Nationalt - udbud Vedrørende levering af. Kontraktstyring og E-handelssystem til Langeland Kommune

Transkript

1 Nationalt - udbud Vedrørende levering af Kontraktstyring og E-handelssystem til Langeland Kommune Marts 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Opgavens omfang Tildeling af kontrakt Kontraktindgåelse Udbudsbetingelser Udbudsform Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Økonomi Funktionalitet Service Spørgsmål til udbudsmaterialet Systempræsentation Formkrav Sprog Ejendomsret Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Alternative bud Konsortier Udbyder forbehold Tilbudsgivers forbehold Vejledende tidsplan Kravspecifikation Mindstekrav Krav til Funktionalitet (evalueres) Krav til Service (evalueres) Kontrakt af 30

3 1 Parterne Definitioner Kontraktgrundlag Kontraktens omfang Ordregivers forbehold Kontraktperiode Optioner forlængelse af kontrakten Samarbejdet mellem parterne Ordregivers opsigelse Levering og leveringsbetingelser Fakturering Priser Betalingsbetingelser Driftsprøve Mål for driftseffektivitet Garanti Mangler Ordregivers forhold Erstatning Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Offentligt påbud Etik og socialt ansvar Tredjemandsrettigheder Misligholdelse Misligholdelsesbeføjelser Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Konkurs Kontraktændringer Lovvalg og afgørelse af tvister Underskrift Tjekliste Bilag 1 Skema til virksomhedsoplysninger Bilag 2 - Tro og love erklæring af 30

4 Bilag 3 - Erklæring om solidarisk hæftelse og prokura Bilag 4 - Referenceliste Bilag 5 - Tilbudsliste / Kontraktbilag I Bilag 6 Servicekrav - Tidsplan Kontraktbilag II af 30

5 1. Indledning Langeland Kommune udbyder opgaven på levering af Kontraktstyring- og E-handelssystem. Kommunen har omkring indbyggere. Langeland udgør den ordregivende myndighed, herefter kaldet udbyder. 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af Kontrakt- og E-handelssystem som er kompatibelt med KMD Opus samtidig med at KMD Opus rollebaseret indgang skal kunne benyttes, således at der for Langeland Kommunes ansatte kun er en indgang til den administrative styring. 1.2 Udbudsansvarlig Langeland Kommune Fredensvej Rudkøbing Att. Conny Nielsen Tlf udbud@langelandkommune.dk Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit Opgavens omfang Der udbydes en kontrakt på hosting, drift, vedligeholdelse og løbende opdateringer af et browserbaseret kontraktstyrings - og E-handelssystem. Kontrakten indgås med én leverandør for en periode på 3 år med mulighed for option på yderligere 2 x 12 måneder på samme vilkår. Implementering af kontraktstyringsdelen forventes at starte senest 1. maj E-handelssystemet forventes implementeret sidst på året 2015 med fuld ibrugtagning Kravspecifikation fremgår af udbudsmaterialets kapitel Tildeling af kontrakt Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. afsnit 2.3 tildelingskriterier. 1.5 Kontraktindgåelse Kontrakten vedlagt i kapitel 5 er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten regulerer alle forhold i kontraktperioden. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse. 5 af 30

6 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som en annoncering i henhold lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven). 2.2 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Tilbudsgivers personlige forhold Navn, adresse, telefonnummer, adresse, hjemmesideadresse, CVR-nummer samt navn på kontaktperson. Fortrykt formular skal anvendes, findes som bilag 1. Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) samt om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a - g. Fortrykt formular skal anvendes, findes som bilag 2. Økonomisk og finansiel formåen Den senest underskrevne årsrapport i fuldt omfang skal medsendes. Der kræves minimumpositiv egenkapital. Såfremt tilbudsgiver er nyetableret og ikke kan medsende årsrapport, skal der medsendes en aktuel soliditetserklæring fra tilbudsgivers hovedpengeinstitut eller revisor. Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring. For konsortier og konsortielignende konstellationer vedlægges underskrevet erklæring om solidarisk hæftelse samt navn på den kontraktansvarlige over for ordregiver. Fortrykt formular findes som bilag 3. Teknisk og/eller faglig formåen Aktuel referenceliste med beskrivelse af minimum 2 sammenlignelige leverancer, med angivelse af firma, kontaktperson, opgavens omfang samt kontraktværdi årstal/periode for leveringen. Fortrykt formular Referencelisten bilag 4 skal anvendes. Ordregiver vil på baggrund af referencerne vurdere hvorvidt virksomheden skønnes i stand til at løfte opgaven. 6 af 30

7 2.3 Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Underkriterier Økonomi Vægtning i procent 40 % Vurderes på baggrund af den tilbudte pris: Kontraktstyringssystem og E-handelssystem Funktionalitet 40 % Vurderes på baggrund af: Systemets tilgængelighed Service 20 % Vurderes på baggrund af nedenstående, med følgende vægtning: Supportfunktion (50 %) Plan for undervisning af superbrugere (50 %) Økonomi Økonomi vurderes ud fra tilbudslistens oplyste pris i forhold til den oplyste vægtning i tilbudslisten. Med vægt på: Den totale tilbudte kontraktsum: Inklusive optioner på kontraktforlængelse. Opstartsomkostninger herunder implementering undervisning af superbrugere. Der accepteres ikke tillæg eller gebyrer af nogen art Funktionalitet Funktionalitet vurderes på baggrund af et samlet skøn ud fra tilbudsgivers systempræsentation Med vægt på: Brugervenlighed Navigation - arbejdsgang Overskuelighed 7 af 30

8 2.3.3 Service Service vurderes på baggrund af tilbudsgivers besvarelse under 4.3 Med vægt på: Supportfunktion Plan for undervisning af superbrugere 2.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Conny Nielsen pr. med emnet: "Spørgsmål - Udbud Kontraktstyring og E-handelssystem senest den 23. marts 2015, kl Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest den 26. marts Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Langeland Kommunes hjemmeside på adressen Erhverv Indkøb og Udbud Aktuelle udbud Udbud Kontraktstyring og E-handelssystem. Tilbudsgiver opfordres til at være opmærksom på hjemmesiden, hvor alle spørgsmål og svar udlægges. Udbyder er ikke ansvarlig for, at tilbudsgiver ikke modtager spørgsmål og svar Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. 2.4 Systempræsentation Der vil i uge 17 blive gennemført præsentationer af tilbudsgivernes systemer hos Langeland Kommune, Fredensvej 1, 5900 Rudkøbing. Præsentationen er obligatorisk, idet hensigten er at få demonstreret systemets funktionalitet. Bedømmelsen af funktionaliteten indgår herefter i evalueringen af tilbuddene som et af underkriterierne (jf. afsnit ). For at tilbud kan tages i betragtning, skal tilbudsgiver derfor kunne præsentere sit system enten mandag den 20. april 2015 eller onsdag den 22. april Tilbudsgiver vil få nærmere besked om dag og klokkeslet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Hver tilbudsgiver vil få tildelt i alt 1 time til sin præsentation. Bedømmelsen af funktionaliteten vil blive vurderet med udgangspunkt i nedenstående, der skal demonstreres: Kontraktstyringssystemet: 1. Opsætning af ny leverandør. 2. Opsætning af ny af kontrakt. 3. Afsøgning af varer i kontraktstyringssystemet. 8 af 30

9 E-handelssystemet: 4. Udvælgelse af varer og afgivelse af ordre. 5. Attestering og anvisning af faktura fra leverandør ved varemodtagelse. 6. Advarsler ved af divergens mellem kontrakt og fakturabeløb. I bedømmelsen indgår følgende parametre: Brugervenlighed/brugergrænseflade Navigation i systemet Systemets performance i forhold til tilbudt funktionalitet 2.5 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 elektronisk eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudslisten bilag 5 udfyldes elektronisk. Omgåelse af dette kan medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Summen af den tilbudte pris skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte kontrakt. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge Tjeklisten i nærværende udbudsmateriale, og derved sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. Manglende besvarelse kan gøre tilbuddet ukonditionsmæssigt. 2.6 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.7 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 9 af 30

10 Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således udbyder uvedkommende, herunder også hvis udbyder måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.8 Tilbudsfrist Tilbuddet skal mærkes: Tilbud Udbud 2015 Kontraktstyring og E-handelssystem og Må kun åbnes af Indkøbsafdelingen. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den 10. april 2015, kl på følgende adresse: Langeland Kommune Fredensvej Rudkøbing Att.: Conny Nielsen Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.9 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 90 dage fra tilbudsfristen Aftalegrundlag Aftale om levering af det udbudte kontraktstyring- og e-handelssystem indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 10 af 30

11 2.15 Udbyder forbehold Som udbyder tager vi forbehold for vedtagelse og ændringer af love, bekendtgørelser, myndighedsbeslutninger m.v., herunder kommunal beslutning om udlicitering, som har indflydelse på vor mulighed for at opfylde kontrakten. I sådanne tilfælde forbeholder vi os ret til at opsige kontrakten med 1 måneds varsel, dog tidligst fra tidspunktet for kontraktens ikrafttræden Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet med specifikation af forbeholdet/forbeholdene og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang, forbeholdet/forbeholdene øver indflydelse økonomisk. Tilbud, som indeholder forbehold, der på afgørende vis strider mod udbudsgrundlaget, vil blive betragtet som ukonditionsmæssige. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. 3. Vejledende tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse til Udbud.dk Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål , kl Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål Sidste frist for modtagelse af tilbud , kl Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg Uge Forventet kontraktstart af 30

12 4. Kravspecifikation Tilbudsgiver skal i sin systembeskrivelse af funktionalitetskrav og servicekravene (4.2 og 4.3) redegøre for, hvorledes det tilbudte system modsvarer udbyders behov til det udbudte kontraktstyrings- og E-handelssystem. Systembeskrivelsen skal udspecificeres enkeltvis for hvert af de 9 punkter inklusive tilhørende underpunkter (a - c under punkt 1) 4.1 Mindstekrav Nedenstående mindstekrav evalueres ikke, fordi de skal opfyldes. Kontraktstyring og E-handelssystemet skal: være browserbaseret. være kompatibelt med KMD Opus. det skal være muligt at tilgå systemerne via KMD Opus Rollebaseret indgang. integration til KMD Opus skal ske uden merudgift, hverken i form af engangsudgift eller i form af løbende afgifter/gebyrer for Langeland kommune styre kommunens kontrakter advisere i form af mail ved udløb af kontrakter kunne lagre og fremsøge information skal kunne indlæse kommunens egne elektronisk varekataloger automatisk godkende elektroniske varekataloger udføre varemodtagelse og automatisk bilagsmatch fungere minimum 95 % i tidsrummet 8 16 Derudover skal nye versioner og opdateringer stilles til rådighed vederlagsfrit. Superbrugerundervisning skal tilbydes vederlagsfrit og tilrettelægges. Undervisningen koordineres tidsmæssigt med implementeringsforløbet, således at brugerne af systemet er parate til at løse opgaverne i kontraktstyrings- og E-handelssystemet ved driftsstart. 4.2 Krav til Funktionalitet (evalueres) 1. Tidsforbruget skal være så begrænset som muligt i forbindelse med: a. oprettelse af ny leverandører og eller kontrakt b. afgivelse af ordrer c. attestering og anvisning af faktura 2. Indikatorer for afvigelser mellem kontraktoplysninger og fakturabeløb 3. Mulighed for favoritlister samt standardordre 12 af 30

13 4. Søgemaskine der foreslår ord mens man skriver samt kan håndterer stavefejl og kommer med synonymforslag 5. Mulighed for egen kategorisering af kontrakter både med tekst og farve 6. Mulighed for automatisk kontering af allerede bestilte varelinjer på både enkelte varelinjer samt splitlinjer 7. Mulighed for punch out kataloger 4.3 Krav til Service (evalueres) 8. Support 9. Plan for superbrugerundervisning 13 af 30

14 5. Kontrakt Kontrakt vedr. Levering af kontrakt og E-handelssystem 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem Langeland Kommune (i det følgende kaldet ordregiver) og [KONTRAKTHAVER] [Adresse] [Postnr.] [By] (i det følgende kaldet kontrakthaver) 2 Definitioner Arbejdsdag: Dag: Installationsdag: System: Mandag til fredag bortset fra kirkelige helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og Grundlovsdag. Kalenderdag. Den dag, hvor Kontrakthaver godtgør, at systemet er tilgængelig for Ordregiver i funktionsdygtig stand. Kontraktstyringssystem og E-handelssystem, som skal leveres (stilles til rådighed) i henhold til nærværende kontrakt. 3 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til udbud indgået efter annoncering i henhold til lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven). Kontrakten beskriver kontrakthavers og ordregivers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver 14 af 30

15 B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af April 2015 D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 4 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere brugsret til kontraktstyrings- og E-handelssystem med opfyldelse af de krav der danner grundlag for kontrakten samt til de af kontrakthaver tilbudte priser. 5 Ordregivers forbehold Nærværende kontrakt er kun bindende for ordregiver under forudsætning af fortsat bevillingsmæssig hjemmel. 6 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den , dog undtaget ved anvendelse af 29 Misligholdelse. 7 Optioner forlængelse af kontrakten Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 8 Samarbejdet mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Parterne er enige om at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning, herunder yde den nødvendige indsats for at opnå det bedst mulige resultat samt udvise den fleksibilitet, som må anses for sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende kontrakter. Parterne forpligtiger sig til løbende at underrette hinanden om ethvert forhold, der må anses at have betydning for en korrekt opfyldelse af kontrakten. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 12 måneder fra kontraktens ikrafttræden. 9 Ordregivers opsigelse Ordregiver har udbudt nærværende kontrakt i henhold til bestemmelserne i Tilbudsloven. Såfremt en administrativ myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, eller domstolene træffer afgørelse eller afsiger dom om, at Tilbudsloven eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med tildelingen af kontrakten, med den konsekvens, at beslutningen om tildelingen af kontrakten annulleres, er ordregiver berettiget til med 1 måneds varsel at opsige kon- 15 af 30

16 trakten for fremtiden, uden at kontrakthaver herved er berettiget til nogen form for godtgørelse, erstatning eller kompensation. Ordregivers ret til at opsige kontrakten gælder, selv om afgørelsen eller dommen ankes. 10 Levering og leveringsbetingelser Levering, herunder afholdelse af driftsprøver og superbrugerundervisning, foretages i overensstemmelse med tidsplanen i Kontraktbilag II. Levering anses for sket ved godkendt driftsprøve og tilendebragt undervisning af superbrugere. Brugsrettighed til systemet overgår samtidigt hermed til ordregiver. 11 Fakturering Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. 12 Priser Alle priser er i danske kroner. I priserne er indregnet told og øvrige afgifter bortset fra moms. Ved ændring af danske afgifter skal priserne reguleres med de økonomiske nettokonsekvenser, så kontrakthaver stilles uændret. Samtlige omkostninger for ordregiver skal indgå i priserne. Priserne er faste i kontraktperioden. 13 Betalingsbetingelser Kontrakthavers vederlag, der består af løbende licensafgifter i overensstemmelse med kontrakthavers oplyste priser i tilbudslisten i Bilag 5/Kontraktbilag I, faktureres månedligt forud. Betalingsbetingelsen er 30 dage netto fra modtagelse af korrekt elektronisk faktura. 14 Driftsprøve Afprøvning af systemet sker ved en driftsprøve. Formålet med driftsprøven er at konstatere, hvorvidt løsningen overholder de opstillede krav. Driftsprøven gennemføres af ordregiver med bistand fra kontrakthaver. Driftsprøven gennemføres på eller efter den dag, kontraktstyringssystemet ( ) og E-handelssystemet ( ) er tilgængelig for ordregiver i funktionsdygtig stand, og senest den dag, der er angivet i tidsplanen i Kontraktbilag II. Driftsprøven skal gennemføres under forhold, der svarer til en normal driftssituation. Når driftsprøven er afsluttet udarbejder parterne hver især en rapport over forløbet med angivelse af eventuelle mangler. Driftsprøven er bestået, hvis den kan gennemføres uden konstatering af en eller flere kvalificerede mangler. Nedenstående betragtes som kvalificerede mangler når: Superbrugerne ikke kan anvende systemet, eller dens funktionsdygtighed er nedsat i en sådan grad, at systemet må anses som værende ude af drift 16 af 30

17 Systemets anvendelighed er nedsat eller forekommer besværliggjort i betydeligt omfang Systemet ikke kan opfylde funktionelle krav af central betydning for Ordregiver. Såfremt antallet og indholdet af ikke kvalificerede mangler er af et sådant omfang, at ordregivers anvendelse af systemet herigennem påvirkes, som havde der været tale om en kvalificeret mangel, vil disse samlet blive anset som en kvalificeret mangel. Kan driftsprøven godkendes, skal ordregiver uden ugrundet ophold give kontrakthaver skriftlig meddelelse herom. Kan driftsprøven ikke godkendes, skal ordregiver uden ugrundet ophold give kontrakthaver skriftlig meddelelse herom og anføre årsagen til den manglende godkendelse. Såfremt driftsprøven ikke kan godkendes, kan to yderligere driftsprøver foretages frem til det tidspunkt, der fremgår af tidsplanen i Kontraktbilag II. Ved manglende godkendelse af den tredje driftsprøve, har ordregiver herefter mulighed for at ophæve kontrakten, uden at kontrakthaver i den anledning kan rejse krav om erstatning eller anden form for godtgørelse. 15 Mål for driftseffektivitet Målet for systemets driftseffektivitet er 95 %. Alle opdateringer af systemet skal foregå uden for arbejdstid. Med arbejdstid menes alle arbejdsdage i tidsrummet , uagtet at ordregiver er berettiget til at anvende systemet hele døgnet. Driftseffektiviteten opgøres således: Tilgængelig driftstid / Aftalt driftstid x 100 Ved tilgængelig driftstid forstås den aftalte driftstid fratrukket den tid, systemet eller dele af systemet ikke kan anvendes til mangelfri driftsafvikling. I tilfælde af, at mangelfri driftsafvikling ikke kan opretholdes som følge af en driftshindring, som ordregiver bærer ansvaret for, eksempelvis fejl i ordregivers it-miljø, eller som følge af udefra kommende forstyrrelser, eksempelvis i det offentlige elforsyningsnet eller det offentlige datanet, fragår dette ikke i den tilgængelige driftstid. Driftsafbrydelser regnes fra det tidspunkt, hvor kontrakthaver har modtaget fyldestgørende fejlmelding fra ordregiver, og indtil normal driftssituation er genoprettet. Driftseffektiviteten måles og opgøres for en periode af 3 måneder ad gangen, idet den første måleperiode begynder på leveringsdagen. Ordregiver skal sørge for, at der føres regnskab over driftstiderne. Såfremt mangelfuld driftstid opstår, skal klokkeslæt for manglens opståen, klokkeslæt for advisering af kontrakthaver, klokkeslæt for kontrakthavers klarmelding samt manglens art, årsag og den foretagne afhjælpning, anføres. Hvis der er uenighed om, hvorvidt kravene til driftseffektivitet er opfyldt i en bestemt periode, kan hver af parterne anmode Dansk IT om at udpege en uvildig sagkyndig til afgørelse af spørgsmålet og størrelsen af afvigelserne endeligt med bindende virkning for begge parter. Tvister om fortolkning af aftalen og andre juridiske spørgsmål kan ikke afgøres af den sagkyndige. Den sagkyndige 17 af 30

18 træffer afgørelse om fordelingen af sit honorar mellem parterne under hensyntagen til afgørelsens udfald. Hvis beregningen af driftseffektivitet for en periode ikke opfylder det aftalte, er ordregiver berettiget til en reduktion i den månedlige licensafgift. Licensafgiften reduceres med 10 % for hvert påbegyndt procentpoint, som den beregnede driftseffektivitet ligger under den aftalte driftseffektivitet. Reduktionen af licensafgiften foretages i den næstkommende licensbetaling, ved kontraktudløb dog gennem udbetaling af beløbet til ordregiver senest 30 dage efter kontraktudløbet. 16 Garanti Kontrakthaver garanterer, at løsningen opfylder de krav, der omfattes af kontrakten. Hermed påtager kontrakthaver sig vederlagsfrit gennem hele kontraktperioden at vedligeholde alle dele af systemet, så den til enhver tid lever op til de krav, der følger af denne kontrakt. I forhold til systemet efter nærværende kontrakt hæfter kontrakthaver for sine underleverandørers ydelser på ganske samme måde som for sine egne. 17 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved systemet efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver skal foretage afhjælpning af mangler i systemets driftsperiode, herunder ved at stille nye versioner eller opdateringer til rådighed. Nye versioner eller opdateringer af systemet må ikke påføre ordregiver øgede omkostninger eller ulemper af betydning for afviklingen af Kommunens opgaver. Afhjælpningen skal foretages så hurtigt som muligt, bl.a. under iagttagelse af bestemmelserne i 15 og 16. Kontrakthaver skal i tilfælde af mangler holde ordregiver løbende underrettet om status for afhjælpningen. Hvis afhjælpning af mangler gentagne gange viser sig ufuldstændig, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning, er ordregiver berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten med omgående virkning efter kontraktens bestemmelser om misligholdelse. 18 Ordregivers forhold Såfremt ordregiver misligholder sine betalingsforpligtelser i henhold til kontrakten, er kontrakthaver berettiget til rente i overensstemmelse med rentelovens regler. Kontrakthaver er endvidere berettiget til at ophæve kontrakten, såfremt kontrakthaver overfor ordregiver skriftligt har afgivet påkrav om, dels at ordregiver på nærmere specificeret måde har misligholdt sine betalingsforpligtelser, dels at manglende betaling inden 40 arbejdsdage vil medføre, at kontrakten ophæves, samt såfremt ordregiver ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser inden fristens udløb. Såfremt en eller flere tidsfrister i den aftalte tidsplan overskrides som følge af ordregivers forhold, forlænges tidsplanens efterfølgende tidsfrister med et tilsvarende antal arbejdsdage. Såfremt den 18 af 30

19 samlede forlængelse som følge af ordregivers forhold udgør mere end 20 arbejdsdage dage, er kontrakthaver berettiget til at ophæve kontrakten. 19 Erstatning Parterne er erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler. Ordregiver kan erstatning i det omfang, ordregiver kan dokumenterer et tab. Erstatningsbeløbet er dog under alle omstændigheder begrænset til den samlede kontraktsum. Parterne er ikke i noget tilfælde ansvarlig for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab. Tab af data anses for indirekte tab. Foranstående begrænsninger gælder kun, såfremt tabet ikke kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende part. Kontraktansvarliges produktansvar følger dansk rets almindelige regler. Kontraktansvarlig er endvidere forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring i kontraktperioden. 20 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan eller skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Ved udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller kontraktens anden part, informeres denne inden udtalelsen foretages. Kontrakthavers og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om kontraktens indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 21Offentligt påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, regler og påbud såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden. 22 Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning samt Arbejdsklausuler i offentlige kontrakter (ILO-konvention nr. 94) 19 af 30

20 Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. 23 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at det leverede ikke krænker andres rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det direkte tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 24 Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Gør kontrakthaver sig gentagne gange skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Følgende forhold vil dog altid betragtes som en væsentlig misligholdelse: Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse Overtrædelse af offentlige påbud Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt. 25 Misligholdelsesbeføjelser Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Ved væsentlig misligholdelse af nærværende kontrakt gives 3 skriftlige påtaler. Såfremt misligholdelsen ikke er rettet efter 3. skriftlige påtale, har ordregiver ret til at opsige kontrakten uden varsel. Væsentlig misligholdelse berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten. 20 af 30

21 I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. 26 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure bortfalder parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede. Som force majeure regnes forhold, der ligger uden for parternes kontrol, det vil sige forhold, de ikke kan forhindre og ikke kan forudsige. Force majeure ved forsinkelse kan højest gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure-situationen varer. Såfremt en tidsfrist for kontrakthaver udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig hertil, tilsvarende, uden at kontrakthaveren har krav på renter. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Force majeure meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for, at normaliserer leveringen 27 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med ordregiver. Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. 28 Konkurs I tilfælde af kontraktshavers konkurs har konkursboet ret til at indtræde i kontrakten i medfør af Konkurslovens 55. På ordregivers forlangende skal boet uden ugrundet ophold tage stilling til, hvorvidt boet ønsker at indtræde i aftalen. Ovennævnte gælder ligeledes ved kontrakthavers rekonstruktion eller hvis der åbnes for forhandling, eller kontrakthavers forhold i øvrigt viser sig at være således, at kontrakthaver må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten. 29 Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 21 af 30

22 30 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret, hvormed CISG (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods) ikke finder anvendelse. Alle tvister - herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontraktens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse - skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Kundens retskreds. 31 Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver: Dato: Kontrakthaver Langeland Kommune Jani Hansen Underskrift af tegningsberettiget person 22 af 30

23 Tjekliste Tjeklisten indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tjeklisten følges. Således skal alle punkter i tjeklisten besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.2 opstillede udvælgelseskriterier og de i udbudsmaterialets afsnit 2.3 anførte tildelingskriterier. Besvaret Sæt X Tjekliste Udvægelseskriterier: Navn, adresse, telefonnummer, adresse, hjemmesideadresse, CVRnummer samt navn på kontaktperson. Fortrykt formular findes som bilag 1 Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) samt om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a - g. Fortrykt formular skal anvendes. Fortrykt formular findes som bilag 2. Den senest underskrevne årsrapport i fuldt omfang. Der kræves minimum positiv egenkapital. Såfremt tilbudsgiver er nyetableret og ikke kan medsende den seneste årsrapport, skal der medsendes en aktuel soliditetserklæring fra tilbudsgivers hovedpengeinstitut eller revisor. Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring For konsortier og konsortielignende konstellationer vedlægges underskrevet erklæring om solidarisk hæftelse samt navn på den kontraktansvarlige over for ordregiver. Fortrykt formular findes som bilag 3. Aktuel referenceliste med beskrivelse af minimum 2 sammenlignelige leverancer, med angivelse af Firma, kontaktperson, opgavens omfang samt kontraktværdi årstal/periode for leveringen. Fortrykt formular findes som bilag 4. Forbehold Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til kontrakten. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 2.16 vedrørende retsvirkningerne af forbehold. Tilbudslisten Udfyldt tilbudsliste Bilag 5. Tidsplan Bilag 6. Vedlæg som bilag: Systembeskrivelser på krav til funktionalitet og service. Systembeskrivelserne skal være enkelvis for hvert af de 11 punkter inklusive underpunkter (a-c under punkt 1) 23 af 30

24 Bilag 1 Skema til virksomhedsoplysninger Oplysning Udfyldes af tilbudsgiver Navn Adresse Telefon nr. adresse Hjemmeside adresse CVR-nummer Navn på kontaktperson 24 af 30

25 Bilag 2 - Tro og love erklæring Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a - g Undertegnede virksomhed erklærer hermed, at virksomhedens ubetalte, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj stk. 2, på tilbudstidspunktet udgør: Kr.: Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder og Skat. I henhold til Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-g, kan enhver leverandør udelukkes fra at deltage i en udbudsprocedure, såfremt denne artikel ikke overholdes. Tilbudsgiver erklærer hermed at virksomheden: a) ikke er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, og ikke har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) ikke er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) ikke ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) ikke i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret e) har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) ikke svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. Dato og Firmanavn: Dato og underskrift af tegningsberettiget person: 25 af 30

26 Bilag 3 - Erklæring om solidarisk hæftelse og prokura Såfremt tilbudsgiver består af en sammenslutning af flere selvstændige virksomheder, hæfter disse solidarisk for levering af den aftalte ydelse. Konsortiet består af følgende deltagere: Deltager 1: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: Deltager 2: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: Deltager 3: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: Deltager 4: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: Deltager 5: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: Deltager 6: Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nr.: De deltagende virksomheder har i fællesskab udpeget: Virksomhedens navn: CVR-nr.: Kontaktperson: Telefon: som fælles befuldmægtiget, der har fuld prokura overfor Fællesindkøb Fyn. 26 af 30

27 Undertegnede konsortiedeltagere erklærer samtidig hermed, at hver enkelt deltager hæfter solidarisk, direkte og ubetinget overfor Fællesindkøb Fyn i forbindelse med udførelsen af den kontrakt, som konsortiet måtte blive tildelt. Deltager 1: Deltager 2: (Dato og underskrift af tegningsberettiget person) (Dato og underskrift af tegningsberettiget person) Deltager 3: Deltager 4: (Dato og underskrift af tegningsberettiget person) (Dato og underskrift af tegningsberettiget person) Deltager 5: Deltager 6: (Dato og underskrift af tegningsberettiget person) (Dato og underskrift af tegningsberettiget person) 27 af 30

28 Bilag 4 - Referenceliste I dette skema anføres minimum 2 referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference. Ordregiver har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående referencer om referencens rigtighed. Firmanavn Beskrivelse af opgaven Kontraktværdi DKK. Periode Kontaktoplysninger for reference (mail) 28 af 30

29 Bilag 5 - Tilbudsliste / Kontraktbilag I (Skal rekvireres på mail: udbud@langelandkommune.dk) Pris eksklusive moms inklusive alle øvrige afgifter Licens (3 år samt 2 x 12 mdr.) Implementering Systemet i alt (Evalueres på) Kr. 29 af 30

30 Bilag 6 Servicekrav - Tidsplan Kontraktbilag II (Skal rekvireres på mail: udbud@langelandkommune.dk) Opgave Tidsrum 30 af 30