VEJLEDNING OMKRING HÅNDTERING AF STRUKTURFONDSFINANSIEREDE PROJEKTER PÅ AALBORG UNIVERSITET OPDATERET JUNI Indledning...

Transkript

1 Indholdsfortegnelse: Indledning... 3 Persondataloven... 3 Statsstøtteregler... 3 Revision... 4 ØSS-opsætning i forbindelse med Strukturfondsbevillinger... 5 Dokumentation og regnskabsaflæggelse... 6 Regnskabsafrapporteringsskemaer... 8 Opbevaringspligt/kontrolbesøg... 9 Støtteberettigede udgifter Løn til AAU projektansatte Særlige forhold vedr. øvrige udgifter for projekter ansøgt før : Overhead Deltagerunderhold Taxameter Afskrivninger (kun Regionalfondsprojekter) Ikke støtteberettigede udgifter Særlige forhold vedr. øvrige udgifter for projekter ansøgt efter Generelt Finansiering Budget og projektperiode Projektdeltagere (oftest kun Socialfondsfondsprojekter) Logo og slogan HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 1 af 16

2 Koordinatorrolle / samarbejdspartnere (støttemodtagere) og andre projektdeltagere Relevante links & informationskilder Opdatering ved version 2014: Links til Statsstøttevejledninger, Ny QlikView rapport ProjektTid Opdatering ved version 2013: Fokus på krav i fbm. statsstøtteregler, nye muligheder for bogføring/øss-opsætning med UK10 og projektnummer, brug af QlikView Projektstatus og automatisk tidsregistrering (timesedler/timeprisberegning). HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 2 af 16

3 Indledning I modsætning til tidligere gælder nu ét fælles sæt retningslinier for projekter med tilskud fra EU s strukturfonde i Danmark, hhv. Regionalfonden, Innovation og viden, og Socialfonden, Flere og bedre job. Et strukturfondsprojekt kan som udgangspunkt ikke opnå tilskud fra begge fonde og der er fortsat forskel på, hvilke udgifter og aktiviteter der kan støttes under de to fonde. Ved opstart af et projekt underlagt Erhvervsstyrelsens (herefter ERST) afrapporterings- og dokumentationskrav for Strukturfondsprogrammet , er det nødvendigt at projektleder/administrator sætter sig grundigt ind i Bekendtgørelse nr. 358 af 18.april 2007 og Bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts Desuden henvises til Retningslinjer for Strukturfondsfinansierede projekter , 1. august Regelsæt, afrapporteringsskemaer og diverse erklæringer findes på Bemærk at afrapporterings- og dokumentationskravene er omfattende og stiller høje krav til ressourcer og kompetencer hos AAU projektadministrationen, i særlig grad hvis AAU skal være koordinerende projektholder for flere samarbejdsparter. Det anbefales at være opmærksom på dette allerede i projektets ansøgningsfase, hvor der er mulighed for at hente råd og vejledning til budgetlægning hos F&P eller Projektøkonomi. Hvis tilsagnet gives, vil det være hensigtsmæssigt at deltage i relevante kurser omkring administrativ håndtering af projekter under strukturfondene. Eksterne kurser udbydes af ERST/PricewaterhouseCoopers (PwC). Der er internt på AAU oprettet ERFA gruppe indenfor Strukturfondsprojekthåndtering under TekNat/Sund-fakultetet. Skal AAU være projektkoordinator for et projekt med samarbejdspartnere, skal der indgås en samarbejdsaftale mellem de involverede parter. AAU Kontraktenheden vil skulle inddrages i udarbejdelse af denne aftale. Persondataloven Alle støttemodtagere, projektdeltagere og andre personer, der er tilknyttet regional- eller socialfondsprojekter og hvis personoplysninger registreres i det IT-system, der stilles til rådighed af ERST, skal have udleveret en kopi af skrivelsen Information om persondataloven. Udbetaling af tilskuddet er betinget af, at den enkelte deltager/medarbejder er gjort bekendt med skrivelsen og skriftligt accepterer, at personoplysninger registreres og behandles i IT-systemet. Er AAU projektkoordinator, indsamles og opbevares disse erklæringer her. Link til information om Persondataloven: Statsstøtteregler Såfremt en samarbejdspartner ved deltagelse i projektet opnår en konkurrencefordel, er denne at betragte som statsstøtte. Statsstøtten ydes under den generelle gruppefritagelsesforordning eller under de minimis reglerne. Som koordinator for et strukturfondsprojekt vil man være pålagt ansvaret for overholdelse af statsstøttereglerne, herunder indhentelse og opbevaring af erklæringer, HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 3 af 16

4 oplysningsskemaer og relevant dokumentation samt indrapportering /statsstøtteberegninger. Samarbejdspartnere skal udfylde og fremsende relevante erklæringer i henhold til tilsagnsvilkårene for det enkelte projekt. Erklæringerne skal være dateret og underskrevet inden virksomheden kan deltage i aktiviteten. Bemærk at støtte der ydes i strid med statsstøttereglerne er ulovlig støtte, som kan kræves tilbagebetalt, uanset om modtageren var i god tro. Hvis man er koordinator for et projekt er det derfor meget vigtigt, at forholde sig statsstøttebetingelserne allerede i ansøgningsprocessen og når det endelig bevillingstilsagn er godkendt. Kravet til tilsagnsmodtager er, at denne løbende igennem projektet skal sørge for, at det er muligt regnskabsmæssigt at opstille et statsstøtteregnskab, der kan dokumentere at der ikke udbetales ulovlig statsstøtte til en virksomhedspart i projektet. Dokumentation for at statsstøttereglerne er overholdt vil som et minimum skulle foreligge ved projektets afslutning, men der kan fra PwC, ERST eller EU revisor blive anmodet om denne undervejs i projektforløbet. Bemærk også at projekter, som har vilkår om statsstøtte, har en forlænget opbevaringspligt for dokumentationen for overholdelse af statsstøttereglerne indtil den 31. december Se mere under punktet Opbevaringspligt/kontrolbesøg. Kontakt Projektøkonomi såfremt der er spørgsmål til statsstøtte. Link til relevante vejledninger/erklæringer ERST: Link til relevante interne vejledninger/erklæringer vedr. statsstøtte: Revision ERST har udpeget PwC som revisor for alle projekter under Strukturfondsprogrammerne. Inden endeligt tilsagn gives til projektet, udarbejder PwC en forhåndsgodkendelse af støttemodtager. Til dette brug fremsender PwC et Aftalebrev Revision af projekt, der modtager tilskud fra Den Europæiske Regionalfond eller Den Europæiske Socialfond og Spørgeskema til gennemgang af tilsagnsmodtagers regnskabsmæssige og økonomiske forhold. Aftalebrevet kan underskrives af projekt-/institutleder, mens spørgeskemaet udfyldes og underskrives af projektleder og den regnskabsansvarlige person i projektadministrationen. Herefter sendes spørgeskemaet til Projektøkonomi, så Regnskabschefen kan underskrive, i dette tilfælde som Juridisk ansvarlig. Udbetaling af tilskudsmidlerne sker på baggrund af de reviderede periode- og projektregnskaber. Af hensyn til likviditeten på AAU skal der ske revision ved hver regnskabsaflæggelse, dvs. pr og HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 4 af 16

5 pr Der er mellem ERST og PwC aftalt faste priser for revision af det enkelte projekt, priserne fremgår på dette link Revisionsudgiften er støtteberettiget. Ifølge nyt regelsæt gældende fra 1. august 2011 skal projekter med et samlet støtteberettiget budget på minimum 7,5 mio.kr. desuden skulle undergives en supplerende revision af samtlige partnere, som afholder minimum 1,5 mio.kr. i projektudgifter, én gang i perioden. Indsendelsesfristen overfor ERST er ved perioderegnskab 3 uger og ved afsluttende regnskab 2 måneder. Såfremt fristen ved perioderegnskab ikke overholdes overgår regnskabsrapporteringen til næste perioderegnskab. Bemærk at manglende rettidig fremsendelse af flere perioderegnskaber /statusrapporter kan medføre at projektets tilskud nedsættes delvist eller helt bortfalder. ØSS-opsætning i forbindelse med Strukturfondsbevillinger For at der kan aflægges regnskab er det vigtigt, at ØSS-opsætningen laves så hensigtsmæssigt som muligt. Pga. projekternes komplekse finansiering og de store krav til dokumentation for afholdte udgifter, er det nødvendigt at projektet inden igangsættelse forholder sig til hvor i ØSS udgifterne skal afholdes og hvilken finansieringskilde, der skal dække hvilke udgifter i projektet. Der oprettes for hver ekstern bevillingsgiver mindst 1 projektnummer i ØSS på UK 95/97, evt. en projektnummerrække. (Anmodning fra projektansvarlig/sekretær -> godkendelse af Kontraktenheden -> oprettelse af Projektøkonomi). For AAU-medfinansieringsdelen er der 2 muligheder. Der kan enten bogføres som aktivitetsregistrering med asymmetrisk medfinansiering dvs. på UK10 sammen med projektnummer eller projektnummeret kan sættes op til symmetrisk medfinansiering. Kontakt gerne Projektøkonomi, hvis der er spørgsmål til opbygning af ØSS konteringsstruktur. Tilskud/medfinans. ØSS kontering Dokumentationskrav Overhead ERST UK95/97 + Projektnr. Evt. aktivitetsopdelt Transaktionslister QlikView, timesedler, lønandel, betalingsdokumentation 20% af alle direkte udgifter (dokumenteret standardsats) eller 18% (udokumenteret standardsats) * HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 5 af 16

6 Øvrige eksterne tilskud (f.eks. Virksomheder eller Fonde ) AAU asymmetrisk medfinans. Institut AAU symmetrisk medfinans. Institut UK95/97 + Projektnr. UK10 + Projektnr. UK95/97 + Projektnr. symmetrisk medfinansieringsprocent oprettet i stamdata Transaktionslister QlikView Timesedler, lønandel, betalingsdokumentation Transaktionslister, timesedler, lønandel, betalingsdokumentation Transaktionslister, QlikView, timesedler, lønandel, betalingsdokumentation Tilskud/medfinans. ØSS kontering Dokumentationskrav Overhead Samarbejdspartnere Regnskaber / timesedler, lønandel, betalingsdokumentation 20% af alle direkte udgifter (dokumenteret) eller 18% (udokumenteret standardsats) * Regnskabsaflægges, bogføres ikke i ØSS, dokumenteres ved beregning 20% af alle direkte udgifter (dokumenteret) eller 18% (udokumenteret standardsats) * 20% af alle direkte udgifter, dokumentation jf. årsregnskab eller 18% (udokumenteret standardsats) * Ingen overhead Deltagere underhold Beregning, udbetalingsdokumentation *) Der er ændret regler for regnskabsaflæggelse af overhead gældende for Strukturfondsansøgninger indsendt efter d , se nærmere under afsnittet Overhead Dokumentation og regnskabsaflæggelse Strukturfondsprojekter finansieres dels med nationale midler, dels med EU-midler. EU-tilskuddet kan hverken på tilsagnstidspunktet eller i løbet af projektperioden overstige 50%. Støtteprocenten for det konkrete projekt vil fremgå af tilsagnsskrivelsen fra ERST. Selvom Regional- eller Socialfonden altså ikke finansierer alle projektets udgifter, skal ALLE udgifter, der indgår i regnskabet under Strukturfonden, være godkendte støtteberettigede udgifter iht. Strukturfondens regelsæt. Dette gælder uanset at udgiften finansieres af en anden ekstern bevillingsgiver eller af AAU selv (medfinansiering). Regnskabet skal således være en opgørelse af de faktisk bogførte, godkendte, betalte og projektrelaterede udgifter og indtægter. Regnskabet skal dokumenteres med godkendte bilag og bogføringen være i overensstemmelse med de bogføringsregler projektet er underlagt. Det er tilsagnsmodtagers ansvar at også evt. projektpartnere overholder alle tilskudsbetingelser. Som en del af regnskabsafrapporteringen skal der foreligge kontrol- og transaktionsspor. Med kontrolsporet sikres at registreringer og tilhørende bilags- og dokumentationsmateriale indeholder de oplysninger der er nødvendige til dokumentation af registreringens rigtighed. Transaktionssporet skal sikre at regnskabets tal kan opløses i de registreringer, hvoraf de er HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 6 af 16

7 sammensat. Da transaktionssporet skal kunne følges i ØSS skal al medfinansiering som anført ovenfor, bogføres med projektnummer eller ved symmetrisk medfinansieringskørsel. Ved regnskabskontrol i Projektøkonomi samt ved revisors kontrolbesøg kræves, at der foreligger afstemning mellem eget økonomisystem og afrapportering. Skema til ØSS afstemning Afstemning ERST/ØSS Regnskab hentes på følgende link nederst Alle bilag skal være betalt ved regnskabsaflæggelse og betalingsdatoen angivet pr. bilag i regnskabet. Det er derfor nødvendigt at fremsøge betalingsdatoen, hvilket kan ske i ØSS kreditormodulet. Betalingsdatoen findes i ØSS under Decentral forespørgsel kreditor GUI > Faktura > Fakturaer, hvor der søges på fakturanummer, og fakturaens betalingsdato fremkommer i feltet Betalt SKB. Her findes også bilagsnummeret der skal anføres på bilagslisten. SKB datoen kan også fremfindes via QlikView f.eks. ved at bruge QlikView Projektstatus og totaltransaktionslisten. For rejser bestilt hos Via Egencia gælder at der er 45 dages kredittid dvs. at en rejse købt i juni forfalder til betaling 15. august. For repræsentation/udlæg skal godkendelsesdatoen fra rejseafregningen nederst benyttes. Det væsentlige omkring betalingsdokumentation er, at der ikke søges og udbetales støtte fra ERST før udgiften reelt kan dokumenteres afholdt og betalt i eget økonomisystem. For bilagsdokumentation kan projektet vælge at indsende al dokumentation til ERST, dvs. bogførte bilag, lønsedler, timeregistrering samt dokumentation for de opførte udgifter og øvrige bilag. Vi anbefaler dog at lade PwC tage stikprøver af bilagene mod en mindre forøgelse af honoraret pr. regnskab + moms fra projektet. Det ekstra honorar er støtteberettiget, men kan kun udløse tilskud indenfor det godkendte projektbudgets totale ramme. Er der behov for omfordeling mellem budgetposterne i tilsagnet, skal der sendes en skriftlig anmodning om budgetændring til ERST. Vedr. betalingsdokumentation skal det bemærkes, at der jf. retningslinjerne for Strukturfondsfinansierede projekter fremgår at en projektpartner kan undtages for at fremsende betalingsdokumentation til projektets revisor ved periodeafrapporteringer, forudsat at partneren hvert år til ERST kan fremsende en kopi af sit seneste årsregnskab/rapport med tilhørende erklæring, som skal være uden supplerende bemærkninger og forbehold. Undtagelsen gælder kun den/de partnere, der som AAU kan fremlægge en sådan revisorerklæring. Øvrige parter vil således stadig skulle dokumentere ved fremlæggelse og indsendelse af ekstern betalingsdokumentation, evt. på stikprøve basis. AAU skal som koordinator sørge for at indhente og opbevare den nødvendige betalingsdokumentation for projektpartneres udgifter. Støttemodtager skal under alle omstændigheder kunne fremlægge dokumentation fx i forbindelse med kontrolbesøg fra PwC, ERST, EU m.fl.. Hvis I bliver bedt om at fremskaffe betalingsdokumentation på udvalgte bilag for AAU regnskabsdelen, tager I kontakt direkte i bogholderiet. Bemærk at det vil være en stor hjælp for bogholderiet, hvis I har et dokument- og fakturanummer fra ØSS skærmbilledet vis betalinger eller i QlikView, på de pågældende bilag. Endelig anbefales det kraftigt, at der regnskabsaflægges forskudt, således at de udgifter der bogføres f.eks. i juli og august ikke regnskabsaflægges pr , men først tages med i regnskabsaflæggelsen HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 7 af 16

8 pr , hvor perioderegnskabet så ikke vil indeholde udgifter bogført i januar og februar. På denne måde vil der blive skabt bedre tid til at indhente dvs. regnskabsdokumentation f.eks. fra partnere, samt udarbejdelse og kontrol af regnskabet før indsendelse til ERST. Benyttes forskudt regnskabsaflæggelse bør det være forhåndsgodkendt af projektets ERST sagsbehandler. Regnskabsafrapporteringsskemaer Skemaer til afrapportering af regnskab, herunder bilagsliste (transaktionsspor) og vejledning i brug af regnskabsskemaet findes på Perioderegnskab/afsluttende regnskab underskrives af projektleder og den decentrale kontaktperson vedr. regnskabet, herefter sendes materialet til kontrol på Projektøkonomi. Fristen for indsendelse af perioderegnskab til gennemgang hos Projektøkonomi er hverdag i marts hhv. september måned. Der vil ske udmelding fra Projektøkonomi vedr. frister i forbindelse med gennemgang af afsluttende projektregnskab. Regnskabsmaterialet der fremsendes til gennemgang på Projektøkonomi skal bestå af: Tjekliste og afstemning til ØSS, link til blanketter: Regnskabsskema og bilagsliste Lønsedler/QlikView løntransaktionslister/projekttid timesats-løndokumentation Dokumentation for timeprisberegninger og regnskabsaflagte lønposter Timeregistrering, manuel eller elektronisk tidsregistrering, ProjektTid QlikView transaktionslister som dokumentation for øvrige poster end løn Bilag vedr. manuelt beregnet post for indirekte omkostninger Evt. dokumentation vedr. ændringer i projektperiode, budgetter e.lign. For støttemodtagende samarbejdspartnere skal der foreligge regnskabsskema og bilagsliste underskrevet af økonomiansvarlig for pågældende samarbejdspart når der indgår øvrige udgifter end løn. Derudover skal der fremsendes timeregistrering, løndokumentation og faktura/ betalingsdokumentation, såfremt dette indgår i afrapporteringen. Timeregistrering og løndokumentation fremsendes ligeledes når der er tale om ren timemedfinansiering fra partnere eller deltagere. Husk at der skal foreligge underskrevne partnerskabserklæringer for alle de partnere eller deltagere hvis udgifter indgår i regnskabsaflæggelsen. Når det samlede perioderegnskab efter gennemgang er underskrevet af regnskabschefen og projektansvarlig, sendes det relevante regnskabsmateriale til Erhvervsstyrelsen på adressen postru@erst.dk. Regnskabsskema og transaktionsspor sendes i Excel, og evt. bilag i scannet form. HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 8 af 16

9 Opbevaringspligt/kontrolbesøg Støttemodtager (projektholder) forpligter sig til på forsvarlig vis, dvs. aflåst skab af hensyn til følsomme personoplysninger, at opbevare projektets regnskabsmateriale og anden projektrelateret dokumentation, f.eks. lønsedler, timesedler, underskrevne mødeprotokoller og start- og ophørsskemaer (socialfonden). Der henvises til lov nr. 429 om behandling af personoplysninger samt bekendtgørelse 528 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger. Materialet skal opbevares indtil udgangen af 2020, dog altid mindst 5 år fra sidste udbetaling er modtaget. Der kan forekomme kontrolbesøg fra projektstart og som minimum indtil 3 år efter, at programmet, hvorunder projektet har opnået tilskud, er afrapporteret færdigt og afregnet overfor EU Kommissionen. Der vil derfor kunne foretages kontrolbesøg af ERST, EU Kommissionen samt flere centraladministrationsmyndigheder indtil udgangen af Der kan stilles krav om hel eller delvis tilbagebetaling af tilskud såfremt nødvendig dokumentation ikke foreligger ved disse kontrolbesøg. Der gøres opmærksom på at AAU/Instituttet som projektkoordinator og dermed overordnet støttemodtager vil blive holdt økonomisk ansvarlig også på projektpartneres vegne. AAU/Instituttet vil dermed kunne blive mødt af et tilbagebetalingskrav på grundlag af bortkomne eller ikke fyldestgørende originalbilag hos en projektpartner! Som følge af den lange opbevaringspligt henstilles der til at alle projektets bilag registreres og opbevares på en måde, der gør det muligt for efterfølgende administrative medarbejdere, nemt at fremfinde den nødvendige dokumentation i tilfælde af kontrolbesøg. For tilsagn, hvor der er indsat vilkår om overholdelse af KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 1998/2006 af 15. december 2006 om anvendelse af traktatens artikel 87 og 88 på de minimisstøtte, KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 800/2008 af 6. august 2008 om visse former for støttes forenelighed med fællesmarkedet i henhold til traktatens artikel 87 og 88 (Generel gruppefritagelsesforordning) samt andre statsstøtteforordninger, gælder særlige krav til opbevaring af dokumentation, jf. henholdsvis artikel 3 og artikel 10. Det følger af statsstøtteforordningerne, at dokumentation for overholdelse af forordningerne skal opbevares i ti år fra det tidspunkt, hvor der sidst blev udbetalt støtte i henhold til en støtteordning. Strukturfondsprogrammerne udgør støtteordninger, hvorunder der kan udbetales støtte indtil udgangen af Projekter, som har vilkår om statsstøtte, skal derfor opbevare dokumentation for overholdelse af statsstøttereglerne indtil den 31. december HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 9 af 16

10 Støtteberettigede udgifter Løn til AAU projektansatte For løn til projektansatte kan der maksimalt medregnes den faktiske timeløn ganget med det antal timer, som anvendes på projektet. Timelønsberegning baseres på 1613 timer årligt dvs. 134,42 timer pr. måned. Timelønnen beregnes som: Den faktiske årsløn eller månedsløn divideret med 1613 for året hhv. 134,42 for måneden. Timer for AAU medarbejdere, hvis lønudgift delvist skal dækkes af den eksterne bevilling føres i ØSS elektronisk tidsregistrering, hvorved omkontering af faktisk lønudgift (timer ganget faktisk timesats) sker efter automatisk beregning og kontering i ØSS. Medfinansieringstimerne kan føres på UK10 med projektnummer eller føres fuldt ud på projektet og reguleres til UK10 med symmetrisk medfinansieringskørsel. Der kan kun flyttes lønsummer mellem driften på UK10 og et eksternt projekt UK95/97 via lønkontoret som manuelle omkonteringer, hvis bogføring gennem ØSS Tidsregistrering systemteknisk ikke er mulig. Der henvises i øvrigt til Vejledning om tidsregistrering på projekter specifik vejledning vedr. tidsregistrering på Regional/Socialfonden (ERST). Ved fuldtidsansættelse, hvor opgaver, tidsforbrug og løn er fyldestgørende angivet i en ansættelsesaftale kan der fritages for tidsregistrering (se punktet timeregistrering). Her sker bogføringen ved at den fulde lønudgift pr. måned, evt. som en sum af flere måneder, omkonteres til projektet ved at normtidsregistrere via ØSS tidsregistreringssystem. Timeregistrering Der skal etableres en særskilt opgørelse/timeregistrering, fordelt pr. medarbejder, med udførlige oplysninger om arbejdets art (det er f.eks. ikke tilstrækkeligt at skrive Diverse ), tidsforbrug pr. dag, løn, timesatser m.v. Kun projektrelevante timer skal opgøres. Registreringen af timer skal være tidstro og derfor ske kontinuerligt (månedligt) og omhyggeligt, og opgørelsen skal være underskrevet af medarbejderen og påført en godkendelse af en overordnet. Føres timeregistreringen med opgavespecifikation i ØSS tidsregistreringssystem printes timesedlerne ud fra QlikView ProjektTid, underskrives og dateres manuelt. Bemærk at den afrapporterede lønudgift ikke kan overstige den faktisk betalte løn og derfor maksimalt svarer til 134,42 timer pr. måned, medmindre der er udbetalt løn for overarbejdstimer. I forhold til det elektronisk tidsregistreringssystem skal der såfremt den faktiske tidsregistrering overstiger 134,42 timer pr. måned, umiddelbart efter godkendelsen af den faktiske timeseddel laves en regulering med negative timer så der ikke omkonteres et beløb der overstiger den faktiske betalte løn. HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 10 af 16

11 For medarbejdere der udelukkende er tilknyttet ét støttet projekt på fuld tid, kan timeregnskab som nævnt undlades. Ved krav om dokumentation for fuldtidsansættelsen vil oplysninger om arbejdets art, tidsforbrug mv. f.eks. kunne hentes i en eller flere dokumenter som ex. ansættelseskontrakt, tillægsaftaler. Overarbejde til afspadsering Timer udover normtiden 134,42 timer pr. måned kan kun medtages såfremt afspadsering kan dokumenteres afholdt i en senere periode. Udgiften kan da medtages på betalingstidspunktet dvs. når lønudgiften i afspadseringsperioden afholdes. Der skal foreligge dokumentation for, at det er afspadseringstimer optjent på strukturfondsprojektet der afholdes og ikke eventuelle afspadseringstimer optjent på andre aktiviteter. Det anbefales at bruge printversionen af timesedlen fra ProjektTid som dokumentation overfor ERST, alternativt ERST s eget timeregistreringsskema som findes på Bemærk ligeledes ERST s skabelon for samlet medarbejder timeregistrering. Overordnet skal der foreligge kopi af ansættelseskontrakter for hver medarbejder. Månedligt skal der foreligge underskrevne timesedler, kopi af lønsedler eller udtræk fra lønningssystemet samt dokumentation for beregning af timesats og beregning af lønandel (timer ganget med timeløn) der medtages i strukturfondsprojektet. Særlige forhold vedr. øvrige udgifter for projekter ansøgt før : Overhead For projekter ansøgt før med vilkårstilsagn om, at der kan anvendes en standardsats for indirekte omkostninger gælder følgende: Satsen kan højst udgøre 20% af projektets direkte omkostninger. Det gælder at alle parter der i et projekt regnskabsaflægger indirekte omkostninger skal anvende samme model for indirekte omkostninger, dvs. at de projekter som AAU indgår i skal regnskabsaflægge efter standardsats 20% af de direkte omkostninger. Vær opmærksom på hvilke forhold der gælder for det enkelte projekt jf. tilsagnsvilkårene. Eventuel tilsagnsændring skal godkendes af ERST inden metoden anvendes ved regnskabsaflæggelse. Bemærk også at der alt i alt ikke kan tages større beløb med til indirekte omkostninger, end der er givet tilsagn til. Dokumentation for anvendelse af standardsats vil blive udarbejdet af Projektøkonomi efter den model der er anvist i regelsættet fra ERST. Denne dokumentation skal indsendes ved hver periodeafrapportering. For samarbejdspartnere der regnskabsaflægger ved brug af standardsats skal der ligeledes foreligge dokumentation for brug af standardsats med baggrund i årsregnskabstal og den anviste beregningsmodel. HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 11 af 16

12 Bemærk at der ved brug af standardsats ikke samtidig kan indgå omkostninger til husleje. Deltagerunderhold Udgifter betalt af støttemodtager eller andre parter til tilstedeværende deltageres underhold, mens de går på kurser med strukturfondstilskud, er støtteberettigede såfremt en række betingelser er opfyldt. Der henvises i øvrigt til Retningslinier for strukturfondsfinansierede projekter. Taxameter Taxametertilskud for deltagere i et projekt vil kunne indgå i regnskabet som en udgift under projektet og som en medfinansiering dog kan der så ikke samtidig medtages de konkrete omkostninger til f.eks. lærelønninger som taxametertilskuddet skal dække. Der skal angives klare forudsætninger for beregningen, så den er fuldt identificerbar. I ansøgningen skal de forskellige taxameterkomponenter, der ønskes medtaget, være udspecificeret. Der henvises i øvrigt til Vejledning om dokumentationskrav. Afskrivninger (kun Regionalfondsprojekter) Afskrivninger behandles som udgifter støttemodtager har betalt i forbindelse med gennemførelse af et projekt, når følgende betingelser er opfyldt: Udgifterne dokumenteres vha. regnskabsdokumenter med bevisværdi svarende til fakturaer (ØSS-anlægsmodul) Udgifterne skal vedr. den periode projektet gennemføres i Udgifterne er kun støtteberettiget såfremt offentlige tilskud ikke har bidraget til erhvervelsen af de afskrivningsberettigede aktiver (AAU medfinansiering betragtes ikke her som offentlig tilskud) Følgende afskrivningslængder skal anvendes: Software: 2 år Hardware: 3 år Materiel: 5 år Ved beregning af afskrivningsbeløbet skal den lineære afskrivningsmetode opgjort pr. måned anvendes. Det anskaffede aktiv kan afskrives i anskaffelsesmåneden (den måned hvor posten er registreret i ØSS), men ikke i afståelsesmåneden. Det vil sige at der selvom projektet slutter den 30. i måneden, ikke kan medtages afskrivninger for den sidste måned. I regionalfondsprojekter kan udgifterne til materiel/udstyr anskaffet i projektperioden, som alternativ til afskrivninger opgøres som den faktiske værdiforringelse, dokumenteret ved salgsfaktura til en ikkeinteresseforbundet, eller ved særskilt erklæring fra en uafhængig sagkyndig vurderingsmand. Udgiften kan da eventuelt konteres på tidspunktet for afholdelse og betaling heraf, og ved projektets afslutning opgøres den faktiske værdiforringelse. Denne mulighed er dog kun gældende ved prototyper/særligt udstyr der ikke anvendes efter projektets afslutning. HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 12 af 16

13 Køb af mindre kontorartikler eller småanskaffelser (materiel, udstyr, software og hardware) til en værdi af maksimalt kr. excl. moms afskrives ikke, men optages i regnskabet med den fulde købesum og konteres under kontoen for materialer og forbrugsartikler. Indkøbet skal dog være projektrelevant i sin helhed, hvilket projektet skal kunne dokumentere. Ikke støtteberettigede udgifter Moms Momsudgifter er ikke en støtteberettiget udgift undtagen når den reelt og endeligt bæres af støttemodtager. Moms der på en eller anden måde kan tilbagebetales kan ikke betragtes som støtteberettiget heller ikke selv om den faktisk ikke tilbagebetales. Indenlandsk moms der reelt og endeligt bæres af støttemodtager f.eks. repræsentationsmoms kan regnskabsaflægges, men skal (for projekter ansøgt før , særskilt oplyses i regnskabsafrapporteringen under posten ikke refunderbar moms). Da udenlandsk moms er en udgift der ved særlige procedurer kan refunderes, vil udgiften ikke være støtteberettiget, uanset at der ikke sker nogen refusion Bemærk at det ligesom på alle andre poster er en forudsætning for regnskabsaflæggelse, at der er budgetteret på denne post. Renter af gæld samt gratialer, provisioner og lignende er ikke støtteberettigede udgifter. Øvrigt Udgifter til indkøb af inventar, udstyr, køretøjer, infrastruktur, fast ejendom og jord kan støttes under Regionalfonden, men ikke under Socialfonden. Der kan dog i et vist omfang ydes tilskud til de nævnte udgifter under reglen om fleksibilitet mellem fondene. Læs mere om dette i retningslinjerne for strukturfondsfinansierede projekter. Særlige forhold vedr. øvrige udgifter for projekter ansøgt efter For projekter ansøgt efter kan der som hovedregel ydes tilskud til udgifter til indirekte omkostninger opgjort som en udokumenteret standardsats på 18%, beregnet af de direkte udgifter til administration (løn), projektarbejde (løn), ekstern konsulent og revision. Generelt Finansiering EU projekter finansieres efter krone til krone princippet dvs. et EU tilskud skal modsvares af en tilsvarende dansk finansiering. Den nationale finansiering kan komme fra offentlige og private bidrag til projektet. Den offentlige finansiering kan komme fra stat, regioner, kommuner, offentligt lignende institutioner og andre aktører der gennemfører offentligt lignende projekter. Alle HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 13 af 16

14 finansieringskilder skal indgå fuldt ud. EU tilskuddet dækker kun de udgifter, som ikke dækkes på anden måde. Alene nettoudgifter er støtteberettiget, hvilket betyder at projektindtægter, rabatter og evt. scrapværdier skal fratrækkes de støtteberettigede udgifter, før tilskuddet kan beregnes. Kontanttilskud skal opføres under finansiering. Budget og projektperiode Regnskabet skal være sammenligneligt med og indeholde de samme udgifts- og indtægtsposter som det godkendte projektbudget. Afvigelse på en godkendt budgetteret udgiftspost på mindre end 10% af den pågældende udgiftspost kræver ikke forhåndsgodkendelse, når afvigelsen ikke fører til, at projektets samlede godkendte budgetramme ændres. Alle budgetændringer skal kommenteres ved regnskabsaflæggelsen. Alle afvigelser i øvrigt i projektet, er alene godkendt, hvis tilsagnsgiver har givet skriftlig meddelelse herom. Er der behov for at udskyde projektafslutningstidspunktet sendes en ansøgning til sagsbehandler hos ERST. Ansøgningen skal indeholde en begrundelse for udskydelse af sluttidspunktet samt angivelse af et konkret sluttidspunkt. Projektbudgettet skal i den forbindelse justeres. Bemærk at der bør indregnes tid til færdiggørelse af regnskab efter den faglige aktivitet er afsluttet. En udgift anses for at være afholdt fra det tidspunkt, hvor der er indgået bindende aftale mellem støttemodtageren og leverandøren om leverancen. Udgifter skal være afholdt og ydelsen skal være erlagt - inden projektets slutdato og betalt inden tilskuddets udbetaling. Således forstået at projektet skal have modtaget den bestilte vare/ydelse indenfor projektperioden, og udgiften kan regnskabsaflægges selvom bogføring og betaling er sket efter projektets slutdato, dog senest inden tilskuddet udbetales. Projektdeltagere (oftest kun Socialfondsfondsprojekter) Indgår der kursus/projektdeltagere i projektet, skal der føres deltagerprotokol til registrering og dokumentation af projektdeltageres fremmøde. Det anbefales at bruge den elektroniske deltagerprotokol, som kan hentes på For alle projekter hvor der indgår deltagere, skal hver deltager udfylde deltagerskemaer ved projektstart- og ophør. Støttemodtageren skal indregistrere besvarelserne online til ERST ved statusrapportering ultimo februar og ultimo august. Husk at deltagerne ligeledes skal have udleveret informationsmaterialet om persondataloven. Skemaer og informationsmaterialer kan downloades via: (hvorfra projektet også foretager indrapportering). HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 14 af 16

15 Logo og slogan Informationsmaterialer og elektroniske publikationer fx foldere, TV-spots, hjemmesider og nyhedsbreve m.v. skal altid forsynes med EU-logo og slogan, samt informationer om at projektet er støttet af Regional- og/eller Socialfonden. Regler for hvordan støttemodtager skal anvende EUsymbolet, skilte og sponsorplader, kan findes i Retningslinier for strukturfondsfinansierede projekter, EU-logoer og grafiske specifikationer kan downloades her: Koordinatorrolle / samarbejdspartnere (støttemodtagere) og andre projektdeltagere Hvis der i projektet indgår samarbejdspartnere, skal der som nævnt tidligere indgås en samarbejdsaftale, heraf skal tydeligt fremgå navn, adresse og cvr.nr. på samarbejdspartneren. Kravene der vil fremgå af aftalen afhænger af, om der er tale om en støttemodtager eller en deltager der udelukkende medfinansierer. Hver enkelt samarbejdspartner er underlagt afrapporterings- og dokumentationskrav jf. vilkårene i projektets tilsagnsbrev fra ERST, Bekendtgørelser, retningslinjer og vejledninger. Der indgås for parterne særskilt aftale om indleveringsfrister til AAU projektkoordinator. Såfremt de aftalte frister ved perioderegnskab ikke overholdes overgår pågældende samarbejdsparts regnskabsrapportering til næste perioderegnskab. Det konsoliderede projektregnskab sendes af AAU projektkoordinator til ERST. Er samarbejdspartneren støttemodtager er denne ansvarlig for, at eget regnskab er en opgørelse af de faktisk bogførte, godkendte, betalte og projektrelaterede udgifter og indtægter. Regnskabet skal dokumenteres med godkendte bilag og bogføringen være i overensstemmelse med de bogføringsregler projektet er underlagt, blandt andet skal det også for samarbejdspartneren indskærpes at projektrelaterede udgifter og indtægter skal bogføres på særskilte konti i eget økonomisystem. Fakturadokumentation sendes til AAU projektkoordinator i indscannet version. Excel regnskabsskema og transaktionsspor sendes elektronisk, så disse data kan konsolideres elektronisk i det samlede regnskab til ERST. Ved regnskabsaflæggelse af lønudgifter for medarbejdere der arbejder fuld tid på et projekt og dermed ikke behøver timeregistrering, fremsendes kopi af ansættelseskontrakter til AAU projektkoordinator. HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 15 af 16

16 Følgende regnskabsdokumentation skal foreligge fra samarbejdspartner: udfyldt timeregistrering, underskrevet af medarbejder og overordnet kopi af lønsedler eller udtræk fra lønningssystemet dokumentation for beregning af timesats samt beregning af lønandel der medtages i strukturfondsprojektet. dokumentation for evt. øvrige udgifter ved kopi af fakturaer og betalingsdokumentation dokumentation for evt. overheadberegning Endeligt skal regnskabsskema, underskrevet af økonomiansvarlig, fremsendes i papirform. Samarbejdspartner forpligter sig til på forsvarlig vis, at opbevare projektets regnskabsmateriale og anden projektrelateret dokumentation, f.eks. lønsedler og timesedler indtil udgangen af 2020, dog altid mindst 5 år fra sidste udbetaling er modtaget. Der kan også her forekomme kontrolbesøg fra projektstart og som minimum indtil 3 år efter, at programmet, hvorunder projektet har opnået tilskud, er afrapporteret færdigt og afregnet overfor EU Kommissionen. For projekter, som har vilkår om statsstøtte, gælder at dokumentation for overholdelse af statsstøttereglerne skal opbevares indtil den 31. december Der kan stilles krav om hel eller delvis tilbagebetaling af tilskud såfremt nødvendig dokumentation ikke foreligger ved disse kontrolbesøg. Bemærk at AAU/instituttet her som støttemodtager er overordnet ansvarlig overfor ERST! Relevante links & informationskilder ERST hjemmeside, Udbudsregler, Konkurrencestyrelsens hjemmeside, PwC Hotline service eller strukturfond@pwc.dk oplys 4 cifret id-nummer Nyhedsbrev fra PwC, tilmeld via strukturfond@pwc.dk Nyhedsbrev fra ERST, tilmeld via PwC kurser forespørg på strukturfond@pwc.dk Kontaktpersoner Projektøkonomi: Dorte Mai Lildholdt, dml@adm.aau.dk, Sonja Christoffersen, sch@adm.aau.dk, Kirsten Underlin, kun@adm.aau.dk Kontaktperson F&P kontoret: Esben Ahlmann Hjuler, eah@adm.aau.dk Vejledningen vil løbende blive opdateret efter ERST retningslinjer. HENVENDELSE HEROM KAN SKE TIL PROJEKTØKONOMI, LOKAL 7389 Side 16 af 16