Dansk Sejlunions bestyrelse Referat møde

Transkript

1 Referat Møde: Bestyrelsesmøde Dato: Mandag den 9. december, kl Sted: Dansk Sejlunion, Idrættens Hus, Brøndby Stadion 20 Deltagere: Hans Natorp, Jens Erik Hansen, Erik Schulz, Jesper Andersen, Christina Nielsen, Mads Christensen, Ole Ingemann Nielsen Jesper Baungaard deltog fra punkt 4.3 Mads Kolte-Olsen, Thomas Jacobsen, Steen Wintlev, Henrik Blakskjær DAGSORDEN 1. Godkende dagsorden Hans Natorp bød velkommen og gennemgik dagsorden. Bestyrelsen godkendte dagsorden. 2. Formel godkendelse af referat Der var ikke yderligere kommentarer til referatet fra møde Bestyrelsen godkendte referatet af bestyrelsens møde den 28. oktober Ledelsesrapporter 3.1. Formandens rapport Der var ikke yderligere bemærkninger til formandens rapport. Bestyrelsen tog formandens rapport til efterretning Ledelsens rapport Der blev spurgt til status overførsel af klubbernes medlemsdata til mit.sejlsport.dk. 86 klubber har overført data. Man har indtryk af, at opgaven med overførsel af data rummer en del udfordringer og er tidskrævende for klubbernes kasserere. Man vurderer, at overførsel af data fra alle klubber forudsætter, at Dansk Sejlunion tilbyder mere direkte hjælp til sejlklubberne. Sekretariatet undersøger muligheder for at tilføje opgave flere ressourcer og gennemføre kampagne i januar Målsætning med fuld overførsel af data fra alle klubber er uændret. Sekretariatet giver skriftlige svar på spørgsmål på basecamp om ledelsesrapporten. Bestyrelsen tog ledelsens aktivitets-rapport til efterretning. 1

2 3.3. Økonomistatus Henrik Blakskjær redegjorde for arbejdet med at rette op på tidligere praksis i sekretariatet mht. opfølgning på sejleres lån til indkøb af båd og grej. Henrik Blakskjær redegjorde desuden for arbejdet med at optimere momshåndtering i Dansk Sejlunion. Det budgetterede resultat for 2013 forventes at blive nået. Bestyrelsen tog ledelsens økonomi-rapport til efterretning. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Budget 2014 Henrik Blakskjær præsenterede forslag til Dansk Sejlunions budget Forslaget ligger inden for den ramme, som blev drøftet på bestyrelsens møde den 28. oktober Budgetforslaget rummer et overskud på 354 tkr. og afspejler dermed ambition om, at Dansk Sejlunion ved udgangen af 2015 har reetableret egenkapital svarende til underskuddet på 700 tkr. fra Budgettet afspejler desuden ambition om at skabe mere værdi for sejlere og klubber med en relativ stigning i andelen af eksternt rettede omkostninger i forhold til internt rettede omkostninger. Budgettet indebærer desuden en reduktion i sekretariatets lønomkostninger. Man drøftede budgettet for kommunikation. Budgettet indebærer en øget aktivitet i digital kommunikation (målrettede nyhedsbreve) til medlemmerne mellem udgivelserne af SEJ- LER. Ressourcerne til mere intensiv digital kommunikation vil blive tilvejebragt ved at gå fra fire til tre udgivelser af SEJLER. Der blev i forhold til DS Strategi 2011 givet udtryk betænkelighed ved at reducere i antallet af udgivelser af SEJLER. Sekretariatet vurderer, at målsætning i DS Strategi 2011 om, at sejlere oplever Dansk Sejlunion som synlig og værdiskabende i højere grad kan blive opnået ved en kombination af analog og digitale medier. Man konkluderede for kommunikationsbudgettet, at rammen for kommunikation er som fremlagt, og at bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 27. januar efter oplæg fra sekretariatet drøfter mål og indsats mht. analog (SEJLER) og digitale medier. Man gennemgik de fremlagte risici i budgettet. Man tilsluttede sig en reduktion i kørselsgodtgørelse til den lave takst. Sekretariatet vil undersøge, hvordan en reduktion kan realiseres i lyset af Dansk Sejlunions generalforsamling beslutning i 2010 om kørselsgodtgørelse. Man konstaterede, at sekretariatets ledelse er parat til at eksekvere på nødvendige handlinger, fx reduktion i lønomkostninger. Man spurgte til budget for sportsbådsliga. Projektet bliver indarbejdet i budget, når finansieringen er på plads. Sportsbådsligaen skal i al overvejende grad være eksternt finansieret. Sponsorering af liga skal være på plads inden udgangen af februar

3 Man spurgte til udmøntning af udviklingsrammen på IT. Ramme bliver i sekretariatets ITstyregruppe prioriteret efter sejlunionens strategiske indsatser. Man konstaterede, at ramme til kapsejlads er uændret i forhold til Såfremt man i projekt om kapsejladslicenser foreslår en ændring i finansieringsform for licenser, skal det ske inden for rammen. Man spurgte til forholdet mellem ambitioner på handlingsplan for tur-området og det fremlagte budget for Sekretariatet oplyste, at en udvidelse af aktiviteterne inden for kompetenceudvikling for tur-sejlere forudsætter yderligere ekstern finansiering (samarbejde med fond), som ikke fremgår af budgettet. De aktiviteter, som fremgår af turhandlingsplanen for 2014, er omfattet af budgettet for Der blev givet udtryk for en forventning om, at sekretariatets ledelse i udmøntning af budget giver klare incitamenter medarbejderne om at øge indtjeningen på deres område, fx ved at overskud på et budget- og aktivitetsområde investeres i udvikling af flere services med dækningsbidrag inden for samme budget- og aktivitetsområde. Der var bred opbakning til, at medarbejderne skal have incitamenter til at øge indtjening og reducere omkostninger. Det er umiddelbart oplagt, at gevinsten investeres i samme område. Det afhænger dog af, at virksomhedens samlede økonomiske situation rummer mulighed for dette. Bestyrelsen godkendte budgettet 2014 med den fordeling, som fremgår af budgetpræsentationen. Det budgetterede resultat for 2014 er et overskud på 354 tkr. Bestyrelsen ønsker på sit møde den 27. januar 2014 efter oplæg fra sekretariatet at drøfte mål og indsats mht. analog og digitale medier. Bestyrelsen forventer, at sekretariatets ledelse rettidigt iværksætter de nødvendige tiltag til at håndtere de identificerede risici i budgettet. Bestyrelsen forventer, at sekretariatets ledelse skaber klare incitamenter til medarbejderne om at øge indtjeningen på deres område Forsikringsmodel Steen Wintlev præsenterede oplæg til forsikringsmodel. Målsætning med en forsikringsordning er: At tilbyde medlemmer af Dansk Sejlunion en service, der nemt giver sejleren en forsikring, der dækker hans behov. Forsikringstilbuddet skal være relevant og værdifuldt. At sejleren føler en større tilknytning til Dansk Sejlunion. At sejlere gennem Dansk Sejlunion har indflydelse på udformningen af forsikringerne. At Dansk Sejlunion tjener penge til udvikling af dansk Sejlsport Dansk Sejlunion indgår aftaler med tre-fire bådforsikringsselskaber om at deltage i modellen. Forsikringsselskabets DS-produkt skal adskille sig fra deres ordinære produkt (fx rabat på præmie). Brugeren vil opleve en enkelt forsikringsgrænseflade på sejlsport.dk. En mæg- 3

4 ler rådgiver sejleren i valg af forsikringsprodukt. Dansk Sejlunion etablerer desuden med et eller flere selskaber desuden en frivillig kollektiv ansvarsforsikring til klubber. Der blev givet udtryk for, at sejleren skal opleve forsikringsmodellen som enkel. Kundens brugergrænseflade og mæglers samspil med kunde om valg af selskab spiller her en væsentlig rolle. Der blev givet udtryk for, at en model med flere forsikringsselskaber vil øge ressourcetrækket i sekretariatet mht. administration, koordinering og opfølgning på forsikringsselskaber. Der blev givet udtryk for tvivl, om sekretariatet havde kompetencer og ressourcer til denne opgave. Sekretariatet svarede hertil, at man var enig i vurdering af øget ressourcetræk. Man vurderer, at der i sekretariatet er de nødvendige kompetencer til stede til at løfte samarbejdet med forsikringsselskaberne. Det er lagt ind som forudsætning i model, at mægler håndterer relation mellem kunde og selskab, og at DIF administration varetager den finansielle del af modellen (afregning med forsikringsselskaber). Sekretariatets rolle bliver i højere grad at sætte retning og ramme for samarbejdet med forsikringsselskaberne og følge op på mål og aftaler i samarbejdet. Det blev foreslået, at man etablerer forsikringsordning med et selskab og dernæst udvide med flere. Bestyrelsen godkendte etablering af en forsikringsmodel, hvor Dansk Sejlunion samarbejder med flere forsikringsselskaber. Kunden skal opleve en enkel brugergrænseflade. Bestyrelsen lægger vægt på, at Dansk Sejlunion har en klar snitflade til mægler, som samarbejder med en række anerkendte bådforsikringer. Bestyrelsen beder om en beskrivelse af kundens brugergrænseflade, mæglers rolle og opgaver, krav til forsikringsselskaber og hvordan sekretariatet vil varetage sine opgaver i modellen Tur handlingsplan Steen Wintlev præsenterede oplæg til DS tur-handlingsplan. Der blev givet udtryk for tilfredshed med tur-handlingsplanens tekstdel. Teksten afspejler besluttet strategi, jf. DS Strategi Der blev givet udtryk for, at succes med handlingsplan afhænger af kommunikation, som bygger bro mellem tekst og handling. Det er brugerne, som skal opleve, at Dansk Sejlunion opfylder strategi. Man vil i den regelmæssige opfølgning i ledelsens rapporter se afrapportering på de foreslåede handlinger. Bestyrelsen besluttede at godkende tur-handlingsplan for Finansieringsmodel for klubbåd Dansk Sejlunion ønsker at fremme det attraktive sportsbådsmiljø i danske sejlklubber (jf. bestyrelsens beslutning den 28. oktober). Dansk Sejlunion opfordrer klubberne til at investere i sportsbåde. Målsætning at skabe et homogent tilbud af klubejede sportsbåde til al- 4

5 dersgruppen som attraktiv ramme for sejlere, der er fysisk aktive, og som søger sportslige udfordringer. En sejlklub kan i dag ikke optage lån i bank til køb af sportsbåd til klubben med sikkerhed i den købte båd. Klubben skal på anden vis stille sikkerhed. Dansk Sejlunion har ikke tilstrækkelig kapital til at kunne stille sikkerhed for alle klubbåde. Dansk Sejlunion ønsker at tilbyde en gunstig finansieringsordning (leasing-model) for klubbernes investering i sportsbåde. En finansiel aktør som gerne vil støtte sejlsportens udvikling, har tilbudt Dansk Sejlunion at stille garanti over for bank og dermed gøre det muligt for klubber at optage lån til køb af sportsbåd. Mads Kolte-Olsen præsenterede finansieringsmodel for klubbåde. Arbejdstitlen for finansieringsmodellen er DS Klubfinans. Det blev fremhævet, at leasing indeholder en risiko, som er forskellen mellem lineær afskrivning og det reale værditab for båden. Leasing aftalen og størrelsen af depositum skal håndtere denne risiko. Man bør desuden afklare om ikke bunden første rate er et bedre begreb end depositum. Der blev givet udtryk for, at modellen bliver etableret for at sætte skub i klubbernes sportsbådsmiljø. Der er en risiko forbundet med at investere i fremme af sejlsporten. Dansk Sejlunion og klubberne tager hver sin del af risikoen. Det blev afklaret, at indskud fra Dansk Sejlunion i DS Klubfinans vil fremgå af Dansk Sejlunions balance i årsrapport. Risikoen for Dansk Sejlunion indskud afhænger primært af drift af leasing-model. Der er en teoretisk risiko for, at den samlede model bryder sammen. Dansk Sejlunion skal forhandle med Garant om, hvordan man sammen giver selskabet størst mulig levedygtighed. Bestyrelsen besluttede, at Dansk Sejlunion arbejder videre med at etablere en finansieringsmodel for klubbåde, jf. præsentation til mødet. Dansk Sejlunion vil sammen med garanten arbejde for at give selskabets størst mulig levedygtighed. Udarbejdelse af finansieringsmodel sker med bistand af ekstern rådgiver med kompetence inden for området. Bestyrelsen besluttede at etablere et selskab DS Klubfinans som en selvstændig juridisk enhed. Formålet med DS Klubfinans er at tilvejebringe kapital til klubbers sportslige aktiviteter. Dansk Sejlunion skal have fuld kontrol med DS Klubfinans og alene hæfte med indskudskapital. Bestyrelsen besluttede at investere op til 1 mio. kr. i DS Klubfinans med en foreløbig horisont på 10 år. 5

6 4.5. Mødeplan 2014 Mads Kolte-Olsen fremlagde mødeplan for Bestyrelsen godkendte mødeplan for 2014: 27. januar, 10. marts, 28. marts, 29. marts, 28. april, medio juni seminar to dage, 17. juli (Skype), 20. oktober og 15. december. Sekretariatet finder dato for bestyrelses-seminar medio juni. Møderne bliver holdt i Brøndby, Fyn og det østlige Jylland. Tidsramme for møde er som udgangspunkt kl Frikøb af formand Hans Natorp fremlagde redegørelse for tidsforbrug og dermed grundlag for frikøb for Bestyrelsen besluttede at bevilge en ramme til frikøb af formanden på kr. på forhånd for perioden 9. december december Bestyrelsen besluttede endvidere at bevilge frikøb til formanden på kr. for perioden 1. januar 8. december i 2013, jf. forelagte bilag. Frikøb for 2013 udgør således kr. Bestyrelsen konstaterede desuden, at frikøb på kr., som var bevilget og godkendt i 2012 fejlagtigt ikke var blevet bogført i Den samlede post for frikøb til bestyrelses formand i 2013 bliver således i alt kr. mod budget på kr. 5. Eventuelt Der var ikke emner til eventuelt. Næste møde er mandag den 27. januar 2014, kl , formentlig i det østlige Jylland. 6