MED (fællesadministrationen)

Transkript

1 Projektdagsorden Mødedato: 21. juni 2011 Tidspunkt: 9:00-11:00 Sted Soldalen 8, 7100 Vejle (mødelokale 2) Medlemmer: Ressourcedirektør Allan Kjær Hansen (formand) Sekretariatschef Ole Stig Jensen It-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (HK)(næstformand) Økonomimedarbejder Sanne Gamrath (HK) It-medarbejder Lone Petersen (SR for fællesadm. i Vejle og Odense), Bygningschef Christian Jansson Sekretariatsbetjening: Specialkonsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) MED (fællesadministrationen) 1. Godkendelse af dagsorden Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 2. Budgetopfølgning 1. kvartal 2011 Budgetopfølgningen for 1. kvartal udviser et overskud på 14,63 mio. kr., hvilket er 6,87 mio. kr. bedre end det budgetterede resultat på 7,76 mio. kr. Den positive budgetafvigelse på 6,87 mio. kr. skyldes hovedsagligt periodeforskydninger af omkostninger i fællesadministration og bygningsafdelingen, og en permanent budgetafvigelse på leje af lokaler i Svendborg, samt en periodeforskydning i U&Vs køb af interne timer. Periodeforskydningerne forventes udlignet i de 3 resterende kvartaler i Resultatet for 1. kvartal 2011 er 6,56 mio. kr. bedre end 1. kvartal Indstilling: Til orientering Bilag: 2.1: Notat om budgetopfølgning for 1. kvartal : Budgetoversigter 1. kvartal 2011 Side 1/8

2 . Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 3. Instruks vedr. bombe- eller anden terrortrussel I undervisningsministeriets vejledning vedrørende sikkerhed og kriseberedskab, anbefales skoler og uddannelsesinstitutioner, at udarbejde en kriseberedsskabsplan, som beskriver hvordan medarbejdere og studerende skal reagere ved forskellige former for kriser. HAU arbejder på at koordinere en fælles kriseberedskabsplan for UC Lillebælt, men indtil den er instruksen (bilag 3.1) gældende ved en evt. bombe- eller anden terrortrussel. I forbindelse med at forankringen af instruksen skal de lokale samarbejdsudvalg: 1. Udfylde flg. punkter i instruksen: Navn på uddannelsen/afdelingen lokation Uddannelseschef/stabschef/leder Manglende information under pkt. 3 og 5 2. Distribuere instruksen til alle medarbejdere som det enkelte udvalg repræsenterer. 3: Hænge instruksen op ved siden af brandinstruksen på de fysiske lokationer, hvor medarbejdere fra det lokale samarbejdsudvalg er repræsenteret - samt på afdelingens hjemmeside. Indstilling: Til orientering og drøftelse. Bilag: 3.1: Instruks vedr. bombe- eller anden terrortrussel Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato Side 2/8

3 4. Drøftelse af telefonpolitik Telefonen er på trods af stadigt flere kommunikationsmidler, fortsat det hyppigst anvendte blandt UC Lillebælts kunder og brugere. Dette underbygger blandt andet kommunikationsenhedens årlige spørgeskemaundersøgelse blandt 1. semesterstuderende. Telefonpolitikken har fokus på den enkelte medarbejders medansvar for at sikre en høj service overfor studerende, kursister, kunder, kollegaer og samarbejdspartnere, som henvender sig til UC Lillebælt. Målet med telefonpolitikken er således, at alle telefoniske henvendelser bliver betjent ensartet og professionelt, at færrest mulige kald går tabt at alle kald bliver besvaret hurtigst muligt Udkastet til telefonpolitikken er udarbejdet af ledelsessekretariatet i samarbejde med receptionister og medarbejdere i UC Lillebælts omstillingsgruppe. Udkastet har været til indledende drøftelse i HSU, den 14. juni 2011, hvorefter de lokale samarbejdsudvalg gives mulighed for kommentering af politikken. Indstilling: Til kommentering. Bilag: 4.1: Telefonpolitik for University College Lillebælt Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 5. Fraværsstatistik 2010 fraværsstatistikken beskriver det aktuelle fravær, typisk i procenter og dage, dog uden at fortolke eller forklare, hvorfor eller hvordan sygefraværet er opstået Derfor vil en enkelt måling af sygefraværet, der f.eks. viser et sygefravær på X procent, ikke kunne anvendes til ret meget. Sygefraværsstatistikken bliver interessant og kan med fordel bruges som et redskab, når der er mulighed for at sammenligne fraværet på institutionen over tid samt benchmarke med sammenlignelige institutioner. Hvis der pludselig er en voldsom stigning eller gradvist sker en stigning i fraværet over nogle år, er det tid for at finde årsagen til stigningen. Af bilag 5.1 ses gennemsnitligt fravær pr. medarbejder for 2010 i UC Lillebælt - hhv. på basis af alle ansatte samt uden ansatte under Socialt kapitel (fleksansatte). Det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder i UC Lillebælt er sammenholdt med gennemsnitligt sygefravær i de øvrige Professionshøjskoler. Side 3/8

4 Heraf fremgår det, at det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder er højere i UC Lillebælt end i de øvrige Professionshøjskoler. Set over tid ( ), er sygefraværet imidlertid faldende - dog med en lille stigning i I tabellen, hvor sygefraværet er fordelt på personalekategorier, er der visse personalekategorier, hvor sygefraværet er markant faldet/steget fra Hvorvidt denne ændring skyldes langtidsfravær, er ikke umiddelbar muligt at identificere, da rapporten alene genere på baggrund af det samlede sygefravær. Til orientering fremgår noterne til figurerne og tabellerne på sidste side i rapporten.. Indstilling: Til orientering og drøftelse. Bilag: 5.1:Rapport fraværsstatistik 2010 Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 6. Lokal arbejdsmiljøorganisering Sikkerhedsorganisationen ved UC Lillebælt er pt. primært organiseret i forhold lokationer. Med henblik på at få konsistens til den nye samarbejdsudvalgsstruktur, som følger ledelsesorganiseringen, er det muligt at sikkerhedsorganisationen følger den samme struktur. For at sikre, at alle aspekter i i sikkerhedsarbejdet dækkes såvel på uddannelsesniveau (læreruddannelsen, pædagoguddannelsen etc.) såvel som i lokationsmæssig sammenhæng, vil muligheden være, at der arbejdes med et tostrenget system i sikkerhedsarbejdet. Således kan uddannelser, der er repræsenteret på flere lokationer nedsætte en arbejdsmiljøgruppe(tidligere sikkerhedsgruppe) pr. uddannelsessted (f.eks. læreruddannelsen på Fyn og læreruddannelsen i Jelling) repræsenteret af én leder og én valgt arbejdsmiljørepræsentant. Denne gruppe udfører de daglige opgaver inden for sikkerhed og sundhed inden for den del af arbejdspladsen, som gruppen dækker. Herudover kan et arbejdsmiljøudvalg (tidligere sikkerhedsudvalg) for hver uddannelse (f.eks. hele læreruddannelsen) nedsættes repræsenteret ved de lokale sikkerhedsgrupper. Det anbefales, at organiseringen følger ledelsesorganiseringen. Centralt fastholdes både HSU og HAU. Lokalt anbefales det, at fastholde LSU og LAU på lokationer hvor der er flere uddannelser, for at bevare et forum til arbejdsmiljøarbejdet. Side 4/8

5 Organisationsdiagrammet over arbejdsmiljøorganisationen skal tilpasses den nye struktur, og de lokale sikkerhedsudvalg (arbejdsmiljøudvalg) skal tage stilling til, hvorvidt de ønsker at lægge LSI og LAU sammen. Indstilling: Drøftelse af fremtidig organisering af sikkerhedsarbejdet på fællesområdet. Bilag: 6.1:Notat vedrørende arbejdsmiljøorganisering. Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 7. Revidering af forretningsorden I forlængelse af punkt 6, og i forbindelse med behandling af den nye samarbejdstruktur i UC Lillebælt i HSU, den 6. december 2010, hvor det blev konkluderet, at pedellerne hører til fællesområdet i samarbejds- og arbejdsmiljømæssig henseende, skal forretningsordenen revideres. Indstilling: Godkendelse af revideret forretningsorden samt drøftelse af pedellernes repræsentation i udvalget og navneændring af udvalget fra MED til MIO. Bilag: 7.1: Revideret forretningsorden Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 8. Rygepolitik I forbindelse med Arbejdstilsynets uanmeldte besøg på Soldalen (fællesadministrationen), den 6. juni 2011, blev det påpeget, at der skal foreligge en godkendt rygepolitik, hvilket ikke pt. er tilfældet. Indstilling: Drøftelse af udkast til rygepolitik m.h.p. godkendelse. Side 5/8

6 Bilag: 8.1:Udkast til rygepolitik for fællesadministrationen. Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 9. Campusstrategi De 29 pilotprojekter er nu alle samme blevet vurderet og prioriteret. Udvælgelsen og prioriteringen er sket med udgangspunkt i de rammebetingelser der blev stillet op i forbindelse med pilotprojekterne. Der er i udvælgelsen blevet lagt vægt på, at enten medarbejdere, studerende eller undervisere skal have noget på spil i projekterne, hvilket vil sige, at de rent fysisk skal sidde i de nye rammer, så vi ikke får døde faciliteter som kun i begrænset omfang bliver brugt Derudover så har vi prioriteret de projekter som fokuserer på de mentale ombygninger i stedet for fysiske ombygninger. Campusprojektet er ikke et renoveringsprojekt men primært et kulturprojekt som skal give os nogle erfaringer i forhold til indretningen af et kommende campus på Niels Bohrs Allé og andre steder. Campusstrategien er formuleret, men det er pilotprojekterne og vores erfaringer med dem, der skaber indholdet til strategien. Derfor ændrer strategien sig også løbende ligesom vi i denne udvælgelsesproces er blevet endnu skarpere på hvilke elementer strategien skal indeholde. De mange pilotprojekter vil blive igangsat i tre tempi. Den første gruppe af projekter bliver sat i gang nu, anden gruppe igangsættes til oktober og sidste gruppe igangsættes i starten af Samtlige projekter har den 18. maj, fået en direkte tilbagemelding på deres projekt. Hvilke projekter der er blevet udvalgt og i hvilken rækkefølge de skal igangsættes fremgår af det vedlagte bilag. Næste skridt er at få igangsat den første gruppe af projekter, som især er mindre projekter med en høj grad af synlighed. Det er vigtigt, at vi får skabt synlighed omkring campusprojektet, så medarbejdere og studerende også kan se, at projektet nu begynder at manifestere sig i de fysiske rum. Den 16. juni inviteres den første gruppe af projekter til en workshop i Vejle. Her vil Signal Arkitekterne hjælpe med at få skærpet projekterne således, at de efterfølgende vil være i stand til at få formuleret en egentlig projektbeskrivelse med strategi, kommissorium, tidsplan og budget. For ikke at udelukke nogle på forhånd var det oprindelige oplæg til formuleringen af pilotprojekterne, at der blot skulle udarbejdes en projektskitse. Derfor er målet med denne workshop at få skærpet projektbeskrivelserne, således at de umiddelbart inden sommerferien kan Side 6/8

7 godkendes af direktionen. Indstilling: Til orientering. Bilag: 9.1: Endelig rubricering af pilotprojekter. Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 10. Status på byggeløsning i UC Lillebælt Der er fremdrift i bygningsløsningerne. Der arbejdes i skrivende stund på at indgå en lejeaftale vedr. lokaler på Ryttervej i Svendborg for det kommende år. Det vil være pædagoguddannelsen, der skal samles der, men sygeplejerskeuddannelsen fortsætter med at være på Baagøes Alle. Sideløbende med aftalen om leje af lokalerne til pædagoguddannelsen arbejdes der på at indgå en købsaftale om den bygning, hvor de lejede lokaler ligger. Overtagelsen forventes at ske sommeren 2012, hvor sygeplejerskeuddannelsen også flytter ind her. Finansudvalget behandler den 26. maj aktstykke nr. 133 vedr. nybyggeri af teknisk fakultet ved Syddansk Universitet i Odense. University College Lillebælts overtagelse af de nuværende bygninger på Niels Bohrs Alle i Odense er en del af dette aktstykke. Det forventes, at der kan orienteres om, at begge aftaler er på plads på HSU-mødet. Som et led i bygningsrokaden i Odense er det tidligere aftalt mellem Odense Kommune og UBST, at kommunen pr. 1. august 2011 overtager Fællesbygningen. Der etableres i den forbindelse en pavillonløsning for læreruddannelsen på matriklen. Indstilling: Til orientering. Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 11. Meddelelser Orientering om uanmeldt besøg af Arbejdstilsynet v. Christian Jansson Resultatlønskontrakter på fællesområdet v. Allan Kjær Hansen Side 7/8

8 Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato 12. Eventuelt Konklusioner Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedato Side 8/8

9 1. Budgetopfølgning for 1. kvartal 2011 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT T.kr. UCL total 1. kvartal 2011 Realiseret Budget Afvigelse 2010 Taxameter mv Øvrige indtægter OMSÆTNING I ALT Internt salg timer Internt køb timer Personale omkostninger Driftsomkostninger Fællesomkostninger RESULTAT FØR AFSKR Afskrivninger RESULTAT FØR RENTER Renteindtægter Renteudgifter PERIODENS RESULTAT Nøgletal Teori STÅ 993, ,2-17,7 977,1 Praktik STÅ 463,0 492,7-23,1 359,9 Færdiggørelses STÅ 323,0 342,0-19,0 346,0 Åben uddannelse STÅ 62,8 61,3 1,5 67,6 Medarbejderårsværk 183,3 180,3 3,0 171,6 Minus (-) i periodens resultat er udtryk for et overskud, mens plus (+) i periodens resultat er et underskud. Forudsætninger og definitioner til perioderegnskabet fremgår af bilag 1. Side 1/10

10 2. Kommentar til perioderegnskabet. I de efterfølgende afsnit er der foretaget en sammenligning af perioderegnskabet for 1. kvartal 2011 for UCL i forhold til budget for 1. kvartal 2011, og en sammenligning med regnskabet for 1. kvartal Sammenligning med budget for 1. kvartal Periodens resultat udviser et overskud på 14,64 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 7,76 mio. kr., hvilket er 6,87 mio. kr. bedre end budgetteret. De væsentligste budgetafvigelser kan dels op i permanente afvigelser og afvigelser, der er periodeforskydninger. Permanenter budgetafvigelser: Der er en positivt budgetafvigelse på 1,15 mio. kr. vedrørende leje og drift af ejendommen Ryttervej i Svendborg, da lejemålet ikke er indledt. Det forventes, at lejemålet for Ryttervej indgås med virkning fra 1. august De samfundsfaglige uddannelser har en negativ budgetafvigelse på 0,85 mio. kr. Heraf er der en permanent afvigelse i indtægterne på 0,65 mio. kr., som følge af mindre STÅ indtægter. Socialrådgiveruddannelse 0,50 mio. kr. og PB offentlig adm. 0,15 mio. kr. Periodeforskydninger: Der er i budgettet for 2011 afsat puljer til finansiering af digitalisering og udmøntning af pilotprojekter i campusstrategien på i alt 7,3 mio. kr. Udgifterne er i budgettet fordelt med en fjerdedel i hvert af kvartalerne i Da der ikke af afholdt udgifter fra disse puljer, betyder det en positiv budgetafvigelse på 1,83 mio. kr. i 1. kvartal Omkostninger til reparation og vedligeholdelse af bygninger er i 1. kvartal ,81 mio. kr. mindre end budgetteret. Der er en positiv budgetafvigelse på U&V på 1,77 mio. kr. Den positive budgetafvigelse skyldes, at der er indtægtsført flere globaliseringsmidler, end der er købt timer for hos uddannelserne og øvrige afdelinger. Det hænger sammen med princippet om indtægtsførelse af en fjerdedel af globaliseringsmidlerne i hvert kvartal. Den væsentligste forklaring på, at de realiserede indtægter fra taxameter mv. er højere end den budgetterede indtægt fra taxameter mv., er en periodeforskydning af bygnings-taxameterindtægterne på 0,66 mio. kr. Budgetafvigelsen udlignes hen over året. Side 2/10

11 Ovenstående budgetafvigelser giver anledning til følgende opmærksomhedspunkter: Tilpasning på de samfundsfaglige uddannelser som følge af faldende STÅ indtægter. Opfølgning på budgettering og anvendelse af puljemidler Opfølgning på forbrug af globaliseringsmidler. 2.2 Sammenligning med regnskab for 1. kvartal Resultat af regnskabet for 1. kvartal 2011 er 6,56 mio. kr. bedre end resultatet for 1. kvartal Omsætningen i 1. kvartal 2011 er 17,96 mio. kr. højere end omsætningen i 1. kvartal Taxameterindtægterne m.v. stiger med 12,77 mio. kr., fordelt med 2,27 mio. kr. på læreruddannelsen, 3,31 mio. kr. på sygeplejerskeuddannelsen, 0,81 mio. kr. på øvrige sundhedsuddannelser, 1,75 mio. kr. i fælles- og bygningstaxameter, og 4,42 mio. kr. i globaliseringsmidler i U&V. Stigning i øvrige indtægter på 5,19 mio. kr. skyldes hovedsagligt øgede indtægter i CFU med 2,39 mio. kr., U&V med 1,39 mio. kr. og EVU med 0,81 mio. kr. Den øgede omsætning i 1. kvartal 2011 i forhold til 1. kvartal 2010 har medført øgede omkostninger. En del af omsætningsstigningen medfører en stigning i omkostninger på samme niveau. Det gælder blandt andet projektindtægter og -omkostninger i U&V, praktikpladsomkostninger og praktikrefusionstaxameter i læreruddannelsen samt indtægter og udgifter i CFU i forbindelse med afholdelse af BETT konferencen. Stigningen i personaleomkostninger fra 1. kvartal 2010 til 1. kvartal 2011 på 4,20 mio. kr. skyldes en stigning på uddannelserne på 1,19 mio. kr., U&V på 0,97 mio. kr., EVU på 1,51 mio. kr. og CFU 0,63 mio. kr. Afskrivningerne er faldet med 0,97 mio. kr., hvilket skyldes fald i afskrivninger i it-afdelingen. Renteudgifterne er faldet med 0,74 mio. kr., hvilket er et resultat af omlægningen af realkreditlån i sommeren Side 3/10

12 3. Kommentarer til enkeltområder Fælles administration og bygningsdrift. Periodens resultat for fælles administration og bygningsdrift er et overskud på 3,60 mio. kr., hvilket er 4,58 mio. kr. bedre end det budgetterede resultat, der er et underskud på 0,99 mio. kr. Budgetafvigelsen for 1. kvartal 2011 ligger primært i 2 afdelinger, der er: Mio. kr. Realiseret Budget Afvigelse Fælles administration -16,28-15,16 1,12 Bygningsdrift 6,21 9,49 3,29 I alt 4,41 Fælles administrationen: Den samlede positive budgetafvigelse på 1,12 mio. kr. kan forklares med taxameterindtægter, der er 0,14 mio. kr. højere end budgetteret, driftsomkostninger der er 0,78 mio. kr. mindre end budgetteret og renteindtægter, der er 0,14 mio. kr. højere end budgetteret. Der er i budget 2011 afsat en digitaliseringspulje på 3,0 mio. kr., der er fordelt med en fjerdedel i hvert kvartal. Der har ikke været anvendt midler fra digitaliseringspuljen i 1. kvartal Dette har medført en positiv budgetafvigelse på 0,75 mio. kr. De højere renteindtægter skyldes, at vi har haft et større indestående i pengeinstitutter, samt at overskydende likviditet har været indsat på aftalekonti, der giver et højere afkast end SKB kontiene. Bygningsdrift: Den positive budgetafvigelse på bygningsdriften skyldes færre driftsomkostninger på 2,98 mio. kr., og afskrivninger der er 0,14 mio. kr. mindre end budgetteret. Faldet i driftsomkostninger på 2,98 mio. kr. kan forklares med følgende forhold. Der er budgetteret med husleje- og driftsomkostninger til ejendommen Side 4/10

13 på Ryttervej i Svendborg på 0,98 mio. kr. i 1. kvartal Dette medfører en positiv budgetafvigelse, da vi ikke lejer Ryttervej i 1. kvartal Der er ikke afholdt udgifter til Ryttervej. I budgettet for Bygningsdrift er der afsat en pulje til campusstrategi på 4,30 mio. kr. Denne pulje er fordelt med en fjerdedel i hvert kvartal, hvilket betyder, at der er afsat 1,08 mio. kr. i budgettet for 1. kvartal Der er ikke afholdt omkostninger fra denne pulje, hvilket giver en positiv budgetafvigelse på 1,08 mio. kr. Der har været afholdt færre reparations- og vedligeholdelsesomkostninger på ejendommene, end der er budgetteret. Der er i 1. kvartal 2011 afholdt reparations- og vedligeholdelsesomkostninger for 0,81 mio. kr., hvilket er 0,61 mio. kr. mindre end budgetteret. Budgettet indeholder afskrivninger på ombygning af Ryttervej i Svendborg, hvilket forklarer de faldende afskrivninger på bygningerne. Fællesomkostninger vedrørende undervisningen. Periodens resultat er et overskud på 0,82 mio. kr., hvilket er 0,59 mio. kr. bedre end budgetteret. It afdelingens resultat er 0,77 mio. kr. bedre end budgetteret. Det skyldes omkostninger til køb af småanskaffelser under 25 tkr., it - licenser og driftskontrakter er 0,54 mio. kr. mindre end budgetteret. It - afdelingens afskrivninger er 0,19 mio. kr. mindre end budgetteret. Kommunikationsafdelingens driftsomkostninger er 0,21 mio.kr. større end budgetteret, hvilket skyldes flere omkostninger til annoncer, markedsføring og reklamer. Bibliotekernes driftsomkostninger er 0,20 mio. kr. mindre end budgetteret, hvilket hovedsagligt skyldes et mindre forbrug til indkøb af bøger, tidsskrifter og aviser, samt it - licenser. Læreruddannelsen Periodens resultat er et underskud på 0,87 mio. kr. mod et budgetteret underskud på 1,6 mio. kr., hvilket er 0,73 mio. kr. bedre end budgetteret. STÅ indtægterne er indarbejdet med en fjerdedel af den budgetterede omsætning for hele Undtagelsen herfra er praktikrefusionstaxameter, hvor hovedparten af taxameterindtægten er indregnet, da langt hovedparten af praktikforløbene er afviklet i 1. kvartal Driftsomkostningerne for læreruddannelsen er 2,90 mio. kr. højere i 2011 end i 2010, hvilket hovedsagligt skyldes øgede praktikomkostninger. Hvilket Side 5/10

14 ligeledes har medført højere praktikrefusionstaxameterindtægter i 2011 end Resultatet for 1. kvartal 2011 for Læreruddannelsen Fyn er et underskud på 0,37 mio. kr., hvilket er 0,37 mio. kr. bedre end budgetteret. De væsentligste budgetafvigelser for Læreruddannelsen Fyn er besparelse på direkte omkostninger, der er 0,50 mio. kr. mindre end budgetteret, og salg af interne timer, der er 0,30 mio. kr. mindre end budgetteret. Læreruddannelsen i Jelling s resultat for 1. kvartal 2011 er et underskud på 0,66 mio. kr., hvilket er 0,22 mio. kr. bedre end budgetteret. Indtægterne er 0,10 mio. kr. mindre end budgetteret. Direkte omkostninger er 0,62 mio. kr. mindre end budgetteret, mens salg af interne timer er 0,20 mindre end budgetteret, og lønninger er 0,10 højere end budgetteret. Læreruddannelsen Netsam har et overskud for 1. kvartal 2011 på 0,35 mio. kr., hvilket er 0,16 mio. kr. bedre end budgetteret. Det skyldes øgede indtægter. Pædagoguddannelsen Det samlede resultat for pædagoguddannelsen er et overskud på 2,4 mio. kr., hvilket er som budgetteret. Det interne salg og køb af timer på pædagoguddannelsen er ikke nøjagtigt afregnet, hvilket først vil ske ved semesterafslutningen i forbindelse med halvårsregnskabet. Resultatet for Pædagoguddannelsen på Fyn er 0,1 mio. kr. bedre end budgetteret. Omsætningen er som budgetteret, da 0,5 mio. kr. færre taxameterindtægter modsvares af 0,5 mio. kr. flere øvrige indtægter. Driftsomkostninger er 0,4 mio. kr. mindre end budgetteret, og de samlede personaleomkostninger er 0,3 mio. større end budgetteret. Resultatet for Pædagoguddannelsen i Jelling er 0,1 mio. kr. dårligere end budgetteret. Afvigelsen skyldes færre taxameterindtægter. Dog har der samtidig været færre driftsomkostninger. Resultat for dette fællesområde er 0,2 mio. bedre end budgetteret. Dette skyldes dels et større salg af interne timer og færre driftsomkostninger. Sygeplejerskeuddannelsen Det samlede resultat for sygeplejerskeuddannelsen er et overskud på 2,8 mio. kr., hvilket er 0,2 mio. kr. dårligere end budgetteret. Generelt har sygeplejerskeuddannelsen en øget omsætning, som modsvares af et mindre internt timesalg på 0,6 mio.kr. Side 6/10

15 Sygeplejerskeuddannelsen i Odense har et resultat, der er på niveau med budgettet. Omsætningen er 0,2 mio. kr. bedre end budgetteret, mens omkostningerne er 0,1 mio. kr. større end budgetteret. Sygeplejerskeuddannelsen i Svendborg har et resultat, som er 0,1 mio. kr. dårligere end budgetteret. Omsætningen er 0,1 mio. kr. større end budgetteret, mens omkostningerne er 0,2 mio. kr. større end budgetteret. Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle udviser et resultat som er 0,2 mio. kr. dårligere end budgetteret. Omsætningen er 0,1 mio. kr. større end budgetteret, samtidig med at internet timesalg er 0,3 mio. mindre end budgetteret. Herudover er der afholdt ekstra PR omkostninger på 0,3 mio. kr., som dog modsvares af et mindre forbrug på andre driftsomkostninger. Sundhedsuddannelserne På Sundhedsuddannelserne er der budgetteret med et overskud på i alt 0,97 mio. kr. Det samlede resultat viser et overskud på 1,13 mio. kr. hvilket svarer til, at resultatet er 0,16 mio. kr. bedre end budgetteret. Radiografuddannelsen har et resultat, der er 0,79 mio. kr. bedre end budgetteret. Dette skyldes hovedsageligt, at taxameterindtægterne har været 0,37 mio. kr. højere, og derudover har der været et større salg af interne timer på 0,33 mio. kr. Ergoterapeutuddannelsen har et resultat, der er 0,14 mio. dårligere end budgetteret, hvilket skyldes mindre salg af interne timer på 0,22 mio. kr. Dette opvejes til dels af et mindre forbrug på driftsomkostninger. På Fysioterapeutuddannelsen viser resultatet et mindre overskud på 0,10 mio. kr. De største afvigelser findes på taxameterindtægterne, som har været 0,19 mio. lavere end budgetteret, derimod har salget af interne timer været 0,25 mio. højere. Bioanalytikeruddannelsen har et resultat, der er 0,09 mio. dårligere end budgetteret. Afvigelsen skyldes fortrinsvis et merforbrug på driftsomkostningerne. På den fælles sundhedsafdeling har der været et underskud på 0,50 mio. kr. Årsagen til dette er et mindre salg af interne timer, der er dog et mersalg af interne timer på Radiografuddannelsen og Fysioterapeutuddannelsen, som udligner dette. Samfundsfaglige uddannelser På de samfundsfaglige uddannelser er der budgetteret med et overskud på i alt 0,68 mio. kr. Det samlede resultat viser et underskud på 0,17 mio. kr. hvilket svarer til at resultatet er 0,85 mio. kr. dårligere end budgetteret. Side 7/10

16 Afvigelsen skyldes hovedsageligt, at Socialrådgiveruddannelsen viser et resultat, der er 0,80 mio. kr. dårligere en budgetteret. Der er budgetteret med et overskud på 0,63 mio. kr., og resultatet viser et underskud på 0,17 mio. kr. Resultatet skylles fortrinsvis at omsætningen er 0,48 mio. kr. lavere end budgetteret pga. en mindre STÅ produktion end forventet. Derudover har der været et mindre salg af interne timer på 0,45 mio. kr. På PB i Offentlig Administration er der budgetteret med et overskud på 0,23 mio. kr. Resultatet viser et overskud på 0,18, hvilket resulterer i en mindre negativ budgetafvigelse på 0,04 mio. kr. På uddannelsen har der været en mindre STÅ produktion end budgetteret, til gengæld har der været en større omsætning på øvrige indtægter. Desuden har salget af interne timer været mindre end budgetteret. Udvikling & Viden Det samlede resultat for U & V er et overskud på 3,3 mio. kr., hvilket er 1,7 mio. kr. bedre end budgetteret. Køb af interne timer er mindre end det budgetterede. Det er bl.a. trækningsretsmidler, som ikke er anvendt proportionalt. I 2011 er indført nye procedurer, hvor trækningsretsprojekter vurderes efter færdiggørelsesgrad. I 1. kvartal er mange projekter endnu ikke igangsat, om end de er definerede. Set i relation til hele 2011 skønnes det, at budgettet for trækningsretsmidler vil blive anvendt fuldt ud. Driftsomkostninger er større end det budgetterede. Dette skyldes overvejende indarbejdelsen af eksterne partneres projektomkostninger. Der er en tilsvarende indtægt. CFU Det samlede resultat for CFU er et overskud på 1,0 mio. kr., hvilket er 0,2 mio. kr. bedre end budgetteret. CFU har en væsentlig større omsætning, 1,7 mio. kr. mere end budgetteret, og kan henføres til følgende afdelinger: DVD, mersalg 0,2 mio. kr. Kursusafdelingen, mersalg 0,8 mio. kr. Projektafdelingen, mersalg 0,7 mio. kr. Udlånsafdelingen, mindre salg 0,2 mio.kr. Grundtilskud, mere indtægt 0,2 mio. kr. Side 8/10

17 Dette modsvares af 0,8 mio. kr. flere personaleomkostninger og 0,5 mio. kr. flere driftsomkostninger samt et mindre internt køb/salg af timer på 0,2 mio. kr. De øgede personaleomkostninger kan henføres til følgende afdelinger: Informationsafdelingen, flere personaleomk. 0,3 mio. kr. Udlånsafdelingen, flere personaleomk. 0,1 mio. kr. Pæd. Vejledning, flere personaleomk. 0,5 mio. kr. DVD, færre personaleomk. 0,1 mio.dk De øgede driftsomkostninger ligger på Projektafdelingen og kan henføres til BETT konferencen. CFU har fået tilført 0,25 mio. kr. af Globaliseringsmidler til omstillingspuljen. EVU Det samlede resultat for EVU er et overskud på 0,6 mio. kr., hvilket er på niveau med det budgetteret. En større omsætning på 0,6 mio. kr. elimineres af større omkostninger til løn såvel internt som eksternt. Det interne time køb og salg udviser et underskud på 0,9 mio. kr. Personaleomkostninger og driftsomkostninger skal ses under et og udviser et mindre forbrug på 0,3 mio. kr. Årsagen til at disse omkostninger skal ses samlet er, at mange honorarudbetalinger er budgetteret under personaleomkostninger, men bogføres som driftsomkostninger. Side 9/10

18 Bilag 1 Forudsætninger og definitioner til budgetopfølgning. De væsentligste forudsætninger og definitioner i forbindelse med udarbejdelse af budgetopfølgningen for 1. kvartal 2011 er håndtering af globaliseringsmidlerne, STÅ indtægter, internt salg og køb af timer, intern buffer og nøgletal. Globaliseringsmidler I Udvikling og Videns regnskab er globaliseringsmidler indtægtsført med en fjerdedel af årets samlede globaliseringsmidler. De udmøntede globaliseringsmidler svarer til de i budgettet medtagne. STÅ - indtægter Ved indregning af taxameterindtægter på grunduddannelserne, anvendes på læreruddannelsen princippet om eksamens - STÅ. På de øvrige grunduddannelser anvendes semester - STÅ princippet. Indtægterne i regnskabet pr. 31. marts 2011 er, for uddannelser med semester - STÅ, baseret på aktiviteten opgjort pr. 28. februar Indtægterne på læreruddannelsen er bogført ud fra den budgetterede aktivitet. Dog er der fortaget en faktisk indregning af praktikrefusionstaxameter pr. 31. marts 2011, ligesom de faktiske praktikbetalinger er medtaget, da hovedparten af de lærerstuderendes praktikophold er afholdt i 1. kvartal Internt salg og køb at timer Internt salg og køb af timer er udtryk for køb og salg mellem afdelingerne. Det kan være U&Vs køb af timer i uddannelserne til udviklingsprojekter, EVU køb af timer i uddannelserne og uddannelsernes køb af timer hos hinanden. Intern buffer. Den budgetterede interne buffer er i budgetopfølgningen medtaget i regnskabsposten driftsomkostninger. Der er i budgettallene for 1. kvartal 2011 medtaget en fjerdedel af årets samlede buffer. Nøgletal. I budgetopfølgningen er udarbejdet 5 nøgletal, som er angivet for de ansvarsområder, hvor det er relevant. Teori STÅ Praktik STÅ Færdiggørelses STÅ Åben Uddannelse STÅ Medarbejderårsværk Realiserede nøgletal for STÅ er angivet som halvdelen af aktivitetsopgørelsen, der er indberettet til UVM pr. 28. februar På Læreruddannelsen er angivet de budgetterede STÅ. Medarbejderårsværk er et udtryk for de samlede medgåede årsværk til gennemførelse af periodens aktivitet. Heri indgår tillige timelønnede medarbejdere. Sammenligningstallene for 2010 og budgettal for 2011 er angivet som en fjerdedel af de samlede årsværk i afdelingen, hvilket vil kunne give en afvigelse hen over året. Side 10/10

19 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Tkr. UCL total 1. kvartal 2011 Realiseret Budget Afvigelse 2010 Taxameter mv Øvrige indtægter OMSÆTNING I ALT Internt salg timer Internt køb timer Personale omkostninger Driftsomkostninger Fællesomkostninger RESULTAT FØR AFSKR Afskrivninger RESULTAT FØR RENTER Renteindtægter Renteudgifter PERIODENS RESULTAT Nøgletal Teori STÅ 993, ,2 17,7 977,1 Praktik STÅ 342,2 365,2 23,1 359,9 Færdiggørelses STÅ 323,0 342,0 19,0 346,0 Åben uddannelse STÅ 62,8 61,3-1,5 67,6 Medarbejderårsværk 183,3 180,3-3,0 171,6 Side 1 af 1

20 Følgende skal udfyldes. Navn på uddannelsen lokation Uddannelseschef: Bombe- eller anden terrortrussel Instruks til alle medarbejdere vedrørende 1. Hvis truslen modtages mundtligt, herunder telefonisk, så Noter nøjagtigt tidspunkt for modtagelse og så vidt muligt den præcise ordlyd Søg at få at vide, nøjagtigt hvor bomben er placeret og hvordan den ser ud Spørg hvorfor der trues Søg at få oplyst, hvem der ringer 2. Ring til alarmcentralen 112 straks efter modtagelsen af truslen (hvad enten denne er mundtlig, skriftlig eller elektronisk) og anmeld den til politiet og afvent politiets instruks. 3. Meld truslen til Driftsafdelingen. I normal åbningstid til studiekontoret Uden for normal åbningstid til: 4. Efter aftale med politiet iværksættes eventuel en evakuering af bygningen. 5. Gå til samlingssted: Modtages truslen pr. mail eller brev er det den lokale ledelses ansvar at kontakte og orientere UC Lillebælts rektor omgående, hvis der er mulighed herfor. Skoleskyderier- eller anden terrortrussel Instruks til alle medarbejdere og studerende Ved skoleskyderi eller terror som opdages, fordi det pågår eller skal til at pågå, skal der ihverksættes EVAKUERING og/eller BARRIKADERING. I nogle tilfælde gøres begge dele samtidigt. Eksempelvis, hvis det er muligt at evakuere dele af bygningskompleks, mens der barrikaderes i lokaler i anden sektioner.

21 I mange tilfælde vil det være vigtigt, at der er roligt rent støjmæssigt dels for at politi kan høre hvad der foregår og dels for ikke at ophidse eller alarmere gerningsmanden eller skabe unødig panik blandt ansatte og studerende. Instruks ved indtrængen af personer med skydevåben o. lign. Underret ledelse som alarmer politi ved at ringe 112 Underret alle omkring dig om truslen Gå ind i nærmeste lokale og lås døren og barrikader den med borde/stole uden at larme Placer jer, så I ikke er synlige fra gange og vinduer Forbliv i lokalet til politi eller en ansat kalder jer ud. Evakuering Hvis der er behov for at evakuere hele eller dele af bygningen skal dette foregå roligt, så en gerningsmand ikke lægger mærke til det. Dette gøres primært ved at kontakte personer i klasseværelser m.v. personligt eller via en sms-kæde. Ledelsen tager (evt. i samarbejde med politiet) initiativ til at koordinere denne indsats. Barrikadering De fleste bygningskomplekser kan på flere måder sektioneres i forbindelse med en barrikadering. Man kan fx låse alle døre og derved hindre eller besværliggøre, at gerningsmænd bevæger sig fra den ene del af bygningen til den anden. Ledelsen koordinerer dette, men det vil også være ønskeligt at man som ansat selv bidrager hertil, hvis det i situationen virker sikkerhedsmæssigt forsvarligt. I det enkelte klasselokale samt på kontorer og i øvrige arbejdsrum bør alle barrikadere sig ved at låse døren og sætte en stol som stopper for dørhåndtaget og efterfølgende sætte borde foran indgangsdøren. Dette gøres så lydløst som muligt. Yderligere skal vinduer lukkes, og alle skal af sikkerhedshensyn holde sig væk fra døråbninger og vinduer.

22 Notat Afdeling/enhed: Oprettelsesdato: Udarbejdet af: Ledelsessekretariatet 31-mar-2010 CAHE Journalnummer: Dokumentnavn: Bilag 4.1 Telefonpolitik for University College Lillebælt Telefonpolitik for University College Lillebælt Baggrund Telefonen er fortsat den foretrukne kommunikationsmiddel for kommende studerende ved UCL 1 og er fortsat en vigtig del af kontaktfladen med kommende og nuværende studerende, kursister, kunder, kollegaer og øvrige samarbejdspartnere. Telefonpolitikken er udarbejdet på baggrund af drøftelser blandt medarbejderne i omstillingsgruppen og herefter samlet og gennemskrevet i Ledelsessekretariatet i kraft af systemejerskabet til UCL s telefonsystem. Formål Telefonpolitikken gælder for alle medarbejdere i University College Lillebælt og deres adfærd i forbindelse med brug af telefoner. University College Lillebælts telefonpolitik er retningsgivende for al telefonisk kommunikation, internt såvel som eksternt. Telefonpolitikken har fokus på den enkelte medarbejders medansvar for at sikre en høj service overfor studerende, kursister, kunder, kollegaer og samarbejdspartnere, som henvender sig til University College Lillebælt. Målet med telefonpolitikken er således, at alle telefoniske henvendelser bliver betjent ensartet og professionelt, at ingen kald går tabt at alle kald bliver besvaret hurtigst muligt Telefon politik i University College Lillebælt Udgangspunktet for telefonpolitikken er University College Lillebælt fem værdier. Værdierne danner afsæt for hvad der skal være kendetegnende for telefonbetjeningen i de enkelte omstillinger, afdelinger og hos den enkelt medarbejder i UCL. Faglighed og kvalitet Vi udviser en høflige og imødekommende adfærd og taler i et enkelt og naturligt sprog. Vi præsenterer os med afdeling samt for- og efternavn ved eksterne henvendelser. Udvikling og nytænkning Vi er særligt opmærksomme på, hvordan telefonhenvendelser kan aflastes fx via informationer på hjemmesiden. Oplys det direkte telefonnummer til din egen, gruppens eller afdelingens telefon når du sender breve, eller har anden kontakt med personer udefra. Husk at opsamle forslag, fejl og mangler og videregiv dem til kontaktpersoner/ansvarlige. 1 Spørgeskemaundersøgelse blandt alle førstesemesterstuderende, Kommunikationsenheden UCL, september Side 1/2

23 Respekt og ansvar Vi tager kollegers telefon, hvis vi hører den ringe også selvom den ikke hører til egen afdeling. Vi slipper ikke opkald ved viderestilling, før vi har kontakt til kollega. Ved undervisning, møder, kurser, ferie mv. sikrer vi, at telefonen er viderestillet til nærmeste kollegaer og ikke omstillingen/receptionen samt at vores elektroniske kalendere altid er opdateret. Involvering, samarbejde og åbenhed Vi informerer omstillingen om aktiviteter, der kan medføre ekstra aktiviteter på telefonområdet. Vi yder AKTIV service og tilbyder enten at tage imod en telefonbesked, eller at få den kollega der spørges efter til at ringe tilbage. Vi tilbyder egen hjælp eller tilbyder at stille om til en anden der kan hjælpe. Vi viderestiller kollegers telefon til nærmeste kollegaer og ikke omstillingen/receptionen ved sygdom. Tillid troværdighed og anerkendelse. Vi besvarer opkald inden fire ring, og omstiller maksimalt et opkald to gange. Vi følger op på modtagne telefonbeskeder indenfor to arbejdsdage. Åbningstider for hovednumrene i University College Lillebælt Telefontiderne er udtryk for tidsrummet, hvor hovednumrene bliver betjent og gælder for samtlige hovednumre i University College Lillebælt. Telefontiderne omfatter således hovednumrene på alle adresser i University College Lillebælt. Hovednumrene i University College Lillebælt har følgende åbningstider: Mandag til torsdag kl Fredag kl.: Hovednumrene på Center for Undervisningsmidler har følgende åbningstider: Mandag til torsdag kl Fredag kl.: Hovednumrene er lukket lørdag og søndag, samt helligdage. Endvidere er Hovednumrene lukket fredag efter Kristi Himmelfartsdag, Grundlovsdag samt perioden den 23. december til den 1. januar (begge dage inklusive). I ferieperioder kan hovednumrene i nogle afdelinger være lukket eller have ændrede åbningstider. For aktuel oversigt henvises til ucl.dk De enkelte medarbejdere og afdelinger kan med fordel kontaktes direkte, også uden for Hovednummerets åbningstid. Side 2/2

24 Teknikkoder: [RAPPORTID:9A047C87022B94FCBE9AAA9156FC65ED] [KRSEL-ID:76E40F9D4A7EFC41775C7AE26B25403A] [KRSEL-PERIODE:2010] [KRSEL-IDENT:ucl7] [TIMESTAMP:25MAY11:01:09:25] Fravrsstatistik ISOLA HRmeter rsrapport for 2010 Denne rapport blev dannet: Rapportabonnement oprettet: Abonnent: Lene Synnve Andersen Datagrundlag i rapporten: Fravr: Talgrundlag krt d Rapporten omfatter flgende omrde: Ministeromrde: 20 Undervisningsministeriet Hovedkonto: Ins.tilskud Professionshjsk Delregnskab: University College Lilleblt Benchmarkomrde: Ministeromrde: 20 Undervisningsministeriet Hovedkonto: Ins.tilskud Professionshjsk - Side 1 -

25 Fravr Gennemsnitligt sygefravr pr. ansat med benchmarking 2010, gennemsnitligt antal sygedage pr. ansat Gennemsnitligt sygefravr pr. ansat med benchmarking 2010, gennemsnitligt antal sygedage pr. ansat, uden ansatte p socialt kapitel Gennemsnitligt sygefravr pr. ansat over tid 2006 til 2010, gennemsnitligt antal sygedage pr. ansat - Side 2 -

26 Gennemsnitligt fravr fordelt p fravrstyper 2010, gennemsnitligt antal fravrsdage pr. ansat Fravrstype Mnd Kvinder Begge Egen sygdom 5,9 9,1 8,1 Barns sygdom 0,2 0,6 0,5 Srlige feriedage 3,8 3,3 3,5 Delvis sygemelding m. nedsat tid 0,3 1,8 1,3 Sygefravr fordelt p personalekategori i forhold til sidste r 2009 og 2010, gennemsnitligt antal sygedage pr. ansat Personalekategori (nummer) Mnd Kvinder Begge Mnd Kvinder Begge Agronomer (0086) 0,0-0,0 0,0-0,0 Bibliotekarer (0038) 2,7 5,8 5,2 1,3 8,0 6,7 Civilkonomer (0022) 0,0-0,0 0,0-0,0 Edb-Medarb. HK (0238) 25,9 10,7 21,9 24,0 12,0 22,7 Edb-Medarb. Prosa (0239) 12,6 5,8 10,7 7,8 6,8 7,5 Erhvervss.kandidater (0039) - 10,0 10,0-0,0 0,0 Fagfotografer (0226) 4,0-4,0 8,0-8,0 Farmaceuter (0084) - 8,0 8,0-1,0 1,0 Hndvrkere (0179) 11,1 7,0 10,7 5,5 0,0 5,3 Journalister (0060) 0,0 7,6 4, Jurister/konomer (0046) 3,5 5,2 4,2 3,5 3,9 3,7 Kantinel./reng.insp. (0265) - 1,0 1,0-0,0 0,0 Kokke/kogersker (0258) - 0,0 0,0-0,0 0,0 Konsulenter (0117) 0,0 0,5 0,5 0,0 2,3 2,2 Konsulenter (0118) 0,0-0,0 0,0-0,0 Kontorfunktionrer (0240) 33,5 11,4 13,1 16,0 10,2 10,7 Kkkenmedhjlpere (0221) 0,0 10,0 9,9 0,0 22,1 21,1 Kkkenpersonale (0266) - 0,0 0,0-12,6 12,6 Ledere og Lrere (0286) 3,2 10,5 6,7 1,9 4,4 3,1 Ledere og Lrere (0287) 2,1 30,6 11,0 3,7 33,0 12,3 Ledere ved en rkke udd.inst. (0640) 0,0 1,3 0,8 85,5 1,0 34,8 Lrere- overensk. (0173) 8,6 6,4 6,7 2,8 7,1 6,4 Lrere- tjmd. (0153) 2,7 7,2 6,5 5,2 15,1 13,4 Lreruddannede (0065) 0,0-0,0 0,0-0,0 Lrlinge og elever (0172) 0,0 0,0 0,0 10,0 7,6 9,7 Magistre (0049) 4,7 7,4 6,1 4,3 6,5 5,5 Piccolo/piccoline (0285) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Rengringsassistent (0747) - 27,0 27,0-20,2 20,2 Sanitrer (0296) 3,3-3,3 6,0-6,0 Servicemedarbejdere (0224) - 8,0 8, Socialrdgivere (0193) 0,7 22,8 17,6 2,5 8,0 6,7 Specialarbejdere m.fl. (0248) 8,0 0,0 7,6 8,7-8,7 Tjenestemandslign. (0211) 4,9 5,3 5,1 3,1 7,9 5,2 Tjenestemnd - PP (0202) - 0,0 0,0-0,0 0,0 - Side 3 -

27 Personalekategori (nummer) Mnd Kvinder Begge Mnd Kvinder Begge Tjenestemnd (0127) 0,0-0,0 1,3 25,0 11,2 Tjenestemnd (0201) 1,4 2,4 1,9 4,1 5,5 4,8 Tjenestemnd (0225) 0,0 49,3 32, I alt 6,7 9,8 8,8 5,9 9,1 8,1 - Side 4 -

28 Alfred M Noter om figurer og tabeller: Fravr Fravrsoplysningerne er indsamlet for den fulde periode (kvartalet eller ret). Det er alts det faktiske fravr, der medtages i statistikkerne. Ofte bruges begrebet gennemsnitligt antal fravrsdage, hvor fravret vgtes i forhold til en persons ansttelseskvote. Figurerne er baseret p enten sygefravr (herunder graviditetsbaseret sygdom og sygdom p grund af arbejdsskade), eller fravr der udover sygefravr inkluderer barns sygdom, srlige feriedage med mere. Hvis en figur eller tabel ikke vises i rapporten, skyldes det ofte manglende eller for sen indberetning af fravrsdata for virksomheden i den valgte periode. Se i vrigt rapportens flgevejledning for mere information om datagrundlag og beregningsmetoder. Tabel: Sygefravr fordelt p personalekategori i forhold til sidste r Kun fravr registreret som egen sygdom er medregnet. Bde afsluttede og uafsluttede fravrsperioder medregnes. Tabel: Gennemsnitligt fravr fordelt p fravrstyper Vr opmrksom p at tabellen inkluderer bde sygefravr og fravr med andre rsager. Figur: Gennemsnitligt sygefravr pr. ansat over tid Kun fravr registreret som egen sygdom er medregnet. Bde afsluttede og uafsluttede fravrsperioder i de pgldende kvartaler medregnes. Figur: Gennemsnitligt sygefravr pr. ansat med benchmarking Kun fravr registreret som egen sygdom er medregnet. Bde afsluttede og uafsluttede fravrsperioder i de pgldende kvartaler medregnes.

29 Notat Afdeling/enhed: Oprettelsesdato: Udarbejdet af: Personaleadministrationen, Odense 02-maj-2011 SVNA Journalnummer: - Dokumentnavn: Notat vedrørende arbejdsmiljøorganisering Notat vedrørende arbejdsmiljøorganisering Ændringer i arbejdsmiljøloven, samt beslutningen i HSU om at samarbejdsstrukturen skal følge ledelsesstrukturen, har medført flg. spørgsmål vedrørende arbejdsmiljøorganiseringen: Skal arbejdsmiljøorganiseringen følge ledelsesstrukturen? Skal de lokale samarbejdsudvalg (LSUerne) og de lokale arbejdsmiljøudvalg (LAUérne) slås sammen? Hovedsamarbejdsudvalget (HAU) har jf. referatet fra HAU-mødet den 10. december 2010 besluttet at LAUerne skal tage stilling til ovenstående. Dette notat skal oplyse LAUérne om forhold der har betydning for ovenstående beslutninger. Den lokale arbejdsmiljøorganisering Arbejdsmiljøarbejdet er i UC Lillebælt organiseret efter basismodellen i to niveauer. Niveau 1 er Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAU) og niveau 2 er LAUérne. Under LAUerne er der i nogle tilfælde etableret arbejdsmiljøgrupper. Den nuværende arbejdsmiljøorganisering er genigvet i figur 1 på næste side. Spørgsmålet er, om arbejdsmiljøorganiseringen skal følge ledelsesstrukturen. HAU anbefaler, at arbejdsmiljøorganiseringen følger ledelsesstrukturen ligesom samarbejdsorganiseringen, dvs. der etableres LAUer der dækker samme medarbejdergrupper som LSUerne. Det er LAUernes eget ansvar at sikre, at alle medarbejdergrupper dækkes. Forskellen på AGére og LAUer Under LAUérne er der mulighed for at etablere AGére. Arbejdsmiljøgruppen refererer til det LAU det er tilknyttet, og disse kan indgive indstillinger til denne. Side 1/3

30 Figur 1 Nuværende arbejdsmiljøorganisering Sammenlægning af LAU og LSU Centralt fastholdes både HSU og HAU. Lokalt anbefales det, at fastholde LSU og LAU, for at bevare et forum til arbejdsmiljøarbejdet. Side 2/3

31 Lokal afklaring LAUérne bedes besvare flg. spørgsmål senest den 17. juni 2011 og sende svaret til HAU s sekretær Signe Nancke svna@ucl.dk 1. Skal den lokale arbejdsmiljøorganisering følge ledelsesstrukturen ligesom samarbejdsorganiseringen? 2. Skal der etableres en eller flere AGére under LAUérne? 3. Skal LAU og LSU slås sammen? Besvarelserne skal indeholde begrundelser samt evt. hvilke LAUér der har samarbejdet om besvarelsen. Den nye organisering træder i kraft så snart LAUérne har afholdt valg jf. den nye struktur og har meldt resultatet samt ønsket tilbage til sekretæren for HAU. Side 3/3

32 Notat UDKAST TIL REVIDERING Afdeling/enhed: Oprettelsesdato: Udarbejdet af: Journalnummer: - Dokumentnavn: IT afdelingen 20-maj-2009 tilrettet 06-november 2009 godkendt 11-november 2009 tilrettet jf. referat af 12. oktober 2010 Ledp/lesa Bilag 7.1 Forretningsorden (revideret) Forretningsorden for MIO (fællesadministrationen) Samarbejdsstrukturen i UC Lillebælt består af et hovedsamarbejdsudvalg (HSU) samt en række lokale samarbejdsudvalg. Disse lokale samarbejdsudvalg kan være rene samarbejdsudvalg eller lokale LSU/LAU, der har samlet arbejds- og samarbejdsudvalg. Formålet med forretningsordenen er: sikre en sammenhæng mellem arbejdet i HSU/HAU og MIO, at skabe de bedst mulige rammer for det lokale MIO arbejde, styrke samarbejdet mellem den lokale ledelse og de ansatte, sikre at de formelle rammer er på plads i forhold til arbejdet i MIO, sikre en sammenhæng mellem arbejdet i HAU og MIO samt HSU og MIO. Forretningsordenen er udarbejdet ud fra et ønske om at: sikre en sammenhængende planlægning mellem HSU/HAU og MIO at der etableres faste rammer for udvalgets arbejde, at skabe gode muligheder for at repræsentanterne i udvalget kan være forberedt til arbejdet samt få mulighed for at informere og drøfte sager med deres respektive kolleger. Forretningsordenen refererer til: - Cirkulære af 8. Maj 2008 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og organisationer, Perst. nr LBK nr 1072 af 07. september Arbejdsmiljøloven - Beslutninger truffet på HSU om nedsættelser af lokale samarbejdsudvalg Møderne Det er aftalt, at der afholdes 4 ordinære MIO-møder om året. Møderne fordeler sig med to møder i første halvår og to møder i det andet halvår. Møderne er berammet til 2 timer. På det sidste møde i hvert år fastsætter MIO møderækken for det kommende år. Forud for hvert møde, holder formand og næstformand et planlægningsmøde. Ud over de ordinære møder er der mulighed for at indkalde til ekstraordinære MIOmøder. Det er formanden og næstformanden for MIO, eller 2 ordinære medlemmer i fællesskab, der kan indkalde til ekstraordinære MIO-møder. Side 1/4

33 Indholdsplanlægning Indholdet i MIO har en tæt sammenhæng med indholdet i HSU og HAU, derfor vil indholdsplanlægningen følge HSU og HAU. MIO kan efter behov fremsende ønsker til behandling af temaer i HSU og HSI, hvis det vurderes relevant. MIO s arbejde skal medvirke til fortsat udvikling af UC Lillebælt og fællesadministrationen. Et væsentligt grundlag for dette er de økonomiske vilkår for institutionen. Det overordnede budget for UC Lillebælt vil blive behandlet i HSU. Budgettet for fællesadministrationen behandlet i MIO-udvalget. Budgettet vil blive behandlet på det 3. møde i hvert kalenderår. På den måde vil MIO kunne medvirke til at udstikke rammerne for, hvad der særligt skal fokuseres på de kommende år. MIO vil endvidere få det endelige budget til udtalelse, inden det indgår i det samlede budget for UC Lillebælt og til godkendelse i bestyrelsen. Forberedelse af møderne Begge sider (ledelsen = A-siden og medarbejderne = B-siden) kan få punkter på dagsordenen. Hvis der ønskes punkter på dagsordenen, sendes disse til sekretæren for udvalget. Dagsordenen bliver endeligt udarbejdet af formand og næstformand i fællesskab. Forslag til punkter indsendes senest 3 uger før mødet. For at det skal være muligt for A og B-siden at orientere sit bagland vil dagsordener blive fremsendt 10 dage forud for ordinære MIO-møder. Det tilstræbes, at de relevante bilag samtidig medsendes dagsorden. Ekstraordinære MIO-møder kan dog indkaldes med et kortere varsel. Referat udfærdiges af MIO s sekretær og udsendes til mødedeltagere inden 1 uge. Indsigelser skal ske pr. mail til referenten inden 1 uge ellers anses referatet for godkendt. Dagsorden og referat offentliggøres på UC Lillebælts intranet. Sammensætning af MED Ressourcedirektør (formand) TR (HK) Jylland TR (HK) Fyn TR/repræsentant (AC) Side 2/4