Amesto Indledning... 3 Forudsætninger... 3 Funktionalitet... 4 Mail status... 4 Sporing af fejl... 6 Grundopsætning af Amesto ...

Transkript

1 Amesto

2 Amesto Indledning... 3 Forudsætninger... 3 Funktionalitet... 4 Mail status... 4 Sporing af fejl... 6 Grundopsætning af Amesto Mail opsætning... 7 Dok. Type... 7 SMTP-server... 8 MailFrom... 8 BCC... 8 Emne-felt... 8 Body-tekst... 8 Tags... 8 Aktør/Ordre-opsætning... 8 Teknisk vejledning (SQL-ansvarlig) Basisopsætning SQL sætninger LOG... 13

3 Indledning Modulet Amesto , giver en forfinet mulighed for at styre forsendelse af virksomhedens væsentlige forretningsdokumenter. Der kan for hvert forretningsdokument angives individuelle betingelser for valg af modtagerens adresse. Fx kan modtageren for fakturaerne hentes fra kundens stamdata, mens bestillingen sendes fra kontaktpersonen der er angivet på indkøbsordren. Afsender information kan angives individuelt pr. forretningsdokument. Fx kan alle vedr. fakturaer sendes fra og alle bestillinger sendes fra ens emne felt og tekst indhold kan udfyldes individuelt pr. forretningsdokument. Dokumentnummer og modtager navn kan indsættes intelligent. Selve forsendelsen sker via SMTP, og er derfor meget hurtig sammenlignet med e- mail via MS Outlook. Der er information til brugeren om de der ikke blev afsendt korrekt. Herefter kan brugen spore de ordrer og dokumenter der gik i fejl og rette oplysningerne i Visma. Følgende forretningsdokumenter kan styres i Amesto Faktura/kreditnota 2. Følgeseddel 3. Ordre bekræftelse 4. Tilbud 5. Bestilling 6. Rykker breve 7. Renternotaer Forudsætninger Modulet Amesto forudsætter modulet BIG Modtagerens adresse skal findes i et felt i en Visma tabel Det skal være muligt at anvende direkte SMTP, eller relay via. Virksomhedens normale server Visma - Aktørgruppe 9 og ordregruppe 9 anvendes standard. Visma tabellen, Fri information 1, (fri informationstype 1, og ) anvendes. I forbindelse med Rentenotaer må der ikke gøres brug af tabellen rentesatser.

4 Funktionalitet For at sende forretningsdokumenterne pr. stiller brugeren sig i det skærmbillede man ønsker at udskrive fra og anvende den normale udskriftsfunktionalitet. Fx Ordrebekræftelse Taster udskriv (Ctrl+p). Først når brugeren taster OK til godkendelse, sendes s til modtagerne. Mail status Når brugeren har tastet OK til godkendelse, præsenteres brugen for en dialogboks Mail Status. Det er vigtigt at den person, der udskriver/forsender forretningsdokumenterne undersøger dialogboksen Mail status.

5 I dialog boksen vises: Antal behandlede dokumenter (fx 24 ordrebekræftelser) Status, (Sendt OK/fejlede) Dokumentnummer.(nummer på den enkelte ordrebekræftelse) Mailadresse, Den adresse som er fundet

6 Sporing af fejl Der er to metoder til fejl sporing. 1. Brugeren noterer de dokumentnumre der fejlede 2. Kig i indbakken for fx bogholderi@mitfirma.dk Indbakken for fx bogholderi@mitfirma.dk De s, der fejler bliver sendt til afsenderen fx (bogholderi@mitfirma.dk),

7 Grundopsætning af Amesto Grundopsætningen af modulet Amesto findes under. Under administration > Opsætning > Mailopsætning Mail opsætning På den første fane (Mail Opsætning), angiver virksomheden SMTP server og afsender (MailFrom) pr. dokumenttype. Test Mail opsætning: Ved at udfylde Testmode=1 med 1 så vil alle mails blive afsendt til afsender (Mailfrom) Dok. Type Her oprettes de syv dokumenttyper, som modulet understøtter: 1. Faktura 2. Følgeseddel 3. Ordrebekræftelse 4. Tilbud 5. Bestilling 6. Rykkerbrev 7. Rentenota

8 SMTP-server Her angives den SMTP-server navn som virksomheden ønsker at anvende. Hvis virksomheden ønsker at anvende deres normale server. Kan det være, at denne skal sættes op til at acceptere s fra Visma serveren. MailFrom Her angives afsenderen af en. Amesto anbefaling er, at de anvendte (MailFrom) e- mail adresser også oprettes på virksomhedens normale server. BCC Her kan man angive en BCC adresse pr. forretningsdokument. Emne-felt Til hvert forretningsdokument skal der angives et emnefelt. Denne tekst kan sprogstyres. Skal oprettes for alle relevante sprog. Body-tekst Til hvert forretningsdokument skal der angives et indhold til Body tekst. Denne tekst kan sprogstyres. Skal oprettes for alle relevante sprog. Tags #TilNavn #DokNo Dokumentnummer Fx fakturanummer Aktør/Ordre-opsætning På aktøren kan man i aktørgruppe 9, angive hvilke dokumenter aktøren ønsker at modtage pr. . Denne oplysning overføres til ordrer, og kan overstyres på ordren.

9 Bemærk Denne funktionalitet bør ikke benyttes samtidig med Vismas sendemåde for dok. Dvs. hvis man har besluttet at Amesto styrer fx fakturaer, bør man ikke samtidig lade sendemåde for dokumenter være styrende for fakturaer. Selvom fakturaen fx styres med Amesto , kan rykkere fx stadigvæk styres vha. sendemåde for dokumenter! Eftersom at Vismas Sendemåde for dok. stadig er i funktion kan man med fordel vælge en dummy printer således at intet bliver udskrevet. Er man i en situation hvor der kan optræde kunder som skal have en mail og andre på print, så er det nødvendigt at dele processen op i 2. Alternativt flere skærmbilleder

10 Teknisk vejledning (SQL-ansvarlig) Basisopsætning Under fanen (SQL opsætning (Amesto)) laves den tekniske opsætning af løsningen. Det er vigtigt at fluebenene sættes som nedenfor. Bemærk, at det netop er de syv forretningsdokumenter vi giver mulighed for at sende pr. . Fluebenet Placer kopier i separate mapper skal som standard være sat. Angiv en TIF kopi sti til PDF dokumenterne. I forbindelse med rykker og renter skal der i Dokumentkopier være sat flueben udfor Rykkere og Renternotaer

11 Fluebenet for Rentenotaer kan dog som standard ikke sættes manuelt. Dette skal gøres via nedenstående sql sætning: update FrmData set DocCp = (doccp ) Det er dog en forudsætning af der ikkje gøres brug af tabelen Rentesatser. SQL sætninger Til hvert forretningsdokument er der knyttet et memo. I dette memo kan man angive en SQL-sætning. Denne sætning er styrende for hvor modtagerens adresse findes. Eksempel, hvis man på ordren ønsker at angive kontaktperson2 som modtager af fakturaen pr. . I og med at det er en SQL-sætning er styrende for udvalg af modtagerne, er mulighederne mange. Fx kan det også lade sig gøre at finde flere modtagere. Bemærk

12 Virksomheden skal definere hvordan modtagerne for de enkelte forretningsdokumenter skal fremfindes. Dette bør defineres inden arbejdet med SQL-sætningen udarbejdes.

13 LOG I mappen C:\VismaBigError lægges en logfil.