Rammeaftalebilag A1 Kravspecifikation Delaftale 1 Døgnkost på plejecentre. Myntevej 3, 8920 Randers NV H. C. Ørsteds Vej 50C, 1879 Frederiksberg

Transkript

1 Rammeaftalebilag A1 Kravspecifikation Delaftale 1 Døgnkost på plejecentre Side 1 af 20

2 1 Indledning Nærværende Rammeaftalebilag fastsætter de mindstekrav, der gælder for varetagelsen af ydelsen som udbudt af Ordregiver for delaftale 1 produktion og udbringning af madservice til plejecentre. Rammeaftalebilaget skal ses i sammenhæng med rammeaftalebilag B, som fastsætter de gældende kvalitetsstandarder for Ordregiver. Leverandøren gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i tilbuddet og alle mindstekrav således skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning. Som følge heraf accepterer Leverandøren med sin underskrift i rammeaftalebilag C1 samtlige forhold. Bemærk! Ordregiver henleder opmærksomheden på, at nedenstående mindstekrav kan blive ændret i forbindelse med spørgsmål & svar, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer. 2 Generelle krav 2.1 Definitioner og begrebsafklaring: Menu defineres af Ordregiver som er en komposition af retter og drikkevarer, som kan danne grundlag for et måltid. Døgnkost defineres af Ordregiver som værende 3 hovedmåltider (morgen, middag og aftensmad) samt 3 mellemmåltider (formiddag, eftermiddag og sen aften) samt tilhørende drikkevarer. Hovedmåltid defineres som det måltid borgeren spiser på et bestemt afgrænset tidspunkt af dagen. Et måltid kan bestå af flere elementer/retter fx forret, hovedret og dessert. Hovedmåltid forstås her som det måltid på dagen, der har mest vægtning/betydning, og som er det næringsmæssigt største. Når der i nærværende materiale omtales og skal afgives pris på et hovedmåltid, omfatter det én hovedret samt én biret. Borgeren skal selv kunne vælge, om der ønskes forret eller dessert. Normal kost defineres af Ordregiver, som den kost der gives, når der ikke er behov for diætkost eller specialkost. Normalkosten skal medvirke til at opretholde beboerens ernæringstilstand, samt være med til at forebygge øget risiko for udvikling af livsstilssygdomme. Normalkosten tager udgangspunkt i Sygehuskost, jf. Anbefalingerne for den Danske Institutionskost og Nordiske Næringsstofanbefalinger. Diætkost defineres af Ordregiver som kost, der er helbredsmæssigt og ofte lægeligt begrundet, eksempelvis kost til diabetikere. Diætkost er betegnelsen for de kostformer, der har til hensigt at forebygge og/eller afhjælpe funktionsnedsættelser, helbreds- og/eller sygdomsmæssige forhold, hvor det af Ordregiver vurderes, at der er behov for en ændret kost, for at borger ikke bliver syg eller fejlernæret. Specialkost defineres af Ordregiver som kost, der tager hensyn til individuelle og specielle behov henover hele døgnet. Eksempelvis vegetarkost og kost med modificeret konsistens. Hovedret defineres af Ordregiver, som den ret, der vægter højest i hovedmåltidet. Hovedretten består overvejende af: Side 2 af 20

3 Kød eller fisk, Kartofler, ris eller pasta, Grøntsager. Biret defineres af Ordregiver, som den ret, der vægter mindst i hovedmåltidet. Biretten kan være en forret, en mælkeret, frugtgrød, eller en dessert (ikke udtømmende). Sufficient defineres af Ordregiver som, at portionen uanset størrelse skal have det rette energiindhold og den rette energiprocent fordeling. Suppe som hovedret skal indeholde 0,5 L pr. døgnkost. Fars defineres af Ordregiver som hakket kød, som iblandes andre råvarer. Karbonader og bøf betragtes ikke som mad af fars. Rekvisitionsvarer defineres af Ordregiver, som varer, der bidrager til at kunne servere døgnkost for beboere på plejecentrene eksempelvis drikkevarer, mejeriprodukter, kolonialvarer, bagværk. 2.2 Lovgivning Leverandøren er forpligtet til at gøre sig bekendt med relevant lovgivning inden for det annoncerede område. Leverandøren er ansvarlig for til enhver tid at overholde gældende lovgivning, som er relevant for ydelser inden for det annoncerede område. Det forudsættes således, at Leverandøren er bekendt med og lever op til myndighedernes krav på området. Derudover forudsætter Ordregiver, at Leverandøren har erfaring med at arbejde efter Anbefalinger fra den Danske Institutionskost og de Nordiske Næringsstofanbefalinger eller de anbefalinger, som i rammeaftaleperioden erstatter de nævnte anbefalinger, hvilket Leverandøren skal følge. Såfremt der sker ændringer i relevant lovgivning eller ændringer i praksis vedrørende fortolkning heraf i rammeaftalens løbetid, er Leverandøren forpligtet til at tilpasse driften og opgavens udførelse i overensstemmelse med den ændrede lovgivning hurtigst muligt og senest med lovens ikrafttræden, således at driften og opgavens udførelse til enhver tid er i overensstemmelse med seneste praksis for området og gældende lovgivning. 2.3 Kvalitetsopfølgning og egenkontrol Leverandøren skal på Ordregivers anmodning indsende kontrolrapporter fra Fødevareregionens tilsynsbesøg til Ordregiver. Hygiejne og egenkontrol skal i disse rapporter være minimum næsthøjeste karakter (smiley), dvs. minimum indskærpelser givet, jf. DK/Om_Smiley_ordningen/Info_til_forbrugere/Forside.htm#2 Side 3 af 20

4 Dårligere karakter end minimuskravet er at betragte som en væsentlig misligholdelse af kontrakten, jf. rammeaftalen punkt Aktindsigt, oplysningspligt og indsigtsret Beboeren har aktindsigt efter offentlighedsloven, forvaltningsloven og sundhedsloven og indsigtsret efter persondataloven vedrørende oplysninger, der vedrører beboeren selv. Hvis Leverandøren modtager mundtlig eller skriftlig begæring om aktindsigt, skal disse videresendes til Ordregiver, der behandler alle begæringer om aktindsigt. Leverandøren skal notere mundtlige begæringer efter reglerne om notatpligt i 13 i offentlighedsloven. Leverandøren er i øvrigt forpligtet til at efterleve reglerne om oplysningspligt over for den registrerede, reglerne om den registreredes indsigtsret samt den registreredes øvrige rettigheder, jf. persondataloven, kap Leverandøren er forpligtet til straks at indsende beboerens begæringer om aktindsigt til Ordregiver. Leverandøren er endvidere forpligtet til at stille de fornødne oplysninger til rådighed, som Ordregiver måtte have behov for i forhold til dennes behandling af begæringerne. 2.5 Behandling af personoplysninger Ordregiver er dataansvarlig og Leverandøren databehandler i henhold til lov om behandling af personoplysninger. Leverandøren handler i forhold til udførelse af den udbudte opgave alene efter instruks fra Ordregiver. Leverandørenskal sikre sig imod at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Leverandøren skal på Ordregivers anmodning give Ordregiver tilstrækkelige oplysninger til at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Bestemmelserne i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 som ændret ved bekendtgørelse nr. 201 af 22. marts 2001 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning, er ligeledes gældende for Leverandøren. Leverandøren er forpligtet til, i overensstemmelse med bestemmelserne i Lov om behandling af personoplysninger, at give en person, der fremsætter begæring herom, meddelelse om, hvorvidt der behandles oplysninger om vedkommende. 2.6 Tavshedspligt Leverandøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som de bliver bekendt med gennem opgaveløsningen, jf. straffelovens 152, 152 a, og 152 c, og 152 d. Tavshedspligten indebærer bl.a. en forpligtelse til ikke at røbe oplysninger om enkeltpersoner, herunder beboerens helbredsforhold eller eventuelle sociale problemer. Også andre oplysninger vedrørende Side 4 af 20

5 enkeltpersoners forhold vil kunne være omfattet af tavshedspligten. Det gælder f.eks. oplysninger om familiemæssige forhold og oplysninger om indtægts- og formueforhold. Leverandøren og dennes medarbejdere og underleverandør(er) skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at de har tavshedspligt. Tavshedserklæringer skal kunne fremsendes til Ordregiver på forlangende. Leverandøren har ansvaret for, at alle ansatte og eventuelle underleverandører lever op til disse krav. Tavshedspligten er livslang. Tavshedspligten ophører således ikke ved rammeaftaleperiodens udløb, efter ansættelsesforholdets ophør samt i tilfælde af, at borgeren vælger en anden Leverandør. Leverandøren og dennes medarbejdere må ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. 2.7 Informationsmateriale Leverandøren skal ved endelig rammeaftaleindgåelse udarbejde en håndbog til brug for Ordregivers medarbejder på plejecentrene i Jammerbugt Kommune. Håndbogen skal medvirke til sikring af, at der opnås en fælles forståelse for ensartede procedurer, vejledninger m.m. for Ordregivers medarbejdere, som varetager bestilling af døgnkost, herunder diætkost, specialkost samt rekvisitionsvarer. Håndbogen skal endvidere kunne anvendes som et opslagsværktøj, som medvirker til at besvare spørgsmål, der kan opstå omkring de forskellige kostformer, som Leverandøren tilbyder. Leverandøren skal udarbejde materiale, som bl.a. beskriver valgmuligheder ved evt. bestilling af festmenuer af såvel Ordregiver som den enkelte beboer på plejecentret eksempelvis ved afholdelse af egen fødselsdag med inviterede gæster. Leverandøren skal løbende opdatere håndbogen, så den er overensstemmende med ændringerne i rammeaftalen samt udviklingen på området. 2.8 Sikker mail Leverandøren skal have en sikker mailadresse, hvor Ordregiver samt andre interessenter kan kommunikere til. 3 Krav til Leverandøren og dennes medarbejdere 3.1 Uddannelseskrav Leverandørens medarbejdere, som indgår i madproduktionen skal have en kostfaglig uddannelse eller tilsvarende kvalifikationer. Side 5 af 20

6 Eksempel på kostfaglig uddannelse er: Professionsbachelor i ernæring og sundhed Ernæringsassistent Økonoma. Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere, at medarbejderne har en kostfaglig uddannelse eller tilsvarende kvalifikationer. 3.2 Medarbejdere Leverandøren skal minimum have en medarbejder, som er uddannet professionsbachelor i ernæring og sundhed eller tilsvarende kostfaglig uddannelse. Denne fagperson skal have den fornødne viden om kostsammensætninger og diæter samt sikre ledelse, styring og dialog omkring opgaven. Fagpersonen skal endvidere hovedsagligt være beskæftiget med den madproduktion, der fremstilles til Ordregivers plejecentre. 3.3 Straffeattest Straffeattest skal indhentes på alle medarbejdere, der ansættes af Leverandøren for så vidt angår de af Leverandørens ansatte, som er i direkte kontakt med Ordregivers medarbejdere og beboere. De medarbejdere må ikke være dømt for vold, svindel eller berigelsesforbrydelser. Ordregiver kan forlange, at Leverandøren benytter andre medarbejder til udførelsen af opgaven, såfremt Ordregiver vurderer, at der ikke er fremlagt tilfredsstillende straffeattest. Kravet gør sig ligeledes gældende for Leverandørens underleverandør(er) til opgaven. 3.4 Sprogkrav Leverandøren og dennes medarbejdere og underleverandører skal kunne tale, læse og skrive forståeligt dansk for så vidt angår den del af Leverandøren ansatte, som er i kontakt med Ordregivers medarbejdere og beboere. 3.5 Arbejdsmiljø Leverandøren skal overholde arbejdsmiljølovgivningen og arbejdstilsynets krav samt sikre sine medarbejdere gode rammer og et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Det er Leverandøren ansvar at sikre, at dennes medarbejdere arbejder i henhold til arbejdsmiljøloven. 3.6 Hygiejne og egenkontrol Leverandøren skal være godkendt af Fødevarestyrelsen, jf.: ontor/egenkontrol/egenkontrol_eksempel_juni_09.pdf Side 6 af 20

7 Leverandøren skal have et egenkontrol system. Egenkontrol systemet skal løbende sikre, at døgnkosten lever op til de til enhver tid krav om holdbarheder og produkterne ikke er sundhedsskadelige for beboerne på plejecentrene at indtage. Egenkontrol systemet skal til enhver tid efterleve de krav der stilles af Fødevarestyrelsen Rygepolitik Ordregiver har en sundhedspolitik, som Leverandøren skal efterleve jf Sociale klausuler Leverandøren skal indgå i et samarbejde med Ordregiver om de sociale forpligtigelser i form af jobrotation, aktivering eller ansættelse af personer på særlige vilkår. De nærmere rammer og indhold aftales løbende, som Leverandøren dokumenterer i ændringsloggen, jf. rammaftalen punkt 25. Ordregiver forventer, at Leverandøren er proaktiv og indgår i et positivt, forpligtende og konstruktivt samarbejde med Ordregiver omkring dette punkt. Ordregiver forventer, at Leverandøren indgår i et positivt, forpligtende og konstruktivt samarbejde omkring uddannelsesforpligtigelse af kostfagligt uddannet medarbejdere, f.eks. ernæringsassistenter, og at antallet af elever dimensioneres i forhold til den døgnkost produktion som leveres til plejecentre i Jammerbugt Kommune. 4 Krav til udførelsen 4.1 Kapacitet og forsyningssikkerhed Leverandøren skal sikre, at der til enhver tid er den fornødne kapacitet og det fornødne beredskab, som sikrer, at der sker levering til Ordregivers plejecentre i Jammerbugt kommune, svarende til leverance af døgnkost samt leverance af rekvisitionsvarer. Der skal være fuld forsyningssikkerhed for Ordregiver uanset tilfælde af sygdom hos Leverandørens medarbejdere, ferieperioder, mangel på medarbejdere og lignende. Leverandøren skal have en nødplan til at imødegå produktions- og leveringshindringer så som strejke, brand, bil-sammenbrud eller lignende med henblik på opretholdelse af forsyningssikkerheden og rettidig levering. 4.2 Døgnkost Leverandøren skal tilbyde en døgnkost, hvor alle 3 hovedmåltider samt 3 mellemmåltider ligeledes skal kunne levers i form af diæt- og specielkost. Side 7 af 20

8 Døgnkosten skal bidrage til, at beboeren via valgmulighed i døgnkosten har mulighed for at leve et normalt hverdagsliv. Leverandøren skal i døgnkosten tilbyde Ordregiver rekvisitionsvarer. Rekvisitionsvarer skal supplere døgnkost på plejecentrene til almindeligt spisende beboere, til beboere som har behov for diætkost og specialkost, herunder småtspisende. Ordregiver skal kunne bestille rekvisitionsvarer, som indeholder et bredt og fleksibelt sortiment af rekvisitionsvarer. Rekvisitionsvarer skal som minimum bestå af: Drikkevarer i form af mælkeprodukter, juicer, saft, kaffebønner og te Kolonialvarer Brød, smør, pålæg og bagværk Rå ubehandlede grøntsager Råt kød og halvfabrikata Rammeaftalebilag F viser Ordregivers ønsker til hvad en liste med rekvisitionsvarer blandt andet bør indeholde. Ordregiver forbeholder sit ret til at købe sæsonbetonede varer andet sted, eksempelvis jordbær, kartofler, grøntsager. Nedenstående skema indeholder et eksempel på, hvad Ordregiver ønsker at kunne vælge i døgnkosten: Produceres og leveres af Leverandøren og er ikke rekvisitionsvarer Morgenmad Øllebrød, som kan leveres kold, således Ordregivers medarbejdere forestår opvarmning Minimums rekvisitionsvarer, som bestilles af Ordregiver Ost, hel eller skiveskåret hård ost samt en alternativ ostetype Skiveskåret pålæg Marmelader Rug- og/eller franskbrød, hel eller skiveskåret Havregryn (såfremt beboerne ønsker havregrød tilberedes den af Ordregivers medarbejdere) Drys (fx mysli- og ymer drys) Surmælksprodukter Tilhørende drikkevarer Formiddagsmåltid Småkager, frugt og kiks/brød m. ost/pålæg Tilhørende drikkevarer Middagsmad 14 hovedmåltider over en periode på Tilhørende drikkevarer Side 8 af 20

9 det varme måltid Eftermiddagsmellem måltidet 7 dage. Beboeren kan vælge mellem 2 rette pr. dag. o Beboerne skal kunne vælge grønsagerne som råkost 1 stk. kage og/eller brød, hvor der minimum skal være: o 4 forskellige slags kager at vælge mellem pr. uge (fx drømmekage, sandkage, marmorkage etc.) o 2 forskellige kager med flødeskum at vælge mellem pr. uge. o 4 forskellige gær producerede bagværk at vælge mellem pr. uge (fx boller, kringler etc.) Kiks/brød m. varieret pålæg eller ost. Tilhørende drikkevarer Det kolde måltid Valg mellem 6 forskellige lune retter, eksempelvis frikadeller med rødkål, fiskefilet, ribbensteg med rødkål, æggekage, farseret porre, hvidkålsrouletter, forskellige supper. Pålæg, hvor der minimum er: o 10 forskellige slags pålæg at vælge mellem pr. uge o 2-3 slags forskellige fisk Hovedmåltidet til beboer, som ikke kan spise rugbrød Supper Mælkemad Frugtgrød Rugbrød Franskbrød Pålæg og pynt Fisk som kan anvendes som pålægsprodukt Ost Tilhørende drikkevarer Aftensmellemmåltid et 4 forskellige gær producerede bagværk at vælge mellem pr. uge (fx boller, kringler etc.) Småkager, kiks/brød m. ost/pålæg, surmælksprodukt med mysli mm. Tilhørende drikkevarer Plejepersonalet skal kunne bestille råvarer og halvfabrikata, som det enkelte afsnit på hvert plejecenter selv kan vælge at bestille, f.eks. rørt frikadellefars, formede hakkebøffer, rå flæskesteg, rå ubehandlede grøntsager (kartofler, gulerødder etc.). Leverandøren skal kunne tilbyde at levere hakket kød til en eller flere beboere (eksempelvis 1 stykke flæskesteg som er hakket) til normal pris, og ikke specielkostprisen. Side 9 af 20

10 4.3 Kvalitetstandarder og ydelsesbeskrivelse Den til enhver tid gældende kvalitetsstandard udgør den overordnede ramme for den leverance, som leverandøren skal sikre, jf. rammeaftalebilag B Portionsstørrelse og næringsindhold En standard portion af hovedmåltidet består af en hovedret og biret og skal være på 2,7 MJ. Standard portionen kan bestå af: gram kød eller 120 gram fars eller 120 gram fisk gram kartofler eller ris eller pasta - 75 gram grøntsager og/eller 25 gram surt, varierende efter menuen - 1,5 deciliter sovs - 2 deciliter dessert eller 2,5 deciliter suppe Energiindholdet og energiprocentfordelingen skal være beregnet efter 2 retter mad på et døgn (Hovedret og biret). Udgangspunktet for energiindholdet er et gennemsnit af behovet for mænd og kvinder over 75 år i følgende gældende Anbefalinger fra den Danske Institutionskost og de Nordiske Næringsstofanbefalinger på 9 MJ for en døgnkost. Leverandøren er forpligtet til, at følge anbefalingerne. En standard portion af hovedmåltidet, som består af en hovedret og biret skal ifølge anbefalingerne udgøre 25-30% af dagens samlede energi. De 2,7 MJ udgør 30% af den samlede daglige anbefalede energibehov. Standardportionerne tager udgangspunkt i anbefalingerne til sygehuskost med et lidt højere fedtindhold end anbefalet til raske personer med almindelig appetit. Det betyder en gennemsnitlig energiprocentfordeling for begge retter tilsammen er på følgende: - Protein ca. 18 E% - Fedt ca. 40 E% - Kulhydrat ca. 42 E% Over en uge skal den daglige gennemsnitlige tilførsel af vitaminer og mineraler i menuerne svare til anbefalingerne i forhold til Anbefalinger fra den Danske Institutionskost og de Nordiske Næringsstofanbefalinger eller de anbefalinger, som må træde i stedet for i rammeaftalens løbetid, og som begge parter er enige om. Tilsætningsstoffer skal holdes på et minimum og i henhold til den enhver tid gældende positivliste fra Fødevarestyrelsen. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at der er det rette energiindhold og den rette energiprocentfordeling samt tilførsel af vitaminer og mineraler i menuerne, som leverandøren producerer og leverer. Leverandøren skal kunne dokumentere dette på forespørgsel fra Ordregiver. 4.4 Produktkvalitet Til sikring af en tilstrækkelig høj produktkvalitet, skal indholdet i dette bilag samt kvalitetsstandarden i rammeaftalebilag B være implementeret i Leverandørens daglige produktion. Side 10 af 20

11 Leverandøren skal desuden implementere følgende i den daglige produktion: - Der skal i alle henseender anvendes råvarer af god kvalitet i overensstemmelse med definitionerne i afsnit 5 i Fødevareministeriets Videnskabelig udredning af fødevarekvalitetsbegrebet af 9. juli Anvendelse af råvarer med lav forarbejdningsgrad af høj kvalitet - Anvendelse af produkter, som beriger maden med et højt energiindhold og/eller proteiner - Anvendelse af gennemprøvede opskrifter og metodebeskrivelser - Sensorisk vurdering af maden, dagligt på produktionsstedet - Egenkontrol ved levering i henhold til Fødevarestyrelsens krav om egenkontrol: Menuplaner samt menu sammensætning Menuer udarbejdet af Leverandøren skal tage udgangspunkt i sæsonvarer, egnsretter og årstider. Menuplanen skal sammensættes overvejende af traditionelle retter, med hensyntagen til nye ønsker fra beboerne på plejecentrene. Der skal varieres mellem hele stege, stykstege, gryderetter og farsretter ligesom der skal være fokus på farvesammensætning, variation samt præsentation. Leverandøren skal i alle menuplanens valgmuligheder tage hensyn til diætkost og specialkost. Det betyder, at alle menuplanerne skal indeholde valgmuligheder for de beboere, som har behov for diætkost og specialkost. Leverandøren skal tilbyde beboerne et varierende tilbud med faste dele af traditionel dansk madkultur suppleret af retter rettet mod andre aldre, etnicitet og kulturer. Menuplanerne for hovedmåltidet skal som minimum tilbyde 2 valgmuligheder pr. dag for normalkost. På en uge skal der være 14 hovedretter og 14 biretter at vælge imellem. Det skal være muligt i en ugeplan for borgere med behov for diætkost eller specialkost at vælge en forskellig hovedretter hver dag ligesom det skal være muligt for personer med særlige religiøse behov at sammensætte en menu. 4.6 Diætkost og specialkost Ordregiver skal tilbyde diætkost og specialkost til beboere på plejecentrene. Leverandøren skal kunne levere døgnkost (morgenmad, frokost, aftensmad og mellemmåltider) til alle former for diætkost og specialkost indeholdende 7, 9 og 12 MJ. Leverandøren skal følge Anbefalinger for den Danske Institutionskost, Den Nationale Kosthåndbog og de Nordiske Næringsstofanbefalinger. Som de mest almindelige kan nævnes: Kost til småtspisende Tygge-synkevenlig kost (mad med modificeret konsistens) Side 11 af 20

12 Diabetesdiæt Hjertevenlig kost Øvrige lægeordinerede diæter (f.eks. kaliumreduceret ved nyresygdom, glutenfri kost ved glutenallergi). Der skal i alle valgmuligheder for beboerne være taget hensyn til diætkost og specialkost, men ikke til den enkelte beboeres individuelle ønsker Portionsstørrelse og næringsindhold kost til småtspisende Leverandøren skal levere sufficient døgnkost til småtspisende borgere i passende små portionsstørrelser med 7, 9 og 12 MJ. Energiprocentfordelingen skal fordeles følgende: Protein: 18 % Fedt: 50 % Kulhydrat: % Kosten til småtspisende skal bestå af 3 hovedmåltider og 3-5 energitætte mellemmåltider i løbet af dagen. Mellemmåltiderne skal dække % af det daglige energibehov. Et mellemmåltid skal indeholde mellem kj. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at Leverandørens producerede mellemmåltider dækker % af det daglige energibehov på de forskellige energitrin (hhv. 7, 9 og 12 MJ) Portionsstørrelse og næringsindhold tygge-/synkevenlig kost Leverandøren skal levere sufficient tygge-/synkevenlig døgnkost i passende små portionsstørrelser herunder gelékost, purékost, gratinkost og blød kost indeholdende 7, 9 og 12 MJ. Energiprocentfordelingen skal fordeles følgende: Protein: 18 % Fedt: 50 % Kulhydrat: % Tygge-synkevenlig kost skal bestå af 3 hovedmåltider og 3-5 energitætte mellemmåltider i løbet af dagen. Mellemmåltiderne skal dække % af det daglige energibehov. Et mellemmåltid skal indeholde mellem kj. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at mellemmåltiderne dækker % af det daglige energibehov på de forskellige energitrin (hhv. 7, 9 og 12 MJ). Alle hovedmåltider og mellemmåltider til tygge-/synkevenlig kost skal leveres med den bestemte modificerede konsistens. Det er Leverandørens ansvar at leve op til gældende retningslinjer for modificeret konsistens. Ordregiver henviser til Rammeaftalebilag E, som Leverandøren skal gøre sig bekendt med. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at energiindholdet i mellemmåltiderne svarer til 50 % af det daglige energibehov. 4.7 Holdbarhed Leverandøren har ansvaret for, at døgnkosten til enhver tid lever op til de gældende krav, der stilles i lovgivningen omkring holdbarhed. Side 12 af 20

13 4.8 Særlige hensyn og højtider Menuplanen sammensættes så der tages hensyn til årstider, egnsretter, søndage og højtider (f.eks. Mortens aften). 4.9 Økologi Maden skal fremstilles af gode og friske råvarer, herunder også mulighed for økologiske varer. Ordregivers Kommunalbestyrelse har ved seneste budgetforlig (B2015) aftalt, at der skal igangsættes et arbejde, som arbejder mod at opnå, at mindst 60% af maden i offentlige køkkener i 2020, skal være fremstillet af økologiske råvarer. Leverandøren skal løbende fremkomme med konkrete initiativer til hvordan Leverandøren i samarbejde med Ordregiver, vil medvirke til at opnå målsætningen om mere økologi i døgnkosten frem mod Leverandøren skal opretholde en fælles ændringslog i relation til samarbejdet omkring indførsel af mere økologi, der indeholder al relevant dokumentation vedrørende ændringer, herunder dateret ændringsanmodning og løsningsforslag, jf. rammeaftalen punkt Madspild Leverandøren skal medvirke til, at madspild på plejecentrene forebygges Særlige arrangementer mm. Leverandøren skal i madproduktionen indarbejde, at der på hvert plejecenter kan afholde to årlige festmenuer (fx høstfest og julefrokost) uden meromkostninger for den enkelte beboer. Der vil til sådanne arrangementer skulle påregnes pårørendes deltagelse med egenbetaling herfor. Leverandøren skal til nytårsaften tilbyde højt belagt smørrebrød, til samme pris som hovedmåltidet og som erstatning for hovedmåltidet. Beboerne på det enkelte plejecenter skal have mulighed for at vælge mellem hovedmåltidet eller højbelagt smørrebrød denne aften. Leverandøren skal indgå i et positivt, forpligtende og konstruktivt samarbejde med Ordregiver omkring sammensætning af andre festmenuer med det enkelte plejecenter, herunder beregne evt. merpris pr. kuvert i forhold til pris for hoved og biret. Beregning af sammensætning af andre festmenuer skal være uden beregning for Ordregiver Administration Leverandøren har ansvaret for administration af døgnkost, herunder modtagelse af bestillinger og afbestillinger, udarbejdelse af menuplaner og informationsmateriale til brug for eksempelvis festmenuer. Side 13 af 20

14 Endvidere skal Leverandøren sikre udarbejdelse af gennemsigtighed i regninger. Regningerne skal være logisk opbyggedee og informative. Administrationsomkostningerne skal være indeholdt i Leverandørens tilbudte døgnkostpriser Bestilling samt afbestilling Bestilling og afbestilling Plejecentret modtager fra Leverandøren en menuplan, som indeholder døgnkost for en periode på 7 dage af gangen med mindre andet aftales med Ordregiver i rammeaftaleperioden. Det enkelte afsnit på plejecentret bestiller herefter de retter på døgnkostplanen, som beboerne ønsker for en 7-dags periode ad gangen. Det enkelte afsnit på plejecenteret skal kunne vælge kun at bestille døgnkosten for en periode på 6 dage. Ordregiver påregner, at der er et mellemrum på bestilling af døgnkosten og levering af døgnkosten på 2-3 uger med mindre andet aftales i rammeaftaleperioden. Det skal være muligt at afbestille døgnkost pr. beboere for en hel dag eller hovedmåltidet og i sådanne tilfælde vil afbestillingen som udgangspunkt ske med 1 uges varsel inden levering. Leverandøren skal undtagelsesvis kunne håndtere bestillinger af hovedretter, biretter, diæter og specialkost samt afbestillinger frem til kl dagen før leverance til det enkelte plejecenter. Dette gælder for et uforudset opstået behov for diæt eller specialkost eller afbestilling grundet dødsfald. Plejecentrenes kostfaglige medarbejdere og/eller medarbejder i plejen skal kunne bestille rekvisitionsvarer 2-3 gange ugentligt inden kl (ugedage ønskes aftalt med Leverandøren). Leverance af rekvisitionsvarer skal ske den efterfølgende hverdag. Leveranceomkostningerne skal være indeholdt i døgnkosten Fakturering Der faktureres efter faktiske bestilte og leverede varer under iagttagelse af, at rettidig afbestilt døgnkost ikke kan faktureres Beboernes betaling Beboernes betalings terminer er: - Flytter beboeren ind før kl betales døgnkosten fra indflytningsdato. - Flytter beboerne ind efter kl , betales døgnkosten fra dagen efter indflytningsdato. Beboerne betaler ikke for døgnkost ved hospitalsindlæggelser og ved dødsfald. - Indlægges beboeren (eller afgår beboerne ved døden) efter kl betales for hele døgnkosten det pågældende døgn. - Indlægges beboeren (eller afgår beboeren ved døden) før kl betales ikke for døgnkost den pågældende dag forudsat, at der er sket rettidig afbestlling Afbestilt døgnkost refunderes over for beboerne, af Ordregiver, kun for et helt døgn. Side 14 af 20

15 4.14 Levering Antal leveringsdage Leverandøren skal kunne levere døgnkosten minimum 1 gang om ugen i tidsrummet kl Det afstemmes efter rammeaftaleindgåelse på hvilke dage, der skal foretages udbringning. Dette vil ske efter aftale mellem Ordregiver og Leverandøren. Rekvisitionsvarer skal kunne leveres 2-3 gange ugentligt på det enkelte plejecenter i tidsrummet kl Emballage Maden skal emballeres, så håndtering er så let som mulig, herunder logisk at åbne for plejecentrets medarbejdere. Døgnkosten skal indpakkes i forhold til det konkrete indhold. Produkterne skal være pakket i levnedsmiddelgodkendte folier/poser, der er modstandsdygtige over for varmebehandling til 90 C i fem timer (alternativt til 100 C ved varmebehandling i ovn) med efterfølgende nedkøling til 2 C. Emballagen skal overholde EU-Kommissionens direktiver. Maden skal være emballeret mindst muligt og så vidt muligt i genbrugsemballage. Al emballage skal være rent og hygiejnemæssigt i forsvarlig stand. Såfremt der benyttes plastikkasser eller lignende i henhold til en returordning, skal disse i alle tilfælde være rengjorte. Emballagen, der benyttes til indpakning skal være PVC-fri, og må i øvrigt ikke indeholde midler, som er optaget på EU s og/eller Miljøstyrelsens lister over uønskede kemikalier og skal til enhver tid leve op til gældende lovgivning. Emballage benyttet til indpakning af fødevarer, herunder plastfolie med overfladetryk, metaldåser med lakeret inderside, plastlaminat med metallag m.f., skal overholde kravene beskrevet i Fødevareministeriets bekendtgørelse nr af 18. december Dokumentation på alle krav skal kunne tilvejebringes, såfremt Ordregiver udtrykker ønske herom Mærkning Alle madleverancer skal være forsynet med varedeklaration med kost art, allergener, produktionsdato, sidste anvendelsesdato samt tilberedningsanvisning (fx serveres kold, varm), herunder konkret opvarmnings-instruks. Energi- og næringsindhold i retterne skal ikke fremgå af varedeklarationen, men det skal til hver en tid kunne dokumenteres af Leverandøren. Det skal tydeligt fremgå, hvis der indgår diætkost eller specialkost i leverancen. Side 15 af 20

16 Pakning Madleverancen skal pakkes individuelt til hvert afsnit og leveres på de enkelte afsnit på de respektive plejecentre. Pakningen skal medføre, at det er logisk at identificere hvilke hovedretter og biretter, der hører sammen Leveringstemperatur krav under transport Maden må maksimal have en temperatur på 5 grader celcius ved levering. Leverandøren skal påregne, at maden skal pakkes i termokasser eller lignende, så maden kan holde den ønskede temperatur under hele transporten Køretøj De biler der anvendes til madkørsel skal være godkendt til formålet af levnedsmiddelkontrollen. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at øvrige regler i forhold til transportmidlet overholdes Fejl og mangler ved levering Forekommer der fejl eller mangler ved en levering, der kan tilskrives Leverandøren, er denne forpligtet til omgående og for egen regning at foretage omlevering eller efter aftale kompensere på anden vis og i henhold til leverancens værdi Chauffør Madchaufføren skal under arbejdets udførelse være iført genkendelig, rent og ensartet arbejdsbeklædning og være forsynet med et identifikationskort med billede. Chaufføren skal ved kontakt med Ordregivers enheder fremstå velsoigneret og leve op til Ordregivers rygepolitik. Chaufføren skal endvidere kunne læse og tale letforståeligt dansk. Madchaufføren skal ved enhver leverance kontakte Ordregivers medarbejder på de respektive plejecentre for at gøre opmærksom på, at maden er leveret Leveringsadresser Madleverancen skal leveres på specifikke steder på de enkelte plejecentre. Ordregiver vil anvise nærmere ved rammeaftaleindgåelse. Antallet af nuværende leveringssteder pr. plejecenter fremgår af følgende skema: Plejecenter / antal boliger Adresse Postnummer BY Birkelse plejecenter / 22 boliger Birkevangen 2, Birkelse 9440 Aabybro Leveres ét sted til 1 afsnit Aabybro plejecenter / 44 Vestergade Aabybro Side 16 af 20

17 boliger Leveres ét sted til 5 afsnit Solgården / 68 boliger Aggersundvej Fjerritslev Leveres ét sted til 6 afsnit Solbakken / 49 boliger Egevej Brovst Leveres to steder til 4 afsnit Møllegården / 26 boliger Vestergade Brovst Leveres ét sted til 3 afsnit Kaas plejecenter / 22 boliger Gammelgaardsvej 44, Kaas 9490 Pandrup Leveres ét sted til 3 afsnit Pandrup plejecenter / 42 Bredgade Pandrup boliger Leveres ét sted til 4 afsnit Hune plejecenter / 18 boliger Hansensvej 2, Hune 9492 Blokhus Leveres ét sted til 2 afsnit Saltum plejecenter / 22 boliger Nolsvej Saltum Leveres ét sted til 2 afsnit Der vil kunne ske ændringer i antallet af leveringsteder, hvilket Leverandøren skal indarbejde i driften Kontaktmuligheder Leverandøren skal være direkte tilgængelig og kontaktbar pr. telefon på alle hverdage i tidsrummet kl Leverandøren skal etablere mulighed for, at Ordregivers medarbejdere kan afgive information om til- og afmeldinger i alles ugens dage Klager Leverandøren skal behandle eventuelle klager straks. Eventuelle skriftlige klager og den efterfølgende behandling heraf fremsendes orienterende til Ordregivers Social- og sundhedschef. Side 17 af 20

18 4.17 Betaling samt fakturering Der betales alene for leverende produkter i overensstemmelse med bestillinger, under iagttagelse af, at rettidig afbestilt døgnkost ikke kan faktureres. Leverandøren fremsender faktura senest den 10. i måneden for foregående måned. Leverandøren er ansvarlig for styring og registrering af bestillinger og afbestillinger. Leverandøren skal tilvejebringe datamateriale uden beregning til Ordregiver, så Ordregiver kan følge udviklingen inden for døgnkostområdet. Leverandøren skal ved anmodning fra Ordregiver tilvejebringe følgende data uden beregning: - Antal leverede produkter, som er produceret af Leverandøren - Fordelt på produkttyper, som er produceret af Leverandøren - Fordelt på uger - Fordelt på den enkelte modtager og på det enkelte plejecenter 5 Krav til samarbejdet 5.1 Kontakt til kommunen Ordregiver og Leverandøren udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Disse personer indføres i rammeaftalens punkt Opstartsmøde Leverandøren er forpligtiget til at deltage i minimum 1 opstartsmøde med Ordregiver. Opstartsmødet vil blandt andet omfatte følgende: Praktiske forhold forud for rammeaftalestart Kvalitetsstandarder Samarbejdskultur Tavshedspligt og meddelelsespligt Klagevejledning Præciseringer af krav og vilkår Formålet med opstartsmødet er ligeledes at undersøge, om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere kravspecifikationen eller Leverandørens tilbud indenfor den annoncerede ramme. I det omfang parterne opnår enighed om præciseringer og suppleringer, skal der udarbejdes udkast herom. Efter eventuelle nødvendige korrektioner forelægges det samlede udkast til godkendelse hos begge parter af tilrettet kravspecifikation og/eller tilbud med beskrivelse af konsekvenser for Ordregiver og eller Leverandør. Parterne skal skriftligt meddele, om det modtagne kan godkendes. Side 18 af 20

19 Såfremt der ikke opnås enighed om at præcisere eller supplere kravspecifikationen og/eller tilbuddet, jf. definitionen heraf, gælder kravspecifikationen uændret. Leverandøren er forpligtiget til at introducere sine medarbejdere i ovenstående emner. Denne forpligtigelse gælder både ved rammeaftalestart og løbende ved nyansættelser. Leverandøren skal deltage i flere møder såfremt der måtte være behov for dette. Ordregiver udarbejder dagsorden og beslutningsreferater fra møderne, som vil være forpligtigende for rammeaftalens parter Statusmøder Med henblik på udvikling af døgnkostområdet afholdes 1-2 årlige møder med Leverandøren, repræsentant fra Ordregiver samt deltagelse af ledere og kostfaglige ansvarlige fra plejecentrene. Møderne skal have til hensigt at styrke samarbejdet omkring, dele viden og erfaring samt videreudvikle døgnkostordningen og døgnkostens sammensætning Leverandøren honoreres ikke særskilt for at deltage i disse møder. Ordregiver har ansvaret for at indkalde til møderne samt udarbejdelse af dagsorden og beslutningsreferater fra møderne, som vil være forpligtigende for rammeaftalens parter. Leverandøren parter skal deltage med personer, som er bemyndiget til at indgå bindende aftaler Udvikling Leverandøren skal deltage i fællesmøder og arrangementer tilrettelagt af Ordregiver. Eksempler på indhold kunne være; minimering af madspild, hvordan øges brug af økologi, udviklingen i menu sammensætning herunder videreudvikling/nyudvikling af døgnkost til beboere som har behov for specialkost eller diæt kost samt samarbejde omkring screening af beboere på plejecentrene. Leverandøren skal være lydhør over for klager, samarbejdsvillig og imødekomme forslag til ændringer og optimering af opskrifter, nye menuer og menu sammensætninger fra Ordregivers kostfaglige medarbejdere. Leverandøren skal være medvirkende til at supplere Ordregivers medarbejder med faglige viden omkring hvordan beboernes ernæringsbehov dækkes gennem døgnkostens måltider - både mad og drikkevarer. Ordregiver ønsker, at Leverandøren indgår i produktudvikling af døgnkost til beboer, som har brug for tygge-synkevenlig kost samt kost til småtspisende. Leverandøren skal medvirke til understøttelse af forskelligartede tiltag, som kan have betydning for beboernes døgnkost. Side 19 af 20

20 Ordregiver ønsker hvert år i november måned at modtage en skriftlig afrapportering af antallet af klager, hvad der er klaget over, og en kort beskrivelse hvad evt. indkomne klager har givet anledning til hos Leverandøren. Afrapporteringen skal bl.a. indgå i den fortsatte udvikling af døgnkost indholdet. 5.5 Ændring af serviceniveau Ordregiver er underlagt løbende at tilpasse serviceniveauet i takt med ændrede kvalitetsstandarder og løbende vurdere antallet af plejeboliger etc. Dertil kommer, at ældreområdet løbende bliver påvirket at eksterne forhold, navnlig offentlige reguleringer og ændringer i lovgivningen mv. Ovenstående indebærer, at Leverandøren er forpligtiget til at implementere heraf afledte ændringer, og som følge heraf tilpasse serviceniveauet i op- eller nedadgående retning. Det er et vilkår at tilpasninger på under 3% af den samlede årlige rammeaftaleværdi skal implementeres umiddelbart. Tilpasninger på over 3% af rammeaftalens samlede årlige værdi skal være fuldt implementeret efter modtaget varsel på tre måneder. I relation til økonomiske vilkår for implementering af tilpasninger henvises til rammeaftalens punkt 25. Rammeaftalens parter kan forlange forhandling om regulering af betaling som følger af tilpasninger i opeller nedadgående retning forudsat forholdene er dokumenterbare i relation til en eventuel fordyrelse eller formindskelse af Leverandørens udgifter. Forhandlingen vil blive gennemført efter fremlagt ønske herom af Leverandør eller Ordregiver. Leverandøren skal opretholde en fælles ændringslog, der indeholder al relevant dokumentation vedrørende ændringer, herunder dateret ændringsanmodning og løsningsforslag. Side 20 af 20