Ved Allan P. Kjær COWI A/S

Transkript

1 Vær tro mod din projektmodel - Projektstyring Ved Allan P. Kjær apkj@cowi.dk COWI A/S 1

2 Agenda Udfordringer Projekt modeller generelt Projektstyring COWI Projektstyringsværktøjer COWI Projektledelse Q system ATR Aktivitet Tid Ressourcer Portal for projektet Cockpit for styring af aktiviteter, tid og ressourcer 2

3 Udfordringer Hvad er kundernes udfordringer? Hurtig reaktionsevne i forhold til ændringer i detail-leddet Effektiv styring og afvikling af produktionsordrer Dokumentation af proces- og produktkarakteristika gennem hele anlægget Sporbarhed nødvendig overlevelsesparameter Tættere kunde / leverandør forhold Supply Chains Fleksibilitet - mange nye produkter Mange andre udfordringer 3

4 Udfordringer - Hvad er vores udfordringer? Mindre tid til projektet og mere it i projektet end før Parallelle projektforløb i stedet for sekventielle Prototyping og design studier giver anledning til ændringer i design Samlet set er der ofte problemer med tid, teknik, funktionalitet og budgetter Svaret er blandt andet en god og effektiv projektstyring 4

5 Udfordringer - Hvad kræver dette af vores projekter? Forklar business casen Beskriv omfang og forudsætninger Planlæg og følg op Lav god kvalitetssikring Klart ansvar og organisation Pas på ny og ukendt teknik Hvem er interessenterne Håndter samtidighed Fremtidssikring Distribueret engineering 5

6 Projektmodeller Hvad er det? En projektmodellen skal styre kvaliteten gennem standardisering af metoder, værktøjer osv. i løsningen af bestemte projekttyper og fokuserer derfor typisk på forløb /metoder mv. inden for en specifik faglig disciplin, dvs. særlig projekttype (f.eks. byggeprojekter, IT, produktudvikling osv.). Eksempler: Vandfaldsmodellen V-modellen Stage-gate modellen 6

7 Projektmodel - Vandfaldmodellen 7

8 Projektmodel V modellen Vision, strategy and target- setting Focus on business and culture Requirement specification Tender Material Tender Operation Training and organizational adjustments Test and commissioning Implementation and Project management Contract with suppliers Kend visionen Strategien først Fokus på forretning Teknologien bagefter 8

9 Projektmodel Stage gate model 9

10 Projektstyring Elementer i et projekt Business Opportunities - 1 Stakeholders /Interessenter 2 Planlægning af projekt - 3 Prækvalifikation 4 Udbudsmodel - 5 Kravsengineering - 6 Udbudsdossier 7 Evalueringskriterier 8 Kontraktforhandlinger - 9 Kontrakt 10 Teknisk løsning 11 Fælles design 12 Tilsyn 13 Installation 14 Test og commissionering 15 Garantiperiode med optimering - 16 Vedligehold

11 Projektstyring Business Opportunities 1a Hvorfor lave et udbud i stedet for partnering eller andre former for samarbejdsaftaler? Fordi: For offentlige projekter kan man ikke undgå det på grund af lovgivning På private projekter kan man godt lade være men risikoen er: Intet udbud og dermed intet grundlag for priskonkurrence Intet udbud og dermed risiko for beskyldninger om Nepotisme og vennetjenester Et udbud sikrer et transparent struktureret forløb som tager de forhold med der er nødvendige for succes ERP MES Process Control 11

12 Projektstyring Business Opportunities 1b Problemstilling: En IT og Automationsopgave starter ofte fra et bestemt sted i en bygherre organisation. Derfor glemmer bygherre ofte at tænke på at en IT og Automationsløsning giver muligheder for andre i organisationen og derfor skal disse findes. Dette kaldes for mange forskellige ting: Business opportunity scan Forandringsledelse Modernisering via IT IT og Automationsunderstøtning af forretningsprocesserne Men er i bund og grund et udtryk for at når man får mere IT og Automation, så er der flere muligheder for at optimere en virksomhed. Nogen gange viser en mulighedsanalyse at det største udbytte af IT og Automationsprojektet ligger et andet sted i virksomheden end hos de oprindelige opdragsgivere og måske endda hos en anden part i en high value supply chain! 12

13 Projektstyring Stakeholder / Interessenter - 2 Interessent analyse Internt i bygherre organisation relateret til business opportunity scan Myndigheder Er der mulighed for at erstatte papir work flow med elektronisk? Supply Chain Er der leverandører eller kunder der kunne få en fordel Tilbudsgivere Har en eller flere af de potentielle tilbudsgivere en roadmap for deres marked og it & Automationsplatform som gør at de får en fordel af projektet Cerealia Vejle Produktionsorganisation (3.1) Nye systemer (3.11) Eksisterende systemer (3.10) Movex (Intentia) (3.9) Cerealia Vejle IT driftsorganisation (3.2) Cerealia Vejle IT service partners Ny Mølle Papirløs produktion Operator (Operator Systems) (3.8) (3.3) LabMaster (LabIT) (3.7) Cerealia Mills (Malmø) (3.4) Bühler (WinCoS) (3.6) COWI (3.5) 13

14 Projektstyring Planlægning af projekt - 3 Tidsplan (robust, effektiv, fleksible, indlagt bygherre involvering, milestones) Projekt organisering og udførelse (samarbejde med bygherre og interessenter, beslutningsorienteret, god fordeling af kompetencer, nøgleressourcer) Vedligeholdsudførelse (realistisk tilgang, evne til at vedligeholde, økonomi) Uddannelse (samarbejde, dækkende, uafhængig af bygherre organisation, alle profiler er dækket, gode værktøjer, både engangstræning og opdatering) Migrering, installation, test og igangsætning (Minimering af interfaces, risiko for at lave fejl i eksisterende systemer, god migrering i alle projekt faser, test upfront hvor muligt, test simulatorer, system level test, stress test) 14

15 Projektstyring Planlægning af projekt - 3 Sikkerhedsledelse, planlægning og processer (Sikkerhedsplan, kvalitetsplan, projektplan, vedligeholdsplan, risikoplan, projektinterfaces, design, test og igangsætnings processer, vedligeholdsprocesser) Udvikling af ikke standard funktionaliteter (matcher dette projektets kompleksitet) Fælles design (samarbejde mellem leverandører, samarbejde med bygherre, bedste løsning) System integration (System integrationssamarbejde og planlægning, data flow håndtering, System udvidelser og optioner (beskrivelse af håndtering af udvidelser og optioner) 15

16 Projektstyring Prækvalifikation - 4 Prækvalificer de leverandører som man tror på kan levere løsningen ud fra økonomi, service evner og sandsynligheden for at tilstedeværelse i markedet i mange år. Prækvalifikationskrav må IKKE gentages i selve udbuddet Prækvalificer ikke for mange (2-5 typisk). Hold øje med om der er en ide i at foranstalte samarbejdsrelationer mellem to tilbudsgivere (både en mulighed men også en risiko) 16

17 Projektstyring Udbudsmodeller - 5 Foretag altid prækvalifikation Almindelig udbudsmodel: 90 % funktionsudbud, 10 % detailudbud, lille omfang af bygherreleverancer, interfaces, ingen forhandling om muligheder og krav Udvidet: Mere kompleks opgave. derfor lav først en version af udbuddet, få tilbud, evaluer tilbud forhandle med de enkelte tilbudsgivere indtil alle uklare forhold er på plads opdater udbudsmateriale hvor alle krav bliver minimumskrav. Få tilbud ind igen osv. Andet: BOT (Build Operate Transfer) modeller 17

18 Projektstyring Kravsengineering - 6 Følgende kravstyper er relevante Operationelle krav Funktionelle krav Non-funktionelle krav (tekniske krav) Bemærk at hver kravstype har relation til forskellige steder i både bygherre og tilbudsgivers organisation. Populært sagt: Operationelle krav: Direktører Funktionelle krav: Operatører Non-funktionelle krav: Teknikere ADVARSEL: Ofte er der fra bygherres side en ubevidst kravs ubalance pga. manglende opportunity og stakeholder analyse. Rådgiver har her en vigtig rolle! 18

19 Projektstyring Udbudsdossier 7 God struktur på udbudsmateriale (sammenhæng med kontrakt, god brug af spørgsmål og svar, klar kravsstruktur) Foreløbig forhandling (udgangspunkt i evalueringskriterier og kravsopfyldelse, indsamling af ideer, mest fokus på teknik og projekt) Opdatering (foreløbig forhandlingsresultat indarbejdes, krav ændres fra ikke minimumskrav til minimumskrav) Endeligt dossier Tilbudsevaluering (udgangspunkt i evalueringskriterier og kravsopfyldelse, mest fokus på pris) 19

20 Projektstyring Evalueringskriterier - 8 Typiske kriterier: 40 % Pris 30 % Teknisk løsning 30 % Projekt og vedligeholds udførelse 20

21 Projektstyring Kontraktforhandlinger - 9 Forbehold skal så vidt muligt væk. En metode er at lave addendums til udbudsmaterialet således at udbudsmaterialet tilpasses til den endelige leverandør Pris skal såvidt muligt være fastpris, dog kan der være ydelser baseret på en timerate eller lignende Hvis omfang kan opdeles så sørg for at det er muligt at opsige kontrakt mellem to pakker. Dette giver en god fleksibilitet hvor f.eks. uforholdsmæssig mange ændringsordrer kan håndteres ved at indgå en ny kontrakt Der skal være enhedspriser som kan danne udgangspunkt for ændringer i omfang Materialepriser såsom kobber skal være aftalt på forhånd og skal kunne reguleres Kurser skal kunne reguleres 21

22 Projektstyring Kontrakt - 10 Skal bygherre selv have designansvar eller skal leverandør have designansvaret? Er der et betydeligt element af softwareudvikling eller er det primært konfiguration? Svar: Lille model Bygherre har designansvar og leverandør konfigurationsansvar Mellem Bygherre har designansvar og leverandør software udviklingsansvar Stor model Leverandør har både designansvar og softwareudviklingsansvar Værktøjskasse: Lille: Internationalt: FIDIC Green Book. DK: AB92 Mellem: Internationalt: FIDIC Red Book. DK: AB92 måske K02 Stor: Internationalt FIDIC Yellow Book. DK: ABT93 måske K02 22

23 Projektstyring Teknisk løsning - 11 Overholder Leverance Krav (Opfylder krav) Modenhed (grad af tilpasninger til platform og grundsoftware) Miljø og Arbejdsmiljø påvirkning Robusthed overfor eksterne påvirkninger Robusthed overfor stor fejl (strømudfald, brand, etc.) System Integration (nem versus vanskelig at integrere) System udvidelse, ændringer, fleksibilitet af opgraderinger og vedligehold System performance (svartider, produktvarianter, brugerflade, oppetid) System sikkerhed Vedligeholdsvenlig 23

24 Projektstyring Fælles design - 12 Bygherre indsats Processer skal være beskrevet og interessenter været taget i ed Skal være korrekt bygget ind i udbudsmateriale Leverandør indsats Forberedt på at åbne op for følsomme emner (IPR Intellectual Property Rights) Parat til at samarbejde med parter som er konkurrenter på andre projekter' God til at råbe vagt i gevær overfor bygherren således at bygherre ledelse kan håndtere internt smøl Begge Bør indgå i styregruppe som er i stand til at håndtere kritiske situationer 24

25 Projektstyring Tilsyn - 13 Skaler tilsynet i henhold til udbuddets grundstruktur: Fokus på fælles engineering Fokus på bygherre foranledigede forsinkelser Fokus på leverandør bemanding og udskiftning af samme Fokus på tidsplaner, og kvalitetsomkostninger Fokus på prototyper og use cases. Lad være med at skyde med spredhagl men fokuser indsatsen der hvor skoen trykker (teknik og projekt interfaces, performance, økonomi, kompetencer og tid) Få et overblik og vedligehold det 25

26 Projektstyring Installation - 14 Udbuddet skal være struktureret således at der på forhånd er taget stilling til installationen Hold øje med kritiske elementer (stram økonomi og tidstyring, registrer tekniske risici) Lad standard elementer køre uden for meget tilsyn Delgodkend installation Samlet godkendelse til sidst Mangelliste udarbejdes forholdsvist tidligt og vedligeholdes til efter sign off af installations leverandør(er) Fokus på change orders (hold omfang nede ved indsats både i bygherre og leverandør organisation, nice versus need to have) 26

27 Projektstyring Test og commissioning - 15 Test på fabrik hvor system fremstilles hvis muligt Type test Test manager værktøj Installations test Interface test Integrations test Performance test Betjeningstest Slut test Mangel liste 27

28 Projektstyring Garantiperiode med optimering - 16 Udvidet garanti på tre år for servere og andre kritiske elementer Udskift servere og andre kritiske elementer efter garantiperiodes udløb Fokuser på operationelle krav og forsøg at optimere ved hjælp af de funktioner som de operationelle krav foranledigede Hæv kapacitet ved hjælp af system ren bundlinje Udvikle produktvarianter ved brug af system etabler en forståelse hos innovationsbærere for systemets muligheder hjælp med til at udnytte mulighederne Hav fokus på supply chain optimiseringer 28

29 Projektstyring Vedligehold - 17 Drift og vedligehold som SERVICE organiseres som en proces organisation. Den eksisterende hierarkiske organisation skal ændres men ikke fjernes Win win Service desk El Mekanisk Proces IT Automation Port Fejl Proces Ændrings proces Udnyt det der er indbygget om vedligehold i udbud Evaluer løbende på vedligeholdsindsatsen, udnyt muligheder for at afbryde/ændre vedligeholdssamarbejdet med leverandøren Overvej at opsplitte/sammenlægge vedligehold i forhold til andre dele af virksomheden/andre dele af supply chain Vær opmærksom på interne kritiske kompetencer Vær opmærksom på at udgåede komponenter også skal fjernes fra lager Optimer vedligehold løbende i henhold til standard, forebyggende og prediktive hensyn Registrerings proces Problem proces Andre processer Elektrisk Proces Service desk Port og logistik på område Mekanisk IT Automation OEE-værdi World Class Availability 90 % Performance 95 % Quality 99,9 % OEE 85 % 29

30 Projektmodel COWI's generelle model En blanding mellem stage gate og vandfald Projekt overlevering fra salg til projektleder 30

31 Start et projekt Q system Oprettelse af et projekt på portalen Ved projekter med få eksterne anvender COWI portalen Ved projekter med mange eksterne anvender COWI project place som også er god til round the globe projekter. Specielt facilitet med at der altid er kun en master er vigtig når man arbejder på tværs af lande og på tværs af kontinenter Oprettelse af projekt i cockpit 31

32 Spørgsmål Allan P. Kjær Kort CV: Industri Elektriker Ingeniør - IT & Automation Mange års erfaring fra ansættelse i industri Mange års erfaring som rådgiver Senior specialist 32