Rejse rapport januar 2010 vedr. delopgave i forbindelse med projektet om Partnerskabsaktivitet ved Ulla Krossteig.

Transkript

1 Rejse rapport januar 2010 vedr. delopgave i forbindelse med projektet om Partnerskabsaktivitet ved Ulla Krossteig. Mita og jeg ankom til Kolkata meget tidligt den 24.januar om morgenen. Vi blev hentet i lufthavnen af Biswajit og Ganesh og kørte til lejligheden, hvor vi gik på hovedet i seng og sov til godt op af formiddagen. Lejligheden ligger i et dejligt roligt kvarter tæt på en sø, som er områdets åndehul. Allerede samme aften var der arrangeret møde med Sisir Sengupta, der har lavet et system i excel hvor JGVK og IGF kan taste budget og realiserede tal ind for løbende at kontrollere budgetafvigelser både på udgifter og på kursen. Det er et meget flot stykke arbejde Sisir har lavet, der manglede kun at man løbende kunne se gennemsnitkursen og følge eventuelle udlæg på projektet. Sisir lovede at rette dette igennem til vi kom tilbage fra Basanti og inden vort møde med LKP. Dagen efter kørte vi til JGVK, en indtryksmættet tur, hvor oksekærrer, cykler, rickshaws, busser og biler konkurrerer om at komme frem. Der er en dytten af den anden verden, men alt foregår alligevel forbavsende fredeligt Da vi ankom, blev vi budt velkommen med blomster og farve i panden. 1

2 Alle havde travlt fordi det var den sidste dag ud af en 6 dagens festival hos JGVK. Egentlig skulle den havde været afviklet et par dage tidligere men en højtstående politikker i området var død og man måtte derfor rykke arrangementet. 2

3 Det var interessant at se hvordan et sådant arrangement med over deltagere blev afviklet. Biswajit havde kun kunne lade 1 kvinde fra hver SHG deltage. Underholdningen var flot og noget af den endda kvindepolitisk. Sangerinden sang om hvor forkert det var at betale medgift, og opfordrede kvindernes familier til at stoppe med at betale. Medgift systemet er for øvrigt ulovligt, men fortsætter i stor stil. Ved siden af fest teltet var der opbygget omkring en 15 boder, hvor man kunne orientere sig om alle de projekter, der er i gang i JGVK regi. Hi projektet var repræsenteret med en 3-4 boder, hvor man kunne købe de varer der blev produceret De næste 2 dage stod udelukkende på gennemgang af de administrative procedurer i JGVK. JGVK s revisor deltog på anden dagen, hvor APPENDIX 4 Auditing instructions blev gennemgået, for at sikre at begrebet forvaltningsrevision var forstået. Jeg fik fra revisoren en god forståelse for hvordan det Indiske system omkring NGO er virker og det er meget forskelligt fra det danske. I Indien skal NGO en for foreningen indgive et regnskab til skattemyndighederne og kan så søge exemption for skatten. Endvidere skal NGO en bruge 85% af de donerede penge. Hvis dette ikke er tilfældet skal donor tilkendegive at han er bekendt med og accepterer at beløbet kan bruges næste år. 3

4 I JGVK foregår al grundlæggende bogføring i hånden, fordi man ikke har elektricitet på kontoret. Derefter kommer revisor og overfører tallene til hans computer. Metoden er ikke forkert men meget langsommelig. Jeg tror alle glæder sig til at få elektricitet og man håber det sket indenfor de næste 3 måneder. Det stående problem i relation til instruktionens krav er, at hvert projekt har sin konto. Dette er ikke lovligt efter Indisk lov. I Indien forlanger man at alle bevægelse fra udlandet går over en og kun en konto og at banken ligger i New Delhi Biswajit havde prøvet at omgå det ved at oprette en konto i Basanti på et enkelt projekt, men myndighederne tvang ham til at ophæve kontoen. At man ikke har en konto tæt på giver JGVK en masse problemer da de så er nødt til at operere med store summer af kontanter. Dog kan de fordi banken i Basanti og New Delhi er den samme få udleveret kontanterne der og derfor ikke skal transportere kontanterne den lange vej fra New Delhi. At transportere kontanter i Indien kan være en livsfarlig affære. PR s første TOR blev også gennemgået og det blev vedtaget at prøve at lave en mappe med de relevante dokumenter. Også dette vanskeliggøres af at man ikke har strøm og må helt til Kolkata for at tage fotokopier til en sådan mappe da JGVK gerne vil have dokumenterne siddende i de mapper de normalt sidder i også. Anita fra PA deltog i alle møderne og er en god hjælp som oversætter, da bogholderne helst taler bengalsk. 4

5 Hvert projekt har sin bogholder og det udnytter ikke den enkeltes kapacitet særligt godt. Man besluttede at Mukundo fremover skulle være bogholder på alle projekter og Dilip skulle være bogholder på JGVK- foreningens eget regnskab. Dilip skulle så omkring regnskabsaflæggelsen hjælpe Mukundo da opgaven på dette tidspunkt kunne blive for omfattende. Alle fra bogholderiet livede betydeligt op under besøget, og var meget ivrige for at forklare de forskellige forretningsgange. Nu var der endelig nogen der interesserede sig for deres område. Torsdag eftermiddag gik turen tilbage til Kolkata, som vi nåede efter mørkets frembrud. De næste dage skulle stå i LKP s tegn. Anita deltog også i dette møde da hun jo er facilitator på PA. LKP s revisor deltog i en del af mødet med det samme formål som nævnt under JGVK. Under mødet med revisoren blev det klart at LKP omgår reglen med ikke at må have en konto for hvert projekt. Man havde en bankkonto for hvert projekt at kontrolmæssige hensyn, som revisoren sagde. Hvert år dagen før den 31.marts hvor regnskabet skal aflægges til de Indiske myndigheder hæver man pengene på alle bankkontiene så de står på nul og derfor ikke fremgår af regnskabet. Vi har bedt om at de 2 revisorer taler sammen så JGVK ikke skal håndtere så store summer af kontanter i fremtiden. 5

6 Emnet minimumsløn blev også diskuteret og Dr. Sanyal sagde at det var Common Practice I alle de NGO er de arbejdede sammen med at aflønningen ikke fulgte minimumslønnen. Derudover blev PR s foreløbige TOR gennemgået. Der blev afholdt et møde med LKP s bogholdere ude fra landdistrikterne, som bl.a. redegjorde for deres lagersystem ved indkøb af større partier såsæd. Lagersystemet kan med fordel bruges af JGVK vedr. styring af udlevering af vaccine til husdyr. Derudover blev der holdt møde vedr. de igangværende projekter, nemlig FS3 og IUK2. På mødet kom spørgsmålet vedr. manglende overholdelse af 85 % reglen i FS3 projektet. LKP beklagede at de ved en fejl havde bedt om langt flere penge end de kunne bruge. LKP gennemgik meget overordnet deres bogføringsprocedure, der så ud til at være i orden. Da LKP s hovedsæde er i Kolkata med adgang til elektricitet og da LKP derudover har valgt at benytte bankkonti til hvert projekt er bogføringen meget mere tilgængelig. Under mit ophold i Kolkata besøgte vi endnu engang Sisir, der havde tilrettet excel modellen så man nu kunne følge gennemsnitskursen og jeg fik udleveret en ny manual og et eksempel på modellen. I Kolkata begyndte Mita og jeg på at formulere et udkast til en kontrakt mellem IGF og UBU, hvoraf det fremgår, hvad der skal betales når der sendes studerende ud til Basanti for kost, logi og transport i fremtiden og hvilken procedurer, der skal følges før de kan sendes af sted. Så var ugen gået og Jan ankom til Kolkata. Efter en nat på hotel tog vi ud til Basanti hvor jeg nu for første gang havde tid til at se på de enkelte JGVK projekter. Jeg oplevede et SHG møde, så brug af strikkemaskiner, produktion af ris popkorn og besøgte det økologiske landbrug. 6

7 Vi besøgte den lille skole og hørte hvor dygtige de små er. Herunder skoletransport Vi oplevede også den lokale skrædder og så de forhold han arbejdere under. Området er fantastisk malerisk, men desværre meget fattigt og JGVK gør uden tvivl en forskel for indbyggerne i området. Derudover var vi på en skøn bådtur i Sunderbans mangrove. Under henvisning til de nye regler vedr. udsendte fra IGF og de studerende, vil jeg for god ordens skyld nævne at Jan og jeg betalte for transport, kost og logi samt bådtur for den sidste uge 7