Vision for etableringen af en fælles it-løsning for a-kassernes lovbestemte arbejdsopgaver

Transkript

1 Vision for etableringen af en fælles it-løsning for a-kassernes lovbestemte arbejdsopgaver Indledning En initiativgruppe bestående af Danske Sundhedsorganisationers a-kasse Lærernes a-kasse DANA arbejdsløshedskasse for selvstændige Faglig Fælles A-kasse har med udgangspunkt i de aktiviteter, der i løbet af 2007 er blevet gennemført i AK- Samvirke regi, videreført processen i eget regi med det formål at udarbejde et konkret forslag til visionen for etableringen af en fælles a-kasse it-kerne. I dette notat beskrives visionen i hovedtræk med det formål skabe et grundlag for en videre behandling af visionstankerne i alle relevante fora. Baggrund A-kasserne i Danmark, der i alt omfatter 29 selvstændige a-kasser, har godt 2.2 mio. medlemmer og står for udbetalingen af ydelser på godt 37 mia. kr. årligt, heraf udgør dagpengeudbetalinger 33% og efterlønsudbetalinger 60%. Medlemstilslutningen til a-kasserne udgør 78% af arbejdsstyrken i Danmark. På trods af den relativt store medlemstilslutning er a-kasserne i Danmark under pres, dels fordi specielt de yngre årgange ikke udviser den samme tilslutning til a-kasserne, som det tidligere er set, dels fordi der generelt stilles stigende krav til kvalitet og indhold i a-kassernes ydelser. Hertil kommer, at Arbejdsdirektoratet i sine årlige bench-mark rapporter har påpeget, at der findes en række muligheder for at forbedre den samlede a-kasse sektors effektivitet og ydelsesudbud. Der ses som følge af disse udfordringer stigende konkurrence a-kasserne imellem på pris, kvalitet og ydelsessortiment på alle de ydelser, hvor a-kasserne har mulighed for at differentiere sig. Dette gælder både de lovgivnings- og de ikke lovgivningsbestemte områder. De lovgivningsbestemte områder, der udgør en meget væsentlig del af a-kassernes kerneydelser, er karakteriseret ved, at alle a-kasser administrerer præcis den samme og på mange områder meget komplekse - lovgivning. De lovgivningsdækkede områder omfatter eksempelvis administration af dagpenge og efterløn, samt de lovmæssige vejledningsindsatser i forbindelse med cv og rådighedssamtaler. 1

2 Administrationen af de lovgivningsbestemte områder kræver for at opnå en tilstrækkelig effektivitet i sagsbehandlingen en omfattende it-understøttelse i form af specialudviklede a-kasse it-systemer. It-omkostningerne i a-kasserne udgør ca. 16% af a-kassernes samlede omkostninger og i kr. godt 500 mio. (2006 tal). Der findes i dag i alt 11 a-kassesystemer i Danmark, som alle er karakteriseret ved at understøtte præcis den samme lovgivning. En lovgivningsændring skal således beskrives, udvikles og implementeres 11 gange, når a-kasserne ses under et. Herudover indebærer selvstændige a-kasseløsninger manglende muligheder for at udnytte en række synergier i relation it-drift, rapportering til offentlige myndigheder og muligheden for at opnå en stærk position som indkøber, qua den volumen et fællesskab muliggør. Det er på denne baggrund oplagt, at skabe en vision for etableringen af en fælles it-løsning for den lovgivningsbestemte a-kasse administration med det mål, at a-kasserne generelt kan opnå den forretningsmæssigt bedst mulige it-understøttelse af den lovgivningsbestemte opgaveløsning. Samtidigt vil en fælles a-kassekerne give a-kasserne mulighed for at levere et koordineret samarbejde og dermed en stærkere position over for specielt Arbejdsdirektoratet, Arbejdsmarkedsstyrelsen og SKAT med det formål at sikre, at grundlaget er til stede for en fortsat udvikling og effektivisering af a-kasseadministrationen. De svenske a-kasser har med succes etableret en tilsvarende løsning, der, uanset at der er afgørende forskelle mellem de danske og de svenske a-kassers opgaver, alligevel må ses på med interesse. Strategiske mål De strategiske mål for etableringen af en fælles a-kasse it-løsning omfatter i ikke prioriteret rækkefølge: At skabe en konkurrencedygtig it-løsning til understøttelse af den lovgivningsbestemte a-kasse administration målt på: o Pris o Kvalitet o Effektivitet At understøtte brugernes individuelle valg af administrative rutiner og sagsgange. At understøtte - men ikke at inkludere - digital medlemsservice og sagsbehandling. At udnytte de omkostningsmæssige (investering og drift) synergier ved mange brugere af én løsning. At anvende markedsbaserede standardsystemer, hvor det er muligt. At skabe en løsning hvor effektiv konkurrence mellem leverandører af it-ydelser kan gennemføres, hvorved a-kassernes omkostninger til tillægsydelser kan sænkes. 2

3 At bygge løsningen på en teknisk platform, der udnytter dagens muligheder for etablering af åbne løsninger. At forankre løsningen i en organisatorisk og ejerskabsmæssig konstruktion, der bedst muligt kan understøtte de forretningsmæssige krav. At samle a-kasserne således at a-kasserne opnår en styrkeposition i dialogen med det offentlige i emner inden for digitalisering og herunder også de administrative og it-mæssige konsekvenser nye lovgivningsinitiativer har. At a-kassekernen skal understøtte konkurrencen a-kasserne imellem på individuelt ydelsessortiment og arbejdstilrettelæggelse. De enkelte strategiske målt behandles ikke eksplicit efterfølgende, men den beskrevne vision understøtter samlet set samtlige mål. Visionen for funktionaliteten i en fælles a-kasse it-løsning Med disse målsætninger er grundlaget for den funktionelle afgrænsning af en fælles a- kasse it-kerne de it-opgaver, der er direkte relateret til den lovpligtige a-kasse administration. A-kassekernen vil i overensstemmelse med de fastlagte strategiske målsætninger funktionelt skulle løse opgaver inden for følgende hovedområder: Drive - i form af databehandling - den lovpligtige sagsbehandling med o registrering og opbevaring af stam- og hændelsesdata (eksempelvis tidspunkt for ledighed) Levere lovpligtige indberetninger til eksterne interessenter som o Arbejdsdirektoratet o Arbejdsmarkedsstyrelsen o Skat o Kommunerne Understøtte a-kassernes digitale medlemskontakt på det lovbestemte område Opgaveløsningen omfatter følgende hovedområder: Administration af dagpenge Administration af aktiveringsydelse Administration af efterløn Administration af feriedagpenge Administration af VEU-godtgørelse Administration af befordringsgodtgørelse Administration af G-dage Medlemsstamdata Cv og rådighedssamtaler og underretningspligtige hændelser Kontingentadministration Udbetaling af ydelser dagpenge, efterløn, aktivering, VEU-godtgørelse, feriedagpenge og orlovsydelse Indberetning til beskæftigelsesindsats Renteberegning 3

4 I arbejdet med fastlæggelsen af visionen for en fælles a-kassekerne har en gruppe a- kasse ledere og medarbejdere fra Initiativgruppen analyseret samtlige lovpligtige arbejdsopgaver i a-kasserne. Analyserne er gennemført med udgangspunkt i Arbejdsdirektoratets kategorisering af a-kassernes lovpligtige opgaver, suppleret med Arbejdsdirektoratets samlede sæt af AR-blanketter. Analyserne har opgave for opgave haft som sit fokus at identificere præcis den funktionalitet, som alle kan være fælles om, men herunder også den funktionalitet som i overensstemmelse med de strategiske mål er et individuelt anliggende. Analyserne har dokumenteret som det også måtte forventes - at der på det lovpligtige område er identiske funktionelle krav til den it-mæssige understøttelse af opgaveløsningen. Som bilag 1 er vedlagt en oversigt over de arbejdsopgaver, som analyserne har vist, at en fælles a-kassekerne funktionelt skal understøtte. A-kassekernens hovedelementer er vist i figur 1. Figur 1 Brugergrænseflader 1 - n A-kasse kerne Medlemmer Adir, AMS, SKAT, m.v. I overensstemmelse med at a-kassekernen alene skal understøtte den lovgivningsbestemte a-kasse administration, skal kernen ikke levere en selvstændig brugergrænseflade, men derimod alene tilgås via de brugergrænseflader, som de enkelte a-kasser individuelt anvender. 4

5 A-kassekernen bliver således et back-office system, der varetager beregningsopgaver på baggrund af gældende lovgivning og indmeldte medlemsdata, forestår udbetaling af ydelser til medlemmer samt forestår kommunikationen til det offentlige. Kravene til it-understøttelsen af disse opgaver er identiske på tværs af a-kasser. Forskellighederne a-kasserne imellem optræder først, når den lovpligtige sagsbehandling kombineres med den konkrete organisering, arbejdstilrettelæggelse og medlemskommunikation, som den enkelte a-kasse har valgt. Eksempelvis indebærer dette i relation til den skriftlige medlemskommunikation, at generering af breve til medlemmer ikke er omfattet af kernefunktionaliteten, omend kernen skal levere grunddata til standardiserede medlemsbreve. Hertil kommer, at der specielt på medlems- og kontingentområdet optræder visse forskelle mellem organisationer, der er rene a-kasser og organisationer, der både har en a-kasse og en faglig del. Kravene til funktionaliteten i a-kasse it-kernen er ikke på alle felter entydig, idet der specielt i de mere komplicerede dele af opgaveløsningen, som eksempelvis administration af supplerende dagpenge og beregning af renter ved efter- og tilbagebetaling, kan stilles mere eller mindre omfattende krav til graden af automatisering af sagsbehandlingen og herunder omfanget af indbyggede kontroller i it-løsningen. Denne forskellighed kan imidlertid ikke rokke ved en entydig konklusion om, at det inden for snævre rammer er muligt at identificere en a-kassekerne med en funktionalitet, som den her beskrevne. Teknisk arkitektur De strategiske mål for den tekniske arkitektur for a-kasse it-kernen omfatter: At skabe en konkurrencedygtig it-løsning til understøttelse af den lovgivningsbestemte a-kasse administration målt på: Pris Kvalitet Effektivitet At udnytte de omkostningsmæssige synergier ved mange brugere af én løsning. At understøtte digital medlemsservice og sagsbehandling i maksimalt omfang. At anvende markedsbaserede standardsystemer hvor det er muligt. At skabe en løsning hvor effektiv konkurrence mellem leverandører af it-ydelser kan gennemføres. For at opfylde disse mål skal løsningens it-arkitektur bygge på følgende fem principper: Interoperabilitet o effektiv sammenhæng mellem systemer baseret på fælles integrationsprincipper og fælles standarder for udveksling af information Sikkerhed o omfatter sikkerhed i bredeste forstand fra brugeradgang til drift af løsning 5

6 Åbenhed o anvendelse af formelle standarder der understøtter åbne grænseflader og åbne beskrivelser Fleksibilitet o et modulært design, hvor de enkelte moduler kan anvendes i flere sammenhænge Skalerbarhed o en løsning, der kan opretholde effektivitet og funktionalitet, uanset at krav til brugerantal, transaktionsvolumen eller datamængder ændres Med udgangspunkt i de strategiske mål for a-kasse it-kernen kombineret med visionen for a-kassekernens funktionalitet har en arbejdsgruppe Arkitekturgruppen - med repræsentanter fra Initiativgruppen formuleret visionen for den tekniske arkitektur for kernen. I overensstemmelse med, at formålet er at etablere en vision, har Arkitekturgruppen alene beskæftiget sig med de helt overordnede arkitekturmæssige rammer for en a-kasse it-kerne. En mere detaljeret stillingtagen til konkrete teknologier, værktøjer og systemer må afvente en senere og mere dybtgående proces. Visionen for a-kassekernens it-arkitektur er vist i figur 2. Figur 2 Overordnet it-arkitektur A-kasse 1,2,3. Klientlag MEDLEM SAGSBEHANDLER Web- applikation Brugergrænseflade ESDH ØKO CRM??? Web-services Servicelag ESDH Server Kontingent Økonomi Server A kasse kerne Server NN Server Applikation Data Arkitekturen er i overensstemmelse med den serviceorienterede arkitekturmodel, hvor de enkelte komponenter er organiseret i lag, som tilbyder og benytter services hos hinanden. Lagdelingen gør det muligt at kategorisere de enkelte services, så de kan sammenbinde forskellige systemer på samme funktionelle niveau. 6

7 It-arkitekturen har 2 lag: Et klientlag Et servicelag som omfatter: o Et applikationslag o Et datalag Klientlaget omfatter a-kassernes individuelle løsninger i form af brugergrænsefladerne over for den enkelte a-kasses medarbejdere som eksempelvis sagsbehandling og medlemsadministration, økonomisystemer, samt den enkelte a-kasses applikation til formidling af digitale medlemsservices. Uanset at klientlaget grundlæggende er et individuelt anliggende for den enkelte a-kasse, er der intet til hinder for at den systemmæssige understøttelse af brugergrænsefladen, eller den digitale medlemsløsning i flere a-kasser bygger på samme standardsystem, men med individuel konfigurering. Servicelaget omfatter de services, som a-kassekernen leverer til alle a-kassekernens brugere, uanset hvilke individuelle løsninger den enkelte a-kasse anvender til at tilgå a-kassekernen. Det helt grundlæggende element i arkitekturen er, at servicelaget og klientlaget udveksler informationer på standardiseret form via web-services. Der stilles ikke yderligere krav til de enkelte komponenter i arkitekturen, end at de kan kommunikere via web-services. Følgende applikationer vil typisk være en del af en a-kasses it-portefølje: A-kassekerne Medlemssystem Kontingentsystem Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem Økonomisystem Hertil kommer for de organisationer der tillige er faglige forbund en række faglige systemer. Afgrænsningen af, hvilke dele af den samlede funktionalitet der mest hensigtsmæssigt placeres i a-kassekernen, og hvilke dele der skal placeres i henholdsvis medlems-, kontingent- og økonomisystemerne, der i overvejende grad kan baseres på markedsbaserede standardløsninger, vil blive fastlagt i en videre proces. Kravene til a-kassekernens funktionalitet omfatter ikke krav om etableringen af en egentlig brugergrænseflade, da denne opgave vil skulle løses af den enkelte a-kasses individuelle løsning. Kravet til kernen er i denne sammenhæng at tilbyde effektive muligheder for at etablere integration til de løsninger, som de respektive a-kasser måtte vælge. 7

8 Derimod vil a-kassekernen funktionelt skulle opfylde alle krav om leverance af indberetninger til og fra offentlige myndigheder, herunder i særdeleshed Arbejdsdirektoratet, Arbejdsmarkedsstyrelsen og Skat. Eksempler herpå er underretningspligtige hændelser, pensionsdata og skatteindberetninger. e-indkomst er et andet eksempel, hvor a-kassekernen vil kunne understøtte en fælles kommunikation med Skat. I arbejdet med formuleringen af både det funktionelle og det tekniske indhold af a-kassekernen er det blevet understreget, at tilrettelæggelsen af sags- og dokumenthåndteringen er væsentligt forskellig a-kasserne imellem, hvorfor en inddragelse af denne applikation i en fælles kerne vil være uhensigtsmæssig. Hertil kommer, at der på sags- og dokumenthåndteringsområdet findes en række markedsbaserede standardsystemer. Det er tanken, at etableringen af en fælles a-kassekerne skal følges op af en blåstempling af en eller flere it-leverandører, som den enkelte a-kasse individuelt kan vælge at supplere kernefunktionaliteten med, således at den enkelte efter eget valg får mulighed for at sammensætte et komplet a-kassesystem. Dette kan eksempelvist være leverandører af digitale medlemsservices, elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer eller medlemssystemer. En realisering af visionen om en fælles a-kasse it-kerne vil i tillæg til den overordnede itarkitektur teknisk indebære en række specifikke muligheder: Mulighed for en fælles it-drift at a-kassekernen og dermed fælles rapportering til det offentlige. En fælles styring af it-sikkerheden også i relation til brugeradgang, lovgivning, logning m.v. Skalering af løsningen i takt med udviklingen i antallet af brugere. Overordnet fase- og tidsplan I overensstemmelse med, at der på nuværende tidspunkt alene foreligger en vision for etableringen af en fælles a-kasse it-kerne, er det en naturlig følge, at der ikke er udarbejdet et konkret bud på en tids-, aktivitets- og ressourceplan. Som et element i visionsprocessen er der uanset dette fastlagt nogle helt overordnede mål for udviklingsprocessens tilrettelæggelse og tidsmæssige udstrækning. I relation til kalendertiden for udviklingsprocessen er målet at gennemføre den i løbet af maksimalt 3 år målt fra det tidspunkt, hvor projektet er effektivt igangsat. Kalendertiden er fastlagt under speciel hensyntagen til to elementer. For det første en generel vurdering af at en 3-årig tidshorisont for et it-projekt ud fra specielt teknologiske og omfangsmæssige hensyn er en hensigtsmæssig overgrænse. For det andet og meget væsentlige at erfaringsbaserede vurderinger af udviklingstiden for en a-kasse it-kerne understøtter vurderingen af en 3-årig udviklingshorisont. Fasemæssigt planlægges projektet gennemført i følgende helt overordnede forløb: 8

9 Mobilisering Design Udvikling Test Leverance Projektmobiliseringsfasen vil blandt andet omfatte udarbejdelsen af en detaljeret tids-, aktivitets- og ressourceplan for udviklingsprocessen, og dermed også et konkret forslag til såvel de kalendermæssige mål, som forslaget til projektets faseforløb. Implementeringsstrategi En væsentlig overvejelse i forbindelse med visionen for etableringen af en fælles a-kasse it-kerne er, hvorledes en fælles kerne vil kunne blive implementeret i de a-kasser, der beslutter at anvende kernen. Implementeringsopgaven vil grundlæggende være et individuelt anliggende for den enkelte a-kasse, men implementeringsopgaverne vil selvfølgeligt have en række fælles træk. Overvejelsen har to aspekter. Det første er ønsket om successivt at kunne udvikle og implementere del-komponenter, således at gevinsterne ved at anvende den fælles kerne kan høstes på en relativt kortere horisont. Det andet og modsatrettede aspekt er, at en successiv implementering vil forudsætte, at der gennemføres en række omfattende individuelle ændringer i de enkelte brugeres nuværende systemer for at kunne udskifte en del-komponent. Hertil kommer et krav om at gennemføre de nødvendige konverteringer af data for at kunne opfylde kravene fra den fælles kerne. Der er ikke gennemført detaljerede analyser af denne problemstilling, men det vurderes, at de økonomiske gevinster, der vil kunne opnås ved en successiv implementering, vil blive mere end opvejet af de ressourcer og den kompleksitet, som denne proces vil indebære. Der foreligger dog ikke en endelig konklusion på dette punkt, hvorfor problemstillingen vil skulle behandles i en videre og mere detaljeret proces, førend en endelig konklusion kan drages. Med hensyn til fastlæggelsen af en konverteringsstrategi er konklusionen på de indledende analyser, at konvertering skal gennemføres med basis i a-kasse it-kernens datastruktur. Konverteringskravet bliver derved afgrænset til præcist de data, der er nødvendige for a-kassekernens opgaveløsning. Dette inkluderer historiske data, som der er lovgivningsmæssige krav om opbevaring af. Konverteringsstrategien indebærer samtidigt, at de data, der er individuelle for den enkelte a-kasse, forbliver i dennes miljø. 9

10 Denne konverteringsstrategi reducerer konverteringsopgavens kompleksitet, fordi alle konverteringer skal ske i overensstemmelse med kernens fastlagte og kendte datastruktur. Indholdet af konverteringsopgaven på tværs af a-kasser vil tillige have væsentlige fællesnævnere for de a-kasser, der i dag bruger samme it-løsning. Projektorganisering og -styring Det er en afgørende forudsætning for realiseringen af de fastlagte strategiske mål for etableringen af en fælles a-kasse it-kerne, at a-kassekernens udviklingsfase forankres i en projektorganisation, der har såvel de nødvendige rammer som de nødvendige kompetencer til at løse opgaven. Med dette som udgangspunkt er der i visionsprocessen formuleret følgende specifikke krav til projektets organisering: Projektet skal forankres i de deltagende organisationers topledelse. Roller og ansvar for alle projektdeltagere skal være klart formulerede. Projektet skal forankres i en selvstændig organisatorisk enhed. Projektorganisationen skal systematisk bemandes med de stærkeste projektledere og medarbejdere rekrutteret internt og eksternt. Brugere skal involveres i organisationen med henblik på forventningsafstemning og kravstillelse, men alle krav skal vurderes og prioriteres af projektledelsen. Det er et afgørende succeskriterium, at projektet overholder vedtagne tids- og ressourceplaner. Dette understøttes af: o Der etableres stærke værktøjer organisatorisk og administrativt - til visitering af krav og ændringsønsker. o Der etableres klart definerede modeller (cost-benefit / time-box) for løsning af konflikter mellem tidsplaner og krav til funktionalitet. I overensstemmelse med disse krav etableres der en hierarkisk opbygget projektorganisation med en styregruppe, en projektledelse samt en række arbejdsgrupper. Styregruppen formeres med to topledere fra hvert af medlemmerne af Initiativgruppen. Projektledelse og arbejdsgrupper bemandes med ressourcer fra Initiativgruppen, suppleret med eksterne ressourcer herunder fra andre a-kasser - i relevant omfang. Fysisk og styringsmæssigt etableres projektet som en selvstændig in-house enhed hos en af de organisationer, der deltager i udviklingsprojektet. Den nærmere opbygning af projektorganisationen vil være et element i projektets mobiliseringsfase. 10

11 Det er et gennemgående element i større it-projekter - også inden for a-kasse verdenen - at styringen af kravstillelsen er forbundet med væsentlige udfordringer. Denne udfordring er i relation til projektets organisering blevet særskilt adresseret i visionsarbejdet, og den bliver imødegået af flere veje. Projektets ejerkreds begrænses til et fåtal af a-kasser alle repræsenteret på topledelsesniveau i styregruppen. Der etableres klare retningslinjer for og stærke værktøjer til projektets styring, herunder specielt styring af projektets scope med det formål til stadighed at sikre, at projektet overholder lagte planer. Og herudover stilles der stærke krav til kompetencer og tilgængelighed til alle de ressourcer, der skal indgå i projektet. Ejerskab Visionen for ejerskabet til den fælles a-kasse it-kerne har to hovedtræk. I udviklingsfasen indebærer visionen et ejerskab blandt få men stærkt forpligtede ejere, mens visionen, når udviklingsarbejdet er afsluttet, er at opnå størst mulig tilslutning og medejerskab blandt a-kasserne i Danmark. Det er et selvstændigt mål for udviklingsfasen, at ejergruppen bliver sammensat af a-kasser, der i dag anvender forskellige it-løsninger for dermed at sikre, at udviklingsprocessen målrettes løsninger, der er anvendelige for alle a-kasser i Danmark. Både i udviklings- og i driftsfasen er målet, at deltagelse i den fælles kerne også indebærer et medejerskab. I udviklingsfasen forpligter medlemmerne af Initiativgruppen sig til, at de ønsker at indgå i et forpligtende ejerskab af udviklingsprojektet, herunder ved allokering af økonomiske midler til projektet fra projektets start. Fordelingen af ejerskabet vil i udviklingsfasen blive fastlagt i overensstemmelse med de ressourcer, den enkelte organisation bidrager med i form af økonomi eller medarbejdere. Medarbejderindsatsen opgøres via timeregistrering. Initiativgruppen vil med dennes deltagere som fundament etablere en initiel ejergruppe inden sommerferien Der er i Initiativgruppen enighed om, at det er formålstjenligt, at lade beslutningskompetencen stå i tæt forhold til den risikotagning den enkelte deltager påtager sig i form af ressourceindsats. Dette gælder både i udviklingsfasen og i den senere driftsfase. I overensstemmelse med, at der på nuværende tidspunkt ikke er udarbejdet en konkret projektplan med økonomi og ressourcer, foreligger der heller ikke et konkret forslag til, hvordan indsatsen skal fordeles mellem de deltagende organisationer. 11

12 Ved udviklingsprojektets afslutning eller umiddelbart før dette tidspunkt er det visionen, at ejerskabet af den udviklede fælles a-kasse it-kerne overdrages til en selvstændig konkurrence- og fuldt funktionsdygtig juridisk enhed. Fordelingen af ejerandelene af denne enhed fastlægges i overensstemmelse med den indsats i form af økonomi og ressourcer, som den enkelte organisation har bidraget med i udviklingsprojektet. Denne enhed får til opgave at sikre drift, vedligehold og videreudvikling af a-kassekernen på de mest optimale vilkår, herunder i eget regi eller ved anvendelse af underleverandører. Den juridiske enhed skal som et meget vigtigt element i sit ansvarsområde sikre, at der i alle sammenhænge etableres og vedligeholdes procedurer og løsninger, der lever op til høje sikkerhedsmæssige krav. Sikringen af den enkelte a-kasse brugers uangribelige datafortrolighed er et blandt flere vigtige eksempler på kravstillelsen på dette område. En meget væsentlig opgave for den juridiske enhed bliver at forestå dialogen og salgsindsatsen over for de a-kasser i Danmark, der er de potentielle nye brugere af kernen. Det er visionen, at den første bruger af kernen bliver kunde hos den selvstændige juridiske enhed. Som nævnt ovenfor er det visionen, at alle der vælger at anvende den fælles a-kassekerne, som et element heri indgår i et medejerskab af det selskab, der ejer kernen. De organisationer, der via deres deltagelse i udviklingsprojektet har opnået ejerskab, vil af denne vej successivt udtynde deres ejerandel i takt med, at yderligere a-kasser indtræder som brugere og ejere. De nærmere retningslinjer for denne proces, herunder hvilken selskabskonstruktion der vil være den mest hensigtsmæssige, skal fastlægges i et videre forløb. Økonomi Det er en afgørende forudsætning for etableringen af en fælles a-kasse it-kerne, at den kan bidrage til at skabe bedre økonomi for a-kasserne både forretningsmæssigt i form af leverancen af ydelser, der understøtter øget effektivitet i opgaveløsningen, og økonomisk i form af konkurrencedygtige løsninger målt på pris. Det økonomiske rationale omfatter følgende del-elementer: Omkostningsmæssige synergier ved mange brugere af én løsning i relation til udvikling, vedligehold og drift. Enhver udviklingsaktivitet skal opfylde strenge krav til sammenhængen mellem udviklingsomkostninger og højere effektivitet / kvalitet i medlemsservices og sagsbehandling, herunder systematisk anvendelse af metoder som ROI (Retur On Investment) og TOC (Total Cost of Ownership) til kvalificering af udviklingsbehov. Løbende måling af udviklingseffektivitet i forhold til markedsbaserede standarder. 12

13 Alle væsentlige elementer i den samlede løsning skal kunne underkastes markedsbaserede udbud. Anvendelse af markedsbaserede standardløsninger. En omkostningseffektiv udviklings- og vedligeholdelsesorganisation med specifikke a-kasse kompetencer og dokumenterede relevante teknologiske kompetencer. Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt, at give et kvalificeret bud på hvad udviklingen af en fælles a-kasse it-kerne økonomisk vil beløbe sig til. Men ved iagttagelse af de ovenfor nævnte strategiske og styringsmæssige valg vurderes det, at løsningen vil være et attraktivt alternativ til de i dag eksisterende løsninger. Risikostyring Historien viser, at it-projekter har en række iboende risici, som, hvis der ikke tages hånd om dem, kan føre til manglende opfyldelse af de strategiske mål. Dette gælder også a-kasse it-projekter, hvor der gennem tiden er set projekter, der er karakteriseret ved manglende målopfyldelse. Risikostyring har to dimensioner. Den første dimension er den styring, der gennemføres for at mindske sandsynligheden for, at en given risikoparameter bliver reel. Den anden dimension er de indsatser, der gøres, når realiseringen af en parameter truer, for at imødegå negative konsekvenser for projektet. Risikostyringen i visionsfasen vedrører den førstnævnte dimension. I oversigten nedenfor er nævnt de væsentligste identificerede risikoelementer, samt tillige de tiltag, som der i visionsarbejdet er taget for at minimere risiciene. Risikoelement Organisering Kravstyring Teknisk kompleksitet Tiltag Forankring af projekt på ledelsesmæssigt topniveau. Forankret projektgrundlag med præcise krav til tid, scope, ressourcer, teknologier og økonomi. Fra start fastlæggelse af et solidt projektgrundlag. Alene administration af lovgivning. Cost / benefit analyser. Stærk projektorganisation med a-kasse kompetence. Anvendelse af standardløsninger og modne teknologier. Risikostyringsmodellen vil løbende blive udviklet og tilpasset i en videre proces. 13

14 Bilag 1 A-kasse arbejdsopgaver der skal understøttet af fælles a-kasse it-kerne: Dagpengeudbetaling uden belægning (nul-kort) Dagpengeudbetaling med belægning Feriedagpenge (inkl. anden administration end udbetaling) Fleksibel efterløn udstedelse af efterlønsbevis Fleksibel efterløn godkendelse og oprettelse Efterlønsudbetalinger uden belægning (nul-kort) Efterlønsudbetalinger med belægning Efterlønsudbetaling halvårserklæring 2 års reglen Efterløn præmieudbetaling Tilbagebetaling af efterlønsbidrag (ikke ADIR) Ledighedserklæringer Afholdte cv-samtaler Underretningspligtige hændelser rådighedsrelevante Underretningspligtige hændelser ikke rådighedsrelevante Optagelse af medlem Overflytning af medlem Udmeldelse af medlem VEU-godtgørelse oprettelse VEU-godtgørelse udbetaling Kontingentopkrævning Udtræk Eksterne grænseflader 14

15 Aktiveringsydelse oprettelse Aktiveringsydelse udbetaling Vejlednings- og rådighedssamtale i forbindelse med 6 måneders ledighed Administration af EØS-blanketter Stamoplysninger Udgår: Overgangsydelsesudbetaling Orlov til børnepasning oprettelse Orlov til børnepasning udbetaling Statens Voksen Uddannelsesstøtte oprettelse 15