KURSUSHÅNDBOGEN 2014

Transkript

1 KURSUSHÅNDBOGEN 2014

2 1. Indholdsfortegnelse 1. Indholdsfortegnelse Indledning Opgaver og roller i DDS Uddannelse... 6 Organisationen... 6 Funktioner i DDS Uddannelse... 6 Kompetencefordeling ift. økonomi... 7 Kursusledere og kursuskasserere... 7 Projekter... 7 Underudvalgene... 7 DDS Uddannelse (hovedudvalget)... 7 Kursuslederens opgaver Børneattester til kursusteam Størrelse og sammensætning af team Udtræk af lister fra Blåt Medlem Deltagerbreve Indhold i deltagerbrevet: Et deltagerbrev skal som minimum indeholde: et deltagerbrev kan desuden byde på: et deltagerbrev for ungdomskurser (PUF, PLAN): Gode eksempler Kopi til kursusadministratoren Kursusbeviser Særligt for ungdomskurserne (PUF, PLan og SPARK) Hvem kan få et kursusbevis? Hyttebestilling og aflysning Inden du kontakter dit underudvalg angående sted for afholdelse af jeres kursus, bedes du overveje følgende: Herefter kontakter underudvalget kursusadministratoren på Korpskontoret Efter kurset: Regler for aflysning For voksen- og Ildfluekurser gælder det: For ungdomskurser gælder det: Processen op til aflysning: Hvis et kursus skal aflyses sikrer underudvalget følgende - i nævnte rækkefølge: Version 2014 Side 2 of 46

3 11. Evaluering Annoncering Trykte medier På dds.dk I Blåt Medlem dds.dk/blaatmedlem Anden annoncering Annoncering hos andre Spejderkorps Materielbestillinger Frister for alle andre kurser end UGE 42-kurserne Bestilling af materiel til UGE 42-kurserne Frister for uge 42 kurser Økonomi Faserne og den overordnede proces Ansvarsfordeling Budgettering generelt Budget for planlægning/evaluering Rejseudgifter Forplejning Øvrige udgifter Bankkonto Budget for selve kursusafholdelsen Hytteleje Rejseudgifter Materialer Øvrige udgifter Gaver og honorarer Indtægter Forplejning Økonomien i selve kursusfasen Hold løbende øje med udgifterne Budgetoverskridelser skal undgås Regnskab Aflevering af regnskab Procedure for kursusøkonomi for faste ungdomskurser Generelt Version 2014 Side 3 of 46

4 Satser per kursist Grundlag for satserne Bevillinger kan ikke overføres Kørsel Faciliteter Ekstrabevillinger Budgetter: Indsendelse af budgetter Udbetalinger Regnskabsaflæggelse: Beredskab, regler, politikker og forsikring Afholdelse af kursus Beredskab og sikkerhedsregler Forsikring Alkohol-, ryge og samværspolitik Politik for rygning, alkohol og samvær på kurser og arrangementer Rygning og alkohol på Uddannelsesweekend og Kursusledermøde Rygning og alkohol på kurser Samvær BILAG 1 Adresseliste BILAG 2 Gode råd til kursusannoncering BILAG 3 Eksempel på kursusbevis BILAG 4 Forsikringer BILAG 5 Tidsplan for uge 42 kurserne i Version 2014 Side 4 of 46

5 2. Indledning Denne kursushåndbog er skrevet til kursusledere, kursuskasserer og teammedlemmer, der laver kurser i DDS Uddannelse. Den indeholder krav, vejledninger og gode råd om administration og økonomi, og den har til formål at forenkle den administrative del af teamets arbejde. DDS Uddannelse har en forventning om, at kursusteams bruger og overholder det beskrevne, så det hele glider lettere for os alle sammen. Kursushåndbogen bliver gennemgået og opdateret hvert år umiddelbart efter kursusledermødet. Det sker på baggrund af korpsrådsmøde-beslutninger og erfaringer, der er gjort på det seneste års kurser. Hvis du finder uklarheder, mangler, fejl eller områder, der kan udføres eller beskrives bedre, så kontakt os. Hvis der opstår tvivl, kan der henvises til korpsets overordnede økonomivejledning, som kan give yderligere vejledning i økonomiske spørgsmål. I korpsets udviklingsplaner for står der følgende om lederudvikling: Vores lederuddannelse skal være fleksibel og effektfuldt fremme ledernes kompetencer og fortsatte udvikling. Ved fortsat at styrke åbenhed, involvering og den anerkendende tilgang i ledelse og kommunikation gør vi det attraktivt og personligt udviklende at være leder, og vi giver en tilgang til at skabe et levende samspil mellem børn og voksne. Det er en målsætning om, at vi giver alle ledere en ambitiøs lederuddannelse både børn og voksne. Nedenfor er beskrevet nogle af de områder, som vi i DDS Uddannelse ønsker, at vi sætter endnu mere fokus på i vores arbejde. Vi tilbyder uddannelse af hele mennesket Når vi afholder kurser, skal vi have fokus på fem forskellige elementer, der tilsammen udgør væsentlige facetter af det at være menneske; det fysiske, psykiske, sociale, intellektuelle og det åndelige. Det betyder også, at vi hele tiden går foran i vores brug af spejderidéen, som den grundlæggende tilgang til alt, vi gør. Vi skaber forandring i det daglige spejderarbejde Alle uddannelsestilbud skal ske med udgangspunkt i vores målgrupper og det spejderarbejde, deltagerne skal lave i deres daglige virke. Det skal skabe forandring. Det skal ske ved, at vi inddrager korpsets indsatsområder, og at vi løbende ser på, om vores kursustilbud skal udbydes i nye former og på nye steder. Vi vil have flere deltagere på alle vores kurser Det sker blandt andet ved, at vi alle sammen gør en aktiv indsats for at reklamere for alle kurser - naturligvis især vores eget. Når deltagerne tilmelder sig, skal det være tydeligt, hvad de får ud af at deltage. Evalueringerne skal bruges, så vi hele tiden forbedrer kurser. Deltagerne skal tage fra kurset med en viden om, hvad deres næste kursus skal være. Du og dine instruktører er ambassadører for alle kurser og for det gode i løbende at uddanne sig som spejderleder. Vi håber, at du får lige så stor fornøjelse ud af at lave kursus, som vi andre har haft og stadig har. Husk at dele den gode historie den gode historie smitter God fornøjelse Korpskontoret og DDS Uddannelse, Version 2014 Side 5 of 46

6 3. Opgaver og roller i DDS Uddannelse Dette kapitel indeholder en beskrivelse af, hvad DDS Uddannelse er for en størrelse og de roller og ansvarsområder, der ligger inden for organisationen. Der følger senere i håndbogen en særskilt beskrivelse af kompetencefordelingen i forhold til økonomi. Organisationen DDS Uddannelse Ungdomskurserne Voksenkurserne Ildfluerne er betegnelsen for et hovedudvalg (HU) nedsat af Korpsledelsen til at varetage driften, udviklingen og koordineringen af al uddannelse afholdt af det centrale DDS. Formændene er udpeget af Korpsledelsen og svarer til denne. Hovedudvalget har pt. nedsat to underudvalg Ungdomskurserne og Voksenkurserne. I bilag 1 er der kontaktoplysninger til de enkelte underudvalg og deres økonomiansvarlige. har ansvaret for PUF, PLan og SPARK-kurserne. har ansvaret for alle kurser, der er målrettet de voksne spejderledere for både børn, unge og voksne; herunder ligger Uddannelsesmarkeder og Instruktøruddannelse. er en selvkørende enhed af frivillige naturformidlere, der tilbyder forskellige kursusmuligheder lokalt rundt omkring i landet. Funktioner i DDS Uddannelse Hovedudvalgsformænd Underudvalgsformænd Økonomiansvarlig: Kursusleder: er udpeget af Korpsledelsen og har det overordnede ansvar for strategi og økonomi samt kontakt til resten af korpset og andre samarbejdspartnere uden for DDS. er udpeget af hovedudvalget og har det overordnede ansvar for strategi og økonomi i underudvalget samt bidrager aktivt til udviklingen af hele DDS Uddannelse. Hvert underudvalg har en økonomiansvarlig, som godkender budgetter og regnskaber fra kurserne, men har ikke en selvstændig bemyndigelse til at godkende udbetalinger. Udpeget af underudvalg i DDS Uddannelse eller evt. af andet hovedudvalg, og har det overordnede ansvar for kursets økonomi og faglige indhold. Kursuskasserer: Udpeget af underudvalg i DDS Uddannelse - eller evt. af andet hovedudvalg - og har et ansvar for kursets budgetter og regnskaber. Kursusadministrator: Ansat på Korpskontoret til at understøtte kursusdriften på den administrative del. Den økonomiske del varetages af Økonomifunktionen på kontoret. Version 2014 Side 6 of 46

7 Kompetencefordeling ift. økonomi KURSUSLEDERE OG KURSUSKASSERERE Kursusledere og kursuskasserere godkendes af det underudvalg i DDS Uddannelse, som deres kursus hører under. De to må jf. korpsets overordnede principper ($4, stk.1&2) ikke være i nær familie. Når kursusbudgettet er godkendt, har kursusleder og kursuskasserer mandat til at handle inden for disse rammer og kan få udbetalt à conto beløb fra Korpskontoret. Regnskab godkendes efterfølgende af det pågældende underudvalg eller den funktion, opgaven er blevet delegeret til. De enkelte underudvalg udpeger en kasserer til at stå for kursusbudgetter og regnskaber. Det er Korpskontoret, der modtager regnskaberne og står for revisionen af disse i samråd med det ansvarlige underudvalg. PROJEKTER DDS Uddannelse har en overordnet budgetramme for projekter og indkøb af ekstra udstyr i forbindelse med kurser. Når denne konto skal anvendes til projekter, forelægger underudvalgene et kommissorium og budget for projektet for hovedudvalget, der godkender dette. Ved materialeindkøb laves en indstilling til hovedudvalget, som tager stilling til indkøbene. Såfremt arbejdet kan gennemføres inden for et underudvalgs eget budget, varetager underudvalgets formand selv ansvaret for økonomien. UNDERUDVALGENE Hovedudvalget DDS Uddannelse udpeger formænd for de underudvalg, som hovedudvalget finder relevant at oprette. Underudvalgsformændene kan godkende enkeltstående udgifter op til kr. Udgifter derudover skal forelægges formændene for DDS Uddannelse til godkendelse. Ingen kan godkende egne udgifter. Det sker gennem medformand, kasserer eller en formand et niveau over. Formændene for underudvalgene har ansvaret for, at der sker udsendelse af budget/regnskabsark og andre administrative dokumenter til kurserne, som forventes anvendt. at der sker godkendelse af kursusbudgetter og regnskaber inden for den overordnede budgetramme, der gives med korpsrådets budgetvedtagelse. at sikre overholdelse af driftsbudgettet for underudvalget og de projekter, der måtte høre dertil. Opgaven med at godkende budgetter og regnskaber kan formanden uddelegere til en økonomiansvarlig. Formanden er dog stadig overordnet ansvarlig for, at rammerne overholdes. De underudvalg, der har kursusaktivitet, har egen økonomiansvarlig, der sikrer godkendelse af budgetter og regnskaber, der er grundlaget for, at der kan ske udbetalinger i forbindelse med kursusaktiviteterne. I første omgang fremsendes kursusbudgetter og regnskaber til Korpskontoret, der forbereder behandlingen af dem i underudvalget ved at gennemgå dem og sikre, at de rigtige dokumenter er til stede. Derefter udarbejder de en indstilling til den økonomiansvarlige, som godkender budgetterne. Det er en betingelse for udbetalinger til kursuskasserer og teammedlemmer, at der foreligger et godkendt budget. Underudvalgets bemyndigelse på indtil kr. gælder kun for enkeltstående udgifter og ikke for budgetter, der samlet set overstiger kr. DDS UDDANNELSE (HOVEDUDVALGET) Formændene for DDS Uddannelse har det overordnede ansvar for, at aktiviteter og drift under hovedudvalget holdes inden for det budget, som er vedtaget af Korpsrådet. Version 2014 Side 7 of 46

8 Ved godkendelsen får formændene mandat til at godkende budgetter, regnskaber for kurser, projekter og anden drift, der hører under hovedudvalget. Det er hovedudvalgets opgave at sikre, at der er udarbejdet budgetter og regnskaber for kurser og andre aktiviteter. DDS Uddannelse har en kasserer, der varetager udbetalinger i forbindelse med drift af udvalget, men ikke ift. kursusafregning. Kassereren kan godkende enkeltudgifter op til kr. - dog ikke egne udgifter Formændene kan godkende udgifter op til kr. Udgifter over kr. skal tillige være godkendt af generalsekretæren. Kursuslederens opgaver Når et kursus er blevet godkendt, kan den egentlige planlægning begynde. Der er flere administrative dele, som skal være på plads for at være klar til at lave kursus for DDS Uddannelse. I de følgende afsnit bliver disse emner berørt: Børneattester til kursusteam Størrelse og sammensætning af team Udtræk af lister fra Blåt Medlem Deltagerbrev Kursusbeviser Hyttebestilling og aflysning 4. Børneattester til kursusteam Kursusteams, der laver kurser for spejdere under 18 år, skal udfylde en børneattest. Attesterne underskrives af kursuslederen og sendes/mailes samlet med en adresseliste på teamet til korpskontoret. Alle teammedlemmer skal være medlem af Det Danske Spejderkorps eller et andet spejderkorps. Et teammedlem, der alene laver praktiske opgaver, herunder primært køkkenhold, behøver dog ikke være medlem af et spejderkorps. Teammedlemmer, der varetager specialistfunktioner, som ikke kan findes i spejderkorpsene, skal heller ikke være medlem af et spejderkorps. Der skal dog i begge tilfælde indhentes børneattest, hvis det er i forbindelse med et kursus, hvor der deltager børn og unge. Kursuslederen kan registrere de fleste teammedlemmer i Blåt Medlem selv - se afsnit 5. Resten kan man få hjælp til at registrere ved at kontakte kursusadministratoren på korpskontoret. 5. Størrelse og sammensætning af team Størrelsen på kurset påvirker størrelsen på teamet. Der skal være en sammenhængen imellem antallet af kursister, kursustypen og antallet af vejledere og løse teamere. Der bør være vejledere nok i teamet til at hver patrulje kan have sin egen, men derudover kan det være rart at have et par frie hænder (materialefolk kursusleder, kasserer osv.). Størrelsen på og den geografiske placering af teamet har stor effekt på økonomien. I skal derfor overveje, om det er muligt at tænke rationelt i forhold til, hvor spredt I bor, og hvor I mødes til planlægningsweekender, afvikler kurset og holder en evt. efterfølgende evaluering. Det koster alt sammen på transport, forplejning og evt. lokaleleje. Version 2014 Side 8 of 46

9 Retningsgivende kan man sige, at antallet af teammedlemmer for Ungdomskurserne i grove træk bør ligge inden for nedenstående tabel: PUF, Plan 0, Plan 1, Plan 3: Op til 20 inkl. kursusleder (uden evt. madhold). Plan 3, SPARK Start, SPARK 1, SPARK 2: Op til 15 inkl. kursusleder (uden evt. madhold) For voksenkurserne gælder de samme betragtninger som for ugekurser. Størrelsen skal afspejle deltagerantal og indhold. Arbejdes der med patruljer, bør der være en vejleder/instruktør per patrulje. Et gennemsnitligt team anbefales derfor at være på minimum 1 KSL, 3 instruktører og 2 personer i køkkenet. Alle i teamet varetager flere roller. Undtagelser: Nogle kurser kan have en unik årsag til at ligge uden for denne oversigt. Hvis I har et specielt behov, bedes I tage kontakt til udvalget, der vil foretage en konkret vurdering. 6. Udtræk af lister fra Blåt Medlem Du har mulighed for i Blåt Medlem selv at trække lister ud og tilføje informationer til dit kursus. Nedenfor følger en vejledning i, hvordan du gør. Først skal du logge dig på blaatmedlem.dk. Du skal bruge dit medlemsnummer og kode. Hvis du ikke allerede kender det, er du velkommen til at kontakte Korpskontoret. Klik på kursets navn ud for din funktion som kursusleder. Nu er du på kursets stamdata fane 1. Det er de informationer, der indtastes, når kurset bliver oprettet på blaatmedlem.dk/siden. På denne side har du mulighed for selv at taste følgende: Tidspunkt for hvornår kurset starter Start og slutsted På fane 2 Team kan du indtaste dit team, hvis du har deres medlemsnummer, og hvis vedkommende selv, inde på Blåt Medlem, har sagt ja til, at deres oplysninger må være tilgængelige for andre brugere. Du er altid velkommen til at kontakte kursusadministratoren på Korpskontoret, hvis du har brug for hjælp til at få teamet oprettet eller mangler medlemsnumre. Når dit team er oprettet på kursets side, har de også mulighed for at gå ind og hente informationer i Blåt Medlem. Teamlisten bruges også til at sende informationer fra DDS Uddannelse til kursusledere og instruktører, samt af økonomiafdelingen på korpskontoret til at sikre sig, at det er de rette folk, der får udbetalt penge. På fane 3 Beskrivelse kan du lave en beskrivelse af kurset. Som udgangspunkt er teksten fra annoncen i kursusavisen/uddannelsesmagasinet allerede skrevet ind. Version 2014 Side 9 of 46

10 På fane 4 Priser kan du se prisen på kurset, men ikke selv rette i noget. På fane 5 Spørgsmål kan der oprettes spørgsmål til kurset. Du kan ikke selv oprette dem. Men det kan kursusadministratoren på Korpskontoret hjælpe dig med. På fane 6 - Tilmeldinger kan du se dine deltagere. Vær opmærksom på, at du både ser dem, der er tilmeldt, dem på venteliste og de frameldte. Dette fremgår under status. Hvis du trykker på det lille + til venstre for navnet, kan du se flere data på deltageren. Det røde! (udråbsregn) betyder, at deltageren har skrevet en bemærkning i sin tilmelding. Nederst på siden har du mulighed for at lave en eksport af dine deltagere og lave en deltagerliste med de oplysninger, du har brug for. Når du trykker på eksport, kommer der en boks frem med mulighed for at hakke af ved de informationer, du ønsker på din liste. Hvis du sætter hak ved godkendt/ikke godkendt, kan du se, om deltageren er tilmeldt, på venteliste eller frameldt, og hak ved 'betaler' betyder, at du får navnet ud på den enhed, som deltageren tilhører. Hvis der er stillet spørgsmål på kursustilmeldingen, kan svarene trækkes ud ved at sætte hak ud for Q. Da du nu selv har adgang til at trække de informationer, du skal bruge på dine kursister, kommer der ikke automatisk en opdateret deltagerliste til dig, medmindre du specifikt beder korpskontoret om at sende den. Du kan ikke selv framelde en kursist inden kursusstart. Det kan kursisten enten selv gøre via Blåt Medlem eller ved at kontakte korpskontoret. Men du kan efter kurset gå ind og ændre i tilmeldingen, så der enten står: deltog eller udeblev (hvis de ikke havde frameldt sig inden kursusstart). Hvis du har brug for hjælp, er du selvfølgelig altid velkommen til at kontakte kursusadministratoren. 7. Deltagerbreve Kursusteamet står selv for at udsende deltagerbrev til sine kursister. Brevet skal normalt være modtaget hos kursisterne minimum 2 uger før kursusstart. Uddannelsesmarkederne kan dog sende 1 uge før. U10-16 og U16-23 kursisterne i uge 42 skal modtage brevene 3 uger før, da det kan være svært at få pladsbilletter til toget i efterårsferien. Der har tidligere været en bestemt dato, hvor deltagerbrevene til uge 42 kurserne skulle udsendes. Det er der ikke længere, men fristen på de tre uger skal stadig overholdes. Kursuslederen kan få tilsendt labels og kuverter uden rude fra Korpskontoret ved at henvende sig til kursusadministratoren. Normalt vil det være A5-kuverter, der fremsendes. Kurset køber selv porto til deltagerbrevene. Husk portoen i budgettet. Version 2014 Side 10 of 46

11 I er velkomne til at udsende deltagerbrev på mail. I skal blot være opmærksomme på, at ikke alle kursister er lige flinke til at opdatere deres kontaktinfo i Blåt Medlem, inkl. mailadresse. Så på en eller anden måde bør I sikre jer, at kursisten faktisk modtager mailen med deltagerbrevet. Indhold i deltagerbrevet: Der findes ikke nogen endelig skabelon for, hvordan et deltagerbrev skal se ud. Men ET DELTAGERBREV SKAL SOM MINIMUM INDEHOLDE: Tid og sted for kursets start og slut Kursussted Hvor og hvornår skal kursisten ankomme og tage hjem fra. Startstedet skal være et sted, der er tilgængeligt med offentlige transportmidler, hvor teamet tager imod. Kontaktoplysninger ved spørgsmål inden kursusstart. Nødtelefonnummer til teamet gerne to forskellige. Afbud hvem skal man kontakte. Deltagerliste (I kan selv hente en opdateret liste fra Blåt Medlem Se afsnit 2 om Blåt Medlem). Indhold / program på kurset. ET DELTAGERBREV KAN DESUDEN BYDE PÅ: Togtider hvilke tog passer med start og slut, f.eks. når man kommer fra København og Nordjylland Pakkeliste Adresse for modtagelse af post hjemmefra mest relevant for ugekurser Hjemmesideadresse Regler for eksempelvis alkohol, rygning, modtagelse af besøg osv. Rød tråd/fantasiramme Særlige hensyn Husk at give kursisten besked, hvis de skal gå langt med oppakning, sove ude, medbringe noget særligt grej/tøj. Skal der medbringes kontanter til køb af f.eks. drikkevarer/slik/t-shirts osv. ET DELTAGERBREV FOR UNGDOMSKURSER (PUF, PLAN): Skal efter kurset sende en mail til lederne for de årige om, hvad de kan forvente, at deres spejdere får med sig hjem til gruppen, når kurset er slut, så lederne kan understøtte, at det lærte bliver brugt. Kan med fordel medsende et brev stilet til forældrene med diverse info om kurset. Gode eksempler Hvis det er første gang, I skal lave et deltagerbrev, eller I blot ønsker lidt inspiration, kan I få tilsendt eksempler på deltagerbreve fra kursusadministratoren på korpskontoret Kopi til kursusadministratoren Når I sender deltagerbrevet til kursisterne, bedes I maile en kopi til kursusadministratoren på korpskontoret. Version 2014 Side 11 of 46

12 8. Kursusbeviser DDS Uddannelse har en skabelon for kursusbeviser, som skal anvendes af alle vores kurser. I skal vælge mellem; kursusbeviset for modulbaserede kurser og kursusbeviset for andre kurser. På kursusbeviset skal stå deltagerens navn, tidspunkt for kurset samt titlen på dette. Det er kursuslederen, der skriver under på kursusbeviset. Der er et felt, hvor teamet skal beskrive indholdet af kurset. Der er ikke uendeligt med plads, så det er vigtigt at være præcis i sin beskrivelse. Hvis der er tale om moduler, så kan det overvejes at lave et bevis for hvert modul. Her er det vigtigt at være specifik på indholdet og så klar i sine begreber som muligt, så deltageren kan bruge kursusbeviset også uden for DDS. Kursusbeviset kan rekvireres hos kursusadministratoren på Korpskontoret, der også kan trykke det for jer, når I ved, hvad der skal stå. Hvis I skal være sikre på at modtage de trykte kursusbeviser med posten, skal I sende beviset med den ønskede tekst til tryk senest fredag en uge før kursusstart - men gerne før. Se evt. eksempel på kursusbevis i bilag 3. Særligt for ungdomskurserne (PUF, PLan og SPARK) Deadline for teksten til kursusbeviserne er lidt tidligere for jeres kurser. Se datoen på tidsplanen. Derudover skal teksten fremover sendes til U10-16@list.dds.dk til godkendelse. Hvem kan få et kursusbevis? Kursusbeviset kan kun udleveres, hvis deltageren har været til stede på hele kurset. Der kan dog accepteres et mindre fravær - fx. ved lidt senere ankomst eller lidt tidligere afrejse ved kursusstart og kursusafslutning. Det er op til kursuslederen at vurdere, om deltageren har været til stede på hele kurset for at få udleveret et kursusbevis. 9. Hyttebestilling og aflysning Som udgangspunkt skal vi bruge korpsets egne hytter til kurser og arrangementer, så indtægten ved lejen ryger ned i vores egen kasse. Hvis man ikke ønsker at bruge en af korpsets hytter, skal valg af ekstern hytte godkendes af underudvalget. Alle hytter bookes gennem jeres underudvalg. PLan og SPARK-kurserne i uge 42, er hytterne booket på forhånd 1½ år i forvejen. INDEN DU KONTAKTER DIT UNDERUDVALG ANGÅENDE STED FOR AFHOLDELSE AF JERES KURSUS, BEDES DU OVERVEJE FØLGENDE: Dato Sted (eventuelt navne på specifikke hytteønsker eller område) Hvor mange skal der være plads til i hytten? Hvor mange rum er der brug for? Hvor meget lejrplads er der brug for? Version 2014 Side 12 of 46

13 Andre ønsker (f.eks. rafter, shelter mm.)? Skal der bestilles rengøring? HEREFTER KONTAKTER UNDERUDVALGET KURSUSADMINISTRATOREN PÅ KORPSKONTORET. 1. Kursusadministratoren booker hytten ud fra det ønskede. 2. Lejekontrakten sendes til korpskontoret og underskrives af kursusadministratoren. 3. Økonomiafdelingen får en kopi af kontrakten, da de står for betalingen. 4. Kursusleder får en kopi af kontrakten på mail eller per brev, hvis der er brochurer med. 5. Kursusadministratoren sender en mail til hytteudlejer med kontaktinfo på kursuslederen. 6. Kursuslederen kontakter selv hytteudlejer, hvis der f.eks. er spørgsmål til hytten, eller hvis en anden skal modtage nøglen. 7. Kursusleder modtager nøglen til hytten og sørger selv for at sende den retur. EFTER KURSET: Hytteudlejer sender som regel en afregning på el og eventuelle erstatninger til korpskontoret. Hvis der ikke er noget usædvanligt ved afregningen, bliver den godkendt og betalt på korpskontoret. Optræder der betaling for erstatninger, bliver regningen scannet og sendt til godkendelse hos kursuslederen på mail, før den betales. Hytter, der er bestilt gennem Korpskontoret, bliver automatisk afbestilt, hvis kurset bliver aflyst. Der er forskellige frister for afbestillingsgebyrer alt efter, om det er en af korpsets egne hytter, eller om det er en ekstern hytte. For vores egne hytter kan vi afbestille op til 4 uger før uden, at skulle betale afbudsgebyr. For eksterne hytter er der forskellige afbestillingsfrister, som regel 6 8 uger før kursusstart. 10. Regler for aflysning Regler for aflysning af kurser er forskellige alt efter kursustypen. Nedenfor er listet reglerne for de enkelte kursustyper: For voksen- og Ildfluekurser gælder det: For Uddannelsesmarkederne er der ikke en fast frist for aflysninger. For andre kurser gælder det følgende: Når der laves en aftale med en kursusleder, indgår det i aftalen, at minimum antal deltagere er 6. Specielle forhold kan kræve andet, hvilket aftales fra gang til gang. Maximalt antal deltagere afhænger af kursustype og -sted. Disse tal angives i Blåt Medlem. Der sættes også en dato for sidste tilmelding - som regel 14 dage før kursusstart. Hvis der er flere tilmeldinger end det aftalte maksimum, kontakter kursusadministratoren kursuslederen, før der tillades flere deltagere. Er antallet af tilmeldte deltagere under minimumsantallet, kontakter kursusadministratoren kursuslederen samt formanden for Voksenkurserne eller Ildfluerne for, at de sammen kan vurdere, om kurset skal aflyses eller afholdes. Version 2014 Side 13 of 46

14 Det er DDS Uddannelses politik, at alle kurser skal gennemføres, såfremt minimumsantallet af deltagere er opfyldt. Der kan dog være konkrete forhold, der taler for en aflysning, herunder både pædagogiske og økonomiske hensyn. For ungdomskurser gælder det: Det er vores udgangspunkt, at alle kurser gennemføres, så længe det er pædagogisk og økonomisk forsvarligt. Skulle det ske, at antallet af tilmeldte deltagere gør, at det ikke længere er forsvarligt at gennemføre et kursus, aflyses det. Inden vi aflyser et kursus, vil kursusadministratoren og underudvalget altid undersøge mulighederne for at omfordele nogle af de tilmeldte deltagere. Det er underudvalget, der i sidste ende træffer beslutningen om eventuelt at aflyse et kursus - selvfølgelig efter samråd med kursuslederen og DDS Uddannelse. PROCESSEN OP TIL AFLYSNING: 1. Korpskontoret leverer løbende status på antal tilmeldte til underudvalg. (Deltagere, venteliste osv.). 2. Efter sidste tilmeldingsfrist tages kontakt til kurser, som er i farezonen. Der tages en samtale med de aktuelle kurser om muligheder/risici (Omfordeling/Kursustypeskift/Aflysning). 3. Mulighederne for at omfordele nogle af deltagerne undersøges. HVIS ET KURSUS SKAL AFLYSES SIKRER UNDERUDVALGET FØLGENDE - I NÆVNTE RÆKKEFØLGE: 1. Kursuslederen/teamet kontaktes 2. Korpskontoret kontaktes 3. Tilmeldte kursister fordeles til andre kurser/ventelister 4. Hytten afbestilles 5. Arrangementet opdateres i DDS kalender 6. Materialer afbestilles (Kontakt Stevninghus) 7. DDS Uddannelse og SØA kontaktes, hvis der er tale om et SØ-Plan 8. Et aflyst kursus skal lave et regnskab for de afholdte udgifter, der skal fremsendes tre uger efter en evt. afholdt evaluering. Hvis et kursus bliver aflyst, er der forsat afsat penge til at gennemføre en evaluering. 11. Evaluering Kurset skal evalueres for at opsamle erfaringer til brug for senere kurser og for instruktørernes egen udvikling og læring. Der er ikke en fast skabelon for evalueringen. Det er derfor underudvalget, der er ansvarlige for at lave aftaler med kurserne, hvordan evalueringen skal foregå. 12. Annoncering Som udgangspunkt findes der tre steder, hvor alle kurser skal annonceres: de trykte medier, dds.dk og i Blåt Medlem. Derudover kan diverse sociale medier, og især Facebook med fordel anvendes. I dette afsnit gennemgås følgende kommunikationskanaler/-måder: De trykte medier Version 2014 Side 14 of 46

15 På dds.dk I Blåt Medlem Anden annoncering Annoncering hos de andre spejderkorps Trykte medier Der bliver udgivet et kursusmagasin MOVE i juni, som indeholder alle uddannelsestilbud. Dette magasin vil være årets primære magasin til annoncering af kurser. Dette magasin vil også være krydret med artikler om relevante emner, interview med teams, kursusledere, kursister og andre relevant personer. DDS Kommunikation og Medier har ansvar for at udgive trykte medier om uddannelsestilbud. DDS Uddannelse har ansvar for at levere indhold til magasinet. Som supplement til Move i juni, vil der stadig blive udgivet en elektronisk udgave af MOVE i december. Det vil primært komme til at indeholde de forårskurser, som ikke var planlagt, da det store magasin blev udgivet i juni måned. Selvfølgelig har alle de forårskurser som endnu ikke er fyldt op, også mulighed for at få deres annonce med igen. Ud over de egentlige uddannelsesmagasiner, vil uddannelsen også blive mere synlig i de øvrige magasiner som DDS udgiver. Hovedreglen er, at der er deadline til MOVE tre måneder før udgivelsen. Hvis et kursus er fastlagt omkring et år før afholdelsen, betyder det, at der kan annonceres for det både i forårets og efterårets MOVE. Eksempelvis kunne der sættes en teaser i det først udgivne MOVE og en egentlig annonce i det efterfølgende. Selvfølgelig kunne det også være en fuld annonce både i juni og december MOVE. Juni udgaven af MOVE udkommer både som en trykt udgave og en online udgave, som udsendes pr. mail, og efterfølgende lægges på DDS.dk. Processen vedr. annoncer til magasinerne er lidt forskellige, alt efter hvilket kursus der er tale om. Når et kursus er fastlagt, og der er fundet en kursusleder, vil denne høre nærmere fra det underudvalg, kurset hører under. Se evt. bilag 2 for Gode råd til kursusannoncering. På dds.dk På dds.dk under 'Uddannelse' er det muligt at se annoncer for de kommende kurser. Det er kursusadministratoren på Korpskontoret, som sørger for, at kurset bliver oprettet, og at annoncen bliver lagt ind. Samtidig vil der være et direkte link over til Blåt Medlem, hvor tilmelding kan ske. Når kurset er oprettet på dds.dk, kan kursusteamet få adgang til at redigere i teksten, sætte et andet billede på og tilføje flere informationer. Vedkommende som skal stå for redigeringen, skal blot have en brugerprofil på dds.dk og herefter kontakte kursusadministratoren på korpskontoret. Version 2014 Side 15 of 46

16 Kurserne ligger kronologisk med de førstkommende kurser forrest. Når de er oprettet her, vil de også fremkomme i den fælles kalender på dds.dk. Kalenderen kan ses ved at klikke på boksen 'Kalender' i højre side af skærmen. Som udgangspunkt oprettes kurserne automatisk, når de kommer i de trykte magasiner, men skulle der mangle et kursus, så kan kursusadministratoren kontaktes. I Blåt Medlem dds.dk/blaatmedlem Den sidste del af den faste annoncering er Blåt Medlem. Når et kursus oprettes i Blåt Medlem er det muligt at lægge kursusannoncen ind på kurset. På den måde bliver det ekstra synliggjort, hvis en kursist er inde i Blåt Medlem i anden anledning. Det er kursusadministratoren, der opretter kurset i Blåt Medlem og lægger standardoplysningerne ind. Derefter er det muligt for kursuslederen at tilføje tekst og yderligere informationer om kurset. Anden annoncering Ud over de tre faste annonceringsformer, er det frit for kursusteamet, hvordan de ellers ønsker at annoncere for deres kursus. Det kunne eksempelvis være udsendelse af mails til tidligere kursister, flyers eller annonce på sociale medier (eksempelvis Facebook). Husk hele tiden at overveje de signaler, som jeres PR udsender, så den ikke får det modsatte resultat. Al anden annoncering skal være inden for rimelighedens grænser. Tænk på, hvor teamets egne grænser går. Hvor meget annoncering ønsker du selv at modtage fra et enkelt kursus udbudt af DDS Uddannelse? Og hvor mange mails mener du, at det er rimeligt, at en gruppeleder modtager fra forskellige teams, der vil gøre opmærksom på netop deres kursus? Annoncering hos andre Spejderkorps Det er muligt at få annonceret sit kursus hos de andre korps, ligesom de kan annoncere deres kurser hos os. Kontakt formændene for DDS Uddannelse, hvis du gerne vil annoncere dit kursus hos de andre korps, da den gensidige annoncering koordineres centralt. 13. Materielbestillinger Bestilling af materialer fra Korpskontoret (arbejdsstof, projektor, flipcam mv.) sker ved kontakt til og bestilling hos kursusadministratoren. Når der laves en aftale med en kursusleder om oprettelsen/afvikling af et kursus, indgår der i aftalen, at der kan bestilles materialer fra Materialedepotet på Stevninghus. Dette gøres via linket Bemærk: Der gælder andre regler for UGE 42-kurserne på grund af de store mængder materiel i anvendelse på en gang. Derfor skal der koordineres på en anden måde. Læs mere i afsnittet herefter. Her er det muligt at bestille varer, når man er oprettet som bruger. Er man ikke oprettet som bruger, indtaster man de relevante oplysninger, hvorefter man får tildelt login-rettigheder. Husk at bestille i god tid. Ud over kurserne lejes materiellet også ud til andre. DDS Uddannelse lejer materiellet af DDS Drift og Service, og vi betaler både for leje og fragt. Det er en stor omkostning i budgettet, så lejen skal ske med omtanke, selvom indtægten går tilbage til DDS bortset fra Version 2014 Side 16 of 46

17 fragten. Teamet vil derfor blive bedt om at kvittere for, at det modtagne svarer til det bestilte, da der efterfølgende kommer en regning for lejen. Senere vil der komme en regning for de ting, der er gået i stykker og for fragten. Regningen tilsendes til godkendelse hos kursusleder eller kasserer, så der sikres en overensstemmelse mellem det der betales for, og det der er modtaget. Samtidig sikrer det et kendskab blandt kurserne til omkostningerne ved lejen. Frister for alle andre kurser end UGE 42-kurserne Materialerne skal bestilles senest en måned før afviklingen af kurset - meget gerne på et tidligere tidspunkt. Bestilling sker direkte til Stevninghus og skal ikke godkendes/ fordeles. Sørg for at kontakte Stevninghus for aftale om levering. KSL står selv for bestilling af afhentning. Returfragtbrev vil være med varerne. Skulle man ønske at afhente materialerne selv, er dette også en mulighed. Dette aftales også med Stevninghus. Bestilling af materiel til UGE 42-kurserne Kurserne der afvikles i uge 42 lægger et stort pres på korpsets samlede materialebeholdning. Derfor er der nødvendigt at styre, hvem der får hvilke materialer samt at følge op på, om korpset rent faktisk har de materialer, der er behov for. Til dette bruger underudvalget for Ungdomskurserne et Google-ark, der sammenholder alle kursernes samlede behov, før der tildeles materiel. Først når der er sammenhæng mellem udbud og efterspørgsel, foretages selve fordelingen, der samtidig også er bestillingen. Såfremt kurserne derpå opdager alvorlige mangler eller ønsker at ændre deres bestilling, kan det kun gøres i samråd med underudvalget for ungdomskurserne, der tager stilling til, om manglen/ændringen er væsentlig på dette tidspunkt. Genstande der ikke bliver tildelt, skal kurset således selv sørge for at finde igennem eget netværk (grupper, divisioner, osv.). Leveringen og afhentning af materiel klarer underudvalget for ungdomskurserne jf. de leveringsadresser kurserne har sendt i løbet af uge 41. Afhentning foregår tidligt i uge 43. FRISTER FOR UGE 42 KURSER Planen for materiel-bestillingen uge 42 er som følger: Dato Beskrivelse 25. marts Forhåndsbestilling åbner. Information om adgang mv. udsendes. 1. maj Forhåndsbestillingen lukkes. 1. maj -15. Dialog med kurserne omkring det materiel, der er ønsket mere af, end der aktuelt er til september rådighed i DDS. Endvidere en evt. dialog med Korpsledelsen i tilfælde af, at der viser sig et behov for investering i mere materiel. 1. august Forventet bestilling til U10-16 jf. ønsket deltagerantal 3. september Kursustilmelding lukker og efterfølgende tildeling til kurserne. 15. september Deadline for endelig materielbestilling; dette er kun tilpasninger af basis-materiel ift. det endelige deltagerantal. Version 2014 Side 17 of 46

18 14. Økonomi Dette kapitel beskriver baggrunden for den ændrede økonomiske vejledning fra 2012, og hvordan ændringerne kommer til udtryk. Egentlige opgaver omkring budgetter og regnskaber fremgår af de respektive punkter i faserne, som er beskrevet i de efterfølgende afsnit. Faserne og den overordnede proces Generelt skal et kursus igennem tre økonomiske faser: 1. Budgetfasen 2. Kursusafviklingsfasen 3. Regnskabsfasen PUF, Plan og SPARKteams skal bemærke de særlige tilføjelser /afvigelser for ungdomskurserne fra de generelle økonomiforhold. Se punkt 15. DDS Uddannelse ser kun på jeres økonomi i budget- og regnskabsfasen - men de tre faser hænger sammen. Processen er forskellig fra kursustype til kursustype - men her er den overordnede beskrivelse. For en række specifikke kursustyper kan tidsplanen ses i bilagene bagerst i kursushåndbogen. De mørke pile er kursusteamet og de lyse pile er underudvalg/korpskontor. For nogle kurser vil flere af pilene være slået sammen eller være overflødige. Kursus godkendes Ansøgning og budget for planlæg. afleveres til udvalg Budget for kursusafholdelse afleveres Samlet regnskab afleveres Regnskab godkendt Godkendelse af kursus Planlægning af kursus Budgetgodkendelse Kursus Evaluering og regnskab Godkendelse af regnskab Kursusansøgning og budget for planlægning gennemgås af Korpskontoret og godkendes af udvalg. 1. rate udbetales. Aktiviteter mv. planlægge. Budget for selve kurset udarbejdes. Korpskontoret gennemgår budgetter for selve kurset. Evt. korrektioner meddeles teamet. Indstiller budgetter til godkendelse hos udvalg. 2. rate udbetales. Kurset afholdes. Der afholdes Korpskontoret evaluering i teamet gennemgår og udarbejdes regnskab og regnskab, som orienterer kurset. afleveres til Overskud Korpskontoret. overføres til Korpskontoret. Eventuelle underskud skal godkendes af underudvalg. Teamet modtager en tilbagemelding, hvorefter kurset officielt er afsluttet. Version 2014 Side 18 of 46

19 Ansvarsfordeling Kursuslederen har ansvaret for aflevering af budget, eventuel kursusansøgning og det efterfølgende regnskab. Den praktiske opgave uddelegerer kursuslederen ofte til en kursuskasserer. På ungdomskurserne (PUF, Plan, SPARK) skal kursuslederen uddelegere opgaven til en kursuskasserer. Hvis der er en separat planlægnings- og kursusfase, skal der budgetteres for begge. Alternativt kan de slås sammen til ét budget. Det er underudvalget, der har det endelige ansvar for godkendelse af budgetter. For at lette deres arbejde modtager Korpskontoret fremover alle budgetter og behandler dem indledningsvis, så det sikres, at der er de rigtige dokumenter og oplysninger. På den baggrund laver Korpskontoret en indstilling til underudvalgets økonomiansvarlige, der derefter tager stilling til, om der kan ske godkendelse, eller der skal ske tilretninger. Hvis der er rettelser til budgettet, sker dette i en dialog med kursuslederen / kursuskassereren. Når budgettet er godkendt, vil Korpskontoret udbetale 1. rate, såfremt der er en planlægningsfase i kurset. Efter en eventuel planlægningsfase er det kursuslederens ansvar at indsende budget for selve kursusafholdelsen til Korpskontoret. Her vil Korpskontoret igen behandle budgetterne og sende dem til godkendelse i det respektive underudvalg. For de store kursusperioder vil kursusbudgetterne blive sammenholdt med de samlede kursustypebudgetter for underudvalgene. Hvis kursusbudgetterne samlet overskrider de overordnede budgetrammer, vil underudvalget vurdere om og evt. hvordan, der skal rettes i budgetterne efter indstilling fra Korpskontoret. Der kan f.eks. være tale om uforholdsmæssigt store budgetposter på et enkelt område, når man sammenholder med gennemsnittet for kursustypen, som gør, at der vil blive spurgt ind til prioriteringen og baggrunden. Der vil til de berørte kurser blive udmeldt et beløb, som de skal skære, hvorefter det er op til det enkelte kursus selv at foretage prioriteringen i budgettet. Eventuelle korrektioner vil ske i dialog med kursuslederen. Når kursusbudgetterne er godkendt af underudvalget, vil korpskontoret udbetale 2. rate. Efter kurset har kursuslederen ansvaret for, at regnskabet afleveres til Korpskontoret inden for tidsfristen og overføre evt. overskydende beløb. Herefter vil Korpskontoret gennemgå regnskabet og indhente en evt. godkendelse fra det ansvarlige udvalg, såfremt regnskabet giver underskud i forhold til budgettet. Herefter overfører Korpskontoret penge til dækning af underskuddet og giver en tilbagemelding til kursuslederen. Budgettering generelt Budgettet er opdelt i to ark; 1) planlægning/evaluering og 2) afholdelse. Således har alle kurser de samme vilkår til selve kursusafviklingen, og den bliver derved uafhængig af omkostningsniveauet til planlægningen. Nogle kurser bruger mange penge på planlægning især transport - og andre bruger meget få penge. Samlet set er det dog nogenlunde den samme sum, der bliver brugt år efter år. Det er vigtigt, at vi i fællesskab kommer let gennem de mange tal og udlæg. Derfor arbejder vi i et standard regneark, der fokuserer på helheden i en kursusøkonomi. Dette regneark skal anvendes, og det indsendes fra kurset til Korpskontoret i et excel-ark. Standardregnearket, som er vedlagt i økonomipakken, hjælper jer gennem alle kursets faser og hjælper jer til at holde godt styr på alle tre økonomiske faser; budgetfasen, kursusafviklingsfasen og regnskabsfasen. Version 2014 Side 19 of 46

20 BUDGET FOR PLANLÆGNING/EVALUERING Når I ansøger om eller får tildelt et kursus, skal I også aflevere et budget for planlægning/evaluering. For at mindske antallet af opklarende spørgsmål skal I kommentere jeres budgetposter og gøre rede for evt. bagvedliggende beregninger - f.eks. i forhold til kost og kørsel. Her skal I tage højde for alle planlægningsomkostninger frem til afholdelsen og eventuelle omkostninger til evalueringen. Det pågældende underudvalg og Korpskontoret kan inden godkendelse af budgettet foretage ændringer af budgettet, men I vil selvfølgelig blive kontaktet om det. Hvert underudvalg vil have en samlet økonomisk ramme, og hvis budgetterne inden for kursustypen/udvalget samlet set overskrider denne ramme, vil der blive skåret i jeres budgetter. Vi vil derfor bede jer være realistiske i jeres budgetlægning. Et eventuelt overskud i forhold til planlægningsbudgettet kan ikke overføres til selve kursusafholdelsen. Underskud skal godkendes af underudvalget, og udbetales af Korpskontoret til kursuskassereren. Hensigten med dette er, at økonomien på selve kursusafholdelsen ikke påvirkes af teamsammensætningen. Rammevilkårene for kurserne skal være ens - uanset hvor teammedlemmerne kommer fra. REJSEUDGIFTER Her budgetteres med alle rejseudgifter. Det forventes, at I anvender billigste rejse fra sted til sted. Det betyder blandt andet, at taxa ikke anvendes - med mindre der er afgørende grunde til dette. Fly kan undtagelsesvist anvendes, men skal godkendes af det ansvarlige underudvalg. Den nemmeste måde er at vurdere, hvor mange møder teamet skal afholde og beregne de enkelte teammedlemmers transportomkostninger til hvert møde - både aftenmøder og weekendmøder. I hvert tilfælde er det værd at vurdere, om det er mest hensigtsmæssigt at tage offentlige transportmidler eller køre i egen bil. Man må gerne bruge sms-billetter, rejsekort mv.. Blot skal alle priser dokumenteres ved screendumps, hævning i bank, kontoudtog fra Rejsekortet eller lignende. Husk, at det også er en mulighed at holde møder ved brug af Skype, Google Chat eller lignende. Den til enhver tid gældende kørselsgodtgørelse vil fremgå af budget- og regnskabsark. Kilometerne afrundes til nærmeste hele tal. FORPLEJNING Her budgetterer I med omkostningerne til forplejning til jeres møder. Nedenstående takster er hentet fra korpsets Service- og Økonomivejledning. Det er ikke et krav, at beløbet skal bruges, hvis det kan gøres billigere, så vil det belaste den samlede økonomi mindre, Der er tale om et maksimumbeløb, som især vil tilgodese mindre teams, der har vanskeligt ved at opnå stordriftsfordele. Aftenmøder: op til 100 kr. pr. person Dagsmøder: op til 175 kr. pr. person Weekendmøder (fredag til søndag): op til 350 kr. pr. person. ØVRIGE UDGIFTER Hvis der er andre udgifter til planlægning og evaluering, skal de budgetteres her. Det er en fordel at specificere de enkelte poster. Version 2014 Side 20 of 46

21 Udgifter til instruktør-, vejleder- og teamudvikling Det skal være sjovt og attraktivt at være instruktør og frivillig i Det Danske Spejderkorps. Samtidig ønsker vi instruktører og kursusteams, der er godt rustede til at lave kurser. Ofte sker udviklingen bedst i teamet, hvor man kan hjælpe hinanden til at fastholde det lærte, så det bliver brugt på kurset. Samtidig skal vi være opmærksomme på, at deltagernes betaling primært anvendes til den del af kurset, de deltager på, så der skal findes en passende balance. Eksterne oplægsholdere og undervisere Som udgangspunkt findes oplægsholdere og undervisere til teamet inden for korpsets egne rækker, så det alene er transporten, der skal dækkes. Hvis der er tale om en helt særlig viden, der mangler i teamet, kan der indhentes oplægsholdere udefra. Udgiften til dette skal søges holdt nede på et minimum - dvs. maksimum 2000 kr. til en oplægsholder udefra, hvis teamet er på mere end 5 personer. Hvis der er behov for helt særlige kompetencer, hvor udgiften overstiger 2000 kr. fremsendes en begrundet ansøgning til det ansvarlige underudvalg for kurset i DDS Uddannelse. Underudvalget tager stilling til, om udgiften er rimelig og relevant ift. kurset. Underudvalget skal finde midlerne inden for egne rammer. Se under gaver og honorarer, hvordan dette håndteres. Teamkendetegn mv. Udgifter til tørklæder og mærker til teamet dækkes af kurset, men øvrige beklædningsgenstande skal teamet selv afholde omkostningerne for. Afslutningsmiddage og øvrige måltider skal holdes inden for forplejningsbudgettet. Til afslutningsmiddagen er det i orden at servere øl og vin til maden i rimelige mængder på kursets regning. En evt. efterfølgende fest afholdes på teamets egen regning. Budget skal indsendes til bogholderiet. Se mailadresse i bilag 1 - Adresseliste. BANKKONTO Inden I får udbetalt 1. rate, så er det vigtigt, at I har fået oprettet en separat bankkonto til kurset. Det er vigtigt, at I ikke blander kursusøkonomien sammen med jeres private økonomi. Herved undgås misforståelser. Det er mest hensigtsmæssigt, hvis I kan få den ekstra konto registreret som en foreningskonto, men det er ikke alle banker, der er lige fleksible med oprettelsen af disse. Derudover skal I helst have netbank-adgang til kontoen. Budget for selve kursusafholdelsen Den senere aflevering af budgettet for selve kursusafholdelsen skal sikre et realistisk budget, hvor I er afklarede med, hvilke aktiviteter I skal lave, og hvilket materiel I skal bruge. Vi har derfor afskaffet normtallene. I stedet ønsker vi, at I er realistiske og omkostningsbevidste i jeres budgetlægning og kursusafholdelse. Når I har indsendt budgetterne, vil det blive sammenholdt med underudvalgenes samlede budgetramme til afholdelse af kurserne, og hvis ikke jeres samlede budgetter kan holdes inden for denne ramme, så vil underudvalgene skære i budgetterne. Hvis der skulle ske en ned- eller opnormering i antallet af kursister efter fremsendelse af budgettet, så skal der udarbejdes et revideret budget, som skal godkendes. Opfølgningsweekenden for Plan 3 skal også inkluderes i dette budget. Version 2014 Side 21 of 46

22 HYTTELEJE Korpset betaler hyttelejen direkte, da dette ofte sker lang tid inden selve kurset. Men udgiften skal stadig fremgå af budgettet. Hvis I ikke ved, hvad hytten koster, kan I kontakte vores kursusadministrator på Korpskontoret. For korpsets egne ejendomme vil lejen også inkludere el, brænde og rafter til lejretablering - men for eksterne ejendomme vil disse ofte ikke være inkluderet og skal derfor indgå i budgettet. Rafter - udover selve lejretableringen - skal I også budgettere med. Derudover skal der budgetteres med leje af fællestelte, presenninger, toiletvogne, mv.. Betalt rengøring i særlige tilfælde Hovedudvalget har taget stilling til i hvilke tilfælde, der kan bestilles rengøring sammen med hyttelejen. Udgangspunktet er, at kursisterne bidrager til rengøringen, I de tilfælde hvor det på grund af kursets længde ikke er hensigtsmæssigt at afsætte tid til dette, eller hvor kursets karakter gør det svært at få deltagerne til at bidrage, kan der bestilles rengøring. Det drejer sig pt. om PUF-kurser, Uddannelsesmarkeder og weekendkurser eller kortere kurser. Det vil sige, at der ikke kan godkendes rengøring til forlængede weekender eller ugekurser i øvrigt. REJSEUDGIFTER Her skal I budgettere med alle transportomkostninger til, under og fra kurset. Det gælder både for team og kursister og kan blandt andet være leje af bil/bus, benzin (kun til lejet bil), km-godtgørelse mv. Det forudsættes, at der anvendes billigst mulig transport fra sted til sted. Dvs. taxakørsel er ikke et transportmiddel, der benyttes med mindre det er afgørende nødvendigt. Fly anvendes kun efter godkendelse fra det ansvarlige underudvalg. Kørsel til udlandet sker kun, hvis det ikke medfører unødig transport, og det er i en rimelig afstand fra selve kurset. Man må gerne bruge sms-billetter, rejsekort mv., men prisen skal dokumenteres ved screendumps, hævning i bank, kontoudtog fra rejsekortet eller lignende. Det skal også inkludere eventuelle transportomkostninger fra nærmeste station til kursusstedet, da dette ikke skal betales af kursisterne. MATERIALER Her skal alle omkostninger til administration, undervisning og aktiviteter budgetteres. Udgifter til administration er bl.a. deltagerbrev, deltagermappe, fotokopiering, kontormateriel, kursusbillede mv. Det er også her, I budgetterer udgifter til leje og transport af udstyr fra materieldepotet. Korpset dækker omkostninger til tørklæder og mærker til kursisterne, men tøj til teamet skal medlemmerne selv betale for. Det kan være en hjælp, at udspecificere de enkelte aktiviteter under punktet, så det på den måde er nemmere at holde styr på budgettet. Der må ikke indkøbes varigt materiel forstået som materiel, der kan anvendes over flere år med mindre, der er lavet en specifik aftale med underudvalget om dette, herunder at der er taget stilling til, om materiellet skal overføres til materieldepotet efter kursusafholdelse. Når budgettet udarbejdes for aktiviteterne er det en fordel at lave det med udgangspunkt i, hvad der er fundamentalt for kursets succes i forhold til formålet, og hvad der er ekstra. Det kan og vil blive nødvendigt at gå i dialog med kurserne om budgetterne og de enkelte budgetposter, hvis budgetrammen for kursustypen overskrides. I de tilfælde vil kurset få udmeldt et beløb, de skal skære i budgettet, hvorefter de skal fremlægge et revideret budget til underudvalget. Her er det en fordel på forhånd at have gjort sig overvejelserne, så det bliver en mindre diskussion, der skal tages i teamet. Version 2014 Side 22 of 46