoteket i forhold til prisændringer og kontonumre kan udføres løbende. Procedure Vælg Faktura - Varekartotek.

3 Faktura menuen 9.3 For hver vare skal indtastes: Varenummer med frit nummersystem Varenavn Enhed, som kan være: Timer Dage Mdr. År Stk. Varepris i kr. ekskl. moms Kontonummer i finanskontoplan Vælg Næste for næste vare Vælg Forrige for forrige vare Vælg Søg for at søge en bestemt vare Vælg Ret for at rette i en vare Vælg Ny for at oprette ny vare Vælg Slet for at slette en vare Vælg Udskriv for at udskrive en vareliste Vælg Afslut for at Afslutte dialogen med varekartotek Eksempel på udskrift af varekartotek:

4 9.4 Faktura menuen 9.2 Faktura Generelt Der kan oprettes nye fakturaer og tilføjes linjer fra varekartoteket. For hver vare kan der angives antal, hvis der sælges mere end 1. enhed. Når fakturaen er sammensat skal der angives sidste betalingsfrist. Procedure Vælg Faktura Faktura. Klik på Ja, hvis der er taget en sikkerhedskopi

5 Faktura menuen 9.5 Klik på Ny for at oprette Indtast søgestreng på den ønskede forbruger eller vælg forbrugeren i listen til højre

6 9.6 Faktura menuen Vælg Vare og angiv antal. Hvis der skal angives flere vare klikkes på Tilføj linie. Til sidst angives dato for sidste indbetaling under I alt at betale senest den Klik på Fakturer for at oprette faktura til forbrugeren.

7 Faktura menuen 9.7 Sum bilag udskrives. Klik på Udskriv for at udskrive fakturaen Tilpasning af fakturaen kan foretages under Filer Opsætning Formularer. Kontoudtog på forbrugeren kan ses under Forbrugere Faktura og genudskrift kan ligeledes udskrives både til skærm, printer og pdf under Forbrugere Print Faktura.

8 9.8 Faktura menuen Eksempel på udskrift af faktura:

9 Faktura menuen 9.9

10 9.10 Faktura menuen Menuen til venstre giver flg. muligheder: Klik på Søg og du får flg. muligheder: Indtast fakturanummer Forbrugernummer Eller Dato

11 Faktura menuen 9.11 Klik på Ny og du kan oprette Ny faktura, som gennemgået i starten af dette afsnit: Klik på Afslut for at afslutte Faktura.

12 9.12 Faktura menuen Når en faktura er oprettet eller søgt kan den udskrives og der kan udskrives en ny. Klik på Udskriv for at udskrive fakturaen.

13 Faktura menuen Udlign faktura Generelt Når indbetaling på en faktura registreres, skal den udlignes/indbetales i Rambøll FAS. Da faktura - modulet er adskilt fra den øvrige opkrævning af driftsafgifter er denne funktion placeret under Faktura Udlign faktura. Procedure Vælg Faktura Udlign faktura. Her er det altid en god ide at foretage en sikkerhedskopi, selvom der ikke bliver spurgt om det i Rambøll FAS. Efterfølgende dialog fremkommer: Indtast indbetalingsdato eller d for dagsdato.

14 9.14 Faktura menuen Vælg Indbetalingsform f.eks. Bank 1 Klik derefter på Søg Angiv Søgestreng f.eks. Fakturanummer.

15 Faktura menuen 9.15 Hvis det indbetalte beløb svarer til det foreslåede beløb trykkes Enter på tastaturet eller klikkes med musen på Ok. Der vendes tilbage til søgebilledet. Klik på Fortryd, hvis der ikke er flere indbetalinger at registrere og dernæst Afslut for at afslutte funktionen og udskrive sum bilag.

16 9.16 Faktura menuen Eksempel på sum bilag: Indbetalingen kan også ses under Forbrugere Faktura:

17 Faktura menuen Restanceliste Generelt Når datoen for sidste betaling er overskredet, kan der udskrives en restanceliste, så der løbende kan følges op på manglende betalinger på de enkelte fakturaer. Procedure Vælg Faktura Restanceliste. Klik på Udskriv for at udskrive restancelisten til skærm/printer/pdf mv. Eksempel på en Faktura restanceliste:

18 9.18 Faktura menuen 9.5 Tilskriv gebyrer Generelt Her kan du tilskrive gebyrer for manglende betaling af den fremsendte faktura, når betalingsfristen er overskredet. Procedure Vælg Faktura Tilskriv gebyrer. Der skal nu foretages valg om hvilken Opkrævningsgruppe, der skal tilskrives gebyrer for samt hvilken Gebyrtype. Ved 1 Rykker angives antal acceptdage efter sidste indbetalingsdato som accepteres som korrektindbetalt, da der godt kan gå op til f.eks. 10 dage førend registrering af indbetalingen er gennemført fra pengeinstitut til Rambøll FAS.

19 Faktura menuen 9.19 Vælg Opkrævningsgruppe Vælg mellem Gebyrtype: 1. Rykker 2. Rykker Inkasso Indtast antal acceptdage efter sidste indbetalingsdato. Klik på Start for at starte kørsel med Tilskriv gebyrer 1. Rykker. Hvis der findes fakturaer, der skal rykkes fremkommer ovenstående dialog. Der kan markeres Ryk ikke samt Begrundelse og derefter klikkes på Kør rykkerkørsel.

20 9.20 Faktura menuen Flg. sum bilag udskrives: Gebyret for manglende betaling under faktura tilskrives altid med det samme, når det er en faktura og ikke en restance for de almindelige driftsafgifter. Gebyrer for manglende betalinger vedligeholdes under Filer Priser Gebyrer. Tilskrivning af gebyret kan også ses under Forbrugere Faktura:

21 Faktura menuen Udskriv rykkerbreve Generelt Efter der er tilskrevet gebyrer kan der udskrives rykkerbreve til de forbrugere, som skal rykkes/ har tilskrevet gebyrer. Procedure Vælg Faktura Udskriv rykkerbreve.

22 9.22 Faktura menuen Klik på Udskriv for at udskrive rykkerbrevene til skærm/printer/pdf. Rykkerbreve for fakturaer kan tilpasses under Filer Opsætning Formularer.

23 Faktura menuen 9.23 Eksempel på rykkerbrev:

24 9.24 Faktura menuen 9.7 Kreditnota Generelt Hvis en udskreven faktura fortrydes kan der udføres en kreditnota, som nulstiller den fremsendte faktura. Procedure Vælg Faktura Kreditnota. Klik på Ja, hvis der er taget en sikkerhedskopi

25 Faktura menuen 9.25 Klik på Ny for at oprette en ny Kreditnota til en faktura: Indtast søgestreng og klik på Søg. Den søgte faktura fremkommer og der kan klikkes på Krediter for at udfærdige en kreditnota. Hvis det kun er nogle af varerne, som skal krediteres kan der klikkes på den røde knap med hvidt kryds for at slette en varelinje eller rette i antallet, hvis der er returneret nogle af varerne. Kreditnotaer kan tilpasses under Filer Opsætning Formularer.

26 9.26 Faktura menuen Sum bilag udskrives: Under Forbrugere Faktura vil kreditnotaen fremgå:

27 Faktura menuen 9.27 Eksempel på udskrift af kreditnota:

28 9.28 Faktura menuen Klik på Søg og du får flg. muligheder: Indtast fakturanummer Forbrugernummer Eller Dato

29 Faktura menuen 9.29 Klik på Ny og du kan oprette Ny faktura, som gennemgået i starten af dette afsnit: Når en kredit er oprettet eller søgt kan den udskrives. Klik på Udskriv for at udskrive fakturaen.

30 9.30 Faktura menuen 9.8 Nulstil faktura/kreditnota nummer Generelt Faktura- og Kreditnota nummer er et fortløbende regningsnummer som krævet i regnskabsloven. Hvis det ønskes at starte fra et bestemt nummer i Rambøll FAS eller f.eks. nulstilling af disse nummerserier ved start af regnskabsår, kan det lade sig gøre her. Procedure Vælg Faktura Nulstil faktura/kreditnota nummer. Indtast den nye værdi for Nyt fakturanummer og klik derefter på Godkend nyt fakturanummer. Indtast den nye værdi for Nyt kreditnotanummer og klik derefter på Godkend nyt fakturanummer. Klik på Afslut for at returnere til hovedmenuen.